GHI sổ THEO HÌNH THỨC CHỨNG từ GHI sổ tại TNHH MTV HIẾU HOÀNG PHÁT

GHI SỔ THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ TẠI CÔNG TY STNHH MTV HIẾU HOÀNG PHÁT.PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HÌNH THỨC CHÚNG TỪ GHI SỔ 1.1.Khái niệm chứng từ ghi sổ: Chứng từ ghi sổ là loại chứn

GHI SỔ THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ TẠI CÔNG TY STNHH MTV HIẾU HOÀNG PHÁT.

PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HÌNH THỨC CHÚNG TỪ GHI SỔ

1.1.Khái niệm chứng từ ghi sổ:

Chứng từ ghi sổ là loại chứng từ dùng để tập hợp số liệu của chứng từ gốc theo từngloại giao dịch/nghiệp vụ và ghi rõ nội dung vào sổ cho từng loại giao dịch/nghiệp vụ

ấy (Ghi nợ, ghi có vào tài khoản và đối ứng với những tài khoản liên quan) Chứng từghi sổ có thể lập cho từng chứng từ gốc hoặc có thể lập cho nhiều chứng từ gốc có nộidung kinh tế giống nhau và phát sinh thường xuyên trong tháng

1.2.Đặc trưng của ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ:

- Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toántổng hợp bao gồm:

+ Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ

+ Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái

Sổ được mở để theo dõi từng đối tượng kế toán nhưng được ghi theo trình tự thời gianphát sinh của các nghiệp vụ có liên quan đến đối tượng kế toán được quy định phảnánh trên sổ

- Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợpchứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế

- Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo sốthứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được

kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán

- Đây là hình thức sổ kế toán được áp dụng khá rộng rãi trong thực tế hiện nay Hìnhthức này tách rời việc ghi sổ theo thời gian và ghi sổ theo hệ thống trên 2 cuốn sổ khácnhau đó là Chứng từ Ghi Sổ và Sổ Cái

1.2.1.Ưu và Nhược điểm của hình thức sổ Chứng từ ghi sổ:

-Dễ thực hiện, dễ kiểm tra đối chiếu

Nhược điểm:

-Việc ghi chép trùng lặp nhiều lần làm tăng khối lượng ghi chép

-Công việc đối chiếu kiểm tra thường diễn ra vào cuối kì làm ảnh hưởng đến thời hạnlập và gửi báo cáo tài chính

1.3 Hình thức ghi sổ kế toán - Chứng từ ghi sổ

Hình thức ghi sổ kế toán – Chứng từ ghi sổ bao gồm các loại sổ kế toán sau:

• Chứng từ ghi sổ

• Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ

• Sổ Cái

• Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết

1.3.1 Trình tự của hình thức ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ:

* Hằng ngày hoặc định kỳ:

- Căn cứ vào các chứng từ kế toán hoạc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đãđược kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ Căn cứ vàochứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào

Sổ cái Các Chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được ghi vào Sổ,Thẻ kế toán chi tiết có liên quan

* Cuối tháng:

- Phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trongtháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phátsinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng cân đốitài khoản

- Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng Tổng hợp chi tiết (đượclập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính

- Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phátsinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và

bằng Tổng số phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ Tổng số dư Nợ và Tổng số

dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và số dư củatừng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư cuả từng tài khoảntương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết

1.3.2.Sơ đồ hình thức ghi sổ kế toán - Chứng từ ghi sổ

1.4 Nội dung, kết cấu và phương pháp ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ

+ Chứng từ thu: ghi chép tất cả các nghiệp vụ có liên quan đến tiền vào tổ chức.

+ Chứng từ nhật ký: ghi chép tất cả nghiệp vụ không phải là thu, chi tiền

1.4.2 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (Mẫu số S02b – DNN)

-Nội dung: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian (nhật ký) Sổ này vừa dùng để đăng

ký các nghiệp vụ kinh tế phát ính, quản lý chứng từ ghi sổ vừa để kiểm tra, đối chiếu

số liệu với bảng cân đối phát sinh

Đơn vị:……… Mẫu số S02b-DN

Địa chỉ:……… (Ban hành theo Thông tư số

200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)

Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ

Năm

Chứng từ ghi sổ

- Cộng luỹ kế từ đầu quý

- Sổ này có … trang, đánh số từ trang số 01 đến trang …

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)

-Kết cấu và phương pháp ghi chép:

Cột A: Ghi số hiệu của Chứng từ ghi sổ

Cột B: ghi ngày, tháng lập Chứng từ ghi sổ

Cột 1: Ghi số tiền của Chứng từ ghi sổ

Cuối trang số phải cộng số lũy kế để chuyển sang trang sau

Cuối tháng, cuối năm, kế toán cộng tổng số tiền phát sinh trên Sổ đăng ký chứng từghi sổ, lấy số liệu đối chiếu với Bảng cân đối số phát sinh

1.4.3 Sổ cái (Mẫu số S02c1 và S02c2 – DNN)

- Nội dung: Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinhtheo tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng chodoanh nghiệp

Số liệu ghi trên Sổ cái dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trên Bảng tổng hợpchi tiết hoặc các Số (thẻ) kế toán chi tiết và dùng để lập Bảng cân đối số phát sinh vàbáo cáo tài chính

- Kết cấu và phương pháp ghi Sổ cái:

Sổ cái của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ đưuọc mở riêng cho từng tài khoản Mỗitài khoản được mở một tragn hoặc một số trang tùy theo số lượng ghi chép các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít của từng tài khoản

Sổ cái có 2 loại: Sổ cái ít cộ và Sổ cái nhiều cột

+ Sổ cái ít cột: thường được áp dụng cho những tài khoản có ít nghiệp vụ kinh tế phátsinh, hoặc nghiệp vụ kinh tế phát sinh đơn giản

Kết cấu của Sổ cái ít cột (mẫu số S02c1 – DNN)

(Ký, họ tên, đóng dấu)Trong đó:

Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ

Cột B,C: ghi số hiệu, ngày, tháng của Chứng từ ghi sổ

Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Cột E: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng,

Cột 1,2: Ghi số tiền ghi Nợ, ghi có của tài khoản này

+ Sổ cái nhiều cột: thương được áp dụng cho những tài khoản có nhiều nghiệp vụ kinh

tế phát sinh, hoặc nghiệp vụ kinh tế phát sinh phức tạp cần phải theo dõi chi tiết có thể

kết hợp mở riêng cho một trang số trên Sổ cái và đưuọc phân tích chi tiết theo tài

Số tiền Tài khoản cấp 2

- Cộng lũy kế từ đầu quý x

- Sổ này có trang, đánh số từ trang số 01 đến trang

Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ

Cột B,C: Ghi số hiệu, ngày, tháng của Chứng từ ghi sổ

Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Cột E: Ghi số hiệut ài khoản đối ứng

Cột 1,2: Ghi tổng số tiền phát sinh Nợ, phát sinh Có của tài khoản này

Cột 3 đến 10: ghi số tiền phát sinh bên Nợ, bên Có của các tài khoản cấp 2

1.4.4.Phương pháp ghi Sổ cái.

- Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó chứng từghi sổ được sử dụng để ghi vào Sổ cá và các sổ, thẻ kết oán chi tiết liên quan

- Hàng ngày, căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ cái ở các cột phù hợp

- Cuối mỗi trang phải cộng tổng số tiền theo từng cột và chuỷen sang đầu trang sau

- Cuối tháng (quý, năm) kế toán phải khóa sổ, cộng số phát sinh Nợ, sô phát sinh Có,tính ra số dư và cộng lũy kế số phát sinh từ đầu quý, đầu năm của từng tài khoản đểlàm căn cứ lập Bảng cân đối số phát sinh và Báo cáo tài chính

1.4.5.Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết:

Trong hình thức Chứng từ ghi sổ có thể mở các Sổ và Thẻ kế toán chi tiết sau:

- Sổ TSCĐ

- Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hóa

- Thẻ kho( ở kho vật liệu, sản phẩm, hàng hóa)

- Sổ chi phí sản xuất kinh doanh

- Sổ tính giá thành sản xuất, dịch vụ

- Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay

- Sổ chi tiết các khoản đầu tư chứng khoán

- Sổ chi tiết chi phí trả trước, chi phí trả sau

- Sổ chi tiết thanh toán: với người bán, người mua, với ngân sách Nhà nước, thanhtoán nội bộ …

PHẦN 2: THỰC TRẠNG HÌNH THỨC GHI SỔ THEO HÌNH THỨC CHỨNG

TỪ GHI SỔ TẠI CÔNG TY TNHH MTV HIẾU HOÀNG PHÁT.

2.1.Giới thiệu doanh nghiệp

‒ Tên Doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN HIẾU HOÀNG PHÁT

‒ Địa chỉ: 267 Lê Văn Hiến, Phường Hoà Hải, Quận Ngũ Hành Sơn, Thành Phố

Đà Nẵng

‒ Điện thoại: 02363 961.969

‒ Email: hieu.jotun@gmail.com

‒ Mã số thuế: 0401611535

‒ Giấy phép đăng ký kinh doanh được cấp ngày 24/06/2014

Công ty được thành lập từ ngày 01/07/2014 do Dương Tấn Hiếu làm ngườiđại diện Công ty đến nay đã hoạt động được 4 năm trong lĩnh vực bán lẻ đồ ngũkim, sơn, kính và thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng, trong các cửa hàng chuyêndoanh

Trong bối cảnh thị trường xây dựng ngày càng nở rộ, nhiều công trình, dự án,căn hộ mọc lên ngày càng nhiều thì việc khách hàng còn băn khoăn không biết lựachọn hãng sơn nào là ưu việt, tốt nhất để căn nhà của mình được bảo vệ tốt hơn trongmôi trường thời tiết luôn thay đổi như bây giờ Chính vì lý do đó, công ty được ra đờinhằm mục đích đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của Quý khách hàng trong việc lựachọn nhà cung cấp Sơn uy tín nhất, giá cạnh tranh nhất, chất lượng sản phẩm tốt nhấttại Tp Đà Nẵng và các tỉnh lân cận

Công ty TNHH MTV Hiếu Hoàng Phát tuy là một doanh nghiệp trẻ nhưng dochính sách nhân sự luôn được lãnh đạo hết sức quan tâm nên đã tập hợp được rất nhiềuđội ngũ nhân viên có kinh nghiệm, kỹ năng chuyên môn tốt, nhiệt tình về làm việc tạicông ty

Đối với công ty, sự hài lòng của khách hàng là điều quan trọng nhất Sự hàilòng này đã và đang được thể hiện rõ nét trong từng sản phẩm, dịch vụ mà Công tycung cấp: chất lượng cao của sản phẩm, giá cả cạnh tranh, giao nhận nhanh chóngchính xác và điều quan trọng nhất là mang lại hiệu quả cho khách hàng Trong quátrình phát triển, công ty sẽ tập trung phát triển hai kênh bán hàng sỉ và lẻ tại khu vực

Tp Đà Nẵng và các tỉnh lân cận, đồng thời nâng cao chất lượng sản phẩm – dịch vụ vàsẽ luôn gìn giữ giá trị thương hiệu của mình đã xây dựng, không ngừng hoàn thiện đểkhách hàng tiếp tục tin tưởng, gắn bó với Hiếu Hoàng Phát như một người bạn đồnghành đáng tin cậy của mình

‒ Cơ cấu tổ chức:

Giám Đốc

‒ Chức năng và quyền hạn từng bộ phận:

+ Giám đốc: là người điều hành cao nhất trong Công ty là đại diện pháp nhân của

Công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các hoạt động của Công ty

+ Phòng kinh doanh: Triển khai mảng kinh doanh, giới thiệu và quảng bá sản phẩm

công ty đưa ra các chỉ tiêu kinh doanh hàng tháng, hàng quý Chịu trách nhiệm vềdoanh thu, lợi nhuận của công ty

+ Phòng kế toán: Cung cấp thông tin cho giám đốc trong việc quản lý tài chính,

TSCĐ, vật tư, tiền vốn, doanh thu chi phí, kết quả SXKD

2.2.Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận phòng kế toán:

2.2.1 Kế toán tổng hợp thực hiện các chức năng, nhiệm vụ sau:

‒ Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các đơn vị nội bộ, dữ liệu chi tiết và tổng hợp

‒ Kiểm tra các định khoản nghiệp vụ phát sinh

‒ Kiểm tra sự cân đối giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp

‒ Kiểm tra số dư cuối kỳ có hợp lý và khớp đúng với các báo cáo chi tiết

‒ Hạch toán thu nhập, chi phí, khấu hao, TSCĐ, công nợ, nghiệp vụ khác, thuế GTGT

và báo cáo thuế khối văn phòng công ty, lập quyết toán văn phòng công ty

‒ Theo dõi công nợ khối văn phòng công ty, quản lý tổng quát công nợ toàn công ty.Xác định và đề xuất lập dự phòng hoặc xử lý công nợ phải thu khó đòi toàn công ty

‒ In sổ chi tiết và tổng hợp khối văn phòng, tổng hợp theo công ty theo quy định

Kế toán tổng hợp Phân phối

Kế toán n i b ô ô Dịch vụ

Kế toán bán hàng Bán lẻ

‒ Lập báo cáo tài chính theo từng quý, 6 tháng, năm và các báo cáo giải trình chi tiết.

‒ Hướng dẫn xử lý và hạch toán các nghiệp vụ kế toán

‒ Tham gia phối hợp công tác kiểm tra, kiểm kê tại các đơn vị cơ sở

‒ Cải tiến phương pháp hạch toán và chế độ báo cáo

‒ Thống kê và tổng hợp số liệu kế toán khi có yêu cầu

‒ Cung cấp số liệu cho ban giám đốc hoặc các đơn vị chức năng khi có yêu cầu

‒ Giải trình số liệu và cung cấp hồ sơ, số liệu cho cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra kiểm tra theo yêu cầu của phụ trách văn phòng KT

‒ Kiến nghị và đề xuất biện pháp khắc phục cải tiến

‒ Lưu trữ dữ liệu kế toán theo quy định

2.2.2 Kế toán nội bộ thực hiện các chức năng, nhiệm vụ sau:

‒ Kế toán nội bộ trong công ty là tập hợp tất cả các phát sinh thực tế, từ những phát sinh không có hóa đơn chứng từ, qua đó để lấy căn cứ xác định lỗ – lãi thực tế

của công ty

– Kế toán nội bộ trong công ty sẽ có trách nhiệm phát hành, kiểm tra và kiểm soát tínhhợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán nội bộ và luân chuyển theo đúng trình tự Bên cạnh đó kế toán nội bộ còn phải hạch toán, lưu trữ các chứng từ nội bộ; lập các báo cáo vào hàng tuần, tháng, quý hoặc các báo cáo đột xuất theo yêu cầu của người quản

lý Kiểm soát và phối hợp thực hiện công việc đối với các bộ phận kế toán khác

Nhiệm vụ cụ thể như sau:

+Làm các loại phiếu (thu, chi, xuất)

+ Nhập dữ liệu theo dõi chi phí

+ Lập phiếu thu, chi, chứng từ giao dịch ngân hàng

+ Lập bút toán điều chỉnh tỷ giá và các điều chỉnh liên quan của các bộ phận, khách hàng, nhà cung cấp

+ Lập các báo cáo về công nợ, và các báo cáo liên quan đến phần mình quản lý

+ Theo dõi mọi công nợ sát sao, giao dịch với đối tác đòi nợ trả đúng hạn

+ Theo dõi BHXH, BHYT

+ Theo dõi các thể loại hợp đồng kinh doanh

+ Theo dõi công nợ phải thu, phải trả

+ Làm chi tiết và giải thích số dư các tài khoản do mình quản lý

+ Hạch toán doanh thu, chi phí, phân bổ các chi phí dài hạn

+ Quản lý quỹ tiền mặt, theo dõi thu – chi cho văn phòng.

+ Quản lý các khoản công nợ, đôn đốc và thu hồi công nợ

+ Kiểm tra hóa đơn đầu vào, đầu ra, nhập liệu vào phần mềm kế toán hàng tháng.+ Tổng hợp báo cáo theo yêu cầu

+ Thực hiện công tác kế toán thu chi tiền mặt, tạm ứng bằng tiền mặt

+ Kiểm soát doanh thu, chi phí để đảm bảo các khoản doanh thu, chi phí đã được ghinhận đúng, số tiền nợ quá hạn, số tiền PP và báo cho các bộ phận mua hàng và cán bộquản lý cấp trên

2.2.3 Kế toán bán hàng thực hiện các chức năng, nhiệm vụ sau:

‒ Ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác và đầy đủ toàn bộ tình hình bán hàng của

doanh nghiệp trong kỳ, cả về giá trị và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán trên tổng số vàtrên từng loại mặt hàng, từng phương thức bán hàng

‒ Tính toán và phản ánh chính xác tổng giá trị thanh toán của hàng hóa, dịch vụ bán

ra, gồm cả doanh thu bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ, thuế giá trị gia tăng đầu racủa từng nhóm mặt hàng hóa khác nhau, từng hóa đơn bán hàng hay từng khách hàng,từng đơn vị trực thuộc,…

‒ Xác định chính xác giá mua thực tế của lượng hàng hóa đã được tiêu thụ, đồng thờiphân bổ chi phí mua hàng cho hàng tiêu thụ nhằm xác định kết quả bán hàng

‒ Kiểm tra chặt chẽ, đôn đốc tình hình thu hồi đồng thời quản lý tiền hàng, quản lýkhách hàng nợ, theo dõi chi tiết từng khách hàng, lô hàng, số tiền khách nợ, thời hạn

và tiền trả nợ,…

‒ Tập hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản chi phí bán hàng thực tế đã phát sinhtrong kỳ và kết chuyển (hay phân bổ) chi phí bán hàng cho hàng tiêu thụ, làm căn cứ

để xác định kết quả kinh doanh

‒ Cung cấp thông tin cần thiết về tình hình bán hàng hóa dịch vụ phục vụ cho việc chỉđạo và điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

‒ Tham mưu cho ban giám đốc về các giải pháp để thúc đẩy quá trình bán hàng.

2.3 Quá trình ghi sổ thực tế.

2.3.1.Trình tự xử lý nghiệp vụ phát sinh

Bước 1: lập và sắp xếp chứng từ gốc

Bước 2: Định khoản nghiệp vụ

Bước 3: Vào sổ kế toán chi tiết

Bước 4: Nếu nghiệp vụ liên quan đến tiền => bảng tổng hợp chứng từu gốc cùng loại.Nếu nghiệp vụ không liên quan đến tiền => Chứng từ ghi sổ

2.3.2.Các nghiệp vụ phát sinh trong quý IV 2017

1.Ngày 13/12/2017 nhận hóa đơn tiếp khách đã trả bằng tiền mặt: 1.057.000đ

Đưa hóa đơn 13/12 của tám nổi, PHIẾU CHI vào