HƯỚNG dẫn MUA HÀNG và KIỂM SOÁT NHÀ THẦU PHỤ

Môc ®Ých Object V¨n b¶n nµy quy ®Þnh c¸ch thøc mua vËt t­ ®Çu vµo vµ thuª c¸c dÞch vô phôc vô c¸c ho¹t ®éng kinh doanh, s¶n xuÊt phï hîp víi yªu cÇu cña C«ng ty. 2. Ph¹m vi ¸p dông Scope : ¸p dông ®Ó mua c¸c lo¹i vËt t­ nh­ : ThiÕt bÞ, phô tïng thay thÕ, vµ nguyªn phô liÖu s¶n xuÊt. ¸p dông ®Ó thuª c¸c dÞch vô bæ trî cho s¶n xuÊt hµng may mÆc nh­: Gia c«ng s¶n phÈm, gia c«ng tõng phÇn (In, thªu, giÆt, lµ), b¶o d­ìng thiÕt bÞ, vËn t¶i hµng ho¸. Môc ®Ých Object V¨n b¶n nµy quy ®Þnh c¸ch thøc mua vËt t­ ®Çu vµo vµ thuª c¸c dÞch vô phôc vô c¸c ho¹t ®éng kinh doanh, s¶n xuÊt phï hîp víi yªu cÇu cña C«ng ty. 2. Ph¹m vi ¸p dông Scope : ¸p dông ®Ó mua c¸c lo¹i vËt t­ nh­ : ThiÕt bÞ, phô tïng thay thÕ, vµ nguyªn phô liÖu s¶n xuÊt. ¸p dông ®Ó thuª c¸c dÞch vô bæ trî cho s¶n xuÊt hµng may mÆc nh­: Gia c«ng s¶n phÈm, gia c«ng tõng phÇn (In, thªu, giÆt, lµ), b¶o d­ìng thiÕt bÞ, vËn t¶i hµng ho¸. HƯỚNG dẫn MUA HÀNG và KIỂM SOÁT NHÀ THẦU PHỤ

HƯỚNG DẪN MUA HÀNG

VÀ KIỂM SOÁT NHÀ THẦU

PHỤ

1 Mục đích/ Object

Văn bản này quy định cách thức mua vật t đầu vào và thuê các dịch vụ phục vụ các hoạt động kinh doanh, sản xuất phù hợp với yêu cầu của Công ty

2 Phạm vi áp dụng/ Scope :

áp dụng để mua các loại vật t nh : Thiết bị, phụ tùng thay thế,

và nguyên phụ liệu sản xuất

áp dụng để thuê các dịch vụ bổ trợ cho sản xuất hàng may mặc nh: Gia công sản phẩm, gia công từng phần (In, thêu, giặt, là), bảo dỡng thiết bị, vận tải hàng hoá

3 Tài liệu tham khảo/ References:

Sổ tay chất lợng của Công ty

4 Định nghĩa/ Difinition

Không áp dụng

5 Nội dung/ Content :

5.1: Lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp (NTP)

Lưu đồ

Rev : 01 Page 2/15

Thu thập thông tin

về nhà cung cấp (NTP)

Phân tích đánh giá

nhà cung cấp (NTP)

Lựa chọn nhà cung cấp (NTP)

Đ a vào danh sách nhà cung cấp (NTP)

Yêu cầu sử dụng nhà cung cấp

Sử dụng nhà cung cấp (NTP)

Đánh giá chất l ợng dịch vụ nhà cung cấp (NTP)

Lập hồ sơ nhà cung cấp (NTP)và cập nhật thông tin

Hệ thống nhà cung

Bớc 1 Bớc 5

Bớc 2 Bớc 6

Bớc 3 Bớc 7

Bớc 4

diễn giải nội dung lu đồ

Bớc 1: Thu thập thông tin

- Trên cơ sở các nhu cầu về vật t, thiết bị, dịch vụ… cán bộ vật t thu thập thông tin về các nhà cung cấp trong nớc và nớc ngoài có khả năng đáp ứng đợc yêu cầu của Công ty

- Phơng pháp thu thập thông tin:

Cán bộ theo dõi mã hàng, cán bộ vật t, nhân viên tiếp liệu thu thập thông tin qua các hình thức sau:

+ Thông qua các bản Catalogue chào hàng

+ Thông qua các hội chợ giới thiệu sản phẩm

+ Thông qua thông tin quảng cáo cung cấp dịch vụ, sản phẩm + Thông qua tiếp xúc trực tiếp với nhà cung cấp (NTP)

+ Mẫu hiện vật đợc gửi chào giá

+ Thông qua các văn phòng giao dịch (các cơ quan trung gian)

đại lý

+ Thông qua Internet/Web

Bớc 2: Phân tích đánh giá:

Nhân viên phòng quản lý NPL, qua các thông tin thu lợm đợc tập hợp phân tích, đánh giá các nhà cung cấp (NTP) trình lãnh đạo Công ty xem xét

Bớc 3: Lựa chọn nhà cung cấp (NTP):

Phòng quản lý NPL có trách nhiệm lựa chọn các nhà cung cấp (NTP) đáp ứng yêu cầu báo cáo Giám đốc phê duyệt Những nhà cung cấp (NTP) nằm trong danh sách phải đáp ứng một trong ba tiêu chí sau:

- Có uy tín

- Có giấy chứng nhận về ISO 9001-2000 hoặc các chứng nhận

về chất lợng

- Có khả năng đáp ứng việc cung cấp các sản phẩm dịch vụ

đúng theo yêu cầu của Công ty đề ra

Bớc 4: Đa vào danh sách nhà cung cấp (NTP):

Phòng quản lý NPL lập danh sách nhà cung ứng (NTP) trình Lãnh đạo công ty phê duyệt Mỗi năm Phòng quản lý NPL phải kiểm tra xem xét lại Nếu cần phải cập nhật thông tin (bổ sung hoặc loại bỏ) và trình Lãnh đạo công ty phê duyệt lại

Bớc 5: Sử dụng nhà cung cấp (NTP) :

Xem mục 5.2 (bớc 3)

Bớc 6: Đánh giá trong quá trình:

- Cán bộ theo dõi mã hàng phòng NPL lập sổ theo dõi quá trình cung cấp thiết bị, nguyên phụ liệu nhập khẩu của các nhà cung cấp (NTP) trên cơ sở:

+ Các bản xác nhận của Bộ phận QA,QC, phòng Kỹ thuật về chất lợng sản phẩm dịch vụ cung cấp

+ Việc thực hiện đầy đủ các quy định đã thoả thuận trong hợp đồng

- Căn cứ vào sổ theo dõi, định kỳ 6 tháng phòng NPL phân tích

đánh giá từng nhà cung cấp (NTP) Trong trờng hợp nhà cung cấp (NTP) không thực hiện đúng các yêu cầu cung cấp dịch vụ ( theo các thoả thuận ) phải báo cáo trình trởng phòng trực tiếp xem xét

- Trên cơ sở sổ theo dõi nhà cung cấp (NTP), hàng năm phòng NPL xem xét việc duy trì hoặc loại bỏ nhà cung cấp (NTP) và lập báo cáo báo cáo Giám đốc phê duyệt

Việc loại bỏ nhà cung cấp (NTP) khỏi danh sách theo nguyên tắc sau:

+ Chất lợng: Không đảm bảo, quá tỷ lệ cho phép từ 02 lần trở lên

bị loại bỏ (Quá tỷ lệ 2%)

+ Số lợng: Thiếu hụt nhiều lần (3 lần trở lên) ngoài tỷ lệ cho phép bị loại bỏ (Quá tỷ lệ 2%)

+ Giao hàng không đáp ứng làm ảnh hởng lớn đến sản xuất nhiều lần (3 lần trở lên)

+ Các sản phẩm dịch vụ mua trong nớc đợc kiểm tra chất lợng,

số lợng ngay trớc khi nhập kho hoặc thực hiện, nếu không đáp ứng

theo hợp đồng sẽ bị từ chối nhận hàng Trong trờng hợp không đáp ứng 3 lần sẽ bị loại bỏ

Bớc 7 : Lập hồ sơ nhà cung cấp

Phòng NPL giao cho cán bộ lập hồ sơ nhà thầu phụ có thể bao gồm các tài liệu sau:

- Hợp đồng kinh tế

- Phiếu đánh giá nhà thầu phụ

- Tài liệu liên quan nhà thầu phụ nh:

+ Catalogue nhà thầu phụ

+ Bản chào cung cấp về chất lợng vật t cung cấp

+ Các chứng chỉ, tiêu chuẩn về chất lợng

+ Chứng chỉ ISO 9001-2000

+ Những thông tin quan trọng về nhà cung cấp (NTP) sẽ đợc cập nhật vào hồ sơ Ví dụ: Thông tin về những đợt giao hàng chậm, kém chất lợng…

5.2: Mua vật t :

5.2.1: Mua vật t của các nhà cung cấp (NTP) trong nớc:

L u đồ mua vật t

Bớc 5

Bớc 1 Bớc 6

Bớc 2 Bớc 7

Bớc 3 Bớc 8

Xác định nhu cầu cần mua

Xem xét đánh giá nhu cầu

Lựa chọn nhà cung cấp (NTP)

Đàm phán

Phê duyệt giá

Đàm phán ký kết

Lập hợp đồng mua bán

Nhận hàng và kiểm tra

Nhu cầu mua vật

t

Nhập kho vật

t

Bớc 4

Diễn giải nội dung lu đồ

Bớc 1: Xác định nhu cầu cần mua vật t:

- Cán bộ vật t trên cơ sở nhu cầu mua vật t của các bộ phận đợc Giám đốc phê duyệt xác định lợng vật t cần mua Nhân viên phòng quản lý NPL trên cơ sở định mức tài liệu kỹ thuật của phòng kỹ thuật, khách hàng thoả thuận lập dự trù nhu cầu mua vật t

- Nhân viên phòng NPL thu thập các yêu cầu về tiêu chuẩn kỹ thuật, thông số, quy cách, tính năng sử dụng … để làm cơ sở

đối chiếu khi mua

- Lập danh sách các chủng loại vật t cần mua theo số lợng, quy cách, yêu cầu kỹ thuật

Bớc 2: Xem xét đánh giá nhu cầu cần mua:

Nhân viên phòng quản lý NPL làm những công việc sau:

- Trên cơ sở nhu cầu cần mua, xác định lợng vật t phù hợp với chủng loại vật t cần mua còn tồn kho có thể sử dụng đợc để giảm bớt số lợng cần mua

- Loại bỏ các vật t đề nghị mua có thể sử dụng lại, hoặc dùng thay thế đã có

- Lập nhu cầu số lợng chủng loại vật t cần mua sau khi đối trừ và loại bỏ Trình lãnh đạo Công ty

Bớc 3: Lựa chọn nhà cung cấp (NTP):

- Nhà cung cấp (NTP) đợc lựa chọn phải đáp ứng đợc việc cung cấp các chủng loại vật t có nhu cầu cần mua

- Nhà cung cấp (NTP) phải có tên trong danh sách đợc phê duyệt Trờng hợp không có trong danh sách phải tiến hành xem xét trớc khi mua

- Lựa chọn nhà cung cấp (NTP) thông qua các thông tin sau:

+ Mức độ tin cậy và uy tín của sản phẩm

+ Đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật của vật t và dịch vụ cần cung cấp

+ Giá cả

+ Phơng thức giao nhận

+ Hình thức thanh toán

+ Các bớc cung cấp sản phẩm, dịch vụ

Bớc 4: Đàm phán:

Trên cơ sở các nhà cung cấp (NTP) lựa chọn, nhân viên phòng quản lý NPL lập đơn đặt hàng và có thể trực tiếp thảo luận với nhà cung cấp (NTP) đã lựa chọn về:

+ Mẫu đối (nếu cần cung cấp)

+ Kỹ thuật

+ Hình thức thanh toán

+ Phơng thức giao hàng

+ Thời gian giao hàng

+ Giá cả

Bớc 5: Phê duyệt giá.

Trên cơ sở khách hàng thông báo phòng NPL lập giấy đề nghị phê duyệt giá bao gồm:

+ Giấy đề nghị duyệt giá và kèm theo mẫu đối nếu có

+ Trình giám đốc Công ty xem xét và phê duyệt

+ Chuyển phòng kế toán lập dự trù tài chính và thực hiện

Bớc 6: Lập hợp đồng

- Trên cơ sở phiếu đề nghị duyệt giá và kết quả đàm phán của cán bộ mã hàng lập hợp đồng hoặc yêu cầu nhà cung cấp (NTP) lập hợp đồng mua bán

- Trong hợp đồng mua bán phải ghi rõ các điêù khoản, điều kiện của hợp đồng và các quy định nh đã thoả thuận

- Trong trờng hợp không ký đợc hợp đồng thì phải thực hiện lại các bớc nh trên

- Đối với trờng hợp mua trực tiếp, hoặc thanh toán ngay bằng tiền mặt trong nớc không qua hợp đồng thì nhân viên tiếp liệu tạm ứng số tiền phù hợp với giá đợc duyệt và số lợng cần mua

Bớc 7: Nhận hàng và kiểm tra :

- Nhận và kiểm hàng theo thoả thuận có thể theo các hình thức sau:

+ Xác nhận mẫu trớc khi sản xuất

+ Xác nhận mẫu giao hàng

Trong trờng hợp cần thiết (khi có ý kiến của trởng bộ phận QA hoặc Kỹ thuật) Nhân viên phòngNPL có thể đề nghị nhà cung cấp (NTP) cho nhân viên QC hoặc Kỹ thuật kiểm tra chất lợng trớc khi nhận hàng

- Hàng về kho bộ phận quản lý NPL cùng nhân viên QC/QA, thủ kho kiểm tra hàng về số lợng, chất lợng vật t theo nh hợp đồng và mẫu đã thoả thuận, đồng thời ghi sổ theo dõi nhà cung cấp (NTP)

- Trong trờng hợp không đảm bảo về số lợng và chất lợng nhân viên phòng quản lý NPL lập biên bản báo cáo và thông báo tới nhà cung cấp (NTP) xem xét, làm th khiếu nại về số lợng và chất lợng (nếu có)

5.2.2: Mua vật t, thuê dịch vụ theo chỉ định của khách mua hàng:

Công ty thực hiện việc mua bán theo đúng yêu cầu của khách mua hàng, việc ký kết hợp đồng theo chế độ hợp đồng mua bán

có thể theo các cách:

- Đàm phán tay ba về: Kỹ thuật, về giá, về số lợng

- Đàm phán tay ba về: Kỹ thuật

- Theo yêu cầu chỉ định của khách

5.3: Thuê dịch vụ.

Khi các đơn hàng có yêu cầu sử dụng các dịch vụ bổ trợ cho sản xuất hàng may mặc nh : Gia công từng phần, thêu, in, giặt, bảo dỡng thiết bị, vận tải hàng hoá … Công ty tiến hành theo các trình tự cho từng dịch vụ nh sau:

Bớc 1

Bớc 2

Bớc 3

Bớc 4

Nhu cầu thuê dịch vụ

Xác định các yêu cầu về kỹ thuật của dịch vụ

Lựa chọn nhà cung cấp dịch

vụ

Đàm phán giao dịch

Lập hợp đồng thuê dịch vụ

Kiểm tra chất l ợng dịch vụ

L u trữ các tài liệu liên quan

Bớc 5

Bớc 1: Xác định các yêu cầu về kỹ thuật của dịch vụ:

- Căn cứ theo mẫu của khách hàng, Trởng phòng Kỹ Thuật có trách nhiệm xác định những nhu cầu cụ thể về in, thêu, giặt, là, quản lý thiết bị

- Căn cứ vào lịch trình tu sửa thiết bị, cán bộ kỹ thuật xác định nhu cầu thuê dịch vụ bảo dỡng thiết bị

- Căn cứ nhu cầu vận chuyển bên phòng quản lý NPL, xác định thuê dịch vụ vận chuyển

Bớc 2: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ:

Căn cứ :

- Giá cả

- Chất lợng dịch vụ, Phòng quản lý NPL có trách nhiệm tìm nhà cung cấp (NTP)

Bớc 3: Đàm phán giao dịch:

Nhân viên tiếp liệu trên cơ sở nhà cung cấp (NTP) lựa chọn, trực tiếp đàm phán về yêu cầu kỹ thuật, về thời gian thực hiện, về giá cả, về phơng thức thanh toán, giao nhận … lập phiếu đề nghị duyệt giá trình Giám đốc hoặc phó giám đốc phụ trách phê

duyệt

Bớc 4: Lập hợp đồng thuê dịch vụ:

- Trên cơ sở phiếu đề nghị duyệt giá và kết quả đàm phán cán

bộ mã hàng lập hoặc yêu cầu nhà cung cấp (NTP) lập hợp đồng thuê dịch vụ

- Trong hợp đồng cần ghi rõ các điều kiện, điều khoản của hợp

đồng và các quy định nh đã thoả thuận

- Trong trờng hợp không ký đợc hợp đồng thì phải thực hiện lại các bớc nh trên

- Đối với các trờng hợp thuê trực tiếp hoặc thanh toán ngay bằng tiền mặt trong nớc không qua hợp đồng thì nhân viên tiếp liệu tạm ứng số tiền phù hợp với giá đợc duyệt và thanh toán ngay cho các nhà cung cấp (NTP)

Bớc 5: Kiểm tra chất lợng dịch vụ:

a) Dịch vụ gia công

Nhân viên tiếp liệu nhận hàng theo đúng số lợng và chất lợng

đã ký trong hợp đồng dịch vụ Trong trờng hợp đợc giao tới kho, thủ kho và phòng quản lý NPL, QC phải kiểm đủ số lợng và chất lợng sản phẩm gia công

b) Các loại dịch vụ khác (sửa chữa, bảo dỡng, vận tải…)

Các cán bộ kỹ thuật nghiệp vụ có liên quan kiểm tra việc thực hiện các điều khoản đã ký kết trong hợp đồng dịch vụ

6 Biểu mẫu báo cáo

1 BM-NCC-01: phiếu đỏnh giỏ lựa chọn nhà cung cấp

2 BM-NCC-02: Danh sỏch cỏc nhà cung cấp được lựa chọn

3 BM-NCC-03: Bảng theo dừi chất lượng nhà cung cấp