Hoàn thiện hệ thống quản lý 5s tại công ty TNHH may kim toan

Các công trình nghiên cứu nước ngoài 5S đã được nghiên cứu trong một thời gian khá lâu, khoảng những năm 50 của thế kỷ trước, nhưng đến khi tập đoàn Toyota áp dụng thành công phương thứ

BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI:

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ 5S TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN

MAY KIM TOAN

SINH VIÊN THỰC HIỆN : TRẦN THỊ PHƯƠNG HOA

HÀ NỘI - 2018

BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI:

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ 5S TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN

MAY KIM TOAN

Giảng viên hướng dẫn : ThS Lê Huyền Trang Sinh viên thực hiện : Trần Thị Phương Hoa

Chuyên ngành : Quản trị kinh doanh

HÀ NỘI –2018

LỜI CẢM ƠN

Trước hết em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến các thầy cô khoa Kinh tế và quản lý – Trường Đại học Thăng Long đã dạy dỗ, truyền đạt những kiến thức quý báu cho em trong suốt bốn năm học tập và rèn luyện tại trường Em xin cảm ơn cô Lê Huyền Trang, người đã nhiệt tình hướng dẫn em thực hiện khóa luận tốt nghiệp này

Em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo và các cô chú, các anh chị trong Công ty TNHH May Kim Toan đã tạo điều kiện thuận lợi cho em được thực tập tại Công ty, được tiếp xúc thực tế, giải đáp thắc mắc, giúp em có thêm hiểu biết về hệ thống quản

lý 5S của Công ty trong suốt quá trình thực tập

Mặc dù em đã cố gắng để có thể thực hiện đề tài một cách hoàn chỉnh nhất, song

do những hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm, cũng như thời gian thực tập tại Công

ty có hạn nên em không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được sự đóng góp của các thầy cô để khóa luận của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 28 tháng 06 năm 2018

Sinh viên Trần Thị Phương Hoa

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan Khóa luận tốt nghiệp này là do tự bản thân thực hiện có sự hỗ trợ từ giáo viên hướng dẫn và không sao chép các công trình nghiên cứu của người khác Các dữ liệu thông tin thứ cấp sử dụng trong Khóa luận là có nguồn gốc và được trích dẫn rõ ràng

Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về lời cam đoan này!

Sinh viên

Trần Thị Phương Hoa

MỤC LỤC CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU VỀ HỆ

THỐNG QUẢN LÝ 5S TRONG DOANH NGHIỆP 1

1.1 Các công trình nghiên cứu nước ngoài 1

1.2 Các công trình nghiên cứu trong nước 3

1.3 Khoảng trống nghiên cứu 5

CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ 5S TRONG DOANH NGHIỆP 7

2.1 Khái quát về hệ thống quản lý 5S trong doanh nghiệp 7

2.1.1 Khái niệm hệ thống quản lý 5S 7

2.1.2 Vai trò và phạm vi của hệ thống quản lý 5S trong doanh nghiệp 9

2.2 Nội dung hệ thống quản lý 5S trong doanh nghiệp 12

2.2.1 Công tác lập kế hoạch 12

2.2.2 Công tác thực hiện 5S 14

2.2.3 Công tác kiểm tra, đánh giá 21

2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý 5S trong doanh nghiệp 24

2.3.1 Các yếu tố bên trong doanh nghiệp 24

2.3.2 Các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp 25

2.4 Kinh nghiệm thực hiện hệ thống quản lý 5S của một số doanh nghiệp trong và ngoài nước 27

2.4.1 Doanh nghiệp nước ngoài 27

2.4.2 Doanh nghiệp trong nước 29

CHƯƠNG 3 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ 5S TẠI CÔNG TY TNHH MAY KIM TOAN 33

3.1 Giới thiệu chung và quá trình hình thành của Công ty TNHH May Kim Toan 33

3.1.1 Giới thiệu chung về Công ty TNHH May Kim Toan 33

3.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH May Kim Toan 33

3.1.3 Khái quát ngành nghề kinh doanh của Công ty TNHH May Kim Toan 34

3.1.4 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH May Kim Toan 35

3.1.5 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH May Kim Toan giai đoạn 2015 – 2017 38

3.2 Thực trạng hệ thống quản lý 5S tại Công ty TNHH May Kim Toan 41

3.2.1 Thực trạng công tác lập kế hoạch trong hệ thống quản lý 5S 41

3.2.2 Thực trạng tổ chức thực hiện hệ thống quản lý 5S tại Công ty TNHH May Kim Toan 48

3.2.3 Thực trạng đánh giá kết quả thực hiện hệ thống quản lý 5S tại Công ty TNHH May Kim Toan 57

3.3 Đánh giá chung về hệ thống quản lý 5S tại Công ty TNHH May Kim Toan 59 3.3.1 Ưu điểm 59

3.3.2 Hạn chế và nguyên nhân dẫn đến hạn chế 60

CHƯƠNG 4 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ 5S TẠI CÔNG TY TNHH MAY KIM TOAN 64

4.1 Định hướng phát triển của Công ty TNHH May Kim Toan 64

4.1.1 Định hướng chung 64

4.1.2 Định hướng phát triển hệ thống quản lý 5S 65

4.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống quản lý 5S tại Công ty TNHH May Kim Toan 65

4.2.1 Giải pháp hoàn thiện công tác lập kế hoạch 65

4.2.2 Giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện 69

4.2.3 Hoàn thiện công tác đánh giá kết quả thực hiện 75

4.2.4 Giải pháp khác 80

Trách nhiệm hữu hạn

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

Bảng 2.1 Bảng đánh giá 5S theo hình thức chấm điểm 23

Bảng 3.1 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH May Kim Toan giai đoạn 2015 - 2017 39

Bảng 3.2 Mục tiêu cụ thể thực hiện 5S tại Công ty TNHH May Kim Toan 42

Bảng 3.3 Hệ thống văn bản hướng dẫn thực hiện 5S tại Công ty TNHH may Kim Toan 44

Bảng 3.4 Bảng dự trù tài chính năm 2016 47

Bảng 3.5 Kết quả thu được sau khi thực hiện 3S tại Công ty TNHH May Kim Toan 56 Bảng 3.6 Báo cáo đánh giá thực hiện 5S tại các phòng ban Công ty TNHH May Kim Toan tháng 12/2017 58

Bảng 3.7 Năng suất lao động bình quân tại Công ty TNHH May Kim Toan giai đoạn 2015 – 2017 59

Bảng 4.1 Chương trình đào tạo thực hành 5S năm 2018 68

Bảng 4.2 Tổng hợp danh sách các vật dụng và hình thức sàng lọc 71

Bảng 4.3 Bảng phân công trực nhật 74

Bảng 4.4 Các hình thức động viên khen thưởng cá nhân, tập thể thực hiện tốt phong trào 5S 75

Bảng 4.5 Bảng câu hỏi khảo sát nhân viên Công ty TNHH May Kim Toan về thực trạng thực hiện và áp dụng hệ thống quản lý 5S tại công ty 76

Hình 2.1 Mô hình 5S 8

Hình 2.2 Thẻ đánh giá các vật dụng 15

Hình 2.3 Mô hình thực hiện S5 – Shitsuke (Sẵn sàng) 20

Hình 3.1 Cam kết thực hiện 5S của lãnh đạo Công ty TNHH May Kim Toan 43

Hình 3.2 Tài liệu đào tạo nội bộ về 5S của Công ty TNHH May Kim Toan 45

Hình 3.3 Các tài liệu tuyên truyền về 5S tại Công ty TNHH May Kim Toan 46

Hình 3.4 Giá để chỉ và giá để vải của khu vực sản xuất 48

Hình 3.5 Cán bộ nhân viên phòng hành chính thực hiện sàng lọc 49

Hình 3.6 Sàng lọc bán thành phẩm tại xưởng cắt 49

Hình 3.7 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, bán thành phẩm, thành phẩm 50

Hình 3.8 Tủ và hộc bàn làm việc của bộ phận văn thư 51

Hình 3.9 Tủ đựng tài liệu của Phòng kế toán 52

Hình 3.10 Hình ảnh tủ hồ sơ Phòng hành chính trước và sau khi thực hiện Sắp xếp 52

Hình 3.11 Khu vực xếp vải trước và sau khi thực hiện Sắp xếp 53

Hình 3.12 Khu vực xếp chỉ trước và sau khi thực hiện Sắp xếp 54

Hình 3.13 Khu vực để xe trước và sau khi thực hiện Sắp xếp 54

Hình 3.14 Vệ sinh khu vực xưởng sản xuất 55

Hình 4.1 Khẩu hiệu 5S treo khu vực trước cửa ra vào xưởng sản xuất và khu vực văn phòng 69

Hình 4.2 Chụp hình và dán nhãn các vật dụng tại văn phòng 70

Hình 4.3 Chụp ảnh và dán nhãn các vật dụng tại khu vực sản xuất 70

Hình 4.4 Cách sắp xếp tài liệu tại tủ hồ sơ 71

Hình 4.5 Chỉ dẫn nơi để các dụng cụ sửa chữa, bảo dưỡng máy 72

Hình 4.6 Sơn vạch chỉ dẫn để thiết bị và đồ dùng làm việc 72

Sơ đồ 2.1 Các bước thực hiện hệ thống quản lý 5S trong doanh nghiệp……… 12

Sơ đồ 2.2 Các bước thực hiện S1 – Seiri (Sàng lọc)……… 15

Sơ đồ 2.3 Các bước thực hiện S2 – Seiton (Sắp xếp)……… 17

Sơ đồ 2.4 Các bước thực hiện S3 – Seiso (Sạch sẽ)……… 18

Sơ đồ 2.5 Các bước thực hiện S4 – Seiketsu (Săn sóc)……… 19

Sơ đồ 3.1 Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH May Kim Toan……… 35

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong những năm vừa qua, Việt Nam đã và đang hội nhập sâu hơn vào nền kinh

tế thế giới Điều này mang lại cả những cơ hội và thách thức cho các doanh nghiệp Một trong những thách thức lớn nhất là sự cạnh tranh của các doanh nghiệp đến từ nước ngoài Trong khi đó khả năng cạnh tranh của đa phần các doanh nghiệp trong nước còn thấp so với các doanh nghiệp nước ngoài

Trước sức ép cạnh tranh, để tăng doanh thu, tăng lợi nhuận cũng như chất lượng sản phẩm và dịch vụ thì yêu cầu các doanh nghiệp phải có các chiến lược và phương pháp quản trị phù hợp Các doanh nghiệp đã áp dụng nhiều chiến lược, phương pháp khác nhau nhằm cắt giảm chi phí, tăng doanh thu Một trong những chiến lược quản trị mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp là quản trị tinh gọn Phương pháp quản trị này đã

mở ra một hướng đi mới cho các doanh nghiệp trên toàn thế giới trong đó được thực hiện đầu tiên tại các doanh nghiệp ở Nhật Bản Có nhiều phương pháp để thực hiện Quản trị tinh gọn, nhưng 5S là một phương pháp cơ bản và là nền tảng vô cùng hữu hiệu của Quản trị tinh gọn để giúp cho doanh nghiệp từng bước cắt giảm lãng phí, cải thiện chất lượng và nâng cao năng suất

Ở Việt Nam hiện nay, một số doanh nghiệp sản xuất vẫn xảy ra tình trạng không ngăn nắp, quá nhiều vật dụng cất giữ lộn xộn, không chọn lọc Điều này dẫn đến việc tốn diện tích lưu kho những vật dụng không hữu ích, trong khi đó mặt bằng diện tích của công ty lại nhỏ hơn nhiều so với yêu cầu sản xuất, tốn thời gian tìm kiếm các vật dụng khi cần thiết

Cũng giống như một số doanh nghiệp sản xuất khác, Công ty TNHH May Kim Toan cũng gặp phải rất nhiều khó khăn trong khâu tổ chức sản xuất do tình trạng thiếu ngăn nắp, bố trí kém hợp lý dẫn đến nhân viên công ty mất khá nhiều thời gian để tìm kiếm nguyên liệu sử dụng, giấy tờ, hồ sơ, vật dụng Những việc này gây ra nhiều hậu quả như: làm mất thời gian của nhân viên, làm chậm thời gian hoàn thành các công đoạn trong quản trị sản xuất, gây thiệt hại về mặt tài chính, thậm chí còn làm mất uy tín của công ty với các đối tác Hiện nay, công ty TNHH May Kim Toan mới bước đầu tìm hiểu, nghiên cứu và áp dụng hệ thống quản lý 5S, nên công tác này còn bộc lộ nhiều thiếu sót như vẫn chưa được lập kế hoạch, triển khai và giám sát một cách có hiệu quả

Xuất phát từ thực tế đó, qua thời gian thực tập tại công ty em chọn đề tài: “Hoàn

thiện hệ thống quản lý 5S tại Công ty TNHH may Kim Toan” làm đề tài nghiên cứu

cho khóa luận tốt nghiệp của mình với mong muốn nghiên cứu sâu về phương pháp 5S

của lý thuyết quản trị tinh gọn, tìm ra những khó khăn và thuận lợi của doanh nghiệp,

từ đó tìm ra giải pháp hoàn thiện hệ thống quản lý 5S phù hợp với đặc điểm của công

ty để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cho công ty

2 Mục đích nghiên cứu và nhiệm vụ nghiên cứu

2.1 Mục đích nghiên cứu

Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý 5S tại Công ty TNHH may Kim Toan

2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện mục đích nghiên cứu, khóa luận có các nhiệm vụ sau:

 Hệ thống hóa những vấn đề lý luận liên quan đến hệ thống quản lý 5S

 Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống quản lý 5S tại Công ty TNHH may Kim Toan, chỉ ra những ưu điểm và hạn chế trong công tác thực hiện, áp dụng hệ thống quản lý 5S tại Công ty TNHH may Kim Toan

 Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý 5S tại Công ty

3 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống quản lý 5S tại Công ty TNHH may Kim Toan

5 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu có sử dụng một số phương pháp nghiên cứu như:

 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: thông qua báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, thông qua sách báo, các giáo trình, luận văn…

 Phương pháp phân tích lý thuyết: Là phương pháp nghiên cứu các lý thuyết, văn bản, tài liệu lý luận khác cũng như các công trình nghiên cứu đã có liên quan đến

hệ thống quản lý 5S trong doanh nghiệp

 Phương pháp so sánh: Phương pháp này xem xét các chỉ tiêu phân tích bằng cách dựa trên việc so sánh số liệu với một chỉ tiêu cơ bản (chỉ tiêu gốc) Phương pháp

so sánh nhằm tổng hợp kết quả nghiên cứu một các tổng quát

6 Kết cấu của khóa luận

Ngoài lời mở đầu và kết luận, kết cấu của khóa luận gồm bốn chương như sau:

Chương 1 Tổng quan các công trình nghiên cứu về hệ thống quản lý 5S trong doanh nghiệp

Chương 2 Cơ sở lý luận về hệ thống quản lý 5S trong doanh nghiệp

Chương 3 Thực trạng hệ thống quản lý 5S tại Công ty TNHH may Kim Toan

Chương 4 Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống quản lý 5S tại Công ty TNHH may Kim Toan

1

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU VỀ HỆ

THỐNG QUẢN LÝ 5S TRONG DOANH NGHIỆP

5S là phương pháp quản lý chất lượng có nguồn gốc xuất phát từ Nhật Bản và khá phổ biến, hiện đã được các doanh nghiệp sản xuất lớn trên thế giới vận dụng đem lại hiệu quả trong việc gia tăng năng suất, cải thiện kết quả sản xuất kinh doanh Do vậy cũng có nhiều nghiên cứu liên quan đến đề tài hoàn thiện công tác thực hiện, áp dụng hệ thống quản lý 5S tại doanh nghiệp Trong quá trình thực hiện đề tài khóa luận này, em đã đọc và tìm hiểu một số công trình nghiên cứu của các tác giả trong và ngoài nước liên quan đến đề tài, nhận định và đánh giá những công trình nghiên cứu

đã có, rút ra những hạn chế của các nghiên cứu đó để làm căn cứ hoàn thiện đề tài nghiên cứu của mình

1.1 Các công trình nghiên cứu nước ngoài

5S đã được nghiên cứu trong một thời gian khá lâu, khoảng những năm 50 của thế kỷ trước, nhưng đến khi tập đoàn Toyota áp dụng thành công (phương thức sản xuất Toyota – TPS - Toyota Product System) thì Quản trị tinh gọn mới được đề cập rộng rãi và trở thành biện pháp tối ưu để gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, và bước đầu tiên để áp dụng phương pháp quản trị tinh gọn là phải thực hiện thành công công

cụ 5S

Trên thế giới, các nghiên cứu về việc áp dụng 5S khá đa dạng và phong phú Có thể liệt kê những tài liệu như sau:

Trước hết, vào năm 2004, Jeffrey K.Liker đã nghiên cứu một cách chi tiết về

Toyota, tầm quan trọng của việc quản lý trực quan và 5S Tác giả nhấn mạnh 5S là các hoạt động nhằm triệt tiêu sự lãng phí vốn, giảm thiểu các sai sót, khiếm khuyết và tai nạn lao động Ngoài ra, 5S còn là một công cụ để phát hiện những nguy cơ tiềm ẩn và

là một phần của quá trình kiểm soát trực quan trong hệ thống tinh gọn

Tiếp theo là nghiên cứu của tác giả MN Ab Rahman và các cộng sự được thực

hiện vào năm 2010, “Implementation of 5S practices in the manufacturing

companies”, đăng trên tạp chí American Journal of Applied Sciences 2 Tác giả đã tiến hành nghiên cứu thực trạng áp dụng 5S tại hai doanh nghiệp ở Malaysia Doanh nghiệp thứ nhất là một doanh nghiệp vừa và nhỏ của Nhật Bản được thành lập tại Malaysia hoạt động trong lĩnh vực sản xuất thiết bị ngành công nghiệp ô tô Doanh nghiệp thứ hai là một công ty liên doanh giữa công ty Nhật Bản và công ty Malaysia sản xuất các vật liệu bao gói, bao bì sản phẩm Kết quả điều tra ở cả hai công ty thể

1 Jeffrey K.Liker (2006), Phương thức Toyota – The Toyota way, Nhà xuất bản Tri thức

2 www.researchgate.net/publication/47630867_Implementation_of_5S_Practices_in_the_Manufacturing_ Companies_A_Case_Study

hiện rõ ràng rằng thực tiễn 5S được xem là một kỹ thuật hiệu quả có thể cải thiện vệ sinh, các tiêu chuẩn về môi trường, sức khoẻ và an toàn theo một cách tổng hợp toàn diện Tác giả chỉ ra một số điểm tương đồng trong cách tiếp cận 5S giữa hai công ty là coi trọng công tác tuyên truyền các hoạt động 5S đến nhân viên, tăng cường công tác đào tạo cho nhân viên nhằm nâng cao sự hiểu biết về 5S cho toàn thể nhân viên Cuộc khảo sát cho thấy rào cản lớn nhất trong việc thực hiện có hiệu quả của 5S đối với doanh nghiệp là khoảng cách nhận thức giữa người quản lý và nhân viên công ty về 5S cũng như sự thiếu hụt đào tạo về 5S của các nhân viên Nghiên cứu cũng chỉ ra rằng thông qua đánh giá 5S, mỗi công ty sẽ xác định khả năng cải thiện chất lượng, đồng thời có thể phân tích những điểm yếu của từng bộ phận trong công ty Thực hành 5S là một trong những kỹ thuật để cải thiện chất lượng môi trường làm việc, sức khoẻ và an toàn tại nơi làm việc Đánh giá thực tiễn 5S có thể được thực hiện thông qua việc thực hiện 5S tại mỗi bộ phận trong công ty

Năm 2010, trong nghiên cứu “5S use in manufacturing plants: contextual factors

and impact on operating performance” đăng trên tạp chí International journal of

quality & Reliability management 3, tác giả Alberto Bayo Moriones đã tiến hành phỏng vấn các nhà quản lý và nhân viên làm việc tại 203 nhà máy sản xuất trong tất cả các lĩnh vực ở Tây Ban Nha Nghiên cứu chỉ ra các yếu tố như: đặc điểm cấu trúc của công ty, môi trường, nhân lực, công nghệ, sự hội nhập của doanh nghiệp, lĩnh vực sản xuất và các hệ thống quản lý chất lượng mà doanh nghiệp đang áp dụng, đều có tác động tích cực tới việc thực hiện 5S tại doanh nghiệp Từ đó tác giả đưa ra các biện pháp thực hiện để cải thiện năng suất, chất lượng, sự hài lòng của nhân viên

Một nghiên cứu nữa của tác giả Mirjana Todorovic, Milan Cupic là “How Does

5s Implementation Affect Company Performance?” đăng trên tạp chí Engineering

Economics 4 Nghiên cứu được tiến hành vào năm 2017 và nêu ra 5S là một phương pháp quan trọng để cải thiện môi trường làm việc cho người lao động, giảm chi phí, tăng lợi nhuận của doanh nghiệp Nghiên cứu này được thực hiện trong thời gian bảy năm, tác giả đã tiến hành khảo sát việc thực hiện 5S tại một nhà máy sản xuất hàng cao

su ở Serbia Nghiên cứu chỉ ra 5S được xem như một hệ thống các quy tắc về nơi làm việc, tạo ra môi trường làm việc an toàn, hiệu quả Nếu hệ thống 5S được xây dựng và

áp dụng, thực hiện một cách đúng đắn sẽ nâng cao năng suất lao động, làm giảm chi phí sản xuất và ảnh hưởng tích cực đến lợi nhuận của doanh nghiệp Như vậy, có thể gia tăng lợi nhuận của doanh nghiệp và nâng cao năng suất lao động thông qua các sáng kiến về 5S giúp thực hiện các quy trình sản xuất hiệu quả hơn

3 www.scribd.com/document/261106214/5S-use-in-manufacturing-plants-contextual operating-pdf

-factors-and-impact-on-3

Tóm lại, một số nghiên cứu trên thế giới đã chỉ ra các hoạt động của hệ thống 5S cũng như những tác động của 5S tới hoạt động của doanh nghiệp Từ đó chúng ta có cách nhìn tổng quan về việc áp dụng và thực hiện hệ thống quản lý 5S tại các doanh nghiệp nước ngoài

1.2 Các công trình nghiên cứu trong nước

Bên cạnh các công trình nghiên cứu trên thế giới, tại Việt Nam trong những năm gần đây, các tác giả đã dành sự quan tâm nhiều hơn đến việc nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý 5S trong doanh nghiệp

Trước hết, vào năm 2007, trong luận văn thạc sỹ “Nghiên cứu áp dụng 5S tạo

môi trường làm việc hiệu quả các phòng ban chức năng tại công ty cổ phần dịch vụ du

tích thực trạng áp dụng 5S tại các phòng ban trong công ty du lịch đường sắt Hà Nội Thứ nhất, nghiên cứu đã tổng hợp hệ thống cơ sở lý thuyết về hệ thống 5S như các khái niệm hệ thống 5S, vai trò, ý nghĩa của việc áp dụng hệ thống 5S trong doanh nghiệp Đặc biệt tác giả đã chỉ ra các yếu tố cơ bản để thực hiện thành công 5S tại công ty dịch vụ du lịch đường sắt Hà Nội

Thứ hai, tác giả đã phân tích thực trạng các hoạt động 5S đã và đang thực hiện tại Công ty dịch vụ du lịch đường sắt Hà Nội Từ thực trạng đó, tác giả đã có những đánh giá, nhận định và chỉ ra những ưu điểm cũng như những hạn chế trong quá trình áp dụng, thực hiện 5S tại công ty Một số hạn chế của 5S tại công ty là: chưa có quy định

về cách thức lưu trữ và quản lý hồ sơ trong sắp xếp; nhân viên công ty phần lớn là những lao động lâu năm nên khó tiếp thu những thay đổi trong việc tạo ra những thói quen mới, văn hóa mới nên gây ra những khó khăn nhất định trong thực hiện S4 và S5 Cuối cùng, từ những hạn chế đó, tác giả đã đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác áp dụng 5S nhằm hướng tới một môi trường làm việc hiệu quả tại các phòng ban chức năng thuộc công ty như lập danh sách các vật dụng và tần suất sử dụng để phân loại và sàng lọc các vật dụng không dùng hoặc ít dùng đến; lập danh sách phân công nhân viên thực hiện seiso để dần tạo thói quen thực hiện 3S cho các nhân viên nhất là với các nhân viên lớn tuổi

Tiếp theo, vào năm 2012, trong luận văn cao học “Chương trình 5S hỗ trợ hệ

thống quản lý chất lượng ISO 9001-2000 nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm tại nhà

Hứa Thị Giang đã phân tích thực trạng áp dụng 5S tại Nhà máy nhựa Tiền Giang nhằm

5 Trần Thúy Giang (2007), Nghiên cứu áp dụng 5S tạo môi trường làm việc hiệu quả các phòng ban chức năng

tại công ty cổ phần dịch vụ du lịch đường sắt Hà Nội, Đại học Kinh tế quốc dân

6 Hứa Thị Giang (2012), Chương trình 5S hỗ trợ hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001-2000 nhằm nâng cao

chất lượng sản phẩm tại nhà máy sản xuất nhựa Tiền Giang, Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh

hỗ trợ công tác thực hiện hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001-2000 để nâng cao chất lượng sản phẩm

Trước tiên, luận văn trình bày nội dung tổng quan về nhà máy sản xuất nhựa Tiền Giang, tổng quan về cơ sở lý thuyết phương pháp 5S và hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000-2000 Tác giả chỉ ra vai trò và tác động của việc thực hiện 5S đến công tác

áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001-2000 Tiếp đó tác giả phân tích thực trạng thực hiện 5S và thực trạng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000-2000 tại nhà máy sản xuất nhựa Tiền Giang Từ đó đưa ra nhận định về sự cần thiết áp dụng 5S cũng như đưa ra ý kiến của bản thân nhằm hướng tới quá trình áp dụng 5S hiệu quả cũng như thông qua áp dụng 5S hướng tới một hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000-

2000 hoàn thiện Cuối cùng, từ những nhận định đó, tác giả đưa ra đánh giá và kiến nghị một số giải pháp áp dụng 5S có hiệu quả nhằm hỗ trợ cho hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000-2000

Năm 2015, tác giả Đinh Thị Thùy Dung, Đại học Kinh tế - Đại học Quốc gia Hà

Nội nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện hệ thống quản lý 5S ở công ty TNHH Terumo Việt

Nam” 7 trong luận văn cao học của mình Tác giả đã trình bày quan điểm hệ thống quản lý 5S là chìa khóa quan trọng trong việc quản lý sản xuất, kinh doanh, quản lý con người và môi trường Luận văn cũng đưa ra nhận xét về thực hiện 5S tại doanh nghiệp trong thời gian đầu có thể áp dụng rất hiệu quả, thành công nhưng sau thời gian

nó có thể trở lên hời hợt, hình thức và không hữu ích do bị áp dụng sai Tác giả nhận định áp dụng hệ thống quản lý 5S luôn hiệu quả là vô cùng quan trọng và cần duy trì, khuyến khích, phát triển cùng với sự phát triển toàn diện của Công ty

Qua quá trình phân tích thực trạng áp dụng hệ thống quản lý 5S, tác giả nêu ra những ưu điểm và những hạn chế trong việc thực hiện hệ thống 5S tại Công ty TNHH Terumo Việt Nam Một số hạn chế lớn cần khắc phục như: số lượng nhân viên ban 5S còn ít, vấn đề đào tạo 5S còn nặng về hình thức, lý thuyết, hệ thống văn bản chưa kết nối với các công cụ quản lý khác nên chưa đạt được hiệu quả tối đa trong hệ thống quản lý 5S Bên cạnh đó tác giả cũng chỉ ra các yếu tố ảnh hưởng đến hệ thống quản lý 5S tại công ty TNHH Terumo Việt Nam như cơ sở vật chất, tài chính, con người, hệ thống văn bản Từ đó tác giả đề xuất những giải pháp hoàn thiện hệ thống quản lý 5S tại công ty, trong đó có các giải pháp về bố trí cán bộ chuyên trách, tăng cường đào tạo

về 5S và kết hợp 5S với các công cụ quản lý chất lượng khác

Tóm lại, các nghiên cứu trong nước đã đưa ra các vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống quản lý 5S, thực trạng áp dụng và thực hiện 5S tại các doanh nghiệp đồng thời

7 Đinh Thị Thùy Dung (2015), Hoàn thiện hệ thống quản lý 5S ở công ty TNHH Terumo Việt Nam, Đại học Kinh

5

cũng chỉ ra những hạn chế trong công tác áp dụng, thực hiện 5S tại các doanh nghiệp

để từ đó đưa ra những kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác đó

1.3 Khoảng trống nghiên cứu

Từ những nghiên cứu trên có thể thấy rằng việc áp dụng hệ thống quản lý 5S tại các doanh nghiệp là việc hết sức cần thiết và mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp Tuy nhiên, qua tìm hiểu thực tế em nhận thấy rằng việc áp dụng hệ thống quản lý 5S tại các doanh nghiệp hiện nay ở Việt Nam là khá mới mẻ Đồng thời cũng chưa có một nghiên cứu nào nghiên cứu một cách có hệ thống về 5S tại Công ty TNHH May Kim Toan Vì vậy em đề xuất đề tài: “Hoàn thiện hệ thống quản lý 5S tại Công ty TNHH may Kim Toan” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp cho mình Đề tài sẽ đề cập đến những nội dung cơ bản của việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý 5S một cách đầy đủ nhất, phân tích thực trạng áp dụng hệ thống quản lý 5S và những yếu tố ảnh hưởng tới

hệ thống 5S tại công ty với mong muốn góp phần gia tăng hiệu quả mô hình quản lý tại công ty qua đó tăng hiệu quả sản xuất, nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty

TÓM TẮT CHƯƠNG 1

5S là một phương pháp mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp với chi phí thấp lại đơn giản Hiện nay 5S phổ biến tại rất nhiều quốc gia trên thế giới và được học giả rất nhiều nước quan tâm Các nước có nền công nghiệp phát triển như Nhật, Mỹ, Úc

và nhiều nước khác đã và đang áp dụng phương pháp hiệu quả này nhằm loại bỏ lãng phí, nâng cao hiệu quả sản xuất

Trên thế giới và tại Việt Nam đã có nhiều công trình nghiên cứu về hệ thống quản lý 5S Hầu hết các nghiên cứu đều chỉ ra những vấn đề cơ bản về hệ thống quản

lý 5S như các khái niệm, các hoạt động trong thực hiện 5S Đồng thời các nghiên cứu cũng nêu ra thực trạng áp dụng 5S tại các doanh nghiệp, công ty trong các lĩnh vực khác nhau như sản xuất nhựa, thiết bị y tế, dịch vụ du lịch

Từ tổng quan nghiên cứu, tác giả đã chỉ ra khoảng trống nghiên cứu trong đề tài của mình Đây là tiền đề để tác giả nghiên cứu cơ sở lý luận, thực trạng thực hiện hệ thống quản lý 5S tại các doanh nghiệp trong nước, từ đó hoàn thiện đề tài nghiên cứu của mình

7

CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ 5S TRONG

DOANH NGHIỆP 2.1 Khái quát về hệ thống quản lý 5S trong doanh nghiệp

2.1.1 Khái niệm hệ thống quản lý 5S

2.1.1.1 Khái niệm phương pháp 5S

Phương pháp 5S được phát minh bởi người Nhật vào năm 1980 và được phát triển từ đó đến nay Hiện nay có nhiều quan điểm về phương pháp 5S, trong đó có thể

kể ra một số quan điểm được các nhà quản trị sử dụng nhiều như sau:

 Phương pháp 5S là phương pháp cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn.8

 5S là một phương pháp quản lý nhằm mục đích cải tiến môi trường làm việc, một chương trình hoạt động thường trực trong một doanh nghiệp hoặc ở một đơn vị hành chính 5S là một phương pháp cải tiến rất đơn giản nhưng lại rất hiệu quả trong thực tế Từ văn phòng, nhà kho cho đến công trường xây dựng, hay nhà xưởng công nghiệp hoặc nông nghiệp, nơi nào có hoạt động thì nơi đó cần sắp xếp, cần phân loại, cần sạch sẽ Vì vậy khi nhắc tới việc quản lý và cải tiến thì phương pháp 5S được nhắc đến nhiều nhất do 5S ngăn chặn sự xuống cấp của nhà xưởng, tạo sự thông thoáng cho nơi làm việc, giảm thời gian cho việc tìm kiếm vật tư, hồ sơ cũng như tránh sự nhầm lẫn Người làm việc cảm thấy thoải mái, làm việc có năng suất cao và tránh được sai sót Các thiết bị sản xuất hoạt động trong môi trường phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng an toàn.9

Tóm lại có thể hiểu rằng, phương pháp 5S là một phương pháp cải tiến đơn giản,

dễ hiểu, thực hiện dễ dàng và chi phí thực hiện ít tốn kém, nhưng rất hiệu quả trong việc nâng cao năng suất, chất lượng và giảm lãng phí 5S tạo ra một môi trường sạch

sẽ, tiện lợi, giúp cho doanh nghiệp có điều kiện cho việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, đem lại hiệu quả sản xuất kinh doanh cao hơn

2.1.1.2 Nội dung của 5S

5S là tên của một phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc Nó được viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật gồm: Seiri (整理 Sàng lọc), Seiton (整頓 Sắp xếp), Seiso (清掃 Sạch sẽ), Seiketsu (清潔 Săn sóc), và Shitsuke (躾 Sẵn sàng).10

8 Nguồn: https://ma.tvtmarine.com/vi/blog/entry/gioi-thieu-ve-mo-hinh-5s

9 Nguồn: https://masterskills.org/blog/5s-la-gi-vi-sao-can-ap-dung-5s-vao-doanh-nghiep.html

10 Nguồn: https://vi.wikipedia.org/wiki/5S

Hình 2.1 Mô hình 5S

(Nguồn: Internet)

 Seiri (Sàng lọc): Là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không

cần thiết tại nơi làm việc Mọi vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hỏng… không hoặc chưa liên quan, chưa cần thiết cho hoạt động tại một khu vực sẽ phải được tách biệt ra khỏi những thứ cần thiết sau đó loại bỏ hay đem ra khỏi nơi sản xuất Chỉ

có đồ vật cần thiết mới để tại nơi làm việc S1 thường được tiến hành theo tần suất định kì

Ví dụ, tại dây chuyền sản xuất, chỉ cần dự trữ đủ lượng cần thiết cho hoạt động hàng ngày, bắt đầu từ 1 ngày, rồi giảm xuống 1/2 ngày… Đối với những vật nhỏ, có thể để lượng nhiều hơn cần thiết sao cho không ảnh hưởng đến dây chuyền sản xuất và

công việc Người công nhân có thể sử dụng “nhãn đỏ” để nhận biết rõ ràng những vật

không cần thiết và phân loại chúng

 Seiton (Sắp xếp): Sắp xếp là hoạt động bố trí các vật dụng làm việc, bán thành

phẩm, nguyên vật liệu, hàng hóa … tại những vị trí hợp lý sao cho dễ nhận biết, dễ lấy,

dễ trả lại Nguyên tắc chung của S2 là bất kì vật dụng cần thiết nào cũng có vị trí quy định riêng và kèm theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng S2 là hoạt động cần được tuân thủ triệt để

Ví dụ, trong một cặp file tài liệu, khi có người đang dùng một tài liệu nào đó, không ai biết được là ai đang dùng nó Bằng cách tách riêng tài liệu đang dùng rồi đính tên người đang dùng lên phía trên thì bất cứ ai cũng có thể biết được là ai đang dùng

nó

 Seiso (Sạch sẽ): Là giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị, dụng cụ

làm việc hay các khu vực xung quanh nơi làm việc để đảm bảo môi trường, mỹ quan tại nơi làm việc để không còn rác, bụi bẩm bám trên sàn nhà, máy móc và trang thiết

bị Nguyên tắc này đòi hỏi người công nhân luôn phải dọn vệ sinh sạch sẽ tại khu vực làm việc của họ, kiểm tra máy móc xem có bụi bẩn hay không? Vì bụi bẩn, rác thải là nguyên nhân chính gây ảnh hưởng tới quá trình hoạt động và sử dụng của máy móc, thiết bị Người công nhân có thể dính nhãn và đánh dấu kiểm tra từng bộ phận để thu

9

thập dữ liệu về các sự cố xảy ra ở mỗi bộ phận Để đảm bảo 3S được duy trì, người ta

có thể lập nên những quy định chuẩn nêu rõ phạm vi trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển khai 3S tại từng vị trí

 Seiketsu (Săn sóc): Là duy trì tiêu chuẩn cao về giữ gìn vệ sinh và sắp xếp nơi

làm việc gọn gàng vào mọi lúc bằng cách liên tục thực hiện Seiri, Seiton và Seiso Trong 5S thông thường, Seiketsu được định nghĩa là các hoạt động Seiri, Seition

và Seiso ở cấp độ cao, tuy nhiên mỗi hoạt động trên đều có nhiều cấp độ nên luôn được duy trì liên tục và nâng cấp Seiketsu hiện được hiểu là hoạt động cấp độ cao hơn nhiều chứ không phải chỉ dừng lại ở việc đảm bảo các hoạt động Seiri, Seiton và Seiso

ở cấp độ cao Hoạt động này giúp ngăn ngừa bụi bẩn ở cấp độ mà mắt thường không thể nhìn thấy được Chìa khóa để thực hiện thành công Seiketsu là ngăn ngừa và vệ sinh S4 là một quá trình trong đó ý thức tuân thủ của CBCNV trong doanh nghiệp được rèn giũa và phát triển

 Shitsuke (Sẵn sàng): Là tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các qui

định tại nơi làm việc Sẵn sàng được thể hiện ở ý thức tự giác của người lao động đối với hoạt động 5S Các thành viên đều nhận thức rõ tầm quan trọng của 5S, tự giác và chủ động kết hợp nhuần nhuyễn các chuẩn mực 5S với công việc để đem lại năng suất công việc cá nhân và năng suất chung của Công ty cao hơn Hoạt động này hướng tới cấp độ tự phát triển rất cao và không hề dễ dàng Bởi vậy, trong các hoạt động 5S, trước hết hãy để mọi người tuân theo Seiri, Seiton, Seiso và Seiketsu ở cấp độ hợp lý

2.1.1.3 Khái niệm hệ thống quản lý 5S

Hệ thống quản lý 5S là hệ thống quản lý để định hướng và kiểm soát tổ chức về hoạt động 5S trên trong công ty nhằm thúc đẩy một cách gián tiếp hay trực tiếp quá trình sản xuất của công ty, đem lại chất lượng sản phẩm tốt đến tay khách hàng

Hệ thống quản lý 5S bao gồm xây dựng xây dựng mục tiêu, hoạch định cơ cấu, trách nhiệm và quy trình 5S của công ty Nó cũng bao gồm việc đào tạo, thực hiện, kiểm tra, đánh giá và tập trung vào sự duy trì liên tục hệ thống Hệ thống quản lý 5S giúp đơn giản hoá môi trường làm việc, giảm thiểu các hoạt động thừa thãi và không cần thiết, đồng thời giúp tăng cường hiệu quả của chất lượng, giảm chi phí và đảm bảo sự an toàn Đó là một hệ thống quản lý huy động tất cả mọi thành viên của công ty tham vào việc quản trị chất lượng từ cấp cơ sở

2.1.2 Vai trò và phạm vi của hệ thống quản lý 5S trong doanh nghiệp

2.1.2.1 Vai trò của hệ thống quản lý 5S trong doanh nghiệp

Khi áp dụng hệ thống quản lý 5S thành công trong công ty, hệ thống sẽ đưa lại sự thay đổi lớn về môi trường và hiệu quả làm việc Những vật dụng không cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được xếp ngăn nắp, gọn

gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết bị trở nên sạch

sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản thường xuyên Từ các hoạt động của hệ thống quản lý 5S sẽ góp phần nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích sự hòa đồng của mọi người, qua đó người lao động sẽ có thái độ tích cực hơn, có trách nhiệm và ý thức hơn với công việc

Ngày nay, hệ thống quản lý 5S là một chương trình nâng cao năng suất rất phổ biến ở Nhật Bản và dần dần trở nên phổ biến ở nhiều nước khác do hệ thống quản lý 5S đem lại những lợi ích nổi trội như sau:

Đối với doanh nghiệp, khi áp dụng hệ thống quản lý 5S sẽ đem lại cho doanh nghiệp những lợi ích sau:

Thứ nhất là hệ thống quản lý 5S sẽ giúp doanh nghiệp cải tiến năng suất Khi các vật dụng được sắp xếp khoa học, người lao động không mất thời gian tìm kiếm sẽ tập trung vào công việc tốt hơn, rút ngắn thời gian hoàn thành công việc, từ đó nâng cao năng suất lao động

Thứ hai, hệ thống quản lý 5S giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng sản phẩm Khi người lao động toàn tâm toàn ý làm việc, tập trung cao độ cho công việc thì chất lượng sản phẩm sẽ được nâng cao

Thứ ba, áp dụng hệ thống quản lý 5S sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí sản xuất Khi năng suất lao động tăng lên đồng nghĩa với việc doanh nghiệp giảm được thời gian làm việc, từ đó gián tiếp giúp doanh nghiệp tiết kiệm được các chi phí sản xuất như chi phí nhân công, chi phí điện nước…, từ đó làm giảm chi phí của doanh nghiệp

Thứ tư, áp dụng 5S giúp doanh nghiệp giao hàng đúng hạn, thực hiện tốt hơn các hợp đồng với khách hàng

Thứ năm, thực hiện 5S sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra môi trường làm việc đảm bảo

an toàn do các vật dụng được sắp xếp khoa học, không có các vật dụng không cần thiết gây cản trở hoặc có thể gây ra nguy hiểm

Đối với người lao động, thực hiện hệ thống quản lý 5S có những vai trò sau:

Thứ nhất, thực hiện 5S đem lại môi trường làm việc thân thiện hơn cho người lao động Khi thực hiện 5S, người lao động được làm việc trong môi trường sạch sẽ, mọi thứ được sắp xếp một cách khoa học, thuận lợi cho công việc

Thứ hai, thực hiện 5S đem lại cho người lao động tâm lý thoải mái hơn, nâng cao tinh thần làm việc giúp cho công việc của người lao động trong doanh nghiệp thực hiện một cách hiệu quả Cụ thể như trong một dây chuyền sản xuất, mọi thứ cần thiết đều được sắp xếp một cách khoa học, người lao động sẽ không phải mất

11

họ không tốn nhiều thời gian để tìm kiếm Khi được làm việc trong một môi trường sạch sẽ, gọn gàng và an toàn, người lao động sẽ cảm thấy phấn chấn hơn, có động lực làm việc tốt hơn

Thứ ba, hệ thống quản lý 5S đem lại cho người lao động sự an toàn hơn Những vật dụng chưa cần thiết sẽ được sắp xếp vào vị trí thích hợp, không gây trở ngại cho người lao động khi thực hiện công việc, tạo ra sự an toàn trong công việc

Như vậy có thể thấy vai trò của hệ thống quản lý 5S là:

 Tạo ra môi trường làm việc ngăn nắp, sạch sẽ

 Là một công cụ nhằm loại bỏ lãng phí

 Là nền tảng cơ bản để thực hiện những công cụ cải tiến liên tục (Kaizen, Lean,

6 Sigma,…)

2.1.2.2 Phạm vi hoạt động của hệ thống quản lý 5S

Ngày nay, có rất nhiều doanh nghiệp sản xuất quan tâm nhiều hơn đến việc áp dụng hệ thống quản lý 5S Hệ thống này có thể áp dụng với các doanh nghiệp có quy

mô khác nhau trong các lĩnh vực sản xuất kinh doanh khác nhau Với những triết lý dễ hiểu, dễ thực hiện nhưng có vai trò quan trọng trong việc cải tiến và nâng cao năng suất nên hệ thống quản lý 5S có thể được áp dụng tại rất nhiều các tổ chức, từ đơn vị hành chính sự nghiệp, từ cơ quan trường học đến các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh Xét trong một doanh nghiệp cụ thể thì phạm vi hoạt động của hệ thống quản lý 5S như sau:

 Phạm vi thực hiện: Hệ thống quản lý 5S sẽ được triển khai thực hiện tại tất

cả các phòng ban, mọi nơi mọi chỗ trong các doanh nghiệp mà đặc biệt là tại các khu vực sản xuất, khu vực hành chính

 Đối tượng thực hiện: Hệ thống quản lý 5S thực hiện ở các phòng ban chủ yếu

là hợp lý hóa cơ cấu bố trí phòng ban, khu vực trong công ty, đưa ra các tiêu chuẩn, quy định về vệ sinh công ty, sắp xếp sàng lọc hợp lý các vật dụng, tài liệu trong khu vực làm việc, loại bỏ nhưng vật dụng được cho là không cần thiết

Việc hợp lý hóa cơ cấu mặt bằng các phòng ban chức năng tức là bố trí lại các vị trí các phòng ban để có thể sử dụng diện tích mặt bằng vốn có của công ty một cách hợp lý hơn

Các tiêu chuẩn quy định đưa ra đó là những cơ sở để cho hệ thống quản lý 5S có thể đi vào nề nếp của hoạt động của công ty, đó cũng là các tiêu chí để 5S có thể thực hiện và phát huy hiệu quả của nó Ví dụ như các tiêu chuẩn để phân định các vật dụng cần thiết hay không cần thiết, các quy định thực hiện vệ sinh công ty, các khu vực riêng phân công từng cá nhân cụ thể và thời gian cụ thể

Các vật dụng chủ yếu trong công việc hàng ngày có thể là giấy tờ, sổ sách, cácvật dụng cá nhân có thể ở một vị trí có thể có một số vật dụng riêng biệt

2.2 Nội dung hệ thống quản lý 5S trong doanh nghiệp

Trong nhiều nghiên cứu về hệ thống quản lý 5S, cả trong nước và nước ngoài, có thể nhận thấy rằng, để áp dụng và thực hiện thành công hệ thống quản lý 5S thì nhà quản trị phải thực hiện được các công việc như sau:

Sơ đồ 2.1 Các bước thực hiện hệ thống quản lý 5S trong doanh nghiệp

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)

2.2.1 Công tác lập kế hoạch

Công tác lập kế hoạch được coi là quá trình khởi đầu, đóng vai trò là bước tiền

đề cho sự hình thành và phát triển cho sự hình thành của hệ thống quản lý 5S Hệ thống quản lý 5S có được đi vào triển khai, thực hiện, duy trì và phát triển bền vững hay không phụ thuộc rất lớn vào quá trình này

 Khái niệm: Lập kế hoạch trong hệ thống quản lý 5S là việc nhà quản trị xác định mục tiêu, phương pháp, cách thức tổ chức thực hiện hệ thống quản lý này Đồng thời nhà quản trị cần lên phương án, chuẩn bị các tài liệu cần thiết cũng như xác định các nguồn lực phục vụ cho công tác thực hiện hệ thống quản lý 5S

 Yêu cầu: Công tác lên kế hoạch phải đảm bảo được sự nhất quán, có tính định hướng và đảm bảo tính định lượng Nhà lãnh đạo phải có sự cam kết về tính khả thi của kế hoạch đã đề ra, đồng thời có trách nhiệm quản lý, giám sát hay đánh giá để có phương án điều chỉnh nếu kế hoạch không còn hợp lý với tình hình thực tế Về phía nhân viên, có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ mà trong kế hoạch đã đặt ra cho mình

Kế hoạch có thể là kế hoạch ngắn hạn thực hiện trong thời gian ngắn, cũng có thể là kế hoạch dài hạn được thực hiện trong thời gian lâu dài

Việc lập kế hoạch chi tiết, cụ thể giúp cho công tác thực hiện hệ thống quản lý 5S diễn ra suôn sẻ và đạt được kết quả tốt Nếu không lập kế hoạch thì việc áp dụng và thực hiện hệ thống này rất dễ bị thất bại

 Nội dung công tác lập kế hoạch gồm những bước sau:

Công tác kiểm tra, đánh giá

13

2.2.1.1 Xác định mục tiêu

Sau khi thành lập bộ phận 5S thì bộ phận này cùng ban lãnh đạo công ty sẽ dựa trên những thực trạng của công ty, định hướng phát triển công ty để đưa ra mục tiêu của hoạt động 5S, đưa ra các kế hoạch thực hiện phong trào 5S Đồng thời bộ phận 5S cũng công bố với toàn thể nhân viên trong công ty về hệ thống quản lý 5S và cam kết của ban lãnh đạo về việc thực hiện 5S trong toàn doanh nghiệp Các mục tiêu thực hiện 5S phải hợp lý và phù hợp ứng với hệ thống quản lý Thông thường 5S được thực hiện theo trình tự Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, sau khi thực hiện 3S đầu tiên có thể thực hiện kết hợp với Sẵn sàng Kế hoạch thực hiện 5S phải cụ thể cho từng S một với nội dung và tiến độ của từng giai đoạn Mục tiêu thực hiện 5S phải đảm bảo:

 Kế hoạch thực hiện 5S được thiết lập tại các cấp, phòng ban thích hợp

 Đảm bảo việc tuyên truyền và thấu hiểu mục tiêu thực hiện 5S trong toàn tổ chức

 Đảm bảo xem xét định kỳ hoạt động thực hiện 5S bao gồm cả kết quả thực hiện các mục tiêu đã hoạch định

 Đảm bảo mục tiêu các năm được lưu giữ thành hồ sơ cụ thể

 Các công cụ tuyên truyền, quảng bá như biểu ngữ, áp phích, bản tin

 Hướng dẫn áp dụng, tài liệu cho những hoạt động sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ

 Lập bộ tiêu chí đánh giá 5S để dễ dàng hơn trong việc tiến hành đánh giá hoạt động 5S tại các khu vực theo tiêu chí đánh giá

 Bộ phận phụ trách 5S: Ban lãnh đạo doanh nghiệp cần bổ nhiệm cán bộ phụ trách chương trình 5S chịu trách nhiệm điều phối các hoạt động triển khai thực hiện, theo dõi, đánh giá và duy trì hoạt động 5S Đồng thời phụ trách việc đào tạo, giáo dục và tuyên truyền về thực hành tốt 5S trong toàn doanh nghiệp Khuyến khích, ghi nhận và động viên sự tham gia và chia sẻ của mọi người Những người thực hiện các công tác liên quan đến hoạt động 5S phải có năng lực dựa trên cơ sở được đào tạo, giáo dục, có kỹ năng và kinh nghiệm thích hợp

 Bộ phận thực hiện 5S: Bao gồm những cán bộ chủ chốt các phòng ban cũng như toàn thể cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp Doanh nghiệp phân công trách nhiệm triển khai thực hiện 5S và động viên khuyến khích mọi người trong doanh nghiệp tham gia Phân công trách nhiệm thực hành tốt 5S tại từng phòng ban, khu vực và công bố trong toàn doanh nghiệp

 Cơ sở hạ tầng: Đảm bảo đầy đủ các trang thiết bị, máy móc, công cụ, dụng cụ phục vụ cho quá trình thực hiện

 Dự trù tài chính: Lên dự toán kinh phí để bước đầu thực hiện 5S và dự kiến kinh phí lâu dài theo năm tài chính Nguồn kinh phí này được trích từ lợi nhuận của hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và trích lập thành quỹ thực hiện 5S

2.2.2 Công tác thực hiện 5S

Công tác thực hiện 5S bắt đầu bằng việc thực hiện sàng lọc, sau khi sàng lọc và

bỏ đi những vật dụng không cần thiết sẽ sắp xếp lại chúng và tiến hành vệ sinh chỗ làm việc, không gian chung Việc thực hiện các công việc này trở thành một thói quen, một nếp sinh hoạt và mọi người sẵn sàng thực hiện một cách tự giác, khi đó doanh nghiệp đã thực hiện đầy đủ các bước của 5S Nội dung cụ thể của công tác thực hiện 5S như sau:

2.2.2.1 Thực hiện S1: Seiri – Sàng lọc

Sàng lọc là bước đầu tiên trong thực hiện 5S, đây là việc đánh giá những vật dụng cần thiết và không cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Từ đó loại bỏ những vật dụng không cần thiết để tránh bị chiếm dụng không gian, gây cản trở đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Quy trình hoạt động Sàng lọc được mô tả như sau:

15

Sơ đồ 2.2 Các bước thực hiện S1 – Seiri (Sàng lọc)

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)

Bước 1: Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá các vật dụng

Để thực hiện bước “Sàng lọc”, mỗi bộ phận của công ty đưa ra các tiêu chuẩn để xác định những loại vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng không liên quan, chưa cần thiết cho hoạt động tại một khu vực sẽ được tách biệt ra khỏi những thứ cần thiết rồi loại bỏ hay đem ra khỏi nơi sản xuất Tiêu chuẩn này được xây dựng dựa trên tần suất được sử dụng của vật dụng Thông thường người ta phân biệt các vật thường dùng

và không cần dùng bằng các thẻ Thẻ đỏ là dấu hiệu vật không thường dùng, thẻ vàng

là vật thỉnh thoảng dùng, thẻ xanh là hàng tồn qua ngày không thường dùng nhưng vẫn lưu tại vị trí cũ chờ chuyển đi

Hình 2.2 Thẻ đánh giá các vật dụng

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)

Chuẩn bị thực hiện Seiri

Đánh giá các vật dụng Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá các vật dụng

Dọn dẹp và loại bỏ những vật dụng không

cần thiết

Trong đó:

 Thẻ đỏ: đánh dấu các vật dụng không thường dùng

 Thẻ vàng: Đánh dấu các vật dụng thỉnh thoảng dùng

 Thẻ xanh: Đánh dấu hàng tồn qua ngày không thường dùng nhưng vẫn lưu lại

vị trí cũ chờ ngày chuyển đi

Bước 2: Chuẩn bị thực hiện Seiri (Sàng lọc)

Trong bước này doanh nghiệp tiến hành tổng vệ sinh toàn doanh nghiệp Việc tổng vệ sinh toàn doanh nghiệp là bước khởi đầu cho việc thực hiện 5S Trước tiên là

vệ sinh tổng thể toàn bộ nhà xưởng, nơi làm việc của nhân viên trong doanh nghiệp Sau đó là chuẩn bị vị trí, kho, giá, tủ để chứa những vật dụng sau khi tiến hành bước sàng lọc tiếp theo Việc tổng vệ sinh được thực hiện như sau:

 Tổ chức "ngày tổng vệ sinh" sau khi lãnh đạo thông báo thực hiện 5S

 Chia vùng, phân công nhóm phụ trách

 Cung cấp đầy đủ dụng cụ và các thiết bị cần thiết

 Thực hiện ngày tổng vệ sinh toàn công ty

 Sàng lọc sơ bộ để loại bỏ những thứ không cần thiết Vào ngày tổng vệ sinh mọi người cố gắng loại bỏ những thứ không cần thiết Những thứ không dùng nữa nhưng vẫn có giá trị cần được đánh giá lại trước khi có quyết định xử lý để tránh lãng phí

Bước 3: Đánh giá các vật dụng

Dựa trên tiêu chuẩn đánh giá các vật dụng, song song với việc tổng vệ sinh thì doanh nghiệp sẽ đánh giá các vật dụng theo tần suất sử dụng bằng việc gắn thẻ cho vật dụng Đối với các vật cần dùng cần có thứ tự ưu tiên rõ rằng với các vật thường dùng nhiều nhất thứ hai, thứ ba để thuận tiện cho các bước thực hiện S tiếp theo Đối với các vật không cần dùng phải có phương án để xử lý nó

Bước 4: Dọn dẹp và loại bỏ những vật dụng không cần thiết

Sau khi đánh giá các vật dụng bằng phương pháp gắn thẻ thì doanh nghiệp cần dọn dẹp và loại bỏ những vật dụng không cần thiết để tránh gây cản trở đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Những loại vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu,

đồ dùng không liên quan, chưa cần thiết cho hoạt động tại một khu vực sẽ được tách biệt ra khỏi những thứ cần thiết rồi loại bỏ hay đem ra khỏi nơi sản xuất

Kết thúc quá trình thực hiện Seiri là bản tổng hợp kết quả theo danh sách

17

2.2.2.2 Thực hiện S2: Seiton – Sắp xếp

Thực hiện Seiton là việc tiến hành sắp xếp lại những vật dụng còn lại sau khi sàng lọc và bỏ đi những vật dụng không cần thiết Nhiệm vụ các thành viên của doanh nghiệp giờ đây là sắp xếp các vật dụng cần dùng sao cho đảm bảo hiệu năng khi sử dụng Quy trình thực hiện Seiton được mô tả như sau:

Sơ đồ 2.3 Các bước thực hiện S2 – Seiton (Sắp xếp)

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)

Bước 1: Chọn vật dụng cho Seiton (Sắp xếp)

Khi thực hiện Seiton tức là làm thế nào các vật dụng của cá nhân cũng như của tập thể được sắp xếp khoa học, thuận tiện và tạo hiệu quả làm việc cao nhất, phải đảm bảo không có sự lẫn lộn, không có sự sai sót trong công việc; có thể tìm, lấy ra và xếp vào một cách dễ dàng, tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm; thống nhất trong cách sắp xếp giúp cho việc bàn giao công việc, vật dụng không khó khăn

Bước 2: Thiết kế các chỉ dẫn

Các chỉ dẫn thực hiện Seiton chính là các dụng cụ có thể đánh dấu được như các nhãn mác, những nam châm dính các dụng cụ kim loại mang ký hiệu dấu các móc treo, băng dính màu, sơn màu, vạch kẻ…

Bước 3: Cung cấp các chỉ dẫn

Sau khi thiết kế các chỉ dẫn, ban 5S thống nhất việc cung cấp các chỉ dẫn như tiến hành sơn các vạch sơn màu theo thiết kế trên nền nhà, dán băng dính màu trên mặt bàn, tủ, bảng, đính các nam châm hoặc móc treo trên tường, bảng, treo các bảng đã kẻ sẵn hoặc đánh dấu sẵn…

Bước 4: Thực hiện sắp xếp các vật dụng theo các chỉ dẫn đã thiết kế

Khi sắp xếp các vật dụng theo chỉ dẫn đã thiết kế cần lưu ý:

Thực hiện sắp xếp các vật dụng theo

các chỉ dẫn đã thiết kế

Thiết kế các chỉ dẫn

Cung cấp các chỉ dẫn Chọn vật dụng cho Seiton

 Bố trí các vật dụng tuỳ theo tần suất sử dụng Tần suất sử dụng càng cao vật dụng càng được bố trí gần nơi làm việc, tần suất sử dụng càng thấp thì bố trí càng xa nơi làm việc

 Khi sắp xếp có thể thêm các nhãn mác vào những vật dụng Ví dụ như các vật dụng nào hay sử dụng với tần suất cao đánh số, màu sắc khác với các vật dụng có tần suất thấp

 Đặt các vật dụng theo nguyên tắc: dễ lấy ra, đưa vào, dễ tiếp cận

 Thông báo quy tắc sắp xếp các vật dụng để các thành viên biết được các vật dụng nào lưu trữ ở đâu

 Thực hiện và duy trì các dấu hiệu nhận biết thích hợp đối với các đồ vật tại các khu vực

2.2.2.3 Thực hiện S3: Seiso – Sạch sẽ

Sạch sẽ là bước tiếp theo trong các hoạt động của 5S Sạch sẽ có nghĩa là sau khi

đã tiến hành sắp xếp xong các vật dụng còn lại một cách thuận tiện và hiệu dụng thì doanh nghiệp cần làm vệ sinh lại một lần nữa, giữ cho chỗ làm việc, không gian làm việc luôn sạch sẽ Quy trình thực hiện “Sạch sẽ” được mô tả như sau:

Sơ đồ 2.4 Các bước thực hiện S3 – Seiso (Sạch sẽ)

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)

Bước 1: Xây dựng tiêu chí đánh giá cho Seiso (Sạch sẽ)

Tiêu chí đánh giá thực hiện và duy trì hoạt động Seiso bao gồm:

 Lập kế hoạch và thực hiện các hoạt động Seiso định kỳ

 Thực hiện làm vệ sinh kết hợp với hoạt động kiểm tra

 Xác định rõ ràng trách nhiệm thực hiện, trách nhiệm kiểm tra và phương pháp thực hiện Seiso

Phát động các phong trào làm sạch

Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện

Seiso Xây dựng tiêu chí đánh giá cho Seiso

19

Bước 2: Phát động các phong trào làm sạch

Phương châm của làm sạch có nghĩa là kiểm tra môi trường làm việc phải luôn giữ sạch sẽ chứ không đợi đến khi bẩn mới làm vệ sinh Để thực hiện nội dung này cần phát động thành phong trào, như: Tiến hành S3 khoảng 5 phút vào mỗi buổi sáng và mỗi buổi chiều hàng ngày Mọi người thực hiện S3 khoảng 10 phút tại nơi làm việc của mình vào thứ bảy hàng tuần trong khu vực cá nhân và khu vực chung Hàng tháng, thực hiện S3 toàn công ty khoảng 30 phút trong giờ làm việc Mọi người cần thể hiện trách nhiệm đối với môi trường xung quanh nơi làm việc, những người làm vệ sinh ở công ty chỉ chịu trách nhiệm ở những nơi công cộng còn những khu vực làm việc cá nhân nên để các nhân tự phụ trách

Bước 3: Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện Seiso (Sạch sẽ)

Tổ chức các hoạt động theo dõi và đánh giá định kỳ việc thực hiện Seiso, đặc biệt chú ý tại các khu vực có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, môi trường và an toàn cho người lao động

Xác định các nguyên nhân và thực hiện các biện pháp khắc phục, phòng ngừa thích hợp đối với những phát hiện trong quá trình thực hiện Seiso, bao gồm cả các hành động cần thiết để chặn nguồn gây bẩn

2.2.2.4 Thực hiện S4: Seiketsu – Săn sóc

Seiketsu là bước tiếp theo trong các hoạt động 5S, đây là hoạt động phát triển cao hơn các hoạt động 3S đầu tiên Bản chất của Seiketsu là việc doanh nghiệp thực hiện thường xuyên và lặp đi lặp lại việc sàng lọc - sắp xếp - sạch sẽ Quá trình này chính là một quá trình duy trì các tiêu chuẩn và công việc vệ sinh sạch sẽ đạt được và ngày càng cải tiến nó Mục đích thực hiện Seiketsu là tạo một hệ thống nhằm duy trì sạch sẽ nơi làm việc

Sơ đồ 2.5 Các bước thực hiện S4 – Seiketsu (Săn sóc)

Bước 1: Xây dựng tiêu chí đánh giá cho Seiketsu (Săn sóc)

Tiêu chí đánh giá việc thực hiện và duy trì hoạt động Seiketsu bao gồm:

 Tiêu chuẩn hoá hoạt động Sàng lọc, Sắp xếp và Sạch sẽ Đảm bảo các hoạt động trên được thực hiện thường xuyên, tự giác

 Thiết lập và áp dụng các quy tắc và chuẩn mực về kiểm soát và quản lý trực quan trong toàn doanh nghiệp

Bước 2: Lặp lại thường xuyên 3S để tạo thói quen và nâng cao mức độ thực hiện

Bên cạnh việc đặt ra các yêu cầu cho mỗi thành viên, doanh nghiệp nên phát động phong trào thi đua giữa các đơn vị, phòng ban để lôi kéo và cuốn hút mọi người tham gia Từ đó duy trì thành quả đạt được thông qua việc liên tục thực hiện ngày càng cao hơn 3S đầu tiên

Có thể nhận thấy S4 = S1 + S2 + S3 được vận hành một cách liên tục và trở thành tiêu chuẩn, thành thói quen Các tiêu chuẩn, thói quen đó liên tục được cải tiến

và nâng cao mức độ

Bước 3: Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện Seiketsu (Săn sóc)

Tổ chức các hoạt động theo dõi và đánh giá định kỳ việc thực hiện Seiketsu

2.2.2.5 Thực hiện S5: Shitsuke – Sẵn sàng

Đây là bước cuối cùng trong chuỗi thực hiện 5S Shitsuke là việc thực hiện vòng tròn 3S đầu ở mức độ cao hơn, tạo cho người lao động thói quen, văn hóa thực hiện 3S một cách tự giác mà không cần phải có ai đó nhắc nhở hay ra lệnh

Hình 2.3 Mô hình thực hiện S5 – Shitsuke (Sẵn sàng)

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)

21

Tiêu chí đánh giá việc thực hiện và duy trì hoạt động Shitsuke bao gồm:

 Theo dõi và đánh giá mức độ tuân thủ các nguyên tắc, quy định và chuẩn mực thực hành tốt 5S trong toàn doanh nghiệp

 Tuyên truyền và quảng bá về 5S, kết quả thực hành tốt 5S, các bài học kinh nghiệm từ việc áp dụng trong toàn doanh nghiệp

 Thực hiện công tác giáo dục, đào tạo và đào tạo lại về thực hành tốt 5S

Để thực hiện được các bước thực hành 5S một cách liên tục, thường xuyên, hàng ngày thì cần tạo dựng cho nhân viên cũng như lãnh đạo thói quen thực hiện 5S Doanh nghiệp phải làm cho các thành viên hiểu rằng thực hiện 5S như là một hệ thống Muốn vậy doanh nghiệp cần thực hiện các hoạt động để các thành viên coi nơi làm việc như ngôi nhà thứ hai của mình và thực hiện Shitsuke một cách triệt để

Mục đích của việc thực hiện Shitsuke là tạo cho nhân viên một cách nhìn tích cực hơn về công ty của mình, ý thức và trách nhiệm được nâng cao và là cơ sở tạo nên một nền văn hoá doanh nghiệp Thực hiện tốt Shitsuke sẽ giúp toàn công ty có tính thống nhất trong hoạt động, có tinh thần đồng đội và luôn ý thức được 5S Người lãnh đạo phải là người đi đầu thực hiện 5S làm gương và phải thể hiện rõ ràng mong muốn đạt Shitsuke là đúng đắn Kết quả của giai đoạn này là sự thống nhất, đoàn kết

và tự giác của doanh nghiệp thực hiện 5S và các quy định, tiêu chuẩn mới của doanh nghiệp

2.2.3 Công tác kiểm tra, đánh giá

Kiểm soát 5S chủ yếu do ban lãnh đạo công ty và bộ phận phụ trách 5S thực hiện Kiểm soát 5S có thể thực hiện bằng cách khác nhau nhưng phổ biến là phương pháp đánh giá định kỳ bằng cách cho điểm và cách đánh giá theo các nội dung câu hỏi Các hoạt động 5S cần được duy trì thường xuyên và nâng cao Để khuyến khích duy trì và nâng cao các hoạt động này cần có các hoạt động đánh giá Nội dung đánh giá như sau:

 Tiến hành đánh giá định kỳ hệ thống quản lý 5S theo kế hoạch Lập chương trình đánh giá dựa trên mức độ quan trọng của các khu vực được đánh giá và kết quả của lần đánh giá trước đó

 Xác định chuẩn mực, phạm vi, tần suất và phương pháp đánh giá Cán bộ đánh giá 5S phải được đào tạo, có đủ năng lực và độc lập với hoạt động được đánh giá Lưu trữ hồ sơ đánh giá 5S và các hành động phát sinh từ hoạt động đánh giá

 Kiểm tra vệ sinh các phòng ban làm việc, sắp xếp tài liệu, hồ sơ theo quy định công ty

 Đánh giá, xếp loại để làm căn cứ bình xét thi đua khen thường theo tháng, quý, năm

 Phát động thi đua giữa các phòng ban để nâng cao hiệu quả của chương trình

 Xây dựng và thực hiện cơ chế khuyến khích sự tham gia và ghi nhận kết quả của các bộ phận hoặc các cá nhân thực hành tốt 5S

 Trao giải thuởng cho các nhóm, cá nhân có đóng góp tích cực

 Xem xét và thực hiện kịp thời các biện pháp khắc phục thích hợp đối với các nội dung chưa phù hợp và các khuyến nghị sau đánh giá

Các hình thức kiểm tra, đánh giá bao gồm: Quan sát và chấm điểm, đánh giá sự thay đổi năng suất lao động

2.2.3.1 Quan sát và chấm điểm

- Phương pháp chấm điểm: Đi tìm bằng chứng tốt và cả sự không phù hợp

Áp dụng Checklist đánh giá 5S, mỗi S có 5 tiêu chí, mỗi tiêu chí có 5 thang điểm tương ứng với:

 4 điểm: Rất tốt – Không có bất cứ sự không phù hợp nào

 3 điểm: Tốt – Có không quá 3 sự không phù hợp

 2 điểm: Khá – Có từ 4 đến 7 sự không phù hợp

 1 điểm: Trung bình – Có nhiều hơn 7 sự không phù hợp

 0 điểm: Kém – Không có bằng chứng tốt nào

Số lượng và nội dung các tiêu chí trong mỗi khu vực đánh giá 5S có thể thay đổi theo tình hình cụ thể và từng thời điểm cho phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp Tại mỗi khu vực, việc đánh giá 5S sẽ được tiến hành theo từng nội dung chi tiết và kết quả được tính bằng số điểm cho từng nội dung chi tiết Số điểm của mỗi khu vực bằng tổng số điểm của mỗi nội dung đánh giá chi tiết trong khu vực đó cộng lại Số điểm đạt được của mỗi khu vực được đánh giá 5S càng cao đồng nghĩa với việc Thực hành 5S tại tổ chức đã thực hiện tốt và đạt hiệu quả

23

Bảng 2.1 Bảng đánh giá 5S theo hình thức chấm điểm

Tiêu chí 5S STT Danh mục kiểm tra Điểm

3 Nếu có các vật lạ, mọi người đều biết lý

do tại sao vật đó lại ở nơi làm việc

4 Không có các thông báo hoặc tin tức lỗi thời trên tường hoặc các bảng thông báo

5 Phân loại và bỏ rác đúng nơi có dán nhãn (rác tái sử dụng, rác đổ bỏ, rác khác)

Seiton

(Sắp xếp)

1 Xác định rõ vị trí để dụng cụ, vật tư và số lượng tối đa

2 Tất cả các thành viên giữ gìn ngăn nắp nơi làm việc

3 Các vật liệu, phụ tùng và dụng cụ được trả lại đúng vị trí

4 Nơi làm việc được sắp xếp, tổ chức gọn gàng

5 Các giá, bàn và các dụng cụ làm vệ sinh được sắp xếp, tổ chức tốt

4 Mọi người đều biết nhiệm vụ lau dọn của mình

5 Thiết bị vệ sinh luôn sạch, nền khô ráo

Seiketsu

(Săn sóc)

1 Nơi làm việc thông thoáng, nhiệt độ thích hợp

2 Nơi làm việc được duy trì sạch sẽ mọi lúc

3 Các thiết bị được bảo trì hàng ngày hoặc theo chu trình

4 Các máy móc, thiết bị, máy tính được giữ sạch

5 Có và duy trì các đường phân chia trên sàn nhà

Shitsuke

(Sẵn sàng)

1 Mọi người chào hỏi nhau để xây dựng mối quan hệ tốt hơn

2 Mọi người mặc đúng đồng phục, biển tên,

mũ và găng tay bảo hộ

3 Mọi người duy trì họp giao nhiệm vụ hàng tuần

4 Các tài liệu được cập nhật các thông tin cần thiết

5 Mọi người luôn luôn đúng giờ (đến trước

ít nhất 5phút)

Tổng cộng (a) (b) (c) (d)

(Nguồn: Tập đoàn Boway, 2017, Hướng dẫn thực hành 5S)

Điểm đánh giá = (a) + (b) + (c) + (d)

2.2.3.2 Đánh giá sự thay đổi năng suất lao động

Bên cạnh hình thức đánh giá bằng chấm điểm thì doanh nghiệp cũng có thể đánh giá hiệu quả của công tác xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý 5S qua việc theo dõi,

đo lường sự năng suất lao động, chất lượng và hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình thông qua chỉ tiêu năng suất lao động bình quân Chỉ tiêu này được đánh giá và so sánh giữa trước khi doanh nghiệp áp dụng hệ thống quản lý 5S và sau khi áp dụng để thấy sự thay đổi cũng như có những điều chỉnh cho phù hợp

Năng suất lao động bình quân =

Tổng doanh thu thuần Tổng số lao động

2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý 5S trong doanh nghiệp

2.3.1 Các yếu tố bên trong doanh nghiệp

Thực hành 5S là một chương trình đòi hỏi sự tham gia của tất cả mọi người

trong tổ chức/doanh nghiệp Đây là một phương pháp hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất

 Sự cam kết và hỗ trợ của lãnh đạo:

Điều kiện tiên quyết cho sự thành công khi thực hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo trong việc hình thành các nhóm công tác và chỉ đạo thực hiện Lãnh đạo

sẽ là người ra quyết định về việc sử dụng nhân lực vào 5S như thế nào, kinh phí thực hiện 5S ra sao…

 Công tác đào tạo 5S tại doanh nghiệp:

Đào tạo là khởi nguồn của chương trình 5S Việc đào tạo sẽ cung cấp cái nhìn đúng và đầy đủ cho các doanh nghiệp cũng như những người sẽ thực hiện triển khai 5S, do đó nó đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định hiệu quả của quá trình triển khai phương pháp này trên thực tiễn Khi đã có nhận thức và có phương tiện thì mọi người sẽ tự giác tham gia và chủ động trong các hoạt động của 5S

 Sự tham gia tự nguyện của toàn thể nhân viên:

Bí quyết thành công khi thực hiện 5S là tạo ra một môi trường khuyến khích được sự tham gia của mọi người Khi tất cả nhân viên tự giác tham gia thì mọi người

sẽ tự giác thực hiện và kiểm tra nhau trong việc thực hiện 5S tạo không khí làm việc thoải mái và hiệu quả Mọi người đồng lòng thực hiện sẽ đẩy phương pháp 5S thành một phong trào sâu rộng

Yếu tố mọi người cùng tham gia ở đây bao gồm cả lãnh đạo cấp cao và tất cả các nhân viên, trong đó lãnh đạo đóng vai trò làm gương và phải thực hiện tốt trước tiên các quy định đề ra

 Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn:

Thực hiện chương trình 5S là sự lặp đi lặp lại không ngừng các hoạt động nhằm duy trì và cải tiến công tác quản lý Trong công việc sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ bao giờ cũng vậy khi đã tốt rồi thì bằng những phương pháp tốt hơn sẽ tạo ra được kết quả tốt hơn Không thể nói môi trường của tôi là hoàn hảo, không thể tốt hơn nữa Chính vì thế đổi mới và cải tiến luôn đưa chúng ta đến một trạng thái tốt hơn

2.3.2 Các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp

Trong môi trường hội nhập như hiện nay, mỗi chương trình hành động của tổ chức, của doanh nghiệp này ít nhiều có ảnh hưởng tới các doanh nghiệp khác và ngược lại Việc thực hiện 5S tại doanh nghiệp có thành công được hay không ảnh hưởng một phần từ các yếu tố bên ngoài như: Tình hình kinh tế, chính trị, xã hội chung; Luật pháp

và chính sách kinh tế của Nhà nước nói chung và đặc biệt là đối với việc áp dụng chương trình 5S cho các doanh nghiệp; Sự phát triển của phong trào 5S tại Việt Nam…

 Môi trường kinh tế, xã hội:

Môi trường kinh tế, xã hội ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và ảnh hưởng đến công tác thực hiện 5S nói riêng Nếu doanh nghiệp hoạt động ở một môi trường kinh tế năng động và cạnh tranh cao thì đòi hỏi họ phải linh hoạt trong khâu quản lý nếu không muốn bị tụt hậu hoặc bị loại bỏ Khi đó doanh nghiệp phải liên tục nâng cao khả năng thích nghi của mình bằng cách áp dụng những

mô hình quản lý hiện đại để nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và năng lực cạnh tranh của mình Vì vậy 5S là một phương pháp được khá nhiều doanh nghiệp lựa chọn để đảm bảo quy trình sản xuất kinh doanh

 Môi trường luật pháp:

Hiện nay, Nhà nước đã ban hành nhiều bộ luật về điều kiện làm việc, môi trường làm việc, an toàn vệ sinh lao động như: Bộ luật lao động 2012, Luật an toàn vệ sinh lao động 2015, Luật phòng cháy chữa cháy sửa đổi 2013 Những luật này có tác động tích cực tới ý thức thực hiện 5S tại doanh nghiệp Điều này yêu cầu các doanh nghiệp phải nghiêm tục thực hiện các quy định về nơi làm việc mà pháp luật đã quy định và ban hành Đây cũng là tiền đề quan trọng để thúc đẩy doanh nghiệp chú ý hơn tới việc thực hiện 5S

 Sự phát triển của phong trào 5S:

Hiện nay ở Việt Nam số doanh nghiệp áp dụng 5S thành công còn khá hạn chế Chủ yếu 5S được thực hiện tại các tập đoàn nước ngoài hoặc các tập đoàn, công ty lớn tại Việt Nam như: Tập đoàn Toyota, Honda, Tập đoàn Điện lực Việt Nam … Như vậy phong trào 5S trong cộng động các doanh nghiệp Việt Nam chưa phát triển sâu rộng Điều này ảnh hưởng lớn đến quan điểm cũng như xu hướng áp dụng 5S tại các doanh nghiệp hiện nay Do các doanh nghiệp vẫn phân vân giữa bài toán về lợi nhuận và chi phí phải bỏ ra khi thực hiện công tác 5S Vì vậy các doanh nghiệp cũng chưa thực sự quan tâm nhiều đến hệ thống tuy đơn giản nhưng mang lại hiệu quả cao này

 Tài liệu tiếng Việt về 5S:

Các tài liệu liên quan tới 5S hiện nay chủ yếu bằng tiếng Anh hay tiếng Nhật nên việc tiếp cận các tài liệu này đối với các doanh nghiệp là tương đối khó khăn Hiện nay những tài liệu về 5S bằng tiếng Việt đang rất thiếu Các tài liệu về 5S bằng tiếng Việt

sẽ giúp cho quá trình tuyên truyền đạt hiệu quả hơn, thúc đẩy quá trình thực hiện 5S một cách nhanh chóng

27

Như vậy các yếu tố ảnh hưởng đến công tác xây dựng và thực hiện hệ thống quản

lý 5S tại doanh nghiệp bao gồm cả các yếu tố bên trong như sự cam kết của lãnh đạo, công tác đào tạo của doanh nghiệp, sự tham gia tự nguyện của các thành viên trong doanh nghiệp và các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp như môi trường kinh tế xã hội, môi trường luật pháp, sự phát triển của phong trào 5S Vì vậy khi phân tích thực trạng thực hiện hệ thống quản lý 5S của doanh nghiệp cũng cần phải gắn với việc phân tích các yếu tố này

2.4 Kinh nghiệm thực hiện hệ thống quản lý 5S của một số doanh nghiệp trong

và ngoài nước

2.4.1 Doanh nghiệp nước ngoài

* Tại Tập đoàn Toyota:

Đơn vị áp dụng điển hình quy trình 5S là Toyota Kết quả áp dụng từ đây cho thấy những hạn chế trong việc vận hành công việc được giảm thiểu trông thấy và những vấn đề phát sinh đều được phát hiện sớm và giải quyết Khi 5S được thực hiện đúng cách, nó sẽ tạo ra một nhà máy thông thoáng cho phép lãnh đạo có thể ra quyết định một cách nhanh chóng về nơi làm việc Các giám đốc phân xưởng hay các quản đốc có thể dễ dàng nhìn thấy những vật dụng không đúng trật tự, quá trình sản xuất nào bị đình trệ hay tắc nghẽn hoặc quy trình công việc nào không nằm đúng vị trí Trong cuốn Gemba Kaizen, ông Masaaki Imai cho rằng "việc tổ chức nơi làm việc tốt giúp giảm thiểu lỗi cho quá trình đến 50%", điều đó cũng lý giải vì sao 5S lại quan trọng Nó đặt nền tảng cho toàn bộ hệ thống sản xuất tiết kiệm tối ưu

 Việc áp dụng Seiri:

Trong một chuyến thăm đến Mỹ, các lãnh đạo Toyota đặc biệt là Taiichi Ohno (cha đẻ của phương thức sản xuất 5S) đã khảo sát và nghiên cứu các dây chuyền lắp ráp tại Ford Họ nhận thấy rằng, các dây chuyền sản xuất tại nhà máy này rất lớn tuy nhiên lại xảy ra những tình trạng như lãng phí máy móc, con người, nguyên vật liệu… Mặc dù các dây chuyền sản xuất, lắp ráp theo một quy trình định sẵn nhưng luôn xảy

ra sự chờ đợi, chậm trễ Các bán thành phẩm và thành phẩm được sắp xếp không khoa học, tỷ lệ sai hỏng cao và sản xuất dư thừa Nơi làm việc không được tổ chức ngăn nắp

và dễ mất khả năng kiểm soát

Do vậy, tại Toyota, bước đầu tiên của công đoạn “sàng lọc” là yêu cầu nhân viên phải lọc ra những gì không cần thiết tại nơi làm việc Không gian làm việc có thể được giải phóng bằng cách dọn sạch những vật dụng không cần thiết bao gồm: các linh kiện, công việc đang làm dở, sản phẩm hỏng, các loại tài liệu, giấy gói hàng, máy móc, thiết

bị và các những vật dụng khác Công nhân cần lọc ra những gì cần thiết để đáp ứng mục tiêu sản xuất và những gì là không cần thiết để giải phóng không gian làm việc

 Việc áp dụng Seiton:

Việc tổ chức lại những vật dụng thiết yếu cho công việc một cách hợp lý cũng giảm thiểu thời gian di chuyển để đi tìm hoặc lấy đồ phục vụ cho công việc Cần sắp xếp các vật dụng theo vị trí hợp lý thuận tiện cho công việc và giảm thiểu việc di chuyển Vị trí này cần được sắp xếp rõ ràng để cho mọi người ai cũng có thể tìm thấy vào bất kỳ lúc nào và dễ dàng cho việc phát hiện những gì nằm ngoài tiêu chuẩn Việc tạo ra không gian sắp xếp dễ dàng cho việc quan sát có thể tạo ra một môi trường làm việc trao đổi thông tin với người sử dụng mà không cần lời

 Việc áp dụng Seiso:

Triết lý về sạch sẽ tại tập đoàn Toyota là “Sạch sẽ không chỉ là sạch sẽ” Điển

hình là ở Trung tâm kỹ thuật của Toyota tại thành phố Michigan (Mỹ), nơi đã thiết kế

ra Camry và Avalon Giám đốc trung tâm là ông Masaki cứ hai lần một năm lại trực tiếp đến chỗ từng nhân viên và yêu cầu họ cho xem tủ hồ sơ Ông rà soát kỹ lưỡng để đảm bảo nó sạch sẽ và được sắp xếp hợp lý Toyota có tiêu chuẩn riêng cho việc sắp

hồ sơ và giám đốc trực tiếp theo dõi xem nhân viên có đạt tiêu chuẩn không Hơn thế, một phó giám đốc Trung tâm còn có nhiệm vụ kiểm tra đột xuất hệ thống email của từng nhân viên chỉ để đảm bảo rằng thư từ được sắp xếp hợp lý trong các thư mục và thư cũ phải xóa bỏ Những biện pháp này theo quan niệm thông thường sẽ bị coi là quá đáng và xâm phạm quyền tự do cá nhân Nhưng Toyota vẫn duy trì để quyết tạo lập nét văn hóa sạch sẽ và ngăn nắp trong công ty Việc sắp xếp tài liệu hay hộp thư điện

tử một cách trật tự chắc chắn có tác dụng tăng năng suất và hiệu quả làm việc Xét trên khía cạnh này, Toyota hoàn toàn hợp lý khi tiến hành những biện pháp đó

 Việc áp dụng Seiketsu:

Ban Giám đốc của Toyota đã lập ra chính sách về thời gian cải tiến phương thức 5S, xác định thời gian vừa đủ cho việc thực hiện 5S một cách đều đặn Nhiều công đoạn chỉ cần thu xếp một vài phút trước khi chuyển ca để nhân viện thực hiện nhiệm

vụ này Để dễ dàng cho việc theo dõi, Toyota đã dán một bảng xác định rõ trách nhiệm của từng người và thời gian thực hiện

 Việc áp dụng Shitsuke:

Tại Toyota, để công nhân viên thực hiện công việc này đều đặn hàng ngày, công ty đã cử ra một nhân viên quản lý cấp "Vô địch" để chịu trách nhiệm hỗ trợ cho quá trình, cung cấp cho ban lãnh đạo các thông tin phản hồi và thúc đẩy 5S khi cần thiết Sự tham gia của Ban lãnh đạo cấp cao là yếu tố chủ chốt, được thực hiện bằng việc đi vòng quanh quan sát và đánh giá một cách thường xuyên và liên tục Các tổ chức có thể chỉ định nhân viên điều phối 5S, những người tự nguyện tuyên truyền, giám sát và thực hiện