Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại và Phát triển hạ tầng ViệtPhát

Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại và Phát triển hạ tầng ViệtPhát Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ, biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phầnThương mại và Phát triển hạ tầng Việt Phát

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT 3

DANH MỤC BẢNG BIỂU 4

LỜI MỞ ĐẦU 6

CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG VIỆT PHÁT 8

1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần Thương mại và Phát triển hạ tầng Việt Phát 8

1.1.1.Đặc điểm NVL, CCDC 8

1.1.2 Danh mục NVL, CCDC đang sử dụng tại công ty 8

1.1.3 Phân loại, phân nhóm và cách mã hóa NVL, CCDC của Công ty 9

1.1.4 Cách tính giá NVL tại Công ty 12

1.1.4.1 Tính giá nhập kho NVL, CCDC 12

1.1.4.2 Tính giá xuất kho NVL, CCDC 13

1.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần Thương mại và Phát triển hạ tầng Việt Phát 14

1.2.1 Các phương thức hình thành NVL 14

1.2.2 Các phương thức sử dụng NVL 14

1.2.3 Hệ thống kho tàng, bến, bãi chứa đựng NVL, CCDC của Công ty 14

1.3 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần Thương mại và Phát triển hạ tầng Việt Phát 15

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG VIỆT PHÁT 25

2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại và Phát triển hạ tầng Việt Phát 25

2.1.1 Chứng từ sử dụng 25

2.1.3 Quy trình ghi sổ chi tiết: 40

2.1.3.1 Phương pháp ghi sổ chi tiết hàng tồn kho ở kho 41

2.1.3.2 Phương pháp ghi sổ chi tiết hàng tồn kho ở kho 43

2.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần Thương mại và Phát triển hạ tầng Việt Phát 51

2.2.1 Tài khoản sử dụng 51

2.2.2 Sổ sách sử dụng 52

2.2.3 Quy trình ghi sổ 53

CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG VIỆT PHÁT 57

3.1 Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty và phương hướng hoàn thiện 57

3.1.1 Ưu điểm 57

3.1.1.1 Bộ máy kế toán 57

3.1.1.2 Công tác quản lý nguyên vật liệu 58

3.1.1.3.Công tác kế toán chi tiết NVL: 59

3.1.1.4.Công tác kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 59

3.1.2 Nhược điểm 59

3.1.2.1 Về công tác quản lý nguyên vật liệu 59

3.1.2.2 Dự trữ nguyên vật liệu 59

3.1.2.3 Tài khoản sử dụng 60

3.1.2.4.Về việc lập dự phòng nguyên vật liệu 60

3.1.2.5.Về thủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu: 60

3.1.2.6 Hạch toán tổng hợp NVL 60

3.1.3 Phương hướng hoàn thiện 60

3.2 Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần Thương mại và Phát triển hạ tầng Việt Phát 61

3.2.1 Về công tác quản lý nguyên vật liệu 61

3.2.2 Dự trữ nguyên vật liệu 61

3.2.3 Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế toán 62

3.2.4 Về việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho 63

3.2.5 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ 64

Mẫu phiếu nhập kho phế liệu như sau: 64

3.2.6 Về sổ kế toán chi tiết 65

3.2.5.Về sổ kế toán tổng hợp 66

3.2.6.Điều kiện thực hiện giải pháp 66

KẾT LUẬN 68

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1.1 Bảng mã hóa nguyên vật liệu ở công ty

Bảng 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận trong quản lý nguyên vật liệu của công ty

Biểu 2.1 Hoá đơn GTGT của NVL (Thép)

Biểu 2.2: Biên bản kiểm nghiệm của NVL (Thép)

Biểu 2.3: Phiếu nhập kho của NVL (Thép)

Biểu 2.4: Hoá đơn GTGT của NVL (Xi Măng)

Biểu 2.5: Biên bản kiệm nghiệm NVL (xi măng)

Biểu 2.6: Phiếu nhập kho NVL (xi măng)

Biểu 2.7: Hoá đơn GTGT của NVL (dầu diezel)

Biểu 2.8: Biên bản kiểm nghiệm của NVL (dầu Diezel)

Biểu 2.9: Phiếu nhập kho của NVL (dầu Diezel)

Biểu 2.10: Giấy đề nghị cấp vật tư (thép)

Biểu 2.11: Phiếu xuất kho của NVL (thép)

Biểu 2.12: Giấy đề nghị cấp vật tư (xi măng)

Biểu 2.13: Phiếu xuất kho của NVL (xi măng hóa thạch)

Biểu 2.14: Thẻ kho của NVL (xi măng)

Biểu 2.15: Thẻ kho của NVL (dầu diezel)

Biểu 2.16: Thẻ kho của NVL (Thép)

Biểu 2.17: Sổ chi tiết vật liệu (Thép)

Biểu 2.18: Sổ chi tiết vật liệu (Xi măng hóa thạch)

Biểu 2.19: Sổ chi tiết vật liệu (dầu Diezel)

Biểu Số 2.20: Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu

Biểu 2.21: Trích sổ nhật ký chung

Biểu 2 22: Trích sổ cái TK 152

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 2.2: Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho

Sơ đồ 2.3: Quy trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

LỜI MỞ ĐẦU

Hiện nay nước ta đang hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế thế giới, sau khi gianhập Tổ chức thương mại thế giới thì sự ảnh hưởng càng lớn mạnh hơn Điều đó buộccác doanh nghiệp Việt Nam cần phải chuẩn bị thích ứng tốt với môi trường cạnh tranhbình đẳng nhưng cũng không ít sự khó khăn Muốn tồn tại và phát triển thì sản phẩmlàm ra của doanh nghiệp cũng phải đáp ứng được nhu cầu và thị hiếu của khách hàng,sản phẩm đó phải đảm bảo chất lượng, và có giá thành phù hợp với túi tiền của ngườitiêu dùng

Để hạ giá thành sản phẩm thì có rất nhiều yếu tố liên quan, nhưng yếu tố quantrọng cấu thành nên sản phẩm đó là nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Chi phí vềnguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chiếm tỷ lệ khá lớn trong giá thành sản phẩm Hạchtoán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ hợp lý, sử dụng tiết kiệm nhiên liệu đúng mụcđích, đúng kế hoạch có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ giá thành sản phẩm và thựchiện tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và công

cụ dụng cụ chặt chẽ và khoa học là công cụ quan trọng để quản lý tình hình nhập xuất,

dự trữ, bảo quản sử dụng và thúc đẩy việc cung cấp đồng bộ các loại vật liệu cần thiếtcho sản xuất, đảm bảo tiết kiệm vật liệu, giảm chi phí vật liệu, tránh hư hỏng và mấtmát… góp phần hạ giá thành sản phẩm, tăng sức cạnh tranh và đem lại lợi nhuận caocho doanh nghiệp Đòi hỏi các doanh nghiệp không ngừng nâng cao trình độ quản lýsản

xuất kinh doanh, đặc biệt trong quản lý và sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ,đây là yếu tố hết sức quan trọng, có ý nghĩa quyết định đến sự sống còn của doanhnghiệp

Nhận thức được điều này, sau thời gian ngắn tìm hiểu thực tập về công tác kế toán

ở Công ty Cổ phần Thương mại và Phát triển hạ tầng Việt Phát em chọn đề tài: “Kế

toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại và Phát triển hạ tầng Việt Phát ”.

Nội dung đề tài gồm có ba chương:

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại và Phát triển hạ tầng Việt Phát

Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ ở Công ty Cổ phần Thương mại và Phát triển hạ tầng Việt Phát

Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ, biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần Thương mại và Phát triển hạ tầng Việt Phát

Trong thời gian thực tập và viết báo cáo mặc dù đã có rất nhiều cố gắng nhưng dotrình độ và khả năng còn hạn chế Trong khi đó thời gian tìm hiểu và tiếp cận thực tếquá ngắn Bản thân khỏi tránh khỏi những thiếu sót nhất định Kính mong thầy côhướng dẫn, Ban Giám Đốc và các anh, chị phòng kế toán-tài chính công ty góp ý đểchuyên đề của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo ở viện kế toán, giáo viên hướngdẫn………… , ban lãnh đạo Công Ty, phòng Tài chính-Kế toán đã tận tình giúp đỡ emtrong quá trình thực tập và hoàn thiện báo cáo này

CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT

và một số phụ gia khác Những loại vật liệu này khá sẵn trên thị trường và không thườngxuyên biến đổi nên công ty rất thuận tiện trong việc thu mua

Hiểu được tầm quan trọng của nguyên vật liệu, Công ty luôn duy trì và phát triểnmối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp để xây dựng cơ sở bền vững cho sự ổn địnhcủa nguồn cung ứng vật liệu Mỗi năm, Công ty ký kết hợp đồng với các nhà cungcấp theo số lượng hàng đã được đặt trước trên cơ sở khối lượng sản phẩm sản xuất

và tiêu thụ trong kỳ cũng như những dự báo về kế hoạch kỳ tiếp theo và sự biếnđộng của giá cả thị trường Điều này đã tạo tiền đề cho sự ổn định của khối lượngNVL đầu vào, đồng thời cũng đảm bảo được chất lượng sản phẩm đầu ra theo đúng

kế hoạch đã đặt ra của công ty

1.1.2 Danh mục NVL, CCDC đang sử dụng tại công ty

Do tính chất của các công trình của công ty cùng việc công ty tự thi công đòi hỏinguyên vật liệu của công ty cần có chất lượng tốt về đặc tính chịu lực, tính rắn chắc…

để đảm bảo chất lượng của toàn công trình và đảm bảo sự tín nhiệm từ phía khách hànggiúp công ty nâng cao uy tín, mở rộng quy mô thị trường

Các nguyên vật liệu mà công ty sử dụng rất đa dạng, phong phú bao gồm:

- Nguyên vật liệu chính: sắt, thép, đá, gạch, xi măng…

- Nguyên vật liệu phụ: phụ gia bê tông, vật liệu hút ẩm, ống nhựa, sơn, đầu bịt…

- Nhiên liệu: xăng, dầu, nhớt…không bao gồm các nhiên liệu và phụ tùng thay

thế phục vụ cho máy thi công.

- Phụ tùng thay thế: gale,…để vận hành máy móc, thiết bị thi công

- Thiết bị xây dựng cơ bản

Để đảm bảo chất lượng và số lượng nguyên vật liệu của công ty, các nguyên vậtliệu khi mua về đều được kiểm định, đánh giá, xem xét sự phù hợp giữa chất lượng và

số lượng của nhu cầu mua của công ty và hàng hóa được giao từ nhà cung cấp và nhậpkho Vì vậy chất lượng nguyên vật liệu cho các công trình của công ty luôn được đảmbảo Các chi phí kiểm định này được tính vào chi phí sản xuất chung của công ty,không tính vào chi phí nguyên vât liệu trực tiếp Hệ thống kho bãi chứa nguyên vật liệucủa công ty cũng được thiết kế cẩn thận có mái che và có người bảo vệ để tránh hưhỏng, mất cắp, mất trộm hay bị biển thủ Việc sử dụng nguyên vật liệu trong quá trìnhthi công công trình cũng được quản lý một cách chặt chẽ tránh lãng phí nguyên vật liệuvừa đảm bảo hiệu quản trong việc tiết kiệm chi phí vừa đảm bảo chất lượng các côngtrình được thi công

Nguồn cung cấp nguyên vật liệu cho các công trình của công ty là do các đội tựmua ngoài dưới sự kiểm soát của ban giám đốc hoặc do phòng vật tư của công ty mua

và cấp phát Do các công trình ở cách xa nhau và để đảm bảo về chất lượng, số lượng

và tiến độ thi công nên công ty có nhiều nhà cung cấp khác nhau ở địa bàn các côngtrường thi công đảm bảo việc cung cấp kịp thời vật tư

1.1.3 Phân loại, phân nhóm và cách mã hóa NVL, CCDC của Công ty

Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ bao gồm rấtnhiều loại khác nhau đặc biệt là trong ngành xây dựng cơ bản với nội dung kinh tế vàtính năng lý hóa học khác nhau, mỗi loại lại có những đặc tính vai trò công dụng khácnhau nên việc phân loại nguyên vật liệu là điều rất cần thiết Căn cứ vào đặc điểmnguyên vật liệu và công tác quản lý, Công ty đã tiến hành phân loại nguyên vật liệunhư sau:

- Nguyên vật liệu chính: là đối tượng chủ yếu trong doanh nghiệp xây lắp, là cơ

sở vật chất cấu thành lên thực thể chính của sản phẩm

Trong ngành xây dựng cơ bản còn phải phân biệt vật liệu xây dựng, vật kết cấu vàthiết bị xõy dựng.Các vật liệu này đều là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành lên sảnphẩm của đơn vị xây dựng, các hạng mục công trình xây dựng nhưng có những đặcđiểm khác nhau Vật liệu xây dựng là sản phẩm của ngành công nghiệp chế biến được

sử dụng trong đơn vị xây dựng để tạo lên sản phẩm như hạng mục công trình, côngtrình xây dựng như gạch, ngói, xi măng, sắt, thép Vật kết cấu là những bộ phận củacông trình xây dựng mà đơn vị xây dựng sản xuất hoặc mua của đơn vị khác để lắp vàosản phẩm xây dựng của đơn vị mình như thiết bị vệ sinh, thông gió, truyền hơi ấm, hệthống thu lôi

- Nguyên vật liệu phụ: là những nguyên vật liệu có tác dụng phụ trong quá trìnhsản xuất kinh doanh, được sử dụng kết hợp với sản phẩm chính để nâng cao tính năng

và chất lượng của sản phẩm như: sơn, dầu, mỡ phục vụ cho quá trình sản xuất

- Nhiên liệu: Về thực thể là một vật liệu phụ, nhưng có tác dụng cung cấp nhiệtlượng cho quá trình thi cụng, kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩmdiễn ra bình thường Nhiên liệu có thể tồn tại dưới dạng lỏng rắn khí như: than, dầuDiezel, xăng, than củi, hơi đốt dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, chocác phương tiện máy móc, thiết bị hoạt động (bên cạnh đó những loại nhiên liệu nàycòn được dùng bôi trơn các loại sản phầm mỏng khác.)

- Phụ tùng thay thế: Là những loại vật tư, sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữamáy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất

- Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp,công cụ, khí cụ, và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản baogồm: Bơm bê tông, cầu tháp, thiết bị làm đường, vận thăng chở hàng, trạm bê tông diđộng, trạm trộn bê tông xi măng, khoan cọc nhồi, máy tách cát

- Phế liệu: Là các loại vật liệu tạo ra trong quá trình thi công xây lắp như: gỗ, sắt,thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định Tùy thuộc vàoyêu cầu quản lý và công tác kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng vật liệunêu trên lại được chia thành từng nhóm, từng thứ một cách chi tiết hơn bằng cách lập sổdanh điểm vật liệu Trong đó mỗi loại nhóm, thứ vật liệu một ký hiệu riêng bằng hệ thống

các chữ số thập phân để thay thế tên gọi, quy cách, nhãn hiệu của vật liệu Ký hiệu đóđược gọi là sổ danh điểm vật liệu và được sử dụng thống nhất trong phạm vi doanhnghiệp.

- Đối với các công cụ trong các doanh nghiệp bao gồm các dụng cụ giá lắpchuyên dùng cho sản xuất, dụng cụ đồ nghề, dụng cụ quản lý, bảo hộ lao động, lán trạitạm thời – để phục vụ công tác kế toán toàn bộ dụng cụ công cụ được chia thành:+ Công cụ dụng cụ

+ Bao bi luân chuyển

+ Đồ dùng cho thuê

Tương tự như đối với vật liệu trong từng loại công cụ dụng cụ cũng phải chiathành từng nhóm, thứ chi tiết hơn tùy theo yêu cầu, trình độ quản lý và công tác kếtoán của doanh nghiệp.Việc phân loại vật liệu công cụ dụng cụ như trên giúp cho kếtoán tổ chức các tài khoản cấp 1, cấp 2, phản ánh tình hình hiện có và sự biến động củacác vật liệu công cụ dụng cụ trong quá trình thi công xây lắp của doanh nghiệp.Từ đó

có các biện pháp thích hợp trong việc quản lý và sử dụng hiệu quả các loại vật liệucông cụ dụng

Công ty mã hóa nguyên vật liệu thành 4 ký tự Ký tự đầu tiên là các chữ cái Ba

E001 Ga bu tan

E002

(Nguồn Phòng Tài chính kế toán)

1.1.4 Cách tính giá NVL tại Công ty

1.1.4.1 Tính giá nhập kho NVL, CCDC

Nguyên vật liệu nhập kho của Công ty chủ yếu là mua ngoài

Giá thực tế nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho của Công ty được tính theo côngthức sau:

Do áp dụng phương pháp tính thuế là phương pháp khấu trừ nên giá mua là giáchưa có thuế GTGT

Chi phí mua bao gồm chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ, bến bãi …

Các khoản giảm trừ bao gồm: giảm giá hàng mua, chiết khấu thương mại…

Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến:

Giá thực tế nhập kho = Giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất thuê gia côngchế biến + tiền công thuê ngoài chế biến + chi phí vận chuyển bốc dỡ…vật liệu khigiao nhận gia công

Đối với vật liệu công cụ dụng cụ tự chế:

Giá thực tế vật liệu công cụ dụng cụ = Giá thực tế xuất tự chế + chi phí chế biến.Đối với nguyên liệu vật liệu thu nhặt được phế liệu thu hồi

Giá thực tế nhập kho = Giá thực tế ước tính có thể sử dụng được hoặc giá có thểbán được trên thị trường

Theo hóa đơn số 00009928 ngày 10 tháng 11 năm 2015 Công ty tiến hành mua3000kg xi măng của Công ty cổ phần xây dựng số 7 với đơn giá 850/1kg (chưa có thuếVAT) đã bao gồm cả chi phí vận chuyển

Giá thực tế nhập kho xi măng = 3.000 x 850 = 25.500.000 (đồng)

-1.1.4.2 Tính giá xuất kho NVL, CCDC

Hiện nay Công ty áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thườngxuyên và tính vật tư xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ Trong

đó, để tính được trị giá thực tế NVL xuất kho, Công ty tính đơn giá bình quân theocông thức:

Giá đơn vị bình quân

Cả kỳ dự trữ =

Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

Số lượng thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

Từ đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ sau khi tính được vào cuối tháng, giá trị thực

tế của nguyên vật liệu xuất kho được tính:

Giá đơn vị bình quân xuất kho:

= 14.700

1.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần Thương mại

ra một phương án phù hợp với công trình

Tiếp theo là tập kết máy móc, thiết bị, nguồn nhân lực về nơi công trình để chuẩn

bị tiến hành thi công

Những vật tư nào liên quan hoặc cần dùng cho quá trình thi công thì phải tập trung về kho công trình và tiến hành sản xuất thi công, trong một thời gian nào đó mà

kế hoạch đã đưa ra để hoàn thành công trình Nguồn cung cấp nguyên vật liệu cho các công trình của công ty là do các đội tự mua ngoài dưới sự kiểm soát của ban giám đốc hoặc do phòng vật tư của công ty mua và cấp phát

1.2.2 Các phương thức sử dụng NVL

Ở công ty, vật liệu xuất kho chủ yếu là dùng cho sản xuất các hạng mục côngtrình Việc xuất dùng diễn ra thường xuyên cho các phân xưởng sản xuất Việc xuất vậtliệu được căn cứ vào nhu cầu sản xuất và định mức tiêu hao NVL trên cơ sở kế hoạchsản xuất đã đề ra

1.2.3 Hệ thống kho tàng, bến, bãi chứa đựng NVL, CCDC của Công ty

Sau khi NVL mua về được nhập kho và chuyển vào kho của công ty bảo quản Công

ty phân thành 3 kho NVL để thuận tiện cho công việc bảo quản gồm:

+ Kho nguyên vật liệu chính: Là kho chứa các loại nguyên vật liệu chính gồm sắt,

thộp,xi măng, gạch… phục vụ cho sản xuất

Các NVL chính có khối lượng lớn nên kho NVL chính cũng là kho lớn nhất, đượcchia thành các khu, mỗi khu chứa các loại NVL có tính chất tương tự nhau

+ Kho nguyên vật liệu khác: Kho này chứa cỏc nguyờn vật liệu phụ như chất sơndầu, mỡ…

Đặc điểm của kho này là chứa nhiều loại NVL cũng như các phụ tùng, công cụdụng cụ Khối lượng mỗi loại tuy nhỏ nhưng lại có nhiều loại nên việc bảo quản cũngkhó khăn hơn các kho khỏc Cỏc NVL này sẽ được sắp xếp theo mã NVL

+ Kho nhiên liệu: Kho này chứa các nhiên liệu phục vụ cho quá trình sản xuấtnhư xăng, than, dầu diesel, củi, hơi đốt… Do kho này toàn là đồ dễ cháy nên công tácphòng chống cháy nổ cũng được quan tâm hơn

Định kỳ các cán bộ phụ trách về an toàn lao động đến kiểm tra việc thực hiệnphòng chống cháy nổ ở các kho đặc biệt là kho nhiên liệu Các thiết bị phòng cháychữa cháy cũng được thường xuyên kiểm tra để đảm bảo các thiết bị này vẫn còn tốt

1.3 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần Thương mại và Phát triển hạ tầng Việt Phát

Công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty được thực hiện ở tất cả các khâu thumua, bảo quản, sử dụng và dự trữ

Bảng 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận trong quản lý nguyên vật liệu của công ty

đó có biện pháp hạ giáthành, đưa ra nhữngquyết định phù hợp vớihoạt động sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp,việc giảm định mức tiêu

- Quyết định toàn bộ giá cảmua bán nguyên vật liệu

- Trực tiếp ký các hợp đồngmua nguyên vật liệu,…

- Phân công cho các phòngban, tổ đội thực thi nhữngnhiệm vụ được đặt ra, trựctiếp xử lý các chi tiết kinhdoanh, tìm ra những mặthàng nguyên vật liệu tốt hayxấu, đồng thời đánh giá cácmặt lợi hại của việc cắt giảm

của Hội đồng

quản trị

thụ nguyên vật liệu màvẫn đảm bảo chất lượngcông trình là điều kiệnquan trọng để doanhnghiệp kinh doanh đượctrên thị trường

- Giám sát và kiểm tratất cả các hoạt động vềquản lý nguyên vật liệucủa công ty

các chi phí nguyên vật liệuđược đề ra

từ đó tránh trường hợpxây dựng sai, hỏng phảisửa lại làm lãng phí chiphí sử dụng nguyên vậtliệu

Ký các hợp đồng kinh tếtheo uỷ quyền của Giámđốc, phê duyệt một số vănbản giấy tờ liên quan đếnhoạt động sản xuất trongcông ty theo ủy quyền củaGiám đốc

-Kiểm tra, phê duyệt vàthông qua các hồ sơ thiết kế

Phó Giúp giám đốc - Nghiên cứu các biện - Ký hợp đồng kinh tế nội

- Kiểm tra bảng cân đối

kế toán do Phòng Kếtoán lập ra từ đó trìnhgiám đốc duyệt cácthông số tài chính về cơcấu các khoản nguyênvật liệu

Nhận chỉ tiêu kếhoạch sản xuất của công

ty từ đó tổ chức điềuhành sản xuất, thực hiệnhoàn thành kế hoạch vềchi phí của công ty giaođồng, quản lý, điều hành,đào tạo đội ngũ côngnhân viên, xây dựng hệthống quản lý chi phí sảnxuất của công ty

- Phê duyệt các địnhmức về quản lý vật tưcủa công ty từ đó giúpgiám đốc kiểm soát tốtcác chi phí sản xuất

theo uỷ quyền của Giámđốc, phê duyệt một số vănbản giấy tờ liên quan đếnhoạt động sản xuất trongcông ty theo ủy quyền củaGiám đốc

- Xây dựng mục tiêu kếhoạch định mức sử dụngnguyên vật liệu theo quý,năm để đảm bảo tiếtkiệm chi phí và nâng caolợi nhuận.

- Xây dựng kế hoạch tàichính, lập các dự toántrên cơ sở kế hoạch sảnxuất thi công hằng nămcủa công ty, phản ánhđúng và chính xác cácnghiệp vụ phát sinhtrong quá trình hoạtđộng sản xuất kinhdoanh theo đúng quyđịnh

- Kiểm tra tình hình địnhmức về các chi phí vậtliệu,: kiểm tra dự toánchi phí gián tiếp, pháthiện kịp thời các khoản

- Được quyền yêu cầu cácphòng ban trong công typhối hợp và cung cấp đầy

đủ, kịp thời các tài liệu, sốliệu có liên quan trong việc: + quản lý mua sắm nguyênvật liệu,vật tư từ đó phảnánh, ghi chép, tính toán chiphí nguyên vật liệu trực tiếp;+ lưu trữ và luân chuyểnchứng từ để theo dõi nguyênvật liệu các công trình củacông ty…

- Kế toán viên được quyền

ký các chứng từ, báo cáo saukhi đã kiểm tra tính hợppháp, hợp lệ của chứng từ vềchi phí phát sinh ở doanhnghiệp nói chung và ở các tổđội xây dựng nói riêng theoquy định của pháp luật và

mục hao phí chênh lệch

ngoài định mức, ngoài

kế hoạch đề ra các biện

pháp ngăn ngừa kịp thời

- Thông qua ghi chép,

phản ánh, tính toán để

đánh giá đúng hiệu quả

sản xuất kinh doanh của

từng doanh nghiệp, lập

báo cáo kế toán và chi

phí sản xuất và lập giá

thành theo quy định của

cơ quan chủ quản cấp

trên

- Tiến hành kiểm kê kho

nguyên vật liệu tại công

ty nhằm mục đích kiểm

tra số lượng, chất lượng,

giá trị của từng loại

nguyên vật liệu có tại

thời điểm kiểm kê Bên

cạnh đó việc kiểm kê

cũn giỳp cho công ty

kiểm tra được tình hình

bảo quản, phát hiện các

trường hợp hao hụt, hư

hỏng, mất mát để có biện

pháp xử lý kịp thời

Nguyên vật liệu của

theo sự ủy quyền của Giámđốc

- Được quyền tham gia góp

ý kiến và đề xuất giải pháp

để tiết kiệm nguyên vậtliệu…

công ty có số lượng lớn,nhiều chủng loại nên quátrình kiểm tra thườngmất thời gian Vì vậycông ty tiến hành kiểm

kê theo định kỳ một nămmột lần ở tất cả các kho.Việc kiểm kê sẽ đượcphân ra định kỳ ở cáckho Ví dụ như tháng 1kiểm kê kho NVLchớnh, thỏng 2 kiểm trakho nhiên liệu… Bankiểm kê có bốn ngườibao gồm Phó giám đốc,thủ kho, cán bộ vật tư, kếtoán nguyên vật liệu.Ban kiểm kê sử dụng cácbiện pháp như cân, đong,

đo, đếm…để tính toán sốliệu thực tế trong kho vàthực hiện việc so sánh,đối chiếu với Sổ chi tiếtvật tư, thẻ kho Kết quảkiểm kê được ghi vàoBiên bản kiểm kê .Trong đó ghi rõ số liệutheo sổ kế toán và số liệuthực tế kiểm kê và xác

định chênh lệch thừathiếu cho từng loại

Nếu có chênhlệch thiếu thì cần tìm xácđịnh xem chênh lệch đú

cú trong định mứckhông Chênh lệch vượtngoài định mức thì cầntìm ra nguyên nhân vật

tư bị thiếu hụt từ đó đưa

ra biện pháp xử lý Nếu

là nguyên nhân kháchquan như do khí hậu haybão lụt… thì phần thiếuhụt sẽ được tính vào chiphí Còn thiếu hụt donguyên nhân chủ quanthì cần phải tìm ra ngườiphải chịu trách nhiệmchính để bồi thường nhưthủ kho không bảo quảncẩn thận gây mất mát thìthủ kho phải bồi thường,cũn đối với chênh lệchthừa thì cũng cần phảitính toán lại sổ sách xem

có bỏ sót bỳt toỏn nàokhông hay là do kháchhàng gửi

kiểm soát được

chi phí máy thi

- Được quyền yêu cầu cácphòng ban phối hợp trongviệc so sánh, đối chiếu, quản

lý về số lượng và chất lượngmáy móc thiết bị, phối hợpkiểm kê và quản lý nguyênvật liệu trong kho để kiểmtra tính chính xác, đầy đủ về

số lượng và chất lượng củanguyên vật liệu, máy mócthi công từ đó hỗ trợ phòng

kế toán trong việc ghi chép,phản ánh, tính toán chi phínguyên vật liệu trực tiếp, chiphí máy thi công từ đó cungcấp thông tin chi phí này choGiám đốc

- Được quyền ký vào cácchứng từ như Hồ sơ máymóc thiết bị, Báo cáo quyếttoán ca máy, vật tư, nhiênliệu… theo quy định củapháp luật và công ty

- Được quyền tham gia góp

ý kiến và đề xuất về việckiểm soát chi phí nguyên vậtliệu

- Phối hợp và cung cấpcác số liệu kỹ thuật cầnthiết cho các phòng ban

để lập các định mức vàlên kế hoạch sử dụngnguyên vật liệu, nhâncông, máy móc thiếtbị…

- Xây dựng kế hoạch thumua nguyên vật liệuđược xây dựng trên kếhoạch sản xuất do Phòngvật tư kỹ thuật lập, đồngthời dựa trên định mứctiêu hao nguyên vật liệucho từng loại sản phẩm

-Kiểm tra, giám sát chấtlượng, tiến độ của công trình

và có quyền ra các quyếtđịnh về việc thi công khôngđúng thiết kế kỹ thuật

- Phê duyệt, ký và thông qua

Hồ sơ dự thầu, Hồ sơ thiết

kế, Bản vẽ thi công và cácchứng từ có liên quan vềchất lượng công trình

-Có quyền điều chỉnh cácđịnh mức nguyên vật liệu,nhân công, máy móc thiết bịphù hợp với thiết kế kỹ thuật

và đảm bảo tiết kiệm chi phí,

hạ giá thành một cách hợplý

Do vậy hàng tháng, quýcăn cứ vào khả năng sảnxuất và khả năng tàichính mà Công ty lên kếhoạch thu mua vật tư chophù hợp Nhờ vậy quátrình sản xuất luôn đượcđảm bảo liên tục, đềuđặn Nguyên vật liệutrước khi nhập đều đượckiểm tra chặt chẽ về mặt

số lượng, chất lượng,chủng loại, quy cách

kế toán tính toán lươngphải trả cho công nhânnhằm cung cấp thông tincho Giám đốc biết và cóbiện pháp kiểm soát chiphí nhân công trực tiếp

- Kiểm soát việc sửdụng nguyên vật liệu,máy thi công, nhân côngtrong việc xây dựngcông trình, việc kiểm

Kiểm tra, ký khối lượngthanh toán với công nhân vàkhối lượng thanh toán vớichủ đầu tư

soát hiệu quả giúp tiếtkiệm chi phí sản xuấtcho công ty.

- Thủ kho có trực tiếpquản lý – là những thủkho có phẩm chất đạođức, trình độ chuyênmôn và kinh nghiệm làmviệc căn cứ các nhânviên bảo vệ trung thực

và có trách nhiệm

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG VIỆT PHÁT

2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại và Phát triển hạ tầng Việt Phát

2.1.1 Chứng từ sử dụng

* Chứng từ.

- Hoá đơn GTGT ( MS 01GTKT3/001)

- Phiếu nhập kho (MS 01-VT)

- Phiếu xuất kho (MS 02-VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (MS:03PXK-3LL)

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư – công cụ sản phẩm hàng hoá (MS03-VT)

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (MS04-VT)

- Biên bản kiểm kê vật tư – công cụ sản phẩm hàng hoá (MS05-VT)

- Bảng kê mua hàng (MS06-VT)

- Bảng kê thu mua hàng hoá, mua vào không có hoá đơn (MS:04/GTGT)

- Bảng phân bổ NVL – CCDC (MS07-VT)

- Thẻ kho (MS:S12-DN)

- Sổ chi tiết vật liệu – dụng cụ sản phẩm hàng hoá (MS:S10-DN)

- Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu dụng cụ sản phẩm hàng hoá (MS:S11-DN)

- Sổ đối chiếu luân chuyển

- Phiếu giao nhận chứng từ nhập kho (xuất kho)

độ thực hiện hợp đồng rồi lập biên bản kiểm nghiệm Sau đó chuyển biên bản lênphòng tài chính kế toán, kế toán NVL lập phiếu nhập kho, chuyển cho thủ kho ghi thẻkho nhập nguyên vật liệu

Phiếu nhập kho NVL – CCDC được lập thành 3 liên trong đó:

- Liên 1: lưu tại quyển

- Liên 2: được dung để thanh toán

- Liên 3: dùng để luân chuyển và ghi sổ kế toán

Sơ đồ 2.1.Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho Nguyên vật liệu

P.KH Bộ phận Hội đông Kế toán Thủ

xuất hàng nghiệm kho ghi thẻ kho

Phòng vật tư kỹ thuật của Công ty có nhiệm vụ căn cứ vào kế hoạch sản xuất và

dự trữ nguyên vật liệu tiến hành điều tra, thăm dò thị trường và tìm kiếm nhà cung cấp

và ký kết hợp đồng kinh tế

Hoá đơn GTGT do nhà cung cấp lập Hoá đơn mà Công ty nhận được là liên 2 –

giao cho khách hàng, trong đó phải ghi rõ các thông tin sau: tên, địa chỉ nhà cung cấp,tên địa chỉ người mua, hình thức thanh toán, tên hàng hoá dịch vụ, đơn vị tính, sốlượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT, tổng số tiền bằng số và bằngchữ Hoá đơn GTGT phải có đầy đủ chức ký của 2 bên Hoá đơn GTGT phải có đầy đủ

chữ ký của 2 bên Hóa đơn GTGT được coi là chứng từ gốc, là căn cứ để ghi sổ kếtoán.

Khi nhận được hoá đơn, giấy báo nhận hàng, phòng vật tư kỹ thuật phải đối chiếuvới hợp đồng hoặc kế hoạch thu mua về số lượng, giá trị thực tế của từng loại vật tư đểquyết định chấp nhận hay không chấp nhận thanh toán với từng chuyến hàng Khi hàng

về, Công ty sẽ lập một ban kiểm nghiệm để tiến hành kiểm tra vật tư Ban kiểm nghiệmbao gồm: đại diện kỹ thuật, người phụ trách vật liệu và thủ kho Kết quả kiểm nghiệm

được ghi vào Biên bản kiểm nghiệm vật tư sản phẩm hàng hoá Biên bản này được lập

thành 03 liên: Liên 01 được giữ tại phòng vật tư kỹ thuật, liên 02 được gửi cho kế toánnguyên vật liệu, liên 03 giao cho bên bán Đây là căn cứ để xác định số lượng, chấtlượng, quy cách vật tư nhập kho và cũng là căn cứ để quy trách nhiệm trong thanhtoán và bảo quản Sau khi kiểm nghiệm những vật tư đạt yêu cầu sẽ được nhập kho, vớinhững vật tư không đạt yêu cầu công ty sẽ gửi biên bản này và các chứng từ liên quankhác tới nhà cung cấp để giải quyết

Trên cơ sở Hoá đơn GTGT, giấy báo nhận hàng và Biên bản kiểm nghiệm vật tư,sản phẩm hàng hoá của Công ty tiến hành nhập kho nguyên vật liệu Sau đó phòng kế

toán, cụ thể là kế toán nguyên vật liệu sẽ viết Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho có thể

được viết cho nhiều vật liệu cùng loại, cùng một lần giao nhận, nhận cùng một khohoặc có thể lập riêng cho từng thứ vật liệu nếu cần thiết, phiếu nhập kho ghi đầy đủ tênhàng, đơn vị tính, số lượng thực nhập kho Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên:

Liên 1: lưu ở phòng kế toán để ghi vào sổ kế toán chi tiết

Liên 2: giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho

Liên 3: giao cho phòng vật tư kỹ thuật giữ

Ví dụ: Ngày 8 tháng 10 năm 2015 Công ty Cổ phần Thương mại và Phát triển hạtầng Việt Phát mua Thép theo hóa đơn số 0024327, về nhập kho chưa thanh toán Quytrình nhập mua nguyên vật liệu có các chứng từ như sau:

Biểu 2.1 Hoá đơn GTGT của NVL (Thép)

HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu số: 01 GTKT/003

Liên 2: Giao cho khách hàng Ký hiệu: TN/15P

Ngày 08 tháng 10 năm 2015 0024327

Đơn vị bán hàng: Công ty thép Bắc Ninh

Địa chỉ: Số TK Điện thoại: MST:

Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Hùng

Đơn vị: Công ty Cổ phần Thương mại và Phát triển hạ tầng Việt Phát

Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 10.523.500

Tổng số tiền thanh toán: 115.758.500

Số viết bằng chữ: Một trăm mười năm triệu bảy trăm năm tám nghìn năm trăm đồng Người mua hàng Người bán hàngThủ trưởng đơn vị Thủ trưởngđơn vị

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)

Đã ký Đã ký Đã ký

Biểu 2.2: Biên bản kiểm nghiệm của NVL (Thép)

Công ty Cổ phần Thương mại và

Căn cứ vào hoá đơn số 0024327 ngày 08 tháng 10 năm 2015 của đơn vị Thép Bắc Ninh.

Chúng tôi tiến hành kiểm nghiệm và nghiệm thu các loại

STT

Tên nhãnhiệu hànghoá

Đơnvịtính

Số lượng theochứng từ

Số lượng kiểm nghiệm

Kết quảkiểmnghiệm

Lượngđúng quycách

Lượngsai quycách

Biểu 2.3: Phiếu nhập kho của NVL (Thép)

Công ty Cổ phần Thương mại và

Theo hoá đơn GTGT số 0024327 ngày 08 tháng 01 năm 2015 của Công ty Thép BắcNinh

Nhập tại: Kho Công ty

Thựcnhập

Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu số: 01 GTKT/003

Liên 2: Giao cho khách hàng DC/13P

Ngày 11 tháng 10 năm 2015 00009928

Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ Phần đầu tư xây dựng Delco

Địa chỉ: Số TK Điện thoại: MST:

Họ tên người mua hàng: Bùi Thị Ánh

Đơn vị: Công ty Cổ phần Thương mại và Phát triển hạ tầng Việt Phát

Địa chỉ: Số TK

Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MST:

STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

Cộng tiền hàng: 25.500.000

Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 2.550.000

Tổng số tiền thanh toán: 28.050.000

Số viết bằng chữ: Hai tám triệu không trăm năm mươi nghìn đồng chẵn

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị Thủ trưởng đơn vị

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)

Đã ký Đã ký Đã ký

Biểu 2.5: Biên bản kiệm nghiệm NVL (xi măng)

Công ty Cổ phần Thương mại và

Phát triển hạ tầng Việt Phát BM-KS.03.01-BBKN

PHÒNG KỸ THUẬT VẬT TƯ

Số lượng theochứng từ

Số lượng kiểm nghiệm

Kết quảkiểmnghiệm

Lượngđúng quycách

Lượngsai quycách

(Nguồn: Phòng tài chính - kế toán)

Biểu 2.6: Phiếu nhập kho NVL (xi măng)

Công ty Cổ phần Thương mại và

Số: 60 Có: 331

Họ tên người giao: Nguyễn Văn Hải

Theo hoá đơn GTGT số 00009928 ngày 11 tháng 10 năm 2015 của Công ty Vật tư cầu

Thựcnhập

Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

để duyệt phiếu yêu cầu xin lĩnh vật tư Nếu NVL – CCDC có giá trị lớn thì phải quaban giám đốc công ty xét duyệt Nếu là NVL – CCDC xuất kho theo định kì thì khôngcần phải qua xét duyệt của ban lãnh đạo công ty Sau đó phòng kế toán sẽ lập phiếu

xuất kho chuyển cho thủ kho, thủ kho xuất NVL – CCDC ghi thẻ kho, ký phiếu xuấtkho rồi chuyển lại cho kế toán ghi sổ và bảo quản lưu trữ.

Phiếu xuất kho NVL – CCDC được lập thành 3 liên trong đó:

- Liên 1: lưu tại quyển

- Liên 2: giao cho người nhận hàng

- Liên 3: giao cho thủ kho để vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán đểlàm căn cứ ghi sổ

Sơ đồ 2.2: Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho

KH Các Phòng Kế toán Thủ Kếtoán

sản tổ kế hoạch NVL khoNVL

lĩnh NVL kho kho ghi thẻ kho

Đối với nguyên vật liệu xuất kho tại Công ty chủ yếu là nguyên vật liệu xuất dùngcho sản xuất kinh doanh

Chứng từ xuất kho vật liệu tại Công ty thường dùng là Giấy đề nghị cấp vật tư,Phiếu xuất kho