slide hệ quản trị cơ sỡ dữ liệu microsoft access

slide hệ quản trị cơ sỡ dữ liệu microsoft access slide hệ quản trị cơ sỡ dữ liệu microsoft access slide hệ quản trị cơ sỡ dữ liệu microsoft access slide hệ quản trị cơ sỡ dữ liệu microsoft access slide hệ quản trị cơ sỡ dữ liệu microsoft access slide hệ quản trị cơ sỡ dữ liệu microsoft access slide hệ quản trị cơ sỡ dữ liệu microsoft access slide hệ quản trị cơ sỡ dữ liệu microsoft access slide hệ quản trị cơ sỡ dữ liệu microsoft access slide hệ quản trị cơ sỡ dữ liệu microsoft access slide hệ quản trị cơ sỡ dữ liệu microsoft access slide hệ quản trị cơ sỡ dữ liệu microsoft access slide hệ quản trị cơ sỡ dữ liệu microsoft access slide hệ quản trị cơ sỡ dữ liệu microsoft access slide hệ quản trị cơ sỡ dữ liệu microsoft access slide hệ quản trị cơ sỡ dữ liệu microsoft access

Trang 1

Môn học: Hệ quản trị CSDL Microsoft Access

Thời gian: 45 tiết

Chương trình học gồm 8 phần:

 Phần 1: Các khái niệm cơ bản và giới thiệu về Ms Access

 Phần 2: Bảng và Mẫu biểu đơn giản

 Phần 3: Báo cáo và truy vấn đơn giản

 Phần 4: Trao đổi dữ liệu và Switchboad

 Phần 5: Quan hệ giữa các bảng 1-1, 1-n

 Phần 6: Mẫu biểu con

 Phần 7: Quan hệ nhiều - nhiều

Giới thiệu

Trang 2

Hình thức học:

 Lý thuyết

 Trình bày các nội dung bằng slide

 Giáo viên trình bầy phần 1

 Các nhóm trình bầy các phần khác và thảo luận

 Thực hành: làm các bài thực hành theo

từng phần

Cách thức thi và tính điểm:

Giới thiệu

Trang 3

Các khái niệm cơ bản của cơ sở dữ liệu…

Làm quen với Hệ quản trị CSDL Microsoft

Access

Các thao tác trên bảng dữ liệu

Các quan hệ trong cơ sở dữ liệu

Phần I: Nội dung chính

Trang 4

Cơ sở dữ liệu(Database) là gì:

Là tập hợp các dữ liệu có liên quan

Mô tả một hoặc nhiều vấn đề tuỳ theo yêu cầu sử dụng của mỗi cơ quan, tổ chức

Được lưu trữ có tổ chức trong máy tính

Trang 7

H qu n tr CSDL: ệ ả ị

 Một tập hợp các phần mềm CSDL và cung c p các d ch v x lý ấ ị ụ ử

CSDL cho các nh ng ng i phát tri n ng d ng vaò ng i dùng cu i.ữ ườ ể ứ ụ ườ ố

 HQTCSDL cung c p m t giao di n gi a ng i s d ng và d ấ ộ ệ ữ ườ ử ụ ữ

Trang 8

Trong CSDL quan hệ, dữ liệu được tổ chức theo các bảng:

Bảng (Table):

 Lưu trữ các thông tin về một thực thể xác định

 Ví dụ: HocSinh, GiaoVien, Lop, CongTy…

Trang 9

Access

Nội dung chính

Trang 10

Start → Programs → Microsoft Access (Hình 1).

Hiện ra hộp thoại sau đây (Hình 2):

 Chọn Blank access Database để tạo mới cơ sở dữ liệu trống

 Chọn Access Database Wizards, pages and Projects để

tạo mới cơ sở dữ liệu sử dụng đồ thuật

 Chọn Open an existing file để mở file có sẵn

Khởi động Access

Trang 11

Giả sử đã có sẵn cơ sở dữ liệu có tên Tuyển sinh đại học.

Nếu tên file không có trong danh sách phía dưới thì chọn More files… → Open.

Tìm đến đúng đường dẫn chứa file.

Để mở file ta chọn tên file Kết quả thi đại học rồi nháy kép chuột hoặc ấn

Open.

Nháy đúp

Khởi động Access

Trang 12

Các đối tượng Tables, Querries, Forms, Reports, Pages, Macros và Modules nằm trong tập tin đơn lẻ Database

Mỗi database phải chứa ít nhất một bảng, nó có thể chứa (hoặc không) một hay nhiều đối tượng khác

Muốn truy cập vào đối tượng nào, Click vào tên đối tượng tương ứng nằm dưới mục Objects Trước hết chúng ta xem xét các đối tượng này là gì?

Các đối tượng

Database

Cửa sổ cơ sở dữ liệu

Trang 13

Table (Bảng):

Là nơi lưu trữ dữ liệu Bảng được tổ chức theo các hàng, các cột Mỗi cột là một trường (Field), chứa một kiểu thông tin cụ thể Mỗi hàng là một bản ghi (Record) tạo thành từ các trường.

Trong hình dưới đây, họ tên, ngày sinh, STT, quê quán, số báo danh,

mã ngành là các trường Còn một bản ghi là một hàng có chứa tất cả yếu tố của các trường.

Mỗi bảng phải có ít nhất một khoá chính (primary key) - Đó là một trường hoặc một nhóm các trường có giá trị khác nhau trên mỗi bảng ghi

Khoá

chính

Trang 14

Là cửa sổ cho phép xem các bản ghi có sẵn hoặc tạo ra bản ghi mới vào bảng trong CSDL

Có thể tạo ra biểu mẫu làm việc với một hay nhiều bảng cùng một lúc và in

ra hoặc hiển thị biểu mẫu

Ví dụ:

Form (Mẫu biểu):

Trang 15

Để tìm và gọi ra đúng dữ liệu ở các bảng phù hợp với các điều kiện đặt ra Một truy vấn cũng có thể cập nhật hoặc xoá bỏ nhiều bản ghi

Trang 16

Report (Báo biểu):

 Là đối tượng trình bày biểu mẫu, tương tự mẫu biểu

 Dùng chủ yếu trong việc in ấn, không dùng cho mục đích nhập liệu

Page (Trang):

 Là loại mẫu biểu đặc biệt, có thể xem, hiệu chỉnh bản ghi bằng trình duyệt Web

Macro:

 Là các chuỗi hành động được lưu trữ trong Access, giúp tự

động nhiều thao tác và giúp cho đơn giản công việc

Module:

Các Đối tượng khác

Trang 17

Có hai loại khung nhìn: Chế độ thiết kế (Design View) và chế độ xem dữ liệu (Datasheet view).

Các cách chuyển đổi khung nhìn:

Trang 19

Text: Bao gồm các chữ cái, chữ số, và các

ký tự như &, %, = và ? Text là kiểu dữ liệu

phổ biến nhất

Memo: Tương tự như Text, nhưng có thể

chứa 65 535 ký tự, trong khi Text chỉ có thể

dài 256 ký tự

Number: Gồm Byte, Integer, Long Integer,

Single, Double

Date/time: Ngày giờ lưu trữ theo dạng

thức đặc biệt được xác lập trong phần thuộc

tính

Autonumber: Access sẽ tự động điền trị số

cho từng bản ghi mới bổ xung Có thể dùng

Trang 20

Thuộc tính của kiểu dữ liệu

động không cho nhập tiếp

Với text, số đã nhập vào

từ trước mà lại dài hơn độ

dài muốn xác lập lại thì

phần dài hơn sẽ bị cắt đi

Trang 21

Format:

Là thuộc tính xác định phương

thức hiển thị trên màn hình của các

ký tự đã được nhập vào trong một

trường Tuỳ theo loại dữ liệu mà có

các kiểu định dạng khác nhau.

Dưới đây là ví dụ về format của

trường có kiểu dữ liệu Date/Time

(Hình 1):

Input Mask:

Nhằm kiểm soát quá trình hiển thị dữ liệu, người ta dùng mặt nạ nhập liệu Nó xác lập cách thức mà dữ liệu nhập vào đều có dạng như thế

Ví dụ như trường số điện thoại ta xác lập Input mask là: 99\-000\-000

Trang 22

Requiring Entries (Bắt buộc nhập liệu): Để đảm bảo các thông

tin then chốt luôn được nhập đầy đủ, ta có thể ấn định trường đó bắt buộc phải nhập

Làm điều này bằng cách chọn trường cần bắt buộc, chọn

Required, Yes và sau đó Save lại Dưới đây là một ví dụ mà

access đưa ra thông báo lỗi bắt buộc người dùng phải nhập đầy đủ

và nhập không đúng kiểu dữ liệu

Trang 23

Trạng thái dòng hiện tại trong bảng

Tam giác chỉ ra bản ghi đã được ghi vào đĩa (1)

Bút chì cho biết đang làm việc với bản ghi đó (2)

Khi dịch chuyển sang bản ghi tiếp theo, cái bút chì sẽ chuyển thành tam

giác để chỉ ra bản ghi vừa làm việc đã được lưu vào đĩa

Dấu sao xuất hiện bản ghi trắng ở cuối mỗi bảng Khi thêm một bản ghi

vào cuối bảng dữ liệu đưa vào sẽ xuất hiện tại điểm nhận còn ký hiệu chọn bảng ghi là cái bút chì Dấu sao sẽ chuyển xuống bản ghi trắng ở cuối bảng sau khi nhập bất kỳ ký tự vào bản ghi mới (3).

Mỗi bảng nhất thiết phải có một khóa chính (Primary Key)(4).

1

3

Trang 24

Copy, Paste, Cac Doi tuong trong Db

Thao tác sao chép áp dụng cho mọi đối tượng trong Db

Minh hoạ với Bảng (Tables):

 Có 3 cách để Copy hoặc Cut

<1>: Click chuột phải vào đối tượng

Chọn Copy hoặc Cut trong menu

Trang 25

Cách 2:

 Chọn đối tượng

 Chọn Copy hoặc Cut trên thanh ToolBar

Trang 26

Cách 3:

 Chọn Đối tượng(1)

 Chọn Edit(2)/Copy(3) Hoặc Edit/Cut

12

3

Trang 27

Dán đối tượng đã Cut hoặc Copy có 3 cách

Trang 28

Phải đặt tên cho đối tượng muốn dán

Tên đối tượngKhông được

Trang 29

Access

Nội dung chính

Trang 30

Di chuyển con trỏ trong bảng

Dùng các phím mũi tên để di chuyển theo hướng đã định.

Tab/Enter : chuyển sang ô kế tiếp trên dòng Nếu đang ở cuối dòng, con trỏ tự động nhảy xuống dòng dưới của bảng.

Shift + Tab : chuyển sang ô phía trước cùng dòng Nếu đang ở đầu dòng và dòng hiện thời không phải là dòng đầu tiên, con trỏ tự động nhảy lên dòng trên của bảng.

Home: Chuyển con trỏ về đầu dòng.

End: Chuyển con trỏ về cuối dòng.

Ctrl + Home: Chuyển con trỏ về ô trên cùng bên trái bảng Ctrl + End: Chuyển con trỏ về ô dưới cùng bên phải bảng.

Trang 31

Hình tam giác trên lề thể hiện rằng bản ghi đang được chọn

Trang 32

Lựa chọn một trường

Di chyển con trỏ và click lên

tên của trường để lựa chọn Trường đang được chọn bị bôi đen

Trang 33

Lựa chọn một hay nhiều ô

1 Di chuyển con trỏ đến góc

của ô trong bảng sao cho nó

2 Drag chuột

để chọn vùng mình muốn

Trang 34

Sửa đổi dữ liệu của một bản ghi

Click vào ô cần sửa đổi dữ liệu, con trỏ nhấp nháy thể hiện việc sẵn sàng nhận

Dấu hiệu x ác định

bản ghi hiện thời

Biểu tượng bút chì cho biết dữ

Click chuột hoặc dùng phím di chuyển sang một bản ghi bất kì khác để xác

Dữ liệu vừa thay đổi

Biểu tượng hình

tam giác xuất

hiện ở đâu thì

Trang 35

Copy, Cut, Paste trong phạm vi ô

Dùng chuột bôi đen

dữ liệu trong ô, click

phải chuột, một

menu

xuất hiện

Chọn Copy, hoặc Cut để đưa dữ liệu vào

clipboard.

Phải chuột vào vị trí sẽ

dán dữ liệu, menu xuất

hiện.

Trang 36

Copy, Paste trong phạm vi miền

hoàn tất

Trang 37

Miền được sao chép Miền sẽ bị chép đè

Access đặt hai ô trên

cùng bên trái của 2

miền trên trùng lên

Copy, Paste trong phạm vi miền

Trang 38

Sử dụng Main Edit và Toolbar

Ngoài cách dùng Popup menu khi bấm phải chuột, tất

cả các thao tác Cut, Copy, Paste và Undo ( Huỷ bỏ thay

đổi gần nhất) đều có thể thực hiện trên cả menu Edit và

Trang 39

Find, Replace

Trang 40

Giải thích về các tùy chọn của hộp thoại Find/Replace:

Look in: Thông thường thì giá trị mặc định là tên trường mà con trỏ đang

đứng, ngoài ra còn có lựa chọn khi bạn trỏ vào hộp này là toàn bộ bảng.

Match (Sự phù hợp):

* Whole Field: Tìm từ bạn đánh vào trùng khớp hoàn toàn với mục của

trường.

* Any part of Field: Nếu không nhớ toàn bộ tên của từ cần tìm thì hãy

nhấn chuột vào Match rồi chọn Any part of Field Kết quả là Access sẽ tìm

kiếm tất cả các mục của trường có chứa từ bạn đánh vào.*- Start of

Field: Lựa chọn này tương tự như Any part of Field nhưng chỉ so sánh từ

bạn đánh vào với các ký tự đầu tiên của trường.

Để có tùy chọn khác bạn nhấn chuột vào nút More>>

* Match case: Nếu được chọn tìm kiếm sẽ phân biệt chữ hoa chữ

thường.

Find, Replace

Trang 41

Access

Nội dung chính

Trang 42

Các bảng trong một cơ sở dữ liệu quan hệ có thể có các loại quan hệ :

•Một - nhiều

• Nhiều - một

• Một - một

• Nhiều - nhiều

Các loại quan hệ này sẽ được học ở các chương sau.

Cơ sở dữ liệu quan hệ có nhiều bảng có quan hệ với nhau theo một ràng

buộc gọi là toàn vẹn tham chiếu

Với cơ sở dữ liệu quan hệ, có thể truy cứu nhiều thông tin từ các bảng đó trong một truy vấn đơn

Ví dụ ta có nhiều bảng dùng để quản lý hồ sơ và kết quả của các thí sinh dự thi đại học

Cần tra cứu một số thông tin nào đó mà nó không nằm gọn trong một bảng, ta phải lần lượt xem ở từng bảng và phải quy chiếu từ bảng này sang bảng khác

Quan hệ trong CSDL

Trang 43

Một ví dụ về cơ sở dữ liệu quan hệ: khi mở bảng Bảng điểm, ta thấy các dấu + , nhấp vào dấu + ta sẽ thấy đầy đủ thông tin của thí sinh Có được điều này là do ta đã liên kết bảng Bảng điểm

Trang 44

Để hiểu rõ quan hệ giữa các bảng được tạo ra như thế nào thì ta phải hiểu rõ khóa chính của bảng ( tức Primary key ).

Primary key là một trường dùng để phân biệt các bản ghi trong một bảng Có nghĩa là giá trị của các bản ghi trong primary key phải khác nhau Mỗi bảng nhất thiết phải có một khóa chính Nếu bạn không tạo khóa chính cho một bảng thì Access sẽ tự động tạo cho bạn một khóa chính và mặc định giá trị của khóa chính là Autonumber

Khóa chính giúp cho ta có thể tạo được mối liên hệ giữa các bảng với nhau

Primary key giúp ta tạo ra tính toàn vẹn quy chiếu (Referential Integrity).

Nếu trường của cả hai bảng dùng để liên kết mà không phải khóa chính thì ta không thể tạo được một liên kết toàn vẹn quy chiếu Do đó sẽ gây ra lộn xộn

cả trong form, query, report, và sẽ không xác định được nếu dữ liệu bị nhập

Trang 45

Toàn vẹn quy chiếu nghĩa là dữ liệu nhập vào trường được sử dụng để liên kết hai bảng phải khớp nhau giữa bảng này với bảng khác.

Bảng chứa khóa chính quy định loại dữ liệu nào được phép nhập vào trường trong bảng kia Nếu bạn không có dữ liệu trong trường khóa chính thì không thể nhập dữ liệu vào trong khóa ngoài ( foreign key ) vì nó không thể tạo

được mối quan hệ và dĩ nhiên tính toàn vẹn của nó không được đảm bảo

Khi tạo mối liên kết giữa các bảng, Access sẽ hỏi ta xem có muốn bắt buộc tính tòan vẹn quy chiếu không thì tốt nhất ta nên chọn

Bắt buộc tính tòan vẹn quy chiếu (Enforcing Referential integrity ) là cách làm để chắc chắn là dữ liệu được nhập chính xác vào bảng thứ hai

Khi tính tòan vẹn quy chiếu bị vi phạm khi nhập dữ liệu (nghĩa là giá trị nhập vào bảng thứ hai không có mối liên kết với bảng chính ) thì một bảng lỗi xuất hiện Bảng này cho ta biết giá trị bạn nhập vào trường liên kết không có trong

Trang 46

Ví dụ muốn thêm vào trong hồ sơ một bản ghi có mã ngành là QHI, một thông báo lỗi sẽ xuất hiện, lỗi xảy ra không phải do bạn nhập sai kiểu dữ liệu mà là do giá trị bạn nhập vào ( QHI ) không tồn tại trong trường mã ngành trong bảng Bảng điểm có liên kết với nó.

Trang 47

Để tạo một mối quan hệ ( Relationship) giữa hai bảng thì nhất thiết trường dùng để liên kết của bảng thứ nhất phải là Primary key.

phải chọn trường liên kết của

bảng điểm là số báo danh

Cách tạo quan hệ

Trang 48

Hai trường dùng để liên kết

hai bảng phải có cùng một

kiểu dữ liệu Thông thường, ta

lấy trường khóa chính của

bảng này làm một trường bình

thường của bảng kia ( gọi là

foreign key) để khi liên kết ta

sẽ lấy hai trường này làm mối

kết nối

Ví dụ trường số báo danh là khóa chính của bảng điểm và là trường bình thường của bảng hồ sơ Khi liên kết, ta sẽ dùng đến hai trường này

Trang 49

Ta thấy đây là mối quan hệ một - nhiều: one - to- many vì nó xác định mối quan hệ: một thí sinh chỉ có thể có một bảng điểm còn một bảng

điểm có thể ứng với nhiều thí sinh

Trang 50

Ta có một ví dụ về liên kết của các bảng: nó bao gồm liên kết 1- nhiều và 1- nhiều.

Đường liên kết

Khóa chính

Định dạng
Số trang	50
Dung lượng	2,64 MB