quá trình nhận và xử lý văn bản tại văn phòng tỉnh ủy quảng ninh

QUÁ TRÌNH NHẬN VÀ XỬ LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG TỈNH ỦY QUẢNG NINH Sơ lược đơn vị số hoạt động tác nghiệp Tên Đơn vị: Văn phòng Tỉnh uỷ Quảng Ninh Địa : Thành phố Hạ Long, Tỉnh Quảng Ninh Nhiệm vụ chính: - Tham mưu cho Tỉnh uỷ lãnh đạo, đạo nghiệp phát triển kinh tế, xã hội tỉnh - Chỉ đạo, tổ chức triển khai có hiệu cơng tác Văn phịng cấp uỷ Tơi lựa chọn trình nhận xử lý văn quan để phân tích Đây hoạt động chiếm nhiều thời gian công sức văn thư, lãnh đạo phận quan Hoạt động tưởng bình thường, đơn giản, diễn hàng ngày lại có tác động đến tất cán bộ, nhân viên trình hoạt động quan, công tác lãnh đạo, đạo, điều hành tỉnh Hoạt động tác nghiệp xử lý tốt hoạt động quan hiệu ngược lại khơng xử lý tốt xảy tình trạng trì trệ, bế tắc cơng việc rối loạn lãnh đạo điều hành 1.1- Giới thiệu sơ hoạt động tác nghiệp : Quy trình nhận xử lý văn quan diễn sau: Văn đến Văn Văn thư phân loại, chuyển chánh Văn phòng Chánh VP xử lý chuyển phó VP phận Phó VP trưởng phận xử lý chuyển chuyên viên Chuyên viên nghiên cứu tham mưu giải Diễn giải nội dung: Bước 1: Văn thư nhận văn sau phân loại, vào sổ chuyển Chánh văn phịng giải quyết, theo quy trình: - Khi tiếp nhận văn chuyển đến từ nguồn, văn thư nhận văn đến Trong trường hợp văn chuyển đến làm việc vào ngày nghỉ, người trực kiểm tra sơ số lượng, tình trạng phong bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có); Đối với văn mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận + Nếu phát thiếu phong bì, tình trạng phong bì khơng cịn ngun vẹn văn chuyển đến muộn thời gian ghi phong bì phong bì có đóng dấu ''Hỏa tốc'' hẹn giờ, phải báo cáo cho Phó Văn phịng phụ trách Trong trường hợp cần thiết, phải lập biên với người đưa văn + Đối với văn đến chuyển phát qua máy Fax qua mạng, nhân viên văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn bản, … Trường hợp phát có sai sót, phải kịp thời thơng báo cho nơi gửi báo cáo Người giao trách nhiệm xem xét, giải - Phân loại sơ bộ, bóc phong bì văn đến Sau tiếp nhận, văn đến phân loại sơ xử lý sau: + Loại khơng bóc phong bì: bao gồm phong bì văn gửi đích danh người nhận chuyển tiếp cho nơi nhận Đối với phong bì văn gửi đích danh người nhận, văn liên quan đến công việc chung quan cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển cho văn thư để vào sổ theo dõi + Loại nhân viên văn thư bóc phong bì: bao gồm tất loại phong bì cịn lại, trừ phong bì văn có đóng dấu ký hiệu mức độ bảo mật (phong bì văn mật); - Khi thực phân loại cần lưu ý: + Những phong bì có đóng dấu “KHẨN” cần bóc trước để giải kịp thời; + Khơng gây hư hại văn phong bì; không làm số, ký hiệu văn bản, địa quan gửi dấu bưu điện; cần soát lại phong bì, tránh để sót văn bản; + Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi phong bì với số, ký hiệu văn phong bì; trường hợp phát có sai sót, cần thơng báo cho nơi gửi biết để giải quyết; + Nếu văn đến có kèm theo phiếu gửi phải đối chiếu văn phong bì với phiếu gửi Khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; + Đối với đơn/thư khiếu nại, tố cáo văn cần kiểm tra, xác minh điểm văn mà ngày nhận cách xa ngày tháng văn cần giữ lại phong bì đính kèm với văn để làm chứng - Đóng dấu ''ĐẾN", ghi số ngày đến + Văn đến tất đơn vị phải đăng ký tập trung văn thư, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định khác Tỉnh uỷ + Tất văn đến thuộc diện đăng ký văn thư phải đóng dấu "ĐẾN"; ghi số đến ngày đến (kể đến trường hợp cần thiết); + Đối với Fax cần chụp lại trước đóng dấu ''ĐẾN'' Đối với văn đến chuyển phát qua mạng, trường hợp cần thiết, in đóng đấu ''ĐẾN" + Đối với văn đến không thuộc diện đăng ký văn thư khơng phải đóng dấu "ĐẾN" mà chuyển cho phận cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết; + Dấu "ĐẾN" đóng rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trống, số, ký hiệu (đối với văn có ghi tên loại), trích yếu nội dung (đối với Cơng văn) vào khoảng giấy trống phía ngày, tháng, năm ban hành văn - Đăng ký văn đến + Văn đến đăng ký vào Sổ đăng ký văn sở liệu văn đến máy vi tính; + Nhân viên văn thư sử dụng máy vi tính đế quản lý văn đến, có Sổ theo dõi văn đến để dự phòng xử lý cần thiết; + Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, xác; khơng viết bút chì, bút mực đỏ; khơng viết tắt từ, cụm từ không thông dụng Bước 2: Chánh Văn phịng nghiên cứu chuyển văn đến phó Văn phòng Ban, phận liên quan Bước 3: Phó Văn phịng nghiên cứu chuyển phận, trưởng phận nghiên cứu chuyển chuyên viên theo dõi, phụ trách lĩnh vực Bước 4: Chuyên viên theo dõi nghiên cứu, tham mưu giải công việc theo lĩnh vực phân công Sau giải xong quy trình văn ngược lại - Quy trình quản lý văn + Soạn thảo đánh máy văn bản: Văn phận phận trực tiếp soạn thảo, đánh máy hoàn thiện + Đối với văn Thường trực Tỉnh uỷ Phòng tổng hợp, chánh, phó Văn phịng trực tiếp soạn thảo + Trường hợp nội dung văn dài khối lượng cơng việc nhiều khơng thể thực phận liên quan làm phiếu đề nghị để trình Chánh văn phịng duyệt, sau chuyển phịng hành thực + Tất văn chuyển phải chuyển qua văn thư vào số kiểm soát nội dung, thể thức văn ( trừ trường hợp đặc biệt có quy định riêng) * Trong trường hợp cần thiết văn không theo quy trình trên, mà trực tiếp từ Chánh văn phòng đến chuyên viên ngược lại 1.2- Nhược điểm quy trình trên: - Quá trình giải chậm qua nhiều khâu trung gian; - Vì qua nhiều khâu trung gian nên ý tưởng người lãnh đạo chuyển tải đến chuyên viên bị tam thất bản; - Không phát huy tính sáng tạo chun viên chun viên phải thụ động chờ ý kiến đạo cấp giả - Chưa tạo kết nối, phối hợp chuyên viên chuyên viên biết việc chuyên viên 1.3- Theo tơi quy trình cần cải tiến sau: - Văn văn thư nhận việc làm theo bước nay, văn thư quét, mã hoá đưa lên mạng nội gửi vào hộp thư nội tất lãnh đạo chuyên viên - Khi lãnh đạo xử lý bình thường, văn đến nơi chuyên viên chủ động nghiên cứu nội dung biết phải làm để tham mưu giải nội dung - Phát huy tính chủ động khả sáng tạo chuyên viên, chuyên viên có hội bộc lộ phát triển ý tưởng để giải cơng việc - Nó tạo kết nối hiểu biết chung công việc quan, chuyên viên lĩnh vực khác hiểu cơng việc nhiều hơn, từ tạo gắn kết khả phối hợp hoạt động tác nghiệp - Lãnh đạo phát khả nhân viên nhanh để từ có biện pháp giúp đỡ, hướng dẫn, đào tạo nhân viên Nếu giải đồng nội dung ting tồn công tác nhận xử lý văn quan quan có chuyển biến tích cực góp phần vào việc hồn thành nhiệm vụ chung quan, rút ngắn thời gian nâng cao chất lượng công tác tham mưu đạo quan Theo mơn học bổ ích cho cơng tác tơi Rất nhiều nội dung môn học Quản trị hoạt động áp dụng vào cơng việc tơi, tơi tâm đắc mơ hình LEAN quản trị hoạt động Qua mơ hình đối chiếu với hoạt động quan phát lãng phí hoạt động quan như: - Dư thừa phân bổ lao động không hợp lý khâu quan như: phận hành chính, lái xe Việc quản lý thời gian quan, phân công lao động số phận chưa hợp lý, nơi làm không hết việc, nơi làm cầm chừng, chế độ tiền lương khơng có khác biệt - Đợi chờ: Việc đợi chờ tham mưu giải công việc, dẫn đến thời gian giải công việc chậm, tạo sức ì nhân viên ( văn đến phải chờ văn thư vào sổ, chờ lãnh đạo phân cơng lãnh đạo vắng bị chậm chễ ) - Quá trình chuyển tải phát hành nhận văn ( đi, đến) xử lý thông tin thường bị chậm chưa đáp ứng yêu cầu công việc - Văn nội dung công việc thường bị ngâm khâu trung gian cấp phịng trí khâu nhận, chuyển phát văn - Thao tác thừa: Các thao tác thừa diễn phổ biến tất khâu quan từ khâu nhận, xử lý văn bản, đến nghe điện thoại, trình bày báo cáo, hội họp - Việc xử lý công việc qua nhiều phận trung gian tạo nhiều công đoạn thừa ảnh hưởng không nhỏ đến trình điều hành quan - Sản phẩm hỏng : Đây hiên tượng diễn phổ biến là: Chất lượng cơng tác tham mưu văn bản, tham mưu chủ trương, chiến lược anh hưởng không nhỏ đến công tác lãnh, đạo tỉnh Kết luận Từ việc học tập nghiên cứu môn quản trị hoạt động nhận thức nhiều vấn đề đạo điều hành quan, sở năm 2011 tơi áp dụng kiến thức học vào trình quản trị tác nghiệp quan Mở đầu hoạt động tác nghiệp khâu tiếp nhận xử ký văn Ngay từ tháng năm 2011 tơi chó áp dụng cơng nghệ thơng tin vào quản ký văn bản, mã hoá chuyển văn xứ ký đến chuyên viên thông quan mạng máy tính nội kết nối từ tỉnh đến địa phương Để từ khắc phục kịp thời tồn bất cập công tác quản trị hoạt động quan Văn phòng Với việc quan sát quy trình sản xuất quan Tỉnh uỷ số doanh nghiệp địa bàn tỉnh Quảng Ninh thấy việc áp dụng mô hình quản lý mơn quản trị hoạt động khơng áp dụng cho doang nghiệp mà bổ ích đơn vị hành nghiệp quan Đây điểm mấu chốt có ý nghĩa ứng dụng cao cua rmơn học thực tế hoạt động quan, doanh nghiệp Việt Nam hiên nay./ 10 11 ... động tác nghiệp : Quy trình nhận xử lý văn quan diễn sau: Văn đến Văn Văn thư phân loại, chuyển chánh Văn phịng Chánh VP xử lý chuyển phó VP phận Phó VP trưởng phận xử lý chuyển chuyên viên Chuyên... dung: Bước 1: Văn thư nhận văn sau phân loại, vào sổ chuyển Chánh văn phịng giải quyết, theo quy trình: - Khi tiếp nhận văn chuyển đến từ nguồn, văn thư nhận văn đến Trong trường hợp văn chuyển... đăng ký vào Sổ đăng ký văn sở liệu văn đến máy vi tính; + Nhân viên văn thư sử dụng máy vi tính đế quản lý văn đến, có Sổ theo dõi văn đến để dự phòng xử lý cần thiết; + Khi đăng ký văn bản, cần