Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Sơn Linh

Hiện nay, mục tiêu của tất cả mọi doanh nghiệp là tối đa hóa lợi nhuận, muốn vậy các doanh nghiệp phải tìm cách tăng doanh thu hoặc giảm chi phí, trong đó tăng doanh thu là biện pháp mọi doanh nghiệp luôn mong muốn. Làm thế nào để bán hàng được nhiều nhất, tránh ứ đọng vốn lâu ngày, đảm bảo khả năng thanh toán, thu lợi nhuận cao... luôn là mục tiêu và điều kiện tồn tại của mọi doanh nghiệp thương mại. Do vậy, khâu tiêu thụ được xem là khâu chủ yếu nhất, cơ bản nhất, quyết định đến sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp. Trong chuỗi hoạt động của doanh nghiệp thì bán hàng là khâu cuối cùng, là cơ sở để tính toán lãi lỗ, do vậy việc xác định kết quả bán hàng giúp các nhà quản trị doanh nghiệp biết được tình hình hoạt động của doanh nghiệp mình để từ đó đưa ra quyết định tiếp tục hay chuyển hướng kinh doanh. Để có thể tăng được doanh thu và quản lí doanh thu một cách chặt chẽ và hiệu quả, thì kế toán bán hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng. Thông qua chức năng ghi nhận xử lí thông tin, kế toán bán hàng sẽ cung cấp được cho nhà quản lí tình hình tiêu thụ của các loại mặt hàng, do vậy vai trò của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Nhận thức được vai trò, tầm quan trọng của công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa đối với các doanh nghiệp thương mại, cùng với những kiến thức em đã học ở trường và qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Sơn Linh em đã quyết định lựa chọn đề tài :“ Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Sơn Linh” làm chuyên đề thực tập cho mình. Kết cấu chuyên đề bao gồm 3 phần: Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lí hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Sơn Linh Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Sơn Linh Chương 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Sơn Linh Để thực hiện được chuyên đề này em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của TS Nguyễn Hữu Ánh – P.Trưởng khoa kế toán Trường Đại học Kinh tế quốc dân cùng các cô chú trong phòng kế toán Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Sơn Linh.

Chuyên đề thực tập chuyên ngành LỜI MỞ ĐẦU Hiện nay, mục tiêu tất doanh nghiệp tối đa hóa lợi nhuận, muốn doanh nghiệp phải tìm cách tăng doanh thu giảm chi phí, tăng doanh thu biện pháp doanh nghiệp mong muốn Làm để bán hàng nhiều nhất, tránh ứ đọng vốn lâu ngày, đảm bảo khả toán, thu lợi nhuận cao mục tiêu điều kiện tồn doanh nghiệp thương mại Do vậy, khâu tiêu thụ xem khâu chủ yếu nhất, nhất, định đến tồn phát triển doanh nghiệp Trong chuỗi hoạt động doanh nghiệp bán hàng khâu cuối cùng, sở để tính tốn lãi lỗ, việc xác định kết bán hàng giúp nhà quản trị doanh nghiệp biết tình hình hoạt động doanh nghiệp để từ đưa định tiếp tục hay chuyển hướng kinh doanh Để tăng doanh thu quản lí doanh thu cách chặt chẽ hiệu quả, kế tốn bán hàng đóng vai trò vơ quan trọng Thơng qua chức ghi nhận xử lí thơng tin, kế tốn bán hàng cung cấp cho nhà quản lí tình hình tiêu thụ loại mặt hàng, vai trò kế tốn bán hàng doanh nghiệp vơ quan trọng Nhận thức vai trò, tầm quan trọng cơng tác kế tốn tiêu thụ hàng hóa doanh nghiệp thương mại, với kiến thức em học trường qua thời gian thực tập Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Sơn Linh em định lựa chọn đề tài :“ Hồn thiện kế tốn bán hàng Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Sơn Linh” làm chuyên đề thực tập cho Kết cấu chuyên đề bao gồm phần: SVTH: Trần Thị Nhung Lớp: Kế toán 48A Chuyên đề thực tập chuyên ngành Chương 1: Đặc điểm tổ chức quản lí hoạt động bán hàng Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Sơn Linh Chương 2: Thực trạng kế tốn bán hàng Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ Sơn Linh Chương 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hồn thiện kế tốn bán hàng Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Sơn Linh Để thực chuyên đề em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ nhiệt tình TS Nguyễn Hữu Ánh – P.Trưởng khoa kế toán Trường Đại học Kinh tế quốc dân cô phòng kế tốn Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ Sơn Linh Hà Nội ngày 10 tháng năm 2010 Sinh viên Trần Thị Nhung CHƯƠNG 1: SVTH: Trần Thị Nhung Lớp: Kế toán 48A Chuyên đề thực tập chuyên ngành ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ SƠN LINH 1.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng Công Ty TNHH Thương mại Dịch vụ Sơn Linh 1.1.1 Danh mục hàng bán Công ty Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Sơn Linh công ty chuyên nhập khẩu, mua bán, phân phối Dược phẩm bao gồm sản phẩm Đông dược, tân dược, hóa mỹ phẩm, nguyên liệu hóa dược, thuốc phụ gia thực phẩm, thực phẩm chức Với mong muốn đóng góp phần nhỏ bé vào cơng chăm sóc bảo vệ sức khỏe nhân dân, Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Sơn Linh ln mang đến sản phẩm chất lượng, có giá trị chữa bệnh phục hồi sức khỏe tốt tới tay người tiêu dùng với giá hợp lí Mặt hàng kinh doanh công ty phong phú đa dạng Chất lượng sản phẩm đảm bảo tốt qua phản ánh bác sĩ, dược sĩ, người dùng kiểm nghiệm chất lượng sản phẩm Các sản phẩm công ty kinh doanh sản phẩm chất lượng cao công ty có xây dựng thương hiệu tốt thị trường nước tập đoàn tiếng Trung Quốc, điều tạo niềm tin người tiêu dùng sản phẩm cơng ty, thơng qua tạo mạnh riêng công ty Tất mặt hàng công ty có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng, đảm bảo kiểm tra chất lượng Các mặt hàng thuốc đăng kí Bộ Y tế Danh mục loại hàng hóa cơng ty: SVTH: Trần Thị Nhung Lớp: Kế toán 48A Chuyên đề thực tập chuyên ngành Nguồn hàng chủ lực kinh doanh Công ty giai đoạn sản phẩm chủ đạo tập đoàn Bách Hội, Tam Tinh, tập đoàn Hongkong Trung Quốc Các sản phẩm bào chế từ phương thuốc cổ truyền dân tộc Trung Hoa với công nghệ báo chế đại tập đoàn tiếng, đảm bảo tiêu chuẩn GMP Tổ chức y tế Thế giới Các sản phẩm khẳng định chất lượng Thị trường nước Quốc tế -Vị hữu bách linh: Đây sản phẩm tập đoàn Dược Bách hội Vị hữu bách linh thuốc điều trị viêm loét dày – tá tràng, sản phẩm bán chạy hàng đầu Trung Quốc lưu hành thị trường 27 năm Sản phẩm với thành phần Vitamin U, bào chế theo dạng viên với kết cấu lớp đặc thù, sản phẩm điều trị chứng đau co bóp tràng vị, đau dày, nóng ruột, ợ chua tăng tiết dịch vị, viêm dày mãn tính - Thiên Bảo Nữ: Đây sản phẩm tập đoàn dược Tam Tinh ( Harbin), sản phẩm có mặt nhiều nước giới Sản phầm dành cho phụ nữ, có tác dụng ích âm bổ huyết, điều hòa nội tiết, chống lão hóa, dưỡng tóc, đẹp da Sản phẩm bào chế từ nguyên liệu quí Nhân sâm, Dương quy, ngài tằm thảo dược thiên nhiên - Nhân Sâm Sữa Ong Chúa: Sản phẩm tập đoàn dược Tam Tinh, tinh chế từ nhân sâm sữa ong chúa Có tác dụng Bổ não, điều tiết thần kinh, nâng cao thể lực, tăng miễn dịch cho thể, liệu pháp tốt điều trị chứng ăn không ngon, ngủ, thần kinh suy nhược, hấp thụ Sản phẩm hiệu tốt điều trị bệnh thiếu máu, viêm gan, phục hồi thể lực bổ trợ tinh thần cho người thể lực yếu, sau sinh sau chữa bệnh Bên cạnh sản phẩm nhập làm nguồn hàng kinh doanh chủ lực đó, mặt hàng kinh doanh khác là: Ceftriaxone, Heparin, Ceftazidime SVTH: Trần Thị Nhung Lớp: Kế toán 48A Chuyên đề thực tập chuyên ngành Nguồn hàng kinh doanh nước bao gồm hàng hãng dược phẩm tiếng, bao gồm: loại Vitamin, Đại tràng hoàn, Cảm cúm ho YBA, chè nhiệt, Fe.Folic 1.1.2 Thị trường Công ty ln đặt hồi bão cộng đồng y dược Việt Nam xây dựng ngành dược Việt Nam không thua nước khác, có khả cung ứng dược phẩm có chất lượng quốc tế giá thích hợp tới người dân Việt Nam Thị trường tiêu thụ công ty rộng, gần trải khắp tồn quốc, tập trung vào bệnh viện lớn đầu ngành Công ty xây dựng mạng lưới phân phối bao phủ khắp miền Cơng ty có trụ sở Hà Nội, chi nhánh Đà Nẵng chi nhánh TP Hồ Chí Minh với hệ thống đại lí có mặt tất tỉnh nước Với nhiều năm kinh nghiệm phân phối thuốc Việt Nam, hệ thống kho thuốc đại lí thuốc ngày phát triển mạnh mẽ với mục đích gia tăng độ bao phủ tới nhà thuốc, sở y tế, công ty Dược toàn quốc, giảm thiểu khâu phân phối trung gian, giảm giá thành sản phẩm tới tay người sử dụng Cơng ty có đội ngũ trình dược viên quản lí chuyên trách theo khu vực : nhà thuốc, bệnh viện, đội ngũ làm thầu quản lí sản phẩm Cơng ty thường xun có buổi hội thảo giới thiệu thuốc tới bệnh viện nhà thuốc Hàng năm công ty phân phối thuốc cho khoảng 50 bệnh viện, phân phối trực tiếp tới 1000 nhà thuốc công ty Dược khác Cơng ty có hệ thống phân phối đại lí uy tín, xây dựng thương hiệu khu vực tỉnh Đội ngũ nhân viên đào tạo sản phẩm tốt, có khả thuyết phục bán hàng truyền đạt kiến thức sản phẩm cho nhân viên bán hàng nhà thuốc tư Khách hàng phân loại thành loại sau:  Các cơng ty Dược SVTH: Trần Thị Nhung Lớp: Kế toán 48A Chuyên đề thực tập chuyên ngành - Công ty CP Dược phẩm Haphaco - Công ty Dược Hà Bắc - Công ty Dược phẩm Bắc Ninh - Công ty TNHH Dược phẩm Thanh Cầu - Công ty Dược phẩm Hạ Long - Công ty TNHH Dược phẩm Hạ Vũ - Trung tâm Dược phẩm Thành phố Thái bình - Cơng ty TNHH Dược phẩm Bạch Đằng - Công ty TNHH dược phẩm Hương Linh  Các bệnh viện - Nhà thuốc Bệnh viện đa khoa tỉnh Bắc Giang - Nhà thuốc Bệnh viện đa khoa Hà Nam - Nhà thuốc Bệnh viện Thanh Nhàn - Nhà thuốc Bệnh viện Bắc Thăng long - Nhà thuốc Bệnh viện Nhi trung ương - Nhà thuốc Bệnh viện Hữu Nghị  Các nhà thuốc, phòng khám tư nhân  Các khách hàng lẻ thuộc tầng lớp dân cư 1.1.3 Phương thức bán hàng Dựa đặc điểm tổ chức quản lí hoạt động kinh doanh cơng ty đặc tính sản phẩm Cơng ty lựa chọn hình thức bán hàng sau: SVTH: Trần Thị Nhung Lớp: Kế toán 48A Chuyên đề thực tập chuyên ngành  Bán buôn Đây phương thức chiếm tỷ trọng lớn q trình tiêu thụ cơng ty Bán buôn thường thực cơng ty kinh doanh dược phẩm khác Sau kí hợp đồng, tùy theo điều kiện thời gian giao hàng, khối lượng hàng hóa hợp đồng, kế tốn lập hóa đơn GTGT, đồng thời lập phiếu xuất kho Nhân viên bán hàng cầm hóa đơn GTGT phiếu xuất kho phòng kế tốn lập đến kho nhận đủ hàng mang hàng giao cho khách hàng Hàng hóa coi tiêu thụ người mua nhận kí xác nhận hóa đơn Theo phương thức sản phẩm tiêu thụ nhanh sản lượng hàng hóa bán lớn, vốn quay vòng nhanh, tránh tồn đọng hàng hóa kho, đồng thời giúp công ty mở rộng thị trường tiêu thụ Bán bn thực theo hình thức: - Bán buôn theo phương thức giao hàng trực tiếp : Theo hợp đồng kí kết với khách hàng, bên khách hàng cử nhân viên đến tận kho doanh nghiệp để nhận hàng Hàng hóa coi tiêu thụ người nhận hàng ký nhận vào hóa đơn bán hàng - Bán bn theo hình thức vận chuyển hàng : Theo hình thức này, theo điều khoản hợp đồng kí kết với khách hàng, cơng ty xuất hàng hóa, dùng phương tiện vận tải giao cho nhân viên giao hàng (với số lượng hàng ít) chuyển đến kho bên mua theo địa điểm qui định hợp đồng Tại thời điểm hàng hóa xuất chưa xác định tiêu thụ chưa ghi nhận doanh thu Khi nhận lại hóa đơn có kí nhận khách hàng nhận giấy báo bên khách hàng nhận hàng chấp nhận tốn kế tốn ghi nhận doanh thu SVTH: Trần Thị Nhung Lớp: Kế toán 48A Chuyên đề thực tập chuyên ngành  Phương thức bán hàng đại lí Cơng ty có hệ thống đại lí bao phủ khắp tỉnh Quan hệ bán hàng thơng qua đại lí xác lập hợp đồng đại lí Theo đó, bên thỏa thuận với với điều khoản sản phẩm, giá cả, hình thức thù lao đại lí, thời hạn phương thức tốn Các đại lí phải bán giá bên cơng ty ấn định Các đại lí nhận khoản hoa hồng định bán hàng, mức hoa hồng tính theo tỷ lệ phần trăm bên thỏa thuận hợp đồng Định kì khoảng 10 -15 ngày, bên đại lí lập bảng kê hàng bán gửi cho cơng ty Kế tốn vào bảng kê hàng bán để viết hóa đơn GTGT, tính tốn số hoa hồng tốn cho đại lí  Bán lẻ Hình thức bán lẻ chia thành bán lẻ với khối lượng lớn bán lẻ thông qua cửa hàng Phương thức bán lẻ với khối lượng lớn tương tự giống phương thức bán bn, nhiên bán với số lượng bán buôn, khách hàng không thường xuyên bán bn Hình thức bán lẻ thơng qua cửa hàng : Hàng hóa xuất đưa đến cửa hàng thuốc công ty Nhân viên bán hàng cửa hàng hoàn toàn chịu trách nhiệm số hàng nhận quầy bán lẻ Khách hàng chủ yếu người dân, mua với số lượng nhỏ nên nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền khách, thường lập chứng từ cho việc bán hàng Để theo dõi tình hình bán lẻ, nhân viên bán hàng tiến hành ghi chép vào sổ để theo dõi tình hình nhập xuất tồn loại sản phẩm Cuối ngày nhân viên bán hàng tiến hành kiểm kê hàng hóa quầy hàng, vào “Bảng kê hàng bán ra”, phản ánh toàn số hàng tiêu thụ ngày Toàn số tiền SVTH: Trần Thị Nhung Lớp: Kế toán 48A Chuyên đề thực tập chuyên ngành bán hàng ngày nhân viên bán hàng kê vào “Giấy nộp tiền” đưa chứng từ cho kế toán thủ quĩ để vào sổ 1.2 Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Sơn Linh Như biết, trình tiêu thụ hàng hóa khâu giữ vai trò định phát triển doanh nghiệp Quá trình tiêu thụ kết hợp nhiều phận công ty, phận giữ vai trò định, tạo thành dây chuyền hỗ trợ trình tiêu thụ trơi chảy Việc quản lí q trình tiêu thụ phải quản lí đồng bộ, từ khâu quản lí kho đảm bảo ln có đủ hàng, đến quản lí cơng tác tiếp thị, chào hàng, quản lí giá cả, phương thức bán hàng Cụ thể, Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Sơn Linh tổ chức phương thức quản lý hoạt động bán hàng sau: 1.2.1 Về vai trò, trách nhiệm phận, cá nhân liên quan tới hoạt động bán hàng Công ty phân công, phân cấp rõ ràng trách nhiệm, công việc cụ thể phận, người, ghi rõ “Quy định nội bộ” công ty Mỗi phòng ban phụ trách lĩnh vực, có phạm vi kiểm sốt rõ ràng đảm bảo phòng ban hồn thành tốt nhiệm vụ mình, đảm bảo cung cấp số liệu cách nhanh chóng, kịp thời đầy đủ nhằm phục vụ cho công tác quản lý nói chung cơng tác kế tốn nói riêng Cụ thể vai trò phòng ban phận: - Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm việc lập kế hoạch kinh doanh, theo dõi tình hình tiêu thụ loại sản phẩm, kí kết hợp đồng Sau chào hàng, bên khách hàng chấp nhận, phòng kinh doanh cử người sang bên khách hàng để tiến hành kí kết hợp đồng Thường cơng ty kí hợp đồng cung cấp thuốc lâu dài Sau đó, dựa điều khoản hợp đồng, chủng loại sản phẩm, thời gian giao hàng, số lượng, địa điểm giao SVTH: Trần Thị Nhung Lớp: Kế toán 48A Chuyên đề thực tập chuyên ngành hàng, bên phòng kinh doanh tiến hành kiểm tra số lượng hàng tồn kho, thông báo sang cho phận khác để làm thủ tục giao hàng cho khách Bên cạnh đó, phòng kinh doanh có nhiệm vụ lập báo cáo tình hình kinh doanh qua giai đoạn, nghiên cứu, triển khai chiến lược kinh doanh - Bộ phận kho: Có trách nhiệm quản lí hàng hóa kho số lượng chất lượng Nhân viên kho phải theo dõi số lượng nhập xuất tồn loại mặt hàng Khi có đơn đặt hàng mới, phận kho phải cung cấp thơng tin tình hình tồn kho loại hàng để phòng kinh doanh lên kế hoạch chuyển giao hàng hóa - Bộ phận Marketing : Có nhiệm vụ tiếp thị, giới thiệu hàng hóa tới tay người tiêu dùng Đồng thời phải xem xét kế hoạch kinh doanh, nắm bắt mặt hàng tiêu thụ tốt, mặt hàng khó tiêu thụ để lựa chọn biện pháp Marketing hiệu cho loại mặt hàng Hiện công ty sử dụng biện pháp marketing quảng cáo phương tiện thông tin đại chúng, tờ rơi quảng cáo tới nhà thuốc, gửi thư chào hàng Bên cạnh đó, cơng ty xây dựng hệ thống phân phối đại lý uy tín, xây dựng thương hiệu thị trường khu vực tỉnh Hà Nội Ngoài ra, cơng ty có đội ngũ trình dược viên có trình độ, nhiều kinh nghiệm, động việc tìm kiếm thị trường giới thiệu sản phẩm Đội ngũ nhân viên đào tạo kiến thức sản phẩm tốt, có khả thuyết phục bán hàng truyền đạt kiến thức sản phẩm cho nhân viên bán hàng nhà thuốc tư nhằm mục đích tự tư vấn q trình bán hàng - Phòng kế tốn: Viết hóa đơn GTGT, phiếu nhập xuất kho, lập báo cáo theo yêu cầu phòng kinh doanh ban quản lí Có nhiệm vụ ghi chép, SVTH: Trần Thị Nhung 10 Lớp: Kế toán 48A Chuyên đề thực tập chuyên ngành Nội , nhiên kế toán chưa theo dõi chi tiết doanh thu, tình hình bán hàng cửa hàng Thứ năm, việc xác định kết kinh doanh chưa thể xác định riêng cho mặt hàng, nhóm mặt hàng, phận kế tốn khơng phân bổ chi phí bán hàng chi phí quản lí doanh nghiệp cho mặt hàng tiêu thụ 3.1.3.6 Báo cáo kế tốn Cơng ty khơng sử dụng báo cáo quản trị để đáp ứng nhu cầu quản lý nội doanh nghiệp để đưa định kinh doanh 3.1.4 Phương hướng hoàn thiện 3.1.4.1 Sự cần thiết việc hồn thiện kế tốn bán hàng Việc hồn thiện cơng tác kế tốn tiêu thụ hàng hóa vấn đề cần thiết quan trọng điều kiện hoạt động tiêu thụ có ý nghĩa to lớn không doanh nghiệp mà với toàn kinh tế Mục tiêu xây dựng biện pháp hoàn thiện: - Thực tốt cơng tác kế tốn nói chung, kế tốn bán hàng nói riêng - Theo dõi chặt chẽ tình hình biến động loại vật tư số lượng giá trị, theo dõi doanh thu phận loại hình kinh doanh Việc hồn thiện cơng tác kế tốn tiêu thụ cần thiết ý nghĩa lớn công tác kế tốn cơng ty Đối với nhà quản lí, hiệu việc đề xuất nhằm hồn thiện cơng tác kế toán bán hàng tốt hơn, giúp ban lãnh đạo cơng ty quản lí chặt chẽ tình hình tiêu thụ, phản ánh kịp thời doanh thu bán hàng, tình hình tài chính, tình hình cơng nợ, vòng quay hàng hóa, vòng quay vốn Từ nhà quản lí đưa phương hướng kinh doanh, đảm bảo không ngừng nâng cao hiệu kinh doanh Đối với cơng tác hạch tốn kế tốn, việc hồn thiện nghiệp vụ hạch toán mang lại hiệu phản ánh xác nghiệp vụ, giúp tiết SVTH: Trần Thị Nhung 59 Lớp: Kế toán 48A Chuyên đề thực tập chuyên ngành kiệm thời gian mà đảm bảo hiệu Các thơng tin kế tốn đưa đảm bảo tính xác cao hơn, phản ánh thực trạng kinh doanh 3.1.4.2 Phương hướng hoàn thiện kế tốn bán hàng cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ Sơn Linh Phương hướng hoàn thiện kế tốn bán hàng cơng ty thời gian tới là: - Đảm bảo nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế tốn vào sổ trung thực, xác - Khai thác tối đa hiệu việc áp dụng phần mềm kế tốn, để vừa đơn giản hóa cơng tác kế tốn mà đem lại hiệu - Phát huy tối đa vai trò hệ thống kế toán việc tạo lập báo cáo kế tốn cung cấp thơng tin cho phòng kinh doanh việc dự báo, lập kế hoạch tiêu thụ, xây dựng định mức chi phí Chú trọng phát triển hệ thống kế tốn quản trị cơng ty 3.2 Các giải pháp hồn thiện kế tốn bán hàng Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Sơn Linh Trong thời gian thực tập, giúp đỡ nhiệt tình cán nhân viên phòng kế tốn với hướng dẫn thầy giáo, em xin mạnh dạn đề xuất số ý kiến nhằm hoàn thiện cơng tác kế tốn doanh thu xác định kết kinh doanh Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Sơn Linh sau: 3.2.1- Về công tác quản lý bán hàng Về tổ chức nhân : Để giải hạn chế việc mô hính chun mơn hóa máy kế tốn, cơng ty nên thường xuyên tạo điều kiện cho nhân viên kế toán trau dồi thêm kiến thức kế toán cách tổ chức buổi đào tạo, yêu cầu kế tốn thường xun cập nhật qui định, thơng tư hướng dẫn chế độ kế toán, luật thuế hay qui định hạch toán SVTH: Trần Thị Nhung 60 Lớp: Kế toán 48A Chuyên đề thực tập chuyên ngành Về tìm kiếm thị trường: Mở rộng thị trường tiêu thụ Với qui mô tại, công ty quảng cáo sản phẩm phương tiện truyền hình tốn Cơng ty nên áp dụng phương thức quảng cáo khác, đạt hiệu mà tiết kiệm chi phí để tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Bên cạnh đó, cơng ty tạo mối quan hệ tốt với khách hàng, nâng cao uy tín, hình ảnh cơng ty Về quản lí chi phí bán hàng: Thực tế cho thấy, khoản chi phí hoạt động kinh doanh phát sinh, chi phí quản lí doanh nghiệp chiếm tỷ lệ khơng lớn, chủ yếu chi phí bán hàng phát sinh tương đối nhiều Cơng ty có biện pháp giảm thiểu chi phí như: - Tuyển dụng đội ngũ bán hàng có trình độ tốt, có kiến thức đầy đủ y dược để tạo niềm tin cậy cho khách hàng - Tuyển dụng đội ngũ trình dược viên có cấp, có trình độ, động công việc - Tận dụng biện pháp quảng cáo tốn chi phí gửi mail, gửi thư mời Ngồi cơng ty nên phổ biến sách thực tiết kiệm đến cán nhân viên, yêu cầu người phối hợp thực Định kì có tổng kết đánh giá phận, có sách khen thưởng, xử phạt phận, cá nhân Việc quản lí tốt chi phí bán hàng đóng vai trò quan trọng quản lí tốt chi phí đồng nghĩa với việc làm tăng lợi nhuận doanh nghiệp Để tiết kiệm chi phí này, việc lập Báo cáo theo dõi chi tiết chi phí bán hàng giúp DN quản lí theo yếu tố chi phí phát sinh, có kế hoạch xếp cơng việc kinh doanh cách hợp lí xây dựng kế hoạch dự kiến cho khoản chi phí sử dụng SVTH: Trần Thị Nhung 61 Lớp: Kế toán 48A Chuyên đề thực tập chuyên ngành 3.2.2- Về tài khoản sử dụng phương pháp tính giá, phương pháp kế tốn  Tài khoản sử dụng: Với đặc thù kinh doanh đa dạng, nhiều cửa hàng, đại lí, cơng ty nên mở tài khoản theo dõi chi tiết doanh thu theo phận  Hạch toán doanh thu hàng bán trả lại giảm giá hàng bán: + Hạch toán hàng bán trả lại: Mặc dù việc hạch toán hàng bán bị trả lại ghi giảm doanh thu không ảnh hưởng đến kết kinh doanh kỳ, nhiên công ty nên sử dụng TK riêng để theo dõi loại hàng bị trả lại Công ty nên sử dụng TK 531 “ Hàng trả lại” để ghi doanh thu hàng bị trả lại, cuối kì kết chuyển sang TK 511 “ Doanh thu bán hàng” Ví dụ: Ngày 15/3, công ty Dược phẩm Hạ Long xuất trả lại hộp Vị hữu Bách linh, với đơn giá 125.000/hộp Khi thực ghi nhận nghiệp vụ sau: Nợ TK 531 500.000 Nợ TK 3331 25.000 Có TK 131 525.000 Cuối tháng kết chuyển sang TK 511 Nợ TK 511 500.000 Có TK 531 500.000 + Hạch toán giảm giá hàng bán: Khi phát sinh giảm giá hàng bán, công ty không nên ghi thẳng vào TK chi phí Việc ghi làm doanh thu phản ánh khơng xác làm tăng thêm chi phí bán hàng khơng phản ánh chất hoạt động Công ty nên sử dụng TK 532 “ Giảm giá hàng bán” để cuối kì kết chuyển ghi giảm doanh thu Cụ thể, kế toán cần lập bút toán sau: SVTH: Trần Thị Nhung 62 Lớp: Kế toán 48A Chuyên đề thực tập chuyên ngành Ví dụ: Ngày 15/2, đơn hàng bán cho cơng ty Dược phẩm Hạ Vũ bao gồm 20 hộp Nhân sâm sữa ong chúa, đơn giá bán 120.000VND/hộp Công ty định giảm giá 5% mặt hàng Nghiệp vụ ghi nhận sau: Nợ TK 532 120.000 Nợ TK 3331 6.000 Có TK 131 126.000 Cuối kì kết chuyển sang TK 511 để xác định doanh thu Nợ TK 511 120.000 Có TK 532  120.000 Lập dự phòng phải thu khó đòi Trong cơng ty bán bn chiếm tỷ trọng lớn khâu tiêu thụ hàng hóa Thường cơng ty bán hàng theo phương thức bán chịu, có kèm chiết khấu toán thời hạn định Nếu khách hàng quen có quan hệ làm ăn lâu dài với công ty, công ty nhận định công ty hoạt động hiệu quả, đảm bảo thu hồi nợ tương lai Nhưng khách hàng mới, cơng ty phải thận trọng xem xét tình hình tài khách hàng Nếu khoản nợ hạn lâu nhận thấy cơng ty khách hàng tình trạng giải thể phá sản, cơng ty nên lập dự phòng cho khoản nợ Dựa tài liệu hạch toán chi tiết khoản nợ phải thu khách hàng, phân loại theo thời gian thu nợ Sau thông báo với khách hàng, dựa thông tin phản hồi từ khách hàng thông tin khách hàng, cơng ty ước tính số % nợ có khả thất thu để tính dự phòng cần lập Dự phòng = SVTH: Trần Thị Nhung Nợ phải thu 63 x Số % có khả Lớp: Kế toán 48A Chuyên đề thực tập chuyên ngành phải thu khó khó đòi đòi cần lập Cuối năm, vào mức lập dự phòng phải thu khó đòi tính, kế tốn lập bút tốn: Nợ TK 642 – Chi phí QLDN Có TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi Cuối năm sau, tính mức lập dự phòng phải thu khó đòi cần lập, mức dự phòng lớn mức trích lập năm trước kế tốn trích thêm, mức dự phòng cần lập nhỏ mức trích lập năm trước mức chênh lệch lập bút tốn hồn nhập Khi có định cấp xóa sổ khoản nợ phải thu khó đòi, kế tốn lập bút tốn: Nợ TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi Nợ TK 642 – Chi phí quản lí doanh nghiệp Có TK 131 – Phải thu khách hàng Đồng thời ghi đơn bên Nợ TK 004- Nợ khó đòi xử lí Ví dụ: Trong năm 2009, cơng ty xác định khoản phải thu khó có khả thu hồi 1.500.000.000 Ước tính số % có khả 50% Số dự phòng khó đòi cần lập 1.500.000.000* 50% = 750.000.000 Kế toán ghi nhận bút tốn sau: Nợ TK 642 750.000.000 Có TK 139 750.000.000  Phân bổ chi phí bán hàng, lập báo cáo kết kinh doanh cho mặt hàng chiến lược Theo “Chiến lược kinh doanh 2010”, công ty trọng vào dòng sản phẩm chính: Vị hữu bách linh, Thiên bảo nam, Thiên bảo nữ, Nhân sâm sữa ong chúa Đây sản phẩm mẻ thị trường Việt Nam, cơng ty tiến trình tìm biện pháp marketing để SVTH: Trần Thị Nhung 64 Lớp: Kế toán 48A Chuyên đề thực tập chuyên ngành thúc đẩy việc tiêu thụ mặt hàng Do vậy, sử dụng công cụ kế tốn để việc theo dõi chi tiết tình hình tiêu thụ riêng cho mặt hàng vô cần thiết Cách lập Báo cáo kết kinh doanh cho mặt hàng sau: - Với doanh thu bán hàng: Lấy số liệu từ sổ chi tiết bán hàng - Giá vốn hàng bán : Lấy số liệu từ sổ chi tiết giá vốn - Chi phí bán hàng: Đầu tiên, tập hợp riêng khoản chi phí riêng phát sinh liên quan tới mặt hàng Nếu khơng thể xác đinh chi phí riêng cho mặt hàng ta phân bổ chi phí bán hàng theo doanh thu mặt hàng Chi phí bán hàng phân bổ mặt hàng Doanh thu mặt hàng A = A * Tổng chi phí bán hàng Tổng doanh thu Tương tự với chi phí quản lí doanh nghiệp Ví dụ: Lập báo cáo kết kinh doanh cho mặt hàng “ Nhân sâm sữa ong chúa” tháng 3/2010 Trong tháng 3/ 2010: Tổng doanh thu tồn cơng ty: 1,12 tỷ Tổng doanh thu mặt hàng Nhân sâm sữa ong chúa: 125.670.000 Giá vốn hàng bán: 89.080.000 Chi phí bán hàng tồn cơng ty tháng : 128.620.000 Chi phí quản lí doanh nghiệp: 52.000.000 Đầu tiên, ta xác định chi phí bán hàng phân bổ cho mặt hàng “ Nhân sâm sữa ong chúa” = (125.670.000/1.120.000.000)*128.620.000=14.442.000 Tương tự, với chi phí quản lí doanh nghiệp SVTH: Trần Thị Nhung 65 Lớp: Kế toán 48A Chuyên đề thực tập chuyên ngành = (125.670.000/1.120.000.000)* 52.000.000= 5.835.000 Ta lập báo cáo kết kinh doanh cho mặt hàng sau: Báo cáo kết kinh doanh Mặt hàng: Nhân sâm sữa ong chúa Tháng 3/ 2010 Chỉ tiêu Doanh thu bán hàng Giá vốn hàng bán Lãi gộp Chi phí bán hàng Chi phí quản lí doanh nghiệp Lợi nhuận trước thuế Số tiền 125.670.000 89.080.000 36.590.000 14.442.000 5.835.000 16.313.000 Việc theo dõi chi tiết mặt hàng thực hàng tháng, lập bảng theo dõi ngồi excel Những thơng tin tình hình tiêu thụ giúp ích cho phòng kinh doanh việc đánh giá mối tương quan chi phí bỏ doanh thu thu sản phẩm, theo dõi biến động sản phẩm Từ biết nên tập trung đầu tư phát triển vào mặt hàng lâu dài để thu lợi nhuận cao 3.2.3- Về chứng từ luân chuyển chứng từ Về lưu trữ luân chuyển chứng từ: Việc viết phiếu xuất kho nên giao cho thủ kho, không nên để kế tốn làm cơng việc viết hóa đơn GTGT phiếu xuất kho cơng việc phòng kế tốn bận rộn 3.2.4- Về sổ kế tốn chi tiết Hiện Cơng ty theo dõi chi tiết doanh thu mặt hàng Phần mềm kế tốn tạo báo cáo hàng theo mặt hàng, khách hàng nhóm khách hàng, nhiên Cơng ty chưa có sổ theo dõi hàng gửi đại lí Các đại lí cơng ty nhiều, trải rộng khắp nước, việc theo dõi xuất với đại lí vơ cần thiết Công ty nên lập sổ chi tiết theo SVTH: Trần Thị Nhung 66 Lớp: Kế toán 48A Chuyên đề thực tập chuyên ngành dõi hàng gửi đại lí bao gồm theo dõi tình hình xuất gửi bán, tình hình tiêu thụ mặt hàng cơng ty đại lí Ví dụ, cơng ty lập sổ theo dõi hàng đại lí kí gửi chi tiết cho đại lí với kết cấu sổ sau: Sổ theo dõi hàng gửi đại lí Tên đại lí: Đại lí Hà Nam Tháng 3/2010 Hàng hóa Stt Mã HH MULTI Tên HH Multi Vitamin Số Tồn lượng Tổng Đvt đầu nhận số tháng tháng Lọ Cộng 40 35 Số hàng bán tháng Số lượng Doanh thu Tồn cuối tháng 50 2.500.000 25 75 40 125 165 131 6.288.000 34 3.2.5- Về sổ kế toán tổng hợp Việc áp dụng hình thức sổ sách theo NKCT phức tạp, số lượng sổ nhiều, khó theo dõi Thực tế cho thấy nghiệp vụ phát sinh công ty nhiều công ty không phức tạp, nên cơng ty chuyển sang hình thức sổ Nhật kí chung để tiện theo dõi KẾT LUẬN SVTH: Trần Thị Nhung 67 Lớp: Kế toán 48A Chuyên đề thực tập chuyên ngành Trong suốt thời gian thực tập phòng Kế tốn, em sâu tìm hiểu thực tế cơng tác kế tốn bán hàng, qua thấy tầm quan trọng kế tốn bán hàng doanh nghiệp Trong điều kiện kinh tế thị trường nay, mà nhu cầu chăm sóc sức khỏe ngày người dân đặt lên hàng đầu, đòi hỏi doanh nghiệp phải có phương án kinh doanh hiệu Do mặt hàng Dược phẩm loại mặt hàng đặc biệt, phải mà vừa đạt lợi nhuận cao mà đưa yếu tố chất lượng làm mục tiêu hàng đầu phải cung cấp sản phẩm với mức giá hợp lí cho người tiêu dùng Điều cho thấy việc bố trí trí máy kế tốn hợp lí có ý nghĩa đặc biệt quan trọng thực cần thiết, đặc biệt kế tốn tiêu thụ hàng hóa Do thời gian thực tập chưa nhiều nên vấn đề em trình bày đề xuất đưa báo cáo chưa hẳn hồn tồn thấu đáo khơng tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận ý kiến đóng góp phòng Kế tốn Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ Sơn Linh thầy giáo Khoa Kế tốn trường Đại học Kinh tế Quốc dân Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Khoa Kế tốn đặc biệt giúp đỡ nhiệt tình TS Nguyễn Hữu Ánh phòng Kế tốn Cơng TNHH Thương mại Dịch vụ Sơn Linh hướng dẫn em hoàn thành báo cáo SVTH: Trần Thị Nhung 68 Lớp: Kế toán 48A Chuyên đề thực tập chuyên ngành DANH MỤC KÍ HIỆU VIẾT TẮT NKCT TK HH TDV TNHH HTK HH BTC VT QLDN DN BCTC SVTH: Trần Thị Nhung Nhật kí chứng từ Tài khoản Hàng hóa Trình dược viên Trách nhiệm hữu hạn Hàng tồn kho Hàng hóa Bộ tài Vật tư Quản lí doanh nghiệp Doanh nghiệp Báo cáo tài 69 Lớp: Kế toán 48A Chuyên đề thực tập chuyên ngành MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ SƠN LINH .3 1.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng Công Ty TNHH Thương mại Dịch vụ Sơn Linh .3 1.1.1 Danh mục hàng bán Công ty 1.1.2 Thị trường 1.1.3 Phương thức bán hàng 1.2 Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Sơn Linh 1.2.1 Về vai trò, trách nhiệm phận, cá nhân liên quan tới hoạt động bán hàng .9 1.2.2 Hệ thống phân phối 11 1.2.3 Qui trình chung xuất hàng bán 12 1.2.4 Vận chuyển giao hàng 12 1.2.5 Thanh toán 13 1.2.6 Chính sách chiết khấu, thưởng, khuyến mại .13 1.2.7 Kiểm soát hoạt động bán hàng: 14 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DƯỢC PHẨM SƠN LINH 16 2.1 Kế toán doanh thu .16 2.1.1 Chứng từ thủ tục kế toán 18 2.1.1.1 Bán buôn .18 2.1.1.2 Bán lẻ 20 2.1.1.3 Hàng gửi đại lí .23 2.1.1.4 Hàng bán bị trả lại .25 SVTH: Trần Thị Nhung 70 Lớp: Kế toán 48A Chuyên đề thực tập chuyên ngành 2.1.2 Kế toán chi tiết doanh thu bán hàng công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Sơn Linh 27 2.1.3 Hạch toán tổng hợp doanh thu Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Sơn Linh 34 2.2 Kế toán giá vốn hàng bán 37 2.2.1 Chứng từ thủ tục kế toán .37 2.2.2 Hạch toán chi tiết giá vốn hàng bán 40 2.2.3 Hạch toán tổng hợp giá vốn hàng bán Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Sơn Linh 44 2.3 Kế toán chi phí bán hàng 47 2.3.1 Chứng từ thủ tục kế toán 47 2.3.2 Hạch tốn chi tiết chi phí bán hàng Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Sơn Linh 48 2.3.3 Hạch tốn tổng hợp chi phí bán hàng Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Sơn Linh .50 2.4 Các bút tốn kết chuyển vào cuối kì 50 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ Ý KIẾN HỒN THIỆN KẾ TỐN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ SƠN LINH 52 3.1 Đánh giá chung thực trạng kế tốn bán hàng Cơng ty phương hướng hoàn thiện 52 3.1.1 Những thuận lợi khó khăn ảnh hưởng tới tổ chức hoạt động bán hàng tổ chức kế tốn bán hàng cơng ty 52 3.1.2- Ưu điểm cơng tác kế tốn bán hàng Cơng ty .53 3.1.2.1 Cơng tác kế tốn 53 3.1.2.2 Hệ thống Tài khoản ,Chứng từ luân chuyển chứng từ .54 3.1.2.3 Về hình thức kế tốn máy: 54 3.1.2.4 Về phương pháp kế toán .55 SVTH: Trần Thị Nhung 71 Lớp: Kế toán 48A Chuyên đề thực tập chuyên ngành 3.1.2.5 Hệ thống sổ sách 55 3.1.2.6 Báo cáo kế toán 55 3.1.3- Nhược điểm .56 3.1.3.1 Về tổ chức hoạt động bán hàng 56 3.1.3.2 Về công tác kế toán 56 3.1.3.3 Về hình thức kế tốn .57 3.1.3.4 Về chứng từ 58 3.1.3.5 Về phương pháp kế toán .58 3.1.3.6 Báo cáo kế toán 59 3.1.3 Phương hướng hoàn thiện 59 3.1.3.1 Sự cần thiết việc hoàn thiện kế toán bán hàng 59 3.1.3.2 Phương hướng hồn thiện kế tốn bán hàng cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ Sơn Linh .60 3.2 Các giải pháp hồn thiện kế tốn bán hàng Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ Sơn Linh 60 3.2.1- Về công tác quản lý bán hàng 60 3.2.2- Về tài khoản sử dụng phương pháp tính giá, phương pháp kế tốn 62 3.2.3- Về chứng từ luân chuyển chứng từ .66 3.2.4- Về sổ kế toán chi tiết 66 3.2.5- Về sổ kế toán tổng hợp .67 KẾT LUẬN 68 SVTH: Trần Thị Nhung 72 Lớp: Kế toán 48A Chuyên đề thực tập chuyên ngành DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Sơ đồ 1: Qui trình xuất hàng bán Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Sơn Linh 12 Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán kế toán doanh thu 17 Sơ đồ 3: Qui trình ln chuyển chứng từ hình thức bán bn 18 Sơ đồ 4: Qui trình luân chuyển chứng từ nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa 20 Sơ đồ 5: Qui trinh luân chuyển chứng từ - Hàng gửi đại lí 23 Biểu số 01: Mẫu hóa đơn GTGT 19 Biểu số 02: Mẫu bảng kê bán hàng 21 Biểu số 03: Mẫu Hóa đơn GTGT – Nghiệp vụ bán lẻ 22 Biểu số 04: Mẫu Hóa đơn GTGT – Nghiệp vụ bán đại lí 24 Biểu số 05: Mẫu Hóa đơn GTGT – Nghiệp vụ hàng bị trả lại .26 Biểu số 06: Sổ chi tiết bán hàng 31 Biểu số 07: Sổ tổng hợp chi tiết bán hàng .33 Biểu số 08: Nhật kí chứng từ số 35 Biểu số 09: Sổ TK 511 .36 Biểu số 10 : Mẫu phiếu nhập kho 37 Biểu số 11: Mẫu phiếu xuất kho 38 Biểu sổ 12: Mẫu phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lí 39 Biểu số 13: Sổ chi tiết giá vốn hàng bán 42 Biểu số 14 : Bảng kê nhập xuất tồn kho hàng hóa 44 Biểu số 15 : Bảng kê số 10 45 Biểu số 16: Sổ TK 632 .46 Biểu số 17 : Sổ chi tiết chi phí bán hàng 49 Biểu số 18: Sổ TK 641 .50 SVTH: Trần Thị Nhung 73 Lớp: Kế toán 48A ... ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ SƠN LINH 1.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng Công Ty TNHH Thương mại Dịch vụ Sơn Linh 1.1.1 Danh mục hàng bán Công ty Công ty TNHH Thương mại Dịch. .. động bán hàng Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Sơn Linh Chương 2: Thực trạng kế tốn bán hàng Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ Sơn Linh Chương 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế tốn bán hàng. .. thu bán hàng công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Sơn Linh Công ty sử dụng sổ chi tiết bán hàng để theo dõi doanh thu bán hàng, khoản giảm trừ doanh thu cho mặt hàng bán kì Khi phát sinh nghiệp vụ bán