Chương 5: Chu trình doanh thu: Bán hàng và thu tiền

Mục tiêu kiểm soát • Mục tiêu kiểm soát trong chu trình doanh thu: – Mọi nghiệp vụ được phê chuẩn thích hợp – Mọi nghiệp vụ đã ghi sổ đều được thực thi – Mọi nghiệp vụ đã phê chuẩn và đ

C HƯƠNG 5

CHU TRÌNH DOANH THU:

BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN

Mục tiêu Chương 5

– Hiểu được các hoạt động KD cơ bản và hoạt động xử lý dữ liệu trong chu trình doanh thu – Trình bày được việc ra quyết định trong chu trình doanh thu và các thông tin hỗ trợ việc ra quyết định đó

– Các nguy cơ chủ yếu đe dọa chu trình doanh thu và các kiểm soát đối với mối đe dọa đó

Giới thiệu

• Chu trình doanh thu là một tập hợp gồm

các hoạt động KD tuần hoàn và các

nghiệp vụ xử lý thông tin có liên quan đến:

– Việc cung cấp hàng hóa-dịch vụ cho KH

– Thu tiền của KH

• Việc trao đổi thông tin với bên ngoài chủ

yếu được thực hiện với KH

Giới thiệu

• Thông tin về chu trình doanh thu có liên

quan đến các chu trình kế toán khác như:

– Chu trình sản xuất và chi tiêu

• Tiếp nhận thông tin bán hàng để cân nhắc việc đặt mua hàng hoặc sản xuất thêm sản phẩm

Giới thiệu

• Thông tin về chu trình doanh thu có liên

quan đến các chu trình kế toán khác như:

– Chu trình sản xuất và chi tiêu

– Chu trình tiền lương và nguồn nhân lực

• Sử dụng thông tin doanh số bán để tính toán hoa hồng và tiền thưởng

Giới thiệu

• Thông tin về chu trình doanh thu có liên

quan đến các chu trình kế toán khác như:

– Chu trình sản xuất và chi tiêu

– Chu trình tiền lương và nguồn nhân lực

– Chức năng ghi sổ và báo cáo

• Sử dụng thông tin bán hàng để lập báo cáo tài chính và báo cáo tình hình hoạt động

Giới thiệu

• Mục tiêu cơ bản của chu trình doanh thu

là:

Cung cấp Đúng sản phẩm - Đúng chỗ - Đúng thời điểm - Đúng giá (4 right)

Giới thiệu

• Việc ra các quyết định trong chu trình

doanh thu:

– Có nên điều chỉnh sản phẩm?

– Mức tồn kho bao nhiêu? Tại địa điểm nào?

– Phân phối sản phẩm như thế nào?

– Định giá sản phẩm như thế nào?

– Có bán chịu không? Nếu có, hạn mức bán

chịu là bao nhiêu và điều kiện bán chịu gì?

Giới thiệu

• Ban GĐ phải đánh giá tính hiệu quả và

hữu hiệu của chu trình doanh thu:

– Yêu cầu dữ liệu về:

• Các sự kiện xảy ra

• Các nguồn lực được sử dụng

• Các tác nhân tham gia

– Dữ liệu cần phải chính xác, đáng tin cậy và

kịp thời

Các hoạt động KD trong chu trình doanh thu

• 04 hoạt động KD cơ bản được thực hiện

trong chu trình doanh thu:

– Nhận đơn đặt hàng

– Vận chuyển

– Lập hóa đơn

– Thu tiền

Mục tiêu kiểm soát

• Mục tiêu kiểm soát trong chu trình doanh thu:

– Mọi nghiệp vụ được phê chuẩn thích hợp

– Mọi nghiệp vụ đã ghi sổ đều được thực thi

– Mọi nghiệp vụ đã phê chuẩn và đã thực thi đều được ghi sổ – Mọi nghiệp vụ được ghi sổ chính xác

– Tài sản được bảo vệ tránh mất mát, trộm cắp

– Các hoạt động kinh doanh được thực hiện có hiệu quả và

hữu hiệu

– DN tuân thủ pháp luật và các quy định

– Công bố thông tin đầy đủ và trung thực

Nguy cơ và thủ tục kiểm soát

• Mục tiêu kiểm soát trong chu trình doanh thu:

– Mọi nghiệp vụ đều đƣợc phê chuẩn thích hợp

– Mọi nghiệp vụ đã ghi sổ đều được thực thi

– Mọi nghiệp vụ đã phê chuẩn và đã thực thi đều được ghi sổ – Mọi nghiệp vụ được ghi sổ chính xác

– Tài sản được bảo vệ tránh mất mát, trộm cắp

– Các hoạt động kinh doanh được thực hiện có hiệu quả và

hữu hiệu

– DN tuân thủ pháp luật và các quy định

– Công bố thông tin đầy đủ và trung thực

• Nguy cơ: Một nghiệp vụ chƣa đƣợc phê chuẩn

Nguy cơ và thủ tục kiểm soát

• Mục tiêu kiểm soát trong chu trình doanh thu:

– Mọi nghiệp vụ được phê chuẩn thích hợp

– Mọi nghiệp vụ đã ghi sổ đều đƣợc thực thi

– Mọi nghiệp vụ đã phê chuẩn và đã thực thi đều được ghi sổ – Mọi nghiệp vụ được ghi sổ chính xác

– Tài sản được bảo vệ tránh mất mát, trộm cắp

– Các hoạt động kinh doanh được thực hiện có hiệu quả và

hữu hiệu

– DN tuân thủ pháp luật và các quy định

– Công bố thông tin đầy đủ và trung thực

• Nguy cơ: Một nghiệp vụ đã đƣợc ghi sổ nhƣng thực tế không đƣợc thực hiện (hoặc thực tế không xảy ra)

• Ví dụ: Nhiều gian lận BCTC của các công ty liên quan đến việc ghi nhận các khoản doanh thu ảo, nhằm thổi phồng vị thế của công ty

Nguy cơ và thủ tục kiểm soát

• Mục tiêu kiểm soát trong chu trình doanh thu:

– Mọi nghiệp vụ được phê chuẩn thích hợp

– Mọi nghiệp vụ đã ghi sổ đều được thực thi

– Mọi nghiệp vụ đã phê chuẩn và đã thực thi đều đƣợc ghi

sổ

– Mọi nghiệp vụ được ghi sổ chính xác

– Tài sản được bảo vệ tránh mất mát, trộm cắp

– Các hoạt động kinh doanh được thực hiện có hiệu quả và

hữu hiệu

– DN tuân thủ pháp luật và các quy định

• Nguy cơ: Một nghiệp vụ thực tế đã xảy ra nhƣng không đƣợc

Nguy cơ và thủ tục kiểm soát

• Mục tiêu kiểm soát trong chu trình doanh thu:

– Mọi nghiệp vụ được phê chuẩn thích hợp

– Mọi nghiệp vụ đã ghi sổ đều được thực thi

– Mọi nghiệp vụ đã phê chuẩn và đã thực thi đều được ghi sổ

– Mọi nghiệp vụ đƣợc ghi sổ chính xác

– Tài sản được bảo vệ tránh mất mát, trộm cắp

– Các hoạt động kinh doanh được thực hiện có hiệu quả và

hữu hiệu

– DN tuân thủ pháp luật và các quy định

– Công bố thông tin đầy đủ và trung thực

• Nguy cơ: một nghiệp vụ có thể bị ghi sai :

– Giá trị/Số tiền – Tài khoản – Kỳ kế toán

• Hoặc nghiệp vụ đó đƣợc ghi Có cho một tổ

Nguy cơ và thủ tục kiểm soát

• Mục tiêu kiểm soát trong chu trình doanh thu:

– Mọi nghiệp vụ được phê chuẩn thích hợp

– Mọi nghiệp vụ đã ghi sổ đều được thực thi

– Mọi nghiệp vụ đã phê chuẩn và đã thực thi đều được ghi sổ – Mọi nghiệp vụ được ghi sổ chính xác

– Tài sản đƣợc bảo vệ tránh mất mát, trộm cắp

– Các hoạt động kinh doanh được thực hiện có hiệu quả và

hữu hiệu

– DN tuân thủ pháp luật và các quy định

– Công bố thông tin đầy đủ và trung thực

• Nguy cơ: trộm cắp, phá hoại hoặc sử dụng tài

sản sai mục đích (bao gồm cả dữ liệu)

Nguy cơ và thủ tục kiểm soát

• Mục tiêu kiểm soát trong chu trình doanh thu:

– Mọi nghiệp vụ được phê chuẩn thích hợp

– Mọi nghiệp vụ đã ghi sổ đều được thực thi

– Mọi nghiệp vụ đã phê chuẩn và đã thực thi đều được ghi sổ – Mọi nghiệp vụ được ghi sổ chính xác

– Tài sản được bảo vệ tránh mất mát, trộm cắp

– Các hoạt động kinh doanh đƣợc thực hiện có hiệu quả

và hữu hiệu

– DN tuân thủ pháp luật và các quy định

– Công bố thông tin đầy đủ và trung thực

• Nguy cơ: Các hoạt động thực thi kém hiệu quả

hoặc kém hữu hiệu

Nguy cơ và thủ tục kiểm soát

• Mục tiêu kiểm soát trong chu trình doanh thu:

– Mọi nghiệp vụ được phê chuẩn thích hợp

– Mọi nghiệp vụ đã ghi sổ đều được thực thi

– Mọi nghiệp vụ đã phê chuẩn và đã thực thi đều được ghi sổ – Mọi nghiệp vụ được ghi sổ chính xác

– Tài sản được bảo vệ tránh mất mát, trộm cắp

– Các hoạt động kinh doanh được thực hiện có hiệu quả và

hữu hiệu

– DN tuân thủ pháp luật và các quy định

– Công bố thông tin đầy đủ và trung thực

• Nguy cơ: không tuân thủ luật pháp, quy định

• Ví dụ: Gian lận chuyển giá hiện rất phổ biến ở

Việt Nam

Nguy cơ và thủ tục kiểm soát

• Mục tiêu kiểm soát trong chu trình doanh thu:

– Mọi nghiệp vụ được phê chuẩn thích hợp

– Mọi nghiệp vụ đã ghi sổ đều được thực thi

– Mọi nghiệp vụ đã phê chuẩn và đã thực thi đều được ghi sổ – Mọi nghiệp vụ được ghi sổ chính xác

– Tài sản được bảo vệ tránh mất mát, trộm cắp

– Các hoạt động kinh doanh được thực hiện có hiệu quả và

hữu hiệu

– DN tuân thủ pháp luật và các quy định

– Công bố thông tin đầy đủ và trung thực

• Nguy cơ: thông tin không đầy đủ hoặc bị sai

lệch

• Nguy cơ này có tầm ảnh hưởng rộng, nếu nó

liên quan đến các khoản nợ tiềm tàng của DN

Nguy cơ và thủ tục kiểm soát

• Các thủ tục kiểm soát nhằm giảm bớt nguy cơ

gian lận, sai sót trong chu trình doanh thu:

– Sử dụng chứng từ, tài liệu đơn giản, dễ hiểu và có hướng dẫn chi tiết (đảm bảo tính chính xác và độ

tin cậy)

– Áp dụng thủ tục kiểm tra, đối chiếu

– Tạo khoảng trống trên các biểu mẫu cho phép ghi đầy đủ tên/chức vụ người duyệt và người rà soát

(đảm bảo sự phê duyệt và tính trách nhiệm)

Nguy cơ và thủ tục kiểm soát

– Đánh số trước chứng từ kế toán (đảm bảo tính

thực thi của các nghiệp vụ)

– Giới hạn việc tiếp cận chứng từ trắng, biểu mẫu

(tránh nguy cơ xảy ra các nghiệp vụ không được

phê chuẩn)

Các nguy cơ trong khâu

Các nguy cơ trong khâu

nhận đơn đặt hàng

• Các mối đe dọa trong khâu nhận ĐĐH:

1 Nguy cơ 1: ĐĐH chưa đầy đủ hoặc thiếu

chính xác

2 Nguy cơ 2: Bán hàng cho KH có quan hệ

tín dụng kém

3 Nguy cơ 3: ĐĐH không hợp lệ

4 Nguy cơ 4: Hết hàng, chi phí lưu kho và

giảm giá hàng tồn kho

Thảo luận

• Các mối đe dọa trong khâu nhận ĐĐH:

Với mỗi nguy cơ đã xác định, cần chỉ rõ:

Các nguy cơ trong khâu

• Kiểm soát nhập liệu, VD: kiểm tra tính đầy đủ

• Tra cứu dữ liệu tự động (địa chỉ KH)

• Kiểm tra tính hợp lý của số lượng đặt hàng hiện tại qua tham chiếu với dữ liệu quá khứ

Các nguy cơ trong khâu

Các nguy cơ trong khâu

nhận đơn đặt hàng

• Các TH khác đòi hỏi phải phê duyệt riêng bởi cá

nhân có thẩm quyền độc lập với phụ trách bán

hàng (thường là phụ trách tín dụng) Đặc biệt lưu ý với TH lương của phụ trách bán hàng được trả

trên cơ sở hoa hồng/doanh số bán

• NV bán hàng chỉ được trao quyền xem dữ liệu bán chịu cho KH (read-only access)

• Cần phê duyệt tín dụng trước khi xuất hàng ra khỏi kho

• Ghi chép chính xác số dư nợ phải thu và duy trì

Các nguy cơ trong khâu

tra 03 mã số mặt sau của thẻ hoặc gửi mail yêu cầu KH xác

Các nguy cơ trong khâu

nhận đơn đặt hàng

• Nguy cơ 4 – Hết hàng, chi phí lưu kho và giảm

giá HTK

– Tại sao có vấn đề?

• Nếu hết hàng tồn kho, doanh số sẽ bị ảnh hưởng

• Nếu quá nhiều hàng tồn kho, DN phải gánh chịu chi phí lưu kho lớn, có thể phải giảm giá để bán hàng đi

Các nguy cơ trong khâu

Các nguy cơ trong khâu vận chuyển

• Mục tiêu cơ bản của khâu vận chuyển là:

– Thực hiện ĐĐH chính xác, hiệu quả

– Bảo vệ hàng tồn kho

• Mối đe dọa trong khâu vận chuyển bao gồm:

– Nguy cơ 5: Sai sót trong vận chuyển

– Nguy cơ 6: Trộm cắp hàng tồn kho

Các nguy cơ trong khâu vận chuyển

• Nguy cơ 5 – Sai sót trong vận chuyển

– Tại sao có vấn đề?

• KH không hài lòng và có thể dẫn đến thất thoát doanh thu nếu vận chuyển sai mặt hàng hoặc bị chậm trễ do sai địa chỉ

• Vận chuyển đến sai địa chỉ cũng có thể dẫn tới mất mát tài sản

– Kiểm soát:

• Hệ thống vận chuyển online yêu cầu nhân viên vận chuyển nhập liệu SL cần chuyển trước khi thực chuyển hàng Do vậy, có thể phát hiện sai sót và kịp thời sửa

Các nguy cơ trong khâu vận chuyển

Các nguy cơ trong khâu vận chuyển

• Nguy cơ 6 – Trộm cắp hàng tồn kho

Các nguy cơ trong khâu vận chuyển

• Nhân viên bảo quản HTK cần ký vào chứng từ hoặc

nhập mã nhân viên online để có cơ sở xem xét trách

nhiệm nếu có thiệt hại xảy ra

• Truyền thông không dây “wireless” và gắn nhãn HTK

giúp phát hiện sớm trộm cắp

• Định kỳ kiểm kê HTK, quy trách nhiệm nếu mất mát xảy

ra cho nhân viên bảo vệ kho

Các nguy cơ trong khâu lập hóa đơn

• Mục tiêu cơ bản của khâu lập hóa đơn là đảm bảo:

– Lập hóa đơn đầy đủ cho mọi khoản doanh thu

– Lập hóa đơn chính xác

– Duy trì TK khách hàng chính xác

• Nguy cơ trong khâu lập hóa đơn:

– Nguy cơ 7: Không lập HĐ cho KH

– Nguy cơ 8: Sai sót trong lập hóa đơn

Các nguy cơ trong khâu lập hóa đơn

• Nguy cơ 7 – Không lập Hóa đơn

– Tại sao có vấn đề?

• Thất thoát tài sản và doanh thu

• Dữ liệu về doanh số, HTK và TK nợ phải thu thiếu chính xác

– Kiểm soát:

• Tách bạch chức năng vận chuyển và lập hóa đơn (Một nhân viên đảm nhiệm cả 02 chức năng có thể vận chuyển hàng đến nhà người thân và không lập hóa

đơn)

Các nguy cơ trong khâu lập hóa đơn

• ĐĐH, Phiếu nhận hàng, Phiếu đóng gói, và Hóa đơn

cần được đánh số liên tục và định kỳ kiểm đếm (nếu có Hóa đơn không ứng với ĐĐH hoặc Phiếu đóng gói, có thể sót KH không được lập HĐ)

• Nếu áp dụng hệ thống không sử dụng Hóa đơn, cần

đảm bảo rằng mọi nghiệp vụ vận chuyển phải được ghi

sổ, bởi vì vận chuyển là khởi nguồn của việc ghi nhận

nợ phải thu

Các nguy cơ trong khâu lập hóa đơn

• Nguy cơ 8 – Sai sót trong lập Hóa đơn

– Tại sao có vấn đề?

• Thất thoát tài sản nếu ghi giá trị HĐ thấp hơn thực tế

• KH không hài lòng nếu HĐ bị ghi nhận cao hơn thực tế

– Kiểm soát:

• Sử dụng máy tính tra cứu giá từ tập tin chính HTK

• Tránh sai sót về số lượng bằng cách đối chiếu SL trên Phiếu đóng gói với SL trên ĐĐH

• Sử dụng máy quét mã vạch nhằm giảm thiểu sai sót

Các nguy cơ trong khâu lập hóa đơn

• Nguy cơ 9 – Sai sót trong duy trì TK khách hàng

– Tại sao có vấn đề?

• KH không hài lòng và ảnh hưởng tiêu cực đến doanh

số bán trong tương lai

• Có thể dẫn đến trộm cắp tiền mặt – Kiểm soát:

– Kiểm tra KH và số HĐ đảm bảo giá trị HĐ được hạch toán vào đúng tài khoản KH

– Kiểm tra việc đóng số dư – Kiểm tra trường thanh toán đảm bảo là trường số

“numeric”

Các nguy cơ trong khâu lập hóa đơn

• Cộng theo lô giúp phát hiện sai sót trong ghi sổ

• So sánh số lượng tài khoản được hạch toán với số

lượng séc thanh toán

• Kiểm tra, đối chiếu bởi một bên độc lập

• Gửi báo cáo hàng tháng cho từng KH để thực hiện rà soát độc lập

Các nguy cơ trong

khâu thu tiền

• Mục tiêu cơ bản của khâu thu tiền:

– Bảo vệ an toàn việc chuyển tiền của KH

• Nguy cơ trong khâu thu tiền:

– Nguy cơ 10: Trộm cắp tiền mặt

Các nguy cơ trong

khâu thu tiền

• Nguy cơ 10 – Trộm cắp tiền mặt

– Tại sao có vấn đề?

• Thất thoát tiền – Kiểm soát:

• Nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa các chức năng:

– Quản lý tiền mặt và ghi sổ TK KH – Quản lý tiền mặt và phê duyệt tín dụng – Phê duyệt tín dụng và duy trì TK KH

Các nguy cơ trong

khâu thu tiền

• Sử dụng két có khóa an toàn để bảo vệ tiền mặt

và séc

• Dữ liệu chuyển tiền được chuyển sang kế toán

phải thu, tiền mặt và séc chuyển cho thủ quỹ

• Kiểm tra tổng có TK phải thu bằng tổng nợ TK tiền

• Chuyển bản sao danh sách chuyển tiền sang bộ

phận kiểm toán nội bộ để thực hiện đối chiếu với sao kê ngân hàng

Các nguy cơ trong

khâu thu tiền

• Chuyển báo cáo hàng tháng đến KH để thực hiện

Thủ tục kiểm soát

• Nguy cơ 11 – Mất mát, thay đổi hoặc công bố

thông tin không đƣợc phép

– Tại sao có vấn đề?

• Mất mát toàn bộ dữ liệu tài khoản phải thu có thể đe dọa khả năng hoạt động liên tục của DN

• Mất mát hoặc thay đổi dữ liệu có thể gây ra:

– Sai sót trong BCTC hoặc BCQT – Đáp ứng yêu cầu của khách hàng không chính xác

• Công bố trái phép thông tin mật của khách hàng có thể gây ra:

– KH không hài lòng và sụt giảm doanh số trong

• Thủ tục kiểm soát tiếp cận cần được sử dụng triệt để:

– ID và password của người sử dụng – Kiểm soát truy cập cá nhân (VD: bộ phận tiếp nhận hàng không được nhập dữ liệu ĐĐH)

– Ghi nhật ký mọi hoạt động, đặc biệt các hoạt động

Thủ tục kiểm soát

• Đảm bảo nguyên tắc phân công-phân nhiệm của hệ

thống

• Dữ liệu nhạy cảm cần được mã hóa khi lưu trữ và

truyền tải dữ liệu

• Các trang web cần sử dụng giao thức bảo mật để bảo mật thông tin khách hàng

• Đảm bảo tính chính xác của việc truyền tải thông tin

Nhu cầu thông tin trong

chu trình doanh thu

• Nhu cầu thông tin về các nhiệm vụ cần thực hiện trong chu trình doanh thu:

– Đáp ứng yêu cầu của khách hàng

Nhu cầu thông tin trong

chu trình doanh thu

• Nhu cầu thông tin phục vụ việc ra QĐ chiến lược:

– Định giá bán SP

– Thiết lập chính sách trả lại hàng và bảo hành

– Xác định điều khoản tín dụng

– Xác định nhu cầu vay vốn ngắn hạn

– Hoạch định chiến dịch marketing mới

Nhu cầu thông tin trong

chu trình doanh thu

• Hệ thống thông tin kế toán cần cung cấp thông tin

để đánh giá các hoạt động sau:

– Thời gian phúc đáp yêu cầu của khách hàng

– Thời gian tiếp nhận ĐĐH và giao hàng

– Tỷ lệ % đơn phải đặt hàng lại (back order)

– Mức độ hài lòng của khách hàng

– Phân tích thị phần và xu hướng tiêu thụ

– Lợi nhuận theo SP, khách hàng và khu vực

– Doanh số tiêu thụ và thị phần

– Tính hữu hiệu của quảng cáo và khuyến mãi