DỰ án HIỆN đại hóa hệ THỐNG THANH TOÁN và kế TOÁN KHÁCH HÀNG (IPCAS), và QUÁ TRÌNH TR

Chi nhánh NHNo PTNT thành phố Đà Nẵng được thành lập năm 1998 với tên gọi lúc bấy giờ là Ngân hàng Nông nghiệp tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng, thực hiện cơ chế mới chuyển từ Ngân hàng một cấp sang Ngân hàng hai cấp, nhằm tách bạch chức năng quản lí với chức năng kinh doanh. Năm 1991, tại quyết định số 66NH QĐ, ngày 2141991 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước thành lập thêm Sở giao dịch III Ngân hàng Nông nghiệp Việt Nam đóng tại Đà Nẵng làm nhiệm vụ điều hoà vốn cho 11 tỉnh khu vực Miền trung và Tây nguyên. Lúc này trên địa bàn có hai chi nhánh trực thuộc Ngân hàng Nông nghiệp Việt Nam: • Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng với nhiệm vụ kinh doanh tiền tệ trên địa bàn tỉnh. • Sở giao dịch III Ngân hàng Nông nghiệp Việt Nam tại Đà Nẵng làm nhiệm vụ kiểm tra việc chấp hành các chủ trương chính sách của Ngân hàng Nhà nước và Ngân hàng Nông nghiệp Việt Nam thuộc phạm vi 11 tỉnh Miền trung và Tây nguyên. Tại quyết định số 267QĐ HĐBT, ngày 16101992 của Chủ tịch Hội đồng quản trị NHNo PTNT đã sát nhập Chi nhánh NHNo tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng vào Sở giao dịch III NHNo Việt Nam tại Đà Nẵng. Như vậy, Sở giao dịch III NHNo Việt Nam tại Đà Nẵng vừa có nhiệm vụ quản lí, điều hoà vốn cho khu vực Miền trung và Tây nguyên, vừa có nhiệm vụ trực tiếp kinh doanh ngân hàng trên địa bàn tỉnh QNĐN.

PHẦN I

KHÁI QUÁT VỀ CHI NHÁNH NGÂN HÀNG NÔNG

NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG.

I QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN:

Chi nhánh NHNo & PTNT thành phố Đà Nẵng được thành lập năm

1998 với tên gọi lúc bấy giờ là Ngân hàng Nông nghiệp tỉnh Quảng Nam

-Đà Nẵng, thực hiện cơ chế mới chuyển từ Ngân hàng một cấp sang Ngânhàng hai cấp, nhằm tách bạch chức năng quản lí với chức năng kinh doanh.Năm 1991, tại quyết định số 66/NH - QĐ, ngày 21/4/1991 của Thốngđốc Ngân hàng Nhà nước thành lập thêm Sở giao dịch III - Ngân hàng Nôngnghiệp Việt Nam đóng tại Đà Nẵng làm nhiệm vụ điều hoà vốn cho 11 tỉnhkhu vực Miền trung và Tây nguyên Lúc này trên địa bàn có hai chi nhánhtrực thuộc Ngân hàng Nông nghiệp Việt Nam:

 Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp tỉnh Quảng Nam - Đà Nẵng vớinhiệm vụ kinh doanh tiền tệ trên địa bàn tỉnh

 Sở giao dịch III- Ngân hàng Nông nghiệp Việt Nam tại Đà Nẵng làmnhiệm vụ kiểm tra việc chấp hành các chủ trương chính sách của Ngânhàng Nhà nước và Ngân hàng Nông nghiệp Việt Nam thuộc phạm vi

11 tỉnh Miền trung và Tây nguyên

Tại quyết định số 267/QĐ - HĐBT, ngày 16/10/1992 của Chủ tịch Hộiđồng quản trị NHNo & PTNT đã sát nhập Chi nhánh NHNo tỉnh Quảng Nam

- Đà Nẵng vào Sở giao dịch III- NHNo Việt Nam tại Đà Nẵng Như vậy, Sởgiao dịch III- NHNo Việt Nam tại Đà Nẵng vừa có nhiệm vụ quản lí, điềuhoà vốn cho khu vực Miền trung và Tây nguyên, vừa có nhiệm vụ trực tiếpkinh doanh ngân hàng trên địa bàn tỉnh QNĐN

Năm 1997, tỉnh QNĐN được tách thành hai đơn vị hành chính trựcthuộc Trung ương đó là thành phố Đà Nẵng và tỉnh Quảng Nam, phạm vi

hoạt động của Sở giao dịch III- NHNo Việt Nam tại Đà Nẵng theo đó cũngthu hẹp lại trong phạm vi thành phố Đà Nẵng.

Năm 1998, NHNo & PTNT Việt Nam thành lập thêm chi nhánh NHNo

& PTNT Việt Nam tại thành phố Đà Nẵng, như vậy trên địa bàn Thành phố

Đà Nẵng cùng lúc có hai đơn vị trực thuộc NHNo & PTNT Việt Nam đó là

Sở giao dịch III-NHNo Việt Nam tại Đà Nẵng và chi nhánh NHNo & PTNTthành phố Đà Nẵng

Năm 2000, tại quyết định số 424/HĐBT-TCHC, ngày 26/10/2000 củaChủ tịch hội đồng quản trị NHNo & PTNT Việt Nam về việc “hợp nhất Sởgiao dịch III- NHNo Việt Nam tại Đà Nẵng và chi nhánh NHNo & PTNTThành phố Đà Nẵng thành chi nhánh NHNo & PTNT Thành phố Đà Nẵng và

mở chi nhánh NHNo & PTNT Quận Hải Châu trực thuộc Chi nhánh NHNo

& PTNT Thành phố Đà Nẵng.”

Hiện nay, Chi nhánh NHNo & PTNT thành phố Đà Nẵng đóng trụ sởtại 23 Phan Đình Phùng Thành phố Đà Nẵng, có 6 chi nhánh Ngân hàng quậnhuyện trực thuộc gọi là Chi nhánh cấp II loại 4 là: Hải Châu, Thanh Khê,Liên Chiểu, Sơn Trà, Ngũ Hành Sơn và Hoà Vang cùng với 7 chi nhánh cấp

II loại 5 là : Chi nhánh Chợ Mới, Chi nhánh Ông ích Khiêm, Chi nhánh Đống

Đa, Chi nhánh Chợ Cồn, Chi nhánh Chi Lăng, Chi nhánh Trần Cao Vân vàChi nhánh An Đồn

II CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA CHI NHÁNH:

1 Chức năng:

Chi nhánh NHNo & PTNT thành phố Đà Nẵng là một doanh nghiệpnhà nước đóng trên địa bàn thành phố Đà Nẵng, thực hiện chức năng kinhdoanh tiền tệ, dịch vụ ngân hàng với các chức năng sau:

 Trực tiếp kinh doanh theo phân cấp của NHNo & PTNT Việt Nam

 Tổ chức điều hành kinh doanh và kiểm tra kiểm toán nội bộ theo uỷquyền của Tổng giám đốc NHNo & PTNT Việt Nam

 Thực hiện các nhiệm vụ được giao theo lệnh của Tổng Giám đốcNHNo & PTNT Việt Nam.

2 Nhiệm vụ:

 Huy động vốn: Khai thác và nhận tiền gửi tiết kiệm không kì hạn, có

kì hạn bằng VNĐ và ngoại tệ, phát hành kì phiếu và trái phiếu

 Cho vay ngắn hạn, trung hạn và dài hạn bằng VNĐ và ngoại tệ đối với

tổ chức kinh tế, đối với cá nhân và hộ gia đình thuộc mọi thành phầnkinh tế

 Kinh doanh ngoại hối: huy động, cho vay, mua bán ngoại tệ và thanhtoán quốc tế

 Kinh doanh dịch vụ: chuyển tiền điện tử, thu chi hộ tiền

 Cân đối, điều hoà vốn đối với các chi nhánh NHNo & PTNT trựcthuộc trên địa bàn

 Thực hiện hạch toán kinh doanh và phân phối thu nhập theo qui địnhcủa NHNo & PTNT Việt Nam

 Thực hiện các nghĩa vụ đối với Nhà nước

3 Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lí:

3.1 Cơ cấu tổ chức:

Sơ đồ :

3.2 Chức năng, nhiệm vụ của mỗi bộ phận:

* Ban giám đốc : gồm 4 người: 1 giám đốc và 3 phó giám đốc

Giám đốc: phụ trách chung, đồng thời phụ trách chuyên đề tổ chức cán

bộ và kiểm tra kiểm toán nội bộ;

Một phó giám đốc: phụ trách kế toán và hành chính;

Một phó giám đốc: phụ trách kinh doanh;

Một phó giám đốc: phụ trách kế hoạch và thông tin điện toán;

* Các phòng ban tại chi nhánh:

 Phòng kế toán ngân quỹ:

Trực tiếp hạch toán kế toán, hạch toán thống kê và thanh toán theo quiđịnh của NHNN, NHNo Xây dựng chỉ tiêu kế hoạch tài chính, quyết toán kế

Phòng

Kế Toán N.quỹ

Phòng TC Hành Chính

Phòng

KT KT N.bộ

Phòng NCKT và KHTH

Phòng Thông Tin Đ.toán

Phòng Dvụ & C.sóc

KH

Các ngân hàng cơ sở

Các phòng giao dịch

Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng

PTNT trên địa bàn trình NHNo cấp trên phê duyệt Quản lí và sử dụng cácquỹ chuyên dùng theo qui định của NHNo & PTNT trên địa bàn Tổng hợp,lưu trữ hồ sơ tài liệu về hạch toán kế toán, quyết toán và các báo cáo theo quyđịnh Thực hiện các khoản nộp ngân sách Nhà nước theo luật định Thực hiệnnghiệp vụ thanh toán trong và ngoài nước Chấp hành quy định về an toànkho quỹ và định mức tồn quỹ theo quy định Chấp hành chế độ báo cáo vàkiểm tra chuyên đề.

 Phòng tín dụng dân doanh:

Nghiên cứu xây dựng chiến lược khách hàng tín dụng, phân loại kháchhàng và đề xuất các chính sách ưu đãi đối với từng loại khách hàng nhằm mởrộng theo hướng đầu tư tín dụng khép kín: sản xuất, chế biến, tiêu thụ, xuấtkhẩu và gắn tín dụng sản xuất, lưu thông và tiêu dùng Phân tích kinh tế theongành nghề kĩ thuật, danh mục khách hàng, lựa chọn biện pháp cho vay antoàn và đạt hiệu quả cao Thẩm định và đề xuất cho vay các dự án tín dụngtheo phân cấp uỷ quyền Xây dựng và thực hiện các mô hình tín dụng thíđiểm, thử nghiệm trong địa bàn Thường xuyên phân loại dư nợ, phân tích

nợ quá hạn, tìm nguyên nhân và đề ra hướng khắc phục đối với các hộ sảnxuất

 Phòng tín dụng doanh nghiệp:

Thực hiện những hoạt động tương tự như phòng tín dụng dân doanhnhưng trên đối tượng là các doanh nghiệp

 Phòng kinh doanh đối ngoại:

Thực hiện các hoạt động thanh toán quốc tế, mua bán, cho vay ngoại tệ

 Phòng kiểm tra kiểm toán nội bộ:

Kiểm tra công tác điều hành của chi nhánh NHNo & PTNT và các đơn

vị trực thuộc Kiểm tra, giám sát việc chấp hành quy trình nghiệp vụ kinhdoanh theo quy định của pháp luật, của NHNo Giám sát việc chấp hành các

quy định của Ngân hàng Nhà nước về đảm bảo an toàn trong hoạt động tiền

tệ, tín dụng và dịch vụ ngân hàng Kiểm tra độ chính xác của các báo cáo tàichính, báo cáo cân đối kế toán, việc tuân thủ các nguyên tắc chế độ về chínhsách kế toán theo quy định của Nhà nước, ngành Ngân hàng Giải quyết đơnthư khiếu nại tố cáo liên quan đến hoạt động của chi nhánh NHNo & PTNTtrên địa bàn Tổ chức giao ban thường kì về công tác thanh tra, kiểm tra, kiểmtoán nộ bộ đối với các chi nhánh NHNo & PTNT trên địa bàn Làm đầu mốitrong việc kiểm toán độc lập, thanh tra, kiểm soát của ngành Ngân hàng và cơquan pháp luật, khách đến làm việc với chi nhánh NHNo & PTNT

 Phòng thông tin điện toán:

Tổng hợp, thống kê và lưu trữ số liệu, thông tin liên quan đến hoạtđộng của chi nhánh Xử lí các nghiệp vụ liên quan đến hạch toán kế toán, kếtoán thống kê, hạch toán nghiệp vụ Chấp hành chế độ báo cáo, thống kê vàcung cấp số liệu, thông tin theo quy định Quản lí, bảo dưỡng, sửa chữa máymóc, thiết bị tin học Làm dịch vụ tin học

 Phòng dịch vụ và chăm sóc khách hàng:

Là bộ phận chuyên thực hiện đăng kí, quản lí và khai thác thông tinkhách hàng, giải đáp các câu hỏi của khách hàng về lãi suất, về các loại tiềngửi, tiền vay, về các dịch vụ mà ngân hàng có thể cung cấp cho khách hàng

 Phòng tổ chức hành chính:

Xây dựng chương trình công tác hàng tháng, quý của chi nhánh và cótránh nhiệm thường xuyên đôn đốc công việc thực hiện chương trình Xâydựng và triển khai chương trình giao ban nội bộ chi nhánh và các chi nhánhNHNo &PTNT trên địa bàn Tư vấn pháp chế trong việc thực thi các nhiệm

vụ cụ thể về giao kết hợp đồng, hoạt động tố tụng, tranh chấp dân sự, hình sự,kinh tế, lao động, hành chính liên quan đến cán bộ, nhân viên, tài sản của chinhánh NHNo & PTNT Thực thi pháp luật có liên quan đến an ninh, trật tự,phòng cháy nổ tại cơ quan Lưu trữ các văn bán pháp luật có liên quan đến

ngân hàng và văn bản định chế của NHNo Đầu mối giao tiếp với khách đếnlàm việc, công tác tại chi nhánh NHNo & PTNT.

Trực tiếp quản lí con dấu của chi nhánh, thực hiện công tác hành chính,văn thư, lễ tân, phương tiện giao thông, bảo vệ, y tế của chi nhánh NHNo &PTNT Thực hiện công tác xây dựng cơ bản, xây dựng, sửa chữa, TSCĐ, muasắm công cụ lao động Thực hiện công tác thông tin tuyên truyền, quảng cáo,tiếp thị theo chỉ đạo của ban giám đốc

 Phòng nguồn vốn và kế hoạch tổng hợp:

Nghiên cứu, đề xuất chiến lược khách hàng, chiến lược huy động vốntại địa phương Xây dựng kế hoạch kinh doanh ngắn hạn, trung và dài hạntheo định hướng kinh doanh của NHNo &PTNT Tổng hợp, theo dõi các chỉtiêu kế hoạch kinh doanh và quyết toán kế hoạch đến các chi nhánh NHNo &PTNT trên địa bàn Cân đối nguồn vốn, sử dụng vốn và điều hoà vốn kinhdoanh đối với các chi nhánh NHNo & PTNT trên địa bàn Đầu mối thực hiệnthông tin phòng ngừa rủi ro và xử lí rủi ro tín dụng Tổng hợp, báo cáo theochuyên đề qui định

PHẦN II

DỰ ÁN HIỆN ĐẠI HÓA HỆ THỐNG THANH TOÁN VÀ

KẾ TOÁN KHÁCH HÀNG (IPCAS), VÀ QUÁ TRÌNH TRIỂN KHAI TẠI CHI NHÁNH NHNO & PTNT

THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

I HỆ THỐNG CŨ VÀ SỰ CẦN THIẾT HIỆN ĐẠI HÓA HỆ THỐNG NGÂN HÀNG:

1 Hệ thống cũ:

Hệ thống cũ này bắt đầu sử dụng từ năm 1994, được xây dựng dựa trên

cơ sở dữ liệu Foxpro, nên khả năng bảo mật không cao, cũng không đáp ứngđược nhu cầu giao dịch đa tiền tệ, giao dịch mọi lúc mọi nơi, không xử líđược khối lượng giao dịch lớn, hơn nữa chỉ thực hiện được việc quyết toánvào cuối năm

Mặt khác, quy trình giao dịch chưa hoàn thiện từ nhiều phía: Nhà nước,Ngân hàng Nhà nước, Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn ViệtNam, tạo nên nhiều khâu, nhiều cửa, phức tạp trong giao dịch với kháchhàng Dẫn đến tỉ lệ giao dịch trên một giao dịch viên thấp, các giao dịch viên

có chức năng và nhiệm vụ riêng: nhận tiền gửi, cho vay, thu nợ, trả tiền gửi,mua bán ngoại tệ mỗi nghiệp vụ phải qua nhiều cửa mới xong: giao dịchviên, kế toán, kế toán trưởng, nhân viên thu ngân Nên chỉ thực hiên đượctrung bình 295 giao dịch/ 1 chi nhánh/ 1 ngày

Trước kia, các chi nhánh NHNo & PTNT hoạt động như một ngânhàng độc lập, mọi quyết toán thu chi đều nằm trong nội bộ chi nhánh, cuốinăm mới có quyết toán với Ngân hàng Trung ương Các khoản vốn điều độnggiữa các chi nhánh vì vậy rất mất thời gian và khó quản lí Hơn nữa, mô hình

tổ chức còn nhiều bất cập, khả năng công nghệ còn thấp nên chưa có đượcmột sự quản lí kịp thời và hiệu quả từ cấp trên Các sản phẩm đơn lẻ, không

có quan hệ với nhau, không tích hợp được các sản phẩm trong hệ thống

Trong suốt thời gian hoạt động của Ngân hàng, trước sức ép của thựctiễn cũng như sự cạnh tranh của các ngân hàng trong nước và quốc tế, sự đòihỏi của khách hàng về dịch vụ ngày càng cao và đa dạng đã thúc đẩy Ngânhàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam cải tiến chế tạo các phầnmềm giải pháp ứng dụng Tuy nhiên các giải pháp này không đáp ứng đượcnhu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập của hệ thống ngân hàngViệt Nam Hơn nữa, trình độ nghiệp vụ, trình độ kinh nghiệm của cán bộchưa phù hợp với mô hình công nghệ cao Để có thể cạnh tranh và hội nhập,

hệ thống Ngân hàng Việt Nam phải sớm được hiện đại hóa

2 Sự cần thiết phải hiện đại hóa hệ thống ngân hàng:

Dưới áp lực của hội nhập kinh tế quốc tế và hoà nhịp cùng sự phát triểntrong khu vực, và đặc biệt là khi sắp sửa gia nhập tổ chức thương mại thế giới(WTO), nền kinh tế Việt Nam phải tạo ra khả năng cạnh tranh Để cạnh tranhđược với các đối thủ lớn trên trường quốc tế chúng ta phải sử dụng cùng mộtcông nghệ tiên tiến mà thế giới đang sử dụng Vì vậy, hiện đại hóa hệ thốngthanh toán là một cơ hội giúp cho Ngân hàng Việt Nam có được ưu thế cạnhtranh với các hệ thống ngân hàng trên thế giới

Hơn nữa chúng ta đang ở trong vòng quay của sự phát triển toàn cầu vềmọi ngành nghề, mà đặc biệt là ngành công nghệ thông tin - lĩnh vực có sựphát triển nhanh chóng nhất Điều này buộc ta phải tiếp nhận công nghệ mới,đổi mới công nghệ, hoà nhập với xu thế đi lên của nhân loại nếu không muốn

bị tụt hậu

Với nền kinh tế ngày càng phát triển, nhu cầu của khách hàng khi giaodịch với ngân hàng ngày càng đa dạng và cao hơn về chất lượng, thúc đẩyngân hàng phải cải tiến Mặt khác, chính ngân hàng cũng cần phải nâng caohiệu quả hoạt động kinh doanh của mình trong bối cảnh hội nhập Giảm thảnổi vốn, tăng khối lượng thanh toán không dùng tiền mặt, giảm khối lượngtiền mặt trong lưu thông, tăng cường khả năng kiểm soát từ Trung ương

Ngoài ra, dự án Hiện đại hóa hệ thống ngân hàng còn là đòi hỏi củaChính phủ Việt Nam.

II DỰ ÁN HIỆN ĐẠI HÓA HỆ THỐNG THANH TOÁN VÀ KẾ TOÁN KHÁCH HÀNG (IPCAS) :

1 Sơ lược về dự án Hiện đại hóa ngân hàng và hệ thống thanh toán :

Dự án Hiện đại hóa Ngân hàng và hệ thống thanh toán hỗ trợ cho việcphát triển một khu vực ngân hàng hiện đại, đủ khả năng phục vụ cho các nhucầu của một nền kinh tế đang phát triển, do đó làm tăng sự tin cậy đối với hệthống ngân hàng Việt Nam

Mục tiêu của dự án Hiện đại hóa Ngân hàng và hệ thống thanh toán:

Tăng cường các dịch vụ ngân hàng trong nền kinh tế nhằm mục đíchgiảm thời gian chu chuyển, đẩy mạnh luân chuyển vốn và tăng hiệu quả luânchuyển vốn, mang lại nhiều tiện ích và dịch vụ cho người tiêu dùng;

Đẩy mạnh năng lực thể chế của các ngân hàng tham gia vào dự án,nhằm mục đích thúc đẩy các ngân hàng thương mại tăng cường quản lí nội bộ

và dịch vụ ngân hàng

Dự án hiện đại hóa ngân hàng và hệ thống thanh toán được chia thànhbốn hạng mục sau:

- Xây dựng hệ thống thanh toán quốc gia liên ngân hàng

- Thiết lập hệ thống thanh toán trong nội bộ các ngân hàng thương mại

- Tăng cường thể chế của các ngân hàng thương mại

- Hỗ trợ kỹ thuật về quản lí dự án

Dự án hiện đại hóa Ngân hàng và hệ thống thanh toán bao gồm tiểu dự

án Hiện đại hóa Hệ thống thanh toán điện tử liên ngân hàng của Ngân hàngNhà nước và 6 tiểu dự án của các ngân hàng thương mại thành viên là: NHNo

&PTNT Việt Nam, NH Ngoại thương Việt Nam, NH Công thương Việt Nam,

NH đầu tư và phát triển Việt Nam, NH Thương mại cổ phần xuất nhập khẩu,

2 Vai trò của dự án IPCAS:

Dự án hiện đại hóa hệ thống thanh toán và kế toán khách hàng (IntraBank Payment & Customer Accounting System - IPCAS) của NHNo &PTNT Việt Nam là một trong số 7 tiểu dự án cấu thành tổng thể dự án Hiệnđại hóa Ngân hàng và hệ thống thanh toán do Ngân hàng thế giới tài trợ choChính phủ Việt Nam với tổng trị giá 53 triệu USD, trong đó tiểu dự ánIPCAS của NHNo & PTNT Việt Nam là tiểu dự án lớn thứ hai (chỉ sau dự áncủa NHNN) với giá trị 10,5 triệu USD

Dự án IPCAS do nhà thầu liên doanh đứng đầu là Hyundai InformationTechnology (Hàn quốc) thực hiện, bắt đầu được triển khai vào đầu năm 2002

và dự kiến hoàn thành vào cuối năm 2003 Khi hoàn thành sẽ triển khai hệthống IPCAS tại 13 chi nhánh và 2 trung tâm dữ liệu, cụ thể: Hà nội (4 chinhánh), TP HCM (3 chi nhánh), Đà nẵng (1 chi nhánh), Hà tây (3 chi nhánh),Hải phòng (1 chi nhánh), Cần thơ (1 chi nhánh), Trung tâm dữ liệu chính vàTrung tâm dữ liệu dự phòng

Sau khi hoàn thành giai đoạn 1 vào cuối năm 2003, bằng nguồn vốnvay từ WB, IPCAS sẽ tiếp tục được mở rộng ra toàn quốc với trên 1.500 chinhánh, trở thành một hệ thống hoàn chỉnh không chỉ về chức năng mà về cảquy mô

Hệ thống IPCAS khi được đưa vào hoạt động sẽ mang lại nhiều lợi ích

to lớn cho khách hàng, cho bản thân ngân hàng và cho nền kinh tế quốc dân.Đối với khách hàng, hệ thống đưa ra nhiều sản phẩm, dịch vụ mới đadạng, tiện lợi và hữu ích như: mô hình giao dịch một cửa giảm thiểu phiền

hà, tiết kiệm tối đa thời gian cho khách hàng trong giao dịch; khả năng đápứng yêu cầu gửi tiền một nơi, rút nhiều nơi của hệ thống cho phép kháchhàng có thể rút tiền theo nhu cầu tại bất cứ nơi nào thuận tiện nhất cho mình;khả năng xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác và an toàn của

hệ thống sẽ làm cho khách hàng cảm thấy hài lòng; khách hàng cũng sẽ có cơhội tiếp cận và sử dụng các sản phẩm và dịch vụ ngân hàng hiện đại như thẻ

tín dụng, thẻ nợ, …và trong tương lai không xa, là các dịch vụ ngân hàng tạinhà (Home Banking), ngân hàng qua Internet (Internet Banking), …

Đối với bản thân ngân hàng, những đặc điểm tiên tiến, ưu việt về kỹthuật cũng như nghiệp vụ của hệ thống mới sẽ thu hút mạnh mẽ khách hàngđến với ngân hàng, tạo điều kiện để ngân hàng cải tiến phương thức kinhdoanh, nâng cao nhận thức và trình độ cũng như lề lối làm việc của cán bộnhân viên ngân hàng, tăng năng suất lao động Hệ thống thông tin quản lýcho phép ngân hàng quản lý được đầy đủ và toàn diện mọi nguồn lực của

mình, nhờ đó có thể sử dụng triệt để và hiệu quả các nguồn lực đó nhằm tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh Qua những thay đổi đó, ngân

hàng có thể tăng cường khả năng cạnh tranh, mở rộng thị phần và do vậy tăngthêm lợi nhuận và nâng cao uy tín của mình

Đối với nền kinh tế quốc dân, hệ thống mới được xây dựng trên cơ sở

áp dụng những thành tựu công nghệ tiên tiến và hiện đại sẽ tạo điều kiện choNHNo & PTNT Việt Nam thực hiện tốt chức năng của mình đối với nền kinh

tế, đó là đảm bảo thanh toán nhanh chóng, chính xác, an toàn và tin cậy, huyđộng và cung cấp đầy đủ và kịp thời vốn cho các ngành và khu vực kinh tế,đặc biệt là các ngành kinh tế nông nghiệp và khu vực kinh tế nông thôn, một

bộ phận hết sức quan trọng của nền kinh tế Việt nam; góp phần đáng kể vàoviệc đẩy nhanh quay vòng vốn, giảm thời gian trôi nổi của đồng tiền, đáp ứngnhu cầu phát triển ngày càng cao của nền kinh tế nước ta

Tóm lại, dự án IPCAS là bước khởi đầu quan trọng trong quá trình đưaNHNo trở thành một ngân hàng hiện đại, có khả năng cạnh tranh cao và hộinhập với cộng đồng ngân hàng khu vực và thế giới

Ngoài ra việc triển khai dự án hiện đại hóa hệ thống thanh toán và kếtoán khách hàng là yêu cầu bắt buộc đặt ra từ phía Nhà nước ta và Ngân hàngthế giới đối với NHNo & PTNT Việt Nam Các Ngân hàng thương mại lớn(Ngân hàng thương mại quốc doanh và ngân hàng thương mại cổ phần) đềuđang thực hiện dự án tương tự như dự án của NHNo & PTNT Việt Nam Do

vậy, nếu không thực hiện thành công dự án này, NHNo & PTNT sẽ bị tụt hậu

so với các Ngân hàng khác và khó có khả năng bắt kịp

Hệ thống mới được thiết kế theo các qui trình nghiệp vụ ngân hàng tiêntiến mà các nước đang sử dụng Việc triển khai hệ thống mới sẽ làm thay đổihẳn bộ mặt NHNo & PTNT Việt Nam, vì nó làm thay đổi về mô hình nghiệp

vụ, mô hình tổ chức, đưa NHNo & PTNT VIệt Nam trở thành một Ngânhàng hiện đại

Do hệ thống mới là một hệ thống tập trung nên dễ dàng tích hợp vàphát triển các dịch vụ mới như: Internet Banking, Phone Banking sẽ thaythế một loạt các hệ thống đơn lẻ trước đây, để trở thành một hệ thống giaodịch đồng nhất, các sản phẩm phong phú hơn, tăng khả năng cạnh tranh vớicác ngân hàng khác

Tăng khả năng kiểm soát của trung tâm điều hành

3 Mục tiêu của Hệ thống thanh toán và kế toán khách hàng :

 Phát triển hệ thống thanh toán nội bộ ngân hàng và kế toán khách hàngtrên cơ sở công nghệ thông tin hiện đại, nhằm đáp ứng những thay đổi

và sự tăng lên của nhu cầu khách hàng Đồng thời cũng tuân thủ cácluật về tổ chức tín dụng của Chính phủ Việt Nam, các qui chế nghiệp

vụ của Ngân hàng Nhà nước, NHNo & PTNT Việt Nam đồng thời đápứng các tiêu chuẩn và thông lệ ngân hàng quốc tế

 Xây dựng hệ thống thanh toán nội bộ ngân hàng và kế toán kháchhàng tin cậy, an toàn và mạnh để đảm bảo kinh doanh hiệu quả Đápứng các yêu cầu của nền kinh tế quá độ đang tăng trưởng

 Hiện đại hóa hệ thống thanh toán nội bộ ngân hàng và kế toán kháchhàng bao gồm hiện đại hóa tất cả các nghiệp vụ ngân hàng và hoạtđộng quản trị

 Làm tăng thị phần chiếm lĩnh của NHNo & PTNT Việt Nam, tăngkhối lượng khách hàng và đa dạng hóa các sản phẩm dịch vụ

 Giảm chi phí quản lí, cải thiện hiệu suất hoạt động và tăng khả năngsinh lợi của Ngân hàng.

 Cung cấp các dịch vụ ngân hàng đa dạng và thuận tiện nhằm đáp ứngnhu cầu ngày càng tăng của khách hàng

 Giảm thiểu thời gian vốn trôi nổi, đẩy nhanh vòng quay vốn và tănghiệu quả kinh doanh

 Cải tiến các hoạt động kế toán và kiểm soát nội bộ, tăng cường khảnăng quản lí, kiểm soát từ trung ương, tạo điều kiên thuận lợi đểnhững người có thẩm quyền có thể ra quyết định kịp thời và chính xácphù hợp với tình hình thực tế

 Xây dựng một hệ thống công nghệ thông tin hiện đại nhằm hỗ trợ hoạtđộng kinh doanh và quản lí nghiệp vụ của NHNo & PTNT Việt Namngang tầm với các ngân hàng trong khu vực và trên thế giới

 Tích hợp các dịch vụ ngân hàng mới trong tương lai và các dịch vụngân hàng Quốc tế

4 Khái quát về dự án IPCAS :

a) Thông tin khách hàng CIF:

Khách hàng được quản lí tập trung và mã số khách hàng là duy nhấttrên toàn hệ thống, mọi giao dịch của khách hàng với ngân hàng đều dựa trên

hồ sơ khách hàng (CIF)

Quản lí khách hàng là việc quản lí tại chi nhánh cơ sở, mã số kháchhàng được gán bởi chi nhánh đó Để dễ dàng cho việc quản lí, khách hàngđược chia thành: khách hàng tư nhân và khách hàng doanh nghiệp, kháchhàng là doanh nghiệp được phân loại thành các tổng công ty, các ngân hàng,các tổ chức chính quyền địa phương

Hệ thống CIF có những chức năng chính sau:

a1 Truy vấn các thông tin về khách hàng:

Khi khách hàng đến đăng kí, việc xác định khách hàng này đã đăng kítrước đó hay chưa bằng cách sử dụng chức năng truy vấn thông tin kháchhàng Việc đăng kí lần 2 của khách hàng sẽ được tự động phát hiện bởi hệthống

a2 Đăng kí khách hàng mới:

G/L CIF

HÖ thèng tiÒn göi HÖ thèng tiÒn

HÖ thèng giao diÖn

thanh to¸n

HÖ thèng kh¸c

HÖ thèng vÊn tin

Hệ thống báo cáo

Khách hàng được phân loại thành khách hàng tư nhân, doanh nghiệp tưnhân và các tổ chức khác để tiện cho việc đăng kí và quản lí.

Điều cần thiết cho mỗi chi nhánh là tự chi nhánh đó đăng kí mã sốkhách hàng của mình

a3 Chức năng thay đổi thông tin khách hàng:

Để thay đổi thông tin khách hàng, sự thay đổi đó được thực hiện trêncác màn hình mà thông tin đó hiển thị

Các thông tin thay đổi bao gồm các thông tin về Name & ID (tên vàcăn cước), General (thông tin chung), Individual (cá nhân), Corporation(doanh nghiệp), Address & Tel (địa chỉ & điện thoại), Contact Person (ngườiliên hệ), Management & Shareholder (người quản lí và cổ đông), Household(hộ gia đình)

a4 Chức năng thiết lập mối quan hệ của khách hàng:

* Thiết lập quan hệ của khách hàng đã đăng kí:

Ví dụ, nếu khách hàng A và khách hàng B đã được đăng kí, và kháchhàng A là công ty mẹ của khách hàng B thì có 1 quan hệ được thiết lập

* Đăng kí quan hệ:

- Giữa cá nhân và cá nhân: thường là quan hệ gia đình như vợ chồng,cha mẹ, con cái, anh chị em ruột, bố mẹ vợ, bố mẹ chồng

- Quan hệ cá nhân với doanh nghiệp: Cổ đông - Shareholder, ban quản

lí - management, đại diện - Representative, Chi nhánh, công ty - Company,trường học - School

- Quan hệ doanh nghiệp với doanh nghiệp

- Công ty liên quan

a5 Chức năng copy:

Sau khi giao dịch viên gõ vào máy tính tên khách hàng, số chứng minhthư, nếu khách hàng đã đăng kí thông tin ở chi nhánh khác thì máy sẽ thôngbáo Nếu giao dịch viên không đồng ý lấy các thông tin cũ của khách hàng thì

bỏ qua, nếu đồng ý thì tất cả các thông tin của khách hàng đã đăng kí trước

đó ở các chi nhánh khác sẽ được lấy vào và mã số khách hàng chỉ khác nhau

ở mã chi nhánh mà thôi

b) Thông tin sổ cái - G/L:

Sổ cái là phần hành nghiệp vụ có chức năng quản lí, duy trì hệ thốngtài khoản hạch toán trong hệ thống (bao gồm các tài khoản hạch toán tự động

và các tài khoản hạch toán bằng tay) và các báo cáo tài chính, kế toán liênquan đến các nghiệp vụ ngân hàng

- Mọi nghiệp vụ phát sinh của các giao dịch hàng ngày của Ngânhàng sẽ được cập nhật ngay vào sổ cái - G/L và dữ liệu này sẽ được tập trungtại trụ sở chính Nên có thể quản lí chặt chẽ đến từng bút toán, theo dõi dấuvết của từng giao dịch bị huỷ Giám đốc có thể kiểm tra đến từng bút toán củanhân viên nghiệp vụ, đánh giá được chất lượng tín dụng

- Việc mở, sử dụng, duy trì và huỷ bỏ các tài khoản theo qui địnhthống nhất của Tổng giám đốc

- Việc hạch toán các nghiệp vụ được hạch toán tự động theo chươngtrình phần mềm có sẵn trong hệ thống

Hệ thống sổ cái có các chức năng chính sau:

b1 Quản lí số dư trung bình:

- Theo dõi tất cả các tài khoản trong bảng cân đối và báo cáo kết quả

lỗ lãi, quản lí số dư trung bình theo tháng, quí, năm, theo từng khách hàng.Vi` vậy dễ dàng phân tích được kết quả lỗ lãi theo từng khách hàng, cũng như

có thể tính số dư trung bình hàng ngày Quản lí số dư tích luỹ bình quân đểđánh giá tình hình tài chính của khách hàng là tốt hay xấu

- Nhập số dư bình quân: mục đích là chỉnh sửa lại số dư bình quâncủa khách hàng.

- Vấn tin số dư tích luỹ bình quân: sau khi nhập bút toán tích luỹ số

dư bình quân, người sử dụng có thể vấn tin các giao dịch tích luỹ số dư bìnhquân và có thể in ra các báo cáo tuỳ theo mục đích sử dụng khác nhau Cácbáo cáo này được thiết lập theo mẫu, biểu cụ thể và được kết nối với nhữngtrình ứng dụng khác như Excel Những báo cáo này dựa trên những tiêu chísau: ngày giao dịch, số bút toán, loại giao dịch, loại tài khoản, loại tiền tệ, mãtài khoản, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, tích luỹ tháng, quý, năm và tạo rabáo cáo theo từng loại khách hàng, theo từng thanh toán viên

b2 Duy trì mã tài khoản sổ cái:

- Thực hiện chức năng quản lí tài khoản đăng kí, sửa đổi, huỷ bỏ,hạch toán thẳng vào sổ cái, báo cáo kế toán tại chi nhánh và báo cáo kế toántại trụ sở chính

- Liên kết các tài khoản của các chi nhánh tới trụ sở chính

- Kiểm tra giao dịch tài khoản và quản lí tài khoản của khách hàngtại các chi nhánh khác nhau Hơn nữa, hệ thống có thể kiểm tra những tàikhoản không hoạt động và những tài khoản chung

- Quản lí tài sản có, tài sản nợ, vốn, chi phí và thu nhập

- Quản lí những thay đổi của tài khoản, quản lí số dư nợ, có

- Quản lí các tài khoản mua bán ngoại tệ

b3 Khóa sổ cuối ngày :

- Vấn tin tổng các giao dịch hàng ngày

- Vấn tin các giao dịch hàng ngày của từng thanh toán viên hoặc tất

cả các thanh toán viên

- Vấn tin số thứ tự của giao dịch, giá trị giao dịch, giá trị từng phầncủa giao dịch.

- Vấn tin tổng giao dịch ghi nợ, ghi có hàng ngày và lượng giao dịchcủa thanh toán viên và của tất cả tài khoản

- Vấn tin sổ cái : có 3 loại vấn tin: vấn tin tất cả các tài khoản, từngloại tài khoản, chi tiết từng tài khoản

- Hệ thống này không quản lí lưu trữ chứng từ mà toàn bộ các giaodịch được lưu trữ trên hệ thống máy tính, nếu theo yêu cầu của khách hàngcần có chứng từ để chứng minh giao dịch thì chứng từ được quản lí theo loạigiao dịch

- Vấn tin số dư trong sổ cái của từng tài khoản theo thời kì, vấn tin

số dư tài khoản phát sinh hàng ngày Số lượng giao dịch hàng ngày được cậpnhật ngay khi giao dịch phát sinh

b4 Chức năng quản lí tiền mặt, sec, thanh toán bù trừ :

- Nhập xuất và vấn tin tài khoản tiền mặt, sec của ngân hàng khácgiữa các thanh toán viên

- Vấn tin số dư: có thể vấn tin số dư theo từng loại giao dịch hoặc tất

cả Vấn tin tài khoản thanh toán chuyển khoản giữa các thanh toán viên

- Báo cáo giao dịch tiền mặt: có thể báo cáo từng ngày, 5 ngày, định

kì hoặc chọn báo cáo theo từng khách hàng

b5 Cập nhật bút toán váo sổ cái:

- Khi có một giao dịch phát sinh được cập nhật tức thời vào sổ cái và

hệ thống sẽ tự động hạch toán vào tài khoản đối ứng, trừ những trường hợpđặc biệt thì mới hạch toán bằng tay

- Trường hợp giao dịch có lỗi, muốn huỷ bỏ giao dịch cần phải có sựxác nhận của trưởng phòng hoặc người có thẩm quyền

b6 Tài khoản thanh toán liên ngân hàng :

- Mở, huỷ bỏ, thay đổi tài khoản thanh toán liên ngân hàng để nhằmmục đích quản lí giới hạn thấu chi, tỉ lệ lãi suất thấu chi, tỉ lệ lãi suất tiềngửi

- Cách tính và vấn tin lãi suất: ngày bắt đầu và ngày kết thúc đượcđưa vào, hệ thống sẽ tự động tính lãi suất, sau đó người sử dụng có thể vấntin lãi suất từ ngày bắt đầu đến ngày kết thúc

- Vấn tin số dư hàng ngày: hệ thống cho phép người sử dụng vấn tin

số dư hàng ngày

b7 Tài khoản tạm treo:

- Được sử dụng với những tài khoản phải thu, phải trả hoặc nhữngtài khoản tạm ứng của ngân hàng

- Đối với những tài khoản tạm treo là tiền mặt, tài khoản thanh toánCCA, tài khoản liên ngân hàng, tài khoản tiền gởi, những tài khoản khôngđược hạch toán tự động

- Sau khi mở tài khoản tạm treo, có thể huỷ bỏ lệnh mở, vấn tin tàikhoản tạm treo, cũng như là việc ghi nợ hoặc ghi có tài khoản này

b8 Quyết toán:

- Khóa sổ cái: được thực hiện hàng ngày, sau khi khóa sổ thì tất cảcác giao dịch không được phép thực hiện Có một vài điều kiện để khóa sổcuối ngày Có thể huỷ bỏ lệnh khóa sổ cuối ngày nếu như có những giao dịchcần phải thực hiện ngay trong ngày, với điều kiện là việc huỷ lệnh khóa sổđược thực hiện trước khi thực hiện công việc xử lí cuối ngày Nếu người phụtrách đã khóa sổ hoặc sổ cái đã được khóa sổ thì việc huỷ lệnh khóa sổ củathanh toán viên chỉ có thể thực hiện được sau khi đã huỷ bỏ lệnh khóa sổ củangười phụ trách hoặc sổ cái

- Điều kiện khóa sổ cuối ngày:

 Kiểm tra xem các thanh toán viên đã khóa sổ hết chưa.

 Kiểm tra việc thực hiện kết thúc lệnh thường trực

 Kiểm tra công việc quỹ

 Kiểm tra các nghiệp vụ cho vay

 Kiểm tra số dư, ngày giá trị của tài khoản CCA

 Kiểm tra số dư tiền mặt, sec ngân hàng khác của mỗi thanh toánviên đối chiếu với sổ cái

- Tích luỹ bằng tay: khi tài khoản không đủ khả năng tích luỹ tựđộng thì tích luỹ bằng tay

- Vấn tin chi tiết tích luỹ, chi tiết tài khoản lỗ lãi và tài khoản tíchluỹ, vấn tin số dư trước khi tích luỹ tài khoản

- Báo cáo lô: chi tiết từng tài khoản, hạch toán hàng ngày, sổ chi tiết,tích luỹ chi tiết, báo cáo chi tiết số dư tài khoản, báo cáo chi tiết số dư tàikhoản đối ứng

(Tài khoản thanh toán bù trừ của thanh toán viên (CCA) là tài khoản

ảo, không thể hiện trên bảng cân đối kế toán, dùng để hạch toán khi nghiệp

vụ kinh tế phát sinh liên quan đến nhiều phần hành nghiệp vụ (như: phầnhành nghiệp vụ sổ cái, tiền gửi, tín dụng, tài trợ thương mại, chuyển tiền )

4.2 Đặc điểm của hệ thống Thanh toán và kế toán khách hàng (IPCAS):

a) Module hóa:

Module theo nghĩa tiếng Anh có nghĩa là mô hình độc lập Nhữngmodule của IPCAS được kết nối dựa trên hệ thống thông tin khách hàng(CIF) và thông tin sổ cái (G/L) , mỗi module được thiết kế để sử dụng độc lập

và tương tác qua giao diện chuẩn

Các module được thiết kế đơn lẻ có khả năng tích hợp, mỗi modulevận hành một cách độc lập và tác động lẫn nhau IPCAS được thiết kế như

khái niệm Plug and Play (nhấn và chạy), nó có thể đáp ứng nhanh chóngnhững thay đổi của môi trường ngân hàng như thêm, xóa, sửa những module.

Hệ thống có thể quản lí tất cả các module: tiền gửi, tiền vay, mua bán ngoại

tệ, thanh toán quốc tế, chuyển tiền trên cùng một hệ thống

b) Luồng vận hành chi nhánh hàng ngày:

Áp dụng hệ thống mới này, toàn quốc (những nơi có triển khai IPCAS)đồng loạt mở sổ, đóng sổ vào một giờ đã đăng kí sẵn Nếu một chi nhánh nào

đó không đóng sổ cuối ngày thì sẽ bị loại ra khỏi hệ thống và kết quả củangày làm việc đó không được công nhận, gây thiệt hại cho chi nhánh

Có thể mô tả khái quát luồng vận hành hàng ngày của một chi nhánh ápdụng hệ thống IPCAS như sau: Đầu ngày giao dịch, vào một giờ đã đăng kísẵn (ví dụ, đối với NHNo & PTNT thành phố Đà Nẵng là 7h 00) chi nhánh

mở sổ giao dịch, sau đó 7h 01 các giao dịch viên bắt đầu mở sổ giao dịch vànhận hạn mức tiền mặt của mình Trong ngày làm việc các teller thực hiệnnhững nghiệp vụ được giao như: các dịch vụ chung, sổ cái, tiền gửi, chovay cuối ngày làm việc teller phải khóa sổ, sau đó đến trưởng giao dịchkhóa sổ Đến trước 17h30 thì các teller và trưởng giao dịch phải hoàn thànhviệc khóa sổ Đến 17h 30 chi nhánh thực hiện đóng sổ cái Kết thúc mộtngày làm việc

c) Khả năng thích ứng cao và thân thiện với người sử dụng:

- Vì hệ thống được thiết kế module hóa nên có thể dễ dàng thay đổicho với phù hợp với môi trường kinh doanh

- Hệ thống cung cấp thông điệp mô tả lỗi và chức năng trợ giúp nên

 Áp dụng mô hình giao dịch một cửa, chứng từ điệntử

 Hệ thống quản lí kế toán tập trung (Sổ cái)

 Hệ thống quản lí thông tin khách hàng tập trung(CIF)

 Tiền gửi (có kì hạn, không kì hạn, tài khoản cánhân )

 Tiết kiệm (có kì hạn, không kì hạn, lãi suất bậcthang )

 Tín dụng (cá nhân, công ty, hạn mức)

 Kết nối với hệ thống thẻ khác và cung cấp các sảnphẩm về thẻ bao gồm: th ẻ ATM, thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ

 Thẻ ATM với nhiều chức năng hơn, rút tiền mặt, vấntin, chuyển tiền, rút tiền và chuyển khoản trên tài khoản cá nhânbằng passbook.

 Tài trợ thương mại và kinh doanh ngoại hối

 Treasury (quản lí vốn, kinh doanh vốn và ngoại tệ)

 Bảo lãnh (trong nước, quốc tế)

 Hệ thống kết nối thanh toán quốc tế tự động (Swift)

và kết nối thanh toán tự động với ngân hàng Nhà nước

 Cung cấp các sản phẩm thanh toán thuận tiện chokhách hàng như thanh toán lương, lệnh trường trực, uỷ nhiệm thu,dịch vụ trả lương cho khách hàng là công ty

 Cung cấp dịch vụ quản lí tiền mặt cho khách hàng làcác tổng công ty lớn

Tăng được khả năng cạnh tranh với các Ngân hàng bạn do hệ thốngmới cung cấp được các sản phẩm ngân hàng mới, phục vụ được cácyêu cầu đa dạng của khách hàng

III NGHIÊN CỨU QUÁ TRÌNH TRIỂN KHAI DỰ ÁN IPCAS TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG:

1 Những công việc chuẩn bị tại chi nhánh:

Chi nhánh xác định công tác chuẩn bị là nhiệm vụ rất quan trọng, nếukhông muốn nói là có tính quyết định để có thể triển khai dự án một cáchthuận lợi, đúng tiến độ, góp phần hạn chế những sai sót luôn có nguy cơ xảyra

1.1 Công tác chuẩn hóa dữ liệu:

- Đây là nội dung then chốt nhất trong công tác chuẩn bị triển khai

dự án, nhằm mục đích chỉnh sửa những sai sót, tồn tại trên dữ liệu thuộcchương trình giao dịch Foxpro đã vận hành trên dưới 10 năm qua,

- Do những hạn chế kĩ thuật của hệ quản trị cơ sở dữ liệu Foxpro, dochủ quan của cán bộ trong vận hành chương trình, nhiều khi chưa tuân thủđúng qui trình đề ra Trong khi chương trình đã qua quá trình sử dụng quálâu, trải qua nhiều lần chỉnh sửa, bổ sung nâng cấp, nên những sai sót về dữliệu là có phần khách quan Đồng thời, sai sót cũng khá đa dạng, phức tạp,dồn tích qua nhiều thời kì, nên phải tốn nhiều công sức và phải làm đi làmlại nhiều lần mới đạt yêu cầu chuẩn hóa

- Chi nhánh Đà Nẵng với tổng dư nợ 2300 tỉ, nguồn vốn 2500 tỉ,riêng tiền gửi dân cư là 1500 tỉ, chiếm 60% tổng nguồn vốn ; số lượng kháchhàng gần 1600 doanh nghiệp ; 9400 khách hàng cá nhân, vừa gởi vừa vay vàcác loại dịch vụ ngân hàng thực sự là một khối lượng giao dịch khổng lồ, khótránh khỏi tiềm ẩn sai sót

Qua thực tế chuẩn hóa, những sai sót dữ liệu thường phát sinh tập trung

+ Hồ sơ cán bộ giao dịch : Hồ sơ cán bộ kế toán (KETOAN.DBF), cán

bộ tín dụng (CBTD.DBF) bị trùng lắp, hoặc thiếu do biến động nhân sự qua

+ Hồ sơ tài khoản và hồ sơ khế ước : tài khoản đăng kí chưa thốngnhất Đăng kí thừa hoặc đăng kí nhưng không còn hoạt động rất nhiều Có chinhánh, số tài khoản không còn hoạt động lên đến hàng ngàn Một khách hàngthay vì có một tài khoản tiền vay để dễ theo dõi, tính lãi theo khế ước và sao

kê tổng hợp, thì lại mở quá nhiều tài khoản chi tiết tiền vay phân biệt theoloại lãi suất để tính lãi theo tích số tài khoản, dẫn đến số liệu tích luỹ (lãi đãthu - lãi còn phải thu) thiếu chính xác, tổng số tiền đăng kí trả nợ trên khếước không khớp đúng với tổng số giải ngân

+ Cấu trúc dữ liệu: một số cấu trúc dữ liệu có hiện tượng thay đổithuộc tính, chưa đảm bảo cấu trúc thống nhất do Trung ương qui định.Nguyên nhân là do một số chi nhánh chưa cập nhật kịp thời các thay đổi bổsung chương trình do trung tâm Công nghệ thông tin thông báo

Một số kinh nghiệm triển khai chuẩn hóa dữ liệu tại chi nhánh:

- Tháng 3/2003 Giám đốc chi nhánh quyết định thành lập tổ chuẩnhóa dữ liệu tại hội sở, gồm 3 thành viên (trưởng và phó phòng điện toán, 1phó phòng kế toán ngân quỹ) có trình độ nghiệp vụ chuyên môn cao, kết hợpvới am hiểu sâu về kĩ thuật lập trình, nắm vững kĩ thuật vận hành chươngtrình giao dịch trực tiếp Tổ này chịu trách nhiệm chính trong việc xây dựng

đề cương chuẩn hóa dữ liệu đến từng phòng và chi nhánh cơ sở theo tiến độđược ban giám đốc duyệt

- Chi nhánh có phương châm: hội sở hỗ trợ, các chi nhánh cơ sở tựlực trong việc chuẩn hóa dữ liệu là chính Giám đốc chi nhánh chỉ đạo kịpthời trong việc xây dựng mạng lưới cộng tác viên tin học tại các chi nhánh cơ

sở, mỗi chi nhánh có ít nhất một người gồm những cán bộ, kĩ sư chuyên tinhọc hoặc cán bộ nghiệp vụ có am hiểu sâu về tin học và chương trình giaodịch trực tiếp, chịu trách nhiệm chính trong việc sử dụng những chương trìnhphần mềm dùng cho chuẩn hóa dữ liệu, trực tiếp xử lí những vấn đề trongphạm vi khả năng có thể, làm đầu mối liên hệ và phối hợp với tổ chuẩn hóa

dữ liệu của hội sở để triển khai các chương trình công tác

- Việc kiểm tra, chỉnh sửa dữ liệu chủ yếu sử dụng các chương trìnhphân tích và chuẩn hóa dữ liệu do Trung ương cấp Tuy nhiên, do nguồn dữliệu tại địa phương rất phức tạp, sai sót dồn tích lâu ngày, nên việc sử dụng ácchương trình chuẩn nhiều khi không phát hiện hết lỗi Tổ chuẩn hóa dữ liệucủa hội sở đã có nhiều cố gắng lập trình thêm một số chương trình Foxpronhằm kiểm tra phát hiện những lỗi theo tình huống.

- Chuẩn hóa dữ liệu là khâu có liên quan đến nhiều bộ phận và phầnhành nghiệp vụ khác nhau, vì vậy tổ chuẩn hóa dữ liệu và cộng tác viên tại cơ

sở còn có trách nhiệm tham mưu cho ban giám đốc, chỉ rõ những nội dungcần chuẩn hóa đến từng bộ phận nghiệp vụ, đến từng loại hồ sơ cụ thể, để các

bộ phận này chủ động phân công cán bộ thực hiện đúng kế hoạch chỉnh sửa

bổ sung dữ liệu Nhờ vậy tiến độ chuẩn hóa dữ liệu mới đạt yêu cầu

- Dữ liệu giao dịch là dữ liệu động, thường xuyên biến động theotình hình kinh doanh Chưa kể có trường hợp hạch toán nhầm, sai sót pháthiện chậm Do đó chi nhánh xác định chuẩn hóa dữ liệu là công việc thườngxuyên liên tục của bộ phận nghiệp vụ, không làm theo cao trào, làm xong mộtđợt rồi nghỉ Mặt khác, việc đúc rút kinh nghiệm kịp thời sau khi chuẩn hóa

dữ liệu để chấn chỉnh việc thực hiện thao tác đúng qui trình giao dịch là rấtquan trọng Sau đợt chuẩn hóa lần đầu, chi nhánh đã chủ động tiến hành soạnthảo một Cẩm nang về giao dịch trực tiếp, phổ cập đến từng cán bộ giao dịch

1.2 Công tác tổ chức đào tạo:

- Công tác tổ chức đào tạo, chuẩn bị triển khai dự án được chi nhánhnhận thức và chuẩn bị khá sớm ngay từ đầu năm 2002 Trong thời gian này,

do dự án WB mới ở giai đoạn thiết kế hệ thống và đang hoàn thiện, nên chưa

có chương trình đào tạo riêng dành cho chi nhánh Tuy nhiên, để chủ độngtrong công tác chuẩn bị, hướng đào tạo của chi nhánh tập trung vào trang bịnhững kiến thức và kĩ năng tổng hợp về các mặt nghiệp vụ, kết hợp với nângcao trình độ sử dụng vi tính căn bản cho cán bộ nhân viên, vừa đào tạo cơ bảnkết hợp đào tạo chuyên sâu

- Riêng năm 2002, bên cạnh bố trí cán bộ theo học lớp tập huấn đàotạo của trung ương tổ chức, được sự hỗ trợ tích cực của Văn phòng MiềnTrung về phương tiện thiết bị, tiểu giáo viên, chi nhánh đã tự tổ chức một sốlớp đào tạo trong phạm vi toàn hệ thống như :

+ Tổ chức 4 lớp đào tạo cho 160 cán bộ lãnh đạo điều hành và cán bộtác nghiệp về kĩ năng vận hành sử dụng máy vi tính Thời gian đào tạo mỗilớp là một tháng, trang bị những kiến thức căn bản về phần cứng máy tính,mạng máy tính, hệ điều hành DOS và Windows, điện toán văn phòng Office,Internet, virut máy tính, Anh ngữ máy tính

+ Tổ chức 4 lớp đào tạo ngoài giờ về Quy trình ngân hàng bán lẻ cho

150 lượt cán bộ điều hành và tác nghiệp, tạo điều kiện tiếp cận với mô hìnhmới về công nghệ ngân hàng sau Foxpro Trên cơ sở đó, các cán bộ nhân viên

có dịp nâng cao nhận thức, tìm hiểu những khái niệm mới, đồng thời cũng có

cơ hội để trau dồi thêm kĩ năng vận hành và sử dụng máy tính

+ Tổ chức 2 lớp đào tạo nghiệp vụ kế toán, tín dụng và ngân quĩ cho

110 lượt cán bộ dự kiến qui hoạch vào mô hình giao dịch một cửa, thông qua

đó cho phép cán bộ nghiệp vụ nắm bắt được nội dung cơ bản của các phầnhành nghiệp cụ có liên quan Tiến hành bố trí đan xen giữa kế toán và ngânquĩ để có điều kiện thực hành kiểm đếm tiền, phát hiện tiền giả, nắm vữngcác nguyên tắc cơ bản về chế độ kế toán, thu chi tiền mặt, thể lệ tín dụng