Nhìn chung mục tiêu của một doanh nghiêp hoạt động trong nền kinh tế thị trường là lợi nhuận hóa tối đa. Trong khi đó, hiêu quả kinh tế xã hội, việc tối đa hóa lợi nhuận của các hoạt động sản xuất kinh doanh có đạt được hay không phụ vào nhiều yếu tố, trong đó các yếu tố hiệu quả hoạt động của bộ máy tổ chức doanh nghiệp là một yếu tố cơ bản và mang tính chất quyết định. Việc áp dụng cơ cấu tổ chức hợp lý trong doanh nghiệp là một vấn đề hết sức quan trọng đối với các doanh nghiệp. Luôn luôn nghiên cứu để hoàn thiện hơn trong việc tổ chức các phòng ban sao cho phù hợp và đạt hiệu quả cao nhất trong công việc thực hiện mục tiêu là kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp.
I LÝ THUYẾT KHÁI NIỆM, VAI TRÒ VÀ NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA DOANH NGHIỆP, CƠ SỞ ĐỂ THIẾP KẾ BỘ MÁY TỔ CHỨC 1.1 Khái niệm Chức tổ chức trình lựa chọn công việc, phận giao cho phận người huy với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm cần thiết để thực mục tiêu tổ chức 1.2 Vai trò - 1.3 Công tác tổ chức hiệu giúp việc khuyến khích sử dụng người với tính chất người phát triển toàn diện Tạo điều kiện thuận lợi cho mở rộng đa dạng hóa tổ chức nâng cao tính độc lập sáng tạo nhà quản trị Thiếu cấu tổ chức hợp lý gây nhiều vấn đề khó khăn phức tạo cho cơng tác quản trị ⇒ Vì chức tổ chức cốt lõi quy trình quản trị Nguyên tắc xây dựng cấu tổ chức - - - - - Nguyên tắc thống huy: Mỗi thành viên tổ chức chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp Nguyên tắc đảm bảo có huy thơng suốt phối hợp nhịp nhàn cấp phận tổ chức Nguyên tắc hiệu quả: Bộ máy tổ chức phải xây dựng nguyên tắc giảm chi phí để trì vận hành máy phải thấp tương quan hoạt động đạt kết cao Nguyên tắc gắn liền với mục tiêu: Mục tiêu sở để xây dựng máy tổ chức doanh nghiệp, hay “mục tiêu cấu đó” Tóm gọn máy doanh nghiệp phù hợp với mục tiêu Nguyên tắc linh hoạt: Bộ máy quản trị linh hoạt để đối phó kịp thời với thay đổi mơi trường bên nhà quản trị phải linh hoạt hoạt động để có định đáp ứng với thay đổi máy tổ chức Nguyên tắc cân đối: Cân đối quyền hành trách nhiệm, cân đối công việc đơn vị với Sự cân đối tạo ổn định doanh nghiệp phải có cân đối mơ hình tổ chức doanh nghiệp nói chung 1.4 Cơ sở để thiết kế máy tổ chức - Mục tiêu chiến lược phát triển doanh nghiệp Môi trường hoạt động doanh nghiệp Khả nguồn lực doanh nghiệp Quy mô hoạt động doanh nghiệp Đặc điểm hoạt động doanh nghiệp MỘT SỐ VẤN ĐỀ KHOA HỌC TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC 2.1 Tầm hạn quản trị (tầm hạn kiểm soát) Chỉ số lượng nhân viên cấp mà nhà quản trị cấp quản lí cách tốt đẹp Gồm tầm hạn quản trị hẹp, tầm hạn quản trị rộng Tầm hạn quản trị rộng: có tần nấc trung gian liên quan đến tầm hạn quản trị Tầm hạn quản trị hẹp: có nhiều nất trung gian liên quan đến tầm hạn quản trị Ưu điểm Nhược điểm Tầm hạn quản trị rộng Giảm số cấp quản trị Có thể tiết kiệm chi phí quản trị Cấp buộc phải phân chia quyền hạn Phải có sách rõ ràng Có nguy khơng kiểm sốt Cần phải có nhà quản trị giỏi Tình trạng tải cấp dễ dẫn đến định chậm Tầm hạn quản trị hẹp Giám sát kiểm sốt chặt chẽ Truyền đạt thơng tin đến thuộc cấp nhanh chóng Tăng số cấp quản trị Cấp dễ can thiệp sâu vào công việc cấp Tốn nhiều chi phí quản trị Truyền đạt thông tin đến cấp không nhanh chóng Giám đốc Nhâ Nhâ Nhâ n n n Hình 1.1 Tầm hạn quản trị rộng Nhâ n Nhâ n Nhâ n Hình 1.2 Tầm hạn quản trị hẹp Các nhân tố ảnh hưởng đến tầm hạn quản trị: - Trình độ lực nhà quản trị - Khả ý thức cấp - 2.2 Mối quan hệ nhân viên với nhân viên, nhân viên với nhà quản trị Tính chất phức tạp mức độ ổn định Kỹ thuật thông tin Quyền hành quản trị Là lực cho phép yêu cầu người khác phải hành động theo đạo Nhà trị muốn có quyền hành đầy đủ, yêu cầu phải có yếu tố sau: - Phải có tư cách, chức danh nhà quản trị - Phải cấp chấp nhận - Phải có trình độ, tư cách đạo đức cá nhân Mặc dù nhà quản trị cần có đầy đủ quyền hành để phục vụ cho việc quản trị, quyền hành phải có giới hạn quyền hành chịu hạn chế yếu tố như: luật pháp nhà nước, đạo đức xã hội, giới hạn cấp bậc quản trị, Có cách sử dụng quyền hành: Cưỡng bức, mua chuộc, kết thân 2.3 Cưởng Mua chuộc Kết thân Nhà quản trị Nhà quản trị Nhà quản trị Sử dụng biện pháp cưỡng bách, đe dọa Dùng biện pháp mua chuộc quyền lợi nhân viên Hành động nhẹ nhàng tinh thần hợp tác Nhân viên Nhân viên Nhân viên Vì sợ mà làm việc thiếu nhiệt tình Làm việc với tháp độ tính tốn, cân nhắc theo lợi, hại Làm việc nhiệt tình quan tâm đến lợi ích chung tổ chức Phân cấp quản trị Là phân chia hay ủy thác bớt quyền hạn trách nhiệm nhà quản trị cấp cho nhà quản trị cấp Mục đích việc phân cấp: - Tạo điều kiện cho doanh nghiệp ứng phó kịp thời với thay đổi mơi trường bên ngồi - Giải phóng bớt khối lượng cho nhà quản trị cấp cao, để họ tập trung vào công việc lớn - Đồng thời qua tạo điều kiện để đào tạo đội ngũ kế cận chuẩn bị thay nhà quản trị cấp cao cần thiết XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC 3.1 Khái niệm Là tổng hơp phận khác có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau, chun mơn hóa, giao nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn định bố trí theo cấp nhằm thực chức quản trị mục tiêu chung tổ chức 3.2 Các tiêu chuẩn để hình thành phận tổ chức - - - 3.3 Theo số lượng nhân viên: Xếp nhân viên vào phận, chun mơn hóa cao tiêu chuẩn không phù hợp Theo thời gian làm việc: Thời gian làm việc theo qui định làm việc theo ca, làm việc cố định ngày làm tiếng từ sáng đến chiều, Theo chức doanh nghiệp như: tiếp thị, kế toán, kĩ thuật Theo lãnh thổ, địa lý: áp dụng doanh nghiệp có phạm vi hoạt động rộng Theo sản phẩm: hình thành phận chuyên doanh theo sản phẩm Theo khách hàng: nhằm thỏa mãn yêu cầu khác loại khách hàng khác Theo quy trình ( thiết bị): Như doanh nghiệp có phận đúc, phận cắt gọt, phận lắp ráp Các nhân tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức - Chiến lược mục tiêu tổ chức: Cơ cấu tổ chức cần phải phù hợp với chiến lược, mục tiêu kinh doanh mà tổ - - - 3.4 chức theo đuổi mang lại hiệu cao Hơn cấu tổ chức chiến lược, mục tiêu tổ chức cần phải thích ứng nhanh với yếu tố mơi trường bên ngồi Từ tổ chức có lợi cạnh tranh thị trường Quy mô cấu tổ chức: Ảnh hưởng đáng kể đến cấu tổ chức Công nghệ cấu tổ chức: Là q trình sử dụng trí tuệ máy móc nhằm chuyển yếu tố đầu vào thành sản phẩm đầu phục vụ khách hàng tổ chức Môi trường tổ chức: Có ảnh hưởng khác tới tổ chức khác Có tổ chức có mơi trường ổn định, nghĩa yếu tố/lực lượng môi trường tổ chức thay đổi Ngài có quan điểm thái độ lảnh đạo cấp cao Các mơ hình máy tổ chức phổ biến 3.4.1 Cấu trúc đơn giản Mơ hình máy đơn giản cách tổ chức mà khơng tổ chức cả, khơng phức tạp, tính chất thúc quyền hành tập chung vào cá nhân Thường áp dụng tổ chức nhỏ Ưu điểm: Nhanh chóng, linh hoạt, tốn Nhược điểm: Mơ hình áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ Hình 1.3 Ví dụ mơ hình cấu trúc đơn giản 3.4.2 Cấu trúc chức (phân ngành) Các phận phụ trách phòng ban chức có quyền thị, mệnh lệnh vấn đề có liên quan đến chuyên môn họ phân xưởng, phận sản xuất Ưu điểm: Thu hút chuyên gia vào công tác lãnh đạo, giảo vấn đề chuyên môn tốt Giả bớt gánh nặng cho cán huy doanh nghiệp Nhược điểm: Vi phạm chế độ thủ trưởng Dễ phát sinh trách nhiệm khơng rõ ràng, thiếu tính kỉ luật Hình 1.4 Ví dụ mơ hình cấu trúc chức 3.4.3 Mơ hình trực tuyến – chức Là kiểu cấu có nhiều cấp quản lí phận nhiệm vụ giúp việc cho quản lí cấp trung cấp cao Quản lí trực tuyến người có quyền cao – quyền định trình điều hành, chịu trách nhiệm trước hết chủ yếu kết điều hành cấp phụ trách Cấp quản lí cao càn phải tập trung giải nhiều vấn đề chiến lược hoạch định chiến lược, tổ chức cán bộ, Ưu điểm: Tạo điều kiện thuận lợi cho phối hợp hoạt động để hoàn thành mục tiêu chung, bảo đảm thích nghi theo yêu cầu khách hàng đồng thời tiết kiệm chi phí Nhược điểm: Thường xảy mâu thuẫn đơn vị trực tuyến với đơn vị chức năng, chậm đáp ứng với tình đặc biệt làm gia tăng chi phí gián tiếp Hình 1.5 Ví dụ mơ hình trực tuyến – chức 3.4.4 Mơ hình cấu tổ chức theo dự án (cơ cấu tổ chức ma trận) Đây mô hình cấu tổ chức ngày sử dụng nhiều Thực chất kết hợp cách thức phân công thành lập đơn vị, chủ yếu kết hợp đơn vị chức với cá đơn vị thành lập theo sản phẩm (hay theo khách hàng) Một số dạng cấu trúc đặc biệt: - Cấu trúc theo sản phẩm: Áp dụng trường hợp nhiều sản phẩm sản phẩm khác biệt, sản phẩm thị trường phức tạp Hình 1.6 Ví dụ cấu trúc theo sản phẩm (nguồn internet) - Cấu trúc theo khách hàng: Áp dụng trường hợp nhu cầu khách hàng quan trọng, dạng khách hàng khác Phó chủ tịch Marketing Bộ phận bán hàng công nghiệp - Bộ phận bán Bộ phận bán hàng tiêu dùng hàng cho phủ Hình 1.7 Ví dụ cấu trúc theo khách hàng Cấu trúc theo địa lí: Áp dụng trường hợp lực phân tán, hoạt động độc lập với nhau, nhu cầu địa phương có khác biệt Phó chủ tịch Marketing Khu vực phía Khu vực phía Khu vực phía tây bắc nam Hình 1.8 Ví dụ cấu trúc theo dịa lí - 3.5 Ngồi có cấu trúc theo dự án áp dụng trường hợp lực bố trí phân tán, hoạt động độc lập với nhau, nhu cầu địa phương có khác biệt Cấu trúc kết áp dụng phù hợp với cơng ty lớn phức tạp Tiến trình xây dựng cấu tổ chức Bước 1: Nhận thức rõ mục đích mực tiêu tổ chức Bước 2: Xác định hoạt động quan trọng cần thực Bước 3: Xếp loại hoạt động theo chức sản xuất kinh doanh 10 Bước 4: Kết hợp chức quan trọng thành hệ thống vững Bước 5: Thẩm định tái tổ chức 3.6 Các cấp bậc quản lý tổ chức chức chúng Cấp bậc I: Gồm người quản lý hàng đầu, phụ trách công tác đạo đường lối chiến lược, hành tổng quát toàn tổ chức Cấp bậc II: Gồm người quản lý trung gian, đứng đầu ngành chuyên môn tổ chức Cấp bậc III: Gồm nhũng người quản lý đạo thực công việc cụ thể ngành chuyên môn tổ chức SỰ PHÂN QUYỀN 4.1 Khái niệm Quyền lực tổ chức mức độ độc lập hoạt động dành cho người để tạo khả sử dụng đốnh họ thơng qua việc trao cho họ quyền định hay đưa thị Phân quyền xu hướng phân tán quyền định cấu tổ chức Mức độ phân quyền lớn khi: - Các định đề cấp thấp tổ chức quan trọng - Càng có nhiều chức chịu tác động định cấp thấp tổ chức - Các định đề cấp thấp tổ chức quan trọng - Một nhà quản trị cang phải kiểm tra định người khác 4.2 Ủy quyền 4.2.1 Khái niệm Là phân chia hay ủy thác bớt quyền hành nhà quản trị cấp cho nhà quản trị cấp Quyền hành giao cấp giao cho cấp quyền định vấn đề 11 4.2.2 Q trình ủy quyền gồm cơng việc Xác định muc tiêu mong muốn Giao nhiệm vụ Giao quyền để hoàn thành nhiệm vụ Xác định trách nhiệm quyền giao Việc giao quyền hạn văn hay miệng dạng quy định cụ thể hay chung chung Việc ủy quyền văn cụ thể có ích nhà quản trị ủy quyền lẫn người ủy quyền Việc giao quyền bị thu hồi điều kiện cần thiết - 4.2.3 Mức độ ủy quyền phụ thuộc vào điều kiện - Kích thước, quy mơ tổ chức Giá trị định quan trọng nhiệm vụ Việc phân quyền tăng lên có người cấp tài giỏi có khả thực quyền lực giao phó đáng tin cậy 4.2.4 Những nguyên tắc ủy quyền - Nguyên tắc tương xứng quyền hạng trách nhiệm Nguyên tắc tính tuyệt đối trách nhiệm Nguyên tắc thống mệnh lệnh Giao quyền theo kết mong muốn Theo nguyên tắc bậc thang Nguyên tắc quyền hạn cấp bậc Giao quyền theo chức 4.2.5 Nghệ thuật ủy quyền - II Sẵn sàng chia Sẵn sàng tin cậy cấp Sẵn sàng tạo hội cho người khác Sẵn sàng cho người khác mắc sai lầm Sẵn sàng lập sử dụng kiểm tra rộng rãi THỰC TRẠNG CÔNG TY VINAMILK 1.1 Giới thiệu tổng quan công ty 12 Tên đầy đủ Công ty cổ phần sữa Việt Nam Tên viết tắt Vinamilk Logo Trụ sở Văn phòng giao dịch Số điện thoại 1.2 36- 38 Ngơ Đức Kế, Quận 1, TP Hồ Chí Minh 184 – 186 – 188 Nguyễn Đình Chiểu, Quận 3, TP Hồ Chí Minh (08) 9300 358 Fax: (08) 9305 206 Trang web www.vinamilk.com.vn Email vinamilk@vinamilk.com.vn Một số sản phẩm Vinamilk Hình 2.2 Một số sản phẩm công ty Vinamilk (nguồn www.vinamilk.com.vn ) 13 1.3 Cơ cấu tổ chức máy quản lí Vinamilk 1.3.1 Mơ hình hệ thống phân phối Hình 2.3 Hệ thống phân phối công ty Vinamilk (nguồn www.vinamilk.com.vn ) 1.3.2 Mơ hình hoạt động nước nước ngồi 14 Hình 2.3 Mơ hình hoạt động Vinamilk nước nước (nguồn www.vinamilk.com.vn) 1.3.3 Sơ đồ cấu tổ chức Vinamilk Công ty tiên phong Việt Nam áp dụng mơ hình quản trị tiên tiến (khơng có Ban Kiểm sốt) Theo đó, Tiểu ban Kiểm tốn viên thuộc Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm việc đảm bảo Cơng ty có hệ thống kiểm soát nội quản lý rủi ro hoạt động hiệu 15 Đại hội đồng cổ đông Hội đồng Quản trị Tiểu ban chiến lược Tiểu ban nhân Tiểu ban thương lượng Tiểu ban kiểm toán Tổng giám đốc Giám đốc kiểm toán nội Giám đốc Điều hành Tài Giám đốc kiểm tốn nội Giám đốc Điều hành Nhân Đối Giám đốc Điều hành Sản xuất Giám đốc Điều hành Kinh doanh Ghi chú: Báo cáo trực tiếp Giám đốc Điều hành Phát triển Vùng nguyên liệu Giám đốc Điều hành Nghiên cứu Phát triển Giám đốc Hoạch định Chiến lược Giám đốc Điều hành Chuỗi cung ứng Giám đốc Điều hành Marketing Giám đốc Công nghệ Thông tin Giám đốc Quản lí Chi nhánh Nước Ngồi Báo cáo theo chức phận 1.3.4 Các yếu tố tác động đến cấu tổ chức 16 - Có nhiều sản phẩm sữa thị trường, chủng loại đa dạng phong phú Máy móc trang thiết bị đại Nguồn vốn ổn định Nhân có trình độ tay nghề Chun cung cấp sữa sản phẩm từ sữa sản phẩm khác Xây dựng nhiều nhà máy nước Đầu tư chiều sâu đổi công nghệ, đa dạng hóa sản phẩm Xây dựng nhà may sản phẩm Quy mô sản xuất lớn với nhiều hệ thống nhà máy sữa nước Nhận xét Ưu điểm: Các phận làm việc nhận lệnh trực tiếp từ cấp lãnh đạo cấp Phát huy đầy đủ ưu chun mơn hóa ngành nghề theo chức đơn vị Giữ sức mạnh uy tín chức chủ yếu Đơn giản hóa việc đào đạo Chú trọng đến tiêu chuẩn nghề nghiệp tư cách nhân viên Tạo điều kiện cho việc kiểm ta chặt chẽ cấp cao Hiệu quản tác nghiệp cao nhiệm vụ làm làm lại hàng ngày Nhược điểm: Dễ dẫn đến mâu thuẫn đơn vị chức đề mục tiêu chiến lược Thiếu phối hợp hành động phòng ban chức Chun mơn hóa cao cán nhân viên có tầm nhìn hạn hẹp giỏi chun mơn mình, khơng biết không quan tâm đến chuyên môn khác Hạn chế phát triển đội ngũ quản lý chung Trách nhiệm vấn đề thực mục tiêu chung tổ chức thường gán cho cấp lãnh đạo Tổng giám đốc III KẾT LUẬN Nhìn chung mục tiêu doanh nghiêp hoạt động kinh tế thị trường lợi nhuận hóa tối đa Trong đó, hiêu kinh tế xã hội, việc tối đa hóa lợi nhuận hoạt động sản xuất kinh doanh có đạt hay khơng phụ vào nhiều yếu tố, yếu tố hiệu hoạt động máy tổ chức doanh nghiệp yếu tố mang tính chất định Việc áp dụng cấu tổ chức hợp lý doanh nghiệp vấn đề quan trọng doanh nghiệp Ln ln nghiên cứu để hồn thiện 17 việc tổ chức phòng ban cho phù hợp đạt hiệu cao công việc thực mục tiêu kế hoạch kinh doanh doanh nghiệp 18 MỤC LỤC 19 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Thị Liên Diệp, 2008 Quản trị học, NXB Lao động – Xã hội, Hà Nội Trần Đăng Thịnh, 2016, Giáo trình Quản trị học bản, NXB Đại học Quốc gia – Hồ Chí Minh, TP Hồ Chí Minh Cơng ty Vinamilk, 2017, Báo cáo thường niên 2017 Truy cập ngày 6/1/2018 https://www.vinamilk.com.vn/static/uploads/article/152206504732b1b4e5de1437d42e844f5cdf151aae617e1ec5c94e4d89888d8f3f3f8c5 d7b.pdf Nguyễn Ngọc Phan Văn, 2014, Phân tích cấu Vinamilk Truy cập ngày 6/1/2018 https://www.slideshare.net/RinLeo146/phn-tich-c-cucua-vinamilk?from_action=save 20