KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH DỆT MAY TRƯỜNG SƠN THỊNH

VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO ELEARNING BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGHIỆP VỤ THỰC TẬP: KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH DỆT MAY TRƯỜNG SƠN THỊNH GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN: TS TRẦN THẾ NỮ SINH VIÊN THỰC HIỆN: NGÀY SINH: KHÓA: K4 LỚP: A14 HỆ: TỪ XA ĐỊA ĐIỂM HỌC: ONLINE Hà Nội 2017 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH DỆT MAY TRƯỜNG SƠN THỊNH 3 1.1. Giới thiệu khái quát về đơn vị thực tập 3 1.2. Khái quát kết quả hoạt động sản xuất – kinh doanh của đơn vị thực tập 4 1.2.1. Tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh 4 1.2.2. Khái quát tình hình sản xuất – kinh doanh của công ty 6 1.3. Tổ chức bộ máy quản lý của đơn vị thực tập 8 1.4. Tổ chức công tác kế toán tại đơn vị thực tập 11 1.4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 11 1.4.2. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán 14 1.4.3. Chế độ và các chính sách kế toán áp dụng 17 PHẦN 2: THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH DỆT MAY TRƯỜNG SƠN THỊNH 18 2.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 18 2.1.1. Đặc điểm chung về nguyên vật liệu sử dụng 18 2.1.1.1. Phân loại nguyên vật liệu 18 2.1.1.2. Đánh giá nguyên vật liệu 19 2.1.2. Chứng từ kế toán sử dụng 20 2.1.2.1. Chứng từ kế toán tăng nguyên vật liệu 20 2.1.2.2. Chứng từ kế toán giảm nguyên vật liệu 25 2.1.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 28 2.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 33 2.2.1. Tài khoản sử dụng 33 2.2.2. Kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu 34 2.2.2. Kế toán tổng hợp giảm nguyên vật liệu 38 PHẦN 3: MỘT SỐ Ý KIẾN NHẬN XÉT VÀ HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH DỆT MAY TRƯỜNG SƠN THỊNH 44 3.1. Nhận xét chung về kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Dệt May Trường Sơn Thịnh 44 3.1.1. Ưu điểm 44 3.1.2. Nhược điểm và nguyên nhân 46 3.2. Một số ý kiến hoàn thiện nghiệp vụ kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Dệt May Trường Sơn Thịnh 46 3.2.1. Tổ chức quản lý NVL 46 3.2.2. Hoàn thiện thủ tục nhập kho NVL 47 3.2.3. Hoàn thiện thủ tục xuất kho NVL 47 3.2.4. Hoàn thiện chứng từ kế toán từ đội sản xuất và quản lý phân xưởng 48 KẾT LUẬN 50 TÀI LIỆU THAM KHẢO 51 LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế quốc dân, doanh nghiệp sản xuất là tế bào của nền kinh tế. Cũng như bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình đều phải tính toán chi phí bỏ ra và kết quả thu về, nhất là trong nền kinh tế thị trường cạnh trạnh khốc liệt như hiện nay, doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển được hay không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp có đảm bảo bù đắp được những chi phí bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh hay không. Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố quan trọng không thể thiếu của quá trình sản xuất kinh doanh. Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một lần trong một chu kỳ sản xuất kinh doanh và hình thái vật chất ban đầu của nguyên vật liệu bị biến đổi chuyển hoá kết tinh vào sản phẩm về cả mặt hiện vật cũng như mặt giá trị. Do đó, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất kinh doanh và giá thành sản phẩm. Muốn cho quá trình sản xuất kinh doanh được thường xuyên liên tục, thu nhập đủ bù đắp chi phí sản xuất và có lãi đòi hỏi doanh nghiệp phải phấn đấu để làm sao tiết kiệm chí phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm bằng cách tiến hành kết hợp nhiều biện pháp đồng bộ. Trên góc độ của kế toán để thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của mình thì việc quản lý, hạch toán chính xác nguyên vật liệu vào giá thành sản phẩm là việc rất cần thiết và quan trọng. Nhận thức được tầm quan trọng đó, trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Dệt May Trường Sơn Thịnh cùng với sự hướng dẫn nhiệt tình của TS Trần Thế Nữ, em đã đi sâu tìm hiểu về công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty. Dựa vào tình hình thực tế sản xuất kinh doanh tại Công ty kết hợp với lý luận được trang bị trên ghế nhà trường, em đã chọn đề tài: “Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Dệt May Trường Sơn Thịnh” làm báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình. Nội dung báo cáo thực tập tốt nghiệp, ngoài lời mở đầu và kết luận thì gồm các ba phần chính sau: Phần 1: Khái quát chung về Công ty TNHH Dệt May Trường Sơn Thịnh. Phần 2: Thực trạng nghiệp kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Dệt May Trường Sơn Thịnh. Phần 3: Một số ý kiến nhận xét và hoàn thiện nghiệp vụ kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Dệt May Trường Sơn Thịnh. Do thời gian tìm hiểu có hạn, công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu của công ty phức tạp nên báo cáo thực tập tốt nghiệp không tránh khỏi những khiếm khuyết, thiếu sót. Em rất mong sự đóng góp ý kiến của giảng viên hướng dẫn cũng như các cán bộ công nhân viên trong phòng Tài chính Kế toán của công ty để báo cáo được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cám ơn PHẦN 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH DỆT MAY TRƯỜNG SƠN THỊNH 1.1. Giới thiệu khái quát về đơn vị thực tập 1. Tên doanh nghiệp Công ty TNHH Dệt May Trường Sơn Thịnh 2. Giám đốc, kế toán trưởng hiện tại của doanh nghiệp Giám đốc: Vũ Duy Hân Kế toán trưởng: Nguyễn Thị Hường 3. Địa chỉ Nhà ông Vũ Mạnh Trường, thôn Nam Cầu Nhân, Xã Đông Hòa, Thành phố Thái Bình, Thái Bình. 4. Cơ sở pháp lý của doanh nghiệp Công ty được thành lập theo giấy phép đăng kí kinh doanh số 1000889609 ngày 15062011 do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Thái Bình cấp với số vốn điều lệ: 45.000.000.000đ (Bốn mươi lăm tỷ đồng). 5. Loại hình doanh nghiệp Công ty trách nhiệm hữu hạn 6. Chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp Theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, công ty đăng ký những ngành nghề kinh doanh chủ yếu sau: sản phẩm may, dệt may, nguyên phụ liệu dệt may phục vụ cho nhu cầu trong nước và xuất khẩu. 7. Lịch sử phát triển của doanh nghiệp qua các thời kỳ  Giai đoạn từ khi thành lập đến hết năm 2011 Từ ngày mới thành lập, công ty chỉ có 15 cán bộ công nhân viên làm việc với quy mô nhỏ, trang thiết bị lạc hậu, cơ sở vật chất thiếu đồng bộ, doanh thu mỗi tháng chỉ đạt vài chục triệu đồng. Chất lượng sản phẩm không cao và khách hàng chỉ là một vài cơ sở kinh doanh nhỏ lẻ, đơn vị cũng chưa nhận được sự tin tưởng hợp tác từ các công ty lớn trên địa bàn Thái Bình. Giai đoạn này chủ yếu tìm kiếm khách hàng, xây dựng lòng tin của khách hàng. Cơ sở vật chất chỉ là ngôi nhà 2 tầng nằm trên xã Đông Hòa, nhưng nhỏ hẹp, tầng dưới làm kho, tầng trên làm văn phòng, nói chung điều kiện vật chất còn kém.  Giai đoạn từ đầu năm 2012 đến nay Tháng 3 năm 2012, công ty khởi công công trình xây dựng nhà máy trên nền đất rộng 339m2 tại Nhà ông Vũ Mạnh Trường, thôn Nam Cầu Nhân, Xã Đông Hòa, Thành phố Thái Bình, Thái Bình. Tháng 3 năm 2013, công trình xây dựng nhà máy hoàn thành và bắt đầu đưa vào sử dụng. Hiện nay, số lượng công nhân viên đã lên tới hơn một trăm người, sản phẩm đa dạng về chất lượng và giá cả cho khách hàng lựa chọn. Cơ sở vật chất cũng được cải thiện, văn phòng và địa điểm sản xuất đã được tách riêng, văn phòng được chuyển về địa chỉ Nhà ông Vũ Mạnh Trường, thôn Nam Cầu Nhân, Xã Đông Hòa, Thành phố Thái Bình, Thái Bình. Đồng thời công ty trang bị hệ thống máy vi tính tại các phòng ban tương đối đầy đủ, hệ thống nhà kho chứa hàng rộng rãi. Với hơn 5 năm phát triển, là một khoảng thời gian không dài, tuy nhiên công ty đã biết tận dụng cơ hội xâm nhập thị trường, tìm kiếm các cơ hội để phát triển, tạo được uy tín trong lòng khách hàng tiềm năng cũng như khách hàng mới của công ty và đối tác làm ăn khác, giành được sự tôn trọng của các doanh nghiệp trên thương trường. Công ty luôn đi trước đón đầu mọi cơ hội kinh doanh, chính vì vậy lợi nhuận và thu nhập của cán bộ công nhân viên không ngừng tăng lên. Điều đó chứng tỏ công ty đang đi đúng hướng và phát triển vững chắc. Nhờ đó Công ty đã có được vị trí và thị phần nhất định trên thương trường và trở thành nhà cung cấp bao bì có uy tín với thị trường trong nước cũng như thị trường xuất khẩu. 1.2. Khái quát kết quả hoạt động sản xuất – kinh doanh của đơn vị thực tập 1.2.1. Tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh Công ty là một trong những doanh nghiệp dệt may có quy mô nhỏ, năng lực nhỏ nói riêng và ngành dệt may Việt Nam nói chung. Xuất phát từ đặc thù trên hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Dệt May Trường Sơn Thịnh thể hiện ở sơ đồ 1.1 (trang 4): (Nguồn: Phòng Kỹ thuật sản xuất) Sơ đồ 1.1: Tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty Giải thích quy trình: Khách hàng: Ьặt hàng theo số lượng, kích cỡ, màu sắc và nội dung yêu cầu sản phẩm cần may mặcs. Phòng Kế hoạch Vật tư: Dựa vào định mức kế hoạch tính toán cho khách hàng biết báo giá 1 đơn vị sản phẩm, khách hàng chấp nhận phòng kế hoạch vật tư lập bản hợp đồng kinh tế với khách hàng, hẹn ngày đến duyệt mẫu, nếu khách hàng duyệt mẫu xong phòng kế hoạch vật tư lập kế hoạch và chuyển sang phòng kỹ thuật sản xuất. Phòng Kỹ thuật sản xuất: + Căn cứ vào bản hợp đồng để thiết kế mẫu sản phẩm như¬ kiểu dáng, nội dung, mầu sắc, hình ảnh,… + Căn cứ vào khổ vải tính toán, sắp xếp các mẫu sản phẩm trên khổ vải và tiết kiệm khoảng giữa cách các mẫu. Phân xưởng thiết kế mẫu: Căn cứ vào các hình ảnh của phòng kỹ thuật sản xuất bộ phận này có trách nhiệm thiết kế mẫu sản phẩm. Sau đó, lại chuyển cho phân xưởng sản xuất. Phân xưởng sản xuất: In thử 10 đến 15 sản phẩm mẫu gửi lên phòng kế hoạch vật tư mời khách hàng đến duyệt. Nếu khách hàng chấp nhận mẫu mã, mầu sắc, kiểu dáng. Phòng kế hoạch vật tư có kế hoạch cho sản xuất đồng loạt theo số lượng hợp đồng. Tại phân xưởng sản xuất được máy tự động chuyển qua các tổ sản xuất và ra thành phẩm. Phân xưởng thành phẩm gồm nhiều tổ như¬: Tổ phân loại, tổ đóng kiện, tổ kiểm đếm, tổ bao gói và hoàn thành cho nhập kho. 1.2.2. Khái quát tình hình sản xuất – kinh doanh của công ty Trải qua một số năm hoạt động, Công ty TNHH Dệt May Trường Sơn Thịnh đã gặt hái được nhiều thành công. Đó chính là sự tăng trưởng doanh thu, sự tăng trưởng mức lợi nhuận, sự đóng góp của Công ty vào Ngân sách nhà nước, nguồn lao động tăng lên, đời sống cán bộ công nhân viên trong Công ty được cải thiện. Các kết quả đó được thể hiện qua bảng sau: Bảng 1.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty (Đơn vị: 1.000 đồng) Chỉ tiêu Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 1. Tổng doanh thu 3.165.000 4.050.000 5.230.000 6.086.000 7.809.000 2. Các khoản giảm trừ 220.000 297.000 408.000 510.300 602.000 3. Doanh thu thuần 2.945.000 3.753.000 4.822.000 5.575.700 7.207.000 4. Giá vốn hàng bán 1.785.000 2.981.000 3.910.000 4.546.000 5.643.000 5. Lãi lỗ, lãi gộp 547.000 772.000 912.000 1.029.700 1.564.000 6. Tổng chi phí 468.000 603.000 773.000 841.500 989.600 7. Lợi nhuận trước thuế 115.000 169.000 139.000 198.200 574.400 8. Thuế TNDN (28%) 32.200 47.320 38.920 57.478 160.832 9. Lợi nhuận sau thuế 82.080 121.680 100.080 140.722 413.568 10.Tổng số lao động ( Người) 220 228 235 244 250 (Nguồn: Phòng Tài chính Kế toán Công ty TNHH Dệt May Trường Sơn Thịnh) Qua bảng trên cho thấy: Nhìn chung hoạt động kinh doanh của công ty qua các năm là tương đối ổn định. Sau năm 2012 đạt 82.080.000 đồng, năm 2013 khi tăng lợi nhuận lên là 121.680.000 đồng thì đến năm 2014 lợi nhuận chỉ đạt 100.080.000 đồng và tăng lên vào năm 2015 với lợi nhuận đạt 140.722.000 đồng. Đặc biệt, lợi nhuận của công ty năm 2016 tăng lên khá lớn là 413.568.000 đồng. Lợi nhuận của công ty giảm sút trong năm 2014 so với năm 2013 là do một số nguyên nhân sau đây: Thứ nhất, chi phí quản lý kinh doanh tăng từ 468.000.000 đồng vào năm 2012 lên 603.000 đồng năm 2013, 773.000 đồng năm 2014 và 898.600.000 năm 2016. Sự cộng dồn của các khoản thuế và các khoản giảm trừ tăng từ 220.000.000 đồng năm 2012 lên 297.000.000 đồng năm 2013 và lên đến 602.000.000 năm 2016. Thứ hai, là do công ty chưa thực sự sử dụng hết tiềm lực của mình để phát huy vào thị trường toàn diện cho khách hàng. Thứ ba, mặc dù doanh thu trong các năm 2013, 2014,2015,2016 đều tăng lên so với năm trước đó nhưng chi phí đầu vào tăng mạnh đã khiến cho giá vốn dịch vụ quá cao khiến cho lợi nhuận giảm (một phần là do sự tăng lên của nguyên vật liệu đầu vào như xăng, dầu,…). Nhìn chung doanh thu của các năm có tăng lên, đi kèm là lợi nhuận cũng tăng theo, lượng thuế đóng góp cho nhà nước tăng dần lên theo các năm. Theo đánh giá thì tình hình hoạt động của công ty có chiều hướng phát triển đi lên. 1.3. Tổ chức bộ máy quản lý của đơn vị thực tập Công ty đã đi ngay vào việc ổn định, sắp xếp lại mô hình tổ chức bộ máy theo hướng mới, thực hiện phân cấp quản lí nhằm giảm bớt sự tập trung và phân định quyền hạn rõ ràng, rộng rãi hơn cho các phòng ban. Công ty cũng quy định rõ ràng rằng trong quá trình hoạt động, ban lãnh đạo công ty có thể điều chỉnh mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy sao cho phù hợp với định hướng phát triển, quy mô cũng như loại hình kinh doanh và trình độ quản lí của Công ty, đáp ứng được yêu cầu phát triển và tính chủ động trong sản xuất kinh doanh của Công ty. Hiện nay, cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty thể hiện qua sơ đồ 1.2 (trang 8): (Nguồn: Phòng Tổ chức Hành chính) Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Ban giám đốc Giám đốc là đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật. Giám đốc là người có quyền điều hành trong công ty, có nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể: Xây dựng chiến lược phát triển lâu dài và hàng năm của công ty, phương án đầu tư kinh doanh, đề án tổ chức quản lý doanh nghiệp. Tổ chức điều hành hoạt động của công ty. Thực hiện việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công nhân viên theo quy đinh hiện hành. Được tuyển dụng lao động phù hợp với Luật lao động. Phó giám đốc (Kỹ thuật, Kinh doanh) Phó giám đốc công ty. Tham mưu, giúp việc điều hành công ty cho Giám đốc theo sự phân cấp, phân quyền của Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về nhiệm vụ đã được phân công và ủy quyền. Khối phòng, ban giúp việc: Phòng Tài chính Kế toán: Tổ chức thực hiện công tác tài chính, kế toán, thống kê phù hợp. Phản ánh trung thực kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích tình hành hoạt động kinh tế của công ty. Theo dõi tình hình thực hiện việc mua, bán hàng hóa, tồn kho ở các bộ phận trực thuộc, tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ, giúp Giám đốc nắm bắt tình hình hoạt động kinh doanh của công ty. Phòng Kỹ thuật Sản xuất: Có nhiệm vụ thiết kế, lập dự toán chào giá sản phẩm cho các khách hàng, lập tiến độ, biện pháp sản xuất sản phẩm, quản lý phân xưởng sản xuất, tổ chức sản xuất, quyết toán các đơn đặt hàng do công ty thực hiện. Thiết kế, tư vấn, giám sát sản xuất cho các khách hàng có nhu cầu. Phòng Dự án: Có nhiệm vụ thu thập, khai thác thông tin thị trường, tiếp thị, nắm bắt các khách hàng có nhu cầu, thực hiện việc chào giá đối với khách hàng. Tổng hợp, theo dõi tiến độ sản xuất các đơn hàng để báo cáo lãnh đạo công ty ra quyết định những biện pháp sản xuất phù hợp. Nắm bắt tình hình công nợ của khách hàng để thu hồi vốn cho công ty. Phòng Kế hoạch vật tư: Thực hiện nhiệm vụ khai thác thông tin giá cả thị trường, tìm nguồn hàng đầu vào cho công ty, Xây dựng định mức vật tư, theo dõi, quản lý, cung ứng vật tư cho quá trình sản xuất. Nắm bắt giá cả vật liệu may mặc ở thị trường trong nước và nước ngoài. Phòng Tổ chức Hành chính: Tuyển dụng, sắp xếp, theo dõi nguồn nhân lực cho công ty sao cho phù hợp với trình độ chuyên môn của từng người. Có kế hoạch đào tạo cán bộ, nhân viên phù hợp để đáp ứng với tình hình hoạt động của công ty. Xây dựng chế độ tiền lương, bảo hiểm cho cán bộ công nhân viên trình lãnh đạo công ty phê duyệt. Tham mưu giúp việc cho lãnh đạo công ty trong công tác tư tưởng, chính trị, đời sống của cán bộ công nhân viên công ty. Phòng Cơ điện: Tham gia thiết kế và thi công mạng lưới điện cho các phân xưởng sản xuất tại công ty, học hỏi trau dồi kinh nghiệm thường xuyên qua các lớp tập huấn ngắn hạn cho công nhân nâng cao tay nghề. Phân xưởng sản xuất: Đây là bộ phận trực tiếp tạo ra các sản phẩm của công ty và được đặt riêng biệt với công ty. 1.4. Tổ chức công tác kế toán tại đơn vị thực tập 1.4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Do đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ sản xuất kinh doanh của Công ty gồm khối văn phòng và khối sản xuất, nên bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức nửa tập trung nửa phân tán. Làm việc tại văn phòng, phòng Tài chính Kế toán có tất cả 10 người, 1 kế toán trưởng, 1 kế toán tổng hợp, 1 thủ quỹ và 7 kế toán viên làm từng phần hành khác nhau. Còn ở khối sản xuất có 5 kế toán riêng, thực hiện toàn bộ công tác kế toán sau đó sẽ tập hợp báo cáo kế toán gửi lên phòng Tài chính Kế toán công ty. Phòng Tài chính Kế toán công ty có nhiệm vụ tập hợp số liệu chung cho toàn bộ công ty, lập báo cáo kế toán định kỳ. Và được thể hiện ở sơ đồ 1.3 (trang bên).  Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán Kế toán trưởng: Kế toán trưởng phải trực tiếp thông báo, cung cấp thông tin cho giám đốc công ty, đề xuất các ý kiến về tình hình phát triển của công ty, về chính sách huy động vốn và sử dụng vốn,…chịu trách nhiệm chung về thông tin do phòng Tài chính Kế toán cung cấp, thay mặt giám đốc công ty tổ chức công tác kế toán của công ty và thực hiện các nghĩa vụ với ngân sách nhà nước hướng dẫn nhân viên của mình thực hiện ghi sổ sách, thực hiện công việc kế toán. Kế toán tổng hợp: Hàng tháng kiểm tra số hiệu kê khai thuế đầu vào, đầu ra của các bộ phận đơn vị đã kế khai, tập hợp và lập bảng kê khai thuế giá trị gia tăng của Công ty, hàng quý lập bảng kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp tạm trích, cuối năm lập quyết toán thuế thuế thu nhập doanh nghiệp nộp lên cục thuế. Ngoài ra còn hạch toán theo dõi các loại thuế khác. (Nguồn: Phòng Tài chính Kế toán) Sơ đồ 1.3: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Kế toán vật tư: + Phản ánh tình hình nhập xuất tồn vật tư, vật liệu ở các kho trực tiếp do công ty quản lý. Tiến hành đối chiếu vật tư định kỳ theo yêu cầu. + Mở thẻ kho, kiểm tra thẻ kho, chốt thẻ kho của từng kho của công ty thực hiện theo đúng quy định của nhà nước. Kế toán tiền lương: + Lập, ghi chép, kiểm tra và theo dõi công tác chấm công và bảng thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên cho công ty. + Tính ra số tiền lương, số tiền BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ theo đúng các quy định của nhà nước. + Căn cứ vào bảng duyệt lương của cả đội và khối gián tiếp của công ty kế toán tiến hành thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Kế toán vốn bằng tiền: + Theo dõi chi tiết tiền mặt, đối chiếu với thủ quỹ, từng phiếu thu, phiếu chi, xác định số dư cuối tháng. + Theo dõi chi tiết số tạm ứng, đôn đốc thu hoàn ứng nhanh. Nắm số liệu tồn quỹ cuối tháng của công ty. Lập bảng kê tiền mặt cuối tháng. + Có kế hoạch rút tiền gửi, các khoản tiền gửi, tiền vay của các ngân hàng trong công ty. + Kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của chứng từ dùng để chuyển tiền, kiểm tra lại tên đơn vị, số tài khoản, mã số thuế, tên ngân hàng mà mình chuyển tiền vào đó, báo cáo với Trưởng phòng những trường hợp bất hợp lý, sai sót. Kế toán TSCĐ: + Ghi chép, phản ánh tổng hợp chính xác, kịp thời số lượng, giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng, giảm và hiện trạng của TSCĐ trong phạm vi toàn công ty cũng như từng bộ phận sử dụng TSCĐ, tạo điều kiện cung cấp thông tin để kiểm tra, giám sát thường xuyên việc gìn giữ, bảo quản, bảo dưỡng TSCĐ và kế hoạch đầu tư đổi mới TSCĐ trong toàn công ty. + Tính và phân bổ chính xác mức khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo mức độ hao mòn của TSCĐ. Kế toán chi phí sản xuất: Là người tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm nên có nhiệm vụ thường xuyên kiểm tra, đối chiếu và định kỳ phân tích tình hình thực hiện các định mức chi phí đối với chi phí trực tiếp, chi phí chung, đề xuất các biện pháp tăng cường quản lý và tiết kiệm chi phí sản xuất, lập báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh theo đúng chế độ và đúng thời hạn, tổ chức kiểm kê, đánh giá sản phẩm dở dang và tính giá thành sản phẩm. Phản ánh tổng hợp tình hình phát sinh ở các phần hành kế toán, xác định kết quả sản xuất kinh doanh và lập báo cáo kế toán định kỳ theo quy định. Tổng hợp các báo cáo kế toán nộp cho công ty và các ban ngành liên quan. Kế toán tiêu thụ: Theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho thành phẩm tiêu thụ, công nợ thanh toán với người mua, thanh toán thuế đầu ra. Theo dõi chi phí bán hàng, chi phí quản lý, chi phí thu hoạt động tài chính thu chi bất thường. Lập báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh ước tính 25 ngày và báo cáo kết quả sản xất kinh doanh tháng, quý, năm. Kế toán thanh toán: Thanh toán các khoản thu chi và thanh toán nội bộ, mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày, liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu chi xuất nhập quỹ tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý và tính ra số tiền quỹ ở mọi thời điểm. Riêng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhận ký cược, ký quỹ phải theo dõi riêng một sổ hay nhiều sổ. Theo dõi, đối chiếu chi tiết từng khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tượng, thường xuyên kiểm tra đôn đốc, thanh toán kịp thời các khoản nợ phải thu và phải trả. Phân loại các khoản nợ phải thu, phải trả theo thời gian thanh toán và theo từng đối tượng để có kế hoạch và biện pháp thanh toán phù hợp. Thủ quỹ: Tiến hành thu, chi tại Công ty căn cứ vào các chứng từ thu, chi đã được phê duyệt, hàng ngày cân đối các khoản thu, chi, vào cuối ngày lập các báo cáo quỹ, cuối tháng báo cáo tồn quỹ tiền mặt. Kế toán sản xuất: Cũng tổ chức các bộ phận kế toán riêng tương tự như vậy, thực hiện toàn bộ công tác kế toán sau đó lập các báo cáo gửi lên phòng Tài chính Kế toán của công ty. Phòng Tài chính Kế toán có trách nhiệm tổng hợp số liệu chung toàn Công ty và lập báo cáo kế toán định kỳ. 1.4.2. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán Hiện tại công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật Ký Chung và được xử lý trên máy tính là chủ yếu, với hệ phần mềm Kế toán Apro (Acounting Professional) của Công ty CP phần mềm Thăng Long (TLSoft). Mô tả phần mềm kế toán Apro Phần mềm Kế toán Apro được thiết kế và lập trình theo hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam và thường xuyên được cập nhật các quy định mới nhất của Bộ Tài chính trong lĩnh vực kế toán. Khi sử dụng Phần mềm kế toán Apro, kế toán chỉ cần cập nhật các số liệu phát sinh đầu vào còn chương trình sẽ tự động tính toán và lên các sổ sách, báo cáo theo yêu cầu. Các chức năng chính của phần mềm là quản lý chứng từ gốc, lập các sổ theo dõi kế toán, lập các báo cáo tài chính theo quy định chung của Bộ Tài chính và lập các báo cáo quản trị theo yêu cầu của doanh nghiệp. Và được thể hiện ở sơ đồ sau: Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo phần mềm kế toán (Nguồn: Phòng Kế toán) Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung (Nguồn: Phòng Kế toán) Ghi chú : : Quan hệ đối chiếu : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng Quy trình xử lý trên phần mềm kế toán Hàng ngày, khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế kèm theo chứng từ kế toán, kế toán viên phải nhập chứng từ vào phần mềm. Trên hệ thống thực đơn có một cột riêng cho việc nhập chứng từ. Để thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý, chương trình có các mục nhập riêng cho từng nhóm chứng từ sau đây: Chứng từ tiền mặt (Phiếu thu, phiếu chi); Chứng từ Ngân hàng (Báo nợ, Báo có); Hoá đơn bán hàng; Hoá đơn mua hàng; Phiếu kế toán (sử dụng để điều chỉnh những chứng từ không thuộc các loại chứng từ đã có trên); Chứng từ vật tư, hàng hoá (Gồm hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, hóa đơn kiêm phiếu nhập kho, phiếu xuất vật tư sử dụng, phiếu xuất trả lại nhà cung cấp, phiếu xuất điều chuyển kho,…). Căn cứ vào từng loại chứng từ cụ thể mà kế toán nhập vào nhóm chứng từ thích hợp. Sau khi có số dư đầu tháng và hoàn tất việc nhập chứng từ của một tháng, chương trình sẽ tập hợp số liệu từ những chứng từ phát sinh liên quan trực tiếp để lập ra các sổ sách và báo cáo. Để lập các sổ sách, kế toán chọn: Báo cáo→ Sổ cái tài khoản; Sổ chi tiết tài khoản; Sổ tài khoản tổng hợp, trên thực đơn chính của chương trình. Để lập các sổ sách chi tiết khác hoặc lập báo cáo tài chính, kế toán cũng vào mục Báo cáo, chọn loại sổ sách, báo cáo phù hợp, và khai báo các dữ liệu cần thiết. 1.4.3. Chế độ và các chính sách kế toán áp dụng Chế độ kế toán của công ty được áp dụng theo Thông tư 2002014TTBTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính ngày 22122014. Đồng tiền sử dụng trong hạch toán kế toán tại công ty: Việt Nam Đồng (VND). Niên độ kế toán của công ty được bắt đầu từ ngày 0101 đến hết ngày 3112 năm dương lịch Kỳ kế toán của công ty là tháng. Phương pháp tính thuế GTGT là phương pháp khấu trừ với mức thuế suất thuế GTGT là 10% cho các mặt hàng sản xuất và tiêu thụ. Phương pháp tính khấu hao TSCĐ tại công ty được áp dụng theo Thông tư số 452013TTBTC ngày 2542013 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định. Phương pháp kế toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên. PHẦN 2 THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH DỆT MAY TRƯỜNG SƠN THỊNH 2.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 2.1.1. Đặc điểm chung về nguyên vật liệu sử dụng 2.1.1.1. Phân loại nguyên vật liệu Tại Công ty TNHH Dệt May Trường Sơn Thịnh, các nguyên vật liệu đều được mã hóa, được chia theo từng nhóm nguyên vật liệu. Những nguyên vật liệu chính sử dụng chế biến trực tiếp hình thành nên sản phẩm thì được xếp vào một nhóm nguyên vật liệu chính, những loại nguyên vật liệu kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện tính năng, chất lượng sản phẩm được xếp vào nhóm nguyên vật liệu phụ. Những vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc, xe cộ…thì được xếp vào nhóm nhiên liệu. Còn các chi tiết phụ tùng của máy móc thiết bị mà Công ty sử dụng thì được xếp vào nhóm phụ tùng thay thế. Để nhằm nhận biết từng loại, từng thứ nguyên vật liệu và tạo điều kiện cho công tác quản lý, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu có hiệu quả thì tại Công ty TNHH Dệt May Trường Sơn Thịnh đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu ra thành những loại sau: Nguyên vật liệu chính Là loại nguyên vật liệu được dùng trực tiếp cho sản xuất, đây là những loại nguyên vật liệu tham gia cấu thành nên thực thể của sản phẩm dệt may ở Công ty. Cụ thể, đối với các sản phẩm dệt may thì nguyên vật liệu chính là: các loại vải sợi sản xuất, vải ren, vải xoan, vải thô, vải thun, vải kaki, vải 100% cotton, vải pha cotton,...Chúng là những loại nguyên vật liệu không thể thiếu trong quá trình sản xuất. Nguyên vật liệu phụ Là những loại nguyên vật liệu dùng làm tăng chất lượng sản phẩm dệt may hoặc hoàn thành sản phẩm, nó không cấu thành thực thể sản phẩm dệt may. Bao gồm: cúc, chỉ, khóa kéo,… Nhiên liệu Dùng để cung cấp phục vụ cho các loại máy sản xuất, xe vận chuyển như các loại xăng, dầu Diezel, dầu Thủy lực, nhớt, mỡ bò,… Phụ tùng thay thế Là các loại chi tiết phụ tùng của các loại máy móc, thiết bị, xe vận chuyển như các loại vòng bi, ắc quy, dây xích, dây curoa,… 2.1.1.2. Đánh giá nguyên vật liệu Tính giá NVL nhập kho Tại công ty nguồn nhập NVL chủ yếu là do mua ngoài, NVL tự chế và thuê gia công không có, NVL nhận từ các đơn vị tham gia liên doanh cũng không có. Tại công ty nhập NVL chủ yếu từ nguồn mua ngoài. Công ty sử dụng nhiều loại NVL khác nhau nên việc nhập, xuất NVL hàng ngày diễn ra thường xuyên, kế toán sử dụng giá trị thực tế để ghi sổ và giá thực tế của NVL nhập kho được xác định trên cơ sở hoá đơn giá trị gia tăng của đơn vị bán hàng, cộng với chi phí thu mua, hao hụt trong định mức trong quá trình vận chuyển. Ghi trên phiếu nhập kho NVL của công ty là giá nhập thực tế. Vì công ty áp dụng việc tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên giá trị thực tế của NVL nhập kho là giá chưa có thuế GTGT. Nghiệp vụ 1: Trong tháng 32016 theo Phiếu nhập kho số 013, ngày 0332016 nhập kho Vải sợi sản xuất tại kho Công ty, số lượng thực nhập là 6.000 M2, đơn giá trên hóa đơn GTGT của người bán hàng là 177.000đM2. Do vậy, giá thực tế của Vải sợi sản xuất nhập kho Công ty: = 6.000 M2 x 177.000đM2 = 1.062.000.000đ Các loại NVL khác cũng tính giá thực tế nhập tương tự. Tính giá NVL xuất kho NVL là một trong những yếu tố cực kỳ quan trọng chủ yếu cấu thành nên giá trị sản phẩm. Bởi vậy, kế toán xuất kho NVL trong công ty phải phản ánh kịp thời, tính toán phân bổ chính xác giá thực tế NVL xuất dùng cho các đối tượng sử dụng cũng như các đối tượng tập hợp chi phí. Đối với NVL xuất kho có thời điểm nhập và thời điểm xuất khác nhau thì tại Công ty TNHH Dệt May Trường Sơn Thịnh áp dụng giá xuất kho NVL là giá thực tế theo phương pháp nhập trước, xuất trước. Khi xuất hết số lượng của lần nhập kho trước thì số lượng còn lại tính theo giá thực tế của lần nhập kho tiếp theo của lần nhập NVL đó. Nghiệp vụ 2: Việc tính giá NVL xuất kho ở Công ty trong tháng 32016 cụ thể là Vải sợi sản xuất ở Công ty có số liệu như sau: Tồn đầu tháng 32016: Vải sợi sản xuất là 1.000 M2, đơn giá 173.000đM2. Nhập kho trong tháng 32016: Ngày 0332016 nhập 6.000 M2, đơn giá 177.000đM2. Xuất kho trong tháng 32016: Phiếu xuất kho số 01 ngày 0632016 xuất 1.500 M2. Tại Công ty TNHH Dệt May Trường Sơn Thịnh, việc áp dụng phương pháp tính giá xuất kho thực tế theo phương pháp nhập trước xuất trước được thực hiện như sau: Ngày 0632016 xuất 1.500 M2 được tính theo giá: 1.000 M2 theo đơn giá 173.000đM2, còn 500 M2 còn lại tính theo giá của lần nhập tiếp theo là giá 177.000đM2 (nhập kho ngày 0332016). Vậy, trị giá thực tế của đợt xuất kho Vải sợi sản xuất ngày 0632016 là: = (1.000 x 173.000) + (500 x 177.000) = 261.500.000đ 2.1.2. Chứng từ kế toán sử dụng 2.1.2.1. Chứng từ kế toán tăng nguyên vật liệu Tại Công ty TNHH Dệt May Trường Sơn Thịnh, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất sản phẩm liên quan đến việc nhập kho NVL đều phải lập được các chứng từ kế toán một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác và hợp lệ theo đúng chế độ về kế toán hiện hành, sau đó thực hiện việc ghi chép về NVL nhập kho theo quy định được kế toán ban hành, đồng thời phải đảm bảo được những thủ tục đã được quy định tại công ty. NVL của Công ty TNHH Dệt May Trường Sơn Thịnh chủ yếu là do mua ngoài, khi NVL chuyển về kho công ty thì Bộ phận quản lý phân xưởng có trách nhiệm thành lập ban kiểm nghiệm hoặc kiểm tra NVL mua về. Mục đích là để tiến hành kiểm tra về chất lượng, số lượng, quy cách, đơn giá NVL, nguồn mua, đã được ký kết trong hợp đồng với nhà cung cấp. Bộ phận kỹ thuật ở Bộ phận quản lý phân xưởng có trách nhiệm lập biên bản kiểm nghiệm vật tư và có chữ ký xác nhận của các bên liên quan. Biên bản kiểm nghiệm vật tư: Là một văn bản dùng để phản ánh số lượng, chất lượng của NVL nhập kho là thừa hay thiếu, là tốt hay xấu. Sau khi nhận được hoá đơn GTGT, giấy báo nhận hàng của người bán hàng gửi đến, thì Thủ kho và bộ phận kỹ thuật ở phân xưởng có trách nhiệm tiến hành nhận NVL, lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư. Trong trường hợp NVL giao ở phân xưởng không đúng quy cách, phẩm chất hoặc thiếu hụt thì phải lập thêm một bản xác nhận có đầy đủ chữ ký của Bộ phận quản lý phân xưởng và người giao hàng, sau đó chuyển về cho phòng Kế toán ở Công ty để làm thủ tục khiếu nại gửi cho đơn vị bán hàng. NVL đảm bảo các yêu cầu như trong hợp đồng đã ký kết và biên bản kiểm nghiệm vật tư thì đủ tiêu chuẩn để nhập kho tại phân xưởng. Thủ kho căn cứ vào hoá đơn GTGT và biên bản kiểm nghiệm vật tư lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho được lập thành 3 liên với đầy đủ các chữ ký của các bên liên quan. Liên 1: Giao cho bên giao hàng; Liên 2: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho; Liên 3: Bộ phận quản lý phân xưởng giữ lại để chuyển về phòng Kế toán làm căn cứ thanh toán cho nhà cung cấp. Theo hóa đơn GTGT số 0067823 ngày 0332016 Công ty mua Vải sợi sản xuất của Công ty TNHH Thương mại Tổng hợp Sơn Anh. Biểu 2.1: Hóa đơn GTGT số 0067823 Hoá đơn GTGT Mẫu số 01GTKT3001 Liên 2: Giao khách hàng SA16P Ngày 03 tháng 3 năm 2016 Số 0067823 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thương mại Tổng hợp Sơn Anh Địa chỉ: Phố Sài Đồng, phường Sài Đồng, quận Long Biên, Hà Nội Điện thoại: 043.3712198 Mã số thuế: 0100100618 Số tài khoản: 03501012946113 tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam Họ tên người mua: Phạm Ngọc Hải Đơn vị: Công ty TNHH Dệt May Trường Sơn Thịnh Địa chỉ: Thôn Nam Cầu Nhân, xã Đông Hòa, thành phố Thái Bình, Thái Bình Hình thức thanh toán: CK Mã số: 1000889609 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3= 1x 2 1 Vải sợi sản xuất M2 6.000 177.000 1.062.000.000 Cộng tiền hàng: 1.062.000.000 Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT: 106.200.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.168.200.000 Số tiền viết bằng chữ: Một tỷ, một trăm sáu mươi tám triệu, hai trăm nghìn đồng.. Người mua hàng Người bán hàng ( kí, ghi rõ họ tên) ( kí, ghi rõ họ tên) Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0067823 ngày 0332016, Thủ kho tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm nguyên vật liệu số 013. Biểu 2.2: Biên bản kiểm nghiệm số 013 Đơn vị: Công ty TNHH Dệt May Trường Sơn Thịnh Bộ phận: Phân xưởng sản xuất BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM (Vật tư, sản phẩm, hàng hoá ) Ngày 03 tháng 3 năm 2016 Số: 013 Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0067823 ngày 0332016 của Công ty TNHH Thương mại Tổng hợp Sơn Anh. Thành phần Ban kiểm nghiệm gồm: Ông: Đinh Khánh Hòa Quản lý phân xưởng Ông: Bùi Minh Kết Kỹ thuật Ông: Nguyễn Tài Trường Thủ kho Chúng tôi tiến hành kiểm nghiệm vật tư nhập tại kho Công ty, kết quả kiểm nghiệm như sau: STT Chủng loại ĐVT KL giao nhận Khối lượng đúng quy cách Khối lượng sai quy cách 1 Vải sợi sản xuất M2 6.000 6.000 0 Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Số vật tư trên đầy đủ điều kiện làm thủ tục nhập kho. Ban quản lý (Ký, họ tên) Kỹ thuật (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Thủ kho căn cứ vào hoá đơn GTGT và biên bản kiểm nghiệm vật tư lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho được lập thành 3 liên với đầy đủ các chữ ký của các bên liên quan. Biểu 2.3: Phiếu nhập kho số 013 Đơn vị: Công ty TNHH Dệt May Trường Sơn Thịnh Bộ phận: Phân xưởng sản xuất PHIẾU NHẬP KHO Ngày 03 tháng 3 năm 2016 Số: 013 Họ tên người giao: Phạm Ngọc Hải Theo hóa đơn GTGT số 0067823 ngày 03 tháng 3 năm 2016 của Công ty TNHH Thương mại Tổng hợp Sơn Anh. Nhập tại kho: Công ty Địa điểm: Công ty STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, CCDC, SP HH Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Vải sợi sản xuất M2 6.000 6.000 177.000 1.062.000.000 Tổng cộng 1.062.000.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một tỷ, không trăm sáu mươi hai triệu đồng.. Số chứng từ gốc kèm theo: 01 hóa đơn GTGT số 0067823 và Biên bản kiểm nghiệm. Ngày 03 tháng 3 năm 2016 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) 2.1.2.2. Chứng từ kế toán giảm nguyên vật liệu Để phản ánh kịp thời, tính toán phân bổ chính xác giá trị thực tế NVL xuất dùng, kế toán tiến hành trên cơ sở các chứng từ xuất kho NVL là các phiếu xuất kho do các phân xưởng gửi về rồi từ đó kế toán tiến hành phân loại chứng từ xuất kho NVL theo từng loại nhóm và từng đối tượng sử dụng, đối tượng tập hợp chi phí và ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp. Công ty TNHH Dệt May Trường Sơn Thịnh gồm nhiều đội sản xuất ở nhiều phân xưởng khác nhau mà mỗi phân xưởng đều có kho riêng và có một nhân viên Thủ kho có trách nhiệm bảo quản và theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của NVL theo chỉ tiêu khối lượng sản xuất ở các đội sản xuất. Căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất được giao trong kỳ, tiến độ sản xuất, căn cứ vào dự toán NVL, căn cứ vào thực tế sản xuất tại phân xưởng mà Thủ kho tiến hành lập phiếu xuất kho cho các bộ phận liên quan tại phân xưởng. Trên cơ sở các chứng từ xuất kho từ phân xưởng gửi về, kế toán tiến hành phân loại theo các đối tượng sử dụng và tính giá thực tế xuất kho để ghi chép phản ánh trên các tài khoản, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp liên quan. Cuối tháng, kế toán tập hợp số liệu để đối chiếu với số liệu ở thẻ kho mà Thủ kho tiến hành ghi chép ở các phân xưởng. Ngày 0632016, anh Bùi Việt Anh viết Phiếu yêu cầu xuất vật tư trình lên công ty đề nghị xuất kho nguyên vật liệu để tiến hành sản xuất sản phẩm. Công ty đồng ý duyệt. Biểu 2.7: Phiếu yêu cầu xuất kho số 013 Đơn vị: Công ty TNHH Dệt May Trường Sơn Thịnh Bộ phận: Công ty PHIẾU YÊU CẦU XUẤT KHO Số: 013 Họ và tên người yêu cầu: Bùi Việt Anh Thuộc bộ phận: Công ty Lý do xuất: Xuất kho NVL chính để sản xuất sản phẩm Xuất tại kho: kho Công ty TT Tên vật tư Mã số ĐVT Số lượng Ghi chú Đề nghị Thực xuất 1 Vải sợi sản xuất 152 M2 1.500 Ngày 06 tháng 3 năm 2016 Người duyệt Người lập (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Thủ kho căn cứ vào phiếu yêu cầu xuất vật tư để tiến hành xuất kho nguyên vật liệu. Biểu 2.8: Phiếu xuất kho số 013 Đơn vị: Công ty TNHH Dệt May Trường Sơn Thịnh Bộ phận: Công ty PHIẾU XUẤT KHO Ngày 06 tháng 3 năm 2016 Số: 013 Họ tên người nhận hàng: Bùi Việt Anh Bộ phận: Phân xưởng sản xuất Lý do xuất kho: Xuất kho NVL chính để sản xuất sản phẩm Địa điểm: Công ty STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, CCDC, SP HH Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Vải sợi sản xuất M2 1.000 1.000 173.000 173.000.000 Vải sợi sản xuất M2 500 500 177.000 88.500.000 Tổng cộng M2 1.500 1.500 261.500.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai trăm sáu mươi mốt triệu, năm trăm nghìn đồng.. Ngày 06 tháng 3 năm 2016 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) 2.1.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Để bảo quản, quản lý và theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn NVL theo giá thực tế, kế toán Công ty TNHH Dệt May Trường Sơn Thịnh thực hiện phương pháp ghi thẻ song song. Đặc điểm của phương pháp này là sự kết hợp chặt chẽ việc hạch toán các nghiệp vụ kế toán của thủ kho và việc ghi chép kế toán tại phòng Kế toán và trên cơ sở đó mà giám sát được tình hình cung cấp cũng như tình hình sử dụng NVL của Công ty tại các phân xưởng. Theo phương pháp ghi thẻ song song này thì quy trình hạch toán chi tiết NVL của Công ty TNHH Dệt May Trường Sơn Thịnh như sau: Hạch toán chi tiết NVL tại kho Tại Công ty TNHH Dệt May Trường Sơn Thịnh, thủ kho tại các phân xưởng sử dụng Thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn NVL hàng ngày. Mỗi loại NVL được mở một thẻ kho theo dõi riêng. Căn cứ vào các phiếu nhập, xuất, tồn NVL hợp lý, hợp lệ, hàng ngày thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho, mỗi phiếu nhập kho, xuất kho được ghi vào một dòng và chỉ ghi chỉ tiêu số lượng và tính được chỉ tiêu tồn kho của từng loại NVL trong ngày, và được tính theo công thức sau: NVL tồn kho = NVL tồn kho đầu ngày + NVL nhập kho trong ngày NVL xuất kho trong ngày Biểu 2.11: Thẻ kho – Vải sợi sản xuất Đơn vị: Công ty TNHH Dệt May Trường Sơn Thịnh Bộ phận: Công ty THẺ KHO Tờ số: 01 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Vải sợi sản xuất Đơn vị tính: M2 Tên kho: Công ty Số TT Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận Số Ngày Nhập Xuất Tồn Tồn tháng 32016 1.000 1 N01 0332016 Nhập kho Vải sợi sản xuất 6.000 7.000 2 X01 0632016 Xuất kho Vải sợi sản xuất 1.500 5.500 3 X02 1032016 Xuất kho Vải sợi sản xuất 1.200 4.300 4 X03 1432016 Xuất kho Vải sợi sản xuất Cộng tháng 32016 6.000 2.700 4.300 Thái Bình, ngày 31 tháng 3 năm 2016 Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Hạch toán NVL tại phòng Kế toán Định kỳ, theo quy định Bộ phận quản lý phân xưởng có trách nhiệm gửi các phiếu nhập kho, xuất kho về phòng Kế toán tại Công ty TNHH Dệt May Trường Sơn Thịnh, khi nhận được các phiếu nhập, phiếu xuất, phòng kế toán mà cụ thể là bộ phận kế toán NVL sẽ kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ rồi hoàn chỉnh chứng từ rồi ghi vào sổ chi tiết vật liệu. Sổ chi tiết để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại NVL theo cả hai chỉ tiêu là số lượng và giá trị. Cuối tháng, kế toán NVL tiến hành cộng sổ chi tiết NVL để kiểm tra đối chiếu với Thẻ kho để tránh tình trạng bị nhầm lẫn sai sót trong quá trình ghi sổ kế toán. Hàng quý và cuối niên độ kế toán Công ty tiến hành kiểm kê NVL tồn kho ở các phân xưởng. Tại Công ty TNHH Dệt May Trường Sơn Thịnh, căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất NVL như đã trình bày ở trên kế toán nhập kho, xuất kho NVL để ghi vào sổ chi tiết cho Vải sợi sản xuất (chi tiết cho Công ty). Biểu 2.13: Sổ chi tiết vật tư Vải sợi sản xuất Đơn vị: Công ty TNHH Dệt May Trường Sơn Thịnh SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Tháng 3 năm 2016 Tài khoản: 1521. Tên kho: Công ty Tên quy cách vật tư: Vải sợi sản xuất Đơn vị tính: Đồng Ngày, Tháng Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất SL Đơn giá Thành tiền SL Đơn giá Thành tiền SL Đơn giá Thành tiền Số dư đầu kỳ 1.000 173.000 173.000.000 033 N01 Nhập kho 6.000 177.000 1.062.000.000 1.000 6.000 173.000 177.000 173.000.000 1.062.000.000 063 X01 Xuất kho 1.000 500 173.000 177.000 173.000.000 88.500.000 5.500 177.000 973.500.000 103 X02 Xuất kho 1.200 177.000 212.400.000 4.300 177.000 761.100.000 … … … … … … … … … … … … … Cộng tháng 6.000 1.062.000.000 3.700 650.900.000 4.300 761.100.000 Ngày 31 tháng 3 năm 2016 Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Biểu 2.15: Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu chính Đơn vị: Công ty TNHH Dệt May Trường Sơn Thịnh BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT VẬT LIỆU Tháng 3 năm 2016 TK152(152): NVL Đơn vị tính: Đồng STT Tên, quy cách vật liệu Đơn vị tính Tồn kho đầu kỳ Nhập kho trong kỳ Xuất kho trong kỳ Tồn kho cuối kỳ SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền 1 Vải sợi sản xuất M2 1.000 173.000.000 6.000 1.062.000.000 3.700 650.900.000 4.300 761.100.000 … … … … … … … … … Cộng 2.229.249.600 3.110.699.600 1.174.249.600 4.165.699.600 Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 3 năm 2016 Giám đốc (Ký, họ tên) Căn cứ vào sổ chi tiết vật tư, kế toán tiến hành lập sổ tổng hợp chi tiết vật tư. Số liệu trên sổ tổng hợp chi tiết vật tư được đối chiếu với số liệu trên sổ cái TK152 ở các tồn đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và tồn cuối kỳ. Nếu số liệu đối chiếu mà không khớp thì kế toán phải kiểm tra lại. 2.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 2.2.1. Tài khoản sử dụng Tại Công ty TNHH Dệt May Trường Sơn Thịnh, kế toán sử dụng TK 152 – Nguyên vật liệu, để phản ánh giá trị hiện có, tình hình biến động tăng, giảm các loại nguyên vật liệu trong kho của Công ty. Kết cấu và nội dung TK 152 – Nguyên vật liệu: Bên Nợ: Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, chế biến, nhận góp liên doanh hoặc nhập từ các nguồn khác; Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê. Bên Có: Trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho dùng cho sản xuất kinh doanh, để bán, thuê ngoài gia công chế biến, hoặc góp vốn liên doanh; Trị giá nguyên vật liệu trả lại người bán hoặc được giảm giá; Trị giá nguyên vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê. Số dư bên Nợ: Trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. Tài khoản 152 được mở chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu, tuỳ theo yêu cầu quản lý của Công ty TNHH Dệt May Trường Sơn Thịnh như sau: Nguyên vật liệu chính được theo dõi trên TK1521; Nhóm 1521.01: Vải sợi sản xuất Nhóm 1521.02: Vải pha cotton Nguyên vật liệu phụ được theo dõi trên TK1522; 1522.01.01: Cúc áo 1522.01.02: Khuy bấm Nhiên liệu được theo dõi trên TK1523; 1523.01.01: Xăng A92 Phụ tùng thay thế được theo dõi trên TK1524; 1524.01.01: Vòng bi 2.2.2. Kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu Trường hợp mua nguyên vật liệu chưa trả tiền cho nhà cung cấp nghiệp vụ kế toán xảy ra thường xuyên chủ yếu ở Công ty TNHH Dệt May Trường Sơn Thịnh. Do đó, kế toán phải theo dõi chặt chẽ tình hình thanh toán với người bán qua tài khoản 331 bằng việc lập các sổ chi tiết thanh toán với người bán. Mỗi người bán cho Công ty đều phải lập một sổ chi tiết, tránh tình trạng nhầm lẫn giữa các nhà cung cấp, qua sổ chi tiết này kế toán có thể kiểm tra giám sát các khoản đã trả, theo dõi các khoản phải trả cho nhà cung cấp tránh bị chiếm dụng vốn, kiểm soát được nợ phải trả từ đó có biện pháp cân đối tài chính. Căn cứ vào hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho, kế toán vào sổ chi tiết thanh toán với người bán. Trường hợp mua nguyên vật liệu trả tiền bằng chuyển khoản cho nhà cung cấp. Khi có nhu cầu về vật tư phát sinh trong tháng về các loại vật tư mà nhà cung cấp không phải là nhà cung cấp thường xuyên của Công ty, nhân viên tiếp liệu làm giấy xin cấp séc kèm theo giấy báo giá về chủng loại, chất lượng, số lượng vật tư. Căn cứ vào các phiếu báo giá và giấy xin cấp séc đã được Kế toán trưởng và Giám đốc công ty đồng ý thì kế toán cắt và chuyển séc. Sau đó nhân viên tiếp liệu có trách nhiệm hoàn trả các chứng từ có liên quan cho kế toán lưu giữ. Biểu 2.19: Sổ chi tiết thanh toán với người bán Đơn vị: Công ty TNHH Dệt May Trường Sơn Thịnh SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tài khoản: 331 Đối tượng: Công ty TNHH Thương mại Tổng hợp Sơn Anh Tháng 3 năm 2016 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Thời hạn chiết khấu Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Số dư đầu tháng 1.062.000.000 Số phát sinh 033 67823 033 Mua nguyên vật liệu phục vụ sản xuất 152 1.062.000.000 133 106.200.000 ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng phát sinh 483.000.000 1.168.200.000 Số dư cuối tháng 815.200.000 Hà Nội, ngày 31 tháng 3 năm 2016 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Căn cứ vào sổ chi tiết thanh toán với người bán, kế toán tiến hành lập sổ tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán. Số liệu trên sổ tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán được đối chiếu với số liệu trên sổ cái TK331 ở các tồn đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và tồn cuối kỳ. Nếu số liệu đối chiếu mà không khớp thì kế toán phải kiểm tra lại. Biểu 2.20: Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán Đơn vị: Công ty TNHH Dệt May Trường Sơn Thịnh BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tháng 3 năm 2016 TK 331: Phải trả người bán Đơn vị tính: Đồng STT Tên nhà cung cấp Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 Cty Sơn Anh 1.062.000.000 483.000.000 1.168.200.000 815.200.000 2 Cty Thành Đại 16.000.000 35.000.000 45.540.000 26.540.000 … … … … … … … 22263.875.000 654.440.000 2.2.257.400.000 1.866.835.000 Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 3 năm 2016 Giám đốc (Ký, họ tên) Tại Công ty TNHH Dệt May Trường Sơn Thịnh sử dụng hình thức ghi sổ kế toán là hình thức Nhật ký chung. Vì vậy, khi hạch toán tổng hợp phải trả người bán kế toán sử dụng sổ tổng hợp là sổ Nhật ký chung và sổ cái TK331. Hàng ngày, theo chứng từ kế toán phát sinh liên quan đến phải trả người bán được gửi về từ các công trình kế toán tiến hành nhập số liệu vào sổ Nhật ký chung. Đến cuối tháng, kế toán hành lọc số liệu trên sổ Nhật ký chung để vào sổ cái TK331. Biểu 2.21: Sổ cái TK331 Đơn vị: Công ty TNHH Dệt May Trường Sơn Thịnh SỔ CÁI Tên tài khoản: Phải trả người bán Số hiệu: 331 Tháng 3 năm 2016 Đơn vị tính: Đồng NT GS CT Diễn giải NKC TK ĐƯ Số tiền SH NT Trang số TT dòng Nợ Có Số dư ĐK 263.875.000 Số phát sinh … … … … … … … … … 033 67823 033 Mua nguyên vật liệu phục vụ sản xuất 5 6 152 133 1.062.000.000 106.200.000 … … … … … … … … … Cộng số PS 654.440.000 2.2.257.400.000 Số dư CK 1.866.835.000 Ngày 31 tháng 3 năm 2016 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) 2.2.2. Kế toán tổng hợp giảm nguyên vật liệu Nguyên vật liệu đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh đặc biệt là với sản phẩm dệt may thì chất lượng của các sản phẩm dệt may phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng của nguyên vật liệu. Việc quản lý nguyên vật liệu phải chặt chẽ sẽ giúp cho doanh nghiệp có kế hoạch mua nguyên vật liệu cho từng đơn hàng từng tháng, từng quý, từng năm đảm bảo tiết kiệm chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm dệt may và nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng rất lớn khoảng 60% 70% chi phí sản xuất của các sản phẩm dệt may. Phương pháp phân bổ nguyên vật liệu mà Công ty đang áp dụng là phương pháp phân bổ trực tiếp nghĩa là nguyên vật liệu được xuất dùng cho đơn hàng nào thì được tính trực tiếp vào chi phí đơn hàng đó. Căn cứ vào các phiếu xuất kho cho phân xưởng sản xuất, kế toán tiến hành nhập số liệu vào sổ chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Biểu 2.16: Sổ chi tiết TK621 Đơn vị: Công ty TNHH Dệt May Trường Sơn Thịnh Địa chỉ: Thôn Nam Cầu Nhân, xã Đông Hòa, thành phố Thái Bình, Thái Bình SỔ CHI TIẾT Tên TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Tháng 3 năm 2016 ĐVT: đồng Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TKĐƯ Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có Số PS 063 PX01 063 Xuất NVL phục vụ sản xuất 152 261.500.000 103 PX02 103 Xuất NVL phục vụ sản xuất 152 212.400.000 … … … … … … … 313 KC1 313 KC chi phí NVL trực tiếp 154 521.856.000 Cộng PS 521.856.000 521.856.000 Ngày 31 tháng 3 năm 2016 Người ghi sổ (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Giám đốc (Đã ký) Biểu 2.18: Sổ cái TK 621 Đơn vị: Công ty TNHH Dệt May Trường Sơn Thịnh Địa chỉ: Thôn Nam Cầu Nhân, xã Đông Hòa, thành phố Thái Bình, Thái Bình SỔ CÁI Tháng 3 năm 2016 Tên tài khoản: Chi phí NVL trực tiếp Số hiệu: 621 ĐVT: đồng Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải SH TK ĐƯ Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có Số dư đầu kỳ … … … … … … … 063 PX01 063 Xuất NVL phục vụ sản xuất 152 261.500.000 103 PX02 103 Xuất NVL phục vụ sản xuất 152 212.400.000 … … … … … … … 311 KC1 311 KC CPNVLTT 154 521.856.000 … … … … … … … Cộng phát sinh 1.095.897.600 1.095.897.600 Số dư cuối kỳ Ngày 31 tháng 3 năm 2016 Người ghi sổ (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Giám đốc (Đã ký) Để hạch toán tổng hợp NVL, Công ty TNHH Dệt May Trường Sơn Thịnh sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Với việc tổ chức hạch toán theo phương pháp này, Công ty đã kiểm soát được thường xuyên liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho trên sổ kế toán. Tại Công ty TNHH Dệt May Trường Sơn Thịnh sử dụng hình thức ghi sổ kế toán là hình thức Nhật ký chung. Vì vậy, khi hạch toán tổng hợp nhập kho, xuất kho NVL kế toán sử dụng sổ tổng hợp là sổ Nhật ký chung và sổ cái TK152. Hàng ngày, theo chứng từ kế toán phát sinh liên quan đến nhập kho, xuất kho NVL được gửi về từ các phân xưởng kế toán tiến hành nhập số liệu vào sổ Nhật ký chung. Đến cuối tháng, kế toán hành lọc số liệu trên sổ Nhật ký