PHÂN TÍCH QUY TRÌNH NỘP-RÚT TIỀN MẶT TẠI CƠNG TY CHỨNG KHOÁN KIM LONG 1/ Đặt vấn đề: Quản trị sản xuất tác nghiệp bao gồm tất hoạt động liên quan đến việc quản trị yếu tố đầu vào, tổ chức, phối hợp yếu tố nhằm chuyển hóa chúng thành sản phẩm vật chất dịch vụ với hiệu cao Với quan điểm truyền thống cho rằng, có doanh nghiệp chế tạo, sản xuất sản phẩm vật chất có hình thái cụ thể vật liệu, đồ gia dụng, xe máy … gọi doanh nghiệp sản xuất Những doanh nghiệp khác không sản xuất sản phẩm vật chất xếp vào loại đơn vị phi sản xuất Tuy nhiên, xu điều kiện thị trường, quan niệm khơng phù hợp Các Doanh nghiệp dịch vụ khách sạn, nhà hàng, ngân hàng, công ty chứng khốn, bệnh viện… coi đối tượng trình nghiên cứu sản xuất tác nghiệp Hay nói cách khác, ngày nay, sản xuất hiểu trình tạo sản phẩm dịch vụ, q trình chuyển hóa yếu tố đầu vào, biến chúng thành sản phẩm dịch vụ đầu Đối với lĩnh vực chứng khoán - ngân hàng, theo lý thuyết quản trị sản xuất tác nghiệp, thuộc sản xuất bậc – công nghiệp dịch vụ, kinh doanh mặt hàng đặc biệt dịch vụ tài chính, tiền tệ với doanh nghiệp phải chịu sức ép cạnh tranh từ đối thủ quy mơ, mạng lưới, trình độ công nghệ, lãi suất, phong cách phục vụ… Do nói quản trị sản xuất tác nghiệp có tầm quan trọng đặc biệt hoạt động doanh nghiệp Nếu quản trị tốt, ứng dụng phương pháp quản trị khoa học tạo khả sinh lợi lớn cho doanh nghiệp Ngược lại quản trị làm cho doanh nghiệp thua lỗ, khó cạnh tranh, dẫn tới phá sản Hiểu tầm quan trọng quản trị sản xuất tác nghiệp, doanh nghiệp không ngừng đưa biện pháp hữu hiệu để cải tiến hệ thống Trong viết này, quy trình nộp rút tiền mặt thông qua ngân hàng công ty cổ phần chứng khốn Kim Long phân tích để thấy rõ điểm hạn chế cách khắc phục dựa kiến thức lý thuyết môn quản trị hoạt động 2/ Giải vấn đề: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH NỘP-RÚT TIỀN MẶT Quy trình nộp – rút tiền mặt hàng ngày thông qua ngân hàng Công ty cổ phần chứng khoán Kim Long: Theo quy định Luật chứng khốn, tất cơng ty chứng khốn khơng phép thu tiền mặt nhà đầu tư phải quản lý tách bạch tài khoản tiền nhà đầu tư với tài khoản tiền thân cơng ty chứng khốn, theo quy định này, việc nộp rút tiền mặt nhà đầu tư công ty chứng khốn Kim Long thực thơng qua Ngân hàng VPBank đặt sàn giao dịch KLS với sơ đồ sau: Sơ đồ 1: Nộp tiền Khách hàng Nhân viên kế toán Kiểm soát Ngân hàng Sơ đồ 2: Rút tiền Khách hàng Nhân viên Kế tốn Ngân hàng Mơ tả quy trình: “Sơ đồ nộp tiền” Các bước tiến hành Bước Khách hàng nộp tiền Mô tả chi tiết - Khách hàng nộp tiền Ngân hàng Kiểm soát Bước Khách hàng nhận ctừ - Ngân hàng chuyển Giấy nộp tiền liên 2, cho khách hàng ( Liên : Chuyển Nhân viên kế toán Kim Long Liên : Khách hàng giữ ) Bước : - Nhân viên kế toán lưu ký nhận Giấy nộp tiền từ khách Tiếp nhận chứng từ hàng - Kiểm tra thông tin Giấy nộp tiền: Ngày, số tài khoản , tên chủ tài khoản, số tiền số - chữ, chữ ký : thủ quỹ, kiểm soát, dấu ngân hàng - Nếu thơng tin chưa xác, u cầu khách hàng quay lại ngân hàng điều chỉnh Giấy nộp tiền Bước : - Căn vào Giấy nộp tiền, nhân viên kế toán hạch toán Hạch toán tiền vào tài khoản khách hàng hệ thống - Ký chuyển Kiểm soát Bước : - Đối chiếu Giấy nộp tiền với phần hạch toán Nhân Kiểm soát viên kế toán vào tài khoản Khách hàng - Ký xác nhận chuyển lại cho Nhân viên kế toán “Sơ đồ rút tiền” Các bước tiến hành Mô tả chi tiết Bước 1: - Khách hàng kê khai theo mẫu “Giấy rút tiền” Kim Tiếp nhận chứng từ Long, ký ghi rõ họ tên.Trường hợp khách hàng tổ chức Giấy rút tiền phải ký đóng dấu tổ chức - Khách hàng gửi “Giấy rút tiền” kèm theo CMND hộ chiếu cho Nhân viên kế toán Lưu ký Bước 2: - Căn vào Giấy rút tiền CMND hộ chiếu, kế Hạch tốn tiền tốn kiểm tra thơng tin khách hàng, số tiền tài khoản khách hàng đủ để rút Hạch toán vào hệ thống - Ký chuyển kiểm soát Bước 3: - Đối chiếu Giấy rút tiền với việc hạch toán nhân viên Kiểm soát kế toán vào tài khoản khách hàng - Ký xác nhận chuyển lại nhân viên kế toán Bước 4: - Nhân viên kế tốn đóng dấu vào Giấy rút tiền, lưu lại liên Hoàn trả chứng từ 03 Hoàn trả lại khách hàng: 02 liên Giấy rút tiền CMND hộ chiếu - Nhân viên kế toán phải thường xuyên đối chiếu chứng từ thực tế với Bảng kê rút tiền hệ thống Bước 5: - Hướng dẫn khách hàng nhận tiền Ngân hàng KH nhận tiền Những bất cập quy trình trên: Nhà đầu tư phải chờ lâu nhận chứng từ nộp tiền vào VPBank để nộp cho nhân viên kế toán KLS => điều ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi NĐT lệnh muốn đặt mua sàn trôi từ lâu Nhà đầu tư nhận chứng từ nộp tiền vào VPBank xong lại nhà mà không mang nộp chứng từ cho nhân viên kế toán KLS => khơng đặt lệnh tiền chưa vào hệ thống Nhà đầu tư rút tiền từ 500 triệu đồng trở lên phải chờ đợi lâu, xảy với trường hợp thông báo mà phải đợi => NĐT xúc phải chờ đợi, làm giảm niềm tin với KLS Nhà đầu tư phải lại nhiều, phải lặp lại động tác đưa chứng minh thư tới lần => thủ tục dườm già, thời gian, tâm lý không thỏa mãn Tốn nhân lực => giảm công suất làm việc Nguyên nhân biện pháp khắc phục Kỹ kiểm đếm tiền nhân viên VPBank chưa chuẩn, nhân viên VPBank khơng quyền tính phần trăm đền bù thu thiếu tiền hay thu phải tiền giả nên họ dù có kiểm đếm nhanh bị tâm lý sợ phải đền NĐT nộp tiền vào, vậy, kể tiền nhiều tiền NĐT phải chờ nhân viên lật trái, lật phải ngắm tờ tiền một, tiền không chẵn hay nhiều tỷ lệ thuận với việc đứng chờ nhân viên kiểm đếm xong có chứng từ để chuyển cho phía KLS vào hệ thống, lúc lệnh NĐT muốn đặt trôi giá ??? => đào tạo lại kỹ kiểm đếm tiền cho nhân viên VPBank, đồng thời trao quyền cho họ tính phần trăm đền bù giới hạn định để họ tự tin vào tay nghề Mặc dù có quy định rút tiền từ 500 triệu trở lên phải báo trước cho Ngân hàng nhiều trường hợp NĐT không nhớ điều này, phía VPBank, thời buổi tình hình kinh tế khó khăn, khan tiền mặt họ lại khơng muốn trì lượng tiền két nhiều, điều dẫn đến tình trạng có hôm NĐT rút tỷ đồng phải chờ từ sáng tới trưa huy động đủ tiền để rút => Nhắc nhở quy định rõ với nhà đầu tư khoản tiền muốn rút phải báo trước thời hạn bao nhiêu, đồng thời KLS làm việc với VPBank, đề nghị phía Ngân hàng tuân thủ quy định tỷ lệ tiền mặt trì két, thời gian cho phép tối đa để huy động tiền có thơng báo rút NĐT KLS làm việc với VPBank đề nghị huấn luyện nhân viên nắm rõ quy trình, sau thu tiền NĐT xong phải nhắc nhở NĐT mang phiếu sang nộp cho kế toán KLS => họp giải vấn đề kịp thời hai bên tạo điều kiện cho phận hai bên phối hợp chặt chẽ, thống với nhau, phát huy tổng hợp chất lượng làm việc => tạo thỏa mãn niềm tin tưởng cho NĐT Hai bên phải kết nối với nhau, thiết kế phần mềm kết nối với hệ thống core banking => Khi NĐT nộp tiền VPBank, nhân viên ngân hàng vào hệ thống kết nối với KLS để truy cập thẳng vào tài khoản NĐT, NĐT cầm phiếu chạy sang đưa cho kế toán KLS Áp dụng kiến thức quản trị hoạt động vào doanh nghiệp: Một ứng dụng quan trọng mơn quản trị hoạt động mơ hình LEAN LEAN giúp nhiều doanh nghiệp giới làm nên thành công Nguyên tắc chủ đạo LEAN gia tăng giá trị cho khách hàng thơng qua việc liên tục loại bỏ lãng phí suốt trình cung cấp sản phẩm dịch vụ Lãng phí hiểu “tất hoạt động doanh nghiệp không giúp tạo giá trị mong muốn cho khách hàng” Vì thế, muốn áp dụng LEAN, doanh nghiệp phải hiểu đâu điều khách hàng thật quan tâm, giá trị từ sản phẩm dịch vụ cung cấp khách hàng sẵn sàng trả tiền Trên sở đó, doanh nghiệp biết cách giảm thiểu, loại bỏ, hoạt động làm phát sinh chi phí kéo dài thời gian chờ đợi khách hàng, tập trung vào hiểu đáp ứng mong muốn khách hàng; tối ưu hóa sản xuất để thỏa mãn nhu cầu khách hàng Với kiến thức trang bị tơi triển khai LEAN phận quản lý, cụ thể sau: Rà soát lại quy trình quy chế xem lại cách thức vận hành để tìm khâu trùng lắp, thao tác thừa không cần thiết Phát huy ý kiến tập thể hình thức đưa chủ đề liên quan tới việc đưa sáng kiến việc tìm biện pháp khắc phục thao tác không cần thiết đảm bảo an tồn khơng gây rủi ro Cụ thể: Dựa vào mơ hình LEAN thấy rõ nhược điểm quy trình tác nghiệp công ty: Thứ chờ đợi: Việc đếm tiền không chuẩn nhân viên VPBank làm NĐT phải chờ đợi gây ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi sát sườn họ đến tiền đếm xong lệnh họ muốn đặt mua bị trơi Tương tự thời gian họ chờ để rút tiền làm thời gian lỡ việc NĐT Thứ hai di chuyển lãng phí: Vì khơng có hệ thống kết nối ngân hàng KLS nên NĐT phải thời gian cho việc lại chuyển chứng từ Và hệ kép việc khơng có hệ thống kết nối KLS phải thêm ngần nhân viên để nhập chứng từ thay phần mềm kết nối tự chuyển liệu từ VPBank Để vấn đề khơng xảy ra, gây lãng phí cần thực theo phần “nguyên nhân biện pháp khắc phục” mà tơi trình bày chi tiết Tóm lại, hồn cảnh thị trường chứng khốn gặp nhiều khó khăn cạnh tranh lớn nay, việc quản trị hoạt động sản xuất cung cấp dịch vụ tốt giúp cho công ty quản lý tốt vấn để sản xuất cung ứng dịch vụ mà tạo lợi cạnh tranh chi phí, chất lượng dịch vụ, tốc độ cung cấp dịch vụ loại bỏ lãng phí => nâng cao doanh thu, hiệu suất xây dựng thương hiệu cho công ty Vấn đề quản trị chất lượng sản phẩm dịch vụ coi chìa khóa thành cơng, giúp cho doanh nghiệp tồn phát triển bền vững môi trường cạnh tranh tồn cầu vượt qua khó khăn khủng hoảng tài Tài liệu tham khảo Tài liệu quản trị hoạt động – Đại Học Griggs Quy trình nộp rút tiền mặt qua ngân hàng – Công ty CPCK Kim Long Các diễn đàn quản trị doanh nghiệp ... vấn đề: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH NỘP-RÚT TIỀN MẶT Quy trình nộp – rút tiền mặt hàng ngày thông qua ngân hàng Cơng ty cổ phần chứng khốn Kim Long: Theo quy định Luật chứng khốn, tất cơng ty chứng khốn... thu tiền mặt nhà đầu tư phải quản lý tách bạch tài khoản tiền nhà đầu tư với tài khoản tiền thân cơng ty chứng khốn, theo quy định này, việc nộp rút tiền mặt nhà đầu tư cơng ty chứng khốn Kim Long. .. pháp hữu hiệu để cải tiến hệ thống Trong viết này, quy trình nộp rút tiền mặt thông qua ngân hàng công ty cổ phần chứng khốn Kim Long phân tích để thấy rõ điểm hạn chế cách khắc phục dựa kiến