Tap bai giang mon soan thao van ban

Chương VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 1.1 KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM CỦA VĂN BẢN 1.1.1 Khái niệm a Văn Hoạt động giao tiếp ngôn ngữ thực qua trình phát nhận ngôn dạng âm (là lời nói) ghi lại dạng chữ viết Ngôn ghi lại dạng chữ viết văn Văn phương tiện ghi lại truyền đạt thông tin ngôn ngữ (hay ký hiệu) định Hay: Văn phương tiện dùng để ghi tin chuyền đạt thông tin từ chủ thể đến chủ thể khác, ký hiệu ngôn ngữ định b Văn quản lý hành nhà nước Trong hoạt động giao tiếp văn sản sinh chi phối nhân tố giao tiếp: chủ thể đối tượng giao tiếp (ai viết văn bản, đối tượng lĩnh hội văn bản); nội dung giao tiếp (giao tiếp vấn đề gì, vật, tượng nào?); hoàn cảnh giao tiếp (giao tiếp diễn bối cảnh lịch sử, môi trường văn hóa - xã hội, truyền thống nào); mục đích giao tiếp (giao tiếp nhằm thu lại kết gì? làm nảy sinh hệ pháp lý nào?); cách thức giao tiếp (nhờ phương tiện nào: trực tiếp hay gián tiếp, qua kênh thông tin nào, dùng loại văn nào, có ngôn ngữ diễn đạt thích hợp hay không?) Là sản phẩm phương tiện hoạt động giao tiếp, văn ngày đóng vai trò tách rời với hoạt động xã hội người Đặc biệt, hoạt động quản lý nhà nước, văn phương tiện thông tin bản, yếu tố quan trọng để kiến tạo thể chế hành nhà nước, phương tiện quan trọng để ghi lại truyền đạt định quản lý, hình thức để cụ thể hóa pháp luật, phương tiện để điều chỉnh quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý nhà nước, thể ý chí, mệnh lệnh quan nhà nước Công tác ban hành văn quản lý hành nhà nước phận hữu hoạt động quản lý nhà nước, đồng thời sản phẩm quan trọng hoạt động Như vậy, văn quản lý hành nhà nước hiểu định thông tin quản lý thành văn (được văn hóa) quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục hình thức định nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý hành nhà nước quan nhà nước với quan nhà nước với tổ chức công dân Khái niệm có thấy văn quản lý hành nhà nước cấu thành yếu tố sau: Chủ thể ban hành: Cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền Nội dung truyền đạt: Các định quản lý thông tin quản lý phục vụ cho công tác quản lý hành nhà nước Các định quản lý hành nhà nước mang tính chất quyền lực đơn phương làm phát sinh hệ pháp lý cụ thể Còn thông tin quản lý hành có tính hai chiều: theo chiều dọc từ xuống (các văn cấp chuyển xuống cấp dưới) từ lên (các văn cấp chuyển lên cấp trên); theo chiều ngang gồm văn trao đổi quan ngang cấp, ngang quyền Đối tượng áp dụng: Cơ quan nhà nước, tổ chức, công dân có quyền nhận định thông tin quản lý hành nhà nước có trách nhiệm thực định văn đưa Văn mang tính công quyền, ban hành theo quy định nhà nước, tác động đến mặt đời sống xã hội sở pháp lý quan trọng cho hoạt động cụ thể quan, tổ chức công dân 1.1.2 Đặc điểm - Văn quản lý hành nhà nước chủ thể quản lý nhà nước ban hành bao gồm: + Hệ thống quan quyền lực: Quốc Hội; UBTVQH; HĐND + Hệ thống quan hành chính: Chính phủ; Bộ; Cơ quan ngang bộ; UBND + Hệ thống quan tư pháp: Tòa án nhân dân; Viện kiểm sát nhân dân + Cá nhân tổ chức XH Nhà nước trao quyền quan khác: Chủ tịch; Thủ tướng; Chủ tịch UBND - VBQLHCN2 ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục pháp luật quy định + Hiến pháp; Luật; Bộ luật: Quốc Hội + Nghị quyết: Quốc Hội; UBTVQH + Pháp lệnh: UBTVQH + Lệnh: Chủ tịch nước, … - VBQLHCN2 trình bày theo thể thức pháp luật quy định - VBQLHCN2 thể ý chí Nhà nước, nội dung VB thông tin truyền đạt nhằm phục vụ cho hoạt động quản lý 1.2 PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 1.2.1 Văn quy phạm pháp luật (QPPL) a Khái niệm Văn quy phạm pháp luật văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, có quy tắc xử chung, nhà nước đảm bảo thực nhằm điểu chỉnh quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa (Điều Luật ban hành Văn quy phạm pháp luật) b Các hình thức văn quy phạm pháp luật Căn vào Hiến pháp văn luật pháp hành khác Nhà nước, nước ta sử dụng hình thức văn quy phạm pháp luật sau: Hiến pháp, Luật, Bộ luật, Pháp lệnh, Lệnh, Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư - Thông tư liên tịch * Hiến pháp: Là văn QPPL có hiệu lực pháp lý cao quy định vấn đề nhà nước như: Hình thức chất nhà nước; chế độ trị, kinh tế, văn hóa xã hội; quyền nghĩa vụ công dân; hệ thống tổ chức; nguyên tắc hoạt động thẩm quyền quan nhà nước Hiến pháp luật nhà nước, sở để hình thành hệ thống pháp luật hoàn chỉnh * Luật, Bộ luật: Hình thức văn có hiệu lực pháp lý sau Hiến pháp, Quốc hội thông qua để cụ thể hóa nguyên tắc ghi Hiến pháp, cụ thể hóa số vấn đề Hiến pháp giao * Pháp lệnh: Hình thức văn Luật, Ủy ban Thường vụ Quốc hội thông qua vào Hiến pháp, Luật Nghị Quốc hội, nhiệm vụ quyền hạn Quốc hội giao vấn đề quan trọng cấp bách yêu cầu Nhà nước lĩnh vực quản lý nhà nước, quản lý xã hội đề * Lệnh: Hình thức văn Chủ tịch nước dùng để công bố Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh; thực nhiệm vụ quyền hạn Pháp luật quy định * Nghị quyết: Hình thức văn ghi lại kết luận hội nghị chủ trương, đường lối sách, kế hoạch vấn đề, biện pháp cụ thể thảo luận trí thông qua hội nghị * Nghị định: Hình thức văn chủ yếu, quan trọng Chính phủ dùng để ban hành quy định quyền hạn nghĩa vụ công dân nhằm thực Hiến pháp luật lệ Nhà nước; quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn tổ chức máy quan nhà nước; điều lệ, quy định chế độ quản lý hành nhà nước * Quyết định: Hình thức văn Chủ tịnh nước, Thủ tướng Chính phủ, Bộ, quan ngang Bộ, quan Chính phủ, Ủy ban nhân dân cấp ban hành sở phạm vi quyền hạn Luật pháp quy định * Chỉ thị: Hình thức văn quan cấp dùng để truyền đạt chủ trương sách, biện pháp quản lý đạo tổ chức công tác quan, tổ chức cấp nhằm thực Nghị quyết, Nghị định thông qua Chỉ thị không đề sách quy định * Thông tư: Hình thức văn Bộ, quan ngang Bộ, quan Chính phủ ban hành để giải thích, hướng dẫn, quy định điều cần thiết để thi hành số điểm Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Quyết định Trong số trường hợp định có văn quan phối hợp ban hành gọi văn liên tịch Nếu văn có liên quan đến nhiều quan đồng thẩm quyền văn liên tịch, vấn đề liên quan đến nhiều quan có quan chủ trì quan chủ trì văn bản, ghi có trí quan hữu quan c Thẩm quyền ban hành văn quy phạm pháp luật Thẩm quyền ban hành văn quy phạm pháp luật quy định Hiến pháp, Luật Căn vào chức năng, nhiệm vụ mà quan nhà nước ban hành hình thức văn quy phạm pháp luật khác Những văn quy phạm pháp luật ban hành không thẩm quyền giá trị Căn vào Hiến pháp Luật ban hành văn quy phạm pháp luật hành, quan nhà nước ban hành văn quy phạm pháp luật đây: - Quốc hội ban hành Hiến pháp, Luật Nghị (Điều 84, Điều 115 Hiến pháp 1992) - Ủy ban Thường vu Quốc hội ban hành Pháp lệnh Nghị (Điều 91, Điều 93 Hiến pháp 1992) - Chủ tịnh nước ban hành Lệnh, Quyết định (Điều 106 Hiến pháp 1992) - Chính phủ ban hành Nghị quyết, Nghị định (Điều 115 Hiến pháp 1992) - Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định Chỉ thị (Điều 115 Hiếm pháp 1992) - Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ quan Chính phủ ban hành Quyết định, Chỉ thị, Thông tư (Điều 116 Hiến pháp 1992) - Hội đồng nhân dân cấp ban hành Nghị thi hành phạm vi địa phương (Điều 120 Hiến pháp 1992) - Ủy ban nhân dân cấp ban hành Quyết định, Chỉ thị thi hành phạm vi địa phương (Điều 124 Hiến pháp 1992) - Hội đồng Thẩm án Tòa án nhân dân tối cao ban hành Nghị (Điều 17 Luật ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 32-11-1996) - Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao ban hành Quyết định, Chỉ thị, Thông tư - Căn vào Hiến pháp, Luật, Nghị Quốc hội, Pháp lệnh, Nghị Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Lệnh, Quyết định Chủ tịch nước, Nghị quyết, Nghị định Chính phủ, Quyết định, Chỉ thị Thủ tướng Chính phủ, quan, tổ chức phối hợp ban hành văn quy phạm pháp luật liên tịch để hướng dẫn thi hành văn quy phạm pháp luật có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Hình thức văn quy phạm pháp luật liên tịch bao gồm Nghị liên tịch, Thông tư liên tịch (Điều 1, Điều 18 luật ban hành văn quy phạm pháp luật) 1.2.2 Văn hành a Khái niệm Văn hành văn có thông tin trao đổi, điều hành giải công việc cụ thể quan, tổ chức để thực quy định văn quy phạm pháp luật Văn hành không đặt ra, sửa đổi quan hệ pháp luật Những văn có ý nghĩa pháp lý chừng mực chứng minh việc văn quy phạm pháp luật cho phép, dùng làm để thực văn quy phạm pháp luật Văn hành văn dùng để truyền đạt thông tin hoạt động quản lý Nhà nước: Thông báo chủ trương, định hay nội dung kết hoạt động quan, tổ chức; ghi chép lại ý kiến kết luận hội nghị; thông tin giao dịch quan, tổ chức với Nhà nước với tổ chức công dân Văn hành không đưa định quản lý không dùng để thay cho văn QPPL văn cá biệt b Các hình thức văn hành Hiện quan, tổ chức sử dụng hình thức văn hành như: Thông cáo, thông báo, công văn, chương trình, kế hoạch, đề án, phương án, báo cáo, tờ trình, biên bản, công điện, hợp đồng, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy mời, phiếu gửi,… * Thông cáo: Là hình thức văn quan lãnh đạo cao Đảng, Nhà nước dùng để công bố định kiện quan trọng đất nước * Thông báo: Hình thức văn tổ chức quan dùng để thông tin cho quan, tổ chức cấp ngang cấp tình hình hoạt động, định vấn đề khác để thực để biết * Công văn: Thư công để giao dịch thức quan tổ chức, để đề xuất, chất vấn, trả lời, nhắc nhở giải công việc để biết để trình cấp đề án, công việc đề nghị phê duyệt * Chương trình: Hình thức văn dùng để trình bày toàn dự kiến hoạt động theo trình tự định thời gian định * Kế hoạch: Hình thức văn trình bày có hệ thống dự kiến chương trình công tác, công việc quan thời gian định * Đề án: Hình thức văn dùng để trình bày cách có hệ thống công việc cần làm, nêu để thảo luận, thông qua, xin xét duyệt * Báo cáo: Hình thức văn dùng để gửi cho cấp để tường trình xin ý kiến vấn đề, vụ việc định; để sơ kết, tổng kết công tác qua dự kiến công tác tới quan, tổ chức; để trình bày vấn đề, việc đề tài trước hội nghị trước người hay quan có trách nhiệm theo chế độ quy định * Tờ trình: Hình thức văn mà nội dung chủ yếu đề xuất với cấp phê chuẩn chủ trương, phương án công tác, sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức sửa đổi bổ sung chế độ sách, thành lập tổ chức… Tờ trình kèm với văn * Biên bản: Hình thức văn ghi trực tiếp đầy đủ phần diễn biến kết hội nghị, họp, có xác nhận người chủ tọa thư ký ghi lại vụ việc, có xác nhận đương người người làm chứng có liên quan đến vụ việc * Công điện: Hình thức văn điện tín dùng để thông tin nhanh truyền đạt mệnh lệnh tổ chức người có thẩm quyền trường hợp cần kíp * Hợp đồng: Hình thức văn dùng để ghi lại kết thỏa thuận quan với quan với cá nhân việc đó, quy định cụ thể quyền lợi nghĩa vụ bên ký kết hợp đồng phải thực hiện, biện pháp xử lý không thực hợp đồng Hợp đồng phải đại diện bên tham gia ký * Giấy chứng nhận: Hình thức văn dùng để cấp cho cá nhân quan để xác nhận việc * Giấy giới thiệu: Hình thức văn dùng để cấp cho cán công chức liên hệ, giao dịch để thực nhiệm vụ giao giải công việc cần thiết thân cán nhân viên * Giấy nghỉ phép: Hình thức văn dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên nghỉ phép dùng để làm để toán tiền đường thời gian nghỉ phép * Giấy đường: Hình thức văn cấp cho cá nhân cử công tác dùng để tính tiền phụ cấp thời gian cử công tác * Giấy mời: Hình thức văn dùng để mời đại diện quan cá nhân tham dự họp tham dự công việc * Phiếu gửi: Hình thức văn kèm theo văn Người nhận văn có nhiệm vụ ký xác nhận vào phiếu gửi gửi trả lại phiếu gửi cho quan gửi Phiếu gửi có tác dụng làm chứng để gửi văn 1.2.3 Văn cá biệt (VBCB) a Khái niệm Là định quản lý thành văn mang tính áp dụng pháp luật quan, công chức Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục luật định nhằm đưa quy tắc xử riêng một nhóm đối tượng cụ thể định rõ VBCB có đặc điểm: Do quan có thẩm quyền ban hành, VBCB định rõ cá nhân, đối tượng cụ thể, VBCB chứa đựng quy tắc xử riêng có hiệu lực thời điểm định b Các hình thức văn cá biệt * Lệnh: Là hình thức văn cấp định quản lý cá biệt cho cấp * Quyết định: Là hình thức văn cấp ban hành để giải công việc cụ thể * Chỉ thị: Là hình thức văn cấp ban hành để truyền đạt chủ trương, sách, biện pháp quản lý, giao nhiệm vụ đôn đốc cấp thực công việc có kế hoạch trước * Điều lệ, quy chế, quy định, nội quy: Trình bày vấn đề liên quan đến quy định hoạt động quan, tổ chức định Chương 2: THỂ THỨC VĂN BẢN 2.1 KHÁI NIỆM, TÁC DỤNG CỦA THỂ THỨC 2.1.1 Khái niệm Thể thức thành phần bắt buộc có văn nhằm đảm bảo tính pháp lý hiệu lực thi hành văn Các thành phần có thể thức xếp cách khoa học theo quy ước quan nhà nước quy định 2.1.2 Tác dụng thể thức - Làm cho chất lượng văn đạt yêu cầu, đáp ứng nhu cầu hoạt động quản lý - Đảm bảo tính kỷ cương thống việc ban hành văn quan Nhà nước - Đảm bảo tính chân thực hiệu lực pháp lý - Thể quyền uy tinh thần trách nhiệm quan, tổ chức, cá nhân - Tạo thuận lợi cho việc quản lý giải văn 2.2 CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN 2.2.1 Quốc hiệu a Thể thức Quốc hiệu ghi văn bao gồm dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” “Độc lập - Tự - Hạnh phúc” b Kỹ thuật trình bày Quốc hiệu trình bày ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, phía trên, bên phải Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự - Hạnh phúc” trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ cỡ chữ 12, dòng thứ hai cỡ chữ 13; dòng thứ cỡ chữ 13, dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; đặt canh dòng thứ nhất; chữ đầu cụm từ viết hoa, cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài độ dài dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hai dòng chữ trình bày cách dòng đơn 2.2.2 Tên quan, tổ chức ban hành văn bản: a Thể thức Đối với Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc hội; Hội đồng dân tộc, Ủy ban Quốc hội Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91 không ghi quan chủ quản Tên quan, tổ chức ban hành văn bao gồm tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (đối với tổ chức kinh tế công ty mẹ) tên quan, tổ chức ban hành văn * Tên quan, tổ chức ban hành văn phải ghi đầy đủ viết tắt theo quy định văn thành lập, quy định chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động công nhận tư cách pháp nhân quan, tổ chức có thẩm quyền, ví dụ: BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN TỈNH NGHỆ AN ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN * Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp viết tắt cụm từ thông dụng Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), Việt Nam (VN), ví dụ: UBND TỈNH QUẢNG BÌNH SỞ NỘI VỤ VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI VN VIỆN DÂN TỘC HỌC b Kỹ thuật trình bày Tên quan, tổ chức ban hành văn trình bày ô số 2; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, phía trên, bên trái Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp trình bày chữ in hoa, cỡ chữ cỡ chữ Quốc hiệu, kiểu chữ đứng Nếu tên quan, tổ chức chủ quản dài, trình bày thành nhiều dòng Tên quan, tổ chức ban hành văn trình bày chữ in hoa, cỡ chữ cỡ chữ Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh tên quan, tổ chức chủ quản; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ Trường hợp tên quan, tổ chức ban hành văn dài trình bày thành nhiều dòng, ví dụ: BỘ NỘI VỤ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC Các dòng chữ trình bày cách dòng đơn 2.2.3 Số, ký hiệu văn a Thể thức * Số văn Số văn số thứ tự đăng ký văn văn thư quan, tổ chức Số văn ghi chữ số Ả-rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm * Ký hiệu văn - Ký hiệu văn có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn theo bảng chữ viết tắt tên loại văn kèm theo Thông tư (Phụ lục I) chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước (áp dụng chức danh Chủ tịch nước Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn bản, ví dụ: Nghị Chính phủ ban hành ghi sau: Số: …/NQ-CP Chỉ thị Thủ tướng Chính phủ ban hành ghi sau: Số: …/CT-TTg Quyết định Thường trực Hội đồng nhân dân ban hành ghi sau: Số: …/QĐ-HĐND Báo cáo ban Hội đồng nhân dân ghi sau: Số …/BC-HĐND - Ký hiệu công văn bao gồm chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành công văn chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng, ban, phận) soạn thảo chủ trì soạn thảo công văn (nếu có), ví dụ: Công văn Chính phủ Vụ Hành Văn phòng Chính phủ soạn thảo: Số: …/CP-HC Công văn Bộ Nội vụ Vụ Tổ chức Cán Bộ Nội vụ soạn thảo: Số: …/BNVTCCB Công văn Hội đồng nhân dân tỉnh Ban Kinh tế Ngân sách soạn thảo: Số: …./HĐND-KTNS Công văn Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chuyên viên (hoặc thư ký) theo dõi lĩnh vực văn hóa - xã hội soạn thảo: Số: …/UBND-VX Công văn Sở Nội vụ tỉnh Văn phòng Sở soạn thảo: Số: …/SNV-VP - Trường hợp Hội đồng, Ban tư vấn quan sử dụng dấu quan để ban hành văn Hội đồng, Ban ghi “cơ quan” ban hành văn phải lấy số Hội đồng, Ban, ví dụ Quyết định số 01 Hội đồng thi tuyển công chức Bộ Nội vụ trình bày sau: BỘ NỘI VỤ HỘI ĐỒNG THI TUYỂN CÔNG CHỨC Số: 01/QĐ-HĐTTCC Việc ghi ký hiệu công văn UBND cấp huyện, cấp xã ban hành bao gồm chữ viết tắt tên quan, tổ chức ban hành công văn chữ viết tắt tên lĩnh vực (các lĩnh vực quy định Mục 2, Mục 3, Chương IV, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân năm 2003) giải công văn Chữ viết tắt tên quan, tổ chức đơn vị quan, tổ chức lĩnh vực (đối với UBND cấp huyện, cấp xã) quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu b Kỹ thuật trình bày Số, ký hiệu văn trình bày ô số 3, đặt canh tên quan, tổ chức ban hành văn Từ “Số” trình bày chữ in thường, ký hiệu chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với số nhỏ 10 phải ghi thêm số phía trước; số ký hiệu văn có dấu gạch chéo (/), nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn có dấu gạch nối (-) không cách chữ, ví dụ: Số: 15/QĐ-HĐND (Quyết định Thường trực Hội đồng nhân dân); Số: 19/HĐND-KTNS (Công văn Thường trực Hội đồng nhân dân Ban Kinh tế ngân sách soạn thảo); Số: 23/BC-BNV (Báo cáo Bộ Nội vụ); Số: 234/SYT-VP (Công văn Sở Y tế Văn phòng soạn thảo) 2.2.4 Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn a Thể thức * Địa danh ghi văn tên gọi thức đơn vị hành (tên riêng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi quan, tổ chức đóng trụ sở; đơn vị hành đặt tên theo tên người, chữ số kiện lịch sử phải ghi tên gọi đầy đủ đơn vị hành đó, cụ thể sau: - Địa danh ghi văn quan, tổ chức Trung ương tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ: Văn Bộ Công Thương, Công ty Điện lực thuộc Tập đoàn Điện lực Việt Nam (có trụ sở thành phố Hà Nội): Hà Nội, Văn Trường Cao đẳng Quản trị kinh doanh thuộc Bộ Tài (có trụ sở thị trấn Như Quỳnh, huyện Mỹ Văn, tỉnh Hưng Yên): Hưng Yên, Văn Viện Hải dương học thuộc Viện Khoa học Công nghệ Việt Nam (có trụ sở thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa): Khánh Hòa, Văn Cục Thuế tỉnh Bình Dương thuộc Tổng cục Thuế (có trụ sở thị xã Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương): Bình Dương, - Địa danh ghi văn quan, tổ chức cấp tỉnh: + Đối với thành phố trực thuộc Trung ương: tên thành phố trực thuộc Trung ương, ví dụ: Văn Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội sở, ban, ngành thuộc thành phố: Hà Nội, Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh sở, ban, ngành thuộc thành phố: Thành phố Hồ Chí Minh, 10 - Phần nội dung: Các vấn đề cần đề xuất (trong có trình phương án, phân tích chứng minh phương án khả thi) Phần cần dùng ngôn ngữ lời văn có tính thuyết phục cao cụ thể, rõ ràng, tránh phân tích chung chung, khó hiểu + Tóm tắt nội dung đề nghị mới, phương án khả thi, kèm theo tài liệu có thông tin trung thực, độ xác cao + Phân tích phản ứng xảy xoay quanh đề nghị mới, áp dụng có khó khăn thuận lợi biện pháp cần khắc phục - Phần kết luận: + Nêu ý nghĩa, tác dụng đề nghị sản xuất, đời sống xã hội, công tác lãnh đạo, quản lý + Các kiến nghị, đề nghị cấp xem xét, chấp thuận đề xuất nêu để sớm triển khai thực 3.3.4 Biên a Khái niệm chung Biên loại văn hành dùng để ghi chép lại việc xảy làm sở cho kết luận định người, quan có thẩm quyền Theo khái niệm biên sử dụng vào việc ghi chép việc, tượng, thân biên giá trị pháp lý, mà dùng làm chứng pháp lý chứng minh cho kiện, tượng xảy hoạt động thực tiễn b Yêu cầu - Trung thực: Ghi chép phải trung thực, không suy diễn - Khách quan: Mọi chi tiết ghi lại phải khách quan, không bình luận - Chính xác, đầy đủ: Số liệu, kiện phải xác, cụ thể c Kết cấu nội dung loại biên * Biên vụ việc xảy ra: - Thời gian địa điểm lập biên - Thành phần tham gia lập biên - Diễn biến vụ việc xảy - Kết luận bước đầu người tham gia lập biên + Nguyên nhân xảy việc + Sự việc đúng, sai + Ai người chịu trách nhiệm * Biên hội nghị: Mẫu 1.12 – Biên 27 TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Số: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc /BB- … (3)… BIÊN BẢN …………….…… (4) ………….…… Thời gian bắt đầu: …………….…………………………………………………… Địa điểm: ………………….….…………………………………………………… Thành phần tham dự: ….…………………………………………………………… ……… ……………………………………………………… …………………………… ………………………….……………………………………………………………… Chủ trì (chủ tọa): ……………………………………………………… ….…….… Thư ký (người ghi biên bản): ……………………………………………….……… Nội dung (theo diễn biến họp/hội nghị/hội thảo): …………………….……… ……… ……………………………………………………… ……………….…… ………………………….……………………………………………………………… ………………………….……………………………………………………………… ………………………….……………………………………………………………… Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào… , ngày …tháng… năm ……./ THƯ KÝ (Chữ ký) Họ tên CHỦ TỌA (Chữ ký, dấu (nếu có)) (5) Họ tên 3.3.5 Quyết định a Khái niệm Quyết định hình thức văn pháp quy quan nhà nước có thẩm quyền ban hành sở áp dụng pháp luật để giải công việc cụ thể có liên quan đến cá nhân nhóm cá nhân Các nhóm định: định nhân sự, định khen thưởng, kỷ luật, định thành lập ban, hội đồng, định ban hành văn bản… b Yêu cầu - Đảm bảo tính pháp lý 28 - Đảm bảo tính khoa học - Đảm bảo tính hiệu - Đảm bảo tính khả thi c Kết cấu Mẫu 1.2 – Quyết định (quy định trực tiếp) TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Số: (3) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc /QĐ-….(4) … (5)… , ngày … tháng … năm 20… QUYẾT ĐỊNH Về việc ………………… (6) ………………… THẨM QUYỀN BAN HÀNH (7)…… Căn …………………………….(8) ………………………………………… ; Căn ……………………………(9) ………………………………………… ; Xét đề nghị ……………………………………………………………., QUYẾT ĐỊNH: Điều ………………… (10) ………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… Điều ………………………….………………………………………………… …………………………………………………………………………………………./ Nơi nhận: - Như Điều …; - …… ; - Lưu: VT, … (12) A.xx (13) QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (11) (Chữ ký, dấu) Họ tên d Bố cục nội dung định: Gồm hai phần: + Phần + Phần nội dung điều chỉnh * Phần cứ: Số lượng từ - cứ: pháp lý thực tiễn - Căn pháp lý: Gồm nhóm: + Căn pháp lý thẩm quyền ban hành (viện dẫn văn pháp lý, văn quy định chức năng, quyền hạn quan) 29 + Căn pháp lý cho nội dung văn (viện dẫn văn pháp luật , văn quan hữu quan làm sở cho nội dung văn bản.) Mục đích pháp lý: pháp luật Nội dung phù hợp - Căn thực tiễn: Các thông tin phản ánh thực tiễn (nhu cầu công tác, lực cán bộ, văn bản: biên bản, tờ trình, công văn… Đề nghị đơn vị, cá nhân có thẩm quyền • Cách trình bày cứ: Mỗi dòng, sau dấu (;) cuối dấu (,) Căn pháp lý trình bày trước thực tiễn Ghi nhớ đầy đủ thông tin, viện dẫn (tên loại, thẩm quyền ban hành, số ký hiệu, ngày tháng năm ban hành, trích yếu) * Phần nội dung điều chỉnh Trình bày dạng điều Mỗi định cá biệt có từ - điều Điều Quy định thẳng vào nội dung điều chỉnh Điều tiếp theo: quy định hệ pháp lý nảy sinh có liên quan đến nội dung điều chỉnh Điều cuối điều khoản thi hành: + Quy định hiệu lực + Đối tượng thi hành + Quy định xử lý văn (nếu có) Ví dụ: Quyết định nhân - Điều Tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động thuyên chuyển (nêu rõ họ tên, ngày tháng năm sinh) từ đâu (nơi ở, nơi công tác cũ) Đến đâu? Làm gì? Kể từ bao giờ? - Điều 2: Quy định nhiệm vụ quyền lợi cụ thể - Điều 3: Quy định đối tượng thời gian thi hành Quyết định khen thưởng, kỷ luật - Điều Khen thưởng (họ tên, đơn vị công tác) lý gì? (nếu đông lập danh sách kèm theo) - Điều 2: Quy định hình thức khen thưởng ( khen thưởng gì? Tổng kinh phí khen thưởng? Được trích từ đâu? - Điều Quy định đối tượng thi hành định 30 Chương QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC 4.1 QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN 4.1.1 Khái niệm Công văn, giấy tờ, tài liệu quan nhận từ bên gửi đến gọi chung văn đến 4.1.2 Nguyên tắc giải quản lý văn đến - Tất văn đến quan phải đăng ký vào sổ, vào máy tính văn thư quan, tổ chức - Văn đến phải xử lý nhanh chóng, xác giữ gìn bí mật - Văn đến phải trình Thủ trưởng quan, văn phòng đội trưởng phòng hành trước phân phối cho đơn vị cá nhân giải - Các cá nhân, đơn vị, nhận văn đến phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn văn thư 4.1.3 Nội dung giải quản lý văn đến a Tiếp nhận văn đến * Kiểm tra Khi tiếp nhận văn đến quan, người trực tiếp nhận văn phải kiểm tra xem có văn bản, tài liệu gửi cho quan không, số lượng văn (số lượng bì văn bản) có đủ không Nếu thấy thiếu hỏi lại người đưa văn cho Kiểm tra phong bì có nguyên vạn có dấu hiệu bị bóc, rách, bị văn bên phong bì không Nếu có phải báo cho người phụ trách công tác văn thư quan biết phải lập biên với người đưa văn đến * Phân loại sơ bộ: Sau nhận đủ số lượng văn gử cho quan mình, phận văn thư phải tiến hành phân loại văn nhận thành hai loại (loại phải đăng ký loại đăng ký) - Loại phải đăng ký: Tất văn bản, giấy tờ gửi cho quan (ghi tên quan, tên đơn vị tổ chức quan), gửi cho Thủ trưởng quan người có chức vụ lãnh đạo quan (ghi chức danh ghi đích danh họ) - Loại đăng ký: Tất thư từ riêng, sách báo, tạp chí, tin… * Bóc bì văn bản: - Những phong bì có dấu hiệu mức độ “khẩn” phải bóc sau nhận - Khi bóc bì, không để làm rách văn bản, không làm phần số, ký hiệu văn ghi phong bì không làm dấu bưu điện phong bì 31 + Với văn thường: Sau phân loại văn bản, tiến hành bóc bì, lấy văn phải nhẹ tay, tránh làm rách văn bản; đối chiếu số, ký hiệu văn ghi phong bì, ký hiệu ghi văn Khi phát văn gửi không đúng, phải trả lại cho quan gửi văn Nếu có phiếu gửi: Sau nhận đủ văn phải ký xác nhận đóng dấu lên phiếu gửi, gửi trả lại quan gửi văn Đối với văn có ngày tháng ghi văn ngày tháng nhận văn cách xa, đơn từ tố giác, khiếu nại cần giữ lại phong bì + Văn mật: Sau bóc bì thấy dấu hiệu mức độ mật, quan phân công bóc bì, đăng ký văn mật tiến hành bóc bì văn thường Nếu quan không phân công nhiệm vụ bóc bì, đăng ký văn mật bóc bì ngoài, bì giữ nguyên, không bóc, phải chuyển bì cho người có trách nhiệm bóc bì đăng ký văn mật b Đăng ký văn đến Mục đích: Đăng ký văn đến để quản lý văn chặt chẽ tra tìm văn nhanh chóng, dễ dàng Yêu cầu: Khi đăng ký văn phải ghi đầy đủ thông tin cần thiết văn phương tiện đăng ký * Đóng dấu đến, ghi số đến, ghi ngày đến: Mẫu dấu đến + Dấu đến có kích thước 3cm x 5cm gồm phần sau: Tên quan nhận văn đến, số đến, ngày đến, chuyển (chuyển cho phận cá nhân giải quyết), lưu hồ sơ số… + Dấu đến trình bày sau: 5cm TÊN CƠ QUAN NHẬN VĂN BẢN ĐẾN Số đến………………… Ngày đến……………… 3cm Chuyển………………… Lưu hồ sơ số…………… + Số đến lầ số thứ tự đăng ký văn đến quan (văn mà quan nhận được) 01 năm 01 nhiệm kỳ Số đến ghi liên tục từ số 01 cho văn đến quan sớm đến số cuối cho văn đến quan muộn 01 năm 01 nhiệm kỳ + Ngày đến ngày quan nhận văn đăng ký Dấu đến cần đóng rõ ràng, thống vào khoảng giấy trắng phía góc trái, phần lề văn bản, phần số ký hiệu 32 (với văn có tên loại), phần trích yêu nội dung (với văn tên loại), đóng khoảng giấy trắng tác giả văn Quốc hiệu phía + Chuyển: Thủ trưởng người giao phụ trách công tác văn thư quan ghi ý kiến phân phối văn đến đơn vị (hoặc cá nhân) có trách nhiệm giải * Đăng ký văn đến: Đăng ký văn đến sổ đăng ký, thẻ đăng ký máy tính Sau giới thiệu cách đăng ký vào sổ: - Đăng ký văn đến sổ ghi chép thông tin cần thiết văn vào cột mục sổ đăng ký + Cách lập sổ: Tùy theo số lượng văn đến quan nhiều hay mà lập sổ đăng ký văn cho phù hợp Nếu quan có số lượng văn đến ngày, hàng năm nhiều lập sổ đăng ký văn cho phù hợp • sổ đăng ký văn quy phạm pháp luật • sổ đăng ký văn “mật” • sổ đăng ký văn thường quan gửi đến • sổ đăng ký đơn, thư Nếu quan có số lượng đăng ký văn đến cần lập sổ đăng ký văn đến tối thiểu sau: • sổ đăng ký văn mật • sổ đăng ký chung cho tất văn gửi đến quan + Sổ cách đăng ký (theo quy định Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) Bìa sổ đăng ký văn đến giống bìa sổ đăng ký văn khác thay chữ chữ đến Biểu mẫu số 4.1 Nội dung bên sổ gồm có cột mục sau: Ngày đến Số đến Nơi gửi văn (1) (2) (3) Số/ký hiệu văn (4) Ngày tháng văn (5) Trích yếu Lưu hồ sơ (6) (7) Nơi nhận người nhận (8) Ký nhận Ghi (9) (10) Hướng dẫn cách ghi cột sổ: (1) Ghi ngày nhận văn đăng ký 33 (2) Ghi số thứ tự văn đến (3) Ghi tác giả văn bản, ghi tên quan chủ quản (4) Ghi theo số ký hiệu ghi văn (5) Ghi theo ngày, tháng, năm ghi văn (6) Ghi theo trích yếu nội dung ghi văn Nếu văn trích yếu người đăng ký phải tự tóm tắt (7) Ghi số hồ sơ lưu theo danh mục hồ sơ quan đơn vị (8) Ghi tên đơn vị (cá nhân) nhận văn theo ý kiến phân phối người phụ trách công tác văn thư quan (9) Người trực tiếp nhận văn ký nhận, sau nhận văn (10) Ghi chép điều cần thiết khác (văn số ký hiệu, không ngày, tháng, trích yếu, văn sao…) Lưu ý: Đối với quan có số lượng văn đến ít, sử dụng sổ để đăng ký văn đến đơn vị (bộ phận) nhận văn nằm khu vực, cột (9) để người nhận văn ký Sổ đăng ký văn “mật” đến gồm có 11 cột (như mẫu đăng ký văn đến thường, thêm cột mức độ “mật” sau cột “trích yếu nội dung văn bản”, Bìa sổ giống bìa sổ đăng ký văn thường Sổ đăng ký đơn, gồm cột (bìa sổ giống sổ đăng ký văn bản, khác tên sổ “Sổ đăng ký đơn, thư”) Biểu mẫu số 4.2 Phần đăng ký bên sổ đăng ký đơn, thư: Ngày đến Số đến (1) (2) Họ tên, địa người gửi (3) Ngày tháng đơn thư (4) Trích yếu Đơn vị nội dung (người) nhận đơn thư giải (5) (6) Nội dung giải quyết, số/ký hiệu công văn trả lời (7) Ghi (8) Hướng dẫn cách ghi cột sổ đăng ký đơn, thư: (1) Ghi ngày nhận đơn, thư đăng ký (2) Ghi số thứ tự đơn thư mà quan nhận (3) Ghi rõ ràng, xác, đầy đủ họ tên, địa người gửi đơn, thư 34 (4) Ghi ngày, tháng, năm ghi đơn thư (5) Ghi theo trích yếu nội dung ghi đơn thư (6) Ghi tên đơn vị (cá nhân) nhận đơn, thư để giải (7) Ghi tóm tắt nội dung văn giải đơn, thư (nếu có trích yếu ghi trích yếu) số, kí hiệu văn trả lời (8) Ghi điều cần thiết khác, thí dụ: đơn, thư lần thứ mấy… c Phân phối chuyển giao văn đến * Trình xin ý kiến phân phối: Sau bóc bì, đóng dấu “đến” lên văn bản, nhân viên văn thư đăng ký phần vào sổ trình tất văn bản, giấy tờ nhận cho người phụ trách văn phòng quan xem xét trình lên Thủ trưởng quan người Thủ trưởng qua ủy quyền để ghi ý kiến phân phối lên văn * Chuyển giao văn đến: Tất văn đến quan, sau có ý kiến phân phối nhà phụ trách phải chuyển đến tận tay người có trách nhiệm nghiên cứu, giải Không để văn chạy vòng qua nơi trách nhiệm giải văn bản, không chuyển chậm văn Các văn có đóng dấu mức độ khẩn phải chuyển đến tay người có trách nhiệm giải chậm 30 phút (nếu hành chính) (nếu hành chính) Khi chuyển giao văn phải đăng ký vào sổ, người nhận văn để giải (kể Thủ trưởng quan) phải ký nhận vào sổ Sổ chuyển giao văn thường (mẫu sổ cách ghi): + Bìa sổ giống bìa sổ đăng ký văn bản, khác tên gọi “sổ chuyển giao văn đến” + Phần đăng ký bên sổ gồm phần sau: Biểu mẫu số 4.3 Ngày chuyển Số đến Đơn vị người nhận Ký nhận Ghi (1) (2) (3) (4) (5) Hướng dẫn cách ghi cột sổ: (1) Ghi ngày chuyển văn cho đơn vị (cá nhân) nhận văn (2) Ghi theo số đến ghi dấu “đến” (3) Ghi ngày chuyển văn cho đơn vị (cá nhân nhận văn bản) (4) Người trực tiếp nhận văn ký nhận 35 (5) Ghi điều cần thiết (bản sao, số lượng bản…) Đối với văn “mật”: Mẫu sổ chuyển giao văn “mật” giống sổ chuyển giao văn thường, thêm cột “mức độ mật” sau cột (3) Thông thường quan sử dụng sổ đăng ký văn mật, thêm cột ký nhận sau cột đơn vị người nhận văn bản, số lượng văn mật không nhiều d Tổ chức giải văn đến * Tổ chức giải văn đến: - Văn thường: Nội dung công việc nêu văn thuộc phạm vi trách nhiệm cán bộ, đơn vị nào, đơn vị trực tiếp giải Các cán thừa hành, sau nhận văn bản, phải nghiên cứu, nắm vững vấn đề cần giải quyết, xử lý kịp thời vấn đề Những công việc có liên quan đến cán khác, phận khác phải khẩn trương phối hợp để giải tốt công việc Không tự ý chuyển văn cho phận khác, quan khác chưa có ý kiến lãnh đạo Tất văn đến quan phải xem xét giải nhanh Đối với công việc khẩn cấp, đột xuất phải xin ý kiến giải nhận văn Đối với văn khác gửi đến để xin ý kiến lãnh đạo, có ý kiến lãnh đạo ghi lề văn bản, không đóng dấu lên lề văn mà phải soan thảo văn trả lời dựa vào ý kiến đạo lãnh đạo Những văn có ý kiến lãnh đạo phải lưu hồ sơ công việc cán thừa hành Chỉ lãnh đạo ghi ý kiến lên lề văn bản, ý kiến đề xuất cán thừa hành phải ghi rõ lên tờ giấy trắng khác, kèm theo văn Các đơn vị quan không ghi dấu ghạch chân dòng ghi thêm ý kiến vào văn đến Những văn đề cập đến vấn đề quan trọng chủ chương, chương trình, kế hoạch công tác, văn đạo, hướng dẫn công tác cấp quan… phải Thủ trưởng, Phó thủ trưởng quan giải Đối với vấn đề liên quan đến nhiều người, nhiều phận, Thủ trưởng quan cần tham khảo ý kiến cán bộ, phận liên quan trước giải Khi trình lãnh đạo ý kiến giải công việc, cán thừa hành phải trình tất văn có liên quan đến văn nhận - Văn mật: Mức độ mật phạm vi phổ biến trình bày phần thể thức văn Bất kỳ người biết điều bí mật, giữ văn bản, tài liệu mật phải thực quy định sau: + Chỉ phổ biến vấn đề bí mật phạm vi người có trách nhiệm + Không mang văn bản, tài liệu mật nhà riêng mang theo công tác (nếu văn đố không liên quan đến chuyến công tác) Khi cần thiết phải mang văn bản, tài liệu mật nhà, công tác phải đồng ý Thủ trưởng quan Khi cần mang văn tài liệu công tác, không giao cho người khác giữ hộ, không để nơi người có trách nhiệm giữ gìn 36 + Không chụp, ghi chép điều bí mật văn Không trao đổi điều bí mật điều kiện không đảm bảo an toàn * Tổ chức kiểm tra văn đến: Mục đích: nhằm nâng cao hiệu tiến độ giải công việc quan - Thủ trưởng quan có trách nhiệm kiểm tra việc giải văn so với quy định, chế độ, sách Đảng Nhà nước - Phụ trách công tác văn thư quan có trách nhiệm kiểm tra việc phân phối tiến độ chuyển giao văn - Phụ trách công tác văn thư quan có trách nhiệm kiểm tra việc giải văn so với thời hạn quy định - Nhân viên văn thư quan có trách nhiệm kiểm tra tiến độ giao nhận văn bản, độ xác thủ tục giao nhận văn Toàn việc kiểm tra lập sổ kiểm tra kiểm tra máy tính 4.2 QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 4.2.1 Nguyên tắc chung việc tổ chức quản lý văn Tất văn bản, giấy tờ quan gửi phải đăng ký làm thủ tục gửi văn thư quan 4.2.2 Nội dung quản lý văn a Đăng ký văn Đăng ký văn ghi chép số thông tin cần thiết văn như: số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung văn bản… vào phương tiện đăng ký như: sổ đăng ký, thẻ, máy vi tính… nhằm quản lý chặt chẽ văn quan tra tìm văn nhanh chóng Khi đăng ký văn phải ghi đầy đủ, xác yếu tố cần thiết có phương tiện Trước đăng ký văn bản, nhân viên văn thư phải kiểm tra lại lần thể thức văn bản, vị trí thành phần, cách trình bày thẩm quyền ban hành văn Ngoài ra, đăng ký văn cần hoàn thiện thủ tục phát hành như: - Ghi số lên văn (đánh số văn bản): số văn lầ số đăng ký thứ tự văn năm kể từ ngày đầu năm Những quan tổ chức hoạt động theo nhiệm kỳ lấy số văn theo nhiệm kỳ Tất văn quan, tổ chức ban hành đăng ký tập trung phận văn thư quan để lấy số chung theo hệ thống số quan, không lấy số riêng theo đơn vị tổ chức thảo văn - Ghi ngày tháng lên văn bản: Ngày tháng ghi văn ngày tháng văn đăng ký vào phương tiện đăng ký Ngày tháng ghi văn ngày tháng ghi phương tiện đăng ký 37 phải giống phải ghi rõ ràng, xác (đối với ngày 10 tháng phải thêm số đằng trước) - Đăng ký văn đi: Việc đăng ký văn thực phương tiện như: sổ đăng ký, máy tính, thẻ Sau giới thiệu cách đăng ký văn sổ Tùy theo số lượng văn quan nhiều hay mà đăng ký cho phù hợp thông thường quan có văn ban hành năm nhiệm kỳ, cần lập sổ đăng ký văn đủ: sổ dùng để đăng ký văn mật đi, sổ dùng để đăng ký văn chung cho loại văn mà quan ban hành Đối với quan có nhiều văn ban hành năm nhiệm kỳ lập sổ sau: + Một sổ đăng ký văn (mật); + Một sổ đăng ký văn (thường); + Một sổ đăng ký văn quy phạm pháp luật Biểu mẫu số 4.4 Bìa: Tên quan chủ quản Tên quan (đơn vị) Năm ……… SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Từ số………………… đến số……………… Từ ngày…………………đến ngày…………… Quyển số: 38 Biểu mẫu số 4.5 Nội dung bên sổ đăng ký văn gồm cột sau: Ngày tháng văn Số ký hiệu văn Trích yếu nội dung văn Nơi nhận văn Nơi giữ văn lưu Ghi (1) (2) (3) (4) (5) (6) Hướng dẫn cách ghi cột sổ: (1) Ghi ngày, tháng văn ký, đóng dấu đăng ký vào sổ (2) Ghi số vầ ký hiệu văn theo cách đánh số quan (3) Trích yếu nội dung văn ghi văn (4) Ghi tên quan, đơn vị nhận văn ghi văn (5) Ghi tên đơn vị (cá nhân) giữ lưu văn (6) Ghi điều cần thiết khác Sổ đăng ký “văn mật” giống sổ đăng ký văn thường, khác thêm cột “Mức độ mật” sau cột “Trích yếu nội dung văn bản” Cách ghi cột sổ đăng ký văn mật giống sổ đăng ký văn thường, riêng cột “Mức độ mật” tùy theo mức độ mật văn mà ghi cho xác b Chuyển giao văn - Các văn phải đăng ký chuyển ngày có chữ ký người có thẩm quyền đóng dấu quan - Việc gửi văn phải với nơi nhận ghi văn - Những văn có dấu hiệu mức độ “khẩn” phải chuyển trước - Những văn có nội dung quan trọng phải gửi kèm theo phiếu gửi để kiểm tra Những công việc cụ thể để tiến hành chuyển giao văn đi: * Lựa chọn trình bày phong bì: - Lựa chọn: Tùy vào số lượng văn gửi nhiều hay ít, kích thước văn to hay nhỏ mà chọn phong bì cho thích hợp Phong bì phải làm băng loại giấy tốt, bền, dai, không dễ bị thấm nước, không nhìn thấy chữ văn phong bì 39 - Trình bày: + Góc trên, bên trái: Phần nơi gửi ghi rõ ràng, đầy đủ, xác tên quan, đơn vị gửi văn bản, địa chỉ, số điện thoại, số Fax (nếu có) ghi số, ký hiệu tất văn có phong bì; dấu mức độ “khẩn” (nếu có) Đối với văn mật phải có phong bì Phong bì không ghi mức độ mật + Góc trên, bên phải: dán tem + Bên dưới, - phần nơi nhận: Ghi rõ đầu đủ xác tên quan (đơn vị) cá nhân nhận văn bản, địa quan (đơn vị) cá nhân + Phần nơi nhận phong bì đóng dấu viết hai chữ: “Kính gửi” Lưu ý: - Khi trình bày phong bì không viết tắt chữ không thông dụng, không xuống dòng cách tùy tiện - Sau làm phong bì viết phong bì, gấp văn cho vào bên dán lại Lưu ý dán phong bì không để hồ dính vào văn * Gửi văn đi: Đăng ký vào sổ đăng ký văn thực việc chuyển văn đi: chuyển bưu điện chuyển trực tiếp Gửi văn nội quan: Đối với văn ban hành nội quan, đơn vị, phát hành phải đăng ký vào sổ chuyển giao văn nội Yêu cầu người nhận văn ký nhận vào sổ Văn thư sử dụng sổ đăng ký văn làm sổ chuyển văn nội bộ; cần thêm cột “Ký nhận” vào sổ đăng ký văn sau cột (5) Phần đăng ký bên sổ chuyển giao văn đi: Biểu mẫu số 4.6 Ngày tháng chuyển Số ký hiệu văn số lượng Nơi nhận văn Ký nhận Ghi (1) (2) (3) (4) (5) Hướng dẫn cách ghi cột sổ: (1) Ghi ngày tháng năm chuyển văn (2) Ghi số ký hiệu văn có văn số lượng phong bì văn (3) Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn (4) Cá nhân nhận trực tiếp văn ký nhận vào cột (5) Ghi điều cần thiết 40 - Gửi văn qua bưu điện: Khi gửi văn qua bưu điện phải đăng ký vào sổ yêu cầu nhân viên bưu điện, nhận đủ văn phải ký xác nhận đóng dấu bưu điện vào cột (4) sổ chuyển giao Mẫu sổ chuyển giao qua bưu điện giống sổ chuyển giao văn nội bộ, khác tên gọi * Kiểm tra việc gửi văn đi: - Thủ trưởng quan người giao nhiệm vụ quản lý văn thư quan có trách nhiệm đạo việc kiểm tra trình xử lý văn - Chánh văn phòng, người phụ trách công tác văn thư quan phải kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn - Phụ trách đơn vị quan phải kiểm tra nội dung văn bản, theo dõi việc hình thành xử lý văn đơn vị phụ trách - Nhân viên văn thư quan có trách nhiệm kiểm tra việc giải văn quan đóng dấu đăng ký văn để phát hành Nếu phát văn sai thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày phải báo cáo cho Thủ trưởng đơn vị biết c Sắp xếp quản lý văn lưu trữ * Sắp xếp: Trong trình hoạt động mình, quan ban hành văn để gửi phải lưu lại 02 bản, 01 lưu phận văn thư quan, 01 lưu hồ sơ công việc cán chuyên môn trực tiếp soan thảo văn Vì vậy, nhân viên văn thư phải có trách nhiệm xếp lưu văn phận văn thư cách có khoa học, dễ tra tìm Đối với văn đăng ký chung đánh số tổng hợp, việc xếp lưu cần dựa vào số thời gian ban hành văn để thực Văn có số nhỏ, ngày tháng trước xếp lên trên, văn có số lớn, ngày tháng sau xếp xuống * Bảo quản phục vụ nghiên cứu, sử dụng: + Nhân viên văn thư phải xếp tập lưu văn theo năm nhiệm kỳ lên giá tủ có trách nhiệm bảo quản tập lưu đến nộp vào lưu trữ quan + Nhân viên văn thư phải có trách nhiệm phục vụ nghiên cứu sử dụng tập lưu văn chỗ có sổ theo dõi việc sử dụng văn lưu Việc phục vụ, sử dụng văn lưu phải thực theo quy chế văn thư quan 41