Quản trị học chức năng tổ chức

Nhìn chung mục tiêu của một doanh nghiêp hoạt động trong nền kinh tế thị trường là lợi nhuận hóa tối đa. Trong khi đó, hiêu quả kinh tế xã hội, việc tối đa hóa lợi nhuận của các hoạt động sản xuất kinh doanh có đạt được hay không phụ vào nhiều yếu tố, trong đó các yếu tố hiệu quả hoạt động của bộ máy tổ chức doanh nghiệp là một yếu tố cơ bản và mang tính chất quyết định. Việc áp dụng cơ cấu tổ chức hợp lý trong doanh nghiệp là một vấn đề hết sức quan trọng đối với các doanh nghiệp. Luôn luôn nghiên cứu để hoàn thiện hơn trong việc tổ chức các phòng ban sao cho phù hợp và đạt hiệu quả cao nhất trong công việc thực hiện mục tiêu là kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp.

I LÝ THUYẾT

1 KHÁI NIỆM, VAI TRÒ VÀ NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔCHỨC CỦA DOANH NGHIỆP, CƠ SỞ ĐỂ THIẾP KẾ BỘ MÁY TỔCHỨC

1.1 Khái niệm

Chức năng tổ chức là quá trình lựa chọn những công việc, những bộphận và giao cho mỗi bộ phận một người chỉ huy với chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm cần thiết để thực hiện mục tiêucủa tổ chức

- Nguyên tắc hiệu quả: Bộ máy tổ chức phải xây dựng trên nguyêntắc giảm chi phí để duy trì và vận hành bộ máy phải thấp nhấttrong tương quan hoạt động đạt kết quả cao nhất

- Nguyên tắc gắn liền với mục tiêu: Mục tiêu là cơ sở để xây dựng

bộ máy tổ chức của doanh nghiệp, hay “mục tiêu nào thì cơ cấuđó” Tóm gọn là bộ máy của doanh nghiệp phù hợp với mục tiêu

- Nguyên tắc linh hoạt: Bộ máy quản trị linh hoạt để có thể đối phókịp thời với sự thay đổi của môi trường bên ngoài và nhà quản trịcũng phải linh hoạt trong hoạt động để có những quyết định đápứng với sự thay đổi của bộ máy tổ chức

- Nguyên tắc cân đối: Cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm,cân đối về công việc giữa các đơn vị với nhau Sự cân đối sẽ tạo

sự ổn định trong doanh nghiệp và phải có cân đối trong mô hình

tổ chức doanh nghiệp nói chung

1.4 Cơ sở để thiết kế bộ máy tổ chức

- Mục tiêu là chiến lược phát triển doanh nghiệp

- Môi trường hoạt động của doanh nghiệp

- Khả năng về nguồn lực của doanh nghiệp

- Quy mô hoạt động của doanh nghiệp

- Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp

2 MỘT SỐ VẤN ĐỀ KHOA HỌC TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC

2.1 Tầm hạn quản trị (tầm hạn kiểm soát)

Chỉ số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị cấp trên có thểquản lí một cách tốt đẹp nhất Gồm tầm hạn quản trị hẹp, tầm hạnquản trị rộng

Tầm hạn quản trị rộng: có ít tần nấc trung gian liên quan đến tầmhạn quản trị

Tầm hạn quản trị hẹp: có nhiều nất trung gian liên quan đến tầm hạnquản trị

Tầm hạn quản trịrộng

Tầm hạn quản trịhẹp

Ưu điểm

Giảm số cấp quảntrị

Có thể tiết kiệmđược chi phí quảntrị

Cấp trên buộc phảiphân chia quyềnhạn

Phải có chính sách

rõ ràng

Giám sát và kiểmsoát chặt chẽ

Truyền đạt thông tinđến các thuộc cấpnhanh chóng

Nhược điểm Có nguy cơ không

kiểm soát nổi

Cần phải có nhữngnhà quản trị giỏi

Tăng số cấp quản trị.Cấp trên dễ canthiệp sâu vào côngviệc của cấp dưới

Tình trạng quá tải ởcấp trên dễ dẫn đếnquyết định chậm.

Tốn kém nhiều chiphí quản trị

Truyền đạt thông tinđến các cấp dướicùng không nhanhchóng

Hình 1.1 Tầm hạn quản trị rộng

Hình 1.2 Tầm hạn quản trị hẹpCác nhân tố ảnh hưởng đến tầm hạn quản trị:

Giám đốc

Nhâ

n

Nhân

Nhân

Nhân

NhânNhâ

n

- Trình độ và năng lực của nhà quản trị.

- Khả năng và ý thức của cấp dưới

- Mối quan hệ giữa các nhân viên với nhân viên, nhân viênvới nhà quản trị

- Tính chất phức tạp và mức độ ổn định

- Kỹ thuật thông tin

2.2 Quyền hành trong quản trị

Là năng lực cho phép chúng ta yêu cầu người khác phải hành độngtheo chỉ đạo của mình

Nhà quả trị muốn có quyền hành đầy đủ, yêu cầu phải có 3 yếu tốsau:

- Phải có tư cách, chức danh của nhà quản trị

- Phải được cấp dưới chấp nhận

- Phải có trình độ, tư cách đạo đức cá nhân

Mặc dù nhà quản trị cần có đầy đủ quyền hành để phục vụ cho việcquản trị, nhưng quyền hành phải có giới hạn của nó và quyền hànhchịu sự hạn chế bởi các yếu tố như: luật pháp nhà nước, đạo đức xãhội, giới hạn của cấp bậc quản trị,

Có 3 cách sử dụng quyền hành: Cưỡng bức, mua chuộc, kết thân

Nhà quản trịDùng biện phápmua chuộc bằngquyền lợi nhânviênNhân viên

Vì sợ mà làm

việc nhưng thiếu

nhiệt tình

Nhân viênLàm việc với tháp

độ tính toán, cânnhắc theo lợi, hạicủa mình

Nhân viênLàm việc nhiệttình và quan tâmđến lợi ích chungcủa tổ chức

2.3 Phân cấp quản trị

Là sự phân chia hay ủy thác bớt quyền hạn và trách nhiệm của nhàquản trị cấp trên cho nhà quản trị cấp dưới

Mục đích của việc phân cấp:

- Tạo điều kiện cho doanh nghiệp ứng phó kịp thời vớinhững thay đổi của môi trường bên ngoài

- Giải phóng bớt khối lượng cho nhà quản trị cấp cao, để họtập trung vào các công việc lớn hơn

- Đồng thời qua đó tạo điều kiện để đào tạo đội ngũ kế cậnchuẩn bị thay thế các nhà quản trị cấp cao khi cần thiết

3 XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC

3.1 Khái niệm

Là tổng hơp các bộ phận khác có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau,được chuyên môn hóa, được giao những nhiệm vụ, trách nhiệm,quyền hạn nhất định và bố trí theo cấp nhằm thực hiện các chứcnăng quản trị và mục tiêu chung của tổ chức

3.2 Các tiêu chuẩn để hình thành các bộ phận trong tổ chức

- Theo số lượng nhân viên: Xếp các nhân viên như nhauvào một bộ phận, khi chuyên môn hóa cao thì tiêu chuẩnnày không phù hợp

- Theo thời gian làm việc: Thời gian làm việc theo qui địnhnhư làm việc theo ca, làm việc cố định ngày làm 8 tiếng từsáng đến chiều,

- Theo các chức năng của doanh nghiệp như: tiếp thị, kếtoán, kĩ thuật

- Theo lãnh thổ, địa lý: áp dụng doanh nghiệp có phạm vihoạt động rộng

- Theo sản phẩm: hình thành các bộ phận chuyên doanhtheo từng sản phẩm

- Theo khách hàng: nhằm thỏa mãn các yêu cầu khác nhaucủa từng loại khách hàng khác nhau

- Theo quy trình ( thiết bị): Như doanh nghiệp có bộ phậnđúc, bộ phận cắt gọt, bộ phận lắp ráp

3.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức

- Chiến lược và mục tiêu của tổ chức: Cơ cấu tổ chức cầnphải phù hợp với chiến lược, mục tiêu kinh doanh mà tổchức theo đuổi thì mới mang lại hiệu quả cao Hơn nữa cơcấu tổ chức là chiến lược, mục tiêu tổ chức cần phải thíchứng nhanh với các yếu tố môi trường bên ngoài Từ đó tổchức mới có được lợi thế cạnh tranh trên thị trường

- Quy mô và cơ cấu tổ chức: Ảnh hưởng đáng kể đến cơ cấu

tổ chức

- Công nghệ và cơ cấu tổ chức: Là quá trình sử dụng trí tuệ

và máy móc nhằm chuyển các yếu tố đầu vào thành sảnphẩm đầu ra phục vụ khách hàng của tổ chức

- Môi trường của tổ chức: Có những ảnh hưởng khác nhautới những tổ chức khác nhau Có những tổ chức có môitrường ổn định, nghĩa là rất ít các yếu tố/lực lượng củamôi trường tổ chức này thay đổi

- Ngài ra còn có quan điểm và thái độ lảnh đạo cấp cao.3.4 Các mô hình bộ máy tổ chức phổ biến

3.4.1 Cấu trúc đơn giản

Mô hình bộ máy đơn giản là một cách tổ chức mà không tổ chức

gì cả, không phức tạp, ít tính chất chính thúc và quyền hành thìtập chung vào cá nhân duy nhất Thường được áp dụng trong các

tổ chức nhỏ

Ưu điểm: Nhanh chóng, linh hoạt, ít tốn kém

Nhược điểm: Mô hình này chỉ có thể áp dụng cho các doanhnghiệp nhỏ

Hình 1.3 Ví dụ mô hình cấu trúc đơn giản3.4.2 Cấu trúc chức năng (phân ngành)

Các bộ phận phụ trách các phòng ban chức năng có quyền ra cácchỉ thị, mệnh lệnh và các vấn đề có liên quan đến chuyên môncủa họ đối với các phân xưởng, bộ phận sản xuất

Ưu điểm: Thu hút các chuyên gia vào công tác lãnh đạo, giảoquyết các vấn đề chuyên môn tốt hơn Giả bớt các gánh nặng chocán bộ chỉ huy của doanh nghiệp

Nhược điểm: Vi phạm chế độ một thủ trưởng Dễ phát sinh tráchnhiệm không rõ ràng, thiếu tính kỉ luật

Hình 1.4 Ví dụ mô hình cấu trúc chức năng3.4.3 Mô hình trực tuyến – chức năng

Là kiểu cơ cấu trong đó có nhiều cấp quản lí và các bộ phậnnhiệm vụ giúp việc cho các quản lí cấp trung và cấp cao Quản lítrực tuyến là người có quyền cao nhất – quyền quyết định trongquá trình điều hành, chịu trách nhiệm trước hết và chủ yếu về kếtquả điều hành ở cấp mình phụ trách Cấp quản lí càng cao thì cànphải tập trung giải quyết nhiều hơn các vấn đề chiến lược nhưhoạch định chiến lược, tổ chức cán bộ,

Ưu điểm: Tạo điều kiện thuận lợi cho sự phối hợp hoạt động đểhoàn thành mục tiêu chung, bảo đảm sự thích nghi theo yêu cầucủa khách hàng nhưng đồng thời vẫn tiết kiệm được chi phí.Nhược điểm: Thường xảy ra mâu thuẫn giữa các đơn vị trựctuyến với đơn vị chức năng, chậm đáp ứng với các tình huốngđặc biệt và có thể làm gia tăng chi phí gián tiếp

Hình 1.5 Ví dụ về mô hình trực tuyến – chức năng

3.4.4 Mô hình cơ cấu tổ chức theo dự án (cơ cấu tổ chức ma trận)

Đây là mô hình cơ cấu tổ chức ngày càng được sử dụng nhiều.Thực chất là kết hợp 2 cách thức phân công và thành lập đơn vị,chủ yếu là kết hợp các đơn vị chức năng với cá đơn vị thành lậptheo sản phẩm (hay theo khách hàng)

Một số dạng cấu trúc đặc biệt:

- Cấu trúc theo sản phẩm: Áp dụng trong trường hợp nhiềusản phẩm hoặc sản phẩm khác biệt, sản phẩm hoặc thịtrường là phức tạp

Hình 1.6 Ví dụ về cấu trúc theo sản phẩm (nguồn internet)

- Cấu trúc theo khách hàng: Áp dụng trong trường hợpnhững nhu cầu của khách hàng là quan trọng, các dạngkhách hàng là khác nhau

Hình 1.7 Ví dụ về cấu trúc theo khách hàng

- Cấu trúc theo địa lí: Áp dụng trong trường hợp các nănglực phân tán, các hoạt động độc lập với nhau, nhu cầu địaphương có sự khác biệt

Hình 1.8 Ví dụ về cấu trúc theo dịa lí

- Ngoài ra còn có cấu trúc theo dự án áp dụng trong trườnghợp các năng lực bố trí phân tán, các hoạt động độc lậpvới nhau, nhu cầu địa phương có sự khác biệt Cấu trúckết thì áp dụng phù hợp với những công ty lớn và phứctạp

3.5 Tiến trình xây dựng cơ cấu tổ chức

Bước 1: Nhận thức rõ mục đích và mực tiêu tổ chức

Bước 2: Xác định những hoạt động quan trọng cần thực hiện

Phó chủ tịchMarketing

Bộ phận bánhàng tiêu dùng

Bộ phận bán

hàng công

nghiệp

Bộ phận bánhàng cho chínhphủ

Phó chủ tịchMarketing

Khu vực phía

Khu vực phíanam

Bước 3: Xếp loại các hoạt động theo chức năng sản xuất kinh doanh.Bước 4: Kết hợp các chức năng quan trọng thành một hệ thống vữngchắc.

Cấp bậc II: Gồm những người quản lý trung gian, đứng đầu cácngành chuyên môn của tổ chức

Cấp bậc III: Gồm nhũng người quản lý chỉ đạo thực hiện các côngviệc cụ thể trong các ngành chuyên môn của tổ chức

4 SỰ PHÂN QUYỀN

4.1 Khái niệm

Quyền lực trong tổ chức là mức độ độc lập trong hoạt động dành chomọi người để tạo ra khả năng sử dụng những quyết đoánh của họthông qua việc trao cho họ quyền ra các quyết định hay đưa ra chỉ thịPhân quyền là xu hướng phân tán các quyền ra quyết định trong một

cơ cấu tổ chức

Mức độ phân quyền càng lớn khi:

- Các quyết định được đề ra ở các cấp thấp trong tổ chứccàng quan trọng

- Càng có nhiều chức năng chịu tác động bởi các quyếtđịnh được ra ở các cấp thấp hơn trong tổ chức

- Các quyết định được đề ra ở các cấp thấp trong tổ chứccàng quan trọng

- Một nhà quản trị cang ít phải kiểm tra một quyết địnhcùng những người khác

4.2 Ủy quyền

4.2.1 Khái niệm

Là sự phân chia hay ủy thác bớt quyền hành của nhà quản trị cấp

Quyền hành được giao khi cấp trên giao cho cấp dưới quyềnđược quyết định về một vấn đề nào đó.

4.2.2 Quá trình ủy quyền gồm các công việc

- Xác định muc tiêu mong muốn

- Giao nhiệm vụ

- Giao quyền để hoàn thành nhiệm vụ

- Xác định trách nhiệm của quyền được giao

Việc giao quyền hạn có thể bằng văn bản hay bằng miệng dưới dạngquy định cụ thể hay chung chung

Việc ủy quyền bằng văn bản cụ thể rất có ích đối với những nhàquản trị được ủy quyền lẫn người ủy quyền

Việc giao quyền có thể bị thu hồi trong những điều kiện cần thiết.4.2.3 Mức độ ủy quyền phụ thuộc vào những điều kiện

- Kích thước, quy mô của tổ chức

- Giá trị của quyết định và sự quan trọng của nhiệm vụ

- Việc phân quyền được tăng lên khi có người cấp dưới tàigiỏi có khả năng thực hiện quyền lực giao phó và đáng tincậy

4.2.4 Những nguyên tắc ủy quyền

- Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạng và trách nhiệm

- Nguyên tắc tính tuyệt đối trong trách nhiệm

- Nguyên tắc thống nhất trong mệnh lệnh

- Giao quyền theo kết quả mong muốn

- Theo nguyên tắc bậc thang

- Nguyên tắc quyền hạn cấp bậc

- Giao quyền theo chức năng

4.2.5 Nghệ thuật ủy quyền

- Sẵn sàng chia sẽ

- Sẵn sàng tin cậy cấp dưới

- Sẵn sàng tạo cơ hội cho người khác

- Sẵn sàng cho người khác mắc sai lầm

- Sẵn sàng lập ra và sử dụng sự kiểm tra rộng rãi

II THỰC TRẠNG

1 CÔNG TY VINAMILK

1.1 Giới thiệu tổng quan về công ty

Tên đầy đủ Công ty cổ phần sữa Việt Nam

Logo

Trụ sở 36- 38 Ngô Đức Kế, Quận 1,TP Hồ Chí Minh

Văn phòng giao dịch

184 – 186 – 188 Nguyễn ĐìnhChiểu, Quận 3, TP Hồ Chí

Minh

Số điện thoại Fax: (08) 9305 206(08) 9300 358

Email vinamilk@vinamilk.com.vn

1.2 Một số sản phẩm của Vinamilk

Hình 2.2 Một số sản phẩm của công ty Vinamilk

(nguồn www.vinamilk.com.vn )1.3 Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lí của Vinamilk

1.3.1 Mô hình hệ thống phân phối

Hình 2.3 Hệ thống phân phối của công ty Vinamilk

(nguồn www.vinamilk.com.vn )

1.3.2 Mô hình hoạt động trong nước và nước ngoài

Hình 2.3 Mô hình hoạt động của Vinamilk trong nước và ngoài nước

(nguồn www.vinamilk.com.vn)1.3.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Vinamilk là Công ty tiên phong tại Việt Nam áp dụng mô hìnhquản trị tiên tiến (không có Ban Kiểm soát) Theo đó, Tiểu banKiểm toán viên thuộc Hội đồng quản trị sẽ chịu trách nhiệmchính trong việc đảm bảo Công ty có hệ thống kiểm soát nội bộ

và quản lý rủi ro hoạt động hiệu quả

Tiểu ban nhânsự

và Đối

Giám đốc Điềuhành Phát triển Vùng nguyên liệu

Giám đốc Điều hànhMarketing

Giám đốc Điều hànhNghiên cứu và Phát triểnGiám đốc

Điều hành

Sản xuất

Giám đốc Điều hành Kinh doanh

Giám đốc Điều hành Chuỗi cungứng

Giám đốc Hoạch định Chiến lược

Giám đốc Công nghệ Thông tin

Báo cáo trực tiếpGhi chú:

Báo cáo theo chức năng bộ phận

Giám đốc Quản

lí Chi nhánh Nước Ngoài

1.3.4 Các yếu tố tác động đến cơ cấu tổ chức

- Có nhiều sản phẩm sữa trên thị trường, chủng loại đa dạng

- Xây dựng nhiều nhà máy trong cả nước

- Đầu tư chiều sâu đổi mới công nghệ, đa dạng hóa sảnphẩm

- Xây dựng nhà may sản phẩm mới

- Quy mô sản xuất lớn với nhiều hệ thống nhà máy sữa trên

cả nước

2 Nhận xét

Ưu điểm: Các bộ phận làm việc sẽ nhận lệnh trực tiếp từ một cấp lãnh đạocấp trên Phát huy đầy đủ hơn ưu thế chuyên môn hóa ngành nghề theochức năng của từng đơn vị Giữ sức mạnh và uy tín các chức năng chủ yếu.Đơn giản hóa việc đào đạo Chú trọng hơn đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và

tư cách nhân viên Tạo điều kiện cho việc kiểm ta chặt chẽ của cấp caonhất Hiệu quản tác nghiệp cao đối với nhiệm vụ làm đi làm lại hàng ngày.Nhược điểm: Dễ dẫn đến mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng khi đề ramục tiêu chiến lược Thiếu sự phối hợp hành động giữa các phòng ban chứcnăng Chuyên môn hóa cao cán bộ nhân viên có tầm nhìn hạn hẹp vì chỉgiỏi chuyên môn của mình, không biết không quan tâm đến chuyên mônkhác Hạn chế phát triển đội ngũ quản lý chung Trách nhiệm vấn đề thựchiện mục tiêu chung của tổ chức thường được gán cho cấp lãnh đạo là Tổnggiám đốc

Việc áp dụng cơ cấu tổ chức hợp lý trong doanh nghiệp là một vấn đề hết sứcquan trọng đối với các doanh nghiệp Luôn luôn nghiên cứu để hoàn thiện hơntrong việc tổ chức các phòng ban sao cho phù hợp và đạt hiệu quả cao nhấttrong công việc thực hiện mục tiêu là kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp.

MỤC LỤC

I LÝ THUYẾT 1

1 KHÁI NIỆM, VAI TRÒ VÀ NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA DOANH NGHIỆP, CƠ SỞ ĐỂ THIẾP KẾ BỘ MÁY TỔ CHỨC 1

1.1 Khái niệm 1

1.2 Vai trò 1

1.3 Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức 1

1.4 Cơ sở để thiết kế bộ máy tổ chức 2

2 MỘT SỐ VẤN ĐỀ KHOA HỌC TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC 2

2.1 Tầm hạn quản trị (tầm hạn kiểm soát) 2

2.2 Quyền hành trong quản trị 4

2.3 2.3 Phân cấp quản trị 5

3 XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC 5

3.1 Khái niệm 5

3.2 Các tiêu chuẩn để hình thành các bộ phận trong tổ chức 5

3.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức 6

3.4 Các mô hình bộ máy tổ chức phổ biến 6

3.4.1 Cấu trúc đơn giản 6

3.4.2 Cấu trúc chức năng (phân ngành) 7

3.4.3 Mô hình trực tuyến – chức năng 8

3.4.4 Mô hình cơ cấu tổ chức theo dự án (cơ cấu tổ chức ma trận) 9

3.5 Tiến trình xây dựng cơ cấu tổ chức 11

3.6 Các cấp bậc quản lý chính trong tổ chức và những chức năng cơ bản của chúng11 4 SỰ PHÂN QUYỀN 11

4.1 Khái niệm 11

4.2 Ủy quyền 12

4.2.1 Khái niệm 12