Chương 7: Chu trình sản xuất

8 Thiết kế sản phẩm • Mục tiêu của khâu thiết kế sản phẩm là thiết kế sản phẩm có thể cân bằng tối ưu: – Đáp ứng yêu cầu của KH về chất lượng, độ bền, tính năng; và – Tối thiểu hóa ch

C HƯƠNG 7

CHU TRÌNH SẢN XUẤT

– Các nguy cơ chủ yếu đe dọa chu trình sản

xuất và các kiểm soát đối với mối đe dọa đó

– Chu trình chi phí cung cấp thông tin về mua

sắm NVL và chi phí sản xuất chung

– Chu trình tiền lương cung cấp thông tin về chi phí nhân công

– Cung cấp cho bộ phận lập sổ cái tổng hợp và hệ

thống báo cáo thông tin về giá thành sản xuất

Giới thiệu

• Các quyết định trong chu trình sản xuất:

– Sản xuất các chủng loại sản phẩm nào?

– Định giá bán sản phẩm như thế nào?

– Phân bổ nguồn lực như thế nào?

– Quản lý chi phí và đánh giá hoạt động như

thế nào?

• Các quyết định này đòi hỏi dữ liệu đa

dạng về chi phí, không chỉ giới hạn ở dữ

liệu phục vụ việc lập BCTC cho bên ngoài

– Thu thập và xử lý dữ liệu như thế nào?

– Lưu trữ và tổ chức dữ liệu phục vụ việc ra quyết định ra sao?

– Kiểm soát để bảo vệ nguồn lực (bao gồm dữ liệu) như thế nào?

Các hoạt động trong chu trình SX

• 04 hoạt động cơ bản trong chu trình SX là:

8

Thiết kế sản phẩm

• Mục tiêu của khâu thiết kế sản phẩm là

thiết kế sản phẩm có thể cân bằng tối ưu:

– Đáp ứng yêu cầu của KH về chất lượng, độ

bền, tính năng; và

– Tối thiểu hóa chi phí sản xuất

• Sử dụng phần mềm mô phỏng (simulation software) có thể nâng cao tính hiệu quả

của việc thiết kế sản phẩm

Thiết kế sản phẩm

• Chứng từ, tài liệu sử dụng trong khâu thiết

kế sản phẩm:

– Phiếu vật tư (danh mục NVL): liệt kê chi tiết

cấu kiện cần sử dụng để sản xuất 01 SP,

gồm mã số, mô tả và số lượng

– Quy trình sản xuất: liệt kê trình tự các bước

cần thực hiện để sản xuất 01 SP, gồm thiết bị cần sử dụng và thời gian sử dụng

10

Lập kế hoạch và lịch sản xuất

• Mục tiêu của khâu lập kế hoạch và lịch

trình là xây dựng kế hoạch sản xuất vừa

đảm bảo đáp ứng hiệu quả các ĐĐH hiện tại và nhu cầu dự kiến trong ngắn hạn,

vừa tối thiểu hóa HTK (NVL và thành

phẩm)

Lập kế hoạch và lịch sản xuất

• Có 02 phương thức tiếp cận lập kế hoạch sản xuất là:

– Hoạch định nguồn lực sản xuất

(Manufacturing Resource Planning MRP-II)

– Sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing)

12

Lập kế hoạch và lịch sản xuất

• MRP-II là phiên bản mở rộng của biện pháp

kiểm soát HTK “Hoạch định nhu cầu NVL -

MRP”:

– Tìm cách điều hòa cân bằng năng lực sản

xuất hiện có với nhu cầu NVL nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu thụ ước tính

Lập kế hoạch và lịch sản xuất

• MRP-II bao gồm các chức năng chủ yếu sau:

– Hoạch định chiến lược sản xuất

– Quản lý nhu cầu

14

Lập kế hoạch và lịch sản xuất

• Sản xuất tinh gọn là phiên bản mở rộng

của biện pháp kiểm soát HTK Just in time:

– Tìm cách tối thiểu hóa hoặc triệt tiêu HTK

(NVL, SP dở dang và thành phẩm)

– Về mặt lý thuyết, chỉ đáp ứng ĐĐH hiện có

của KH, nhưng trong thực tế, có thể có kế

hoạch SX ngắn hạn

Lập kế hoạch và lịch sản xuất

• Cách tiếp cận sản xuất tinh gọn:

 Tinh gọn là phòng ngừa lãng phí: giải

quyết từ các vấn đề không hiệu quả do hệ

thống không tinh gọn đến loại bỏ lãng phí và cuối cùng là phòng ngừa lãng phí

 Tinh gọn là giá trị: tìm ra những cơ hội tinh

gọn không chỉ để phòng ngừa lãng phí mà

còn làm gia tăng giá trị

16

Lập kế hoạch và lịch sản xuất

• Chứng từ, tài liệu sử dụng:

– Dự toán sản xuất tổng thể

– Lệnh sản xuất (Production order)

– Phiếu yêu cầu NVL (Materials Requisition)

– Phiếu điều chuyển NVL (Move ticket)

– Cho phép giảm thiểu các chi phí SX

• Kế toán không phải là chuyên gia về CIM,

nhưng cần thiết phải hiểu CIM ảnh hưởng đến

AIS như thế nào, ví dụ:

– Chuyển đổi từ SX hàng loạt sang SX theo ĐĐH và

nhu cầu tập hợp chi phí tương ứng

Hoạt động sản xuất

• Computer-Integrated Manufacturing - CIM:

CIM là một nhà máy sản xuất tự động hóa toàn phần, nơi

mà tất cả các quá trình SXKD (từ thiết kế - chế tạo - sản

xuất đến tiêu thụ SP) được tích hợp và được điều khiển

bởi máy tính

– Nhanh chóng cho ra đời sản phẩm mới kể từ lúc nhận đơn đặt hàng

– Giảm 15 - 30% giá thành thiết kế

– Giảm 30 - 60% thời gian chế tạo chi tiết

– Tăng năng suất lao động lên tới 40 - 70%

20

Hoạt động sản xuất

• Mặc dù có chu trình SX và phạm vi áp dụng CIM khác nhau nhưng mọi công ty đều cần dữ liệu

về:

– NVL xuất dùng

– Số giờ nhân công tiêu hao

– Số giờ máy hoạt động

– Các chi phí sản xuất chung khác phát sinh

Kế toán chi phí

• Mục tiêu của kế toán chi phí là:

1 Cung cấp thông tin về lập kế hoạch, kiểm

soát và đánh giá hoạt động sản xuất

2 Cung cấp dữ liệu chính xác về chi phí phục

vụ việc định giá SP và ra QĐ hệ SP (product mix)

3 Thu thập và xử lý thông tin sử dụng để tính

toán HTK và giá vốn hàng bán phục vụ lập BCTC

22

Kế toán chi phí

• Để hoàn thành mục tiêu 01, AIS cần thu thập dữ liệu về hoạt động SX ngay tại thời điểm phát sinh để phục vụ

việc ra QĐ kịp thời của nhà quản trị

 Công nghệ RFID rất hữu ích, bởi vì:

– Giúp chủ động truyền tín hiệu về nhu cầu sửa chữa – Giúp định vị sản phẩm

• Để hoàn thành mục tiêu 02 và 03, AIS cần thu thập dữ liệu chi phí theo các khoản mục khác nhau và phân bổ

chúng cho các loại SP và các bộ phận

Kế toán chi phí

• Các loại hệ thống kế toán chi phí:

– Kế toán chi phí theo ĐĐH

– Kế toán chi phí theo quá trình

24

Kế toán chi phí

• Kế toán tài sản cố định:

– AIS cần thu thập và xử lý thông tin về bất

động sản, nhà xưởng, thiết bị sử dụng trong chu trình SX

– Các tài sản này chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của công ty và cần được giám sát như một khoản đầu tư

• Thông tin nhà cung cấp

• Thời gian sử dụng ước tính

• Giá trị thu hồi ước tính

• Phương pháp khấu hao

• Khấu hao lũy kế

• Nâng cấp tài sản

26

Kế toán chi phí

• Quy trình mua sắm TSCĐ tương tự như quy

trình mua sắm trong chu trình chi phí (đặt mua

hàng  tiếp nhận hàng  thanh toán)

• Tuy nhiên, vì giá trị tài sản lớn nên đòi hỏi phải điều chỉnh quy trình mua sắm TSCĐ

28

Kế toán chi phí

• Dữ liệu NVL xuất dùng:

– Khi bắt đầu SX, căn cứ vào Phiếu yêu cầu NVL, kế

toán ghi Nợ (tăng) TK CPSXKD dở dang và ghi Có

Kế toán chi phí

• Chi phí nhân công trực tiếp:

– Căn cứ vào Thẻ chấm công để ghi chép số

giờ công đối với từng công việc

– Công nhân có thể:

• Nhập liệu online

• Quẹt thẻ ra vào khi bắt đầu và kết thúc công việc

– Dữ liệu về chi phí máy móc - thiết bị được thu thập

cùng chi phí nhân công theo từng công đoạn

– Công nghệ hiện đại cho phép kết nối dữ liệu trong

toàn nhà máy, mọi thiết bị đều được gắn với hệ thống máy tính

– Sử dụng mô phỏng 3-D cho phép đánh giá ảnh

hưởng của việc thay đổi sơ đồ bố trí công nhân - máy móc

Kế toán chi phí

• Chi phí sản xuất chung:

– Bao gồm các chi phí không thể tập hợp trực

tiếp cho từng công việc hoặc từng chu trình

như công cụ dụng cụ, khấu hao, lương quản

lý SX

– Hầu hết các chi phí này được thu thập trong chu trình chi phí, trừ lương quản lý SX được thu thập trong chu trình tiền lương

đảm bảo các mục tiêu sau:

– Mọi nghiệp vụ được phê chuẩn thích hợp

– Mọi nghiệp vụ đã ghi sổ đều được thực thi

– Mọi nghiệp vụ đã phê chuẩn và đã thực thi đều được ghi sổ – Mọi nghiệp vụ được ghi sổ chính xác

– Tài sản được bảo vệ tránh mất mát, trộm cắp

– Các hoạt động kinh doanh được thực hiện có hiệu quả và

hữu hiệu

– DN tuân thủ pháp luật và các quy định

– Công bố thông tin đầy đủ và trung thực

Kiểm soát: Mục tiêu, nguy cơ

và thủ tục kiểm soát

• Các thủ tục kiểm soát nhằm giảm bớt nguy cơ

gian lận, sai sót trong chu trình chi phí:

– Sử dụng chứng từ, tài liệu đơn giản, dễ hiểu và có hướng dẫn chi tiết (đảm bảo tính chính xác và độ

tin cậy)

– Áp dụng thủ tục kiểm tra, đối chiếu

– Tạo khoảng trống trên các biểu mẫu cho phép ghi đầy đủ tên/chức vụ người duyệt và người rà soát

(đảm bảo sự phê duyệt và tính trách nhiệm)

34

Kiểm soát: Mục tiêu, nguy cơ

và thủ tục kiểm soát

– Đánh số trước chứng từ kế toán (đảm bảo tính

thực thi của các nghiệp vụ)

– Giới hạn việc tiếp cận chứng từ trắng, biểu mẫu

(tránh nguy cơ xảy ra các nghiệp vụ không được

phê chuẩn)

– Sử dụng thẻ RFID nhằm tăng cường tính chính xác của việc nhập liệu

Các nguy cơ trong khâu thiết kế SP

• Nguy cơ chủ yếu:

– Nguy cơ 01: Thiết kế SP kém

36

Các nguy cơ trong khâu lập kế hoạch và lịch sản xuất

• Các nguy cơ chủ yếu:

– Nguy cơ 02: Sản xuất thừa/thiếu

– Nguy cơ 03: Đầu tư thừa/thiếu TSCĐ

Các nguy cơ trong hoạt động sản xuất

• Các nguy cơ chủ yếu:

– Nguy cơ 04: Trộm cắp HTK và TSCĐ

– Nguy cơ 05: Gián đoạn SX

38

Các nguy cơ trong

kế toán chi phí

• Nguy cơ chủ yếu:

– Nguy cơ 06: Ghi chép và xử lý dữ liệu hoạt

động SX không chính xác

Nguy cơ chung

• 02 mục tiêu kiểm soát chung của mọi chu

trình:

– Tính sẵn có và tính chính xác của dữ liệu

– Tính hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động

• Các nguy cơ có liên quan:

– Nguy cơ 07: Mất mát, thay đổi hoặc công bố thông tin trái phép

– Nguy cơ 08: Hoạt động kém hiệu quả

– Tỷ lệ thành phẩm cần gia công lại

– Tỷ lệ lỗi SP phát hiện bởi khách hàng

Nhu cầu thông tin trong

chu trình sản xuất

• Trong mô hình truyền thống, các thông tin trên không liên thông trực tiếp với dữ liệu tài chính, và hệ thống kế toán chi phí tách biệt với hệ thống thông tin hoạt động SX

• Tuy nhiên, nhà QT cần cả thông tin tài

chính và thông tin hoạt động để đánh giá các hoạt động trong chu trình SX

– Phân bổ chi phí SX chung không phù hợp

– Báo cáo phân tích tác động của tự động hóa thiếu chính xác

Hạn chế 01:

Phân bổ CPSX chung không phù hợp

• Kế toán chi phí truyền thống sử dụng cơ

sở số lượng làm tiêu thức phân bổ, VD: số giờ công trực tiếp, số giờ máy thi công

• Tuy nhiên, CPSX chung không thay đổi

theo số lượng, sản lượng SX

44

Hạn chế 01:

Phân bổ CPSX chung không phù hợp

• Giải pháp: Áp dụng kế toán chi phí dựa

trên hoạt động (Activity Based Costing -

ABC)

– ABC giúp cải thiện việc phân bổ chi phí cho cả 02

hệ thống CPSX theo ĐĐH hay theo quá trình

• ABC tập hợp chi phí theo hoạt động và phân bổ cho từng hoạt động tương ứng

• Bằng cách đo lường chi phí của các hoạt động cơ bản, ABC cung cấp thông tin cho nhà QT phục vụ việc ra QĐ

Hạn chế 01:

Phân bổ CPSX chung không phù hợp

• Phục vụ việc ra QĐ tốt hơn

– ABC tránh được hạn chế phân bổ quá cao

hoặc quá thấp CPSX chung cho SP → ra QĐ

46

Hạn chế 01:

Phân bổ CPSX chung không phù hợp

• Cải thiện quản trị chi phí

– ABC đo lường được kết quả hoạt động quản trị lợi nhuận toàn DN

– ABC đo lường cả chi phí mua sắm nguồn lực

và chi phí tiêu thụ nguồn lực

– ABC đo lường cả năng lực chưa được sử

dụng:

• Chi phí năng lực hoạt động = Chi phí hoạt động được sử dụng + Chi phí năng lực chưa được sử dụng

Hạn chế 01:

Phân bổ CPSX chung không phù hợp

• Nhà QT có thể cải thiện lợi nhuận bằng

cách:

- Tận dụng năng lực chưa được sử dụng cho

các hoạt động tạo ra doanh thu khác

- Triệt tiêu năng lực chưa được sử dụng

48

Hạn chế 02: Báo cáo ảnh hưởng của

tự động hóa không chính xác

• Giải pháp khắc phục hạn chế 02: Đo

lường và lập báo cáo chính xác hơn

– Lập báo cáo dựa trên nguyên tắc kế toán tinh gọn

– Tạo nguồn lực để tập trung vào các vấn đề

thiết yếu trong chu trình sản xuất

Năng suất thực (Throughput):

Đo lường hiệu quả sản xuất

• Năng suất thực = Khả năng SX thực x Tỷ

lệ thời gian hoạt động có ích x Tỷ lệ chính phẩm

– Khả năng SX thực = Tổng SLSX/ Thời gian

hoạt động có ích

– Tỷ lệ thời gian hoạt động có ích = Tổng thời

gian hoạt động có ích / Tổng thời gian

– Tỷ lệ chính phẩm = SL chính phẩm / Tổng

sản lượng

50

Năng suất thực (Throughput):

Đo lường hiệu quả sản xuất

• Ví dụ: Công ty Coopers sản xuất được 1,000 chai nước

khoáng trong 10 giờ, trong đó có 01 giờ máy tạm nghỉ và chờ NVL; 100 chai có khuyết tật (phế phẩm)

– Khả năng sản xuất thực = 1,000 chai / 9 giờ hoạt động có ích = 111.11 chai / giờ

– Tỷ lệ thời gian hoạt động có ích = 9 giờ hoạt động có ích /

10 giờ = 0.9

– Tỷ lệ chính phẩm = 900 chai chính phẩm / 1,000 chai = 0.9 – Năng suất thực = 111.11 x 0.9 x 0.9 = 90

C HƯƠNG 7

KẾT THÚC