MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH CAO BẰNG 3 1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn: 3 1.1.. Sự ra đời của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng: 3 1.2.. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Chi cục: 3 2.Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực thuộc 5 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ 5 2. Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực thuộc: 6 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ CAO BẰNG 9 1. Tình hình tổ chức cán bộ làm công tác lưu trữ 9 2. Chỉ đạo quản lý công tác lưu trữ của Chi cục 9 3. Công tác lưu trữ của cơ quan 10 3.1.Công tác thu thập, bổ sung tài liệu: 10 3.2. Công tác xác định giá trị tài liệu 10 3.3. Công tác chỉnh lý: 12 3.4. Công tác thống kê 13 3.5. Công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ: 15 3.6. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 16 4. Nhận xét ưu điểm: 17 5. Hạn chế: 17 CHƯƠNG III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC, KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ TỈNH CAO BẰNG 18 1. Vài nét về công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư Lưu trữ 18 2.Một số biện pháp tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục văn thư lưu trữ tỉnh Cao Bằng 19 2.1.Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu 19 2.2. Sơ đồ quy trình phục vụ độc giả đến khai thác tài liệu lưu trữ 20 2.3.Các phương pháp quản lý và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Chi cục 22 3. Những kiến nghị 23 KẾT LUẬN 25 PHỤ LỤC 27
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Chuyên đề: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng” MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH CAO BẰNG .3 Sự đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn: .3 1.1 Sự đời Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng: .3 1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Chi cục: 2.Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ chủ yếu đơn vị trực thuộc 2.1 Sơ đồ cấu tổ chức Chi cục Văn thư – Lưu trữ .5 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu đơn vị trực thuộc: CHƯƠNG II 10 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ CAO BẰNG 10 Tình hình tổ chức cán làm cơng tác lưu trữ 10 Chỉ đạo quản lý công tác lưu trữ Chi cục 10 Công tác lưu trữ quan .11 3.1.Công tác thu thập, bổ sung tài liệu: 11 3.2 Công tác xác định giá trị tài liệu 11 3.3 Công tác chỉnh lý: 13 3.4 Công tác thống kê 14 3.5 Công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ: 16 3.6 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ .17 Nhận xét ưu điểm: .18 Hạn chế: .18 CHƯƠNG III .19 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC, KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ TỈNH CAO BẰNG .19 Vài nét công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư Lưu trữ .19 2.Một số biện pháp tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục văn thư lưu trữ tỉnh Cao Bằng 20 Đinh Thị Hồi Lớp Đại Học Liên thơng Lưu trữ học 1408A Khoa Đào tạo chức bồi dưỡng Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Chuyên đề: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng” 2.1.Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu 20 2.2 Sơ đồ quy trình phục vụ độc giả đến khai thác tài liệu lưu trữ .21 2.3.Các phương pháp quản lý tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục 23 Những kiến nghị 24 KẾT LUẬN 26 PHỤ LỤC .28 Đinh Thị Hồi Lớp Đại Học Liên thơng Lưu trữ học 1408A Khoa Đào tạo chức bồi dưỡng Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Chuyên đề: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng” LỜI NÓI ĐẦU Tài liệu lưu trữ di sản văn hoá, tài sản đặc biệt quốc gia, chứa đựng thông tin phong phú, có độ tin cậy cao, phản ánh cách toàn diện, trung thực mặt đời sống xã hội, có ý nghĩa to lớn trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử ý nghĩa khác Tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, đơn vị, tổ chức cá nhân, đưa vào bảo quản phòng, kho lưu trữ Cơng tác lưu trữ có hai nhiệm vụ bảo quản an toàn, lâu dài phát huy giá trị tài liệu thông qua công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là nghiệp vụ quan lưu trữ nhằm cung cấp cho quan Đảng Nhà nước, tổ chức trị xã hội, tổ chức kinh tế, cá nhân thông tin cần thiết từ tài liệu lưu trữ, phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hố, khoa học lợi ích đáng công dân Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nghiệp vụ quan trọng mục tiêu cuối công tác lưu trữ Cơng việc lưu trữ đòi hỏi người cán lưu trữ phải nắm thành phần, nội dung giá trị tài liệu lưu trữ bảo quản kho; biết tổng hợp, phân tích nhu cầu khai thác thơng tin tài liệu lưu trữ để xây dựng, tổ chức, áp dụng biện pháp thiết thực nhằm giúp độc giả khai thác sử dụng cách có hiệu tài liệu lưu trữ quan Để đáp ứng yêu cầu thực tốt chương trình đào tạo hệ Đại học liên thơng chun ngành Lưu trữ học trường Đại học Nội vụ Hà Nội, e tiến hành đợt thực tập thực tế Chi Văn thư – Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ tỉnh Cao Bằng chọn đề tài “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng” để làm báo cáo thực tập tốt nghiệp Đây vấn đề quan tâm quan đơn vị sở ban ngành nói chung chi cục văn thư lưu trữ nói riêng Đinh Thị Hồi Lớp Đại Học Liên thông Lưu trữ học 1408A Khoa Đào tạo chức bồi dưỡng Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Chuyên đề: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng” Báo cáo thực tập tốt nghiệp kết thu hoạch kiến thức thực tiễn qua đợt thực tập cuối khóa, tiếp xúc với thực tế công việc nên không tránh khỏi số thiếu sót nên mong nhận góp ý chân thành thầy, lãnh đạo Chi cục Văn thư – Lưu trữ Cao Bằng để em rút học kinh nghiệm quý báu cho thân, nhằm bổ sung thêm kiến thức chun mơn nghiệp vụ để phục vụ cho công tác chuyên môn sau Nội dung Báo cáo gồm chương Chương I Giới thiệu vài nét Chi cục Văn thư – Lưu trữ Cao Bằng Chương II thực trạng công tác lưu trữ công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Chi cục văn thư – Lưu trữ Cao Bằng Chương III Một số giả pháp nhằm nâng cao hiệu công tác tổ chức khai thác sử dựng tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Cao Bằng Qua em xin chân thành cảm ơn thầy cô trang bị cho em kiến thức quý báu lý luận; chân thành cảm ơn lãnh đạo cán công chức, viên chức Chi cục Văn thư – Lưu trữ Cao Bằng tạo điều kiện thuận lợi cho em thực tập, tận tình giúp đỡ, hướng dẫn nghiệp vụ chun mơn, góp phần giúp em hồn thành tốt đợt thực tập! Cao Bằng, ngày 17 tháng năm 2016 Sinh viên Đinh Thị Hoài Đinh Thị Hồi Lớp Đại Học Liên thơng Lưu trữ học 1408A Khoa Đào tạo chức bồi dưỡng Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Chuyên đề: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng” CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH CAO BẰNG Sự đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn: 1.1 Sự đời Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng: Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng thành lập theo Quyết định số 1848/QĐ-UBND Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng ngày 20 tháng 10 năm 2010 Tên gọi: Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng; Địa chỉ: Số 43, Phố Đàm Quang Trung, Thị xã Cao Bằng; Điện thoại: 026.3857704 026.3852949; Email: chicucvanthuluutrucaobang@gmail.com 1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Chi cục: a Vị trí chức năng: Chi cục Văn thư – Lưu trữ tổ chức thuộc Sở Nội vụ tỉnh Cao Bằng, có chức giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu, giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định pháp luật Chi cục Văn thư – Lưu trữ chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế hoạt động Sở Nội vụ, đồng thời hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tổ chức có tư cách pháp nhân, dấu, có tài khoản riêng, có trụ sở, kinh phí hoạt động Ngân sách Nhà nước cấp theo quy định pháp luật b Nhiệm vụ quyền hạn: Chi cục Văn thư, Lưu trữ giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực nhiệm vụ quyền hạn sau: * Quản lý văn thư, lưu trữ: Trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm; Đinh Thị Hoài Lớp Đại Học Liên thông Lưu trữ học 1408A Khoa Đào tạo chức bồi dưỡng Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Chuyên đề: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng” chương trình, đề án, dự án tổ chức thực chế độ, quy định văn thư, lưu trữ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế độ, quy định văn thư, lưu trữ Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “ Danh mục nguồn thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh” Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “ Danh mục tài liệu hết giá trị ” Lưu trữ lịch sử tỉnh Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “ Danh mục tài liệu hết giá trị ” bảo quản quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghiệ vào công tác văn thư, lưu trữ Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác Văn thư – Lưu trữ Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật Văn thư – Lưu trữ Thực báo cáo thống kê công tác Văn thư – Lưu trữ Sơ kết, tổng kết công tác Văn thư – Lưu trữ Thực công tác thi đua, khen thưởng Văn thư – Lưu trữ Quản lý tài liệu lưu trữ Lịch sử tỉnh: + Hướng dẫn quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ tài liệu đến hạn nộp lưu + Thu thập hồ sơ tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh; + Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, xếp hồ sơ tài liệu; + Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ; + Tu bổ, phục chế bảo quản tài liệu lưu trữ; + Xây dựng công cụ tra cứu tổ chức phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; Đinh Thị Hoài Lớp Đại Học Liên thông Lưu trữ học 1408A Khoa Đào tạo chức bồi dưỡng Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Chuyên đề: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng” + Thực số dịch vụ công lưu trữ - Quản lý, tổ chức máy biên chế, tài chính, tài sản quan; thực chế độ tiền lương chế độ, sách cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý - Thực nhiệm vụ khác Giám đốc Sở Nội vụ giao 2.Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ chủ yếu đơn vị trực thuộc 2.1 Sơ đồ cấu tổ chức Chi cục Văn thư – Lưu trữ Lãnh đạo Chi cục Văn thư – Lưu trữ Các phòng, ban chun mơn Phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ Phòng Hành – Tổng hợp Phòng thu thập – chỉnh lý Đinh Thị Hoài Lớp Đại Học Liên thơng Lưu trữ học 1408A Phòng tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Kho lưu trữ chuyên dụng Khoa Đào tạo chức bồi dưỡng Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Chuyên đề: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng” - Lãnh đạo Chi cục Chi cục trưởng, người đứng đầu Chi cục, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ trước pháp luật toàn hoạt động Chi cục - Các đơn vị trực thuộc Chi cục gồm có: + Phòng Quản lý Văn thư, Lưu trữ + Phòng Thu thập - Chỉnh lý + phòng tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ + kho lưu trưc chuyên dụng + phòng hành – tổng hợp Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu đơn vị trực thuộc: a Phòng Quản lý văn thư – Lưu trữ: + Soạn thảo văn quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, chương trình, đề án văn thư, lưu trữ tỉnh để trình cấp có thẩm quyền ban hành; + Soạn thảo văn hướng dẫn việc thực chế độ, quy định văn thư, lưu trữ để trình Giám đốc Sở Nội vụ UBND tỉnh ký ban hành; + Tổ chức thực chế độ, quy định văn thư, lưu trữ phạm vi tỉnh; + Thẩm định “ Danh mục tài liệu hết giá trị ” bảo quản quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ Lịch sử tỉnh trình cấp có thẩm quyền phê duyệt; + Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; + Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật văn thư, lưu trữ b Phòng thu thập, chỉnh lý: + Hướng dẫn quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ; + Xây dựng “ Danh mục nguồn thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ Lịch sử tỉnh ” trình cấp có thẩm quyền phê duyệt; + Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ Lịch sử tỉnh; Đinh Thị Hồi Lớp Đại Học Liên thơng Lưu trữ học 1408A Khoa Đào tạo chức bồi dưỡng Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Chuyên đề: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng” + Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, xếp hồ sơ, tài liệu; + Làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị loại trình chỉnh lý, xác định giá trị theo quy định pháp luật; + Phối hợp giúp quan, tổ chức phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, xếp hồ sơ, tài liệu quan, tổ chức có yêu cầu; + Thực số nhiệm vụ khác Chi cục trưởng quy định c Phòng tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: + Xây dựng hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ hướng dẫn sơ yếu tài liệu, dẫn phông tài liệu quản kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh; + Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phòng đọc Chi cục Văn thư – Lưu trữ; + Xây đựng đề án, dự án số hóa phơng tài liệu lưu trữ bảo quản kho lưu trữ chuyên dụng thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ; + Công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ phép sử dụng rộng rãi theo quy định pháp luật; + Trả lời thư yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ tổ chức cá nhân có nhu cầu; + Thực số dịch vụ công lưu trữ cấp chứng thực lưu trữ, cấp tài liệu lưu trữ theo quy định pháp luật; + Thực số nhiệm vụ khác Chi cục trưởng quy định d Kho lưu trữ lịch sử: + Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ nguồn nộp lưu giao nộp vào Lưu trữ Lịch sử theo thời hạn quy định pháp luật hành; + Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị Phòng thu thập - Chỉnh lý vào bảo quản; + Tổ chức xếp khoa học Phông tài liệu lưu trữ Kho lưu trữ Đinh Thị Hoài Lớp Đại Học Liên thông Lưu trữ học 1408A Khoa Đào tạo chức bồi dưỡng Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Chuyên đề: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng” chuyên dụng; + Thực chế độ diệt côn trùng, mối mọt theo định kỳ cho tài liệu kho lưu trữ chuyên dụng tổ chức khử trùng cho tài liệu trước đưa vào bảo quản kho lưu trữ chuyên dụng; + Thực tu bổ, phục chế tài liệu bị hư hỏng có nguy bị hư hỏng; + Thực bảo hiểm tài liệu lưu trữ theo quy định pháp luật; + Quản lý trang thiết bị kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh; + Thực số nhiệm vụ khác Chi cục trưởng quy định e Phòng Hành – Tổng hợp: + Xây dựng đôn đốc, kiểm tra việc thực chương trình, kế hoạch cơng tác Chi cục; + Tổ chức thực công tác văn thư, lưu trữ Chi cục; + Tổ chức họp, hội nghị, giao ban quan Chi cục; + Quản lý cơng tác kế tốn tài chính, đầu tư xây dựng bản, quản lý tài sản quan; + Tổ chức quản lý trụ sở quan; bố trí, xếp phòng làm việc, bảo đảm sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện lại làm việc điều kiện lao động cho cán bộ, công chức, viên chức quan; tổ chức công tác lễ tân, công tác vệ sinh môi trường, công tác bảo vệ quan; + Quản lý hệ thống máy vi tính, xây dựng kế hoạch ứng dụng cơng nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ tổ chức thực ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn đi, văn đến, hồ sơ, tài liệu Chi cục Văn thư – Lưu trữ; + Phối hợp với Phòng tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Kho lưu trữ chuyên dụng ứng dụng cơng nghệ thơng tin số hóa tài liệu phông lưu trữ; + Theo dõi công tác tổ chức cán nội Chi cục Văn thư – Lưu trữ; + Thực báo cáo, thống kê văn thư - lưu trữ; Đinh Thị Hoài Lớp Đại Học Liên thông Lưu trữ học 1408A Khoa Đào tạo chức bồi dưỡng Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Chuyên đề: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng” kê làm thủ tục tiêu hủy 3.4 Công tác thống kê - Chi cục Văn thư, lưu trữ tỉnh Cao Bằng kho lưu trữ lịch sử lớn tỉnh, nơi bảo quản khối lượng lớn tài liệu lưu trữ Thống kê tài liệu giúp cho quan quản lý lưu trữ, kho lưu trữ xây dựng kế hoạch thu thập, bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phù hợp với yêu cầu khả thực tế Tuy nhiên, việc thống kê tài liệu cần phải thực quán triệt theo phương pháp nguyên tắc cụ thể - Thời gian thực tập Chi cục em nhận thấy, quan sử dụng số loại công cụ thống kê tài liệu có truyền thống đại - Tài liệu thống kê số thống kê chủ yếu Các loại số thống kê bao gồm: + Sổ nhập tài liệu lưu trữ: sổ dùng để thống kê tình hình nhập tài liệu vào kho lưu trữ Đơn vị thống kê tài liệu vào sổ nhập mét giá, hồ sơ, cặp, hộp Mẫu sổ nhập lập theo quy định nhà nước + Sổ thống kê phông lưu trữ: quan dùng số để thống kê tồn phơng bảo quản kho, cố định trật tự xếp phông kho + Mục lục hồ sơ: vừa công cụ thống kê vừa công cụ tra tìm kho lưu trữ Được dùng để thống kê toàn hồ sơ, cố định trật tự hồ sơ theo phương án hệ thống hoá Mẫu mục lục hồ sơ trình bày theo Quyết định số 72/QĐ-KHKT ngày 02/8/1997 Ngoài sổ thống kê, Chi cục sử dụng báo cáo thống kê để thống kê tài liệu lưu trữ Hàng năm, Chi cục viết báo cáo thống kê nộp lên quan quản lý cấp trực tiếp Nội dung báo cáo: tình hình kho tàng, tổng số tài liệu có kho tình hình cán Mẫu báo cáo, quan trình bày theo biểu mẫu ban hành kèm theo Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV Quyết định số 14/2005/QH-BNV ngày 06/01/2005 Bộ Nội vụ Đinh Thị Hoài Lớp Đại Học Liên thông Lưu trữ học 1408A 14 Khoa Đào tạo chức bồi dưỡng Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Chuyên đề: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng” Bên cạnh công cụ thống kê truyền thống sồ thống kê Chi cục Văn thư, Lưu trữ tỉnh Cao Bằng ứng dụng cơng nghệ tin học để thống kê tài liệu lưu trữ Qua thấy rằng, tin học ngày thâm nhập sâu vào công tác lưu trữ quan Chi cục dùng loại sổ thống kê để nắm tồn số phơng, số hồ sơ, cặp (hộp) tài liệu đến mức chi tiết, cụ thể nhấtc thống kê: Chi cục làm tốt công tác thống kê cách áp dụng khoa học phương pháp, công cụ biểu mẫu chuyên môn ngành để xây dựng, theo dõi tổng hợp số lượng, nội dung, tình hình tài liệu hệ thống tài liệu bảo quản kho lưu trữ: Việc thống kê tài liệu thực năm Chi cục thực cơng tác thống kê tồn tài liệu kho lưu trữ Chi cục sử dụng thẻ để dễ dàng tra tìm tài liệu Ngồi ra, q trình thống kê tài liệu, kết hợp việc thống kê tài liệu hết giá trị như: báo cáo tuần, báo cáo tháng, thư mời họp, lịch cơng tác…hình thành q trình chỉnh lý để loại ra, tổng hợp thành nhóm theo phương án phân loại thống kê danh mục tài liệu hết giá trị, cuối thống kê theo năm tài liệu loại Trong công tác thống kê tài liệu lưu trữ lưu trữ quan sử dụng loại sổ sách sau: + Sổ nhập tài liệu lưu trữ: Dùng để thống kê tình hình nhập tài liệu vào lưu trữ quan, biết số lượng tài liệu, thời gian tài liệu, đặc điểm tài liệu, cấu tạo sổ nhập tài liệu bao gồm 10 cột + Mục lục hồ sơ: Là công cụ thống kê chủ yếu lập để thống kê đơn vị bảo quản, để nắm số lượng cố định trật tự vị trí hồ sơ, mục lục hồ sơ cơng cụ để tra tìm tài liệu quan + Sổ thống kê tài liệu tạm thời: Dùng để thống kê tất tài liệu lưu trữ có kho lưu trữ, lập sổ thống kê tạm thời ta nắm số lượng tình hình tài liệu có, tránh tình trạng mát tài liệu Đinh Thị Hồi Lớp Đại Học Liên thơng Lưu trữ học 1408A 15 Khoa Đào tạo chức bồi dưỡng Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Chuyên đề: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng” Khi thống kê cán lưu trữ dựa vào đơn vị thống kê tài liệu theo giá thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu bảo quản kho, từ xây dựng kế hoạch cho khâu nghiệp vụ hàng năm Cơng tác thống kê giúp cán lưu trữ nắm tình hình tài liệu kho để báo cáo thống kê tình hình tài liệu cho Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước công tác bảo quản tài liệu Kho 3.5 Công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ: Bảo quản tài liệu lưu trữ trình nghiên cứu áp dụng biện pháp khoa học kĩ thuật nhằm đảm bảo an toàn kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ Công tác bảo quản tài liệu Kho Lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ nhiệm vụ cấp thiết đặt lên hàng đầu với cơng tác phòng chống cháy nổ Về phương tiện bảo quản, để bảo quản tài liệu an toàn kéo dài tuổi thọ, phương tiện trang thiết bị nhắc đến kho tàng, kệ giá hệ thống máy lạnh, máy điều hòa nhiệt độ khơng khí phòng, kho bảo quản Các phòng, kho lưu trữ Chi cục trang bị hệ thống trang thiết bị đại, có máy hút ẩm, máy đo độ ẩm, điều hòa khơng khí…để bảo quản tài liệu kho an toàn lâu dài Ngoài ra, kho lưu trữ trang bị hệ thống báo cháy tự động có hỏa hoạn xảy Các biện pháp Chi cục ứng dụng để bảo quản tài liệu: + Sắp xếp, kiểm kê tài liệu kho lưu trữ để nắm số lượng, chất lượng bảo quản tài liệu tốt kho giúp cho việc tra cứu lấy tài liệu kho nhanh chóng, dễ dàng + Sắp xếp hồ sơ hộp theo trật tự + Vệ sinh kho thường xuyên: Lau chùi, quét dọn kệ giá + Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, quy định; đồng thời thực biện pháp phòng chống nấm mốc, côn trùng gây hại tài liệu; + Tu bổ tài liệu, phục chế tài liệu hư hỏng, nhòe chữ; + Thường xuyên mở lớp đào tạo, huấn luyện cho cán bộ, cơng nhân viên Đinh Thị Hồi Lớp Đại Học Liên thông Lưu trữ học 1408A 16 Khoa Đào tạo chức bồi dưỡng Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Chuyên đề: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng” chức cơng tác phòng chống cháy nổ Ngoài việc đầu tư cho biện pháp bảo quản tài liệu trên, quan đề ta quy định, nội quy phù hợp, sở qn triệt tinh thần cán cơng nhân viên chức quan thực tốt việc bảo quản tài liệu lưu trữ Nhìn chung, cơng tác bảo quản tài liệu Kho lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ thực tốt để bảo quản an toàn tài liệu Đồng thời, cán Chi cục có ý thức bảo vệ tài liệu, khơng lợi ích chung người mà đất nước 3.6 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ trình cung cấp cho quan Nhà nước, tổ chức xã hội, cá nhân tài liệu cần thiết từ tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ mục đích kinh tế - trị - văn hóa – khoa học kỹ thuật Hiện quan xây dựng nội quy nghiên cứu sử dụng tài liệu, nội quy phục vụ khai thác, nội quy kho Chi cục xây dựng công cụ tra cứu tài liệu nhằm phục vụ cho cơng tác tra tìm độc giả nhanh chóng, xác mục lục hồ sơ, Chi cục thường sử dụng hình thức tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ phòng đọc cấp chứng thực lưu trữ hình thức chủ yếu tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phòng đọc Hàng năm, Chi cục tiếp đón số lượng lớn lượt người đến khai thác sử dụng tài liệu, chủ yếu quan, tổ chức, công ty doanh nghiệp tư nhân, phần nhỏ cá nhân Tuy nhiên công tác chưa thực đạt hiệu cao Trước tình hình đó, Chi cục dân khắc phục, đổi để độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu nhiều Hiện có nhiều biện pháp quản lý tài liệu lưu trữ Chi cục sử dụng số biện pháp truyền thống đại như: + Dùng sổ thống kê kết sử dụng tài liệu Đinh Thị Hoài Lớp Đại Học Liên thông Lưu trữ học 1408A 17 Khoa Đào tạo chức bồi dưỡng Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Chuyên đề: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng” + Ứng dụng tin học Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu Chi cục thực phòng đọc cung cấp chứng từ, công văn theo yêu cầu quan, tổ chức cá nhân Đồng thời, Chi cục cấp chứng thực cho tài liệu lưu trữ độc giả đến khai thác yêu cầu Khi độc giả muốn đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục phải có giấy giới thiệu quan, tổ chức nơi cơng tác phải làm đơn xin khai thác tài liệu có xác nhận quyền địa phương Nhận xét ưu điểm: Hiện công tác lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ thực tốt, thẩm quyền, trình tự thủ tục, đảm bảo xác với quy định nhà nước Đảm bảo cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu nhanh chóng, xác hiệu Hạn chế: Do điều kiện kinh tế hạn chế nên việc ứng dụng khoa học công nghệ vào cơng tác lưu trữ nhiều hạn chế, trang thiết bị phục vụ cho việc scan tài liệu chưa trang bị đầy đủ Hiện tại, Chi cục trang bị máy scaner tài liệu khổ A4, nhiên, tài liệu có khổ A3,Ao vẽ thiết kế cơng trình chưa trang bị hệ thống máy scan Gây khó khăn việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ Đinh Thị Hồi Lớp Đại Học Liên thơng Lưu trữ học 1408A 18 Khoa Đào tạo chức bồi dưỡng Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Chuyên đề: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng” CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC, KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ TỈNH CAO BẰNG Vài nét công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư Lưu trữ Công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ kho lưu trữ quan tâm làm tốt, phục vụ kịp thời lãnh đạo, đạo cấp ủy, quan, tổ chức Đảng Số lượng lượt người đến khai thác, sử dụng tài liệu số lượng tài liệu lưu trữ đưa phục vụ khai thác tăng lên đáng kể Là nguồn sử liệu xác, tài liệu lưu trữ Đảng đóng vai trò quan trọng việc xác minh, thẩm định kiện lịch sử vũ khí sắc bén chống lại quan điểm sai trái, lệch lạc, bóp méo lịch sử Đảng, lịch sử dân tộc Với ý nghĩa đó, thời gian qua, kho lưu trữ phục vụ kịp thời yêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ Theo số liệu thống kê Chi cục văn thư Lưu trữ Cao Bằng, từ năm 2000 đến hết 2015, Kho lưu trữ chi cục văn thư lưu trữ tỉnh Cao Bằng phục vụ 3.500 lượt yêu cầu với 25.470 đơn vị bảo quản 500.917 tài liệu Để phục vụ kịp thời, xác yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu độc giả, quan lưu trữ ý xây dựng hệ thống công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ Bên cạnh từ đầu năm 2015 Chi cục văn thư lưu trữ sử dụng công nghệ tra cứu công nghệ thông tin Thực nguyên tắc quản lý chặt chẽ, bảo đảm an tồn, bí mật thông tin tài liệu lưu trữ, Chi cục văn thư lưu trữ vận dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9000-2000 việc thực quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục văn thư lưu trữ tỉnh Cao Bằng xây dựng quy định khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tổ chức thực theo quy định Tài liệu lưu trữ sau phục vụ khai thác, sử dụng thu hồi, lập hồ sơ đầy đủ Đinh Thị Hồi Lớp Đại Học Liên thơng Lưu trữ học 1408A 19 Khoa Đào tạo chức bồi dưỡng Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Chuyên đề: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng” Trong năm qua, chi cục có nhiều cố gắng việc phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ độc giả Tài liệu lưu trữ thật phát huy giá trị việc phục vụ lãnh đạo cấp ủy Đảng nhà nước tổng kết công tác, nghiên cứu khoa học, nghiên cứu lịch sử Đảng, giải chế độ, sách cho cán phục vụ đông đảo quần chúng nhân dân lao động Bên cạnh kết đạt được, công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ kho lưu trữ thời gian qua số tồn tại: chưa chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ bảo quản kho lưu trữ, hoạt động công bố, triển lãm tài liệu lưu trữ ít, chưa đưa sở liệu tài liệu lưu trữ, mục lục hồ sơ vào khai thác, sử dụng mạng thông tin diện rộng 2.Một số biện pháp tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục văn thư lưu trữ tỉnh Cao Bằng 2.1.Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu Xét đến nhiệm vụ công tác lưu trữ phải tổ chức sử dụng tốt tài liệu lưu trữ vào mục đích khác đời sống xã hội, làm tốt nhiệm vụ có ý nghĩa quan trọng để nâng cao vai trò tài liệu lưu trữ đời sơng xã hội, biến tài liệu thành tài liệu sống phục vụ cho hoạt động hàng ngày quan Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ áp dụng Chi cục văn thư lưu trữ là: - Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phòng đọc - Cấp chứng thực tài liệu lưu trữ Ngồi có hình thức tổ chức sử dụng khác như: Thông báo giới thiệu tài liệu lưu trữ, triển lãm tài liệu lưu trữ, sử dụng tài liệu lưu trữ để biên tập báo, công bố tài liệu lưu trữ, cho mượn tài liệu lưu trữ, biên soạn sách chuyên đề, xây dựng phim, tập ảnh chuyên đề, tổ chức tham quan quan lưu trữ, cung cấp thông tin lưu trữ qua mạng nội mạng toàn cầu Mặc dù hình thức khai thác chưa áp dụng Trong đó, số lượng tài liệu hàng Đinh Thị Hồi Lớp Đại Học Liên thơng Lưu trữ học 1408A 20 Khoa Đào tạo chức bồi dưỡng Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Chuyên đề: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng” năm sản sinh nhiều mà nhu cầu sử dụng chưa cao, năm có khoảng 200 lượt người đến khai thác tài liệu Có thể thấy rẳng cơng tác khai thác sử dung tài liệu lưu trữ chưa quan tâm triệt để chưa phát huy hết nhiệm vụ 2.2 Sơ đồ quy trình phục vụ độc giả đến khai thác tài liệu lưu trữ Đinh Thị Hoài Lớp Đại Học Liên thông Lưu trữ học 1408A 21 Khoa Đào tạo chức bồi dưỡng Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Chuyên đề: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng” *Mô tả chi tiết Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu, làm thẻ độc giả mở hồ sơ - Tiếp nhận giấy tờ sau: công văn, giấy giới thiệu; chứng minh thư; hộ chiếu đề cương nghiên cứu (nếu có) - Nhận Đơn xin khai thác, sử dụng tài liệu (BM-PVĐG-01) - Làm thẻ độc giả (BM-PVĐG-02) - Vào sổ đăng ký độc giả (BM-PVĐG-03) - Mở hồ sơ độc giả Bước 2: Hướng dẫn độc giả tra tìm tài liệu viết Phiếu yêu cầu - Hướng dẫn độc giả tra tìm tài liệu cơng cụ tra cứu - Hướng dẫn độc giả viết phiếu yêu cầu khai thác, sư dụng tài liệu (BMPVĐG-04) - Nhận phiếu yêu cầu độc giả - Đăng ký phiếu yêu cầu vào sổ (BM-PVĐG-05) Bước 3: Trình, duyệt Phiếu yêu cầu - Trình Trưởng kho Lưu trữ chuyên dụng cho ý kiến - Trình Chi cục trưởng, Chi cục Văn thư – Lưu trữ phê duyệt tài liệu sử dụng rộng rãi - Trình Giám đốc Sở Nội vụ phê duyệt tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng Bước 4: Nhận lại Phiếu Yêu cầu, chuyển Phiếu yêu cầu duyệt đến cán bảo quản - Nhận lại Phiếu yêu cầu - Chuyển Phiếu yêu cầu duyệt đến cán bảo quản Bước nhận, kiểm tra tài liệu - Đối chiếu tài liệu với phiếu yêu cầu - Kiểm tra số lượng, nội dung, tình trạng vật lý tài liệu - Ký nhận tài liệu vào sổ giao nhận tài liệu cán bảo quản cán Đinh Thị Hoài Lớp Đại Học Liên thông Lưu trữ học 1408A 22 Khoa Đào tạo chức bồi dưỡng Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Chuyên đề: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng” Tổ chức sử dụng tài liệu (BM-PVĐG-06) Bước 6:Giao tài liệu cho độc giả thu phí khai thác, sử dụng tài liệu - Thông báo kết xét duyệt Phiếu yêu cầu cho độc giả - Ký, giao nhận tài liệu với độc giả (BM-PVĐG-07) - Thu phí khai thác, sử dụng tài liệu Bước 7: Theo dõi việc nghiên cứu giao nhận tài liệu Bước 8: Nhận tài liệu từ độc giả - Kiểm tra, nhận tài liệu - Ký nhận vào sổ (BM-PVGĐ-07) Bước 9: Trả tài liệu cho cán bảo quản - Trả tài liệu cho cán bảo quản - Ký trả vào sổ (BM-PVĐG-06) Bước 10: Kết thúc, hoàn thiện hồ sơ độc giả - Hoàn thiện hồ sơ độc giả - Lưu hồ sơ độc giả 2.3.Các phương pháp quản lý tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục Quản lý công tác theo dõi nguyên tắc tổ chức sử dụng kết sử dụng tài liệu lưu trữ để giúp quan lưu trữ nắm xác kết sử dụng tài liệu hình thức Giúp quan lưu trữ nắm tài liệu từ phân tích đặc điểm, tình hình sử dụng tài liệu độc giả, để quan lưu trữ có xây dựng kế hoạch phục vụ độc giả, tổng kết kinh nghiệm, rút ưu khuyết điểm, góp phần cải tiến cơng tác phục vụ độc giả - Các phương pháp truyền thống: Dùng phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu: Khi độc giả muốn sử dụng tài liệu có trách nhiệm ghi đầy đủ thơng tin lên phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu, thường dùng để theo dõi cho cán quan mượn Sử dụng phiếu có tác dụng lớn khai thác quản lý tài liệu, giúp người phục vụ khai thác thống kê số Đinh Thị Hoài Lớp Đại Học Liên thông Lưu trữ học 1408A 23 Khoa Đào tạo chức bồi dưỡng Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Chuyên đề: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng” lần tài liệu, loại tài liệu thường khai thác năm yếu tố quan trọng để xây dựng thẻ tra tìm, đồng thời giúp việc kiểm kê tài liệu kho, phát tài liệu mượn hạn quản lý chặt chẽ, tránh mát, thất lạc, phương tiện giúp cán phục vụ khai thác biết đơn vị mượn tài liệu để thu hồi cần thiết Dùng sổ thống kê kết sử dụng tài liệu: Mỗi quan lưu trữ lập “sổ thống kê” để đăng ký tất kết sử dụng tài liệu hình thức theo thứ tự thời gian Phương pháp đại : Ứng dụng tin học công tác lưu trữ Kết việc tổ chức sử dụng tài liệu ln ln thước đo cho thấy đóng góp phòng, kho lưu trữ vào hoạt động xã hội Vì lẽ đó, cần phải có nhiều biện pháp để làm tốt công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Từ kết đạt hạn chế, tồn công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử, Chi cục Văn thư, Lưu trữ xác định nhiệm vụ trọng tâm thời gian tới cần quan tâm thực là: công tác bồi dưỡng, tập huấn công chức, viên chức làm nhiệm vụ công tác khai thác, sử dụng tài liệu Chi cục; quan tâm xây dựng đề án tổ chức khai thác sử dụng tài liệu hợp lý khoa học như: xây dựng phòng đọc, giới thiệu tài liệu đến độc giả cách rộng rãi việc triển lãm, công bố giới thiệu tài liệu… để góp phần làm tốt cơng tác văn thư lưu trữ nói chung có việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Những kiến nghị Chi cục Văn thư Lưu trữ cần thiết phải trọng công tác thác thác, sử dụng tài liệu Trong đó, cần xây dựng phổ biến nội dung công tác đến cán làm việc người sử dụng tài liệu; mở rộng việc bồi dưỡng mở lớp bồi dưỡng cho cán bộ, phát tờ rơi sử dụng tài liệu cách cho độc giả; xây dựng phanơ, áp phích, tranh vẽ trực quan để người sử dụng tài liệu ý thức hành động tài liệu Trang bị phương tiện sử dụng tài liệu thích hợp gối sách, để thuận lợi Đinh Thị Hồi Lớp Đại Học Liên thơng Lưu trữ học 1408A 24 Khoa Đào tạo chức bồi dưỡng Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Chuyên đề: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng” cho việc đọc tài liệu khổ lớn, tài liệu bị hư hỏng Đưa bạn đọc trở thành đối tượng tham gia q trình bảo quản tài liệu đơn vị thiết kế phiếu báo cáo tình trạng tài liệu để người sử dụng tài liệu báo cáo tình trạng liệu có dấu hiệu bất thường tài liệu (rách, nát, trang, ) Đinh Thị Hoài Lớp Đại Học Liên thông Lưu trữ học 1408A 25 Khoa Đào tạo chức bồi dưỡng Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Chuyên đề: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng” KẾT LUẬN Từ lý luận học được, áp dụng vào thực tiễn trình thực hành nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng thân em có nhận thức sau: - Cơng tác văn thư, lưu trữ môn thuộc lĩnh vực khoa học, toàn hoạt động văn thư, lưu trữ chỉnh thể, khâu nghiệp vụ, trình cơng tác có vị trí khác nhau, song có mối quan hệ mật thiết với Nếu thiếu sót khâu dẫn đến sai sót khâu khác - Làm tốt công tác văn thư, lưu trữ góp phần đáng kể vào thành cơng công tác quản lý, điều hành máy lãnh đạo, góp phần tích cực để máy lãnh đạo thực tốt chức quản lý điều hành - Để làm tốt công tác văn thư, lưu trữ người cán phải có nghiệp vụ cao lĩnh vực này, phải có tác phong khoa học, có kiến thức tổng hợp, xử lý công việc đảm bảo nhanh chóng, xác, kịp thời - Để thực nhiệm vụ trên, đòi hỏi cán công tác văn thư, lưu trữ phải hiểu ngành khoa học bề rộng chiều sâu nhiều vấn đề lý luận thực tiễn kiểm nghiệm làm sáng tỏ, cần đúc kết, bổ sung hồn chỉnh Đối với cơng tác lưu trữ đa dạng phức tạp Nếu khơng nắm vững lý luận khơng thể áp dụng vào thực tiễn Cơng tác Lưu trữ: nhìn chung chung công việc quan trọng Công tác lưu trữ giúp giúp lưu giữ lại hình ảnh, chứng khứ người, giúp cho việc học tập nghiên cứu hệ tương lai sau Phục vụ đắc lực cho công tác nghiên cứu Kinh tế - Chính trị , Khoa học - Kỹ thuật Qua thực tiễn giúp em nhận thấy tầm quan trọng công tác lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng nói riêng nước nói chung Đặc biệt mối quan hệ mật thiết với công cải cách hành giai đoạn Đinh Thị Hồi Lớp Đại Học Liên thông Lưu trữ học 1408A 26 Khoa Đào tạo chức bồi dưỡng Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Chuyên đề: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng” phát triển nay, khối lượng công việc ngày nhiều cơng tác lưu trữ thiếu , yêu cầu cấp thiết ngành, cấp từ trung ương đến địa phương Trong thời gian em thực tập Chi cục Văn thư – Lưu trữ, thân em có nhiều nhận thức đắn xác chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ Những kinh nghiệm thực tiễn giúp cho em nhiều công việc học tập công việc sau em Một lần em xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo Chi cục cán công chức, viên chức Chi cục Văn thư – Lưu trữ Cao Bằng tạo điều kiện thuận lợi để em hoàn thành đợt thực tập này./ Đinh Thị Hồi Lớp Đại Học Liên thơng Lưu trữ học 1408A 27 Khoa Đào tạo chức bồi dưỡng Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Chuyên đề: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng” PHỤ LỤC Đinh Thị Hồi Lớp Đại Học Liên thơng Lưu trữ học 1408A 28 Khoa Đào tạo chức bồi dưỡng Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội ... Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC, KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC... trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục văn thư lưu trữ tỉnh Cao Bằng xây dựng quy định khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tổ chức thực theo quy định Tài liệu lưu trữ sau phục vụ khai thác,. .. TẠI CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ TỈNH CAO BẰNG Vài nét công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư Lưu trữ Công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ kho lưu trữ quan tâm