KẾ TỐN CƠNG CỤ DỤNG CỤ: = > Một: tổ chức công tác hồ sơ ch ứng t l ưu chuy ển ch ứng t ừ: Đầu vào: - Hợp đồng kinh tế - Hóa đơn tài - Biên giao nhận - Thanh lý hợp đồng - Chứng từ toán - …… = > Hai: văn pháp quy hành: + Về thời gian phân b ổ công c ụ d ụng c ụ khơng q n ăm = 36 tháng THƠNG TƯ Số: 45/2013/TT-BTC ngày 25 tháng năm 2013 H ướng d ẫn ch ế độ qu ản lý, s d ụng trích kh ấu hao tài s ản c ố định Chương II: QUY ĐỊ NH V Ề QU ẢN LÝ TÀI S ẢN C Ố ĐỊ NH Điều Tiêu chuẩn nhận bi ết tài sản c ố định: Tư liệu lao động tài sản hữu hình có kết cấu độc lập, m ột hệ thống gồm nhiều phận tài sản riêng l ẻ liên k ết v ới để th ực hi ện m ột hay số ch ức định mà thi ếu b ất k ỳ m ột b ộ ph ận c ả h ệ th ống khơng thể hoạt động được, tho ả mãn đồng th ời c ả ba tiêu chu ẩn d ưới coi tài sản cố định: a) Ch ắc ch ắn thu đượ c l ợi ích kinh t ế t ương lai t vi ệc s d ụng tài s ản đó; b) Có thời gian sử dụng năm trở lên; c) Nguyên giá tài sản phải xác định cách tin cậy có giá tr ị t 30.000.000 đồng (Ba mươi triệu đồng) trở lên Những tài sản không đủ điều kiện xem công c ụ d ụng c ụ phân bổ dần vào chi phí Thơng tư số 203/2009/TT-BTC khơng đủ tiêu chu ẩn v ề nguyên giá tài s ản c ố định theo quy định Điều Thơng tư giá tr ị l ại c tài s ản phân bổ vào chi phí sản xuất kinh doanh c doanh nghi ệp, thời gian phân bổ không năm kể từ ngày có hiệu l ực thi hành c Thông t = > Ba: tổ chức hoạch toán: Khi mua về: Nợ TK 153 Nợ TK 1331 Có TK 331 Kết chuyển sử dụng: - TT 200: Nợ TK 242/ có TK 153 - QĐ 48: Nợ TK 142,242/ có TK 153 + Phân b ổ kh ấu hao hàng tháng - TT 200: Nợ 627,641,642/ có 242 = giá ch ưa thu ế/ s ố tháng s d ụng - QĐ 48: Nợ 154SXC,64223,64213/ có 142,242 = giá ch ưa thu ế/ s ố tháng s d ụng = >B ốn là: t ổ ch ức công tác phân b ổ hàng k ỳ Bảng phân b ổ 142-242-214: M ẫu 01: http://www.mediafire.com/view/ry2999m4mr7e2cu/214-_2012-2013.xls http://www.mediafire.com/view/vdeh09cezpf0s6q/142_-2012-2013.xls thêm Khấu hao 214: http://www.mediafire.com/download/tmnjl9iyat7n67c/214 _BANG_KHAU_HAO.rar Phân b ổ 142: http://www.mediafire.com/download/3vb1krg8tdfvjia/142 _BANG_PHAN_BO.rar Phân b ổ 242: http://www.mediafire.com/download/xs1js65655oag4e/242 _BANG_PHAN_BO.rar Phân b ổ công c ụ d ụng c ụ tài s ản c ố định ph ương pháp 02: - Phân b ổ ccdc - Phân b ổ cp ng ắn dài h ạn - Khấu hao tài sản cố định http://www.mediafire.com/view/dj5uqd4jv7aprj7/Bang_Phan_bo_142-242-214.xls = > N ăm: công tác ki ểm kê định k ỳ I/ Quy trình ki ểm kê tài s ản: - Vi ệc ki ểm kê tài s ản c ố đị nh hàng tháng, n ăm nh ằm báo cáo cho ng ười qu ản lý bi ết số lượng tài sản có, tình hình quản lý, hi ệu qu ả s d ụng c t ừng tài s ản để đưa nh ững quy ết định nh s ửa ch ữa, nâng c ấp, ều chuy ển hay thay th ế tài sản phù hợp với lực tài chính, sách đầu t c doanh nghi ệp hay sách qu ản lý tài s ản Nhà n ước hi ện hành Nh ằm qu ản lý t ốt h ơn công tác qu ản lý tránh thất thoát làm mất, gây h hỏng, thiếu h ụt công tác qu ản lý tài doanh nghiệp - Kiểm tra, ki ểm kê tất c ả b ộ ph ận phòng ban b ệ thu ộc kh ối khách s ạn - Hàng tháng:trước kết thúc tháng kế toán hàng hóa, nguyên v ật li ệu, tài s ản c ố định ti ến hành ki ểm kê, tr ước ki ểm kê thông báo b ộ ph ận t ự ki ểm kê tr ước 02 ngày = > sau k ế tốn s ẽ ki ểm tra đối chi ếu l ại v ới phòng ban - Cuối năm: Th ời ểm thành l ập h ội đồng ki ểm kê thông th ường vào cu ối n ăm tài chính, tổ ch ức s h ữu, s d ụng tài s ản thành l ập H ội đồng ki ểm kê tài s ản để th ống kê, phân loại tài s ản; Vi ệc ki ểm kê c ũng có th ể t ổ ch ức b ất th ường để ph ục v ụ m ột s ố m ục đích nh ất định nh mua bán, sáp nh ập, gi ải th ể, phá s ản ho ặc y ếu c ầu c c quan có th ẩm quy ền Quy trình, trình t ự ki ểm kê tài s ản: Trình t ự th ủ t ục ki ểm kê tài s ản đượ c ti ến hành theo m ột s ố b ước nh sau Bước 1:Kế tốn thơng báo cho b ộ ph ận s ẽ ti ến hành ki ểm kê tr ước 02 ngày + Trưởng phận trực tiếp sử dụng tài s ản; + Tr ưởng phòng qu ản lý tài s ản, nhân viên tr ực thu ộc b ộ ph ận ti ến hành ki ểm kê, kê biên tài s ản theo m ẫu phòng k ế toán cung c ấp Bước 2: Tiến hành ki ểm kê t ại đơn v ị tr ực thu ộc phòng ban c khách s ạn + Sau 02 ngày k ế toán s ẽ tr ực ti ếp đến t ừng b ộ ph ận đối chi ếu ki ểm kê tài s ản đối chiếu với phận cung cấp Tiến hành ki ểm kê tài s ản c đơn v ị, b ộ ph ận tr ực ti ếp s d ụng tài s ản ti ến hành ki ểm kê tài s ản vào th ời ểm k ết thúc tháng ho ặc th ời ểm c ụ th ể nh ằm ph ục v ụ cho mục đích định theo quy ch ế hoạt động khách s ạn Việc kiểm kê phải d ựa s ố l ượng tài s ản th ực t ế hi ện l ưu gi ữ, s d ụng ho ặc nh ận gi ữ - g ửi trông gi ữ h ộ tránh vi ệc ki ểm kê nh ững tài s ản không thu ộc s h ữu c doanh nghiệp tài sản cá nhân, tài s ản bên ngồi g ửi trơng gi ữ t ạm th ời Bước 3: T h ợp th ống kê s ố li ệu Căn c ứ kết qu ả ki ểm kê tài s ản th ực t ế t ại b ộ ph ận s d ụng k ế toán theo b ảng bi ểu phù h ợp v ới đặc ểm tài s ản, m ục đích ki ểm kê nh ưng ph ải đảm b ảo n ội dung chủ yếu để đánh giá tình hình qu ản lý, s d ụng tài s ản n ội b ộ g ồm: - Tài sản thừa, thiếu; - Chênh l ệch s ố l ượng, giá trị gi ữa s ổ sách th ực t ế: - Tài s ản cần s ửa ch ữa, nâng c ấp, ều chuy ển n ội b ộ - Tài sản cần lý: h h ỏng, chi phí s ửa ch ữa l ớn, tiêu hao nhi ều nhiên li ệu, lượng, không hiệu … Bước 4: X lý s ố li ệu, l ập Báo cáo k ết qu ả ki ểm kê - Đánh giá tình hình qu ản lý tài s ản t ổ ch ức nói chung; - Số li ệu chênh l ệch gi ữa ki ểm kê th ực t ế s ố li ệu theo dõi c b ộ ph ận: nguyên nhân, lý do, bi ện pháp kh ắc ph ục; - Lập k ế ho ạch s ửa ch ữa, nâng c ấp, b ảo trì, ều chuy ển: c s nguyên nhân c ụ th ể b ộ ph ận tr ực ti ếp s d ụng tài s ản báo cáo - Th ống kê, phân lo ại tài s ản đề nghị lý: c s nguyên nhân c ụ th ể b ộ phận trực tiếp sử dụng tài sản báo cáo - Kiến nghị sau ki ểm kê: + Ch ế độ luân chuy ển, l ưu gi ữ h s gi ữa b ộ ph ận; + Chế độ bảo trì, bảo hành, sửa ch ữa tài sản; + Kiến nghị xử lý chênh lệch s ố li ệu; + Giao trách nhi ệm th ực hi ện, kh ắc ph ục = > Sáu Quy trình mua s ắm Thanh toán sửa ch ữa, mua m ới thi ết bị VP - CCDC – TSCD a/ Các chứng từ quy trình + Gi đề nghị tốn (theo m ẫu 05-TT) + Phi ếu chi ti ền n ếu ti ền m ặt, Ủy nhi ệm chi n ếu chuy ển kho ản + Bảng kê chi tiết khoản chi phí n ếu toán cho nhi ều kho ản + Đề xuất phòng ban(Bản g ốc) + Có biên bàn giao TSCĐ, CCDC bên bán bên mua (người giao người nhận ký rõ họ tên) + Đề xuất t h ợp v ật t ư, ccdc c ần mua c Văn phòng + Báo giá: yêu cầu từ nhà cung cấp tr lên s ẽ ch ọn nhà cung c ấp có giá th ấp nh ất nhà cung cấp + Hợp đồng, Thanh lý HĐ (nếu có) + Biên b ản bàn giao có xác nh ận c Lãnh đạo Phòng Ban(theo m ẫu) n ếu tài s ản có giá trị lớn + Hố đơn tài (Bản gốc + copy) + B ảng toán ti ền thuê theo M ẫu s ố: 07-L ĐTL + B ảng phân b ổ chi phí phòng ban ch ưa bao g ồm thu ế (Theo m ẫu) Ghi chú: n ếu hóa n > 20.000.000 b bu ộc ph ải có h ợp đồng chuy ển kho ản toán cho nhà cung c ấp để đượ c kh ấu tr thu ế GTGT đầu vào Tông ̉ giá trị toan ́ nêu: ́ - Dưới 10 triêu ̣ cân ̀ – bao ́ giá canh ̣ tranh - Từ 10 triêu ̣ -> 50 triêu: ̣ phaỉ bao ́ giá canh ̣ tranh, h ợp đông, ̀ biên ban ̉ ban ̀ giao, hoá n taì chinh, ́ BB lý h ợp đông ̀ - Từ 50 triêu ̣ -> 100 triêu ̣ : bao ́ gia,́ ̀ lâp ̣ hôị đông ̀ l ựa chon ̣ đơn vi, quyêt́ đinh ̣ l ựa ch ọn, h ợp đông, ̀ biên ban ̉ ban ̀ giao, hoá đơn taì chinh, ́ BB ly ́ h ợp đơng ̀ b/ Quy trình thực chung: Bước 01:Đơn vị, phận có nhu cầu s dụng công c ụ d ụng c ụ, tài s ản c ố định, công c ụ c ụng c ụ khác ph ục v ụ công tác h ỗ tr ợ cho c công vi ệc ác b ộ phận lập: “Gi đề đề xu ất, d ự trù chi phí mua s ắm ” - Giấy đề nghị đơn vị, phận phải Tr ưởng đơn v ị, tr ưởng b ộ ph ận ký chính, người đề xuất ký nháy - Trong trường hợp phó tr ưởng đơn vị, b ộ ph ận ký c ần có " Giấy ủy quyền" theo m ẫu phòng T ổ ch ức Hành Ho ặc tr ưởng b ộ ph ận ph ải có thơng báo xác nh ận ủy quy ền cho phó tr ưởng đơn vị ký thay b ằng công c ụ: email, sky, b ộ đàm, ện tho ại… cho phòng ban làm việc đựơc biết - Bước 02:- Phòng Kế tốn nhân viên thu mua sau xem xét k ỹ tính hợp lệ khả cung ứng = > ghi ngày nhận gi đề ngh ị ký nháy vào giấy đề nghị góc trái bên phải mục k ế toán tr ưởng b ộ ph ận phòng k ế tốn, n ếu c ần thiết có th ể photocopy tr ả l ại cho ng ười g ửi 01 b ản photo gi đề ngh ị (gi làm c s để xem xét trách nhi ệm, ch ất l ượng ph ục v ụ c phòng QTTB) - Nhân viên thu mua l ập gi đề ngh ị t ạm ứng theo m ẫu : nghiệp vụ chuyên môn ước lượng giá thị tr ường cho hàng s ẽ mua s ẽ ước l ập s ố tền T ẠM ỨNG = > Nhân viên thu mua trình k ế tốn tr ưởng ký Bước 03:Kế tốn trưởng ký giao lại Nhân viên thu mua trình “Giấy đề nghị, đề xuất mua hàng, công c ụ d ụng c ụ, nguyên v ật li ệu… ” Giấy đề nghị tạm ưng (kèm bảng báo giá – có) trình Giám đốc xem xét đạo hướng giải (nếu giấy đề nghị hợp lệ) Bước 04: - Nhân viên thu mua hàng hoá, tài sản… điện tho ại, fax ho ặc email đơn đặt hàng cho nhà cung c ấp yêu c ầu cung c ấp hàng, xác định th ời gian giao hàng c ụ th ể - Nhân viên thu mua Ký nhận Biên bàn giao, hóa đơn ch ứng t ừ: hóa đơn l ẻ, hóa đơn, bảng kê…và mang s ản ph ẩm hàng hóa v ề cơng ty, Người bán ký tá xác nhận đầy đủ vào: hóa đơn lẻ, hóa đơn, bảng kê… - Hàng v ề công ty Nhân viên b ảo v ệ ki ểm định v ới vai trò ng ười giám sát ghi s ổ theo dõi xác nh ận vi ệc bàn giao vào s ổ l ưu Bước 05:Nhân viên thu mua liên h ệ phòng ban có nhu c ầu s d ụng đề xu ất xu ống nh ận bàn giao chuy ển ch ứng t cho k ế toán kho ti ếp nh ận theo dõi nh ập xu ất tồn kho nguyên v ật li ệu phân b ổ theo dõi chi ti ết cho phòng ban s d ụng Nếu tài sản: Lập biên bàn giao cho ph ận s dụng qu ản lý có ch ữ ký c cán qu ản lý đơn vị để s d ụng Bước 06: Tiến hành làm thủ tục toán, quy ết toán theo đầy đủ th ủ t ục nh m ục a/ - Sau duyệt, Phòng TC – KT lập phi ếu chi ti ền (theo M ẫu s ố: 02-TT), l ập Ủy Nhi ệm chi ho ặc ch ứng t ngân hàng khác cho người đề nghị toán, thủ qũy chi tiền ho ặc k ế toán ngân hàng làm th ủ t ục chuy ển kho ản, ng ười nh ận ti ền phải ký, ghi rõ họ tên đầy đủ -Nếu mua N ợ chuy ển ch ứng t cho k ế toán Nh ập li ệu đầu vào kiêm k ế tốn cơng n ợ tổng h ợp để theo dõi ... ợp v ật t ư, ccdc c ần mua c Văn phòng + Báo giá: yêu cầu từ nhà cung cấp tr lên s ẽ ch ọn nhà cung c ấp có giá th ấp nh ất nhà cung cấp + Hợp đồng, Thanh lý HĐ (nếu có) + Biên b ản bàn giao có... = > sau k ế tốn s ẽ ki ểm tra đối chi ếu l ại v ới phòng ban - Cu i năm: Th ời ểm thành l ập h ội đồng ki ểm kê thông th ường vào cu ối n ăm tài chính, tổ ch ức s h ữu, s d ụng tài s ản thành... 20.000.000 b bu ộc ph ải có h ợp đồng chuy ển kho ản toán cho nhà cung c ấp để đượ c kh ấu tr thu ế GTGT đầu vào Tông ̉ giá trị toan ́ nêu: ́ - Dưới 10 triêu ̣ cân ̀ – bao ́ giá canh ̣ tranh