ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY HITACO

Tiền thân của Công ty HITACO là Xí nghiệp Z45, được thành lập theo quyết định số 2233/QĐ- QP của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng. Z45 là một đơn vị trong ngành đảm bảo kỹ thuật quân đội trực thuộc Tổng Cục Kỹ Thuật- Bộ Quốc phòng. Được thành lập trên cơ sở Xí nghiệp Z45, Công ty HITACO kế thừa mối quan hệ sẵn có của Xí nghiệp với các đơn vị trong quân đội và một số khách hàng quen thuộc khác vì vậy ngay từ khi thành lập HITACO đã có lượng khách hàng nhất định. Không những thế Công ty còn nhận được sự ưu đãi giúp đỡ của Bộ Quốc phòng về mọi mặt tạo điều kiện cho Công ty vượt qua những khó khăn ban đầu. Như đã biết hiện nay nhu cầu nhập khẩu máy móc thiết bị hiện đại của các doanh nghiệp trong và ngoài quân đội là rất lớn vì vậy với chức năng xuất nhập khẩu máy móc , nguyên vật liệu ... Công ty có một thị trường rộng lớn để khai thác . Công ty HITACO có một đội ngũ cán bộ có trình độ nhiệt tình và có trách nhiệm. Bên cạnh đội ngũ cán bộ khoa học kỹ thuật giàu kinh nghiệm (được đào tạo ở Liên Xô cũ) là những cán bộ kinh doanh trẻ , năng động, nhiệt tình . Sự kết hợp đó đã tạo cho Công ty một thuận lợi lớn trong sản xuất, kinh doanh đặc biệt là trong hoạt động XNK máy móc thiết bị và chuyển giao công nghệ. Trải qua quá trình xây dựng và trưởng thành. Công ty ứng dụng công nghệ cao đã không ngừng phấn đấu vươn lên về mọi mặt. Đặc biệt là trong nền kinh tế thị trường đang ngày càng phát triển ở nước ta, trên con đường phát triển của mình Công ty đã gặp không ít những khó khăn trở ngại. Nhưng giờ đây bằng những kinh nghiệm lao động sáng tạo và sự quyết tâm của toàn thể cán bộ công nhân viên, trong những năm gần đây Công ty đã giải quyết được khó khăn trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình. Sản phẩm của Công ty ngày càng đa dạng và phong phú. Điều này được thể hiện qua một số kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh mà Công ty đã đạt được trong 2 năm 2000-2001.

CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ

CAO ( HITACO )

I/ LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY HITACO

Công ty HITACO được thành lập theo quyết định số 1611/QĐ- QPngày 20/11/1997 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng

Tên đầy đủ : Công ty ứng dụng công nghệ cao

Tên giao dịch : HIgh Technology Application COmpany

Viết tắt : HITACO

Trụ sở : 108 Trường Chinh- Đống Đa- Hà Nội

Tiền thân của Công ty HITACO là Xí nghiệp Z45, được thành lậptheo quyết định số 2233/QĐ- QP của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng Z45

là một đơn vị trong ngành đảm bảo kỹ thuật quân đội trực thuộc TổngCục Kỹ Thuật- Bộ Quốc phòng

Được thành lập trên cơ sở Xí nghiệp Z45, Công ty HITACO kế thừamối quan hệ sẵn có của Xí nghiệp với các đơn vị trong quân đội vàmột số khách hàng quen thuộc khác vì vậy ngay từ khi thành lậpHITACO đã có lượng khách hàng nhất định Không những thế Công

ty còn nhận được sự ưu đãi giúp đỡ của Bộ Quốc phòng về mọi mặttạo điều kiện cho Công ty vượt qua những khó khăn ban đầu

Như đã biết hiện nay nhu cầu nhập khẩu máy móc thiết bị hiện đạicủa các doanh nghiệp trong và ngoài quân đội là rất lớn vì vậy vớichức năng xuất nhập khẩu máy móc , nguyên vật liệu Công ty cómột thị trường rộng lớn để khai thác

Công ty HITACO có một đội ngũ cán bộ có trình độ nhiệt tình và cótrách nhiệm Bên cạnh đội ngũ cán bộ khoa học kỹ thuật giàu kinhnghiệm (được đào tạo ở Liên Xô cũ) là những cán bộ kinh doanh trẻ ,năng động, nhiệt tình Sự kết hợp đó đã tạo cho Công ty một thuận lợi

lớn trong sản xuất, kinh doanh đặc biệt là trong hoạt động XNK máymóc thiết bị và chuyển giao công nghệ.

Trải qua quá trình xây dựng và trưởng thành Công ty ứng dụngcông nghệ cao đã không ngừng phấn đấu vươn lên về mọi mặt Đặcbiệt là trong nền kinh tế thị trường đang ngày càng phát triển ở nước

ta, trên con đường phát triển của mình Công ty đã gặp không ít nhữngkhó khăn trở ngại Nhưng giờ đây bằng những kinh nghiệm lao độngsáng tạo và sự quyết tâm của toàn thể cán bộ công nhân viên, trongnhững năm gần đây Công ty đã giải quyết được khó khăn trong quátrình sản xuất kinh doanh của mình Sản phẩm của Công ty ngày càng

đa dạng và phong phú Điều này được thể hiện qua một số kết quảhoạt động sản xuất kinh doanh mà Công ty đã đạt được trong 2 năm2000-2001

ĐVT :1000đCác chỉ tiêu

II/CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ

Để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình Công ty đã từngbước hoàn thiện bộ máy quản lý về nhân sự, quản lý sản xuất , kinhdoanh.Cơ cấu tổ chức gồm:

 Phòng Giám Đốc & Phó Giám Đốc : 3 người

 Phòng Tổ chức hành chính : 9 người

 Phòng kinh doanh tổng hợp : 12 người

 Phòng kế toán tài chính : 4 người

 Phòng Kỹ thuật công nghệ : 7 người

 Xưởng chế thử : 5 người

 Xưởng Điện - Điện tử : 11 người

 Xưởng cơ khí : 10 người

 Cửa hàng : 4 người

Có thể khái quát cơ cấu tổ chức theo sơ đồ sau:

GI M ÁM ĐỐC

PHÓ GI M ÁM ĐỐC NỘI CHÍNH

PHÓ GI M ÁM ĐỐC

KỸ THUẬT

PHÒNG KINH DOANH TỔNG HỢP

PHÒNG KẾ TOÁN TÀI CHÍNH

PHÒNG KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ

Sơ đồ:Cơ cấu tổ chức Công ty HITACO

A.Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Ban Giám đốc :

* Nhiệm vụ và quyền hạn của Giám đốc:

1 Nhận vốn, đất đai và các nguồn lực khác do Nhà nước, Quân đội

để sử dụng theo nhiệm vụ của BQP Giám đốc quản lý, bảo toàn vàphát triển vốn của Công ty

2 Tổ chức điều hành mọi hoạt động của Công ty Trực tiếp chỉ huyphòng kế toán - tài chính và bộ phận kế hoạch

3 Giám đốc uỷ quyền, phân công cho các Phó giám đốc giúp cácmặt hoạt động khác của Công ty

4 Chịu sự kiểm tra, giám sát của cơ quan cấp trên, của BQP và cơquan Nhà nước có thẩm quyền Có trách nhiệm báo cáo định kỳ,thường xuyên và đột xuất với cấp trên về kết quả hoạt động của Côngty

5 Giám đốc có quyền quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chứctrưởng phó Phòng, Ban, Xưởng sau đó báo cáo cấp trên theo quy định

Có quyền quyết định khen thưởng, kỷ luật cán bộ, CNV trong toànCông ty

6 Giám đốc có quyền triệu tập các Phó giám đốc, các trưởng, phóPhòng, Ban, Xưởng tường trình báo cáo một vấn đề nào đó khi thấycần thiết

2- PGĐ KD-XNK, nội chính:

Phó giám đốc kinh doanh XNK là người giúp Giám đốc điều hành

Công ty theo sự phân công, uỷ quyền của Giám đốc, chịu trách nhiệmtrước Giám đốc về các nhiệm vụ được phân công, uỷ quyền.

* Nhiệm vụ và quyền hạn của Phó giám đốc KDXNK, nội chính:

1 Là người phụ trách điều hành trực tiếp về công tác kinh doanh nộiđịa, XNK của toàn Công ty; về các vấn đề về công tác nội chính củaCông ty Trực tiếp nắm và điều hành các phòng: KDTH, KH-TC-HC

2 Xét, duyệt và ký các vấn đề về nội chính và KDXNK trước khibáo cáo Giám đốc quyết định

3 Báo cáo với Giám đốc về kết quả KD-XNK từng hợp đồng và cácvấn đề về nội chính của Công ty

4 Phó giám đốc có quyền triệu tập các Trưởng, Phó Phòng, Ban,Xưởng tường trình báo cáo một vấn đề nào đó khi thấy cần thiết

5 Là người thay thế điều hành Công ty khi Giám đốc đi vắng

3- PGĐ Kỹ thuật -Công nghệ và SX :

Phó giám đốc KT-CN và SX là người giúp Giám đốc điều hành Công

ty theo sự phân công, uỷ quyền của Giám đốc, chịu trách nhiệm trướcGiám đốc về các nhiệm vụ được phân công, uỷ quyền

* Nhiệm vụ và quyền hạn của Phó giám đốc KTCN và SX:

1 Là người phụ trách điều hành trực tiếp tất cả các vấn đề về côngtác khoa học, kỹ thuật công nghệ và sản xuất của toàn Công ty Trựctiếp nắm và điều hành các phòng: KTCN, Ban điện tử tin học và cácXưởng sản xuất

2 Là người xét, duyệt và ký các thiết kế kỹ thuật, các dự án, đề ánnghiên cứu KHKT-CN và kế hoạch SX

3 Báo cáo với Giám đốc về kết quả hoạt động KTCN và SX

4 Phó giám đốc có quyền triệu tập các trưởng, phó Phòng, Ban,Xưởng tường trình báo cáo một vấn đề nào đó khi thấy cần thiết

5 Là người thay thế điều hành Công ty khi Giám đốc, Phó giám đốc

KD, nội chính đi vắng

Để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình công ty đã từng bướchoàn thiện bộ máy quản lý về nhân sự, quản lý sản xuất , kinh doanh.Hiện nay cơ cấu tổ chức, chức năng của các phòng ban trong công tyđược biểu thị trong sơ đồ sau:

B Chức năng nhiệm vụ của các Phòng, Ban, Xưởng

1- Phòng Tổ chức - Hành chính :

Là Phòng chức năng giúp Giám đốc và PGĐ kinh doanh, nội chínhquản lý và điều hành các công tác về KH, CTĐ, CTCT, lao động tiềnlương và công tác hành chính của Công ty

2 Tìm đối tác sản xuất kinh doanh, khai thác các HĐ, mở rộng thịtrường kinh doanh nội địa và XNK

3 Trực tiếp tiến hành soạn thảo các hợp đồng, văn bản thanh lý hợpđồng

3- Phòng kỹ thuật công nghệ :

Là phòng chức năng giúp BGĐ triển khai thực hiện các công tácthuộc lĩnh vực KT, KHCN, sản xuất, nghiên cứu, chế thử sản phẩm,quản lý chất lượng sản phẩm và các thiết bị công nghệ của Công ty

* Nhiệm vụ :

1 Tham mưu tư vấn cho BGĐ về ứng dụng và phát triển công nghệmới có trình độ cao thuộc các lĩnh vực liên quan đến sản xuất củaCông ty

2 Tổ chức thiết kế lập qui trình công nghệ, chuẩn bị kỹ thuật, xâydựng khối lượng, đơn giá sản phẩm và theo dõi kỹ thuật, chất lượngvật tư, sản phẩm hàng hoá của Công ty

4- Phòng Kế toán tài chính :

Là Phòng chức năng giúp Ban Giám đốc trực tiếp quản lý và triểnkhai hoạt động tài chính của Công ty Cung cấp đầy đủ và kịp thời cácbáo cáo về tài chính cho Ban Giám đốc

* Nhiệm vụ:

1 Tư vấn, tham mưu cho BGĐ về các nghiệp vụ tài chính kế toán

2 Chịu trách nhiệm trước BGĐ và các cơ quan quản lý cấp trên vềcác hoạt động tài chính của Công ty

3 Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ tài chính kế toán theo đúng cácnguyên tắc quản lý tài chính về chế độ quản lý tài chính của các doanhnghiệp Nhà nước trong quân đội

4.Tổ chức kiểm tra, thẩm định giúp BGĐ trong ký kết các hợpđồng, thanh quyết toán công nợ theo các hợp đồng, quản lý chứng từtài liệu có liên quan đến việc xuất nhập sản phẩm hàng hoá ra vàoCông ty

5- Xưởng chế thử

* Nhiệm vụ

1.Tổ chức triển khai chế thử công nghệ sản phẩm là các trang thiết

bị đặc biệt phục vụ Quốc phòng (theo thiết kế và hướng dẫn công nghệcủa phòng kỹ thuật - công nghệ)

2 Nghiên cứu ứng dụng và phát triển công nghệ mới có trình độ caothuộc các lĩnh vực liên quan mà tập trung chủ yếu vào công nghệ gia

công cơ khí chính xác và siêu chính xác, công nghệ điện tử - tin học,vào sử dụng vật liệu mới vào thiết kế quang học để phục vụ cho chếthử.

3 Phối hợp với các Xưởng trong công ty và các đơn vị khác để chếthử các chi tiết và cụm chi tiết ngoài năng lực của Xưởng

4.Tổng lắp sản phẩm và kiểm tra thẩm định, đánh giá chất lượngthiết bị và các sản phẩm khác theo điều kiện nghiệm thu

5.Tham gia sản xuất số lượng nhỏ các chi tiết, các cụm chi tiết, các

khối đìêu khiển, thực hiện công nghệ đặc biệt, mà các Xưởng kháckhông giải quyết được

6.Triển khai công nghệ gia công chế tác đá quí

7.Tham gia tiếp thu, khai thác, lắp đặt các trang thiết bị đặc biệt, cácdây truyền công nghệ và tham gia thực hiện chuyển giao công nghệ 8.Thông tin, tư vấn, tham gia đào tạo, huấn luỵên cán bộ, công nhântheo ngành nghề của Xưởng

6- Xưởng Điện -Điện tử

*Nhiệm vụ:

1.Tổ chức triển khai chế tạo, sửa chữa các cụm, khối điều khiển cáctrang thiết bị đặc biệt và các thiết bị điện-điện tử theo qui trình côngnghệ ( đã qua chế thử công nghệ)

2.Tham gia chế thử công nghệ các cụm, khối điều khiển của thiết

bị, các sản phẩm điện tử mà Xưởng nghiên cứu và chế thử không cóđiều kiện thực hiện được

3 3.Tổng lắp cụm, khối điều khiển của thiết bị

4 Triển khai nâng cấp thiết bị, lắp ráp thiết bị điện, điện tử và sảnxuất một số mặt hàng có liên quan đến hàng điện và điện tử

5.Tham gia đào tạo, huấn luyện công nhân theo ngành nghề củaXưởng

7- Xưởng cơ khí :

Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ sản xuất của Công ty

* Nhiệm vụ :

1 Mua vật tư, dụng cụ bảo đảm cho sản xuất và tổ chức triển khai sảnxuất, chế tạo các sản phẩm, hàng hoá theo yêu cầu của Công ty, bảođảm chất lượng, đúng thời hạn của hợp đồng.

2 Quản lý máy móc trang bị dụng cụ và định kỳ kiểm tra, bảo dưỡngthiết bị theo định kỳ

3 Khai thác các công việc đơn lẻ tạo việc làm cho công nhân, có tráchnhiệm hoàn thành đầy đủ các thủ tục về giao nhận sản phẩm, hànghoá

4 Tham gia đào tạo, huấn luyện công nhân theo ngành nghề củaXưởng

8-Cửa hàng

*Nhiệm vụ

1 Tổ chức tiêu thụ sản phẩm kinh tế, một số sản phẩm công nghệ caocủa Xí nghiệp sản xuất được phép giới thiệu ra thị trường theo đúngqui định của Bộ Quốc phòngvà pháp luật của Nhà nước

2 Tổ chức tiếp thị, quảng cáo giới thiệu các sản phẩm kinh tế, và một

số sản phẩm công nghệ cao của Xí nghiệp sản xuất được phép giớithiệu ra thị trường theo đúng qui định của Bộ Quốc phòng và pháp luậtcủa Nhà nước

CHƯƠNG II

TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ CAO (HITACO)

I/ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

Do qui mô hoạt động sản xuất của Công ty là theo một cấp, không

có sự phân tán quyền lực trong quản lý hoạt động kinh doanh cũngnhư trong hoạt động tài chính nên hiện nay bộ máy kế toán của Công

ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến với mô hình kế toán tập trung Với việc tổ chức này làm cho mối quan hệ phụ thuộc của bộ máy trởnên đơn giản Phòng kế toán của Công ty thực hiện tất cả các giaiđoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán từ khâu thu nhận, ghi sổ đếnkhâu xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp.Trong đó kế toán trưởng là người điều hành trực tiếp các nhân viên kếtoán không qua khâu trung gian nhận lệnh

1.Kế toán trưởng

-Tổ chức công tác kế toán, công tác thống kê trong công ty, khôngngừng cải tiến tổ chức bộ máy và công tác kế toán thống kê theo yêucầu đổi mới cơ chế quản lý của Bộ Quốc phòng cũng như của Nhànước

-Tổ chức ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp

thời mọi hoạt động kinh tế tài chính trong công ty.

-Tổ chức phổ biến và hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ thể lệ tàichính,kế toán và các qui định của cấp trên cho các bộ phận, cá nhân cóliên quan

-Tổ chức kiểm tra kế toán trong phòng kế toán

-Tổ chức bảo quản lưu trữ các tài liệu kế toán, giữ bí mật các tài liệu

và số liệu kế toán theo chế độ của nhà nước

- Tính toán và đôn đốc việc nộp đủ, đúng hạn các khoản phải nộp chongân sách

- Xác định và phản ánh chính xác, kịp thời, đúng chế độ kết quả kiểm

kê tài sản, vật tư,chuẩn bị đầy đủ các thủ tục, tài liệu cần thiết cho việc

xử lý các khoản mất mát, hao hụt, hư hỏng Đồng thời đề xuất các biênpháp giải quyết, xử lý

- Lập và gửi đầy đủ, đúng hạn các báo cáo kế toán thống kê theo chế

độ qui định

2 Kế toán thanh toán

-Thẩm tra mọi khoản thu, chi phát sinh tại đơn vị, qua đó xác định và

có ý kiến về sự cần thiết thực hiện nhiệm vụ thu chi của đơn vị Nếuđồng ý cho thanh toán thì lập phiếu thu (hoặc phiếu chi) kèm theo cácchứng từ gốc trình kế toán trưởng và thủ trưởng duyệt đẻ làm căn cứthực hiện thu hoặc chi

-Theo dõi và thanh tóan các khoản tiền tạm ứng phải thu phải trả, cáckhoản tiền nợ với người bán và người mua

-Giữ các sổ chi tiết thanh toán

3.Kế toán tổng hợp

- Tập hợp các chứng từ đã thực hiện, tiến hành kiểm tra phân loại,chỉnh lý, lập chứng từ ghi sổ, sau đó trình kế toán trưởng duyệt

- Giữ sổ tổng hợp và sổ chi tiết chi hoạt động

- Đôn đốc kế toán phần hành thực hiện công việc khoá sổ vào cuối

kỳ và thực hiện việc khoá sổ tổng hợp

- Lập các báo cáo kế toán theo chế độ qui định

- Tổ chức và thực hiện lưu trữ chứng từ tại đơn vị

4.Kế toán kho

- Theo dõi tình hình tài sản vật tư nhập, xuất và bảo quản ở kho.

- Lập các thủ tục nhập, xuất và chuyển kho

- Kiểm tra việc mua sắm, sử dụng, bảo quản tài sản vật tư ở đơn vịnhằm đảm bảo công tác và tiết kiệm

- Thường xuyên đối chiếu sổ sách với thủ kho

- Giữ các sổ chi tiết về tài sản vật tư, như : sổ tài sản cố định, sổ tàisản theo đơn vị sử dụng, sổ chi tiết vật liệu

5.Thủ quĩ

-Kiểm tra các chứng từ thu chi tiền mặt của công ty và các quĩ khác.-Thực hiện việc kiểm quĩ và lập báo cáo tồn quĩ theo đúng chế độ quiđịnh

-Giữ các sổ quĩ của công ty Mỗi loại quĩ được theo dõi trên một sổriêng

Các nhân viên kế toán trong Công ty mặc dù mỗi người đảmnhiệm một nhiệm vụ riêng, một phần hành riêng, song giữa họ vẫn cómối quan hệ chặt chẽ với nhau để bộ máy kế toán của Công ty hoạtđộng có hiệu quả

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán được thể hiện qua sơ đồ sau:

Kế toán

KẾ TOÁN TRƯỞNG

Kế toán tổng hợp

Sơ đồ: Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty HITACO.

II/ TỔ CHỨC VẬN DỤNG HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TAI CÔNG

TY HITACO

Chứng từ kế toán là vật mang tin, vừa là bằng chứng về cácnghiệp vụ phát sinh và thực sự hoàn thành Chứng từ có vai trò quantrọng trong việc thông tin số liệu Vì vậy, kế toán trưởng phân công kếtoán viên chịu trách nhiệm thu nhận chứng từ về từng loại nghiệp vụkinh tế tài chính thuộc phần hành công việc của từng kế toán viên vàkiểm tra chặt chẽ chứng từ kế toán trước khi ghi sổ kế toán

Đối với kế toánh thanh toán, sau khi thẩm tra mọi hoạt động thu,chi của Công ty,sẽ lập phiếu thu hoặc phiếu chi nếu như đồng ý chothanh toán

Đối với kế toán tổng hợp, lưu trữ toàn bộ chứng từ tại Công ty,đồng thời cũng làm nhiệm vụ kiểm tra, phân loại, lập chứng từ ghi sổ Danh mục chứng từ kế toán được áp dụng theo quyết định số1141/TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính

Có thể nêu ra một số chứng từ được sử dụng thường xuyên như:-Bảng chấm công