QUI TRÌNH tổ CHỨC HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH vụ GIAO NHẬN HÀNG hóa XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN của CÔNG TY TNHH TOÀN cầu KHẢI MINH (KMG)

2.1 Tìm khách hàng, đàm phán và kí hợp đồng giao nhận.Tìm kiếm khách hàng.Đây là nhiệm vụ của bộ phận Sale. Bộ phận dùng các chiến lược marketting quảng cáo để đưa dịch vụ của mình đến với khách hàng. Đặc biệt là khách hàng có nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa và đang tìm kiếm đối tác giúp mình làm các nghiệp vụ để xuất hàng và nhập hàng. Hoặc đó là những khách hàng có đi cước hàng xuất đường biển qua công ty, khi họ có nhu cầu cần công ty cung cấp dịch vụ làm thủ tục hải quan, vận chuyển lô hàng xuất khẩu đó nhân viên sale tiến hành chào giá dịch vụ và khi khách hàng đồng ý với giá đã thỏa thuận thì hợp đồng dịch vụ được kí kết để làm cơ sở pháp lí cho những hoạt động sau này. Công ty HISAKADO là một khách hàng cụ thể của Công ty TNHH Toàn Cầu Khải MinhĐàm phán và kí kết hợp đồngViệc đàm phám và kí kết hợp đồng do nhân viên của Bộ phận kinh doanh thực hiện. Thông thường đối với những khách hàng lớn và giao dịch thường xuyên, hợp đồng chỉ được thực hiện một hoặc vài lần trong những giao dịch đầu tiên và từ đó làm căn cứ cho những giao dịch sau này. Phương thức đàm phán mà Công ty thực hiện bao gồm đàm phán trực tiếp, đàm phán qua email và đàm phán qua điện thoại. Đối với đàm phán trực tiếp, việc đàm phán thường diễn ra ở văn phòng đại diện của khách hàng hoặc tại văn phòng của Công ty KMG. Người trực tiếp đứng ra chủ trì việc đàm phán là Phó Giám đốc Công ty.Đối với những giao dịch lớn hoặc những giao dịch lần đầu, Công ty thường áp dụng kiểu đàm phán trực tiếp để hai bên có thể trao đổi kĩ cũng như hiểu rõ về đối tác. Đối với những khách hàng đã làm việc lâu thì chỉ cần đàm phán qua điện thoại, sau đó xác nhận thông tin đã đàm phán lại bằng email để làm bằng chứng cho những thỏa thuận đó.Hợp đồng giao nhận hàng hóa với khách hàng ngoài phần mở đầu ghi rõ bên ủy thác, bên nhận ủy thác và phần kết thúc là chữ kĩ của hai bên, phần quan trọng nhất của hợp đồng thường gồm có các điều khoản sau:Phạm vi ủy thác: qui định rõ những công việc mà khách hàng yêu cầu Công ty thực hiện tùy tính chất từng lô hàng như: mua bảo hiểm, lên tờ khai, xin CO, đưa hàng hóa đi kiểm nghiệm, kiểm dịch, vận chuyển hàng hóa đến địa điểm qui định,…Mức thù lao ủy thácQuyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham giaThời hạn có hiệu lực của hợp đồng

QUI TRÌNH TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CƠNG TY TNHH TỒN CẦU KHẢI MINH (KMG) Sơ đồ qui trình thực tế giao nhận hàng hóa xuất đường biển công ty KMG Sơ đồ 1: Sơ đồ qui trình thực tế giao nhận hàng hóa xuất đường biển cơng ty KMG TÌM KHÁCH HÀNG, ĐÀM PHÁN VÀ KÍ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬN YÊU CẦU LÔ HÀNG TỪ KHÁCH HÀNG ĐẶT CHỖ VỚI HÃNG TÀU VÀ NHẬN BOOKING NOTE CHUẨN BỊ HỒ SƠ KHAI BÁO HẢI QUAN NHÂN HÀNG TỪ KHO CỦA KHÁCH HÀNG VÀ VẬN CHUYỂN RA CẢNG LÊN TỜ KHAI TRÊN HỆ THỐNG ECUS/VNASS LẬP BILL OF LADING XIN GIẤY CHỨNG NHẬN XUẤT XỨ Giải thích sơ đồ qui trình thực tế giao nhận hàng hóa xuất cơng ty HUNtại TRÙNG KMG 2.1 Tìm khách hàng, đàm phán kí hợp đồng giao nhận  Tìm kiếm khách hàng MUA BẢO HIỂM Đây nhiệm vụ phận Sale Bộ phận dùng chiến lược marketting quảng cáo để đưa dịch vụ đến với khách hàng Đặc biệt khách hàng có nhu cầu xuất TỔNG KẾT FILE THỦ TỤC HẢI QUAN TẠI CẢNG GỬI PRE-ALERT CHO ĐẠI LÝ NƯỚC NHẬPLÀM KHẨU nhập hàng hóa tìm kiếm đối tác giúp làm nghiệp vụ để xuất hàng nhập hàng Hoặc khách hàng có cước hàng xuất đường biển qua cơng ty, họ có nhu cầu cần công ty cung cấp dịch vụ làm thủ tục hải quan, vận chuyển lơ hàng xuất nhân viên sale tiến hành chào giá dịch vụ khách hàng đồng ý với giá thỏa thuận hợp đồng dịch vụ kí kết để làm sở pháp lí cho hoạt động sau Công ty HISAKADO khách hàng cụ thể Cơng ty TNHH Tồn Cầu Khải Minh  Đàm phán kí kết hợp đồng Việc đàm phám kí kết hợp đồng nhân viên Bộ phận kinh doanh thực Thông thường khách hàng lớn giao dịch thường xuyên, hợp đồng thực vài lần giao dịch từ làm cho giao dịch sau Phương thức đàm phán mà Công ty thực bao gồm đàm phán trực tiếp, đàm phán qua email đàm phán qua điện thoại Đối với đàm phán trực tiếp, việc đàm phán thường diễn văn phòng đại diện khách hàng văn phòng Cơng ty KMG Người trực tiếp đứng chủ trì việc đàm phán Phó Giám đốc Công ty Đối với giao dịch lớn giao dịch lần đầu, Công ty thường áp dụng kiểu đàm phán trực tiếp để hai bên trao đổi kĩ hiểu rõ đối tác Đối với khách hàng làm việc lâu cần đàm phán qua điện thoại, sau xác nhận thông tin đàm phán lại email để làm chứng cho thỏa thuận Hợp đồng giao nhận hàng hóa với khách hàng ngồi phần mở đầu ghi rõ bên ủy thác, bên nhận ủy thác phần kết thúc chữ kĩ hai bên, phần quan trọng hợp đồng thường gồm có điều khoản sau: - Phạm vi ủy thác: qui định rõ công việc mà khách hàng yêu cầu Cơng ty thực tùy tính chất lơ hàng như: mua bảo hiểm, lên tờ khai, xin C/O, đưa hàng hóa kiểm nghiệm, kiểm dịch, vận chuyển hàng hóa đến địa điểm qui định,… - Mức thù lao ủy thác - Quyền lợi nghĩa vụ bên tham gia - Thời hạn có hiệu lực hợp đồng 2.2 Nhận yêu cầu lô hàng từ khách hàng Những thông tin mà nhân viên kinh doanh tiếp nhận từ khách hàng sau: Loại hàng: Căn vào loại hàng, số lượng hàng mà công ty tư vấn cho khách hàng loại container phù hợp ( hàng tươi sống , rau tươi chọn cont lạnh:20’RF,40’RH tùy vào số lượng hàng; hàng bách hóa nơng sản chọn cont khơ: 20’DC, 40’DC 40’HC “đối với hàng cồng kềnh”).Cũng quy định nước nhập mặt hàng Ví dụ như: hàng thực phẩm phải có giấy kiểm dịch vệ sinh an tồn thực phẩm, hàng gỗ phải khử trùng… Cảng đi, cảng đến: Đây yếu tố định giá cước vận chuyển khoảng cách vận chuyển gần, thời gian vận chuyển ngắn cước phí thấp ngược lại Hãng tàu: Tùy vào nhu cầu khách hàng đến cảng mà nhân viên kinh doanh tư vấn cho khách hàng chọn dịch vụ hãng tàu uy tín với giá cước phù hợp.Tuy nhiên có số khách hàng quen sử dụng dịch vụ hãng tàu cho hàng hóa cơng ty xét báo giá cước cho khách hàng biết Thời gian dự kiến xuất hàng để cơng ty tìm lịch trình tàu chạy phù hợp Cụ thể thông tin hàng ban đầu KMG nhận khách hàng HISKADO gồm thơng tin sau: - CẢNG ĐI: HỒ CHÍ MINH, VIỆT NAM - CẢNG ĐẾN: OSAKA, JAPAN - SỐ LƯỢNG: 1X20 GP - TÊN HÀNG: STEEL PRODUCT - NGÀY ĐI: 18 JUL 2.3 Đặt chỗ với hãng tàu nhận booking note Bộ phận chăm sóc khách hàng (cust team) booking request khách hàng HISAKADO gửi booking request đến hãng tàu có lịch trình phù hợp để đặt chỗ Sau hãng tàu xác nhận việc đặt chỗ thành công cho phận chăm sóc khách hàng cách gởi booking confirmation hay booking note Bộ phận chăm sóc khách hàng nhận Booking note hãng tàu MOL với thông tin cần thiết sau: - Số booking: 15456687596A Tên tàu/Số chuyến: BELLA SCHULTE V.0002 Cảng xếp hàng (port of loading): CAI MEP Cảng giao hàng ( port of delivery): OSAKA Container: 1x20GP Ngày tàu chạy: 18/06/2017 Ngày tàu đến: 26/06/2017 Cảng chuyển tải ( port of discharge (nếu có): Bãi duyệt lệnh cấp container rỗng: CAT LAI Giờ cắt máng( losing time): 22H 16/06/2017 Lập booking profile: Nhân viên chăm sóc khách hàng lập booking profile để kê khai sơ lược thông tin lô hàng chuyển cho phận chứng từ theo dõi tiếp Những thông tin booking profile gồm: Tên người gửi hàng (công ty xuất khẩu), người phụ trách, số điện thoại/fax, tên hãng tàu, cảng đi, cảng đến, ngày tàu chạy, điều khoản toán cước: trả trước (freight prepaid) hay trả sau ( freight collect), giá mua, giá bán, phụ phí liên quan,… BOOKING 2.4 Nhận hàng từ kho khách hàng vận chuyển cảng Sau nhận booking note từ phận chăm sóc khách hàng phận chứng từ theo dõi tiếp tiến độ lô hàng Bộ phận chứng từ trực tiếp gửi booking note cho khách hàng kiểm tra đồng thời gửi cho phận Logistics để xếp điều động phương tiện vận tải lên kế hoạch cho việc đóng hàng Đối với hãng tàu việc đổi lệnh cấp cont rỗng thực qua mail trực tiếp cảng Với hãng tàu MOL phận logistics & giao nhận sử dụng booking note để đổi lệnh lấy cont rỗng trực tiếp cảng Nhân viên giao nhận đem booking note đến phòng điều độ hãng tàu ( thường cảng hãng tàu định) để lấy đổi lệnh cấp cont rỗng Ớ bước phòng điều độ cảng giao cho nhân viên giao nhận hồ sơ gồm : packing list container, seal tàu, vị trí cấp container, lệnh cấp container có ký tên điều độ cảng cho phép lấy container rỗng Nhân viên giao nhận giao hồ sơ cho tài xế kéo container đến bãi định hãng tàu xuất trình lệnh cấp container rỗng duyệt, đóng phí nâng container cho phòng thương vụ bãi lấy conttainer rỗng vận chuyển đến kho người xuất đóng hàng Sau đóng hàng xong vận chuyển container có hàng hạ bãi cảng chờ xếp hàng ( theo booking confirm) đóng phí hạ container cho cảng vụ 2.5 Chuẩn bị chứng từ hồ sơ lên tờ khai hệ thống ECUS5/VNACCS  Chứng từ cần thiết cho việc khai hải quan hệ thống Bộ phận logistics & giao nhận công ty Khải Minh phải chuẩn bị chứng từ sau cho việc khai hải quan hệ thống Bộ hồ sơ gồm chứng từ sau thường cung cấp từ khách hàng HISAKADO: - Hợp đồng ngoại thương số EX170612 Hóa đơn thương mại số EXI-170612 Packing list số EXP-170612 Booking số 15456687596A Khi chuẩn bị hồ sơ này, nhân viên phận logistics cần lưu ý kiểm tra thông tin chứng từ xem thông tin người xuất có với thơng tin khách hàng cung cấp trước hay khơng Đối với khách hàng phận logistics cần kiểm tra thêm thông tin khách hàng đăng kí tài khoản hệ thống hải quan Việt Nam hay chưa để tiến hành lên tờ khai Lên tờ khai hệ thống ECUS5/VNACCS Sau có tất thơng tin chứng từ lô hàng, kiểm tra tập hợp  chứng từ hoàn chỉnh, nhân viên phận logistics dựa vào Contract, Bill of Lading, Commercial Invoice, Packing List để nhập thông tin tờ khai tiến hành khai báo hải quan phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5 – VNACCS: Sơ đồ 2.1: Các bước khai hải quan điện tử Đăng nhập hệ thống khai hải quan điện tử Nhập liệu khai báo Khai báo trước IDA Sửa đổi bổ sung Sai Nhập kết phản hồi Đúng In tờ khai Khai báo thức IDC Nhận kết phân luồng Nhận số tờ khai Đăng nhập vào hệ thống khai báo hải quan điện tử Tổng cục Hải quan, chọn đơn vị Hải quan khai báo: - Tên HQ: Chi cục HQ CK Cảng Sài Gòn KVI Mã: 02CI Đăng ký thông tin doanh nghiệp khai báo Hải quan điện tử Tại trang chủ chọn mục “Tờ khai xuất nhập khẩu” chọn “Đăng ký tờ khai xuất khẩu” Hệ thống lên bảng “Tờ khai xuất khẩu” Hình 2.2: Đăng kí thơng tin doanh nghiệp • Tiến hành nhập liệu tiêu chí cần thiết tờ khai hải quan điện tử Màn hình gồm trang (Doanh nghiệp làm việc trang đầu) Thông tin chung Thông tin container Danh sách hàng Chỉ thị Hải quan Kết xử lý tờ khai Quản lí tờ khai Các màu trắng nhập liệu thủ công bằng tay, riêng ô màu đậm hệ thống tự động mặc định nhập liệu Ví dụ: Ô 1: Người xuất khẩu, sau đăng ký tên doanh nghiệp khai báo, mở tờ khai xuất hệ thống tự động nhập liệu vào tên, mã số, địa doanh nghiệp Hình 2.3: Đăng kí thơng tin doanh nghiệp Hình 2.4: Khai hải quan điện tử ECUS5-VNACCS giao diện thông tin chung Hình 2.5: Khai hải quan điện tử ECUS5 – VNACCS giao diện thơng tin container Hình 2.5: Khai hải quan điện tử ECUS5 – VNACCS giao diện danh sách hàng • Sau nhập đầy đủ liệu cần thiết để đăng ký tờ khai xuất khẩu, nhân viên giao nhận tiến hành khai báo trước IDA Chọn “Khai báo trước IDA”, hệ thống gửi tờ khai đến Hải quan, để gửi tờ khai đến Hải quan cần phải có tên mật kết nối đến Hải quan (người khai liên lạc với chi cục Hải quan nơi làm thủ tục để cấp tên truy nhập mật khẩu.Thường nhân viên khai báo công ty cấp) Nhập tên truy nhập mật sau chọn “Chấp nhận” • Nhận kết phản hồi số tờ khai • Cơ quan Hải quan sau tiếp nhận tờ khai hải quan điện tử tiến hành kiểm tra tính - - hợp lệ tờ khai Cán Hải quan tiếp nhận tờ khai kiểm tra lại toàn nội dung tờ khai, đặc biệt nội dung tên hàng, mã số hàng hóa, thuế suất xuất phần khai thuế người khai báo Nếu tất nội dung hợp lệ quan Hải quan cấp số tờ khai cho doanh nghiệp Nếu có sai sót có nội dung khai báo khơng hợp lệ quan Hải quan phản hồi lại yêu cầu doanh nghiệp chỉnh sửa, bổ sung Khi chứng từ doanh nghiệp hợp lệ quan Hải Quan cấp cho doanh nghiệp số tờ khai Trường hợp doanh nghiệp khai báo sai chứng từ khơng rõ ràng quan Hải Quan gửi phản hồi yêu cầu doanh nghiệp bổ sung điều chỉnh Nếu quan Hải quan yêu cầu doanh nghiệp gửi chứng từ Hợp đồng ngoại thương, Invoice, Packing list, Bill of Lading…để quan Hải quan đối chiếu doanh nghiệp phải scan chứng từ vào mục “Chứng từ kèm theo tờ khai” gửi cho quan Hải quan Trường hợp tờ khai cấp số, doanh nghiệp hủy khai báo mà chỉnh sửa Ví dụ: thuế suất xuất áp sai 10%, tờ khai cấp số sau tìm tờ khai khai báo, vào mục “Kết xử lý tờ khai”, nhập số tham chiếu, bảng “Kết xử lý tờ khai” chọn mục “Sửa tờ khai” Khi đó, hệ thống hỏi doanh nghiệp có muốn tiến hành sửa tờ khai hay không? Chọn “Yes” để sửa tờ khai Sau sửa xong, doanh nghiệp khai báo lại tờ khai lên Hải quan chờ lấy phản hồi nội dung sửa chấp nhận Việc chỉnh sửa phải có xác nhận cán Hải quan Doanh nghiệp cần in tờ khai chỉnh sửa, điền thông tin trước sau chỉnh sửa, nộp kèm tờ khai để làm thủ tục Tờ khai chỉnh sửa phải có dấu chữ ký cán Hải quan doanh nghiệp Vì tất nội dung tờ khai Công ty TNHH HISAKADO hợp lệ nên sau cán Hải quan kiểm tra xong cấp số Số tờ khai: 301379522900 Ngày đăng ký: 15/06/2017 Sau nhận số tờ khai, nhân viên phận logistics cần kiểm tra kỹ lại lần cách in thử tờ khai, điều giúp nhân viên chứng từ dễ dàng kiểm tra thơng tin quan trọng • Khai báo thức IDC nhận kết phân luồng Sau kiểm tra kí thơng tin tờ khai in thủ, nhân viên chứng từ tiến hành khai thức IDC chờ phản hồi quan Hải Quan để xem kết phân luồng tờ khai, thủ tục hải quan điện tử phân thành 03 luồng : xanh, vàng, đỏ Và phản hồi cho doanh nghiệp kết phân luồng: Tờ khai phân luồng Số tờ khai: 301400445750 Loại hình: B11 Tờ khai phân luồng: (Luồng xanh) • Tính thuế nộp thuế Đối với hàng hóa xuất phủ Việt Nam khuyến khích doanh nghiệp việc áp thuế 0% cho đa số mặt hàng xuất Vì trường hợp HISAKADO khơng phải đóng khoản thuế xuất Sau nhận thông báo truyền tờ khai thành công thông báo kết phân luồng, nhân viên phận logistics Công ty TNHH KMG in tờ khai thức đồng thời gửi kết dến cơng ty HISAKADO sau kiểm tra xác 2.4 Lập bill of lading Sau nhận booking từ phận chăm sóc khách hàng, song song với việc phận logistics theo dõi việc đóng hàng lên tờ khai phận chứng từ lập bill of lading nháp để gửi cho khách Dựa chứng từ khách hàng cung cấp, phận chứng từ sử dụng chi tiết cần thiết để lập BL Những thông tin cần thiết thường gọi SI (shipping instruction) Và BL công ty KMG cấp cho khách hàng gọi House BL SÔ HBL: KMGOSA1706006 Sau xác nhận nháp email, nhân viên chuyển chi tiết Bill cho hãng tàu để làm MB/L Với thao tác nhân viên chứng từ việc trình SI cho MBL phải kịp thời, nhanh chóng xác SỐ MBL: MOLU15456687596 Lưu ý: Để việc hàng hóa khai báo cách xác đảm bảo thời gian tàu chạy hãng tàu thường có giới hạn thời gian cho việc trình SI lập MBL KMG phải theo dõi nhắc nhở khách xác nhận thông tin trước thời gian hãng tàu đưa Nếu việc khai báo xảy sai sót sau thời gian bị phạt phí tầm 40USD-50 USD cho lần sửa chữa 2.5 Trình VGM cho hãng tàu VGM (Verified Gross Mass) quy định cơng ước SOLAS u cầu tồn chủ hàng (shipper) phải thực việc xác định khối lượng container chứa hàng, quy định có hiệu lực vào ngày tháng năm 2016 Nhân việc chứng từ phải nắm qui định cách tính VGM để phổ biến cho khách hàng nắm rõ Vì khơng có chứng nhận VGM container khơng xếp lên tàu VGM có cách tính sau: - Phương pháp thứ – Phương pháp cân: Sử dụng thiết bị cân tiêu chuẩn, người gửi hàng (shipper) hay bên thứ ủy quyền người gửi hàng phải cân container đóng hàng đóng seal - Phương thức thứ hai – Phương pháp Tính tốn: Người gửi hàng bên thứ ủy quyền cân tất kiện, hàng hóa, pallet, vật liệu để chèn lót hàng hóa… Tổng giá trị trọng lượng vỏ container VGM Tuy nhiên phương thức cần phải xác nhận thơng qua tổ chức có thẩm quyền Thường doanh nghiệp sử dụng phương pháp thứ để tính VGM Thường VGM phải trình cho cảng để hạ container nên HISAKADO lập xong bảng chứng nhận VGM giao cho nhân viên giao nhận KMG cấp cho cảng gốc Ngồi HISAKADO phải gửi thêm scan cho phận chứng từ để phận chứng từ gửi cho hãng tàu Trình VGM thao tác quan trọng có thời gian giới hạn thời gian cụ thể Đối với hãng tàu MOL thời gian trình VGM nêu rõ booking 22H 16/06/2017 2.6 Xin giấy chứng nhận xuất xứ Đầu tiên nhân viên phòng Logistics lập C/O nháp, scan gửi khách hàng kiểm tra yêu cầu xác nhận email Sau thông tin xác, nhân viên lên trang web saigonnewport.com.vn để theo dõi lịch tàu chạy Khi tàu chạy, nhân viên lên trang ecosys.gov.vn để khai báo C/O sau truyền lên Bộ Công thương, Bộ Công thương trả số C/O Nhân viên tiến hành hoàn thành hồ sơ xin C/O bao gồm: - Đơn đề nghị cấp C/O (1 bản) Form C/O ecosys duyệt hệ thống (1 bản) Form C/O để trống (3 bao gồm: original, duplicate, triplicate) Tờ khai gốc tờ khai y Vận đơn (đóng dấu đại lý) Invoice, Packing list, Sale Contract (mỗi giấy tờ gốc) Qui trình sản xuất (1 bản) Bảng kê khai nguyên phụ liệu (1 bản) Chứng từ chứng minh nguồn gốc nguyên phụ liệu (trường hợp mua nước y hóa đơn, nhập nước ngồi y tờ khai, trường hợp mua Việt Nam có hóa đơn đỏ y Chứng minh nhân dân người bán) Sau chuẩn bị đủ hồ sơ, nhân viên giao nhận trường Công ty đem hồ sơ lên Bộ Công thương VCCI để nộp Vì lơ hàng thực xuất Nhật nên hồ sơ xin C/O form AJ, nộp Văn phòng quản lý Xuất nhập khu vực phía Nam trực thuộc Bộ Công thương Lưu ý thời gian tới nộp từ 7:30 – 11:30 sáng 13:30 – 16:30 ngày làm việc, thời gian tới nhận sau (và không ngày) làm việc kể từ hồ sơ tiếp nhận - VCCI: Tiếp nhận hồ sơ xin C/O form A, B, Textile, ICO, Mexico form khác Văn phòng quản lý Xuất nhập khu vực phía Nam trực thuộc Bộ Cơng thương: Tiếp nhận hồ sơ xin C/O form AK, A, D, E, S, AJ, VJ, Kimberbley, E/L, mã MID loại khác 2.7 Hun trùng Hun trùng biện pháp thường sử dụng xịt hóa chất xử lý mối, mọt, nói chung loại trùng có (các loại tuyến trùng, giun nhỏ,…), để khử trùng hàng làm gỗ có liên quan đến gỗ để tránh bị nhiễm vận chuyển - hàng hóa, hòng trừ phát tán vi sinh vật sống kí sinh mạch gỗ quốc gia giới Bộ chứng từ cần thiết để hun trùng: Hóa đơn thương mại Phiếu đóng gói Vận đơn đường biển Lưu ý: Nếu hàng hóa nhập khơng đáp ứng việc hun trùng hàng hóa bị trả lại phạt tiền cấm nhập vào nước Trên thực tế có nhiều công ty Việt Nam gặp vấn đề Trong trường hợp công ty xuất quên hun trùng hàng hóa Việt Nam xử lí cách thuê công ty dịch vụ khử trùng cảng chuyển tải đương nhiên chi phí khơng nhỏ Nên cơng ty dịch vụ KMG phải nắm đặc điểm hàng hóa phải hun trùng để tư vấn cho khách Chi phí hun trùng Việt Nam tầm 300.000VND/cont bao gồm thuế 2.8 Mua bảo hiểm - Công ty KMG nhận yêu cầu mua bảo hiểm cho lô hàng từ khách hàng HISAKADO Phòng chứng từ xếp chuẩn bị chứng từ để mua bảo hiểm cho khách hàng Những chứng từ cần thiết để mua bảo hiểm: Hợp đồng thương mại Hóa đơn thương mại Bill of lading Thơng tin phương tiện vận chuyển nội địa Chứng từ bảo hiểm chứng từ quan bảo hiểm cấp cho đơn vị xuất nhập để xác nhận việc hàng hóa bảo hiểm, đồng thời coi chứng hợp đồng bảo hiểm KMG gửi chứng từ cần thiết cho công ty bảo hiểm Bảo Long để mua bảo hiểm cho lô hàng Khi nhận yêu cầu từ KMG Bảo Long gửi giấy chứng nhận bảo hiểm nháp cho phận chứng từ kiểm tra Bộ phẩn chứng từ dựa thông tin chứng tuqf cung cấp để xác nhận cho BẢo Long Sau nhận xác nhận từ phận chứng từ Bảo Long phát hành gốc chuyển phát nhanh cho KMG KMG tập hợp chứng từ khách để giao cho khách hồn tất lơ hàng 2.9 Làm thủ tục hải quan cảng Nhân viên giao nhận phải chuẩn bị hồ sơ khai hải quan Bộ hồ sơ bao gồm: - Tờ khai Hải quan số 301379522900 : 02 Hợp đồng ngoại thương số EX1706012: 01 Bill of Lading số KMGOSA1706006: 01 Hóa đơn thương mại số EXI-1706012: 01 01 Packing list số EXP-1706012: 01 01 Giấy giới thiệu : 01 Giấy ủy quyền - C/O gốc Form AJ : Giấy chứng nhận hun trùng Khi chuẩn bị hồ sơ này, nhân viên giao nhận cần lưu ý: - Những giấy tờ y phải có chữ ký, dấu doanh nghiệp dấu “sao y chính” Con dấu chữ ký giấy tờ làm thủ tục thơng quan giấy tờ khác có liên - quan phải quán với – phải dấu chữ ký doanh nghiệp Khi tới hải quan khu vực làm thủ tục thông quan, cần đem theo giấy phép đăng ký kinh - doanh, giấy đăng ký mã số thuế xuất nhập để trình cho hải quan lúc cần thiết Tên người bán, người mua chứng từ phải quán với Sau đóng hàng, kiểm nghiệm, kiểm dịch (nếu có), làm thủ tục hải quan, niêm phong kẹp chì nhân viên giao nhận tiến hàng giao container cho hãng tàu bãi Container (CY) trước Closing time để hàng tàu vào sổ tàu Lưu ý: Với lô hàng thuộc luồng vàng luồng đỏ phải qua quan HQ kiểm hóa sau kiểm hóa lơ hàng Cán Hải quan tiến hành kiểm hóa kiểm tra chi tiết hồ sơ, bao gồm: Số lượng hàng, đơn giá bán có phù hợp khơng, có q thấp khơng Nếu đơn giá q thấp đề xuất tham vấn giá để đưa mức hải quan chấp nhận thông qua nghiệp vụ tham vấn Sau kiểm tra cách áp mã số hàng hóa doanh nghiêp có phù hợp khơng, có ưu đãi xuất xứ không…Người làm thủ tục hải quan (nhân viên giao nhận) phải giải trình vấn đề mà cán Hải quan yêu cầu bảo vệ mà khai tờ khai hải quan Gửi pre-alert cho đại lý nước nhập Bộ phận chứng từ làm thao tác cần thiết gửi chứng từ liên quan đến lô hàng cho đại lý đầu nhập chứng từ thường bao gồm: Master BL, House BL, invoice, packing list… Để đại lý nắm tình hình lơ hàng chuẩn bị cho bước làm thủ tục hàng nhập Đại lý Nhật dựa thông tin KMG cung cấp để trực tiếp liên hệ với người nhận hàng Nhật 2.11 Tổng kết file Nhân viên chứng từ lập Advance Payment liệt kê khoản KMG chi trước 2.10 Debit note để thu tiền khách hàng HISAKADO, sau yêu cầu hãng tàu xuất hóa đơn cước chuyển cho phận kế tốn Nhân viên phòng kế tốn nhập tồn thơng tin vào phần mềm quản lý, tính tốn chi phí, lợi nhuận cho lơ hàng kết thúc việc thực hợp đồng Đánh giá qui trình giao nhận hàng hóa xuất đường biển cơng ty KMG 3.1 Ưu điểm - - Nhân viên sales có kinh nghiệm, nắm vững quy trình tư vaasnkix cho khách hàng, số hợp đồng kí kết tăng dần Bộ phân chăm sóc khách hàng làm việc nhanh chóng, nhận yêu cầu khách hàng thời gian ngắn gửi booking note cho khách hàng Bộ phận logistics xếp thời gian hợp lí để điều xe đóng hàng cho khách Nhân viên giao nhận làm việc 24/24 để hỗ trợ khách hàng tốt 3.2 Nhược điểm Cơ sở vật chất chưa đầy đủ để khắc phục tình trạng chậm trễ kéo container Nhân viên giao nhận trẻ động thiếu kinh nghiệm, chưa nắm vững nghiệp vụ, quy trình vận tải Đã phân chia cơng việc cho nhân viên nhiều lý phải thay đổi kế hoạch khiến cho công việc nhân viên bị chồng chéo Nhân viên phòng logistics phòng chứng từ chưa phối hợp nhịp nhàng để lô hàng theo qui trình cách sn sẻ Tình trạng khách hàng cung cấp chứng từ trễ thường xuyên xảy Chưa tính tốn thời gian hợp lí để xử lí hàng hóa kiểm tra cảng Hoạt động giao nhận công ty thường dồn vào tháng cuối năm, tháng đầu năm hoạt động giao nhận Công ty thường vắng khách Nguyên nhân phụ thuộc lớn vào thị trường xuất nhập mà thị trường xuất nhập nước ta lại sôi động tháng cuối năm Vấn đề ảnh hưởng lớn tới kết hoạt động kinh doanh cơng ty Nhiều khách hàng có cơng nợ dài ngày gây khó khan cho cơng ty/ Phương tiên vận tải lỗi thời, không phù hợp Các xe đầu kéo công ty KMG hầu hết xe đầu kéo Volvo đời 2004 Hoa Kỳ có đầu kéo to, trọng tải kéo, công suất động lớn, khơng thích hợp cho địa hình nước ta Ngồi ra, chi phí chạy dầu, phí bảo trì, chi phí sửa chữa chuyên dụng, phụ tùng thay đề đắt đỏ  ...nhập hàng hóa tìm kiếm đối tác giúp làm nghiệp vụ để xuất hàng nhập hàng Hoặc khách hàng có cước hàng xuất đường biển qua công ty, họ có nhu cầu cần cơng ty cung cấp dịch vụ làm thủ tục... lơ hàng kết thúc việc thực hợp đồng Đánh giá qui trình giao nhận hàng hóa xuất đường biển công ty KMG 3.1 Ưu điểm - - Nhân viên sales có kinh nghiệm, nắm vững quy trình tư vaasnkix cho khách hàng, ... xử lí hàng hóa kiểm tra cảng Hoạt động giao nhận công ty thường dồn vào tháng cuối năm, tháng đầu năm hoạt động giao nhận Công ty thường vắng khách Nguyên nhân phụ thuộc lớn vào thị trường xuất