QUY TRÌNH GIẢI NGÂN KHOẢN VAY THEO mô HÌNH GIAO DỊCH tín DỤNG tập TRUNG

QUY TRÌNH GIẢI NGÂN KHOẢN VAY THEO MÔ HÌNH GIAO DỊCH TÍN DỤNG TẬP TRUNG Trước đây giao dịch tín dụng là bộ phận trực thuộc đơn vị kinh doanh và nằm tại đơn vị kinh doanh nên quy trình gi

QUY TRÌNH GIẢI NGÂN KHOẢN VAY THEO MÔ HÌNH GIAO DỊCH TÍN DỤNG TẬP TRUNG

Hoạt động tín dụng là một trong những hoạt động mang lại nguồn thu chính và chủ yếu cho hệ thống ngân hàng Việt Nam hiện nay Tín dụng đang mang lại nguồn thu chiếm tỷ trọng từ 60 đến 80% trong tổng thu nhập của ngân hàng

Trong nghiệp vụ tín dung thì giải ngân là một trong những khâu cuối cùng của một khoản vay Giải ngân để thực hiện những cam kết giữa ngân hàng và khách hàng, nhưng đồng thời nó cũng là khâu kiểm soát trước khi đồng tiền ra khỏi ngân hàng Vì vậy quy trình giải ngân cũng được quy định một cách rất chặt chẽ trong các ngân hàng Để đảm bảo khoản vay được sử dụng một cách đúng mục đích và khi giải ngân phải tuân thủ đầy đủ các điều kiện đã cam kết giữa hai bên Ngân hàng và khách hàng

Để thực hiện một cách đúng quy trình và đảm bảo an toàn khoản vay, ngân hàng chúng tôi đã đưa ra một quy trình giải ngân gồm 10 bước Mỗi một bước đều liên quan đến các bộ phận, phòng ban và các cấp khác nhau Nếu việc phối hợp không nhịp nhàng và quy định một cách rõ ràng trách nhiệm của từng bộ phận sẽ dẫn đến làm đình trệ công tác kinh doanh và như vậy sẽ dẫn đến sự lãng phí

I QUY TRÌNH GIẢI NGÂN KHOẢN VAY THEO MÔ HÌNH GIAO DỊCH TÍN DỤNG

TẬP TRUNG

Trước đây giao dịch tín dụng là bộ phận trực thuộc đơn vị kinh doanh và nằm tại đơn vị kinh doanh nên quy trình giải ngân sẽ đơn giản hơn Tuy nhiên để tối đa hóa năng suất lao động, sử dụng hiệu quả nguồn lực và đảm bảo tính đồng nhất về chất lượng dịch vụ, giảm thiểu các rủi ro về văn bản giấy tờ mô hình giao dịch tín dụng được tập trung hóa không nằm tại đơn vị kinh doanh Dưới đây là bản mô tả quy trình giải ngân mới một khoản vay theo mô hình giao dịch tín dụng tập trung

Khách hàng Cán bộ tín dụng Trung tâm giao dịch tín dụng Cấp phê duyệt QL Tài sản

bảo đảm Giám đốc CN Other

Ghi chú: các từ viết tắt và giải thích từ ngữ như sau:

- Cấp phê duyệt: tùy theo quy mô khoản vay hay độ phức tạp, tính chất rủi ro

mà phân chia ra cấp phê duyệt Cấp phê duyệt khoản vay ở đây có thể là giám đốc chi nhánh, có thể là cấp cao hơn như giám đốc khối, hội đồng tín dụng và ủy ban tín dụng

- HĐTD: Hợp đồng tín dụng là hợp đồng được ký giữa ngân hàng và khách hàng về hạn mức rủi ro tín dụng mà bên ngân hàng đồng ý cấp cho bên vay theo các điều kiện và điều khoản vay cụ thể

- KUNN: Khế ước nhận nợ là văn bản được ký giữa ngân hàng và bên vay thể hiện số tiền nhận nợ tại từng thời điểm Một HĐTD có thể có bao gồm nhiều khoản vay với nhiều KUNN

- HĐTC: hợp đồng thế chấp, là hợp đồng được ký giữa bên vay, bên thế chấp với bên ngân hàng về việc bên vay/bên thế chấp dùng tài sản của mình để đảm bảo cho khoản vay

- ĐK GDĐB: đăng ký giao dich đảm bảo là một thủ tục bắt buộc ngân hàng

và khách hàng phải thực hiện đăng ký việc thế chấp tài sản để vay vốn tại ngân hàng Việc đăng ký được thực hiện qua cơ quan nhà nước có thẩm quyền

- BĐTV: bảo đảm tiền vay

- Phòng QLTSĐB: phòng quản lý tài sản đảm bảo là nơi định giá tập trung tất

cả các loại tài sản đảm bảo mà khách hàng thế chấp cho ngân hàng Việc định giá tập trung tách ra khỏi đơn vị kinh doanh để đảm bảo tính khách quan, thống nhất trong toàn hệ thống

Bước 1: Nhận thông báo phê duyệt:

- Trường hợp phê duyệt tại Chi nhánh: cán bộ giao dịch tín dụng nhận hồ sơ phê duyệt khoản vay bao gồm: tờ trình, thông tin CIC, bảng tính độ sinh lời,

…do cán bộ tín dụng gửi qua mail; nhân bản fax trang tờ trình có phần phê duyệt của giám đốc chi nhánh, hồ sơ TSĐB; nhận thông báo kết quả định giá

từ Phòng QLTSĐB

- Trường hợp phê duyệt bởi các cấp khác: cán bộ giao dịch tín dụng nhận bản phê duyệt và hồ sơ phê duyệt , hồ sơ TSĐB như trên trực tiếp từ các bộ phận phê duyệt khác qua mail

Bước 2 : Lập thông báo cho vay đối với khách hàng

Giao dịch tín dụng căn cứ trên các điều khoản tín dụng được phê duyệt, nội dung tờ trình lập thông báo cho vay đối với khách hàng Trong thông báo nêu rõ các điều kiện phê duyệt tín dụng, các hồ sơ cần thiết màn khách hàng cần chuẩn bị xuất trình cho ngân hàng và mang đi công chứng để hòan thiện thủ tục ký hợp đồng thế chấp qua công chứng và đăng ký giao dịch đảm bảo, các khoản phí cần nộp (bao gồm phí cấp tín dụng của ngân hàng, và các khoản phí do cơ quan Công chứng, cơ quan đăng ký giao dịch đảm bảo thu)

Bước 3: Chuyển thông báo cho Giám đốc chi nhánh ký

Sau khi soạn thảo xong thông báo tín dụng, giao dịch tín dụng gửi thông báo qua mail cho cán bộ tín dụng,cán bộ tín dụng in trình Giám đốc chi nhánh ký, gửi cho khách hàng

Bước 4: Nhận thông tin xác nhận đồng ý/không đồng ý với điều kiện phê duyệt của khách hàng

Trường hợp khách hàng không đồng ý với điều kiện phê duyệt cán bộ tín dụng cân nhắc trình cấp có thẩm quyền phê duyệt thay đổi điều kiện phê duyệt

Trường hợp khách hàng đồng ý với điều kiện phê duyệt : lập phiếu đề nghị

hỗ trợ giao dịch theo mẫu biểu Đồng thời tại bước này cán bộ tín dụng cung cấp

bổ sung các thông tin kế hoạch giải ngân của khách hàng để giao dịch tín dung soạn thảo các giấy tờ cho phù hợp

Bước 5: Soạn HĐTD, HĐ ĐBTV (HĐTC, DKGDDB)

Giao dịch tín dụng soạn HĐTD, HĐTC, các mẫu đăng ký GDBĐ trên cơ sở các thông tin từ tờ trình, từ nội dung phê duyệt, từ thông báo kết quả định giá của

tổ định giá (yêu cầu các thông tin trên tờ trình phải được cung cấp chính xác và đầy đủ, giao dịch tín dụng chỉ có trách nhiệm đảm bảo các thông tin cần thiết đưa vào HĐTD, KUNN, HD BĐ tiền vay ,… không sai lệch so với thông tin trên tờ trình Cán bộ tín dụng chịu trách nhiệm nếu có sai sót do thông tin cung cấp không chính xác )

Giao dịch tín dụng gửi bản mềm các HĐTD bằng mail cho cán bộ tín dụng,

có gửi cho Trưởng đơn vị để được kiểm tra và thống nhất về các điều khoản trên HĐTD, KUNN

Bước 6: In HĐTD/KUNN để trình ký.

Sau khi thống nhất nội dung HĐTD và KUNN với đơn vị kinh doanh, giao dịch tín dụng chốt bản đúng, in đủ số bản theo quy định, trình kiểm soát giao dịch tín dụng ký kiểm soát

Bước 7: Thỏa thuận thời gian công chứng (nếu có), đăng ký GDBĐ với khách hàng/Đi nhận và bàn giao hồ sơ tín dụng tại chi nhánh.

Giao dịch tín dụng liên hệ với khách hàng thỏa thuận thời gian đi công chứng cán bộ tín dụng hỗ trợ Giao dịch tín dụng trong việc liên hệ với khách hàng

Giao dịch tín dụng đi nhận hồ sơ tín dụng gốc tại chi nhánh đồng thời bàn giao HDTD có chữ ký kiểm soát giao dịch tín dụng cho chi nhánh (việc bàn giao phải có ký nhận theo mẫu) cán bộ tín dụng phải thực hiện phô tô, sao lưu 01 bộ hồ

sơ đầy đủ tại chi nhánh

Lưu ý : các khâu này các bộ phận Giao dịch tín dụng có thể tiền hành đồng

thời để rút ngắn thời gian chờ giải ngân cho khách hàng Trường hợp cần phải có HĐTD trước khi đi công chứng, Giao dịch tín dụng trình Giám đốc chi nhánh ký trước trên HĐTD ngay tại bước này để mang theo khi đi công chứng

Bước 8: Đi công chứng và đăng ký GDBD cùng khách hàng

Giao dịch tín dụng cùng khách hàng ký HĐTC tại phòng công chứng Khách hàng sẽ ký các HDDB tiền vay và HĐTD (nếu cần) luôn tại bước này

Bước 9: Thông báo hoàn thành thủ tục đảm bảo tiền vay cho chi nhánh

Sau khi hoàn thành các thủ tục đảm bảo tiền vay, Giao dịch tín dụng xác nhận bằng mail cho chi nhánh đồng thời gửi 01 bản copy hồ sơ TSĐB tiền vay cho chi nhánh

Bước 10: cán bộ tín dụng hẹn lịch khách hàng đến ký HĐTD

Cán bộ tín dụng hẹn khách hàng đến ngân hàng ký HĐTD và KUNN (trong trường hợp vay món, hoặc vay hạn mức đã có đủ điều kiện giải ngân cùng ngày ký hợp đồng)

Bước 11: Nhận yêu cầu giải ngân từ cán bộ tín dụng

Cán bộ tín dụng lập phiếu xác nhận giao dịch theo mẫu Phiếu xác nhận

giao dịch phải thể hiện đầy đủ các nội dung sau: Loại giao dịch : giải ngân , mục đích giải ngân, ngày hiệu lực, số tiền, loại tiền giai ngân, tài khoản giải ngân /tài khoản khách hàng tại ngân hàng, các khoản phí cần thu, TK trích nợ thu phí, các chứng từ giải ngân đã thu thập được, chứng từ còn thiếu, thời gian bổ sung chứng

từ còn thiếu… Phiếu xác nhận phải có chữ ký của Giám đốc chi nhánh và cán bộ tín dụng, có testkey do Giám đốc chi nhánh hoặc người được ủy quyền (chỉ được phép ủy quyền cho 1 người) lập Cán bộ tín dụng fax phiếu cùng HDTD và KUNN có đầy đủ chữ ký của khách hàng và Giám đốc chi nhánh

Bước 12: Thực hiện giải ngân

Tại trung tâm giao dịch tín dụng: Giao dịch tín dụng giải mã testkey, nếu đúng thực hiện kiểm tra các điều kiện giải ngân, giải ngân vào tài khảon giải ngân tín dụng hoặc tài khoản người hưởng theo như phiếu đề nghị Nếu không đúng, liên

hệ lại với Giám đốc chi nhánh để giải quyết

Tại chi nhánh: cán bộ tín dụng phối hợp với DVKH thực hiện nốt công đoạn chi tiền/chuyển

Lưu ý: Cần quy định rõ các trường hợp vì sự cố mạng, hoặc lý do bất khả

kháng thanh tóan chậm trong việc hạch toán giải ngân, trung tâm giao dịch tín dụng cần có xác nhận để chi nhánh thực hiện ứng trước tiền cho khách hàng

Bước 13: Lưu hồ sơ sau giải ngân

Cán bộ tín dụng thực hiện thu thập các chứng từ sau giải ngân như đã liệt kê trên phiếu đề nghị giải ngân, sao lưu 01 bộ lưu HSTD tại chi nhánh, chuyển bản gốc cho giao dịch tín dung Giao dịch tín dụng thực hiện lưu bổ sung HSTD tại trung tâm giao dịch tín dụng

II. NHỮNG BẤT CẬP VÀ BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC

Giao dịch tín dụng tập trung là một biện pháp nhằm tối đa hóa nguồn lực và phục vụ các đơn vị kinh doanh một cách nhanh nhất và chuyên nghiệp nhất Đồng thời đảm bảo tính đồng nhất về chất lượng dịch vụ và giảm thiểu các rủi ro về văn bản giấy tờ Tuy nhiên khi triển khai mô hình này làm cho quy trình giải ngân khoản vay gặp một số bất cập sau:

1 Khách hàng và cán bộ giao dich tín dụng chưa biết nhau nên nhiều lúc việc phối hợp gặp phải khó khăn Thông thường cán bộ tín dụng là người tiếp xúc làm việc với khách hàng từ đầu, vì vậy là người nắm và hiểu rõ khách hàng nhất Cán bộ giao dịch tín dụng chỉ là người hỗ trợ hoàn thiện các thủ tục khoản vay nên việc tiếp xúc với khách hàng không trực tiếp từ ban đầu vì vây xảy ra tình trạng trên làm cho khách hàng không tin tưởng bàn giao hồ sơ bản gốc TSĐB

và phối hợp hoàn thành thủ tục Để khắc phục điều này cán bộ tín dụng nhất thiết phải có sự hỗ trợ giới thiệu trực tiếp cho khách hàng

2 Chậm trễ trong việc giải quyết công việc Vì hồ sơ khoản vay thì nằm tại đơn vị kinh doanh trong khi đó cán bộ giao dịch tín dụng lại nằm tập trung độc lập tại trung tâm giao dịch tín dụng không cùng địa bàn nên xảy ra tính trạng:

- Việc chuyển giao hồ sơ sẽ dễ bị thất lạc: đây là một vấn đề gặp phải tương đối nghiêm trọng nếu hồ sơ thất lạc lại là bản gốc giấy chứng nhật tài sản

đảm bảo như giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hóa đơn mua bán chứng minh nguồn gốc tài sản Biện pháp khắc phục là ký hợp đồng vận chuyển với một đơn vị cung cấp dịch vụ quy định rõ trách nhiệm của bên cung cấp dịch vụ đồng thời khi giao nhận phải ghi rõ hồ sơ bao gồm những giấy tờ gì

- Việc chuyển hồ sơ giấy tờ qua fax hoặc máy scan Vì hồ sơ giải ngân bắt đầu

từ chi nhánh khi khách hàng có nhu cầu gửi cho ngân hàng Tuy nhiên để giải ngân được khoản vay lại phải chuyển bộ hồ sơ đó cho trung tâm giao dịch tín dụng bằng các phương tiện máy fax hoặc scan Với bộ hồ sơ gồm nhiền loại giấy tờ và chứng từ thì việc chuyển hồ sơ qua các phương thức trên thực sự mất rất nhiều thời gian và tốn kém vì phát sinh thêm việc scan

hồ sơ Biện pháp khắc phục là mua máy scan tốc độ cao và có thể chủ động phân loại hồ sơ cũng như tự động scan Điều này cũng dẫn đến tăng chi phí cho ngân hàng vì ngoài mua máy scan giá trị cao còn phải đầu tư thêm phần mền để phân biệt hồ sơ và lưu giữ hồ sơ

- Quy định rõ thời gian xử lý tác nghiệp đối với 1 bộ hồ sơ tại bước 11, bước 12: Do hồ sơ khỏan vay sau khi chuyển giao từ đơn vị kinh doanh gửi lên trung tâm qua con đường Fax hoặc scan và không giao trực tiếp nên đơn vị kinh doanh không theo dõi được bộ hồ sơ đã xử lý đến đâu Vì vậy cần mô

tả một cách chỉ tiết cụ thể quy trình xử lý và giới hạn thời gian xử lý đối với một khoản giải ngân Trừ những trường hợp đặc biệt đơn vị kinh doanh hoặc trung tâm giao dịch tín dụng phải thông báo rõ

Câu 2: Các loại lãng phí khi thực hiện tác nghiệp và cách loại bỏ.

LEAN Manufacturing, còn gọi là LEAN Production, là một hệ thống các công cụ và phương pháp nhằm liên tục loại bỏ tất cả những lãng phí trong quá trình sản xuất Lợi ích chính của hệ thống này là giảm chi phí sản xuất, tăng sản lượng

và rút ngắn thời gian sản xuất

Với quy trình tác nghiệp giải ngân khỏan vay thông thường hiện nay tuy đã có tác dụng trong việc sử dụng tối đa hóa nguồn lực tập trung tiết kiệm chi phí nhân sự và

cung cấp dịch vụ có chất lượng, hiệu quả cho các đơn vị cũng như khách hàng Tuy nhiên việc triển khai mô hình giao dịch tín dụng tập trung sẽ gây ra một số loại lãng phí sau đối với quy trình giải ngân khoản vay:

1 Sản xuất thừa: Với mô hình này việc một khách hàng sẽ lưu 02 bộ hồ sơ Một

bộ hồ sơ bản chính sẽ được giao dịch tín dụng quản lý và 01 bộ hồ sơ bản sao

sẽ do đơn vị quản lý khách hàng quản lý Thêm vào đó để đảm bảo việc giải ngân kịp thời đáp ứng nhu cầu khách hàng thì khi giải ngân khoản vay đơn vị kinh doanh sẽ phải fax hoặc gửi qua scan cho trung tâm giao dịch tín dụng làm thủ tục Như vậy trung tâm giao dịch tín dụng sẽ in thêm một bộ hồ sơ giải ngân nữa để lưu trước khi được giao nhận bản gốc hồ sơ Đây là một sự lãng phí về mặt giấy tờ Để tránh sự lãng phí này phải quy định một cách chặt chẽ loại hồ

sơ nào đơn vị kinh doanh cần thiết lưu làm giảm tối đa chứng từ lưu Đồng thời

có chương trình phần mềm để lưu hồ sơ bản fax hoặc bản scan khi đơn vị kinh doanh gửi lên chứ không nhất thiết phải in ra tất cả chứng từ Chỉ in ra những bản cần thiết để thực hiện giải ngân

2 Vận chuyển: với mô hình giao dịch tín dụng tập trung thì hồ sơ khoản vay bản

gốc phải chuyển từ đơn vị kinh doanh về trung tâm giao dịch tín dụng và như vậy làm phát sinh chi phí vận chuyển Chi phí này trước đây không có vì hồ sơ

và cán bộ giao dịch tín dụng nằm tại đơn vị kinh doanh Để tránh lãng phí trong vận chuyển việc quy định 01 tuần một lần thực hiện việc chuyển hồ sơ từ đơn vị kinh doanh cho trung tâm giao dịch tín dụng

Mô hình giao dịch tín dụng tập trung là mô hình mà các ngân hàng hiện đại áp dụng để tối đa hóa nguồn lực, năng suất, chất lượng và hiệu quả công việc Tuy nhiên việc đầu tư ban đầu và những trục trặc khi áp quy trình giải ngân là không tránh khỏi Nhưng những trục trặc này chủ yếu xuất phát từ thói quen lao động, vì vậy việc kiên trì áp dụng quy trình này cùng với việc phát hiện và loại bỏ những lãng phí như mô hinh Lean đã đề cập thì đây là một quy trình rất ưu việt

Tài liệu tham khảo

1 Quy trình giao dịch tín dụng tập trung của ngân hàng

2 Giáo trình Quản trị Hoạt động – Đại học Griggs