Quy chế hoạt động ban quản lý dự án chức năng nhiệm vụ quản lý dự án Quy chế hoạt động ban quản lý dự án chức năng nhiệm vụ quản lý dự ánQuy chế hoạt động ban quản lý dự án chức năng nhiệm vụ quản lý dự ánQuy chế hoạt động ban quản lý dự án chức năng nhiệm vụ quản lý dự ánQuy chế hoạt động ban quản lý dự án chức năng nhiệm vụ quản lý dự án
Trang 1Công ty cổ phần
QUY CHế
Tổ CHứC Và HOạT ĐộNG CủA BAN QUảN Lý Dự áN
(Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-TGĐ/ ngày tháng
năm 20 của Tổng giám đốc Công ty cổ phần )
Hà Nội, tháng năm 20
Chương I QUY ĐỊNH CHUNG
Trang 2Điều 1 Giải thích từ ngữ
Quy chế này quy định việc tổ chức và hoạt động của Ban quản lý dự án (sau đây gọi tắt
là “Ban Quản lý dự án”) trực thuộc Công ty cổ phần ( sau đây gọi tắt là “Công ty”)- chủ đầu tư dự án trên địa bàn ( sau đây gọi tắt là “Dự án”)
Điều 2 Pháp nhân quyết định thành lập
Ban Quản lý dự án do Công ty cổ phần thành lập để giúp Công ty làm đầu mối quản
lý, điều hành dự án
Điều 3 Địa chỉ trụ sở và việc sử dụng khuân dấu
Trụ sở của Ban Quản lý dự án đặt tại huyện , tỉnh Ban quản lý dự án có thể được
sử dụng khuôn dấu theo quy định và được sự chấp thuận của Công ty
Điều 4 Nguyên tắc tổ chức và hoạt động
Ban Quản lý dự án hoạt động theo Quy chế này, thực hiện nhiệm vụ do Công ty giao và quyền hạn do Công ty uỷ quyền theo phân cấp quản lý đầu tư và xây dựng hiện hành đối với hình thức chủ đầu tư trực tiếp để quản lý dự án quy định tại Luật Xây dựng số được , Nghị định số của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình, Nghị định số của Chính phủ về quản lý chất lượng công trình xây dựng và các văn bản pháp luật khác có liên quan
Ban Quản lý dự án chịu sự chỉ đạo và quản lý của Công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật và Công ty theo nhiệm vụ được giao và quyền hạn được uỷ quyền
Chương II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN
Điều 5 Chức năng của Ban Quản lý dự án
Ban Quản lý dự án có chức năng thay mặt Công ty để thực hiện việc quản lý, điều hành thực hiện dự án, bao gồm nhưng không giới hạn ở các công việc sau:
5.1 Thay mặt Công ty trong quan hệ với các cấp có thẩm quyền và các bên có liên quan để đảm bảo quyền lợi và thực hiện các nghĩa vụ của Công ty trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của Ban Quản lý dự án được quy định tại Quy chế này
5.2 Quản lý chất lượng, khối lượng, tiến độ, chi phí xây dựng, an toàn và vệ sinh môi trường của dự án;
5.3 Tổ chức bàn giao từng hạng mục và toàn bộ công trình để đưa vào khai thác sử dụng; 5.4 Tổ chức bảo hành công trình
Điều 6 Nhiệm vụ của Ban Quản lý
Để thực hiện chức năng nêu tại Điều 6 của Quy chế này,Ban Quản lý dự án có các nhiệm
vụ cụ thể sau:
Trang 36.1 Chủ động làm việc với các cấp có thẩm quyền về các vấn đề có liên quan đến việc thực hiện dự án, kịp thời báo cáo Công ty những khó khăn, vướng mắc nằm ngoài khả năng, trách nhiệm của Ban Quản lý để có hướng giải quyết;
6.2 Tham gia chuẩn bị hồ sơ thiết kế, dự toán, tổng dự toán xây dựng công trình, lập hồ sơ dự mời thầu, tổ chức lựa chọn nhà thầu; đàm phán, ký kết hợp đồng với các nhà thầu theo quy định của Công ty;
6.3 Lập hồ sơ dự mời thầu, tổ chức lựa chọn nhà thầu; đàm phán, ký kết hợp đồng với các nhà thầu theo uỷ quyền của Công ty;
6.4 Xây dựng các quy chế quản lý chung, nội quy kỷ luật chung áp dụng cho toàn công trường xây dựng
6.5 Thực hiện các thủ tục về giao nhận đất, xin cấp giấy phép xây dựng, chuẩn bị mặt bằng xây dựng và các công việc khác phục vụ cho việc xây dựng công trình
6.6 Theo dõi, giám sát chất lượng công việc do nhà thầu tư vấn, nhà thầu cung ứng thực hiện theo hợp đồng đã ký;
6.7 Theo dõi, giám sát và/ hoặc chỉ đạo nhà thầu giám sát thi công xây dựng công trình theo dõi, giám sát chất lượng thi công xây dựng công trình do nhà thầu thi công xây dựng công trình thực hiện theo hợp đồng xây dựng đã ký, bao gồm nhưng không giới hạn ở các công việc sau:
a Kiểm tra các điều kiện khởi công công trình xây dựng theo quy định tại Điều 72 của Luật Xây dựng
b Kiểm tra sự phù hợp năng lực của nhà thầu thi công xây dựng công trình với hồ sơ dự thầu và hợp đồng xây dựng, bao gồm:
- Kiểm tra về nhân lực, thiết bị thi công của nhà thầu thi công xây dựng công trình đưa vào công trường
- Kiểm tra hệ thống quản lý chất lượng của nhà thầu thi công xây dựng công trình;
- Kiểm tra giấy phép sử dụng các máy móc, thiết bị, vật tư có yêu cầu an toàn phục
vụ thi công xây dựng công trình;
- Kiểm tra phòng thí nghiệm và các cơ sở sản xuất vật liệu, cấu kiện, sản phẩm xây dựng phục vụ thi công xây dựng của nhà thầu thi công xây dựng công trình
c Kiểm tra và giám sát chất lượng vật tư, vật liệu và thiết bị lắp đặt vào công trình do nhà thầu thi công xây dựng công trình cung cấp theo yêu cầu của thiết kế, bao gồm;
- Kiểm tra giấy chứng nhận chất lượng của nhà sản xuất, kết quả thí nghiệm của các phòng thí nghiệm hợp chuẩn và kết quả kiểm định chất lượng thiết bị của các tổ chức được cơ quan nhà nước có thẩm quyền công nhận đối với vật liệu, cấu kiện, sản phẩm xây dựng, thiết bị lắp đặt vào công trình trước khi đưa vào xây dựng công trình;
- Khi nghi ngờ các kết quả kiểm tra chất lượng vật liệu, thiết bị lắp đặt vào công trình do nhà thầu thi công xây dựng cung cấp thì Ban Quản lý dự án thực hiện kiểm tra trực tiếp vật tư, vật liệu và thiết bị lắp đặt vào công trình xây dựng
Trang 4d Kiểm tra và giám sát trong quá trình thi công xây dựng công trình, bao gồm:
- Kiểm tra biện pháp thi công của nhà thầu thi công xây dựng công trình;
- Kiểm tra và giám sát thường xuyên có hệ thống quá trình nhà thầu thi công xây dựng công trình triển khai các công việc tại hiện trường Kết quả kiểm tra đều phải ghi nhật ký giám sát của Ban Quản lý dự án hoặc biên bản kiểm tra theo quy định;
- Xác nhận bản vẽ hoàn công;
- Tổ chức nghiệm thu công trình xây dựng theo quy định của pháp luật hiện hành;
- Tập hợp, kiểm tra tài liệu phục vụ nghiệm thu công việc xây dựng, bộ phận công trình, giai đoạn thi công xây dựng, nghiệm thu thiết bị, nghiệm thu hoàn thành từng hạng mục công trình xây dựng và hoàn thành công trình xây dựng;
- Phát hiện sai sót, bất hợp lý về thiết kế để điều chỉnh hoặc yêu cầu nhà thầu thiết
kế điều chỉnh;
- Tổ chức kiểm định lại chất lượng bộ phận công trình, hạng mục công trình và công trình xây dựng khi có nghi ngờ về chất lượng;
- Chủ trì, phối hợp với các bên liên quan giải quyết những vướng mắc, phát sinh trong thi công xây dựng công trình
6.8 Theo dõi, giám sát tiến độ công việc do nhà thầu thực hiện theo hợp đồng đã ký; đề xuất điều chỉnh tiến độ trong trường hợp tiến độ ở một số giai đoạn bị kéo dài nhưng không được làm anh hưởng đến tổng tiến độ được phê duyệt của dự án
6.9 Tổ chức nghiệm thu, tính toán, xác nhận khối lượng các công việc hoàn thành (kể cả khối lượng phát sinh, nếu có) được nghiệm thu trong giai đoạn thanh toán với nhà thầu và được đối chiếu với khối lượng công việc được duyệt, hướng dẫn nhà thầu hoàn tất các thủ tục nghiệm thu, thanh toán theo quy định trình Công ty thanh toán cho nhà thầu theo hợp đồng
đã ký
6.10 Kiểm tra các biện pháp an toàn cho người và công trình trên công trường xây dựng do nhà thầu lập; chủ trì xây dựng các thoả thuận an toàn lao động phòng chống cháy nổ trong trường hợp các biện pháp an toàn có liên quan đến nhiều bên; thường xuyên kiểm tra giám sát công tác an toàn lao động, phòng chống cháy nổ trên công trường xây dựng
6.11 Kiểm tra các biện pháp đảm bảo về môi trường cho người lao động trên công trường và bảo vệ môi trường xung quanh, bao gồm có biện pháp chống bụi, chống ồn, xử lý phế thải
về thu dọn hiện trường… do nhà thầu lập; kiểm tra giám sát việc thực hiện bảo vệ môi trường xây dựng, đồng thời chịu sự kiểm tra giám sát của cơ quan quản lý nhà nước về môi trường
6.12 Chủ trì giải quyết các sự cố công trình trong quá trình xây dựng, bảo hành công trình; 6.13 Tổ chức bảo vệ, giữ gìn an ninh trật tự trên địa bàn thi công xây dựng công trình;
6.14 Quản lý cán bộ, nhân viên, kinh phí và tài sản của Ban Quản lý dự án theo đúng quy định của Công ty và quy định hiện hành của Nhà nước;
6.15 Báo cáo Công ty định kỳ hàng tuần, hàng tháng hoặc đột xuất về tình hình thực hiện dự án
và các vướng mắc nảy sinh (nếu có);
Trang 56.16 Các nhiệm vụ khác khi được Công ty giao.
Điều 7 Quyền hạn và trách nhiệm của Ban Quản lý dự án
7.1 Được ủy quyền ký kết hợp đồng với các tổ chức cá nhân trong việc thực hiện các nhiệm
vụ được giao trong phạm vi được uỷ quyền;
7.2 Được yêu cầu các nhà thầu tuân thủ các hợp đồng đã ký kết, quy chuẩn xây dựng, tiêu chuẩn kỹ thuật, quy trình để đảm bảo chất lượng tiến độ, an toàn lao động, phòng chống cháy nổ và vệ sinh môi trường;
7.3 Trong quá trinh kiểm tra, giám sát việc tổ chức thực hiện dự án, nếu phát hiện thấy bất cứ phần việc hoặc hạng mục công việc nào không thực hiện đúng các quy định của hồ sơ thiết kế, hợp đồng đã ký về chất lượng, khối lượng tiến độ, an toàn lao động và các nội dung khác có liên quan thì có quyền từ chối tham gia hoặc tạm dừng nghiệm thu, tạm đình chỉ thực hiện công việc đối với các nhà thầu này cho đến khi việc sửa chữa, khắc phục được thực hiện;
7.4 Kiểm tra, xác nhận và/hoặc phối hợp với nhà thầu tư vấn khảo sát, thiết kế, nhà thầu giám sát thi công xây dựng công trình kiểm tra, xác nhận những thay đổi về thiết kế, dự toán so với thiết kế, dự toán đã được phê duyệt để kịp thời giải quyết theo các quy định của pháp luật;
7.5 Trực tiếp giải quyết các phát sinh, vướng mắc trong quá trình tổ chức thực hiện dự án; phối hợp với các phòng nghiệp vụ Công ty, nhà tư vấn khảo sát thiết kế, nhà thầu giám sát thi công xây dựng công trình và các bên có liên quan giải quyết các vấn đề phát sinh tại công trường trong quá trình thực hiện dự án nằm ngoài khả năng, trách nhiệm của Ban Quản lý dự án
7.6 Xác nhận khối lượng các công việc hoàn thành (kể cả khối lượng phát sinh, nếu có) được nghiệm thu trong giai đoạn thanh toán với nhà thầu và toàn bộ công trình, hướng dẫn nhà thầu hoàn tất các thủ tục nghiệm thu, thanh toán theo quy trình Công ty thanh toán, quyết toán theo các quy định hiện hành
7.7 Tổ chức quản lý, lưu trữ chặt chẽ hồ sơ của dự án theo quy định của pháp luật
7.8 Tổ chức họp giao ban hàng tuần với các nhà thầu theo tình hình cụ thể tại công trường, lập biên bản họp giao ban có chữ ký xác nhận tham gia họp giao ban của các bên có liên quan, lập sổ và tổ chức ghi chép chính xác sổ nhật ký công trình Tham dự các cuộc họp
do Công ty phối hợp với các cấp có thẩm quyền tổ chức để giải quyết các công việc có liên quan đến dự án
7.9 Báo cáo Công ty định kỳ hàng tuần, hàng tháng hoặc đột xuất về tình hình triển khai thực hiện các công việc của dự án, nêu những khó khăn, vướng mắc, đề xuất các phương án cụ thể để Công ty có chỉ đạo giải quyết kịp thời;
7.10 Các quyền hạn và trách nhiệm khác khi được Công ty giao
Điều 8 Quyền hạn và trách nhiệm của lãnh đạo Ban Quản lý dự án
8.1 Giám đốc Ban Quản lý dự án:
a Chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động của Ban Quản lý dự án và triển khai các chức năng nhiệm vụ của Ban Quản lý dự án trong các quan hệ giao dịch với các cấp
Trang 6có thẩm quyền, các nhà thầu và các bên có liên quan trong quá trình quản lý, điều hành thực hiện dự án;
b Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ của Ban Quản lý dự án;
c Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong Ban Quản lý dự án, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Công ty (riêng đối với chức danh Trưởng phòng của Ban Quản lý dự án thì phải báo cáo Công ty thông qua trước khi quyết định)
d Quyết định lương và phụ cấp (nếu có) đối với người lao động trong Ban Quản lý dự
án, kể cả các chức danh quản lý trong Ban Quản lý dự án;
e Trực tiếp ký hoặc uỷ quyền cho Phó Giám đốc Ban Quản lý dự án ký hồ sơ nghiệm thu, xác nhận hồ sơ đề nghị thanh toán của nhà thầu trên cơ sở khối lượng các công việc hoàn thành (kể cả khối lượng phát sinh, nếu có) được nghiệm thu trong giai đoạn thanh toán trình Công ty xem xét thanh toán;
f Được quyền ra quyết định tạm đình chỉ hoặc đình chỉ việc thi công đối với bất cứ hạng mục công việc nào không đáp ứng yêu cầu kỹ thuật, chất lượng, tiến độ, và an toàn lao động cho đến khi những hạng mục công việc đó được khắc phục sửa chữa, nhưng phải báo cáo Công ty bằng văn bản trong vòng 48 giờ kể từ khi ra quyết định;
g Căn cứ hợp đồng đã ký giữa Công ty và các nhà thầu, được quyền đề xuất Công ty xử
lý thưởng phạt hợp đồng đối với nhà thầu về tiến độ, chất lượng công việc theo các điều khoản quy định trong hợp đồng;
h Các quyền hạn và trách nhiệm khác của Công ty trong hợp đồng ký giữa Công ty với các nhà thầu nếu không trái với chức năng, nhiệm vụ của Ban Quản lý dự án quy định tại Quy chế này
8.2 Phó Giám đốc Ban Quản lý dự án
a Thực hiện các công việc được Giám đốc Ban Quản lý dự án phân công hoặc uỷ quyền Thường xuyên báo cáo Giám đốc Ban Quản lý dự án về những công việc được Giám đốc Ban Quản lý dự án phân công;
b Đề xuất ý kiến đối với bất cứ công việc nào của Ban Quản lý dự án và chị trách nhiệm
về những ý kiến, đề xuất của mình;
c Đề xuất các vấn đề tổ chức nhân sự tiền lương của các bộ phận do mình phụ trách để Giám đốc Ban Quản lý dự án quyết định;
d Chịu trách nhiệm trước Pháp luật và Giám đốc Ban Quản lý dự án trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ được giao
8.3 Kế toán: biên chế 01 chuyên viên kế toán tổng hợp, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Ban Quản lý dự án và thực hiện các công việc theo sự phân công của Giám đốc Ban Quản lý dự án, có các quyền hạn và nhiệm vụ cụ thể như sau:
a Quản lý sổ sách, tập hợp chứng từ phục vụ cho việc thanh quyết toán các khoản chi phí của Ban Quản lý dự án Quản lý và giám sát việc tuân thủ chế độ bảo mật đối với mọi sổ sách chứng từ, thông tin tài liệu, số liệu kế toán;
Trang 7b Lập kế hoạch chi phí thường xuyên, chi phí mua sắm trang bị văn phòng và chi phí tu sửa, sửa chữa trụ sở văn phòng….hàng tháng, quý, năm báo cáo Giám đốc Ban Quản
lý dự án trình Công ty xem xét, phê duyệt;
c Tham mưu, đề xuất với Giám đốc Ban Quản lý dự án trong việc đề nghị thanh quyết toán các khoản chi phí của Ban Quản lý dự án; quản lý và cân đối các khoản chi phí của Ban Quản lý dự án như chi phí lương, chi phí thường xuyên, chi phí mua trang thiết bị văn phòng và chi phí tu sửa, sửa chữa trụ sở văn phòng… phù hợp với kế hoạch chi phí đã được phê duyệt;
d Lập kế hoạch giải ngân vốn cho dự án hàng tháng, hàng quý trên cơ sở lập kế hoạch giải ngân vốn hang năm cho dự án được Công ty phê duyệt, báo cáo Giám đốc Ban Quản lý dự án trình Công ty xem xét quyết định;
e Chịu trách nhiệm cao nhất về tính trung thực của số liệu ghi chép sổ sách, chứng từ trước Giám đốc Ban Quản lý dự án và Công ty;
f Khi có lệnh của Giám đốc Ban Quản lý dự án thì cán bộ kế toán phải có nghĩa vụ chấp hành Nếu thấy lệnh đó có bất kỳ vấn đề nào chưa rõ ràng hoặc có dấu hiệu vi phạm nguyên tắc tài chính thì cán bộ kế toán vẫn phải chấp hành nhưng được quyền bảo lưu
ý kiến và báo cáo trực tiếp bằng văn bản cho lãnh đạo Công ty;
g Chịu trách nhiệm bảo quản các tài liệu, chứng từ, tiền quỹ có liên quan đến hoạt động tài chính kế toán của Ban Quản lý dự án
Điều 9 Các phiên họp của Ban Quản lý dự án
9.1 Các phiên họp của Ban Quản lý dự án được tổ chức theo hình thức giao ban định kỳ và họp bất thường theo triệu tập của Giám đốc Ban Quản lý dự án
a Phiên họp giao ban định kỳ:do Giám đốc Ban Quản lý dự án triệu tập theo lịch công tác của Ban Quản lý dự án;
b Phiên họp bất thường: do Giám đốc Ban Quản lý dự án triệu tập để giải quyết các công việc đột xuất của Ban Quản lý dự án
9.2 Nội dung các phiên họp Ban Quản lý dự án là tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động của Ban Quản lý dự án, các vấn đề còn tồn tại của các phiên họp trước đó hay bất kỳ đề xuất, kiến nghị của các bên có liên quan mà Giám đốc Ban Quản lý dự án xét thấy cần thiết Nội dung các phiên họp Ban Quản lý dự án phải được lập thành biên bản, có chữ ký xác nhận tham gia họp của các bên có liên quan (nếu có)
Chương III
CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN
Trang 8Điều 10 Cơ cấu tổ chức
Ban Quản lý dự án có Giám đốc, Phó Giám đốc, kế toán và một số cán bộ nhân viên chuyên môn, nghiệp vụ Cơ cấu tổ chức của Ban Quản lý dự án do Công ty quyết định
Điều 11 Giám đốc Ban Quản lý dự án
11.1 Giám đốc Ban Quản lý dự án do Ban Tổng Giám đốc công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng, khen thưởng, kỷ luật trên cơ sở đề nghị của Trưởng các bộ phận có liên quan trong Công ty;
11.2 Giám đốc Ban Quản lý dự án phải có trình độ đại học hoặc trên đại học thuộc các chuyên ngành kỹ thuật, có kinh nghiệm thực tế trong quản lý các công trình xây dựng, đáp ứng các điều kiện năng lực theo quy định của pháp luật hiện hành;
11.3 Giám đốc Ban Quản lý dự án là người đứng đầu Ban Quản lý dự án, chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động hằng ngày của Ban Quản lý dự án theo chế độ thủ trưởng, là đại diện của Ban Quản lý dự án trước các đơn vị và cấp có thẩm quyền liên quan, chịu trách nhiệm trước pháp luật và Công ty về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình theo quy định trong Quy chế này;
11.4 Giám đốc Ban Quản lý dự án được chủ động thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn trong phạm vi công việc của Ban Quản lý dự án được giao hoặc uỷ quyền
Điều 12 Phó Giám đốc Ban Quản lý dự án
12.1 Phó Giám đốc Ban Quản lý dự án do Ban Tổng Giám đốc Công ty quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng, khen thưởng, kỷ luật trên cơ sở
đề nghị của Giám đốc Ban Quản lý dự án;
12.2 Phó Giám đốc Ban Quản lý dự án phải có trình độ đại học hoặc trên đại học thuộc các chuyên ngành kỹ thuật, có kinh nghiệm thực tế trong quản lý các công trình xây dựng, đáp ứng các điều kiện năng lực theo quy định của pháp luật hiện hành;
12.3 Phó Giám đốc Ban Quản lý dự án giúp việc Giám đốc Ban Quản lý dự án quản lý, điều hành một số lĩnh vực công tác theo sự phân công của Giám đốc Ban Quản lý dự án, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Ban Quản lý dự án và pháp luật về nhiệm vụ được Giám đốc Ban Quản lý dự án phân công và uỷ quyền
Điều 13 Kế toán Ban Quản lý dự án
13.1 Kế toán Ban quản lý dự án do Giám đốc Ban Quản lý dự án quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng, khen thưởng, kỷ luật ;
13.2 Kế toán Ban quản lý dự án phải có trình độ cao đẳng trở lên thuộc các chuyên ngành tài chính kế toán, có kinh nghiệm thực tế trong quản lý các công trình xây dựng, đáp ứng các điều kiện năng lực theo quy định của pháp luật hiện hành;
13.3 Kế toán Ban quản lý dự án giúp việc Giám đốc Ban Quản lý dự án quản lý tài chính của
dự án, và kinh phí quản lý của Ban Quản lý dự án, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Ban Quản lý dự án và pháp luật về nhiệm vụ được Giám đốc Ban Quản lý dự án phân công
Điều 14 Các phòng chuyên môn nghiệp vụ của Ban Quản lý dự án
Trang 914.1 Ban Quản lý dự án có các phòng chuyên môn nghiệp vụ giúp việc, được bố trí nhân sự theo từng thời kỳ hoạt động của Ban Quản lý, gồm có:
a Phòng Tổng hợp
b Phòng Kỹ thuật thi công
14.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các phòng chuyên môn nghiệp vụ do Giám đốc Ban Quản lý dự án xây dựng trình Công ty xem xét, phê duyệt
14.3 Biên chế cán bộ, nhân viên chuyên môn nghiệp vụ trong Ban Quản lý dự án do Giám đốc Ban Quản lý dự án xây dựng theo đúng quy định pháp luật, phù hợp với chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn của Ban Quản lý dự án trình Công ty xem xét, phê duyệt
Chương IV CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN
Điều 15 Nguyên tắc tính chi phí hoạt động
Ban Quản lý dự án có trách nhiệm xây dựng kế hoạch và dự toán chi phí hoạt động của Ban Quản lý dự án trong từng giai đoạn cụ thể bao gồm các chi phí: chi phí lương, chi phí thường xuyên, chi phí mua trang thiết bị văn phòng và chi phí tu sửa, sửa chữa trụ sở văn phòng trình Công ty phê duyệt Sau khi kế hoạch và dự toán chi phí của Ban Quản lý dự án được phê duyệt, Ban Quản lý dự án được chủ động chi tiêu để duy trì hoạt động bình thường của Ban Quản lý dự án
Điều 16 Chi phí phát sinh ngoài chi phí hoạt động
16.1 Giám đốc Ban Quản lý dự án chủ động trong việc sử dụng kinh phí để duy trì hoạt động của Ban Quản lý dự án và chịu trách nhiệm về việc sử dụng kinh phí theo các quy định của pháp luật hiện hành Trong các trường hợp phát sinh chi phí vượt ngoài kế hoạch dự toán chi phí đã được phê duyệt, Giám đốc Ban Quản lý dự án phải báo cáo với Công ty xem xét quyết định
16.2 Những chi phí phát sinh ngoài chi phí hoạt động của Ban Quản lý dự án đã được duyệt, Giám đốc Ban Quản lý dự án phải lập dự toán chi phí bổ sung trình Công ty xem xét phê duyệt và được phân bổ dần cho kế hoạch chi phí của năm sau
Chương V CÁC MỐI QUAN HỆ CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN
Điều 17 Với các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền và chính quyền địa phương
18.1 Trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm được giao hoặc uỷ quyền, Ban Quản lý dự án thay mặt Công ty liên hệ, làm việc với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền ở Trung ương và địa phương trong quá trình triển khai dự án và thực hiện hợp đồng ký giữa Công ty với các nhà thầu đến khi hoàn thành dự án đưa vào khai thác sử dụng
18.2 Trong trường hợp cần sự có mặt của Công ty trong việc tiếp xúc và làm việc với các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền, Ban Quản lý dự án làm tờ trình báo cáo lãnh đạo
Trang 10Công ty và chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ tài liệu để cùng Công ty làm việc với các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan
Điều 18 Với Công ty cổ phần
19.1 Ban Quản lý dự án chịu sự chỉ đạo và quản lý trực tiếp của Công ty, có trách nhiệm trình Công ty quyết định theo thẩm quyền hoặc xem xét trình các cấp có thẩm quyền giải quyết các nhiệm vụ quản lý đầu tư và xây dựng dự án thuỷ điện Thác Cá, thực hiện các chế độ báo cáo với Công ty theo quy định
19.2 Căn cứ vào các quy định hiện hành của pháp luật, Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công
ty, Ban Quản lý dự án phải chịu sự chi phối theo thẩm quyền của Tổng Giám đốc Công ty trong từng công việc cụ thể
19.3 Các phiên họp của Công ty với Ban Quản lý dự án được tổ chức theo hình thức giao ban định kỳ hàng tháng và họp bất thường theo triệu tập của Giám đốc công ty
a Phiên họp giao ban định kỳ: do Giám đốc Ban Quản lý dự án triệu tập theo lịch công tác của Ban Quản lý dự án;
b Phiên họp bất thường: do Giám đốc Ban Quản lý dự án triệu tập để giải quyết các công việc đột xuất của Công ty và Ban Quản lý dự án
Nội dung các phiên họp của Công ty với Ban Quản lý dự án là tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động của Ban Quản lý dự án, các vấn đề còn tồn tại của các phiên họp trước đó hay bất kỳ đề xuất, kiến nghị của các bên có liên quan mà Giám đốc Ban Quản lý dự án xét thấy cần thiết
19.4 Công ty sẽ căn cứ đề nghị của Ban Quản lý dự án, cử cán bộ có đủ thẩm quyền trực tiếp tham gia với Ban Quản lý dự án nghiệm thu khối lượng thực hiện trong giai đoạn thanh toán cho nhà thầu theo các điều khoản của hợp đồng đã ký và quy định của pháp luật hiện hành
19.5 Công ty sẽ căn cứ đề nghị của Ban Quản lý dự án, trực tiếp tổ chức nghiệm thu kết quả khảo sát xây dựng công trình, nghiệm thu thiết kế xây dựng công trình, nghiệm thu thiết
bị chạy thử liên động có tải công trình, nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình hoặc công trình để đưa vào sử dụng cho nhà thầu theo các điều khoản của hợp đồng đã ký và quy định của pháp luật hiện hành
19.6 Ban Quản lý dự án có trách nhiệm thường xuyên báo cáo Công ty về tình hình triển khai
dự án, nêu những khó khăn vướng mắc và đưa ra các đề xuất giải quyết để Công ty chỉ đạo kịp thời
Chương VI
TỔ CHỨC LẠI VÀ GIẢI THỂ BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN
Điều 19 Các trường hợp giải thể hoặc tổ chức lại
Công ty cổ phần sẽ xem xét và tiến hành các thủ tục giải thể hoặc tổ chức lại Ban Quản
lý dự án khi xảy ra một trong các trường hợp sau:
a Khi Ban Quản lý dự án không thực hiện được các nhiệm vụ được giao
b Việc tiếp tục duy trì mô hình Ban Quản lý dự án là không còn phù hợp