Chương 6: Chu trình chi phí: Mua hàng và chi tiền

– Chu trình doanh thu, chu trình sản xuất, kiểm soát HTK, và các phòng ban khác cung cấp thông tin về nhu cầu đặt mua NVL, hàng hóa.. • Chu trình chi phí cung cấp thông tin cho các bộ ph

C HƯƠNG 6

CHU TRÌNH CHI PHÍ:

MUA HÀNG VÀ CHI TIỀN

– Các nguy cơ chủ yếu đe dọa chu trình chi phí

và các kiểm soát đối với mối đe dọa đó

– Chu trình doanh thu, chu trình sản xuất, kiểm soát HTK,

và các phòng ban khác cung cấp thông tin về nhu cầu đặt mua NVL, hàng hóa

• Chu trình chi phí cung cấp thông tin cho các bộ

phận khác:

– Khi NVL - hàng hóa mua về, chu trình chi phí cung cấp

thông tin cho các bộ phận đã yêu cầu về NVL - hàng hóa

đó

– Cung cấp thông tin phục vụ việc lập BCTC và BCQT

Giới thiệu

• Mục tiêu cơ bản của chu trình chi phí là tối

thiểu hóa chi phí mua sắm và duy trì HTK,

công cụ dụng cụ và dịch vụ liên quan

Giới thiệu

• Các quyết định trong chu trình chi phí:

– Mức tồn kho là bao nhiêu?

– Nhà cung cấp nào có giá và chất lượng tốt nhất? – Nên dự trữ HTK ở địa điểm nào?

– IT có thể hỗ trợ quá trình tiếp nhận, lưu kho và

phân phối NVL (inbound logistics) như thế nào? – Có đủ tiền thanh toán để được hưởng chiết khấu thanh toán hay không?

– Quản trị thanh toán như thế nào để tối đa hóa

dòng tiền?

Giới thiệu

• Xem xét 03 chức năng cơ bản của AIS được thể hiện như thế nào trong chu trình chi phí: – Thu thập và xử lý dữ liệu như thế nào?

– Lưu trữ và tổ chức dữ liệu phục vụ việc ra quyết định ra sao?

– Kiểm soát để bảo vệ nguồn lực (bao gồm dữ liệu) như thế nào?

Các hoạt động trong chu trình chi phí

• 03 hoạt động cơ bản trong chu trình chi phí:

– Đặt mua hàng, công cụ dụng cụ và dịch vụ

– Tiếp nhận hàng và lưu kho

– Thanh toán hàng

• Vì vậy, mấu chốt ảnh hưởng đến khâu đặt

mua hàng là biện pháp kiểm soát HTK được

Quantity-• Hàng tồn kho vừa kịp lúc (Just in Time-JIT Inventory)

• Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (Materials Requirements Planning - MRP)

• Đơn đặt mua hàng được khởi đầu từ:

– Bộ phận kiểm soát HTK, hoặc

– Nhân viên phát hiện thiếu hụt HTK

• Hệ thống kiểm soát HTK hiện đại tự động đưa ra

yêu cầu đặt hàng khi lượng HTK còn lại thấp hơn

điểm tái đặt hàng

Đặt mua hàng, công cụ dụng cụ

và dịch vụ

• Nhu cầu mua hàng được thể hiện trên Phiếu yêu

cầu mua hàng Phiếu yêu cầu mua hàng là chứng

từ giấy hoặc chứng từ điện tử chỉ rõ:

– Ai yêu cầu mua hàng?

– Hàng cần giao tới địa điểm nào?

– Khi nào cần giao hàng?

– Mặt hàng, mô tả, số lượng và giá cả

– Có thể đề xuất nhà cung cấp

– Số phòng ban và số tài khoản liên quan

• Hầu hết các thông tin về nhà cung cấp và mặt hàng cần mua có thể chiết xuất từ tập tin chính nhà cung cấp và HTK

Đặt mua hàng, công cụ dụng cụ

và dịch vụ

• Khi đã lựa chọn được 01 nhà cung cấp đủ

tiêu chuẩn, thì thông tin của nhà cung cấp đó cần được cập nhật vào tập tin chính nhà

cung cấp và HTK để có thể sử dụng cho các lần đặt mua sau

– Cần duy trì danh sách các nhà cung cấp thay thế tiềm năng

– Có thể lựa chọn lại nhà cung cấp đối với các mặt

Đặt mua hàng, công cụ dụng cụ

và dịch vụ

• Cần thiết phải theo dõi và đánh giá định kỳ

tình hình hoạt động của nhà cung cấp, bao

Đặt mua hàng, công cụ dụng cụ

và dịch vụ

• Đơn đặt mua hàng là chứng từ giấy hoặc

chứng từ điện tử, yêu cầu nhà cung cấp bán

và giao hàng tại mức giá xác định

• Đơn đặt mua hàng vừa là hợp đồng, vừa là

cam kết trả tiền, bao gồm:

– Tên nhà cung cấp và người mua hàng

– Ngày đặt hàng và ngày yêu cầu giao hàng

– Địa điểm giao hàng

Tiếp nhận hàng và lưu kho

• Bộ phận tiếp nhận: chấp nhận hàng do nhà

cung cấp giao

– Thông thường báo cáo cho quản lý kho, QL kho

sẽ báo cáo lên PGĐ phụ trách SX

• Việc tiếp nhận hàng cần được thông tin cho chức năng kiểm soát HTK để cập nhật ghi

chép HTK

Tiếp nhận hàng và lưu kho

• Hai nhiệm vụ chủ yếu của bộ phận tiếp nhận hàng là:

– Ra QĐ có chấp nhận hàng giao hay không

– Kiểm tra số lượng và chất lượng của hàng giao

• Cơ sở ra QĐ thứ nhất: dựa trên đơn đặt mua hàng có hiệu lực

– Lãng phí thời gian, CP vận chuyển và lưu kho

nếu chấp nhận đơn hàng không có hiệu lực

Tiếp nhận hàng và lưu kho

• Cần thiết phải kiểm tra số lượng hàng giao, vì vậy:

– Công ty chỉ thanh toán trên cơ sở lượng hàng đã tiếp nhận

– Mã mặt hàng, mô tả, đơn vị tính và số lượng từng mặt hàng

– Có đủ chỗ trống cần thiết để người tiếp nhận và kiểm tra ký

nhận và ghi chú

• Việc tiếp nhận dịch vụ được thực hiện trên cơ sở phê duyệt Hóa đơn của nhà cung cấp

Tiếp nhận hàng và lưu kho

• Khi hàng đến, nhân viên tiếp nhận đối chiếu số đơn đặt mua hàng trên Phiếu đóng gói với tập tin đơn

đặt mua hàng để kiểm tra có đúng hàng đã được

đặt mua hay không

– Kiểm đếm hàng

– Xác định hư hại nếu có trước khi chuyển sang kho hoặc

BP sản xuất

• 03 ngoại lệ có thể xảy ra trong khâu tiếp nhận hàng:

– Số lượng hàng giao khác với SL đã đặt mua

Tiếp nhận hàng và lưu kho

• Nếu 01 trong 03 ngoại lệ xảy ra, bộ phận mua hàng cần xử lý với nhà cung cấp

– Thông thường, nhà cung cấp sẽ cho phép điều chỉnh Hóa đơn đối với phần chênh lệch

– Nếu hàng bị hư hại hoặc kém chất lượng, thư báo nợ

được phát hành sau khi nhà cung cấp chấp thuận hàng trả lại hoặc giảm giá hàng bán

• 01 liên chuyển cho nhà cung cấp, sau đó nhà cung cấp sẽ xác nhận bằng thư báo có

• 01 liên chuyển kế toán công nợ để điều chỉnh TK nợ phải trả

• 01 liên chuyển hãng vận chuyển để chuyển trả lại hàng cho nhà cung cấp

Tiếp nhận hàng và lưu kho

• IT có thể hỗ trợ nâng cao tính hiệu quả và

hữu hiệu của hoạt động tiếp nhận hàng:

Thanh toán tiền hàng, dịch vụ

• 02 bước cơ bản trong khâu thanh toán tiền hàng:

– Phê duyệt Hóa đơn của nhà cung cấp

– Thanh toán Hóa đơn

Purchasing Receiving Inventory

Stores

VP of Manufacturing

Controller Treasurer

CFO CEO

Cơ cấu và chức năng của các bộ phận trong

chu trình chi phí

Kiểm soát: Mục tiêu, nguy cơ

và thủ tục kiểm soát

• Trong chu trình chi phí, một hệ thống thông tin kế toán

được thiết kế đầy đủ với các thủ tục kiểm soát nhằm

đảm bảo các mục tiêu sau:

– Mọi nghiệp vụ được phê chuẩn thích hợp

– Mọi nghiệp vụ đã ghi sổ đều được thực thi

– Mọi nghiệp vụ đã phê chuẩn và đã thực thi đều được ghi sổ – Mọi nghiệp vụ được ghi sổ chính xác

– Tài sản được bảo vệ tránh mất mát, trộm cắp

– Các hoạt động kinh doanh được thực hiện có hiệu quả và

hữu hiệu

– DN tuân thủ pháp luật và các quy định

– Công bố thông tin đầy đủ và trung thực

Kiểm soát: Mục tiêu, nguy cơ

và thủ tục kiểm soát

– Các thủ tục kiểm soát nhằm giảm bớt nguy cơ gian

lận, sai sót trong chu trình chi phí:

• Sử dụng chứng từ, tài liệu đơn giản, dễ hiểu và có hướng dẫn chi tiết (đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy)

• Áp dụng thủ tục kiểm tra, đối chiếu

• Tạo khoảng trống trên các biểu mẫu cho phép ghi đầy đủ tên/chức vụ người duyệt và người rà soát (đảm bảo sự phê duyệt và tính trách nhiệm)

Kiểm soát: Mục tiêu, nguy cơ

và thủ tục kiểm soát

– Đánh số trước chứng từ kế toán (đảm bảo tính

thực thi của các nghiệp vụ)

– Giới hạn việc tiếp cận chứng từ trắng, biểu mẫu

(tránh nguy cơ xảy ra các nghiệp vụ không được

phê chuẩn)

Các vấn đề có liên quan:

Tham nhũng

• Tham nhũng (corruption) thường liên quan

đến thỏa thuận lựa chọn nhà cung cấp giữa

bộ phận đặt mua hàng và đại diện bán hàng

– Thực tế không được giao

• Đổi lại, đại diện NCC thường “lại quả” cho bộ

phận mua hàng: có thể bằng tiền, thanh toán công

nợ, chào mời công việc, kỳ nghỉ hạng sang, hoặc bất kỳ giá trị nào khác

Các nguy cơ trong khâu đặt mua

hàng

– Nguy cơ 01: Hết hàng hoặc dư thừa HTK

– Nguy cơ 02: Đặt mua hàng không cần thiết

– Nguy cơ 03: Mua hàng với mức giá cao

– Nguy cơ 04: Mua hàng kém chất lượng

– Nguy cơ 05: Mua hàng từ NCC không được phê

duyệt – Nguy cơ 06: Lại quả

– Nguy cơ liên quan đến EDI

– Nguy cơ liên quan đến việc mua dịch vụ

Nguy cơ trong khâu tiếp nhận hàng

• Các nguy cơ trong khâu tiếp nhận và lưu kho:

– Nguy cơ 07: Tiếp nhận hàng không được đặt

mua – Nguy cơ 08: Sai sót trong kiểm đếm hàng tiếp

nhận – Nguy cơ 09: Trộm cắp HTK

Nguy cơ trong khâu phê duyệt và

thanh toán Hóa đơn

• Mục tiêu chính của khâu phê duyệt và thanh toán HĐ:

– Chỉ thanh toán hàng hóa, dịch vụ đã được đặt mua và thực tiếp

nhận – Bảo vệ tiền

• Các nguy cơ trong khâu phê duyệt và thanh toán HĐ:

– Nguy cơ 10: Không phát hiện được sai sót của Hóa đơn

– Nguy cơ 11: Thanh toán cho hàng không thực nhận

– Nguy cơ 12: Không được hưởng chiết khấu mua hàng

– Nguy cơ 13: Thanh toán 02 lần cho cùng 01 Hóa đơn

– Nguy cơ 14: Sai sót trong ghi sổ kế toán nợ phải trả

Nguy cơ chung

• 02 mục tiêu kiểm soát:

– Tính sẵn có và tính chính xác của dữ liệu

– Tính hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động

• Các nguy cơ có liên quan:

– Nguy cơ 16: Mất mát, thay đổi hoặc công bố thông tin trái phép

– Nguy cơ 17: Hoạt động kém hiệu quả

Nhu cầu thông tin trong

chu trình chi phí

• Nhu cầu thông tin về các nhiệm vụ cần thực

hiện trong chu trình chi phí:

– QĐ khi nào đặt mua hàng và số lượng bao nhiêu? – QĐ lựa chọn NCC phù hợp

– Xác định tính chính xác của Hóa đơn của NCC

– QĐ có nên hưởng chiết khấu mua hàng hay

không?

– Xác định lượng TM có đủ để trang trải các khoản

Nhu cầu thông tin trong

– Xác định nhu cầu vay vốn ngắn hạn

– Hoạch định chiến dịch marketing mới

Nhu cầu thông tin trong

chu trình chi phí

• Hệ thống thông tin kế toán cần cung cấp thông tin để

đánh giá các hoạt động sau:

– Tính hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động mua hàng

– Tình hình hoạt động của NCC

– Thời gian luân chuyển NVL từ nơi tiếp nhận đến nơi sản xuất

– Tỷ lệ % chiết khấu mua hàng được hưởng

• Cần thu thập cả thông tin tài chính và thông tin hoạt

động để quản lý và đánh giá các hoạt động trong chu

trình chi phí

Nhu cầu thông tin trong

chu trình chi phí

• Hệ thống báo cáo trong chu trình chi phí bao gồm:

– Báo cáo tình hình hoạt động của NCC

– Báo cáo tổng hợp các Hóa đơn chưa thanh toán

– Báo cáo tình hình hoạt động của nhân viên trong chu trình chi phí

– Báo cáo số lượng đơn đặt mua hàng đã được xử lý bởi bộ phận mua hàng

– Báo cáo số lượng Hóa đơn đã được xử lý bởi kế toán nợ phải trả

– Báo cáo số lượng hàng đã tiếp nhận và xử lý của bộ phận tiếp nhận hàng

Nhu cầu thông tin trong

C HƯƠNG 6

KẾT THÚC