De 5 văn bản trong giao dịch thương mại QT

Để xuất khẩu có hiệu quả thì doanh nghiệp cần hiểu rõ quy trình thực hiện một giao dịch thương mại quốc tế và các văn bản trong quá trình giao dịch.. Cấu trúc của đề tài Ngoài phần mở đầ

Trang 1

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Cấu trúc của đề tài 1

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN GIAO DỊCH THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ 2

1.1 Văn bản giao dịch thương mại quốc tế 2

1.1.1 Khái niệm giao dịch thương mại quốc tế 2

1.1.2 Khái niệm văn bản giao dịch thương mại quốc tế 2

1.1.3 Đặc điểm của văn bản giao dịch thương mại quốc tế 2

1.1.4 Căn cứ điều chỉnh văn bản giao dịch thương mại quốc tế 2

1.2 Các văn bản trong giao dịch thương mại quốc tế theo các bước giao dịch 3

1.2.1 Thư hỏi hàng 3

1.2.2 Thư chào hàng 3

1.2.3 Đơn đặt hàng 4

1.2.4 Thư hoàn giá 5

1.2.5 Thư chấp nhận 5

1.2.6 Biên bản xác nhận 5

CHƯƠNG II: THỰC HÀNH CÁC VĂN BẢN TRONG GIAO DỊCH THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ 7

2.1 Giới thiệu về các đối tượng tham gia trong giao dịch thương mại quốc tế 7

2.1.1 Công ty Cổ phần thiết bị y tế Bảo Anh - Việt Nam (bên mua) 7

2.1.2 Giới thiệu về Công ty hệ thống y tế AMX - Ấn Độ 7

2.1.3 Giới thiệu về đối tượng giao dịch 8

2.2 Trình diễn các văn bản trong giao dịch thương mại quốc tế 9

2.2.1 Thư hỏi hàng (Inquiry/ Enquiry) 9

2.2.2 Thư chào hàng (Offer) 10

2.2.3 Thư hoàn giá (Counter offer or order) 11

2.2.4 Thư trả lời hoàn giá 12

2.2.5 Đơn đặt hàng (Order) 13

2.2.6 Thư chấp nhận (Acceptance) 14

2.2.7 Biên bản xác nhận (Sale confirmation) 15

KẾT LUẬN 17

Trang 2

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Cùng với sự phát triển và hội nhập của nền kinh tế thế giới, Việt Nam cũng đã và đang từng bước giao lưu hợp tác quốc tế, tạo nhiều cơ hội hợp tác buôn bán với các quốc gia trên thế giới Hoạt động xuất nhập khẩu đóng một vai trò vô cùng quan trọng cho sự phát triển của đất nước

Xuất nhập khẩu không chỉ đem lại nguồn ngoại tệ lớn cho đất nước mà thông qua đó còn giải quyết nhu cầu việc làm cho rất nhiều công nhân Việt Nam Để xuất khẩu có hiệu quả thì doanh nghiệp cần hiểu rõ quy trình thực hiện một giao dịch thương mại quốc tế và các văn bản trong quá trình giao dịch Trong đó vai trò của văn bản giao dịch có ý nghĩa quan trọng, mang tính quyết định đến sự thành công hay thất bại của giao dịch

Vì vậy, em đã chọn chủ đề soạn thảo các văn bản theo các bước giao dịch giữa công ty Cổ phần thiết bị y tế Bảo Anh (Việt Nam) và Công ty AMX Medical Systems (Ấn Độ) làm tiểu luận kết thúc học phần văn bản giao dịch thương mại quốc tế

Tuy đã vận dụng hết kiến thức cũng như kinh nghiệm đã được trang bị, trong quá trình viết bài vẫn còn nhiều sai sót, hạn chế rất mong nhận được những ý kiến đóng góp từ các thầy, cô phụ trách chuyên môn để giúp em hoàn thiện bài tiểu luận này được tốt hơn

Em xin chân thành cảm ơn !

2 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu kết cầu của tiểu luận gồm 2 chương:

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN GIAO DỊCH THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

CHƯƠNG II: THỰC HÀNH CÁC VĂN BẢN TRONG GIAO DỊCH THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

Trang 3

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN GIAO DỊCH THƯƠNG MẠI

QUỐC TẾ 1.1 Văn bản giao dịch thương mại quốc tế

1.1.1 Khái niệm giao dịch thương mại quốc tế

Trong thương mại quốc tế, người ta thường phải tiếp xúc, thảo luận và đàm phán để xây dựng các mối quan hệ thương mại, điều chỉnh mối quan hệ đó

để đạt mục tiêu chung, trong quá trình đó người ta thương lượng, thỏa hiệp và thuyết phục để đạt mục tiêu của mỗi bên, đó là quá trình giao dịch Quá trình này có thể diễn ra trực tiếp hoặc gián tiếp, có thể tiến hành theo cách thức thông thường hoặc cũng có thể phải tuân thủ theo một số những quy trình đặc biệt nào

đó, quá trình đó gọi là giao dịch thương mại quốc tế

1.1.2 Khái niệm văn bản giao dịch thương mại quốc tế

Văn bản giao dịch thương mại quốc tế là văn bản được hình thành trong quá trình hoạt động của các chủ thể khi tham gia vào giao dịch thương mại quốc

tế, mang nội dung và mục đích kinh tế thương mại Hình thức của văn bản giao dịch thương mại quốc tế phải phù hợp với luật pháp, thông lệ quốc tế và tập quán quốc tế

1.1.3 Đặc điểm của văn bản giao dịch thương mại quốc tế

- Mang nội dung, mục đích kinh tế thương mại

- Hình thức phù hợp với luật pháp, thông lệ quốc tế và tập quán quốc tế

- Phạm vi di chuyển của văn bản rộng rãi (phạm vi quốc tế)

- Ngôn ngữ dùng trong văn bản giao dịch thương mại quốc tế thường là những ngôn ngữ phổ biến quốc tế

- Thể hiện sự bình đẳng, dựa trên sự thỏa thuận của các bên trong quá trình giao dịch

1.1.4 Căn cứ điều chỉnh văn bản giao dịch thương mại quốc tế

- Luật pháp quốc tế về thương mại (các hiệp định, công ước quốc tế về thương mại mà các bên tham gia)

Trang 4

- Luật pháp quốc gia (nếu các chủ thể lựa chọn luật pháp quốc gia đó làm căn cứ điều chỉnh Luật pháp quốc gia được chọn có thể là quốc gia của một trong các chủ thể tham gia giao dịch hoặc không phải quốc gia của chủ thể nào)

1.2 Các văn bản trong giao dịch thương mại quốc tế theo các bước giao dịch

1.2.1 Thư hỏi hàng

Nội dung của một hỏi hàng có thể gồm: Việc cung cấp hàng hóa; Tờ rơi hoặc catalogues; Báo giá hoặc giá; Hàng mẫu; Các điều kiện thương mại và chiết khấu; Thời hạn giao hàng và hạn chót; Phương thức vận tải; Bảo hiểm…

- Giá cả mà người mua có thể trả cho mặt hàng đó thường được người mua giữ kín, nhưng để tránh mất thời gian hỏi đi hỏi lại người mua nêu rõ những điều kiện mà mình mong muốn để làm cơ sở cho việc quy định giá: loại tiền, thể thức thanh toán, điều kiện cơ sở giao hàng…

- Cần tuân thủ các quy tắc sau khi viết thư hỏi hàng:

+ Bắt đầu vấn đề hoặc những vấn đề muốn hỏi Người đọc thư sẽ biết ngay thư được gửi đến về vấn đề gì, mục đích là gì

+ Thư hỏi hàng được viết ngắn gọn và vào thẳng vấn đề, nói những gì cần phải nói và kết thúc

+ Nếu thư hỏi hàng của bạn gửi cho một nhà cung cấp mà người mua chưa bao giờ buôn bán với thì cần nói cho họ biết làm cách nào mà bạn có tên và địa chỉ của họ và cung cấp cho họ chi tiết về mình và việc kinh doanh của mình,

ví dụ mặt hàng mà bạn đang kinh doanh

1.2.2 Thư chào hàng

Thư chào hàng trả lời cho một thư hỏi hàng (thư báo giá) có thể đơn giản

là một bức thư chỉ gồm có giá và những thông tin được hỏi Tuy nhiên, thương nhân có ý thức bán hàng sẽ nhân cơ hội này kích thích sự quan tâm của người viết thư hỏi hàng đối với hàng hóa hoặc dịch vụ của mình bằng cách gộp nội dung bán hàng và bảo đảm rằng khách hàng sẽ nhận được sự quan tâm riêng

Một thư báo giá thỏa đáng sẽ gồm những điểm sau: Bày tỏ cảm ơn thư hỏi hàng; Chi tiết về giá, chiết khấu và điều kiện thanh toán; Nói hoặc chỉ rõ giá

Trang 5

gồm những gì (ví dụ bao bì, FOB, CFR, CIF…); Ngày giao hàng; Thời hạn có hiệu lực của thư báo giá (nếu là chào hàng cố định); Bày tỏ hy vọng báo giá sẽ được chấp nhận

Thư chào hàng cũng được gửi khi không có thư hỏi hàng trước đó, khi người cung cấp muốn thu hút sự chú ý của khách hàng hoặc của khách hàng mới đến một sản phẩm hoặc một loại hàng hóa đặc biệt nào đó Lưu ý, chào hàng cố định phụ thuộc vào một số điều kiện nhất định, một thời hạn cụ thể đối với việc nhận đơn đặt hàng

Một thư chào hàng thường nêu: Tên hàng; Chất lượng và quy cách phẩm chất; Số lượng; Giá; Bao bì và ký mã hiệu; Thời hạn giao hàng; Điều kiện thanh toán

1.2.3 Đơn đặt hàng

Người mua đưa ra đơn đặt hàng trong trường hợp mong muốn đề nghị ký kết hợp đồng

Trong đặt hàng người mua nêu cụ thể về hàng hóa định mua và tất cả những nội dung cần thiết cho việc ký kết hợp đồng

Trong thực tế, người ta chỉ đặt hàng với các khách hàng có quan hệ thường xuyên Bởi vậy, ta thường gặp những đặt hàng chỉ nêu: tên hàng, quy cách, phẩm chất, số lượng, thời hạn giao hàng và một vài điều kiện riêng biệt đối với lần đặt hàng đó Về những điều kiện khác, hai bên áp dụng điều kiện chung đã thỏa thuận hoặc những điều kiện của hợp đồng đã ký kết trong lần giao dịch trước

Điểm căn bản của một đơn đặt hàng là tính chính xác và sự rõ ràng, vì vậy cần:

Nêu tất cả các chi tiết về hàng hóa, số lượng, giá cả, và dẫn chiếu số ca –

ta – lô nếu có

Nêu yêu cầu cụ thể về ngày tháng, địa điểm giao hàng, phương thức vận tải

Xác nhận điều kiện thanh toán đã được thỏa thuận ở những lần đàm phán trước

Trang 6

Khác với thư hỏi hàng và thư chào hàng, thư từ liên quan đến đơn đặt hàng rất đơn giản Đôi khi không cần thư từ gì cả thay vào đó người mua dùng mẫu đơn đặt hàng in sẵn

1.2.4 Thư hoàn giá

Người nhận được được chào hàng không chấp thuận hoàn toàn chào đó,

mà đưa ra một đề nghị mới thì đề nghị mới này là trả giá Khi có sự trả giá, chào hàng trước coi như hủy bỏ Trong thương mại quốc tế, mỗi lần giao dịch như vậy thường phải trải qua hiều lần trả giá mới đi đến kết thúc

Nội dung của thư hoàn giá rất linh hoạt, nó phụ thuộc vào nội dung của thư chào hàng hoặc thư hoàn giá được gửi đến trước đó, những sửa đổi bổ sung, mặc cả về giá hoặc về các điều kiện giao dịch khác

Các yếu tố bổ sung hay sửa đổi liên quan đến các điều kiện giá cả, thanh toán, đến phẩm chất và số lượng hàng hóa, địa điểm và thời hạn giao hàng, đến phạm vi trách nhiệm của các bên hay đến sự giải quyết các tranh chấp được coi

là những điều kiện làm biến đổi một cách cơ bản nội dung của chào hàng (Mục

3, Điều 19, Công ước của Liên hợp quốc về hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế (công ước Viên 1980)

1.2.5 Thư chấp nhận

Bên bán hoặc bên mua viết thư chấp nhận để đồng ý hoàn toàn tất cả mọi điều kiện của chào hàng (hoặc đặt hàng hoặc hoàn giá) mà bên kia đưa ra Khi

đó hợp đồng được giao kết

Mọi sự đồng ý được nêu trong thư chấp nhận phải là đồng ý hoàn toàn và

vô điều kiện

1.2.6 Biên bản xác nhận

Trong thương mại quốc tế, các bên giao dịch với nhau thường trong một khoảng thời gian dài Vì vậy những nội dung mà hai bên đã thống nhất cần phải được ghi lại như một bản ghi nhớ cho cả hai bên Hai bên mua và bán, sau khi

đã thống nhất thỏa thuận với nhau về điều kiện giao dịch, có khi cần thận trọng ghi lại mọi điều đã thỏa thuận, thống nhất, gửi cho đối tác Đó là văn kiện xác nhận (Biên bản xác nhận) Xác nhận thường được lập thành 2 bản, bên lập xác

Trang 7

nhận ký trước rồi gửi cho bên kia Bên kia ký xong giữ lại một bản rồi gửi trả lại một bản

Nội dung của xác nhận bao gồm tất cả những điều mà hai bên mua và bán

đã thống nhất, thỏa thuận trong quá trình giao dịch Thường bao gồm những điều khoản cơ bản của một hợp đồng như: Tên hàng; Chất lượng; Số lượng; Vận chuyển; Điều kiện giao dịch; Điều kiện giao dịch; Thanh toán; Đóng gói; Khiếu nại, trọng tài

Trang 8

CHƯƠNG II: THỰC HÀNH CÁC VĂN BẢN TRONG GIAO DỊCH

THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ 2.1 Giới thiệu về các đối tượng tham gia trong giao dịch thương mại quốc tế

2.1.1 Công ty Cổ phần thiết bị y tế Bảo Anh - Việt Nam (bên mua)

Công ty cổ phần thiết bị y tế Bảo Anh được thành lập từ năm 2005, với Giấy phép Đăng ký kinh doanh số ĐKKD 0102382767 do Sở Kế hoạch đầu tư

TP Hà Nội cấp ngày 05/10/2007 bước đầu công ty chuyên nhập khẩu và kinh doanh thiết bị y tế, đến năm 2007 công ty đầu tư vào việc sản xuất thiết bị y tế phục vụ thị trường trong nước và nước ngoài

Với hệ thống máy móc hiện đại, tự động, các sản phẩm công ty sản xuất như ống nghiệm, ống E.D.T.A, ống Serum, đầu côn xanh, đầu côn vàng, lọ đựng bệnh phẩm, mỏ vịt nhựa đã được sử dụng trong rất nhiều bệnh viện lớn như BV Xanh pon, BV Thanh Nhàn, BV K, và rất nhiều BV trên toàn Quốc

Năm 2009 công ty đã xây dựng xưởng cơ khí với diện tích gần 1000 m2, trang bị nhiều máy móc hiện đại, như máy cắt tự động, máy hàn thủy lực, máy

ép thủy lực, chuyên sản xuất các mặt hàng như giường bệnh nhân Inox, tủ đầu giường, bàn sản, xe đẩy cấp cứu … Ngoài ra công ty còn nhận sản xuất theo đơn đặt hàng riêng cho khách hàng

Hiện nay thương hiệu HBA của công ty đã có tín nhiệm trên thị trường thiết bị y tế, với sự đầu tư về sản xuất rất cơ bản công ty mong muốn đưa ra các sản phẩm có chất lượng tốt hơn với giá cạnh tranh nhất

Tên công ty: Công ty Cổ phần thiết bị y tế Bảo Anh

Tên tiếng Anh: Bao Anh Medical Equipment Joint Stock Company

Địa chỉ: Số 104 ngách 24 ngõ 15 - Phương Mai - Đống Đa - Hà Nội

Điện thoại: (84-4) 35 764 067

Email: baoanhjsc@gmail.com

Website: www.thietbiykhoa.vn

2.1.2 Giới thiệu về Công ty hệ thống y tế AMX - Ấn Độ

Trang 9

AMX Medical Systems được thành lập vào năm 1987 Công ty đã được cấp chứng nhận ISI, AERB / BARC và ISO 9001: 2008 và chứng nhận được tham gia sản xuất máy X-quang cao cấp Trong khi phát triển công nghệ hình ảnh chẩn đoán sáng tạo, AMX Medical Systems đã trở thành nhà sản xuất và xuất khẩu đáng tin cậy trong lĩnh vực này AMX Medical Systems là công ty có kinh nghiệm trong phát triển máy X-quang di động 50mA, Máy X-quang di động 60mA, Máy X-quang xách tay 100 mA, Máy X-quang di động 100 mA, Máy X-quang 300 mA, X-quang y tế Máy…

Amx Medical Systems là một trong những nhà cung cấp hàng đầu các hệ thống và thiết bị y tế được sử dụng để đánh giá và theo dõi các bệnh và rối loạn cấp tính và mãn tính Amx Medical Systems được đặt tại khu công nghiệp Mohan Meakin, Ghaziabad, Uttar Pradesh Amx Medical Systems cũng cung cấp các sản phẩm như phụ tùng y tế, cân và dụng cụ đo lường, vv ở mức giá phải chăng cho các bệnh viện và trạm xá Amx Medical Systems chuyên cung cấp các thiết bị y tế tốt nhất để nâng cao trình độ của thực hành y tế Các chuyên gia y tế nhận thấy sản phẩm của Amx Medical Systems có chất lượng cao, đảm bảo cho Amx Medical Systems cơ sở khách hàng ngày càng tăng

Tên công ty: Công ty hệ thống y tế AMX - Ấn Độ

Tên tiếng Anh: AMX MEDICAL SYSTEMS

Địa chỉ: 441, POCKET GH5 & 7, PASCHIM VIHAR, New Delhi

-110087, India

Điện thoại: +91 97182 65567

Email: amxmedicalsystems@gmail.com

Website: http://www.amxmedicalsystems.com/

2.1.3 Giới thiệu về đối tượng giao dịch

Máy X- quang di động: Model: 100 M Màu sắc: Trắng

Vật liệu: Thép không gỉ Nguồn điện: 230V

Kích thước: cao 230 cm

Chụp X-quang: 100 mA at 100 Kvp

Bảo hành: 02 năm

Trang 10

2.2 Trình diễn các văn bản trong giao dịch thương mại quốc tế

2.2.1 Thư hỏi hàng (Inquiry/ Enquiry)

Công ty Cổ phần thiết bị y tế Bảo Anh

Điện thoại: (84-4) 35 764 067

Hà Nội, ngày 25 tháng 11 năm 2017 AMX MEDICAL SYSTEMS

-110087, India

Điện thoại: +91 97182 65567

Kính thưa Ngài Subhash Sharma

Chúng tôi được biết về Amx Medical Systems qua triển lãm y tế tại Medica Düsseldorf - Đức năm 2017 vào tháng 11 vừa qua Tại đây chúng tôi đã rất ấn tượng với các sản phẩm của quý công ty Đặc biệt là các sản phẩm về máy X-quang Các sản phẩm đó rất phù hợp với thị trường của chúng tôi tại Việt Nam Chúng tôi rất mong muốn xây dựng mối quan hệ lâu dài với Quý công ty

Xin hãy vui lòng gửi cataloge và bảng báo giá hiện tại về sản phẩm máy X-quang di động của Quý Công ty Ngoài ra, vui lòng cung cấp cho chúng tôi về những thông số của sản phẩm mà Quý Công ty cung cấp, nếu chất lượng và giá

cả hợp lý chúng tôi sẽ gửi đến Quý Công ty đơn đặt hàng với số lượng lớn trong tương lai

Chúng tôi rất mong sớm nhận được thư hồi âm của quý ngài

Kính chào Hoàng Ngọc Anh Giám đốc

Trang 11

2.2.2 Thư chào hàng (Offer)

AMX MEDICAL SYSTEMS

-110087, India

Điện thoại: +91 97182 65567

Ngày 27 tháng 11 năm 2017 Công ty Cổ phần thiết bị y tế Bảo Anh

Điện thoại: (84-4) 35 764 067

Kính gửi Bà Ngọc Anh

Chúng tôi xin cảm ơn thư của các ngài vào ngày 25 tháng 11 năm 2017 hỏi về máy X-quang di động Hiện nay 06 mẫu tại triển lãm của chúng tôi chỉ còn mẫu DIGITONE 100 M (chiếc màu trắng) Các sản phẩm còn lại chúng tôi chỉ có thể cung cấp cho quý công ty vào năm sau

Công ty chúng tôi có thể cung cấp máy X-quang di động mà Quý công ty yêu cầu Theo những gì mà Quý công ty yêu cầu trong thư hỏi hàng, chúng tôi gửi đến Quý công ty thông tin về máy hút mùi và các điều khoản như sau:

1 Đơn giá: USD 1450/máy, CIF cảng Bombay – Incoterms 2010

2 Đóng gói: máy được đựng trong hộp xốp bên trong hộp catton

3 Thanh toán: thanh toán bằng thư tín dụng không huỷ ngang

Chúng tôi mong muốn được hợp tác với Quý công ty và mong Quý công

ty sẽ đặt hàng trong thời gian sớm nhất

Kính chào Subhash Sharma Giám đốc Marketing

Định dạng
Số trang	18
Dung lượng	56,44 KB