thuyết trình môn soạn thảo văn bản

Nhóm Nội dung thuyết trình I Soạn thảo thông báo II Soạn thảo công văn III.Soạn thảo tờ trình IV Soạn thảo đơn thư I SOẠN THẢO THƠNG BÁO Định nghĩa - Là văn truyền đạt kịp thời định kết việc tiến hành Ví dụ: Thơng báo Học viện việc nghỉ tết Nguyên đán năm học 2015-2016 Xây dựng bố cục thông báo Bản thông báo cần có yếu tố: - Địa danh ngày tháng năm thông báo - Tên quan thông báo - Số ký hiệu công văn - Tên văn (thơng báo) trích yếu nội dung thành mục, điều cho dễ nhớ 3.Yêu cầu : - Cần đề cập vào nội dung cần thông tin không cần nêu lý do, cứ, nêu tình hình chung văn khác Loại thơng báo cần giới thiệu chủ trương, sách phải nêu rõ tên, số ngày tháng ban hành văn trước nêu nội dung khái quát - Trong thông báo, dùng cách hành văn phải rõ ràng, dễ hiểu mang tính đại chúng cao, cần viết ngắn gọn, đủ thông tin, khơng bắt buộc phải lập luận hay biểu lộ tình cảm công văn, phần kết thúc cần tóm tắt lại mục đích đối tượng cần thơng báo - Ngồi ra, phần kết thúc khơng yêu cầu lời lẽ xã giao công văn xác định trách nhiệm thi hành văn pháp quy - Phần đại diện ký thông báo: Không bắt buộc phải thủ trưởng quan, mà người giúp việc có trách nhiệm lĩnh vực phân công hay uỷ quyền ký trực tiếp thông báo danh nghĩa thừa lệnh thủ trưởng quan Ví dụ: Thơng báo lịch thu học phí nhà trường Trưởng phòng Kinh tế tài ký thừa lệnh Hiệu trưởng; Thơng báo nghỉ ngày Lễ Trưởng phòng Tổ chức hành ký thơng báo danh nghĩa thừa lệnh thủ trưởng quan II.SOẠN THẢO CÔNG VĂN: 1.Định Nghĩa: - Là văn dùng để giao dịch, nhắc nhở, trả lời, đề nghị, mời họp Nội dung : Nội dung công văn gồm phần: + Đặt vấn đề + Giải vấn đề + Kết luận vấn đề + Cơng văn đề xuất phải nêu lý xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị + Cơng văn tiếp thu phê bình sai phải mềm dẻo, khiêm tốn, cần minh phải có dẫn chứng kiện thật khách quan, có đề nghị xác minh kiểm tra qua chủ thể khác + Cơng văn từ chối phải dùng ngơn ngữ lịch có động viên cần thiết + Cơng văn đơn đốc phải dùng lời lẽ nghiêm khắc nêu lý kích thích nhiệt tình, nêu khả xảy hậu cơng việc khơng hồn thành kịp thời + Cơng văn thăm hỏi ngơn ngữ phải thể quan tâm chân thành, không chiếu lệ, sáo rỗng - Cách viết phần kết thúc công văn: + Cách viết ngắn, gọn, chủ yếu nhấn mạnh chủ đề xác định trách nhiệm thực yêu cầu (nếu có) lưu ý viết lời chào chân thành, lịch trước kết thúc (có thể lời cảm ơn nêu thấy cần thiết) 3.Cách trình bày : • • Những yêu cầu soạn thảo cơng văn • • - Viết ngắn gọn, xúc tích, rõ ràng, ý tưởng sát với chủ đề - Mỗi công văn chứa đựng chủ đề, nêu rõ ràng thống vụ để tạo điều kiện cho việc nghiên cứu giải - Công văn tiếng nói quan khơng tiếng nói riêng cá nhân nào, dù thủ trưởng Vì vậy, nội dung nói đến cơng vụ, ngơn ngữ chuẩn xác, nghiêm túc, có sức thuyết phục cao, không dùng ngôn ngữ mang màu sắc cá nhân, trao đổi việc mang tính riêng cơng văn Xây dựng bố cục công văn: Cơng văn thường có yếu tố sau: + Địa danh thời gian gửi công văn + Tên quan chủ quản quan ban hành công văn + Chủ thể nhận công văn + Số ký hiệu cơng văn + Trích yếu nội dung cơng văn + Chữ ký, đóng dấu + Nơi nhận Tờ trình: Là văn dùng để thuyết trình tổng quát đề án, vấn đề, dự thảo văn để cấp xem xét, định 2.4 Soạn thảo tờ trình 2.4.1 Những yêu cầu soạn thảo tờ trình: - Phân tích thực tế làm bật nhu cầu thiết vấn đề cần trình duyệt - Nêu nội dung xin phê chuẩn phải rõ ràng, cụ thể - Các ý kiến phải hợp lý, dự đốn, phân tích phản ứng xảy xoay quanh đề nghị - Phân tích khả trình bày khái quát phương án phát triển mạnh, khắc phục khó khăn 2.4.2 Xây dựng bố cục tờ trình: Thiết kế bố cục thành phần: - Phần 1: Nêu lý đưa nội dung trình duyệt LƢU HÀNH NỘI BỘ 22 - Phần 2: Nội dung vấn đề cần đề xuất (trong có trình phương án, phân tích chứng minh phương án khả thi) - Phần 3: Kiến nghị cấp (hỗ trợ, bảo đảm điều kiện vật chất, tinh thần) Yêu cầu phê chuẩn, chẳng hạn xin lựa chọn phương án xin cấp phê duyệt vài phương án xếp thứ tự, hồn cảnh thay đổi chuyển phương án từ thức sang dự phòng - Trong phần nêu lý do, dùng cách hành văn để thể nhu cầu khách quan hoàn cảnh thực tế đòi hỏi - Phần đề xuất: Dùng ngơn ngữ cách hành văn có sức thuyết phục cao cụ thể, rõ ràng, tránh phân tích chung chung, khó hiểu Các luận phải lựa chọn điển hình từ tài liệu có độ tin cậy cao, cần phải xác minh để đảm bảo kiện số liệu xác Nêu rõ thuận lợi, khó khăn việc thực thi phương án, tránh nhận xét chủ quan, thiên vị, phiến diện - Các kiến nghị: Phải xác đáng, văn phong phải lịch sự, nhã nhặn, lý lẽ phải chặt chẽ, nội dung đề xuất phải bảo đảm tính khả thi tạo niềm tin cho cấp phê duyệt Tờ trình phải đính kèm phụ lục để minh hoạ thêm cho phương án đề xuất kiến nghị tờ trình IV SOẠN THẢO ĐƠN, THƯ 1.Mục đích đơn, thư • Đơn thư có nhiều mục đích khác Những dạng đơn thư : Thư thăm hỏi, thư ngỏ, Thư tín thương mại, đơn xin, đơn kiện, • Mục đích đơn thư có nhiều dạng ý nghĩa khác Tùy theo mục tiêu cụ thể mà người viết lựa chọn hình thức đơn thư Đối tượng đơn, thư Đối tượng đơn thư gồm phần : Người viết thư người nhận thư Người nhận thư người trực tiếp tiếp nhận ý kiến, thông tin từ người gởi người mà đối tượng viết thư hướng tới Ngơn ngữ đơn, thư • Ngơn ngữ đơn thư đa dạng, phong phú tùy thuộc vào người viết thư muốn truyền tải thông tin Mong muốn, thỉnh cầu hay yêu cầu người viết đơn thư sử dụng ngôn ngữ khác Những thư bạn bè dung từ tự đơn, thư ngỏ 4.Cấu trúc đơn, thư Thành phần Nội dung Quốc hiệu, tiêu ngữ Tiêu ngữ thường viết loại đơn, thư hành Tiêu ngữ thường viết thư CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Đối với loại thư tín thương mại thư bạn bè người ta không sử dụng tiêu ngữ Địa điểm, ngày tháng năm Có nhiều cách viết ngày tháng khác nhau, vị trí đặt ngày tháng đặt đầu thư cuối thư Tiêu đề, chủ đề đơn thư Ln có dòng (hoặc dòng) để nêu rõ nội dung mục đích đơn thư Các mẫu đơn thư hành thường có sẵn tiêu đề đơn thư Kính gửi Chỉ rõ chủ thể (cá nhân tổ chức) nhận đơn thư Thành phần Nội dung Phần mở đầu Có thể giới thiệu sơ lược người viết đơn thư thăm hỏi người nhận thư Nội dung đơn thư Muốn trao đổi, truyền tải hay yêu cầu Nhìn chung, cần lưu ý dẫn viết phần nội dung cho đơn thư: Càng ngắn tốt; Theo trình tự logic; Các ý kiến trình bày đoạn văn riêng, sinh động dễ đọc nhờ sử dụng câu ngắn Những yêu cầu, mong muốn, đề nghị Có thể tách thành mục riêng bố cục phần cuối nội dung đơn thư Lời chào lời chúc thông thường theo phép lịch cần phải có câu kết định tương ứng với câu chào lời chúc Ký tên ghi họ tên người viết đơn thư Sau câu kết phải để khoảng trống đề ký tên chữ ký tên, chức vụ/chức danh để khẳng định trách nhiệm người viết đơn thư Các thông tin đặc biệt khác Như địa chỉ, điện thoại liên hệ người gửi mong muốn nhận phản hồi thông tin gửi kèm dùng để rõ tài liệu minh chứng cần thiết gửi kèm theo đơn, thư ...Nhóm Nội dung thuyết trình I Soạn thảo thơng báo II Soạn thảo cơng văn III .Soạn thảo tờ trình IV Soạn thảo đơn thư I SOẠN THẢO THÔNG BÁO Định nghĩa - Là văn truyền đạt kịp thời định... cơng văn + Chữ ký, đóng dấu + Nơi nhận Tờ trình: Là văn dùng để thuyết trình tổng quát đề án, vấn đề, dự thảo văn để cấp xem xét, định 2.4 Soạn thảo tờ trình 2.4.1 Những yêu cầu soạn thảo tờ trình: ... cơng văn Xây dựng bố cục cơng văn: Cơng văn thường có yếu tố sau: + Địa danh thời gian gửi công văn + Tên quan chủ quản quan ban hành công văn + Chủ thể nhận công văn + Số ký hiệu cơng văn +