II. cơ sở phơng pháp luận của phân tích thiết kế hệ thống thôngtin quản lý
2.6.2.Sơ đồ luồng dữ liệu
Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin nh sơ đồ luồng thông tin nhng trên góc độ trừu tợng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm Các luồng dữ liệu, các xử lý, các lu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tợng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì.
Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu ( DFD )
Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu.
Nguồn hoặc đích
Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu
Tiến trình xử lý
Tệp dữ liệu Kho dữ liệu
Các ký pháp cơ bản của ngôn ngữ DFD
Các mức của DFD.
Sơ đồ ngữ cảnh ( Context Diagram ) thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là ra nội dung chính của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật. Sơ đồ khung cảnh còn đợc gọi là sơ đồ mức 0 Phân rã sơ đồ Tên ngời/ bộ phận phát/ nhận tin Tên tiến trình xử lý
Để mô tả hệ thống chi tiết hơn ngời ta dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, ngời ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1…
Các phích lo gíc
Giống nh phích vật lý, phích lo gíc hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống. Có 5 loại phích lo gíc. Chúng đợc dùng mô tả thêm cho luồng dữ liệu, xử lý, kho dữ liệu, tệp dữ liệu và phần tử thông tin.
- Mẫu phích xử lý logic, - Mẫu phích luồng dữ liệu. - Mẫu phích phần tử thông tin - Mẫu phích kho dữ liệu - Mẫu phích tệp dữ liệu.
Phích xử lý logic
Phích luồng dữ liệu
Tên phần tử thông tin: Loại:
Độ dài:
Tên DFD liên quan: Các giá trị cho phép: Tên xử lý:
Mô tả:
Tên DFD liên quan: Các luồng dữ liệu vào: Các luồng dữ liệu ra:
Kho dữ liệu mà xử lý sử dụng; Mô tả logic của xử lý:
Tên luồng: Mô tả:
Tên DFD liên quan: Nguồn:
Đích;
Các phần tử thông tin
Phích kho dữ liệu
Phích tệp dữ liệu
Ngôn ngữ cấu trúc dùng để mô tả xử lý logic trên phích xử lý
Ngôn ngữ này chứa các động từ nh: đọc, ghi, sắp xếp, chuyển sang, trộn, cộng trừ, nhân chia, hãy thực hiện Các phép toán số học và logic th… ờng dùng.
Ngôn ngữ cũng dùng các danh từ đợc dùng để mô tả dữ liệu trong từ điển hệ thống (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ngôn ngữ cấu trúc không dùng các trạng từ và các tính từ
Ngôn ngữ cấu trúc chỉ dùng các cấu trúc sau đây để viết các câu 1. Tiếp theo ( Sequence )
2. Nếu thì… …
3. Nếu thì Nếu không thì… … … 4. Trong khi mà…
5. Cho đến khi
6. Câu phức hợp Bắt đầu Kết thúc.… 7. Theo các trờng hợp
Ngôn ngữ cấu trúc tiếng anh cũng có thể dùng khi thiết kế
Ngôn ngữ này chứa các động từ nh: Read, Write, Sort. Move, Add, Division Các phép toán số học và logic th… ờng dùng
Tên kho: Mô tả:
Tên DFD có liên quan: Các xử lý có liên quan:
Tên sơ đồ cấu trúc dữ liệu có liên quan:
Tên tệp: Mô tả:
Tên DFD có liên quan: Các phần tử thông tin: Khối lợng ( bản ghi, ký tự ):
Ngôn ngữ cũng dùng các danh từ đợc dùng để mô tả dữ liệu trong từ điển hệ thống.
Ngôn ngữ cấu trúc không dùng các trạng từ và các tính từ.
Ngôn ngữ cấu trúc chỉ dùng các cấu trúc sau đây để viết các câu: 1. Tiếp theo( Sequence )
2. IF then… …
3. IF then Else… … … 4. While Do… … 5. Repeat Until…
6. Câu phức hợp Begin End.… 7. Case of…
Một số quy ớc và quy tắc liên quan tới DFD
1. Luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu
2. Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhng luôn luôn đi cùng nhau thì có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất
3. Xử lý luôn phải đợc đánh mã số
4. Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau 5. Tên cho xử lý phải là một động từ
6. Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu. Luồng vào phải khác với luồng ra từ một xử lý
Đối với việc phân rã DFD
7. Thông thờng một xử lý mà logíc xử lý của nó đợc trình bày bằng ngôn ngữ có cấu trúc chỉ chiếm một trang giấy thì không phân rã tiếp
8. Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD
9. Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã
10.Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD con mức thấp nào đó. Luồng ra tới đích của một DFD phải là luồng ra tới đích của một DFD mức lớn hơn nào đó. Đây còn gọi là nguyên tắc cân đối ( Balancing ) của DFD (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
11.Xử lý không phân rã tiếp thêm thì đợc gọi là xử lý nguyên thuỷ. Mỗi xử lý nguyên thuỷ phải có một phích xử lý lôgic trong từ điển hệ thống
Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai cung cụ thờng dùng nhất để phân tích và thiết kế HTTT. Chúng thể hiện hai mức mô hình và hai góc nhìn động và tĩnh về hệ thống.
Những công cụ này đợc phần lớn các phân tích viên sử dụng với mức độ khác nhau, bất luận quy mô dự án lớn hay nhỏ cũng nh kích cỡ của tổ chức to hay nhỏ. Ngày nay một số công cụ đợc tin học hoá, vì vậy có nhiều phần mềm cho phép xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu của một hệ thống. Một số phần mềm tinh tế hơn cho khả năng tạo ra đồng thời cả sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển hệ thống. Tuy nhiên, các công cụ chỉ giúp các nhà phân tích tạo nhanh hơn các sơ đồ hoặc mối
liên quan giữa sơ đồ và các yếu tố trong từ điển, chứ nó không thực hiện thay công việc của nhà phân tích và việc phát hiện lỗi trên sơ đồ vẫn thuộc trách nhiệm nhà phân tích.
Động Tĩnh
Vật lý IFD
( Information Flow Diagrarn ) Sơ đồ luồng thông tin
SD
( System Dictionary ) Từ điển hệ thống
Các phích vật lý
Lô gíc DFD
( Data Flow Diagram) Sơ đồ luồng dữ liệu
SD
( System Dictinary ) Từ điển hệ thống
Các phích lôgic
2.7.ứng dụng tin học trong công tác quản lý
Để ứng dụng tin học trong công tác quản lý ngời ta sử dụng 2 phơng pháp cơ bản sau:
Phơng pháp tin học hoá toàn bộ: áp dụng phơng pháp này sẽ tin học hoá toàn bộ các chức năng quản lý cũng nh thiết lập một cấu trúc hoàn toàn tự động hoá thay thế cho cấu truc cũ.
Ưu điểm: Các chức năng đợc tin học hoá một cách triệt để nhất, bảo đảm tính nhất quán trong toàn bộ hệ thống, tránh đợc sự d thừa của thông tin.
Nhợc điểm: Phải thực hiện lâu và rất khó khăn, đầu t ban đầu về trang thiết bị lớn, hệ thống không có tính mềm dẻo. Mặt khác khi thay đổi hoàn toàn hệ thống cũ sẽ vấp phải thói quen của những ngời làm việc trong hệ thống. Đây là một yếu tố tơng đối kho vợt qua.
Phơng pháp tin học hoá từng phần: Phơng pháp này chỉ tin học hoá những chức năng quản lý theo yêu cầu của từng bộ phận trong một tổ chức. Cho nên việc tiến hành thiết kế các phân hệ quản lý của hệ thống đợc thực hiện một cách độc lập với những giải pháp so với các phân hệ khác. Các phân hệ này thờng đợc cài đặt ứng dụng trong hoạt động phân tán.
Ưu điểm: Tính đơn giản khi thực hiện bởi vì công việc đợc phát triển tơng đối độc lập với nhau. Đầu t ban đầu không lớn. Một trong những u điểm đợc đánh gía cao trong phơng pháp này là không kéo theo những thay đôi cơ bản và sâu sắc về cấu trúc của hệ thống nên dể đợc chấp nhận. Mặt khác sự thay đổi và phát triển về sau của phân hệ này sẽ không ảnh hởng đến hoạt động của phân hệ khác nên tăng đợc tinh mềm dẻo.
Nhợc điểm: Tính nhất quán không cao trong toàn bộ hệ thống do đó không tránh khỏi sự trùng lặp và d thừa thông tin.
Trong thức tế ngời ta sử dụng kết hợp cả hai phơng pháp trên nhằm giảm tối thiểu những nhợc điểm của từng phơng pháp. Nhng trong quản lý kinh tế dù áp dụng theo phơng pháp nào thì cũng đều phải tính đến sự phù hợp của phơng pháp đó vơi trình độ tổ chức, trình độ quản lý, quy mô hoạt động và tiềm năng tài chính của hệ thống đó.
III. Phân tích thiết kế hệ thống thông tin Quản lý nhân sự tại Công ty phần mềm Quản Lý Doanh