bài giảng môn soạn thảo văn bản

SOẠN THẢO VĂN BẢN Giảng viên: ThS Nguyễn Thị Hoài Thanh Lớp: 05- CĐ QTKD Trường đại học Tài nguyên & môi trường TPHCM Quy định chung môn học       Thông tin học phần:  Tên học phần: SOẠN THẢO VĂN BẢN  Số tín chỉ: 02 Thông tin giảng viên:  Họ tên: Nguyễn Thị Hoài Thanh  Học vị: Thạc sĩ Quản trị kinh doanh  Email: hthanh.mba@gmail.com Trình độ đào tạo: Cao đẳng– theo hệ đào tạo tín Phân bổ thời gian (%): Lên lớp: 100% (06/06 buổi) Thời gian học: 02/6/2014 – 11/6/2014 Dự kiến thi hết học phần: 12/6/2014 Quy định chung môn học Nhiệm vụ sinh viên: Lên lớp, trực tiếp nghe giảng viên giảng để tiếp thu nội dung chủ yếu môn học Tham gia thảo luận, thuyết trình vấn đề liên quan đến môn học  Tài liệu học tập Bài giảng giảng viên  Kiểm tra, thi:  Điểm trình: 30%  Thi cuối kỳ (theo quy định): 70%  Hình thức thi: Tự luận  NỘI DUNG Khái niệm phân loại Kỹ thuật trình bày văn hành Một số lỗi thường gặp Quy trình soạn thảo ban hành vb Phương pháp soạn thảo số loại văn hành PHẦN KHÁI NIỆM VÀ PHÂN LOẠI KHÁI NIỆM a Văn là: phương tiện ghi lại truyền đạt thông tin ngôn ngữ hay ký hiệu định b Văn quản lý nhà nước: định quản lý thông tin quản lý thành văn (được văn hoá) quan Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức định Nhà nước bảo đảm thi hành biện pháp khác nhau, nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý nội nhà nước quan nhà nước với tổ chức công dân PHÂN LOẠI VBQPPL a Văn quy phạm pháp luật: - Khái niệm: Văn quy phạm pháp luật văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục trình tự luật định, có quy tắc xử chung nhà nước đảm bảo thực nhằm điều chỉnh quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa Các loại văn quy phạm pháp luật + Hiến pháp; Bộ luật, đạo luật; Pháp lệnh; + Nghị QH, UBTVQH; Hội đồng nhân dân; Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao + Lệnh, Quyết định Chủ tịch nước; + Quyết định, thị, thông tư Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao Chánh án Toà án nhân tối cao; + Nghị quyết, Nghị định Chính phủ; Quyết định, Chỉ thị Thủ tướng Chính phủ; Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Thông tư LT Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ; Quyết định, thị UBND PHÂN LOẠI VBQPPL b Văn cá biệt: - Khái niệm: Văn cá biệt văn quan nhà nước, cá nhân có thẩm quyền quan nhà nước ban hành, để giải vụ việc cụ thể, cho đối tượng, nhóm đối tượng cụ thể Là loại văn chứa đựng quy tắc xử riêng - Loại hình: Quyết định, Chỉ thị, Cáo trạng, Bản án PHÂN LOẠI VBQPPL c Văn hành thông thường: văn quan nhà nước ban hành, không chứa quy phạm pháp luật, dùng để giải công việc cụ thể để tác nghiệp ngày quan nhà nước Ví dụ: Công văn, báo cáo, tờ trình, biên bản, thông báo v.v THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY Chức vụ (Chức danh) người ký văn hội đồng ban Bộ Xây dựng ban hành mà Thứ trưởng Bộ Xây dựng làm Chủ tịch Hội đồng Trưởng ban, lãnh đạo Cục, Vụ thuộc Bộ Xây dựng làm Phó Chủ tịch Hội đồng Phó Trưởng ban ghi sau, ví dụ: TM HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH (Chữ ký, dấu Bộ Xây dựng) THỨ TRƯỞNG Trần Văn B KT TRƯỞNG BAN PHÓ TRƯỞNG BAN (Chữ ký, dấu Bộ Xây dựng) VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ Lê Văn C THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY c) Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) tên người ký văn bản: Đối với văn hành chính, trước họ tên người ký, không ghi học hàm, học vị danh hiệu danh dự khác Đối với văn giao dịch; văn tổ chức nghiệp giáo dục, y tế, khoa học lực lượng vũ trang ghi thêm học hàm, học vị, quân hàm THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY Kỹ thuật trình bày: Quyền hạn, chức vụ người ký trình bày ô số 7a; chức vụ khác người ký trình bày ô số 7b; chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” quyền hạn chức vụ người ký trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Họ tên người ký văn trình bày ô số 7b; chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh so với quyền hạn, chức vụ người ký Chữ ký người có thẩm quyền trình bày ô số 7c THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY Dấu quan, tổ chức Việc đóng dấu vb thực theo quy định Khoản Khoản Điều 26 Nghị định số 110/2004/ NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư quy định pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo thực theo quy định Khoản Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Dấu quan, tổ chức trình bày ô số 8; dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy; dấu đóng tối đa 05 trang văn THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY Nơi nhận Thể thức: Nơi nhận xác định quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn có trách nhiệm để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết để lưu Nơi nhận phải xác định cụ thể văn Căn quy định pháp luật; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan, tổ chức quan hệ công tác; yêu cầu giải công việc, đơn vị cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY Đối với văn gửi cho số đối tượng cụ thể phải ghi tên quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; văn gửi cho nhóm đối tượng định nơi nhận ghi chung, ví dụ: - Các Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ; - Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Đối với văn có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” phần liệt kê quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần: - Phần thứ bao gồm từ “Kính gửi”, sau tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân trực tiếp giải công việc; - Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía từ “Như trên”, tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân có liên quan khác nhận văn THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY Kỹ thuật trình bày: Nơi nhận trình bày ô số 9a 9b Phần nơi nhận ô số 9a trình bày sau: - Từ “Kính gửi” tên quan, tổ chức cá nhân nhận văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng; - Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; công văn gửi cho quan, tổ chức cá nhân từ “Kính gửi” tên quan, tổ chức cá nhân trình bày dòng; trường hợp công văn gửi cho hai quan, tổ chức cá nhân trở lên xuống dòng; THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY Phần nơi nhận ô số 9b (áp dụng chung công văn hành loại văn khác) trình bày sau: - Từ “Nơi nhận” trình bày dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ người ký” sát lề trái), sau có dấu hai chấm, chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY - Phần liệt kê quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhóm quan, tổ chức, đơn vị nhận văn trình bày dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩu; riêng dòng cuối bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, chữ viết tắt “VT” (Văn thư quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc phận) soạn thảo văn số lượng lưu (chỉ trường hợp cần thiết), cuối dấu chấm THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY Các thành phần khác a) Dấu mức độ mật Việc xác định đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật mật), dấu thu hồi văn có nội dung bí mật nhà nước thực theo quy định Điều 5, 6, 7, Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000 Con dấu độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT MẬT) dấu thu hồi khắc sẵn theo quy định Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13/9/2002 Dấu độ mật đóng vào ô số 10a, dấu thu hồi đóng vào ô số 11 THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY b) Dấu mức độ khẩn: Tùy theo mức độ cần chuyển phát nhanh, văn xác định độ khẩn theo bốn mức sau: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ; soạn thảo văn bản, đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn định Con dấu độ khẩn khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước từ “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HỎA TỐC” “HỎA TỐC HẸN GIỜ” trình bày chữ in hoa, phông chữ Times New Roman cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm đặt cân đối khung hình chữ nhật viền đơn Dấu độ khẩn đóng vào ô số 10b Mực để đóng dấu độ khẩn dùng màu đỏ tươi THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY c) Đối với văn có phạm vi, đối tượng phổ biến, sử dụng hạn chế, sử dụng dẫn phạm vi lưu hành “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ” Các dẫn phạm vi lưu hành trình bày ô số 11; cụm từ “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ” trình bày cân đối khung hình chữ nhật viền đơn, chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY d) Trường hợp văn có phụ lục kèm theo văn phải có dẫn phụ lục Phụ lục văn phải có tiêu đề; văn có từ hai phụ lục trở lên phụ lục phải đánh số thứ tự chữ số La Mã Phụ lục văn trình bày trang riêng; từ “Phụ lục” số thứ tự phụ lục trình bày thành dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên phụ lục trình bày canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY e) Văn có hai trang trở lên phải đánh số trang chữ số Ả-rập Số trang trình bày góc phải cuối trang giấy (phần footer) chữ số Ả-rập, cỡ chữ 1314, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ Số trang phụ lục đánh số riêng theo phụ lục ... lý văn bản: Văn quy phạm pháp luật luật lập quy; Văn hành cá biệt; Văn hành thông thường; Văn chuyên môn, kỹ thuật PHÂN LOẠI VB QL HC NN (dựa theo hiệu lực pháp lý vb) Văn quy phạm hành (Văn. .. bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ chi tiết trình bày khác, áp dụng văn soạn thảo máy vi tính in giấy; văn soạn thảo phương pháp hay... chung môn học Nhiệm vụ sinh viên: Lên lớp, trực tiếp nghe giảng viên giảng để tiếp thu nội dung chủ yếu môn học Tham gia thảo luận, thuyết trình vấn đề liên quan đến môn học  Tài liệu học tập Bài