Phân tích quy trình đào tạo liên tục tại trung tâm đào tạo bạch mai

Trong khuôn khổ bài viết này, với kiến thức đã thu nhận được từ môn học Quản trị hoạt động cùng với sự nghiên cứu tìm hiểu và kinh nghiệm thực tế của bản thân, tôi sẽ tập trung phân tích

Phân tích quy trình đào tạo liên tục tại trung tâm đào tạo

Bạch Mai

Ngày nay, sản xuất được hiểu là một quá trình tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ, là quá trình chuyển hóa các yếu tố đầu vào, biến chúng thành các sản phẩm hoặc dịch vụ ở đầu ra Để tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ, các doanh nghiệp hoặc tổ chức (gọi chung là tổ chức) đều phải thực hiện 3 chức năng cơ bản: marketing, sản xuất, tài chính Do đó có thể nói rằng quản trị sản xuất và tác nghiệp (quản trị hoạt động) có tầm quan trọng đặc biệt trong hoạt động của tổ chức

Thuật ngữ “Lean manufacturing” còn gọi là “Lean Production” lần đầu tiên xuất hiện vào năm 1990, là một hệ thống các công cụ và phương pháp nhằm liên tục loại bỏ tất cả những lãng phí trong quá trình sản xuất Lợi ích chính của

hệ thống này là giảm chi phí sản xuất, tăng sản lượng, và rút ngắn thời gian sản xuất Lean Manufacturing đã và đang được áp dụng ngày càng rộng rãi tại các công ty sản xuất hàng đầu trên toàn thế giới và đã giúp họ làm nên thành công Bệnh viện Bạch Mai (viết tắt là BMH) - một bệnh viện công lập có quy mô lớn nhất tại Việt Nam, luôn nỗ lực hết mình để đem lại cho khách hàng những sản phẩm dịch vụ tốt nhất về khám chữa bệnh và đào tạo nguồn nhân lực y tế Là một bác sĩ, công tác tại Trung tâm Đào tạo của Bệnh viện Bạch Mai (viết tắt là TDC), đã và đang trực tiếp quản lý công tác đào tạo nguồn nhân lực y tế tại BMH Trong khuôn khổ bài viết này, với kiến thức đã thu nhận được từ môn học Quản trị hoạt động cùng với sự nghiên cứu tìm hiểu và kinh nghiệm thực tế của bản thân, tôi sẽ tập trung phân tích các nội dung theo yêu cầu của đề bài liên quan đến quy trình đào tạo liên tục của Trung tâm Đào tạo Bạch Mai

Phần thứ hai - NỘI DUNG

1 Giới thiệu về công tác đào tạo, phát triển nguồn nhân lực y tế của Bệnh viện Bạch Mai

 Bệnh viện Bạch Mai được thành lập từ năm 1911, trải qua gần 100 năm xây dựng và phát triển, đã trở thành một bệnh viện đa khoa hoàn chỉnh lớn nhất tại Việt Nam, tạo dựng được thương hiệu và uy tín đối với nhân dân cả nước

và bạn bè quốc tế Hai chức năng nhiệm vụ quan trọng của bệnh viện là khám, chữa bệnh tuyến cao nhất và đào tạo nguồn nhân lực y tế

 Trung tâm Đào tạo Bạch Mai là một đơn vị trực thuộc Bệnh viện Bạch Mai được Bộ Y tế ra quyết định thành lập năm 1998, đã và đang từng bước khẳng định vị thế là một trung tâm đào tạo y học thực hành chất lượng cao hàng đầu trong cả nước và ngang tầm với khu vực

 Trong những năm qua BMH đã triển khai nhiều loại hình đào tạo như đào tạo liên tục, đào tạo chính quy và cũng luôn trong tình trạng quá tải về đào tạo Trung bình mỗi năm tổ chức hàng trăm khóa đào tạo liên tục cho hàng nghìn học viên đến từ các cơ sở y tế trong cả nước Hàng ngày có khoảng

1100 sinh viên y dược và học viên sau đại học của các Trường Đại học, trung cấp Y, Dược trên địa bàn Hà Nội đến học tập, nghiên cứu tại BMH

 Hoạt động đào tạo của BMH ngày càng phát triển cả về quy mô tổ chức và chất lượng đào tạo với gần 40 chuyên ngành và hàng 100 kỹ thuật mới nhằm cung cấp nguồn nhân lực y tế với chất lượng và trình độ cao cho chính BMH

và các cơ sở khám chữa bệnh trên cả nước, góp phần tăng cường chất lượng dịch vụ khám chữa bệnh, đáp ứng và phục vụ tốt hơn nhu cầu của người

bệnh, rút ngắn khoảng cách chất lượng dịch vụ y tế giữa trung ương với địa phương và góp phần giảm tải cho BMH

2 Quy trình đào tạo liên tục hiện đang thực hiện tại Trung tâm Đào tạo Bạch Mai

2.1 Mục đích xây dựng quy trình

 Quy định thống nhất quy trình quản lý công tác đào tạo liên tục của TDC nhằm đảm bảo chất lượng đào tạo, tạo tính chuyên nghiệp và thương hiệu về đào tạo liên tục trong thực hành y học

 Quy định trách nhiệm, quyền hạn của các thành viên tham gia quản lý đào tạo tại BMH

2.2 Phạm vi áp dụng

Quy trình này áp dụng đối với các lớp thuộc loại hình đào tạo liên tục do TDC thực hiện

2.3 Giải thích thuật ngữ:

 Đào tạo liên tục nhân lực y tế là các khóa đào tạo ngắn hạn dưới 12 tháng

bao gồm đào tạo bồi dưỡng để cập nhật, bổ sung kiến thức, kỹ thuật thuộc lĩnh vực chuyên môn đang đảm nhận; đào tạo lại, đào tạo theo nhiệm vụ chỉ đạo tuyến, đào tạo chuyển giao kỹ thuật và những khóa đào tạo chuyên môn nghiệp vụ khác của ngành y tế mà không thuộc hệ thống bằng cấp quốc gia

 Đối tượng tham gia đào tạo liên tục là cán bộ y tế các trình độ từ y tá, điều

dưỡng, kỹ thuật viên y, bác sĩ, bác sĩ chuyên khoa 1, thạc sĩ, bác sĩ chuyên khoa 2, tiến sĩ y khoa hiện đang trực tiếp làm công tác khám chữa bệnh, phục hồi chức năng, y tế dự phòng và quản lý tại các cơ sở y tế trong cả nước

2.4 Nội dung Quy trình đào tạo liên tục

2.4.1 Lưu đồ

Cán bộ chuyên trách

Xem Bước 1

Lãnh đạo TDC

Cán bộ được phân công

thuộc TDC và chuyên

khoa

Xem Bước 3

Lãnh đạo TDC

Lãnh đạo chuyên khoa

Xem Bước 3

Kiểm tra,

phê duyệt

Xây dựng chương trình

đào tạo

Đánh giá kết quả,

tổng kết

Lập kế hoạch đào tạo

Thẩm định,

phê duyệt

Tổ chức đào tạo

Giám sát thực hiện

Xác định nhu

cầu đào tạo

N

Y

N Y

Phòng Đào tạo

Ban Kiểm soát chất

Phòng Đào tạo

2.4.2 Diễn giải các bước thực hiện:

Bước 1 - Xác định nhu cầu đào tạo

- Từ tháng 8 đến tháng 10 hàng năm, cán bộ chuyên trách thuộc TDC tiến hành khảo sát thường quy hàng năm nhu cầu đào tạo liên tục của các các đơn

vị trong BMH và các bệnh viện đa khoa tỉnh thành phía Bắc thuộc phạm vi chỉ đạo của BMH theo Biểu mẫu TDC-CT 01

- Bên cạnh đó, Phòng Đào tạo sẽ tập hợp nhu cầu đào tạo từ các chương trình,

dự án, các cá nhân và đơn vị khác không thuộc phạm vi chỉ đạo tuyến của BMH tự đến đăng ký được đào tạo theo Biểu mẫu TDC-CT 02

- Các phương pháp xác định nhu cầu đào tạo: Phiếu tự điền, phỏng vấn, trao đổi trực tiếp, hội thảo, tọa đàm, thảo luận nhóm, quan sát thực tế,

Bước 2 - Lập kế hoạch đào tạo

- Trưởng Phòng Đào tạo xây dựng kế hoạch đào tạo tổng thể hàng năm dựa trên kết quả khảo sát nhu cầu đào tạo theo Biểu mẫu TDC-CT 03; bao gồm tên lớp, đối tượng tham dự, thời lượng, cán bộ phụ trách, kinh phí dự kiến

- Tổ chức cuộc họp lấy ý kiến góp ý của các cán bộ phụ trách về đào tạo để hoàn chỉnh kế hoạch tổng thể

- Lãnh đạo TDC và Giám đốc BMH phê duyệt kế hoạch đào tạo tổng thể

- Tổ chức cuộc họp triển khai kế hoạch đào tạo tổng thể với sự tham dự của toàn thể cán bộ TDC, cán bộ thuộc màng lưới đào tạo và lãnh đạo các chuyên khoa trong bệnh viện

- Phòng Đào tạo tiếp tục xây dựng kế hoạch đào tạo theo tháng, quý dựa trên

kế hoạch đào tạo tổng thể hàng năm đã được phê duyệt và có điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp với điều kiện thực tế

- Cán bộ chuyên trách thuộc Phòng Đào tạo phụ trách các lớp được phân công

sẽ xây dựng kế hoạch đào tạo cụ thể từng lớp theo Biểu mẫu TDC-CT 04 trình Trưởng Phòng Đào tạo phê duyệt trước khi triển khai tiếp

Bước 3 - Xây dựng chương trình đào tạo

- Cán bộ chuyên trách phụ trách lớp thuộc Phòng Đào tạo và cán bộ phụ trách đào tạo tại chuyên khoa chịu trách nhiệm xây dựng chương trình đào tạo

- Sau khi kế hoạch đào tạo cụ thể của từng lớp được phê duyệt, cán bộ chuyên trách phụ trách lớp thuộc Phòng Đào tạo sẽ trao đổi với cán bộ phụ trách đào tạo của chuyên khoa để cùng xây dựng chương trình đào tạo theo Biểu mẫu TDC-CT 05 và lịch giảng dạy chi tiết theo Biểu mẫu TDC-CT 06

- Trưởng Phòng Đào tạo sẽ kiểm tra, chỉnh sửa chương trình trước khi trình Lãnh đạo TDC và Lãnh đạo Chuyên khoa phê duyệt Một số chương trình đào tạo đặc biệt sẽ được phê duyệt bởi Hội đồng thẩm định của Bộ Y tế

Bước 4 - Tổ chức đào tạo

- Cán bộ chuyên trách phụ trách lớp thuộc Phòng Đào tạo và cán bộ phụ trách đào tạo tại chuyên khoa chịu trách nhiệm tổ chức triển khai đào tạo theo kế hoạch và chương trình đã được phê duyệt

- Cán bộ chuyên trách phụ trách lớp thuộc Phòng Đào tạo sẽ xây dựng bảng checklist các công việc cần chuẩn bị trước, trong và sau khóa học theo Biểu mẫu TDC-CT 07; sau đó tổ chức họp ban tổ chức, thống nhất phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân và bộ phận liên quan trước khi triển khai đào tạo

- Các bước triển khai đào tạo cụ thể cần thực hiện theo hướng dẫn tại Quy trình Tổ chức lớp đào tạo tại Bệnh viện Bạch Mai (Quy trình BM-QT 01)

Bước 5 - Giám sát thực hiện

- Trách nhiệm thực hiện thuộc về Trưởng Ban Kiểm soát chất lượng và cán bộ chuyên trách phụ trách lớp thuộc Phòng Đào tạo và cán bộ phụ trách đào tạo tại chuyên khoa

- Đối tượng giám sát: Học viên, giảng viên, cán bộ tổ chức và hỗ trợ lớp học theo Biểu mẫu TDC-CT 07, TDC-CT 08, TDC-CT 09

- Phạm vi giám sát: Tiến độ khóa học, mức độ tham gia của học viên, hiệu quả giảng dạy của giảng viên, hỗ trợ kỹ thuật và hậu cần cho lớp học

- Thời điểm giám sát: Trong khi diễn ra khóa học, đầu giờ học, trong giờ học, giải lao, cuối buổi học, trong buổi trực, sau khóa học,

- Các phương pháp giám sát: Quan sát trực tiếp, phỏng vấn, trao đổi, phiếu tự điền, phiếu theo dõi, báo cáo tiến độ, báo cáo cuối khóa

Bước 6 - Đánh giá kết quả, tổng kết đào tạo

- Phòng đào tạo phối hợp với cán bộ phụ trách đào tạo tại chuyên khoa và các giảng viên tiến hành đánh giá thường xuyên và liên tục trong suốt quá trình

đào tạo và kết quả đào tạo, kịp thời điều chỉnh, hoàn thiện chương trình đào tạo để áp dụng cho các khoá tiếp theo

- Thời điểm đánh giá: trong quá trình đào tạo, thời điểm kết thúc đào tạo và đánh giá hiệu quả sau đào tạo Đánh giá hiệu quả sau đào tạo được tiến hành định kỳ hàng năm, áp dụng mô hình “ 4 cấp độ đánh giá” của Kirkpatrick

- Phương pháp đánh giá: Dùng bộ test trắc nghiệm, thi viết truyền thống, tiểu luận, thi vấn đáp, thực hành trên bệnh nhân hoặc mô hình

Phiếu đánh giá tự điền dành cho học viên, giảng viên, lãnh đạo trực tiếp của học viên theo Biểu mẫu TDC-CT 10, TDC-CT 11, TDC-CT 12

- Kết thúc mỗi khóa đào tạo, cán bộ chuyên trách phụ trách lớp thuộc Phòng Đào tạo sẽ cùng kế toán hoàn tất các thủ tục quyết toán và báo cáo tổng kết theo Biểu mẫu TDC-CT 13, cũng như tổ chức cuộc họp rút kinh nghiệm với chuyên khoa tham gia đào tạo

- Định kỳ theo quý và năm Trưởng Phòng Đào tạo có trách nhiệm tiến hành đánh giá, tổng kết và báo cáo công tác đào tạo đã triển khai cho lãnh đạo TDC, lãnh đạo BMH và Bộ Y tế theo quy định

- Lưu trữ hồ sơ liên quan đến đào tạo theo quy định của Trung tâm Đào tạo

2.4.3 Những bất cập trong công tác quản lý tại quy trình trên:

- Quy trình mang tính tổng thể, quá lớn về quy mô nên rất khó áp dụng được cho tất cả các khóa đào tạo do TDC tổ chức do tính phức tạp của các chương trình đào tạo liên tục luôn phải thay đổi để phù hợp với nhu cầu và tình hình thực tế nơi học viên công tác cũng như xu hướng phát triển với tốc độ nhanh của ngành y tế để hội nhập với khu vực và trên thế giới

- Có nhiều biểu mẫu liên quan trong quá trình triển khai quy trình trên do đó

sẽ rất khó khăn với những cán bộ mới làm về quản lý đào tạo

- Một số nội dung trùng lặp trong từng bước triển khai quy trình

- Kết quả đầu ra của từng bước chưa rõ ràng.

- Chưa có quy định về thời gian thực hiện các bước do đặc thù của các khóa đào tạo liên tục rất khác nhau về thời lượng từ vài ngày đến 1 năm

- Trách nhiệm của cán bộ, đơn vị liên quan cho từng vị trí trong thực thi công việc chưa rõ ràng, do đó công việc dễ chồng chéo

2.4.4 Biện pháp cải thiện:

- Tách riêng 1 số bước thành những quy trình độc lập như quy trình xác định nhu cầu đào tạo, quy trình lập kế hoạch đào tạo, quy trình tổ chức khóa đào tạo, và xây dựng quy trình theo tiêu chuẩn ISO 9001 :2008

- Rà soát, loại bỏ 1 số nội dung trùng lặp khi triển khai quy trình

- Bổ sung quy định thời gian giải quyết công việc trong các bước

- Quy định rõ trách nhiệm cá nhân trong từng hoạt động tác nghiệp và tiêu chuẩn chất lượng cho từng bước

3 Những loại lãng phí theo Mô hình Lean, cách loại bỏ

3.1 Nguyên tắc cơ bản của Lean

 Nguyên tắc chủ đạo của Lean là gia tăng giá trị cho khách hàng thông qua việc liên tục loại bỏ lãng phí trong suốt quá trình cung cấp sản phẩm và dịch

vụ Lãng phí ở đây được hiểu là “tất cả các hoạt động của doanh nghiệp không giúp tạo ra giá trị mong muốn cho khách hàng” Mục tiêu của phương thức sản xuất Lean là hoàn toàn loại bỏ các lãng phí xảy ra trong quá trình sản xuất từ đó cho phép cải thiện hệ thống sản xuất tối ưu, tinh gọn Vì thế, muốn áp dụng Lean, doanh nghiệp phải hiểu đâu là những điều khách hàng thật sự quan tâm, những giá trị từ sản phẩm và dịch vụ cung cấp được khách hàng sẵn sàng trả tiền Trên cơ sở đó, doanh nghiệp sẽ biết cách giảm thiểu

hoặc loại bỏ những hoạt động nào làm phát sinh chi phí và kéo dài thời gian chờ đợi của khách hàng

 Phương pháp sản xuất Lean là một phương pháp sản xuất được xem là mang lại hiệu quả nhất hiện nay Khả năng nhận dạng các loại lãng phí và từng bước loại bỏ chúng một cách có hệ thống chính là trọng tâm của phương pháp Lean Các lãng phí thường hiện diện đa dạng dưới những hình thức chính sau:

- Dịch vụ dư thừa (Over - production)

- Khuyết tật (Defects)

- Dự trữ/Tồn kho (Inventory)

- Di chuyển (Transportation)

- Chờ đợi (Waiting)

- Thao tác (Motion)

- Kiến thức rời rạc (Knowledge Disconnection)

3.2 Những loại lãng phí thường gặp theo mô hình Lean khi thực hiện các hoạt động tác nghiệp hiện nay tại Trung tâm Đào tạo Bạch Mai

cầu của người học, đào tạo mang tính áp đặt, đào tạo để hoàn thành chỉ tiêu được giao Nhiều chương trình đào tạo được thiết kế xa rời thực tế với người học, quá nặng về kiến thức và kỹ năng cần thiết phải cung cấp cho học viên gây lãng phí thời gian, nhân lực cho chính TDC và bản thân học viên

thảo, ghi chép, gửi, lưu trữ công văn, giấy tờ liên quan đến các hoạt động tác nghiệp cụ thể của từng bước trong quy trình Cung cấp thông tin sai lệch cho

học viên về kế hoạch, chương trình đào tạo cũng như các thủ tục hành chính khác khi học viên tham gia đào tạo

trong quy trình đào tạo của TDC dẫn đến việc có một vài công đoạn mà sản phẩm đầu ra của công đoạn trước không được sử dụng tức thời bởi công đoạn sau, sự phối hợp chưa hài hòa giữa các bước khi thực hiện quy trình, chồng chéo trong hoạt động quản lý học viên, tổ chức đào tạo, thay đổi địa điểm đào tạo, dẫn đến kéo dài thời gian chu kỳ đào tạo, học viên phải chờ đợi lâu và gây bức xúc cho người học, sử dụng lao động và cơ sở đào tạo kém hiệu quả làm ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ đào tạo

áp dụng trong khám chữa bệnh nên số lượng học viên có nhu cầu được đào tạo quá lớn trong khi khả năng đáp ứng của TDC còn hạn chế do cơ sở hạ tầng, trang thiết bị thiếu thốn, quá tải bệnh nhân, dẫn đến nhiều học viên phải chờ đợi khá lâu để được tham gia các khóa đào tạo, chuyển giao kỹ thuật Bên cạnh đó cũng còn nhiều hoạt động tác nghiệp cụ thể bị chậm trễ

do năng lực cán bộ hạn chế và chưa chuyên nghiệp

chưa ứng dụng tốt công nghệ thông tin trong quản lý và thực thi các hoạt động tác nghiệp Việc bố trí vị trí ngồi của nhân viên cũng như giữa các phòng ban liên quan chưa hợp lý nên nhiều thao tác của cán bộ khi thực hiện

bị trùng lặp, lãng phí thời gian

không được làm đúng trong lần đầu tiên như việc xác định nhu cầu đào tạo không đúng dẫn đến một loạt các bước sau bị ảnh hưởng, làm gián đoạn quá trình tổ chức đào tạo dẫn đến những ách tắc và đình trệ trong quy trình