Phân tích, thiết kế hệ thống quản lý bán hàng

Một nhiệm vụ quan trọng của công tác quản lý là quản lý dữ liệu, tức là những số liệu và tài liệu thu thập được. Dữ liệu được coi là nguyên liệu để chế biến thành thông tin dưới dạng tiện dùng và có ích cho việc ban hành các quyết định. Ngày nay, ngân hàng dữ liệu hay hệ cơ sở dữ liệu dựa trên máy tính điện tử là phương tiện chủ yếu để quản lý dữ liệu một cách thành công. Cùng với sự phát triển của x• hội, thông tin ngày càng phong phú với nhiều yếu tố hợp thành, nhiều mối quan hệ. Để có thể khai thác được nguồn tài nguyên quý giá ấy đòi hỏi phải có những phương pháp và công cụ mới. Tin học đ• cung cấp cho ta những phương pháp và những công cụ đó. Việc ứng dụng tiến bộ của khoa học kỹ thuật mà đặc biệt là công nghệ thông tin vào hoạt động của các doanh nghiệp là vấn đề tất yếu và cần thiết. Thông tin có vai trò quan trọng trong việc ra những quyết định kinh doanh của doanh nghiệp. Có thể nói, hoạt động của doanh nghiệp có thành công hay không và có mang lại lợi nhuận hay không phụ thuộc chủ yếu vào những thông tin mà hệ thống sẽ cung cấp cho các nhà quản lý. Đối với các công ty kinh doanh thì quản lý bán hàng là một công việc phức tạp và đòi hỏi người quản lý phảI có trình độ chuyên môn nhất định. Vì thế cần phảI có một phần mềm hỗ trợ, đáp ứng yêu cầu công việc đặt ra. Phần mềm quản lý bán hàng cho phép nhân viên quản lý bán hàng xác định được năng suất của lực lượng bán hàng, triển vọng kinh doanh tại cơ sở đó và mức độ thành công của các sản phẩm theo các tiêu thức khác nhau: theo nhân viên bán hàng, theo địa đIểm bán hàng hay theo nhóm khách hàng. Nó cũng cho phép nhà quản lý tìm ra các đIểm kinh doanh yếu kém hay các sản phẩm tiêu thụ chậm tại một địa đIểm nào đó, xác định xu thế mua hàng của khách hàng, xác định tồn kho dưới mức tối thiểu hoặc trên mức tối đa để thực hiện các qúa trình lên kế hoạch, kiểm tra và tổ chức các công việc khác một cách dễ dàng và nhanh chóng. Phần mềm quản lý bán hàng có thể truy nhập dữ liệu từ hệ thống thông tin tàI chính hoặc từ cơ sở dữ liệu được cập nhật bởi các nhân viên bán hàng. Nội dung của đề án: Chương I: Visual Basic Chương này trình bày khái quát về Visual Basic, và các kỹ tính năng của ngôn ngữ lập trình này. Chương II: Phân tích, thiết kế hệ thống quản lý bán hàng Khảo sát hệ thống, các yêu cầu đặt ra trong bài toán quản lý bán hàng. Cũng trong chương này sẽ trình bày các thiết kế cơ sở dữ liệu, sơ đồ luồng thông tin, luồng dữ liệu. Chương III: Giới thiệu phần mềm Quản lý bán hàng

Mở đầu Một nhiệm vụ quan trọng của công tác quản lý là quản lý dữ liệu, tức là những số liệu và tài liệu thu thập đợc. Dữ liệu đợc coi là nguyên liệu để chế biến thành thông tin dới dạng tiện dùng và có ích cho việc ban hành các quyết định. Ngày nay, ngân hàng dữ liệu hay hệ cơ sở dữ liệu dựa trên máy tính điện tử là phơng tiện chủ yếu để quản lý dữ liệu một cách thành công. Cùng với sự phát triển của xã hội, thông tin ngày càng phong phú với nhiều yếu tố hợp thành, nhiều mối quan hệ. Để có thể khai thác đợc nguồn tài nguyên quý giá ấy đòi hỏi phải có những phơng pháp và công cụ mới. Tin học đã cung cấp cho ta những phơng pháp và những công cụ đó. Việc ứng dụng tiến bộ của khoa học kỹ thuật mà đặc biệt là công nghệ thông tin vào hoạt động của các doanh nghiệp là vấn đề tất yếu và cần thiết. Thông tin có vai trò quan trọng trong việc ra những quyết định kinh doanh của doanh nghiệp. Có thể nói, hoạt động của doanh nghiệp có thành công hay không và có mang lại lợi nhuận hay không phụ thuộc chủ yếu vào những thông tin mà hệ thống sẽ cung cấp cho các nhà quản lý. Đối với các công ty kinh doanh thì quản lý bán hàng là một công việc phức tạp và đòi hỏi ngời quản lý phảI có trình độ chuyên môn nhất định. Vì thế cần phảI có một phần mềm hỗ trợ, đáp ứng yêu cầu công việc đặt ra. Phần mềm quản lý bán hàng cho phép nhân viên quản lý bán hàng xác định đợc năng suất của lực lợng bán hàng, triển vọng kinh doanh tại cơ sở đó và mức độ thành công của các sản phẩm theo các tiêu thức khác nhau: theo nhân viên bán hàng, theo địa đIểm bán hàng hay theo nhóm khách hàng. Nó cũng cho phép nhà quản lý tìm ra các đIểm kinh doanh yếu kém hay các sản phẩm tiêu thụ chậm tại một địa đIểm nào đó, xác định xu thế mua hàng của khách hàng, xác định tồn kho dới mức tối thiểu hoặc trên mức tối đa để thực hiện các qúa trình lên kế hoạch, kiểm tra và tổ chức các công việc khác một cách dễ dàng và nhanh chóng. Phần mềm quản lý bán hàng có thể truy nhập dữ liệu từ hệ thống thông tin tàI chính hoặc từ cơ sở dữ liệu đợc cập nhật bởi các nhân viên bán hàng. Nội dung của đề án: Chơng I: Visual Basic Chơng này trình bày khái quát về Visual Basic, và các kỹ tính năng của ngôn ngữ lập trình này. Chơng II: Phân tích, thiết kế hệ thống quản lý bán hàng Khảo sát hệ thống, các yêu cầu đặt ra trong bài toán quản lý bán hàng. Cũng trong chơng này sẽ trình bày các thiết kế cơ sở dữ liệu, sơ đồ luồng thông tin, luồng dữ liệu. Chơng III: Giới thiệu phần mềm Quản lý bán hàng Giới thiệu các Form giao diện, nhập liệu, các báo cáo phục vụ quá trình quản lý bán hàng. Các kết qủa bớc đầu và phơng hớng hoàn thiện đề tài. Chơng trình đợc xây dựng trên ngôn ngữ lập trình Visual Basic, kết hợp hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access. Môi trờng làm việc: Windows 2000. Mặc dù có nhiều cố gắng nhng do thời gian và trình độ hiểu biết còn hạn chế, đồng thời việc tiếp cận ngôn ngữ Visual Basic cha đợc bao lâu nên chơng trình còn có nhiều sai sót, khiếm khuyết. Rất mong nhận đợc sự góp ý của các thầy cô, các bạn bè để có thể hoàn thiện chơng trình đợc tốt hơn. Em xin chân thành cảm ơn các GV trong khoa Tin học Kinh tế, đặc biệt ThS Nguyễn Văn Th đã tận tình giúp đỡ em trong qúa trình viết đề tài. 2 mục lục Mở đầu 2 Chơng i: Visual basic 5 a. Giới thiệu về Visual Basic 5 I. Sơ lợc về Visual Basic 5 II. Tính năng của Visual Basic. 5 III. Một số định nghĩa. 5 b. Tìm hiểu về Visual Basic. 6 I. Thuộc tính, phơng thức, và sự kiện. 6 II. Biến, hằng, kiểu dữ liệu và các toán tử. 9 III. Hàm và thủ tục. 13 IV. Câu lệnh trong Visual Basic. 14 V. Gỡ rối chơng trình. 20 Chơng II: phân tích, thiết kế hệ thống QLBH 21 I. Khảo sát và phân tích hệ thống QLBH. 21 II. Chức năng của chơng trình. 25 III. Cơ sở dữ liệu và dữ liệu mẫu. 26 IV. Sơ đồ BFD, IFD, DFD. 33 Chơng III: chơng trình QLBH 40 I. Giới thiệu phần mềm 40 II. Kết qủa bớc đầu. 52 III. Phơng hớng hoàn thiện đề tài. 53 Kết luận 54 TàI liệu tham khảo 55 3 Chơng I. Visual Basic A. Giới thiệu về Visual basic I. Sơ lợc về Visual Basic Visual Basic là sản phẩm phần mềm của hãng Microsoft. Visual Basic là ngôn ngữ lập trình hớng đối tợng. Phiên bản mới nhất của Visual Basic là Visual Basic 6.0 (1998), Visual Basic 6.0 cung cấp một số tính năng mới phục vụ cho lập trình trên mạng. Visual Basic 6.0 là chơng trình 32 bit, chỉ chạy trong môI trờng Windows 95 trở lên. II. Tính năng của Visual Basic Visual Basic tiết kiệm đợc thời gian và công sức so với một số ngôn ngữ lập trình có cấu trúc khác vì có thể thiết lập đợc các hoạt động trên từng đối tợng đợc Visual Basic cung cấp. Khi thiết kế chơng trình có thể thấy ngay kết qủa qua từng thao tác và giao diện khi thi hành chơng trình. Cho phép chỉnh sửa dễ dàng, đơn giản. Khả năng kết hợp với các th viện liên kết động DLL. III. Một số định nghĩa Một chơng trình bằng Visual Basic có 2 phần: Form và Code. - Form là bộ mặt của chơng trình và ngời sử dụng làm việc với chơng trình qua đối tợng này, trên đó thể hiện các nút điều khiển hay một trình đơn . quy định cách làm việc của Form. - Code là phần bên trong của chơng trình để điều khiển toàn chơng trình. Phần này chỉ ngời lập trình mới có thể thấu suốt nó và thiết lập những đoạn lệnh ra lệnh cho đối tợng thực hiện một công việc nào đó. - Khi đã thực hiện xong việc tạo ra hai bớc trên nghĩa là đã lập đợc một dự án (Project). Mỗi dự án có thể có nhiều Form, hoặc có những tập tin chứa mã lệnh riêng để xử lý những thao tác đặc biệt, hoặc có một số tập tin dùng để quản lý toàn bộ dự án . Nh vậy, một dự án có thể có: + Tập tin .FRM cho mỗi Form đợc thiết kế. + Tập tin .FRX cho Form đợc thiết kế với các công cụ đặc biệt. + Tập tin .BAS cho các mã lệnh riêng. + Tập tin .RES chứa các tài nguyên của dự án nh Bitmap, Icon. 4 + Tập tin duy nhất . VBP (chơng trình chính) cho toàn bộ dự án. b. Tìm hiểu về Visual Basic I. Thuộc tính, phơng thức và sự kiện 1. Đối tợng Đối tợng là những thành phần tạo nên giao diện ngời sử dụng cho ứng dụng. Các điều khiển là những đối tợng. Những nới chứa (container) nh biểu mẫu (Form), khung (frame), hay hộp ảnh (picture box) cũng là một đối tợng. Visual Basic 6.0 hỗ trợ một cách lập trình tơng đối mới là lập trình hớng đối t- ợng ( Object Oriented Programming). Với lập trình hớng đối tợng, lập trình viên sẽ chia nhỏ vấn đề cần giải quyết thành các đối tợng. Từng đối tợng có đời sống riêng của nó. Nó có những đặc đIểm mà ta gọi là thuộc tính (properties) và những chức năng riêng biệt mà ta gọi là phơng thức (method). Lập trình viên phảI đa ra các thuộc tính và phơng thức mà đối tợng cần thể hiện. 2. Thuộc tính Nói một cách đơn giản, thuộc tính (properties) mô tả đối tợng. Mỗi đối tợng đều có một bộ thuộc tính mô tả đối tợng. Biểu mẫu và đIều khiển đều có thuộc tính. Thậm chí, màn hình và máy in, là những đối tợng chỉ cho phép can thiệp lúc thi hành, cũng có thuộc tính. Ví dụ: vị trí và kích cỡ của biểu mẫu trên màn hình đợc xác định trong các thuộc tính Left, Top, Height và Width. Màu nền của biểu mẫu đợc quy định trong thuộc tính BackColor. Thuộc tính BorderStyle quyết định ng- ời sử dụng có thể co giãn cửa sổ đợc hay không. Mặc dù mỗi đối tợng có những bộ thuộc tính khác nhau, nhng trong đó, vẫn có một số thuộc tính thông dụng cho hầu hết các đIều khiển. Các thuộc tính thông dụng Thuộc tính GiảI thích Left Vị trí cạnh tráI của điều khiển so với vật chứa nó. Top Vị trí cạnh trên của điều khiển so với vật chứa nó. Height Chiều cao của điều khiển. Width Chiều rộng của điều khiển. Name Một giá trị chuỗi đợc dùng để nói đến điều khiển. Enabled Giá trị logic (True hoặc False) quyết định ngời sử dụng có đợc làm việc với điều khiển hay không. 5 Visible Giá trị logic (True hoặc False) quyết định ngời sử dụng có thấy điều khiển hay không. Một thuộc tính quan trọng khác là BorderStyle, quyết định thành phần của cửa sổ (nh thanh tiêu đề, nút Phóng to, nút Thu nhỏ, .) mà một biểu mẫu sẽ có. 3. Phơng thức Là những đoạn chơng trình chứa trong đIều khiển, cho đIều khiển biết cách thức để thể hiện một công việc nào đó, chẳng hạn dời đIều khiển đến một vị trí mới trên biểu mẫu. Tơng tự thuộc tính, mỗi đIều khiển có những phơng thức khác nhau, nhng vẫn có một số phơng thức rất thông dụng cho hầu hết các đIều khiển. Các phơng thức thông dụng Phơng thức GiảI thích Move Thay đổi vị trí một đối tợng theo yêu cầu của chơng trình. Drag Thi hành hoạt động kéo và thả của ngời sử dụng. SetFocus Cung cấp tầm ngắm cho đối tợng đợc chỉ ra trong lệnh gọi phơng thức. Zorder Quy đnh thứ tự xuất hiện của các đIều khiển trên màn hình. 4. Sự kiện Nếu nh thuộc tính mô tả đối tợng, phơng thức chỉ ra cách thức đối tợng hành động thì sự kiện là những phản ứng của đối tợng. Ví dụ khi ngời sử dụng nhấn vào nút lệnh, nhiều sự kiện xảy ra: nút chuột đợc nhấn, CommandBotton trong ứng dụng đợc nhấn, sau đó, nút chuột đợc thả. Ba hoạt động này tơng đơng với ba sự kiện: MouseDown, Click và MouseUp. Đồng thời, hai sự kiện GotFocus và LostFocus của CommnadButton cũng xảy ra. Tơng tự thuộc tính và phơng thức, mỗi đIều khiển có những bộ sự kiện khác nhau, nhng một số sự kiện rất thông dụng với hầu hết các đIều khiển. Các sự kiện này xảy ra thờng là kết qủa của một hành động nào đó, nh là di chuyển chuột, nhấn nút bàn phím, hoặc gõ vào hộp văn bản. Kiểu sự kiện này đợc gọi là sự kiện khởi tạo bởi ngời sử dụng, và ta sẽ phảI lập trình cho chúng. 6 Các sự kiện thông dụng Sự kiện Xảy ra khi Change Ngời sử dụng sửa đổi chuỗi kí tự trong hộp kết hợp (combobox) hoặc hộp văn bản (textbox). Click Ngời sử dụng sử dụng nút chuột để nhấn lên đối tợng. DblClick Ngời sử dụng sử dụng nút chuột để nhấn đúp lên đối tợng. DragDrop Ngời sử dụng kéo lê một đối tợng sang nơI khác. DragOver Ngời sử dụng kéo lê một đối tợng ngang qua một đIều khiển khác. GotFocus Đa một đối tợng vào tầm ngắm của ngời sử dụng. KeyDown Ngời sử dụng nhấn một nút trên bàn phím trong khi một đối tợng đang trong tầm ngắm. KeyPress Ngời sử dụng nhấn và thả một nút trên bàn phím trong khi một đối tợng đang trong tầm ngắm. KeyUp Ngời sử dụng thả một nút trên bàn phím trong khi một đối tợng đang trong tầm ngắm. LostFocus Đa một đối tợng ra khỏi tầm ngắm. MouseDown Ngời sử dụng nhấn một nút chuột bất kì trong khi con trỏ chuột đang nằm trên một đối tợng MouseMove Ngời sử dụng di chuyển con trỏ chuột ngang qua một đối tợng. MouseUp Ngời sử dụng thả nút chuột trong khi con trỏ chuột đang nằm trên một đối tợng. Tầm quan trọng của lập trình theo sự kiện Khi tạo một chơng trình trong Visual Basic, ta lập trình chủ yếu theo sự kiện. ĐIều này có nghĩa là chơng trình chỉ thi hành khi ngời sử dụng làm một thao tác trên giao diện hoặc có một việc gì đó xảy ra trong Windows. Dĩ nhiên, lập trình theo cách này có nghĩa là ta phảI biết khi nào sự kiện xảy ra và làm gì khi sự kiện đó xảy ra. Đoạn chơng trình sau là một thủ tục (procedure), đợc gọi từ trong ứng dụng. Nó có thể dùng để di chuyển một đối tợng trên biểu mẫu, tính toán kết quả một công thức, hoặc ghi dữ liệu vào cơ sở dữ liệu. Một thủ tục có dạng sau: [ Public | Private ] [ Static ] Sub | Function | Property _ function_name ( arguments) [as Type] { . Code . } 7 End Sub | Function | Property Một thủ tục xử lý sự kiện là nơI chứa đoạn chơng trình sẽ thi hành khi sự kiện xảy ra. Để tạo một thủ tục xử lý sự kiện, ta mở cửa sổ Code của đối tợng theo những cách sau: -Nhấn đúp chuột lên đối tợng; -Hoặc chọn đối tợng bằng chuột và nhấn F7; -Hoặc chọn đối tợng từ Menu View, chọn Code; -Hoặc trong cửa sổ Project Explorer, chọn biểu mẫu và nhấn vào nút View Code. Chọn đối tợng từ cửa sổ Code. Visual Basic tự động phát sinh ra các thủ tục xử lý sự kiện ngay sau khi ta chọn tên sự kiện trong cửa sổ Code. Tên thủ tục là kết hợp giữa tên đối tợng và tên sự kiện cách nhau bằng dấu gạch dới (ví dụ: cmdExit_Click()). 5. Mối quan hệ giữa thuộc tính, phơng thức và sự kiện Mặc dù thuộc tính, phơng thức và sự kiện có vai trò khác nhau, nhng chúng th- ờng xuyên liên hệ với nhau. Ví dụ, nếu ta di chuyển một đIều khiển bằng phơng thức Move (thờng để đáp ứng sự kiện), một số thuộc tính nh Top, Height, Left, Width sẽ thay đổi theo. Bởi vì khi kích cỡ của đIều khiển thay đổi, sự kiện Resize xảy ra. II. Biến, hằng, kiểu dữ liệu và các toán tử 1. Biến Dùng để chứa dữ liệu tạm thời cho tính toán, so sánh và các hoạt động khác. Dùng để lu trữ các giá trị trong qúa trình xử lý chơng trình. Biến không có sẵn trong chơng trình nên muốn sử dụng nó cần phảI khai báo. Khai báo biến: Dim Tên biến [As Kiểu biến] Ví dụ: Dim X,Y As Double Trong đó: X, Y là tên biến cần khai báo. Double là kiểu của biến. NgoàI ra, khi khai báo biến nhng không khai báo kiểu biến thì giá trị trả về của biến là bất kỳ. Ví dụ: Private Sub Cong_Click() Dim X, Y 8 X = 3,14 Y = SCC End Sub Khi đó: X: kiểu số. Y: Kiểu chuỗi. Phạm vi sử dụng của biến: Phạm vi sử dụng của biến tùy thuộc cách khai báo và vị trí khai báo biến. - Khai báo trong phần General: Biến sử dụng nh là biến cục bộ, có thể dùng ở bất cứ đoạn lệnh nào trong Form. - Khai báo trong một thủ tục hoặc hàm: Biến sử dụng nh là biến cục bộ, chỉ sử dụng trong thủ tục hay hàm đó. Ta dùng toán tử (=) để tính toán và gán giá trị vào biến. Biến khai báo trong thủ tục chỉ tồn tại khi thủ tục thi hành. Nó sẽ biến mất khi thủ tục chấm dứt. Giá trị của biến trong thủ tục là cục bộ đối với thủ tục đó, nghĩa là ta không thể truy nhập biến từ bên ngoàI thủ tục. Nhờ đó, ta có thể dùng trùng tên biến cục bộ trong những thủ tục khác nhau. Kiểu dữ liệu trong khai báo Dim có thể là những kiểu cơ bản nh Integer, String, hoặc Currency. Khai báo ngầm Nghĩa là không thể khai báo tờng minh trớc khi sử dụng biến. Mặc dù cách này có vẻ thuận tiện nhng có thể gây lỗi nếu ghi nhầm tên biến. Khai báo tờng minh Để tránh những rắc rối trên, ngời ta quy định Visual Basic phảI báo lỗi khi gặp một tên biến không khai báo. Dùng dòng lệnh sau trong phần Declarations của modul. Option Explicit Một cách khác, từ menu Tools, chọn Options, chọn tab Editor và đánh dấu vào tùy chọn Require Variable Declaration. Visual Basic tự động chèn dòng lệnh Option Explicit vào một modul mới, nhng không phảI là những modul đã đợc tạo. Do đó. đối với các modul này ta phảI thêm dòng lệnh bằng tay. Tầm hoạt động của biến Tầm hoạt động Private Public Thủ tục Biến chỉ tồn tại và hoạt động trong thủ tục. Không có. 9 Modul Biến chỉ tồn tại và hoạt động trong modul. Biến tồn tại và hoạt động trên mọi modul. Khai báo biến Static Để khai báo tất cả biến cục bộ trong một thủ tục là Static, đặt từ khóa Static vào tên thủ tục: Static Function RunningTotal(num) Visual Basic sẽ hiểu rằng tất cả biến khai báo trong thủ tục này đều là Static, dù cho chúng đợc khai báo là Private, là Dim, hoặc thậm chí là khai báo ngầm. 2. Hằng Dùng để chứa những dữ liệu tạm thời nhng không thay đổi trong suốt thời gian chơng trình hoạt động. Sử dụng hằng số làm chơng trình sáng sủa, dễ đọc nhờ những tên gợi nhớ thay vì các con số. Visual Basic cung cấp một số hằng định nghĩa sẵn, nh- ng cũng có thể tự tạo hằng. Ta có thể dùng cửa sổ Object Browser để xem danh sách các hằng có sẵn của Visual Basic và Visual Basic for Application. Trờng hợp trùng tên hằng trong những th viện khác nhau, có thể dùng cách chỉ rõ tham chiếu hằng: [<Libname>.] [<tên modul>.] <tên hằng> Libname là tên lớp, tên đIều khiển hoặc tên th viện. Khai báo hằng [Public | Private | Const <tên hằng> [As <kiểu dữ liệu> | = <biểu thức> Ví dụ: Const conPi = 3.14159265358979 Public Const conMaxPlanets As Integer = 9 Const conReleaseDate = #1/1/02# Có thể đặt nhiều khai báo hằng trên cùng một dòng, các dòng cách nhau bằng dấu phẩy. Biểu thức bên phảI dấu bằng là một con số hay một chuỗi tờng minh, nhng nó cũng có thể là một biểu thức cho ra kết qủa là số hay chuỗi Tầm hoạt động Hằng cũng có tầm hoạt động tơng tự nh biến: hằng khai báo trong thủ tục chỉ hoạt động trong thủ tục; hằng khai báo trong modul chỉ hoạt động trong modul; hằng khai báo Public trong phần Declarations của modul chuẩn có tầm hoạt động trên toàn ứng dụng. Khai báo Public không thể dùng trong modul của biểu mẫu hoặc modul lớp. 3. Kiểu dữ liệu 10