quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access

Ngày nay không ai không thừa nhận vai trò to lớn của thông tin trong đời sống, trong kinh doanh cũng như mọi mặt, mọi lĩnh vực của x• hội. Việc nắm bắt thông tin nhanh, nhiều, chính xác trở nên vô cùng quan trọng. Cùng với sự phát triển của x• hội, thông tin ngày càng phong phú với nhiều yếu tố hợp thành, nhiều mối quan hệ. Để có thể khai thác được nguồn tài nguyên quí giá ấy đòi hỏi phải có những phương pháp và công cụ mới. Tin học đ• cung cấp cho ta những phương pháp và những công cụ đó. Chương trình là một ứng dụng đặt ra trên yêu cầu thực tế của Công ty Hỗ trợ Phát triển Tin học 23 - Quang Trung - Hà Nội. Nhằm giảm bớt các khâu trung gian ,các công việc làm bằng tay rất tốn thời gian, tạo điều kiện lưu trữ, nắm bắt được càng nhiều thông tin càng tốt, phục vụ cho quá trình phân công công việc được nhanh chóng, chính xác, hỗ trợ cho kinh doanh của công ty. Chương trình được xây dựng trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access, bằng cách kết hợp giữa việc sử dụng các công cụ của Access với lập trình Access Basic nhằm đáp ứng các đòi hỏi đặt ra của bài toán. Mặc dù có nhiều cố gắng nhưng do thời gian và trình độ kinh nghiệm có hạn, đồng thời việc tiếp cận với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access chưa được bao lâu nên chắc rằng chương trình còn có nhiều sai sót, khiếm khuyết. Rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô, các bạn bè đồng nghiệp để có thể hoàn thiện chương trình được tốt hơn.

Lời Nói Đầu Ngày nay không ai không thừa nhận vai trò to lớn của thông tin trong đời sống, trong kinh doanh cũng nh mọi mặt, mọi lĩnh vực của xã hội. Việc nắm bắt thông tin nhanh, nhiều, chính xác trở nên vô cùng quan trọng. Cùng với sự phát triển của xã hội, thông tin ngày càng phong phú với nhiều yếu tố hợp thành, nhiều mối quan hệ. Để có thể khai thác đợc nguồn tài nguyên quí giá ấy đòi hỏi phải có những phơng pháp và công cụ mới. Tin học đã cung cấp cho ta những phơng pháp và những công cụ đó. Chơng trình là một ứng dụng đặt ra trên yêu cầu thực tế của Công ty Hỗ trợ Phát triển Tin học 23 - Quang Trung - Hà Nội. Nhằm giảm bớt các khâu trung gian ,các công việc làm bằng tay rất tốn thời gian, tạo điều kiện lu trữ, nắm bắt đợc càng nhiều thông tin càng tốt, phục vụ cho quá trình phân công công việc đợc nhanh chóng, chính xác, hỗ trợ cho kinh doanh của công ty. Chơng trình đợc xây dựng trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access, bằng cách kết hợp giữa việc sử dụng các công cụ của Access với lập trình Access Basic nhằm đáp ứng các đòi hỏi đặt ra của bài toán. Mặc dù có nhiều cố gắng nhng do thời gian và trình độ kinh nghiệm có hạn, đồng thời việc tiếp cận với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access cha đợc bao lâu nên chắc rằng chơng trình còn có nhiều sai sót, khiếm khuyết. Rất mong nhận đợc sự góp ý của các thầy cô, các bạn bè đồng nghiệp để có thể hoàn thiện chơng trình đợc tốt hơn. Tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy giáo hớng dẫn: PTS Tôn Quốc Bình. Các thầy cô trong khoa Toán - Cơ - Tin học Trờng ĐHKHTN - Đại Học Quốc Gia Hà Nội cùng các anh, chị trong công ty HiPT đã tận tình giúp đỡ tác giả hoàn thành luận văn này đúng hạn. Hà nội, ngày 20 tháng 05 năm 1999 Nghiêm Trung Hiếu 1 mục lục Trang Lời nói Đầu 1 Chơng i: BàI Toán 1. Đặt bài toán 3 2. Phân tích bài toán 11 Chơng II: Cấu Trúc Dữ Liệu 1. Sơ đồ chức năng 23 2. Sơ đồ dòng thông tin 33 3. Mô hình dữ liệu 34 chơng IIi: Công Nghệ Sử Dụng 1. Giới thiệu cơ sở dữ liệu Access 47 2. Giới thiệu công cụ của Access 48 1. Bảng 49 2. Truy Vấn 51 3. Mẫu biểu 53 4. Báo biểu 57 5. Macro 61 6. Đơn thể 62 3. Lập trình Access Basic 64 Chơng IV: Giới Thiệu chơng trình I. Tổ chức dữ liệu của chơng trình trên Access 71 II. Đặc tả chơng trình. 79 III. Giới thiệu một vài giao diện của chơng trình 109 Kết luận 116 TàI liệu tham khảo 117 2 Chơng I : Bài toán I. Bài toán và các yêu cầu Bài toán đặt ra là hỗ trợ công việc kinh doanh tại một cửa hàng kinh doanh sản phẩm. Tại cửa hàng một qui trình kinh doanh diễn ra nh sau: + Cửa hàng nhận các Báo giá sản phẩm của Nhà cung cấp sản phẩm. Nội dung của các báo giá này ghi rõ giá bán của từng loại sản phẩm. Sau khi nhận các báo giá của Nhà cung cấp sản phẩm, cửa hàng sẽ tiến hành làm các báo giá sản phẩm cho những khách hàng có nhu cầu đặt mua sản phẩm. + Sau khi gửi các báo giá cho các khách hàng, cửa hàng sẽ tiếp nhận các đơn đặt hàng của Khách hàng gửi tới. Căn cứ vào các đơn đặt hàng của khách hàng, cửa hàng sẽ tiến hành làm các đơn đặt hàng gửi tới Nhà cung cấp sản phẩm, yêu cầu cung cấp loại Sản phẩm và số lợng cụ thể cho từng loại sản phẩm đó. + Nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu cung cấp Sản phẩm của cửa hàng bằng việc chuyển giao hàng cho cửa hàng theo đơn đặt hàng và làm hóa đơn thanh toán. Sản phẩm mà Nhà cung cấp chuyển đến sẽ đợc Cửa hàng xác nhận, kiểm tra theo một đơn đặt hàng mà cửa hàng đã gửi tới Nhà cung cấp. Sản phẩm mua về từ Nhà cung cấp có thể đợc cửa hàng chuyển vào Kho hàng dự trữ. Sau khi nhận hàng từ Nhà cung cấp sản phẩm Cửa hàng sẽ tiến hành chuyển giao Sản Phẩm cho từng Khách hàng đã gửi đơn đặt hàng và làm hóa đơn thanh toán. + Các Nhân viên của cửa hàng sẽ thực hiện công việc chuyển giao Sản phẩm cho Khách hàng. Khách hàng sẽ xác nhận các Sản phẩm đợc chuyển tới theo một bản sao của đơn đặt hàng đã gửi tới Cửa hàng. Sau khi đã xác nhận hàng hóa đã nhận đợc, Khách hàng sẽ tiến hành công việc chuyển tiền mua hàng cho Cửa hàng. Trong một qúa trình kinh doanh sản phẩm Cửa hàng phải quản lý các đối tợng sau : + Sản Phẩm + Nhà Cung Cấp Sản Phẩm + Khách Hàng + Nhân Viên + Kho hàng + Các Loại Chứng Từ 3 Bài toán ở đây đặt ra là phải quản lý các đối tợng này theo các yêu cầu sau: 1. Yêu cầu đối với đối tợng Sản Phẩm Quản lý đối tợng Sản phẩm đợc thực hiện sao cho luôn có thể đa ra đợc các thông tin sau: - Các thông tin mô tả chi tiết về một Sản phẩm cụ thể nh: + Tên gọi + Cấu hình + Tên hãng sản xuất ra Sản Phẩm + Đơn vị tính + Đơn vị giá . . . . . . . . - Sản phẩm đợc lu trữ ở đâu, kho nào. . . - Thông tin về số lợng của một Sản Phẩm, Giá mua vào, Giá bán ra . Khi cần có thể thực hiện các yêu cầu đa vào các thông tin mới, hoặc bổ sung vào trong Danh Sách Sản Phẩm tên và các thông tin về một Sản Phẩm mới. 2. Yêu cầu đối với đối tợng Khách Hàng Phải đa ra đợc các thông tin cần thiết về một Khách Hàng khi có yêu cầu. Các thông tin chi tiết về Khách Hàng gồm có: + Tên gọi của Khách Hàng + Địa chỉ liên hệ + Số điện thoại + Số Fax + Một số các thông tin khác: - Lĩnh vực hoạt động của Khách Hàng - Tên Ngân hàng mà Khách Hàng mở tài khoản. - Số tài khoản của Khách Hàng - Các ghi chú cần thiết khác Khi cần có thể thực hiện các yêu cầu đa vào các thông tin mới, hoặc bổ sung vào trong Danh Sách Khách Hàng tên và các thông tin về một Khách Hàng mới. 4 3. Yêu cầu đối với đối tợng Nhà Cung Cấp Sản Phẩm Thực hiện, tổ chức lu trữ các thông tin chi tiết về từng Nhà Cung Cấp Sản Phẩm. Khi có yêu cầu xem thông tin của một Nhà Cung Cấp Sản Phẩm nào đó, phải đa ra đợc các thông tin chi tiết của Nhà Cung Cấp đó. Các thông tin phải đa ra cụ thể là: + Tên gọi của Nhà Cung Cấp Sản Phẩm + Địa chỉ liên hệ + Số điện thoại + Số Fax + Một số các thông tin khác - Lĩnh vực hoạt động của Nhà cung cấp sản phẩm - Tên Ngân hàng mà Nhà Cung Cấp Sản Phẩm mở tài khoản - Số tài khoản của Nhà Cung Cấp Sản Phẩm - Các ghi chú cần thiết khác Khi cần có thể thực hiện các yêu cầu đa vào các thông tin mới, hoặc bổ sung vào trong Danh Sách Nhà Cung Cấp Sản Phẩm tên và các thông tin về một Nhà Cung Cấp Sản Phẩm mới. 4. Yêu cầu đối với đối tợng Nhân Viên Nhân Viên là những ngời làm trong cửa hàng, là đối tợng tham gia vào tất cả các hoạt động, công việc trong cửa hàng. Các yêu cầu : - Khi có yêu cầu xem thông tin về một Nhân Viên nào đó, cần phải lấy đợc các thông tin chi tiết về Nhân Viên đã yêu cầu. Các thông tin đa ra gồm: + Tên gọi của Nhân Viên + Ngày sinh + Giới tính + Địa chỉ liên hệ + Số điện thoại + Số chứng minh th + Chức vụ của Nhân viên đó 5 + Đơn vị quản lý nhân viên đó + Địa chỉ liên hệ hiện nay + Địa chỉ thờng trú + Các thông tin ghi chú đặc biệt về bản thân của Nhân Viên - Quá trình công tác - Gia đình . . . . . . . . . - Khi cần có thể thực hiện các yêu cầu đa vào các thông tin mới về một Nhân Viên nào đó, hoặc bổ sung vào trong Danh Sách Nhân Viên tên và các thông tin về một Nhân Viên mới. 5) Các yêu cầu với đối tợng Kho hàng Kho hàng là nơi lu trữ hàng hóa sản phẩm dự trữ của ca hàng Các thông tin về Kho Hàng bao gồm: + Tên gọi của Kho Hàng + Địa chỉ của Kho Hàng + Ngời quản lý Kho Hàng + Các thông tin phụ khác mô tả Kho Hàng - Chiều dài - Rộng - Diện Tích. . . . . . . . . . Khi cần có thể thực hiện các yêu cầu đa vào các thông tin mới về một Kho Hàng nào đó, hoặc bổ sung vào trong Danh Sách Kho Hàng tên và các thông tin về một Kho Hàng mới. 6) Các yêu cầu đối với đối tợng Các loại chứng từ Các chứng từ phát sinh gồm có : + Các Báo Giá Sản Phẩm + Các Đơn Đặt Hàng + Các Hóa Đơn Thanh Toán + Các Phiếu Xuất ,Nhập Kho 6 + Các Xác Nhận Nhận Hàng + Các báo cáo tình hình kinh doanh của cửa hàng Các yêu cầu chung: - Đảm bảo hoàn thành công việc thiết lập các loại chứng từ khi có một yêu cầu đòi hỏi nào đó. - Khi có yêu cầu cho thông tin về một loại chứng từ nào, phải đa ra đợc các thông tin của loại chứng từ đó và nội dung cảu chứng từ. Các yêu cầu đối với mỗi loại chứng từ khác nhau 6.1. Các Báo Giá Sản Phẩm Báo giá cũng có hai chiều : - Chiều đến,đó là các báo giá của Nhà cung cấp gửi báo giá cho cửa hàng - Chiều đi, đó là các báo giá của Cửa hàng gửi tới các Khách Hàng Các thông tin cần đa ra cho mỗi Báo Giá gồm : + Báo giá cho ai, cho khách hàng nào ? + Nhà cung cấp là ai + Ngày bắt đầu có hiệu lực của báo giá + Ngày hết hiệu lực của báo giá. + Tên của Nhân viên làm báo giá + Các thông tin chi tiết của các Sản Phẩm đợc báo giá. - Tên gọi của sản phẩm. - Giá bán , thuế . . . - Số lợng + Các thông tin phụ khác của bao giá - Hình thức thanh toán - Điều kiên giao hàng - Thời gian bảo hành . . . . . . Khi cần có thể thực hiện các yêu cầu đa vào các thông tin mới về một Báo Giá nào đó, hoặc bổ sung vào trong Danh Sách Báo Giá các thông tin về một Báo Giá mới. 6.2. Các Đơn Đặt Hàng 7 Các Đơn Đặt Hàng bao gồm cả Đơn Đặt Hàng của Cửa Hàng gửi tới Nhà Cung Cấp Sản Phẩm và các Đơn Đặt Hàng của Khách Hàng gửi tới Cửa Hàng. Các yêu cầu về Đơn Đặt Hàng là việc kết xuất các thông tin về đặt hàng. Thông tin của một Đơn Đặt Hàng gồm: + Tên gọi của Khách Hàng gửi đơn đặt hàng. Thông tin về Địa chỉ liên hệ của Khách Hàng . . + Tên của Nhà cung cấp Sản phẩm (Địa chỉ liên hệ với Nhà cung cấp.) + Ngày đặt hàng. + Ngày phải chuyển giao hàng ( ngày đòi hỏi phải chuyển hàng). + Địa chỉ chuyển hàng đến + Họ tên của Nhân Viên làm đơn hàng + Thông tin chi tiết về từng Sản Phẩm đặt hàng - Tên Sản phẩm - Số lợng đặt hàng. - Giá bán. - Thuế VAT . . . . . . + Cớc phí thực hiện chuyên chở hàng hoá (Vận chuyển hàng) + Giá trị của đơn hàng. + Các ghi chú cần thiết về đơn đặt hàng Khi cần có thể thực hiện các yêu cầu đa vào các thông tin mới về một Đơn Đặt Hàng nào đó, hoặc bổ sung vào trong Danh Sách Các Đơn Đặt Hàng các thông tin về một Đơn Đặt Hàng mới. 6.3. Các Hóa Đơn Thanh Toán Hóa Đơn Thanh Toán xác định Sản Phẩm đợc bán cho Khách Hàng. Các thông tin về một hóa đơn thanh toán cần có là: + Thông tin về Nhà cung cấp sản phẩm ( Tên gọi, Địa chỉ liên hệ .) + Thông tin về Khách hàng (Tên gọi, Địa chỉ liên hệ .) + Thông tin về Nhân viên làm hóa đơn thanh toán. + Thông tin chi tiết về từng Sản Phẩm đợc thanh toán 8 - Tên Sản phẩm - Số lợng thanh toán - Giá bán. . . . . . . Khi cần có thể thực hiện các yêu cầu đa vào các thông tin mới về một Hóa đơn thanh toán nào đó, hoặc bổ sung vào trong Danh Sách các Hóa đơn thanh toán các thông tin về một Hóa đơn thanh toán mới. 6.4. Các Xác Nhận Nhận Hàng Các thông tin cần đa ra trên một Xác Nhận Nhận Hàng gồm có các thông tin sau: + Thông tin về đơn đặt hàng đã gửi + Thông tin về Khách Hàng + Thông tin về Nhà Cung Cấp + Thông tin chi tiết về từng loại Sản Phẩm đợc Khách Hàng xác nhận, bao gồm: - Tên gọi của Sản Phẩm - Giá bán - Số lợng . Khi cần có thể thực hiện các yêu cầu đa vào các thông tin mới về một Xác Nhận Nhận Hàng nào đó, hoặc bổ sung vào trong Danh Sách các Xác Nhận Nhận Hàng các các thông tin về một Xác Nhận Nhận Hàng mới. 6.5. Các Hóa Đơn Xuất Kho Thông tin cần đa ra trên một hóa đơn xuất kho là + Thông tin về kho hàng nơi thực hiện các hóa đơn xuất kho + Ngày thực hiện xuất kho + Tên của ngời nhận hàng + Xuất kho cho ai, khách hàng là ai ? + Chi tiết các thông tin về San Phẩm Xuất kho ` - Tên gọi của Sản Phẩm - Giá bán 9 - Số lợng . . . . . . Thực hiện các yêu cầu tìm kiếm một hóa đơn xuất kho, cập nhật thông tin trên các hóa đơn xuất kho, hoặc đa vào trong danh sách các hóa đơn xuất kho một hóa đơn xuất kho mới. 6.6. Các Hóa Đơn Nhập Kho Thông tin cần đa ra trên một hóa đơn nhập kho là + Thông tin về kho hàng nơi thực hiện các hóa đơn nhập kho + Ngày thực hiện nhập kho + Tên của ngời nhận hàng + Nhập kho cho ai, khách hàng là ai ? + Chi tiết các thông tin về Sản Phẩm Nhập kho ` - Tên gọi của Sản Phẩm - Giá bán - Số lợng . . . Thực hiện các yêu cầu tìm kiếm một hóa đơn nhập kho, cập nhật thông tin trên các hóa đơn nhập kho, hoặc đa vào trong danh sách các hóa đơn nhập kho một hóa đơn nhập kho mới. 6.7. Các báo cáo về tình hình kinh doanh Các báo cáo cần thực hiện gồm có + Báo cáo Xuất - Nhập - Tồn kho trong một khoảng thời gian nào đó do ngời sử dụng yêu cầu + Báo cáo bán hàng: Thực hiện tổng kết tình hình bán hàng của cửa hàng trong một khoảng thời gian . + Bảng kê hóa đơn bán hàng + Bảng kê hóa đơn mua hàng + Bảng kê các chứng từ mua vào + Bảng kê các chứng từ bán ra + Báo cáo tổng kết hoạt động kinh doanh trong một khoảng thời gian 10