cơ sở phương pháp luận của phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý

- Sản phẩm: + Phần mềm kế toán Fast accounting 2003.f trên Visual Foxpro. + Phần mềm kế toán Fast Accounting 2003.f trên SQL Server. + Phần mềm tổng hợp báo cáo toàn tổng Công ty Fast Corporate Reporter 2003.w trên nền Web. + Phần mềm quản trị toàn diện doanh nghiệp ERIC ERP của Jupiter Systems Inc. + Phần mềm kế toán và quản trị kinh doanh Fast Business 2004.s trên SQL Server (viết trên ngôn ngữ VB.NET, hổ trợ Unicode và đ• hoàn thành vào cuối năm 2003). - Dịch vụ: + Khảo sát yêu cầu và tư vấn xây dựng hệ thống thông tin tài chính kế toán và quản trị kinh doanh. + Sữa đổi và phát triển chương trình theo yêu cầu đặc thù của khách hàng. + Triển khai ứng dụng, cài đặt và đào tạo sữ dụng. + Hổ trợ sử dụng qua đào tạo, bảo hành và bảo trì hệ thống thông tin. + Nâng cấp và mở rộng theo sự phát triển của khách hàng. - Công nghệ: + Ngôn ngữ lập trình : VB.Net, Visual Foxpro, Java, ASP. + Kiến trúc lập trình: Client/Server, File server, Web-based. + Cơ sở dữ liệu: SQL Server, Foxpro. 1.1.4 Hợp tác quốc tế. Từ đầu năm 2003 FAST trở thành nhà phân phối phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp ERIC của Jupiter Systems Inc tại việt nam. Jupiter systems inc. là Công ty phần mềm hàng đầu tại khu vực Đông Nam A trong lĩnh vực phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp(ERIC). Hiện nay ERIC có hơn 800 khách hàng với hơn 10,000 người sử dụng ERIC trong công việc hàng ngày của mình.

I : giới thiệu Tổng quan Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp fast 1.1 Giới thiệu chung.

+ Ông Nguyễn Thành Nam, nay là giám đốc Công ty phần mềm

xuất khẩu DPT- FSOFT

+ Ông Nguyễn Khắc Thành, hiện là giám đốc trung tâm đào tạo

FPT- Aptech

+ Ông Phan Đức Trung, hiện là trởng phòng ngoại hối ngân hàng

Techcombank

- Thành viên hội đồng quản trị:

+ Ông Nguyễn Thành Nam: chủ tịch hội đồng quản trị

+ Ông Phan Quốc Khánh: phó chủ tịch hội đồng quản trị kiêm

giám đốc Công ty

+ Ông Phan Đức Trung: phó chủ tịch hội đồng quản trị

- Giới thiệu về các thành viên hội đồng quản trị :

+ Ông Nguyễn Thành Nam, sinh năm1961; học chuyên toán khốiphổ thông chuyên trờng (A0) đại học tổng hợp Hà Nội; tốt nghiệp khoatoán đại học tổng hợp Lomonoxov (MGU Liên Xô); học vị: tiến sỹ(chuyên ngành toán lý); lĩnh vực hoạt động chính hiện nay : phần mềm tinhọc ; công tác hiện nay: giám đốc Công ty phần mềm xuất khẩu FPT-FSORT

+ Ông Phan Quốc Khánh , sinh năm 1951; học chuyên toán trờngchuyên Hàm Rồng Thanh Hoá, tốt nghiệp khoa kĩ thuật tính toán và tự

động hoá đại học năng lợng Moxcva MEI, Liên Xô); học vị: Tiến sỹ(chuyên ngành điều khiển học và lý thuyết thông tin); lĩnh vực hoat độngchính hiện nay: phần mềm tin học ; công tác hiện nay: Giám đốc Công tyFAST

+ Ông Phan Đức Trung, sinh năm 1971, học chuyên lý trờng chuyên

Hà Nội- Amsterdam; tốt nghiệp khoa kinh tế năng lợng đại học Bách Khoa

Hà Nội; học vị: cử nhân ; lĩnh vực hoạt động chính hiện nay: trởng phòngngoại hối ngân hàng TECHCOMBANK

- Thời gian chuẩn bị thành lập Công ty: từ tháng sáu đến tháng tám năm1996

- Ngày bắt đầu có trụ sở làm việc: 01/09/1996 tại 67c Thái Hà, Quận

Đống Đa, Thành Phố Hà Nội

- Các nhân viên đầu tiên:

+ Phan Quốc Khánh : Giám đốc

+ Phan Đức Trung: Phó Giám đốc(hiện không làm ở FAST)

+ Phạm Văn Lộc: Nhân viên kỹ thuật (hiện không làm ở FAST)

+ Phạm Văn Nam: Nhân viên bảo vệ(hiện không làm ở FAST)

- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Số 15607 do Sở Kế Hoạch và Đầu

T Hà Nội cấp ngày 18/06/1997

- Vốn đăng ký: 1.000.000.000 đ chia thành 10,000 cổ phiếu, mổi cổ phiếutrị gía 100.000 đ

- Vốn tăng vào đầu năm 2003 là 1.250.000.000đ, đợc chia thành

125.000 cổ phiếu, mổi cổ phiếu trị giá 10.000)

- Ngành nghề đăng ký kinh doanh:

+ Sản xuất kinh doanh các phần mềm máy tính

+ Buôn bán hàng t liệu tiêu dùng (thiết bị điện tử tin học, máy tính)

+ Dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ

+ Dịch vụ t vấn chuyển giao công nghệ

- Lĩnh vực hoạt động kinh doanh:

Sản xuất, t vấn và triển khai ứng dụng phần mềm tài chính kế

toán và quản trị sản xuất kinh doanh

+ Cung cấp sản phẩm và dịch vụ : t vấn thiết kế hệ thống thông

tin, sữa đổi sản phẩm theo yêu cầu, cài đặt và đào tạo

- Lập kế hoạch năm cho toàn Công ty và từng chinhánh.

3 Các trợ lý giámđốc (phòng tổng

hợp)

Trợ lý cho giám đốc Công ty về các vấn đề nhân

sự, Marketing, tổ chức sản xuất kinh doanh, làmviệc với các đối tác, tài chính kế toán toàn Công

ty, xây dựng các dự án phát triển kinh doanh

4 Phòng nghiên cứuvà phát triển sản

phẩm

- Nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới

- Hổ trợ các bộ phận kinh doanh sữa đổi các sảnphẩm theo các yêu cầu đặc thù

5 Các chi nhánh bộ

phận kinh doanh - Bán hàng và dịch vụ khách hàng.- Hiện có chi nhánh Hà Nội, Sài Gòn, Đà Nẵng

- Tổ chức của các chi nhánh và bộ phận kinh doanh :

Hội đồng quản trị

Ban giám đốc

Phòng nghiên cứu

và phát triển sản phẩm

Phòng tồng hợpCâc chi nhánh

HN, HCM, ĐN

- Tham gia vào xác định chiến lợc của Công tylập kế hoạch năm cho chi nhánh

+ Đề ra phơng án thiết kế sơ bộ giải quyết cácbài toán cua khách hàng

hổ trợ phòng lập trình và phòng triển khai thực hiện

Giám đốc chi nhánh

hợp đồng về nghiệp vụ, bài toán đã khảo sát trớc đó.

- Khảo sát chi tiết thêm yêu cầu của khách hàng

- T vấn về xây dựng hệ thống thông tin

- Phối hợp với phòng lập trình để sữa đổi, test vàtiếp nhận chơng trình sữa đổi theo yêu cầu đặc thù

- Cài đặt và đào tạo

- Hổ trợ sữ dụng trong thời gian đầu

- Hổ trợ sữ dụng và bảo hành chơng trình khi cầnthiết

+ Phần mềm quản trị toàn diện doanh nghiệp ERIC ERP của

Jupiter Systems Inc

+ Phần mềm kế toán và quản trị kinh doanh Fast Business 2004.s trên SQL Server (viết trên ngôn ngữ VB.NET, hổ trợ Unicode và đã hoàn thành vào cuối năm 2003)

- Dịch vụ:

+ Khảo sát yêu cầu và t vấn xây dựng hệ thống thông tin tài

chính kế toán và quản trị kinh doanh

+ Sữa đổi và phát triển chơng trình theo yêu cầu đặc thù của

khách hàng

+ Triển khai ứng dụng, cài đặt và đào tạo sữ dụng

+ Hổ trợ sử dụng qua đào tạo, bảo hành và bảo trì hệ thống thông tin

+ N©ng cÊp vµ më réng theo sù ph¸t triÓn cña kh¸ch hµng.

- C«ng nghÖ:

+ Ng«n ng÷ lËp tr×nh : VB.Net, Visual Foxpro, Java, ASP

+ KiÕn tróc lËp tr×nh: Client/Server, File server, Web-based

+ C¬ së d÷ liÖu: SQL Server, Foxpro

1.1.4 Hîp t¸c quèc tÕ.

Tõ ®Çu n¨m 2003 FAST trë thµnh nhµ ph©n phèi phÇn mÒm qu¶n lý toµn diÖn doanh nghiÖp ERIC cña Jupiter Systems Inc t¹i viÖt nam Jupiter systems inc lµ C«ng ty phÇn mÒm hµng ®Çu t¹i khu vùc

§«ng Nam A trong lÜnh vùc phÇn mÒm qu¶n lý toµn diÖn doanh nghiÖp(ERIC) HiÖn nay ERIC cã h¬n 800 kh¸ch hµng víi h¬n

10,000 ngêi sö dông ERIC trong c«ng viÖc hµng ngµy cña m×nh

- C«ng ty th¬ng m¹i dÇu khÝ petechim, C«ng ty Intimex

- C«ng ty dÖt Nam §Þnh, dÖt Hµ Néi, may §¸p CÇu

- C«ng ty l¾p m¸y 45-1, C«ng ty cÇu 12

- C«ng ty Kinh §«, C«ng ty §ång Lùc…

Kh¸ch hµng lµ c¸c C«ng ty cã vèn ®Çu t níc ngoµi:

- C«ng ty sø vÖ sinh INAX (NhËt)

- C«ng ty s¶n xuÊt « t« VIDAMCO (Hµn Quèc)

- C«ng ty s¶n xuÊt xe m¸y GMN (Th¸i Lan)

- C«ng ty NEWHOPE (Trung Quèc)

- C«ng ty thøc ¨n gia sóc Guyomac’h (Ph¸p)

- C«ng ty Crown workd wide (Hång K«ng)

* BiÓu då ph¸t triÓn sè lîng kh¸ch hµng qua c¸c n¨m:

FCL 12%

FHN 48%

FDN 12%

FSG 28%

Lập trình ứng dụng 14%

T vấn triển khai hợp đồng 31%

Nghiên cứu phát triển sản phẩm 11%

- Biểu đồ phát triển số lợng nhân viên qua các năm :

1.1.8.Mục tiêu của FAST

- “Đạt đợc và giữ vững vị trí số 1 trên thị trờng Việt Nam trong lĩnh vựccung cấp các giải pháp phần mềm tài chính kế toán và quản lý doanh nghiệp”

- “Cùng khách hàng đi đến thành công !” là phơng châm hành động củaFAST nhằm đạt đợc mục tiêu đề ra Bằng nổ lực và lòng tận tuỵ của từng cá nhân

và của toàn công ty dựa trên cơ sở hiêu biêt sâu sắc nhu cầu của khách hàng vànăng lực không ngừng nâng cao FAST sẽ triển khai các ứng dụng thành công,mang lại hiêu quả cho khách hàng

1.1.9 Uy tín của FAST trên thị trờng:

- Đạt 6 huy chơng vàng liên tục trong các năm 1999 – 2002 tại ViệtNam ComputerWorld Expo

- Giải thởng “sản phẩm công nghệ thông tin” của hội tin học Việt Nam

- Đến cuối năm 2003 đã có hơn 800 khách hàng trên toàn quốc

1.2 giới thiệu đề tài nghiên cứu:

1.2.1 Lý do lựa chọn đề tài:

Trong quá trình thực tập tại Công ty, em đã tìm hiểu về hoạt động quản lý vàsản xuất kinh doanh của Công ty đặc biệt là hoạt động quản lý nhân sự tại Côngty

Hiện nay công tác quản lý nhân sự của Công ty gặp phải rất nhiều khó khăn:

- Công ty đang sử dụng phần mềm “Quản lý nhân sự”, phần mềm này đã

sử dụng từ khi Công ty bắt đầu thành lập (1998), đợc viết trên ngôn ngữFoxpro for Dos, có cơ sở dữ liệu là DBF Đây là ngôn ngữ lập trình có

từ rất lâu, khả năng chạy kém, tính an toàn dữ liệu bảo mật thông tinkhông cao Nhất là việc chạy trên MS DOS, nên công việc in ấn gặp rấtnhiều khó khăn

- Cấu Trúc cơ sở dữ liệu cha tối u, lợng thông tin phải nhập rất nhiều gây

khó khăn cho ngời sử dụng và lu trữ tốn kém Các báo cáo còn thiếuhoặc cha tự động in ra các báo cáo khai thác thông tin đã nhập

- Phần mềm cha hổ trợ các phơng thức tính toán linh hoạt, nhiều phép

toán phải tự tính thủ công sau đó mới điền vào máy, mất thời gian Hiện nay số lợng nhân viên của Công ty ngày càng tăng lại đợc phân bố ở cácchi nhánh khác nhau cho nên công việc quản lý lại càng thêm phức tạp

Chính vì thế việc có một phần mềm “Quản lý nhân sự” phù hợp hơn là rất cầnthiết đối với Công ty hiện nay Xuất phát từ yêu cầu đó, cùng với những quy định

về thời gian cũng nh khối lợng công việc đối với một đề tài thực tập cho nên em

đã chọn đề tài : “Phân tích, thiết kế Hệ Thống Thông Tin Quản Lý nhân sự tại Công ty Phần Mềm Quản Lý Doanh Nghiệp FAST”.

1.2.2 Mục đích của đề tài nghiên cứu:

+ Đáp ứng đợc đầy đủ các nghiệp vụ của Công ty đề ra để nâng

cao hiệu quả công việc quản lý

+ Giúp cho qúa trình bảo trì, bảo hành dể dàng hơn do chơng trình

đợc viết dựa trên sự tìm hiểu sâu sắc về Công ty

+ Có khả năng mở rộng, tích hợp với các chơng trình trong khác

tơng lai (nếu có đợc mã nguồn)

+ Sử dụng chuẩn unicode theo chuẩn TCVN6960 của Việt Nam

quy định

+ Sử dụng các công nghệ tiên tiến nhất của công nghệ thông tin

hiện nay Để dể dàng xuất dữ liệu để đa lên Web

+ Nâng cao tính bảo mật

+ Dể sử dụng do chơng trình đợc xây dng theo yêu cầu của

nhân viên trực tiếp sử dụng chơng trình sau này

1.2.3 Công cụ để thực hiện đề tài :

Lựa chọn ngôn ngữ lập trình đóng một vai trò quan trọng đối với thànhcông của chơng trình Việc lựa chọn ngôn ngữ lập trình nào là dựa trên nhiều yếu

tố khách quan, chủ quan nh khả năng của ngời sử dụng, thói quen của ngời sửdụng, yều cầu về môi trờng phần cứng, phần mềm…

Nh đã biết, một vấn đề trong chơng trình quản lý nhân sự hiện tại của công

ty la do lập trình bằng ngôn ngữ Foxpro cho nên khả năng bảo mật thông tinkém Do đó với đề tài này em đã quyết định sử dụng ngôn ngữ lập trìnhMicrosoft Visual Basic 6.0 kết hợp với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2000

Microsoft Visual Basic 6.0 là ngôn ngữ lập trình, nó có các u điểm sau

đây:

+ Là một ngôn ngữ lập trình hớng đối tợng gần gũi với các ứng dụng vềWindows cho nên công việc lập trình tiến hành đợc dễ dang hơn

+ứng dụng đợc viết bằng chạy khá nhanh và nó đang đợc sử dụng rộng rãi.+Ngôn ngữ cũng tạo ra đợc một giao diện đẹp, tiện lợi cho ngời sử dụngchuột và bàn phím.

+ Microsoft Visual Basic 6.0 có bộ công cụ và kỹ thuật mới giúp truy cậpdữ liệu dễ dàng hơn

+ Microsoft Visual Basic 6.0 mở rộng khả năng báo cáo với trình báo cáocho phép, xem trớc và in các báo cáo trong Visual Basic

Tuy nhiên phần mềm này đòi hỏi khá cao về phần cứng Để chạy tốt nó yêu cầucấu hình tối thiểu là:

Trong bài toàn này, phần chơng trình đợc tạo ra bởi các mã của Visual Basic và

để liên kết với cơ sở dữ liệu trong Access bằng cách sử dụng đối tợng liên kếtADO (ActiveX Data Object) của Microsoft Visual Basic Các đối tợng trongMicrosoft Visual Basic đợc thể hiện nh là những thực thể có thể nhìn thấy đợc.Ví

dụ nh một cửa sổ màn hình là một đối tợng kiểu Form….Mỗi đối tợng đều đặc

tr-ng bởi nhữtr-ng thuộc tính và hành vi

Ngoài ra, chơng trình con sử dụng phần mềm Tiếng Việt trong khi tạo các mã

ch-ơng trình, đó là bộ gõ Font VietKey 2000

II cơ sở phơng pháp luận của phân tích thiết kế hệ

thống thông tin quản lý

2.1.Thông tin

2.1.1.Khái niệm thông tin

Thông tin là sự phản ánh ghi chép hiện tợng sự vật nào đấy trở thành dữ dữliệu và dữ liệu đó phải biến thành tri thức của chủ thể nhận phản ánh

Phản ánh

Tri thức hoá

Thông tin kinh tế là một tập hợp các dữ liệu kinh tế có ý nghĩa đối với một

đối tợng nhận tin nhất định, có quan hệ với một đối tợng trong một khuôn khổ,một nhiệm vụ cụ thể

Thông tin kinh tế đóng một vai trò hết sức quan trọng nhằm giúp cho ngờilãnh đạo đa ra đợc những quyết đinh đúng đắn, kịp thời trong quá trình quản lý.Bởi vì chỉ có trên cơ sở các thông tin chính xác, kịp thời các cấp lãnh đạo mới cókhả năng đa ra những quyết đinh phù hợp với các yêu cầu của các lĩnh vực và đốitợng quản lý trong một pham vi không gian và thời gian

độ bất định về hệ thống ngày càng giảm

 Thông tin phải đợc định hớng rõ ràng

 Thông tin phải có tính thời điểm Điều này có nghĩa là thôngtin chỉ có ích tại một thời điểm nào đó mà không có tínhthời kỳ dài

 Tính cục bộ của thông tin thể hiện là thông tin chỉ có ýnghĩa trong một hệ thống nhất định có sự điều khiển và sửdụng nó

 Thông tin thể hiện tính tổ chức vì thông tin tạo nên sự liên

hệ và trao đổi giữa các bộ phận này với bộ phận khác, nó

đóng vai trò liên kết các bộ phận trong cùng một hệ thống

 Thông tin mang tính tơng đối Thông tin đợc tạo ra vàtruyền đi và do đó khó tránh khỏi những sai lệch do cácnhiễu thông tin gây ra Các nhiễu ở đây xuất phát từ nhiềumặt vật lý, ngữ nghĩa, lợi ích giữa các bên… đã làm chothông tin chỉ phản ánh đợc một cách tơng đối về đối tơng

đối đợc phản ánh

Đối tợng đợc

2.2.Hệ thốNG THÔNG TIN

2.2.1.Định nghĩa và các bộ phận cấu thành thông tin

Hệ thống thông tin là một tập hợp những con ngời,các thiết bị phần cứng, phầnmềm, dữ liệu….thực hiện hoạt động thu thập lu trữ, xữ lý và phân phối thôngtin trong một tập các ràng buộc đợc gọi là môi trờng

Nó đợc thể hiện bởi những con ngời, các thủ tục dữ liệu và các thiết bị tinhọc hoặc không tin học Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin đợc lấy từ cácnguồn (sources) và đợc xữ lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã

đợc lu trữ từ trớc Kết quả xử lý (Outputs) đợc chuyển đến các đích(Destination) hoặc cập nhật vào kho lu trữ dữ liệu (Storage)

Hệ thống thông tin gồm có :

Hệ thống chính thức và hệ thống không chính thức

Một hệ thống thông tin chính thức thờng bao gồm một tập hợp các quy tắc

và các phơng pháp làm việc có văn bản rỏ ràng hoặc là ít ra thì cũng đợc thiết lậptheo một truyền thống Đó là trờng hợp hệ thống trả lơng đợc hoặc hệ thốngquản lý tài khoản các nhà cung cấp và tài khoản khách hàng, phân tích bán hàng

và xây dựng kế hoạch ngân sách, hệ thống thờng xuyên đánh giá khía cạnh tàichính của những cơ hội mua bán khác nhau và cũng nh hệ thống chuyên gia chophép đặt ra các chẩn đoán tổ chức

Những hệ thống thông tin phi chính thức của một tổ chức bao chứa cáchoạt động xử lý thông tin nh gửi th và nhân th, ghi chép dịch vụ, các cuộc nóichuyên điện thoại, các cuộc tranh luận, các ghi chú trên bảng thông báo và cácbài báo trên báo chí, tạp chí

2.2.2.Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức

Có hai cách phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức hay đợc dùng.Một cách lấy mục đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại và một cách lấynghiệp vụ mà có phục vụ làm cơ sở để phân loại

Nguồn

Kho dữ liệu

Đích

2.2.2.1.Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra.

Mặc dù rằng các hệ thống thờng sử dụng các công nghệ khác nhau nhngchúng phân biệt nhau trớc hết bởi loại hoạt động mà chúng trợ giúp Theo cáchnày có 5 loại: Hệ thống thông tin xữ lý giao dịch,Hệ thống thông tin quản lý, hệthống trợ giúp ra quyết định, hệ chuyên gia và hệ thống tăng cờng khả năng cạnhtranh

- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction ProcessingSystem)

Nh chính tên của chúng đã nói rỏ các hệ thống xử lý giao dịch đã xử lý các dữliệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện với khách hàng, nhà cung cấp,những ngời cho vay hoặc với nhân viên của nó Các giao dịch sản sinh ra các tàiliệu và các giấy tờ thể hiện những giao dich đó Các hệ thống xử lý giao dịch cónhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức.Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp Có thể kể ra các hệ thống thuộcloại này nh: Hệ thống trả lơng, lập đơn hàng, làm hoá đơn, theo dỏi khách hàng,theo dõi nhà cung cấp, đăng ký môn theo học của sinh viên, cho mợn sách và tàiliệu cho một th viện, cập nhật tài khoản ngân hàng và thuế phải trả của ngời nộpthuế…

- Hệ thống thông tin quản lý MS (Management Infomatin System)

Là những hệ thống trợ giúp những hoạt động quảnlý của tổ chức, các hoạt độngnày nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạchchiến lợc Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu đợc tạo ra bởi các hệ xử lýgiao dịch cũng nh các nguồn liệu ngoài tổ chức Nói chung, chúng tạo ra các báocáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu Báo cáo này tóm l-

ợc tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức Các báo cáo này thờng cótính so sánh, chúng làm tơng phản tình hình hiện tại với một tình hình đã đợc dựkiến trớc, tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ kiện hiện thời của các doanhnghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các số liệu lịch

sử Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh từ các

hệ xử lý giao dịch do đó chất lợng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rấtnhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lý giao dịch Hệ thống phân tíchnăng lực bán hàng, theo dỏi chi tiêu, theo dỏi năng suất hoặc sự vắng mặt củanhân viên, nghiên cứu về thị trờng….là các hệ thống thông tin quản lý

- Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Dicision Support System)

Là những hệ thống đợc thiết kế với mục đích rỏ ràng là trợgiúp các hoạt động raquyết định Quá trình ra quyết định thờng đợc mô tả nh là một quy trình đợc tạothành từ 3 giai đoạn: Xác đinh vấn đề, xây dựng và đánh giá các phơng án giảiquyết và lựa chọn một phơng án Về nguyên tắc một hệ thống trợ giúp ra quyết

định phải cung cấp thông tin cho phép ngời ra quyết định xác định rỏ tình hình

mà một quyết định cần phải ra Thêm vào đó nó còn phải có khả năng mô hìnhhoá để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp Nói chung đây là các hệ thống

đối thoại có khả năng tiệp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặcnhiều mô hình để biểu diển và đánh giá tình hình

- Hệ thống chuyên gia ES (Expert System)

Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhântạo, trong đó có sự biểu diển bằng các công cụ tin học những tri thức của mộtchuyên gia về một lĩnh vực nào đó Hệ thống chuyên gia đợc hình thành từ mộtcơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn Có thể xem lĩnh vực hệ thống chuyên gia

nh là mở rộng của hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên giahoặc nh một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ Tuynhiên đặc trng của nó nằm ở việc sử dụng một số kỹ thuật của trí tuệ nhân tạo,

chủ yếu là kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao gồm các sự kiện và các quytắc đợc chuyên gia sử dụng.

- Hệ thống thông tin tăng cờng khả năng cạnh tranh TSCA (InformationSystem for Competitive Advantage)

Hệ thống thông tin loại này đợc sử dụng nh một trợ giúp chiến lợc Khi nghiêncứu một hệ thống thông tin mà không tính đến những lý do dẩn đến sự cài đặt nóhoặc cũng không tín đến môi trờng trong đó nó đợc phát triển, ta nghĩ răng đóchỉ đơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản lý, hệthống trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia Hệ thống thông tin tăng c-ờng khả năng cạnh tranh đợc thiết kế cho những ngời sử dụng là những ngờingoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một

tổ chức khác của cùng ngành công nghiệp… (trong khi ở 4 loại hệ thống trên ng

-ời sủ dụng chủ yếu là cán bộ trong tổ chức) Nếu nh những hệ thống đợc xác địnhtrớc đây có mục đích trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức thì hệ thốngtăng cờng sức cạnh tranh là những công cụ thực hiện các ý đồ chiến lợc (vì vậy

có thể gọi là hệ thống thông tin chiến lợc) Chúng cho phép tổ chức thành côngtrong việc đối đầu với các lực lợng canh tranh thể hiện qua khách hàng, các nhàcung cấp, các doanh nghiệp cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế vàcác tổ chức khác trong cùng một ngành công nghiệp

2.2.2.2.Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp.

Các thông tin trong một tổ chức đợc chia theo cấp quản lý và trong mổicấp quản lý, chúng lại đợc chia theo nghiệp vụ mà chúng đợc phục vụ Có thểxem bảng phân loại các hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp sản xuất đểhiểu cách phân chia này :

Tài chính

chiến lợc

Marketingchiến lợc

chiến lợc

Kinh doanh

và sản xuấtchiến lợc

thông tin vănphòng

2.2.3 Mô hình biêu diển hệ thống thông tin

Cùng môt hệ thống thông tin có thể đợc mô tả khác nhau tuỳ theo quan

điểm của ngời mô tả Đây là một trong những cơ sở nền tảng tạo ra của phơngpháp phân tích thiêt kế và cài đặt hệ thống thông tin Có 3 mô hình cùng đợc đềcập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin: mô hình lôgic, mô hình vật lýngoài và mô hình vật lý trong

Cái gì? Để làm gì?

Cái gì ở đâu? Khi nào?

Nh thế nào?

Mô hình lôgic mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu và nó thu thập, xử lý

mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liêụ để lấy ra cho các

xử lý và những thông tin mà hệ thống sinh ra.Mô hình này trả lời câu hỏi “Cáigì?” và “để làm gì?”.Nó không quan tâm tới phơng tiện sử dụng cũng nh địa

điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu đợc xử lý Mô hình của hệ thống gắn ở quầy tự

động dịch vụ khách hàng do giám đốc dịch vụ mô tả thuộc mô hình lôgic này.Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy đợc của hệ thống nh làcác vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng nh hình thức của đầu vào và của

đầu ra, phơng tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con ngời và

vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng nh những yếu tố

về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím đợc s dụng Môhình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm

mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra Nó trả lời câu hỏi:Cái gì? Ai ?

ở đâu? và khi nào? Một khách hàng nhìn hệ thống thông tin tự động ở quầy giaodịch rút tiền ngân hàng theo mô hình này

Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệthống tự nhiên không phải là cái nhìn của ngời sử dụng mà là của nhân viên kỹthuật Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị đợc dùng

để thực hiện hệ thống, dung lợng kho lu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chứcvật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chơng trình và ngôn ngữ thểhiện Mô hình giải đáp câu hỏi: Nh thế nào? Giám đốc khai thác tin học mô tả hệthống tự động hoá ở quầy giao dịch theo mô hình vật lý trong này

Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình lô gíc là

kế quả của gốc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là của gốc nhìn sử dụng, vàmô hình vật lý trong là của gốc nhìn kỹ thuật Ba mô hình có độ ổn định khácnhau, mô hình lôgic là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất

Mô hình ổn đinh nhất

Mô hình hay thay đổi

nhất

Mô hình lôgic(Góc nhìn quản lý)

Mô hình vật lý ngoài (Góc nhìn ngời dùng)

Mô hình vật lý trong

(Góc nhìn kỹ thuật)

2.3 Các phơng pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý

2.3.1.Phơng pháp tổng hợp

Phơng pháp này đòi hỏi phải xây dựng nhiệm vụ cho từng bộ phận Nhngphải đảm bảo logic toán học trong hệ thống để sau này có thể xây dựng cácmảng cơ bản trên cơ sở từng nhiệm vụ đó

u điểm: Phơng pháp này cho phép đa dần hệ thống vào làm việc theontừng giai đoạn và nhanh chóng thu đợc kết quả

Nhợc điểm: Các thông tin dễ bị trùng lặp , sinh ra các thao tác khôngcần thiết

2.3.2.Phơng pháp phân tích

Trong phơng pháp này, nhiệm vụ đầu tiên là phải xây dựng đảm bảo logictoán học cho hệ thống Sau đó xây dựng các chơng trình làm việc và thiết lập cácmảng làm việc cho chơng trình đó

Ưu điểm: Phơng pháp này cho phép tránh đợc thiết lập các mảng làm việcmột cách thủ công

Nhợc điểm: Hệ thống chỉ hoạt động đợc khi đa vào đồng thời toàn bộ cácmảng này

2.3.3Phơng pháp tổng hợp và phân tích

Đây là phơng pháp kết hợp đông thời cả hai phơng pháp trên Tiến hành

đồng thời việc xây dựng các mảng cơ bản và một số thao tác cũng nh nhiệm vụcàn thiết Yêu cầu là phải tổ chức chặt chẽ bảo đảm tính nhất quán của thông tintrong hệ thống

2.4.Phân loại hệ thống thông tin quản trị nhân lực

2.4.1 Các hệ thống thông tin nhân lực mức tác nghiệp

Các hệ thống thông tin nhân lực mức tác nghiệp cung cấp cho quản trị viênnhân lực dữ liệu hỗ trợ cho các quyết định nhân sự có tính thủ tục, lặp lại Có rấtnhiều hệ thống thông tin tác nghiệp thực hiện việc thu thập thông tin về các dữliệu nhân sự Các hệ thống này chứa các thông tin về các công việc và nhân lựccủa tổ chức và thông tin về các quy định của chính phủ

2.4.1.1Hệ thống thông tin quản lý lơng

Trong hệ thống thông tin tài chính, phân hệ quản lý lơng thực hiện thuthập và báo cáo các dữ liệu về nguồn nhân lực trong doanh nghiệp Các tệp quản

lý lơng chứa một lợng lớn thông tin về ngời lao động, hệ số lơng của ngời lao

động, các nhóm thu nhập và thâm niên nghề nghiệp của ngời lao động Đó lànhững thông tin rất có ích cho các quản trị viên nhân lực ra quyết định Với hệquản trị cơ sở dữ liệu, ngời ta có thể thực hiện lu trữ dữ liệu với sự giảm thiểu tối

đa sự trùng lặp vì vậy sẽ không có sự trùng lặp số liệu giữa hệ thống quản lý lơng

và hệ thống nhân sự, nhng vẫn đảm bảo sự tơng thích về mặt dữ liệu giữa hai hệthống này, đảm bảo cung cấp các báo cáo tầm sách lợc từ dữ liệu của hai hệthống này.

2.4.1.2.Hệ thống thông tin quản lý vị trí việc làm

Trong khi công việc là một đơn vị nhỏ nhất đợc chia ra từ những hoạt độngcủa một doanh nghiệp thì vị trí đó là một phần công việc đợc thực hiện bởi mộtngời lao động riêng Mục tiêu của hệ thống thông tin quản lý vị trí làm việc làxác định từng vị trí lao động trong tổ chức, phạm trù nghề nghiệp của vị trí đó vànhân sự đang đảm đơng vị trí đó

Định kỳ hệ thống thông tin quản lý vị trí làm việc sẽ cung cấp một danhmục các vị trí lao động theo ngành nghề, theo phòng ban bộ phận, theo nội dungcông việc hoặc theo yêu cầu công việc cung danh mục các vị trí làm việc cònkhuyết theo ngành nghề sẽ rất có ích cho bộ phận quản trị nhân sự trong việc racác quyết định tuyển ngời Hệ thống thông tin quản lý vị trí việc làm cũng cungcấp nhiều thông tin hữu ích giúp cho các quản trị viên hệ thống phát hiện ra cácvấn đề liên quan đến nguồn nhân lực để từ đó ra các quyết định sách lợc phù hợp

2.4.1.3.Hệ thống thông tin quảnlý ngời lao động

Phòng tổ chc – hành chính phải duy trì thông tin về tất cả các nhân sự củadoanh nghiệp để phục vụ nhiều mục tiêu báo cáo khác nhau Một phần của hệthống thông tin quản lý ngời lao động là tệp nhân sự Tệp này chứa dữ liệu vềbản thân các nhân sự và các thông tin liên quan đến tổ chức nh họ tên, giới tính,tình trạng gia đình, trình độ học vấn, kinh nghiệm nghề nghiệp….Một phần kháccủa hệ thống thông tin quản lý ngời lao động là danh mục các kỹ năng, chứa cácthông tin về kinh nghiệm làm việc, sở thích công việc, điểm trắc nghiệm, sở thích

và các khả năng đặc biệt khác của ngời lao động Danh mục này có thể giúp chocác quản trị viên nhân lực xác định đợc năng lực của ngời lao động và sắp xếp

đúng ngời, đúng việc để bảo đảm hiệu quả lao động cao nhất; đồng thời danhmục này cũng đợc sử dụng để quyết định đề bạt, đào tạo hay thuyên chuyển thờigian lao động, nhằm kích thích khả năng ngành nghề và linh hoạt trong sắp xếp

Những đánh giá do hệ thống thôngtin đánh giá tình hình thực hiện côngviệc và con ngời cung cấp đợc gọi là đánh giá biểu hiện Dữ liệu phục vụ cho các

đánh giá biểu hiện đợc thu thập bằng các mẩu đánh giá ngời lao động phát tớicấp trên trực tiếp của ngời lao động, hoặc phát tới ngời cùng làm việc, tới bảnthân ngời lao động và thậm chí là tới các khách hàng

Thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc cũng đợc sử dụng để xác

định các nguồn lao động tin cậy, tránh tuyển dụng nhân công từ các nguồn khôngbảo đảm chất lợng và cũng từ các thông tin này đặt ra cho tổ chức nhu cầu pháttriển một chơng trình đào tạo bổ sung dành cho một số loại nhất định các nhâncông lao động

2.4.1.5 Hệ thống thông tin báo cáo lên cấp trên.

Dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý lơng, quản lý ngời lao động và hệthống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc có thể đợc sử dụng để lêncác báo cáo theo yêu cầu của luật định và quy định của chính phủ Ví dụ, luậtquản lý sức khoẻ và an toàn nghề nghiệp yêu cầu tổ chức doanh nghiệp duy trìcác thông tin về sức khoẻ và an toàn của mỗi ngời lao động, kể cả những thôngtin về các tai nạn nghiêm trọng hay bệnh nghề nghiệp

Tổ chức doanh nghiệp có thể đợc thực hiện đợc nhiều cải tiến, bằng cách

sử dụng chính các thông tin dùng cho báo cáo chính phủ Ví dụ trên cơ sở thôngtin về tai nạn và bệnh nghề nghiệp báo cáo lên bộ phận quản lý sức khoẻ và antoàn lao động, có thể tính toán đợc chi phí cho tai nạn và bệnh nghề nghiệp.Thông tin này trở thành một công cụ quan trọng trong việc thuyết phục ngời lao

động và các nhà quản lý tôn trọng hơn nữa an toàn lao động và xác định nên cácyếu tố gây ra tai nạn hay bệnh nghề nghiệp

Các nhà quản lý cũng có thể sử dụng thông tin kiểu này để tính tai nạn vàbệnh nghề nghiệp bình quân cho toàn doanh nghiệp, cho mỗi đơn vị bộ phận, chomỗi ca làm việc, mỗi dự án hay cho mỗi ngành nghề, từ đó có thể xác định các

bộ phận, các ca làm việc, các dự án, các địa điểm, các ngành nghề hay các nhàphụ trách liên đới tới một tỉ lệ tai nạn và bệnh tật cao hơn tỉ lệ trung bình; vàcũng xác định những ngời lao động hay gặp tai nạn lao động hoặc bệnh nghềnghiệp, trên cơ sở đó đặt ra yêu cầu đào tạo hay đào tạo lại nội quy bảo hộ lao

động cho những ngời đó cũng nh ngời phụ trách của họ

Nhà quản lý cũng có thể có nhu cầu sắp xếp các thông tin thu nhận đợc theonhóm tai nạn hay nhóm bệnh nghề nghiệp Thông tin này có thể dẫn đến nhữngkhảo sát trong tơng lai nhằm xác định, tìm kiếm nguyên nhân gây ra tỉ lệ cao đốivới một số loại tai nạn hay nhóm bệnh nghề nghiệp, trên cơ sở đó thực hiệnnhững thay đổi cần thiết trong chế độ an toàn lao động hay môi trờng làm việc

2.4.1.6 Hệ thống tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc.

Sau khi đã xác định các công việc và yêu cầu đối với những công việc đó,sau quá trình tuyển chọn nhân viên công việc tiếp theo là sàng lọc, đánh giá, lựachọn và sắp xếp những ngời lao động vào các vị trí lao động còn trống Để chắcchắn phù hợp với các luật định của nhà nớc, các thủ tục phải đợc lập hồ sơ và tiếnhành một cách có cấu trúc Số liệu thu đợc qua phỏng vấn, sát hạch và các quyết

định phân công phải đợc thu thập và lu giữ lại theo đúng yêu cầu của các điềuluật, phục vụ mục đích phân tích sau này

2.4.2 Các hệ thống thông tin nhân lực sách lợc.

Các hệ thống thông tin sách lợc cung cấp cho các nhà quản lý thông tin hỗtrợ cho các quyết định liên quan đến phân chia các nguồn lực Trong lĩnh vựcquản trị nhân lực, các quyết định kiểu này bao gồm quyết định tuyển ngời lao

động, quyết định phân tích và thiết kế việc làm, quyết định phát triển và đào tạohay các quyết định kế hoạch hoá trợ cấp cho ngời lao động

2.4.2.1 Hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc.

Phân tích và thiết kế công việc bao gồm quá trình mô tả các công việc cầnthiết của một tổ chức doanh nghiệp và những năng lực phẩm chất cần có của ng -

ời công nhân để thực hiện các công việc đó Mỗi mô tả công việc phải đặc tả đợcmục đích, nghĩa vụ và trách nhiệm của mỗi công việc cùng với các điều kiện vàchuẩn mực để thực thi các nghĩa vụ và trách nhiệm này Một đặc tả công việc mô

tả các kỹ năng, trình độ kinh nghiệm và các phẩm chất khác nhau cần thiết đốivới ngời lao động để có thể đợc sắp vào vị trí làm việc nh mô tả.

Đầu vào cho hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc là các dữliệu thu đợc qua các cuộc phỏng vấn những ngời phụ trách, những ngời lao động

và các bản hớng dẩn Thông tin thu đợc từ môi trờng của tổ chức cũng là đầu vàocủa hệ thống thông tin kiểu này, ví dụ từ các nghiệp đoàn lao động, từ các đối thủcạnh tranh hay từ các tổ chức chính phủ

Đầu ra của hệ thống thông tin phân tích và thiết kế việc làm là các mô tả

và đặc điểm công việc Các thông tin này tạo cơ sở cho những nhà quản lý ra cácquyết định sách lợc nh việc xác định giá trị tơng đối của một công việc so vớinhững công vịêc khác trong doanh nghiệp để từ đó cho phép nhà quản lý thựchiện nguyên tắc trả lơng công bằng cho ngời lao động trong nội bộ tổ chức doanhnghiệp, tránh gây nên bất bình trong ngời lao động

Thông tin thu đợc từ hệ thống thông tin và thiết kế công việc có thể đợc sửdụng để tăng tính mềm dẻo của việc triển khai nguồn nhân lực trong doanhnghiệp, ví dụ một quản trị viên nhân lực có thể quyết định để gộp một số chứcdanh công việc thành một chức danh duy nhất, nếu chúng có những đặc điểmchung nh nhiệm vụ, trách nhiệm và yêu cầu, để từ đó có thể tinh giảm cấu trúccông việc trong doanh nghiệp cũng nh dể dàng thực hiện việc chuyển đổi nhân sựgiữa các vị trí làm việc khác nhau nội trong chức danh công việc và cũng để đơngiản hoá các hoạt động tuyển chọn, sát hạch và sắp xếp việc làm

Thông tin phân tích và thiêt kế việc làm có thể đợc kết nối với hệ thốngthông tin quản lý vị trí việc làm, từ đó có thể đa ra dạnh mục các vị trí việc làmcòn khuyết nhân sự theo nội dung công việc, theo kỹ năng nghề nghiệp, theotrình độ và kinh nghiệm làm việc cần cho vị trí đó

Theo cách trên thông tin phân tích và thiết kế đã giúp cho tổ chức xác định

đợc các phẩm chất, kỹ năng và loại nhân lực cần tuyên dụng: Cần tuyển ai và sắpxếp họ vào những công việc nao Đồng thời những thông tin loại này cũng tạo cơ

sở để xác đinh mức chi trả cho ngời lao động, để thực hiện việc đánh giá,để bạthay buộc thôi việc ngời lao động Trên thực tế, hệ thống phân tích và thiết kếcông việc cung cấp một cơ sở pháp lý cho nhiều chức năng quản trị nhân lực.Vây nên, hệ thống thông tin này hổ trợ rất nhiều quyết định sách lợc liênquanđến việc phân bổ nguồn nhân lực trong tổ chức

động

Một hệ thống thông tin tuyển chọn là rất cần thiết cho việc kế hoạch hoátuyển chọn nhân lực Hệ thống thông tin này sẽ thực hiện thu thập và xử lý nhiềukiểu thông tin khác nhau cần để lên kế hoạch Đó có thể là danh sách các vị trícông việc còn trống, danh sách những ngời lao động dự kiến đến tuổi hu trí,thuyên chuyển hay buộc thôi việc; là những thông tin về kỹ năng và sở trờng củanhững ngời lao động và tóm tắt về tình hình đánh giá thực hiện công việc và conngời lao động

Hệ thống thông tin tuyển chon nhân lực cũng cung cấp thông tin để giúpcác nhà quản lý kiểm soát đợc các hoạt động tuyển chọn