bài giảng môn soạn thảo văn bản

Văn bản quản lý nhà nước: là những quyết định quản lý và thông tin quản lý thành văn được văn bản hoá do các cơ quan Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất

Trang 1

SOẠN THẢO VĂN BẢN

Giảng viên: ThS Nguyễn Thị Hoài Thanh

Lớp: 05- CĐ QTKD

Trường đại học Tài nguyên & môi trường TPHCM

Trang 2

Quy định chung về môn học

 Thông tin học phần:

 Tên học phần: SOẠN THẢO VĂN BẢN

 Số tín chỉ: 02

 Thông tin giảng viên:

 Họ và tên: Nguyễn Thị Hoài Thanh

 Học vị: Thạc sĩ Quản trị kinh doanh

 Email: hthanh.mba@gmail.com

 Trình độ đào tạo: Cao đẳng– theo hệ đào tạo tín chỉ

 Phân bổ thời gian (%): Lên lớp: 100% (06/06 buổi)

 Thời gian học: 02/6/2014 – 11/6/2014

 Dự kiến thi hết học phần: 12/6/2014

Trang 3

Quy định chung về môn học

 Nhiệm vụ của sinh viên:

Lên lớp, trực tiếp nghe giảng viên giảng bài để tiếp thu những nội dung chủ yếu môn học.

Tham gia thảo luận, thuyết trình các vấn đề liên quan đến môn học.

 Tài liệu học tập

Bài giảng của giảng viên

 Kiểm tra, thi:

 Điểm quá trình: 30%

 Thi cuối kỳ (theo quy định): 70%

 Hình thức thi: Tự luận

Trang 4

NỘI DUNG

Khái niệm và phân loại

Một số lỗi thường gặp

Quy trình soạn thảo và ban hành vb

Phương pháp soạn thảo một số loại văn bản hành chính

Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Trang 5

PHẦN 1

KHÁI NIỆM VÀ PHÂN LOẠI

Trang 6

KHÁI NIỆM

a Văn bản là: phương tiện ghi lại và truyền đạt

thông tin bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu nhất định.

b Văn bản quản lý nhà nước: là những quyết

định quản lý và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hoá) do các cơ quan Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước bảo đảm thi hành bằng những biện pháp khác nhau, nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân.

Trang 7

xử sự chung được nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa.

Trang 8

Các loại văn bản quy phạm pháp luật

+ Hiến pháp; Bộ luật, đạo luật; Pháp lệnh;

+ Nghị quyết của QH, UBTVQH; Hội đồng nhân dân; Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao

+ Lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước;

+ Quyết định, chỉ thị, thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao và Chánh án Toà án nhân tối cao;

+ Nghị quyết, Nghị định của Chính phủ; Quyết định, Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ; Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Thông tư LT của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ; Quyết định, chỉ thị của UBND.

Trang 9

cụ thể, cho một đối tượng, một nhóm đối tượng cụ thể Là loại văn bản chứa đựng những quy tắc xử

sự riêng.

- Loại hình:

Quyết định, Chỉ thị, Cáo trạng, Bản án.

Trang 10

PHÂN LOẠI VBQPPL

c Văn bản hành chính thông thường: là những

văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành, không chứa các quy phạm pháp luật, dùng để giải quyết những công việc cụ thể và để tác nghiệp hằng ngày của cơ quan nhà nước

Ví dụ: Công văn, báo cáo, tờ trình, biên bản, thông báo v.v.

Trang 11

VB QL HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

Văn bản quản lý hành chính nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý bằng văn viết, do các cơ quan hành chính nhà nước, các cá nhân

có thẩm quyền trong các cơ quan hành chính nhà nước ban hành, theo thể thức, thẩm quyền do luật định, mang tính quyền lực đơn phương, làm phát sinh các hệ quả pháp lý nhất định, nhằm điều chỉnh các quan hệ quản lý hành chính nhà nước

Trang 12

Khái niệm:

Văn bản quản lý hành chính nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý bằng văn viết, do các cơ quan hành chính nhà nước, các cá nhân

có thẩm quyền trong các cơ quan hành chính nhà nước ban hành, theo thể thức, thẩm quyền do luật định, mang tính quyền lực đơn phương, làm phát sinh các hệ quả pháp lý nhất định, nhằm điều chỉnh các quan hệ quản lý hành chính nhà nước

Trang 14

Vai trò của văn bản quản lý hành chính nhà nước:

- Đảm bảo thông tin cho hoạt động của các

cơ quan quản lý hành chính nhà nước

- Là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý

- Là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý

Trang 15

PHÂN LOẠI VB QL HC NN

a Tiêu chí phân loại:

-Tiêu chí tác giả: Văn bản của Chính phủ; Thủ tướng Chính phủ; Bộ trưởng, Thủ trưởng Cơ quan ngang Bộ; Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ; UBND, của Chủ tịch UBND; TTcq chuyên môn UBND.

- Dựa vào tiêu chí tên loại: Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Thông tư liên tịch, Thông báo, Báo cáo, Tờ trình.v.v.

- Dựa vào thời gian ban hành: Ngày tháng năm ban hành văn bản.

- Nội dung văn bản: Văn bản về xuất nhập khẩu, địa chính.v.v.

Trang 16

Tiêu chí phân loại:

-Tiêu chí tác giả: Văn bản của Chính phủ; Thủ tướng Chính phủ; Bộ trưởng, Thủ trưởng Cơ quan ngang Bộ; Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ; UBND, của Chủ tịch UBND; TTcq chuyên môn UBND.

- Dựa vào tiêu chí tên loại: Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Thông tư liên tịch, Thông báo, Báo cáo, Tờ trình.v.v.

- Dựa vào thời gian ban hành: Ngày tháng năm ban hành văn bản.

Trang 17

Tiêu chí phân loại (TT):

- Nội dung văn bản: Văn bản về xuất nhập khẩu, địa chính.v.v.

- Dựa vào kỹ thuật chế tác: Văn bản trên đá, lụa, Ngà voi, Giấy.v.v.

- Dựa vào hiệu lực pháp lý văn bản: Văn bản quy phạm pháp luật dưới luật lập quy; Văn bản hành chính cá biệt; Văn bản hành chính thông thường; Văn bản chuyên môn, kỹ thuật

Trang 18

(dựa theo hiệu lực pháp lý vb)

1 Văn bản quy phạm hành chính (Văn bản quy phạm pháp luật dưới luật, văn bản lập quy).

+ Khái niệm: Văn bản quy phạm hành chính,

là văn bản thực hiện pháp luật, chứa đựng các quy tắc xử sự chung, được áp dụng nhiều lần,

thuộc phạm trù văn bản quy phạm pháp luật dưới

luật lập quy, do các cơ quan hành chính nhà nước, cá nhân có thẩm quyền trong các cơ quan hành chính nhà nước ban hành theo trình tự, thể thức được pháp luật quy định.

Trang 19

+ Các loại hình văn bản quy phạm hành chính:

Trang 20

+ Loại hình: Quyết định, chỉ thị (bổ nhiệm, khen thưởng, kỹ luật, điều động công chức; phê chuẩn kế hoạch sản xuất kinh doanh, luận chứng kinh tế-kỹ thuật; hướng dẫn công việc cụ thể v.v.

Trang 22

3 Văn bản hành chính thông thường:

+ Đặc điểm:

* Là những loại hình văn bản mang tính chất thông tin quy phạm (Báo cho ai đó biết có những văn bản quy phạm )

* Cụ thể hoá và thực thi văn bản lập quy

* Dùng để giải quyết những tác nghiệp cụ thể của các cơ quan quản lý (Báo cáo tình hình lên cấp trên; đôn đốc nhắc nhở.v.v.)

Trang 23

3 Văn bản hành chính thông thường:

+ Các loại hình văn bản hành chính thông thường:

* Công văn: Hướng dẫn, phúc đáp, đôn đốc nhắc nhở, đề nghị.v.v

* Báo cáo: Định kỳ, bất thường, chuyên đề, hội nghị

* Biên bản: Hội nghị, vi phạm hành chính, tai nạn giao thông

Trang 24

4 Văn bản chuyên môn và kỹ thuật:

+ Văn bản chuyên môn: Trong ngành Thống

kê, Kế hoạch, Tài chính, Ngân hàng, Thương nghiệp, Y tế, Giáo dục.v.v

+ Văn bản kỹ thuật: Trong ngành Xây dựng, KHCN,các cơ quan khoa học kỹ thuật, như đồ án, bản vẽ, thiết kế thi công, bản quy trình công nghệ, quy phạm kỹ thuật.v.v

Trang 25

4 Văn bản chuyên môn và kỹ thuật:

+ Văn bản chuyên môn: Trong ngành Thống

kê, Kế hoạch, Tài chính, Ngân hàng, Thương nghiệp, Y tế, Giáo dục.v.v

+ Văn bản kỹ thuật: Trong ngành Xây dựng, KHCN,các cơ quan khoa học kỹ thuật, như đồ án, bản vẽ, thiết kế thi công, bản quy trình công nghệ, quy phạm kỹ thuật.v.v

Trang 26

PHẦN 2

KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VBHCNN

Trang 27

KHÁI NIỆM

Bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác

Trang 29

KHỔ GIẤY

Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm)

Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận

hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5)

Trang 30

KIỂU TRÌNH BÀY

Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài)

Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng)

Trang 32

SƠ ĐỒ TRÌNH BÀY

Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo

sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản (theo hình)

Trang 33

THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY

Quốc hiệu

1 Thể thức:

Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ:

“CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.

2 Kỹ thuật trình bày:

Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên phải.

Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT

NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12

đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;

Trang 34

Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được

trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.

Trang 35

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (đối với các tổ chức kinh tế có thể là công ty mẹ) và tên của

cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Trang 36

a) Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc được viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của

cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, ví dụ:

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM

Trang 37

b) Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng như Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), Việt Nam (VN), ví dụ:

UBND TỈNH QUẢNG BÌNH

SỞ NỘI VỤ

VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI VN

VIỆN DÂN TỘC HỌC

Trang 38

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái

Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ quản dài, có thể trình bày thành nhiều dòng

Trang 39

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng, ví dụ:

BỘ NỘI VỤ

CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ

NHÀ NƯỚC

Trang 41

b) Ký hiệu của văn bản:

- Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư này (Phụ lục I) và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước (áp dụng đối với chức danh Chủ tịch nước và Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn bản, ví dụ:

Trang 42

Báo cáo của các ban của Hội đồng nhân dân được ghi như sau: Số …/BC-HĐND

Trang 43

b) Ký hiệu của văn bản:

- Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng, ban, bộ phận) soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có),

Trang 44

Trường hợp các Hội đồng, các Ban tư vấn của cơ quan được sử dụng con dấu của cơ quan để ban hành văn bản và Hội đồng, Ban được ghi là “cơ quan” ban hành văn bản thì phải lấy số của Hội đồng, Ban, ví dụ Quyết định số 01 của Hội đồng thi tuyển công chức Bộ Nội vụ được trình bày như sau:

BỘ NỘI VỤ

HỘI ĐỒNG THI TUYỂN CÔNG CHỨC

Số: 01/QĐ-HĐTTCC

Trang 45

Việc ghi ký hiệu công văn do UBND cấp huyện, cấp xã ban hành bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành công văn và chữ viết tắt tên lĩnh vực (các lĩnh vực được quy định tại Mục

2, Mục 3, Chương IV, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003) được giải quyết trong công văn

Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực (đối với UBND cấp huyện, cấp xã) do cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu

Trang 46

Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và

ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ, ví dụ:

Trang 47

Số: 23/BC-BNV (Báo cáo của Bộ Nội vụ);

Số: 234/SYT-VP (Công văn của Sở Y tế do Văn phòng soạn thảo)

Trang 48

Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

1 Thể thức:

a) Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức

của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó, cụ thể như sau:

Trang 49

- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức Trung ương là tên của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ:

Văn bản của Bộ Công Thương, của Công ty Điện lực 1 thuộc Tập đoàn Điện lực Việt Nam (có trụ sở tại thành

phố Hà Nội): Hà Nội,

Văn bản của Viện Hải dương học thuộc Viện Khoa học

và Công nghệ Việt Nam (có trụ sở tại thành phố Nha

Trang, tỉnh Khánh Hòa): Khánh Hòa,

Văn bản của Cục Thuế tỉnh Bình Dương thuộc Tổng cục Thuế (có trụ sở tại thị xã Thủ Dầu Một, tỉnh Bình

Dương): Bình Dương,

Định dạng
Số trang	80
Dung lượng	428 KB