MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH CAO BẰNG 3 1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn: 3 1.1.. Sự ra đời của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng: 3 1.2.. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Chi cục: 3 2.Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực thuộc 5 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ 5 2. Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực thuộc: 6 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ CAO BẰNG 9 1. Tình hình tổ chức cán bộ làm công tác lưu trữ 9 2. Chỉ đạo quản lý công tác lưu trữ của Chi cục 9 3. Công tác lưu trữ của cơ quan 10 3.1.Công tác thu thập, bổ sung tài liệu: 10 3.2. Công tác xác định giá trị tài liệu 10 3.3. Công tác chỉnh lý: 12 3.4. Công tác thống kê 13 3.5. Công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ: 15 3.6. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 16 4. Nhận xét ưu điểm: 17 5. Hạn chế: 17 CHƯƠNG III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC, KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ TỈNH CAO BẰNG 18 1. Vài nét về công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư Lưu trữ 18 2.Một số biện pháp tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục văn thư lưu trữ tỉnh Cao Bằng 19 2.1.Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu 19 2.2. Sơ đồ quy trình phục vụ độc giả đến khai thác tài liệu lưu trữ 20 2.3.Các phương pháp quản lý và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Chi cục 22 3. Những kiến nghị 23 KẾT LUẬN 25 PHỤ LỤC 27
Trang 1MỤC LỤC
MỤC LỤC 1
LỜI NÓI ĐẦU 1
CHƯƠNG I 3
GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH CAO BẰNG 3
1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn: 3
1.1 Sự ra đời của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng: 3
1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Chi cục: 3
2.Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực thuộc 5
2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ 5
2 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực thuộc: 6
CHƯƠNG II 10
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ CAO BẰNG 10
1 Tình hình tổ chức cán bộ làm công tác lưu trữ 10
2 Chỉ đạo quản lý công tác lưu trữ của Chi cục 10
3 Công tác lưu trữ của cơ quan 11
3.1.Công tác thu thập, bổ sung tài liệu: 11
3.2 Công tác xác định giá trị tài liệu 11
3.3 Công tác chỉnh lý: 13
3.4 Công tác thống kê 14
3.5 Công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ: 16
3.6 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 17
4 Nhận xét ưu điểm: 18
5 Hạn chế: 18
CHƯƠNG III 19
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC, KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ TỈNH CAO BẰNG 19
1 Vài nét về công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư Lưu trữ 19 2.Một số biện pháp tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục văn
Trang 22.1.Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu 20
2.2 Sơ đồ quy trình phục vụ độc giả đến khai thác tài liệu lưu trữ 21
2.3.Các phương pháp quản lý và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Chi cục 23
3 Những kiến nghị 24
KẾT LUẬN 26
PHỤ LỤC 28
Trang 3LỜI NÓI ĐẦU
Tài liệu lưu trữ là di sản văn hoá, là tài sản đặc biệt của quốc gia, chứa đựngnhững thông tin phong phú, có độ tin cậy cao, phản ánh một cách toàn diện, trungthực mọi mặt của đời sống xã hội, có ý nghĩa to lớn về chính trị, kinh tế, văn hoá,khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trìnhhoạt động của các cơ quan, đơn vị, tổ chức và cá nhân, được đưa vào bảo quảntrong các phòng, kho lưu trữ Công tác lưu trữ có hai nhiệm vụ cơ bản là bảo quản
an toàn, lâu dài và phát huy giá trị của tài liệu thông qua công tác tổ chức khaithác, sử dụng tài liệu
Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là là một nghiệp vụ cơ bản củacác cơ quan lưu trữ nhằm cung cấp cho các cơ quan Đảng và Nhà nước, các tổchức chính trị xã hội, các tổ chức kinh tế, các cá nhân những thông tin cần thiết từtài liệu lưu trữ, phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và cáclợi ích chính đáng của công dân
Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những nghiệp vụquan trọng và là mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ Công việc lưu trữ đòi hỏingười cán bộ lưu trữ phải nắm được thành phần, nội dung và giá trị của các tài liệulưu trữ hiện đang được bảo quản trong kho; biết tổng hợp, phân tích các nhu cầukhai thác thông tin trong tài liệu lưu trữ để xây dựng, tổ chức, áp dụng các biệnpháp thiết thực nhằm giúp độc giả có thể khai thác và sử dụng một cách có hiệuquả nhất tài liệu lưu trữ của cơ quan
Để đáp ứng yêu cầu trên và thực hiện tốt chương trình đào tạo hệ Đại họcliên thông chuyên ngành Lưu trữ học trường Đại học Nội vụ Hà Nội, e đã tiếnhành đợt thực tập thực tế tại Chi Văn thư – Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ tỉnh Cao Bằng
và chọn đề tài “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữtỉnh Cao Bằng” để làm báo cáo thực tập tốt nghiệp Đây cũng là một vấn đề đang đượcquan tâm tại cơ quan đơn vị các sở ban ngành nói chung và chi cục văn thư lưu trữnói riêng
Trang 4Báo cáo thực tập tốt nghiệp là kết quả thu hoạch kiến thức về thực tiễn quađợt thực tập cuối khóa, và được tiếp xúc với thực tế công việc nên không sao tránhkhỏi một số thiếu sót nên rất mong nhận được sự góp ý chân thành của thầy, cô vàlãnh đạo Chi cục Văn thư – Lưu trữ Cao Bằng để em có thể rút ra được những bàihọc kinh nghiệm quý báu cho bản thân, nhằm bổ sung thêm kiến thức về chuyênmôn nghiệp vụ của mình để phục vụ cho công tác chuyên môn sau này.
Nội dung Báo cáo gồm 3 chương
Chương I Giới thiệu vài nét về Chi cục Văn thư – Lưu trữ Cao Bằng
Chương II thực trạng công tác lưu trữ và công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại Chi cục văn thư – Lưu trữ Cao Bằng
Chương III Một số giả pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức
khai thác sử dựng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Cao Bằng
Qua đây em xin chân thành cảm ơn các thầy cô đã trang bị cho em nhữngkiến thức hết sức quý báu về lý luận; chân thành cảm ơn lãnh đạo và các cán bộcông chức, viên chức Chi cục Văn thư – Lưu trữ Cao Bằng đã tạo điều kiện thuậnlợi cho em về thực tập, tận tình giúp đỡ, hướng dẫn về nghiệp vụ chuyên môn, gópphần giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập!
Cao Bằng, ngày 17 tháng 6 năm 2016
Sinh viên
Đinh Thị Hoài
Trang 5CHƯƠNG I.
GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH CAO
BẰNG
1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:
1.1 Sự ra đời của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng:
Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng được thành lập theo Quyết định số1848/QĐ-UBND của Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng ngày 20 tháng 10 năm 2010
Tên gọi: Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng;
Địa chỉ: Số 43, Phố Đàm Quang Trung, Thị xã Cao Bằng;
Điện thoại: 026.3857704 hoặc 026.3852949;
Chi cục Văn thư – Lưu trữ là tổ chức có tư cách pháp nhân, con dấu, có tàikhoản riêng, có trụ sở, kinh phí hoạt động do Ngân sách Nhà nước cấp theo quyđịnh của pháp luật
b Nhiệm vụ và quyền hạn:
Chi cục Văn thư, Lưu trữ giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện các nhiệm vụ và quyềnhạn sau:
* Quản lý về văn thư, lưu trữ:
Trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm; các
Trang 6chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ.
Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ
Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “ Danh mục nguồn và thành phần tàiliệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh”
Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “ Danh mục tài liệu hết giá trị ” củaLưu trữ lịch sử của tỉnh
Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “ Danh mục tài liệu hết giá trị ” bảoquản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh
Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghiệ vào công tác văn thư, lưu trữ
Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác Văn thư – Lưu trữ
Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm phápluật về Văn thư – Lưu trữ
Thực hiện các báo cáo thống kê về công tác Văn thư – Lưu trữ
Sơ kết, tổng kết công tác Văn thư – Lưu trữ
Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về Văn thư – Lưu trữ
Quản lý tài liệu lưu trữ Lịch sử của tỉnh:
+ Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ tàiliệu đến hạn nộp lưu
+ Thu thập hồ sơ tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh;
+ Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ tài liệu;
+ Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ;
+ Tu bổ, phục chế và bảo quản tài liệu lưu trữ;
+ Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai thác sử dụng tài liệulưu trữ;
Trang 7+ Thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ.
- Quản lý, tổ chức bộ máy biên chế, tài chính, tài sản của cơ quan; thực hiệnchế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chứcthuộc thẩm quyền quản lý
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Nội vụ giao
2.Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực thuộc
2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ
Lãnh đạo Chi cục Văn thư –
Lưu trữ
Các phòng, ban
chuyên môn
Phòng Hành chính– Tổng hợp
Phòng tổchức sửdụng tàiliệu lưutrữ
Kho lưutrữchuyêndụng
Trang 8- Lãnh đạo Chi cục là Chi cục trưởng, người đứng đầu Chi cục, chịu tráchnhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Chicục.
- Các đơn vị trực thuộc trong Chi cục gồm có:
+ Phòng Quản lý Văn thư, Lưu trữ
+ Phòng Thu thập - Chỉnh lý
+ phòng tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
+ kho lưu trưc chuyên dụng
+ phòng hành chính – tổng hợp
2 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực thuộc:
a Phòng Quản lý văn thư – Lưu trữ:
+ Soạn thảo văn bản về quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chươngtrình, đề án về văn thư, lưu trữ của tỉnh để trình cấp có thẩm quyền ban hành;
+ Soạn thảo văn bản hướng dẫn việc thực hiện các chế độ, quy định về vănthư, lưu trữ để trình Giám đốc Sở Nội vụ hoặc UBND tỉnh ký ban hành;
+ Tổ chức thực hiện chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ trong phạm vi tỉnh;+ Thẩm định “ Danh mục tài liệu hết giá trị ” bảo quản tại cơ quan, tổ chứcthuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ Lịch sử của tỉnh trình cấp có thẩm quyền phêduyệt;
+ Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;
+ Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý viphạm pháp luật về văn thư, lưu trữ
Trang 9+ Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tàiliệu;
+ Làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị được loại ra trong quá trình chỉnh
lý, xác định giá trị theo đúng quy định của pháp luật;
+ Phối hợp giúp các cơ quan, tổ chức phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị,thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu khi các cơ quan, tổ chức có yêu cầu;
+ Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Chi cục trưởng quy định
c Phòng tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:
+ Xây dựng hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ vàcác hướng dẫn sơ yếu tài liệu, chỉ dẫn các phông tài liệu đang được bản quản tạikho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh;
+ Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc của Chicục Văn thư – Lưu trữ;
+ Xây đựng đề án, dự án số hóa các phông tài liệu lưu trữ đang bảo quản tạikho lưu trữ chuyên dụng thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ;
+ Công bố, giới thiệu những tài liệu lưu trữ được phép sử dụng rộng rãi theoquy định của pháp luật;
+ Trả lời thư yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ của tổ chức và cá nhân có nhucầu;
+ Thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ như cấp chứng thực lưu trữ, cấpbản sao tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật;
+ Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Chi cục trưởng quy định
Trang 10chuyên dụng;
+ Thực hiện chế độ diệt côn trùng, mối mọt theo định kỳ cho tài liệu trongkho lưu trữ chuyên dụng và tổ chức khử trùng cho tài liệu trước khi đưa vào bảoquản tại kho lưu trữ chuyên dụng;
+ Thực hiện tu bổ, phục chế đối với những tài liệu bị hư hỏng hoặc có nguy
cơ bị hư hỏng;
+ Thực hiện bảo hiểm tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật;
+ Quản lý trang thiết bị trong kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh;
+ Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Chi cục trưởng quy định
e Phòng Hành chính – Tổng hợp:
+ Xây dựng và đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các chương trình, kế hoạchcông tác của Chi cục;
+ Tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Chi cục;
+ Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, giao ban trong cơ quan Chi cục;
+ Quản lý công tác kế toán tài chính, đầu tư xây dựng cơ bản, quản lý tài sảncủa cơ quan;
+ Tổ chức quản lý trụ sở cơ quan; bố trí, sắp xếp phòng làm việc, bảo đảm
cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện đi lại làm việc và các điều kiện lao động chocán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan; tổ chức công tác lễ tân, công tác vệsinh môi trường, công tác bảo vệ cơ quan;
+ Quản lý hệ thống máy vi tính, xây dựng kế hoạch ứng dụng công nghệthông tin vào công tác văn thư, lưu trữ và tổ chức thực hiện ứng dụng công nghệthông tin vào quản lý văn bản đi, văn bản đến, hồ sơ, tài liệu của Chi cục Văn thư –Lưu trữ;
+ Phối hợp với Phòng tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ và Kho lưu trữchuyên dụng ứng dụng công nghệ thông tin số hóa tài liệu các phông lưu trữ;
+ Theo dõi công tác tổ chức cán bộ trong nội bộ Chi cục Văn thư – Lưu trữ;+ Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư - lưu trữ;
Trang 11+ Sơ kết, tổng kết công tác văn thư – lưu trữ;
+ Thực hiện công tác thi đua khen thưởng về văn thư, lưu trữ;
+ Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Chi cục trưởng quy định
Trang 12CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ CAO
BẰNG
1 Tình hình tổ chức cán bộ làm công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ của chi cục văn thư lưu trữ Cao Bằng được thực hiện xuyênsuốt ở các phòng
* Phòng quản lý văn thư, lưu trữ: có 04 người ( 03 Lưu trữ viên và 01 trung cấp);
* Phòng Thu thập – Chỉnh lý: có 07 người ( 03 Lưu trữ viên và 04 trung cấp);
* Phòng tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: có 03 người ( 02 Lưu trữ viên và 01trung cấp);
* Kho lưu trữ lịch sử: có 04 người ( 02 Lưu trữ viên, 01 trung cấp và 01 kỹthuật viên lưu trữ)
=> các phòng của chi cục Văn thư Lưu trữ có chức năng nhiệm vụ riêngnhưng lại có mối quan hệ chặt chẽ với nhau cùng bổ trợ cho nhau giúp công tác lưutrữ của toàn xã hội nói chung và chi cục văn thư lưu trữ nói riêng
2 Chỉ đạo quản lý công tác lưu trữ của Chi cục
Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước và các văn bản chỉđạo của Chi cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước; Ủy ban nhân dân tỉnh; Văn phòng
Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ và Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã ban hành một sốvăn bản quản lý, hướng dẫn, chỉ đạo về công tác lưu trữ trên phạm vi toàn tỉnh cụthể
- Luật lưu trữ 01/2011/QH13 ngày 25/11/2011 của Quốc hội
- Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 Quy định vềviệc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử
- Công văn 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Lưu trữ Nhànước về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu
- Công văn 897/VTLTNN-NVĐP ngày 19/11/2006 của Cục Lưu trữ Nhà
Trang 13nước về hướng dẫn tiêu hủy tài liệu.
- Công văn 131/VTLTNN-NVĐP ngày 26/2/2005 của Cục Lưu trữ Nhànước về việc cung cấp số liệu về kho lưu trữ
- Quyết định 1135/QĐ-UBND ngày 11/8/2014 của UBND tỉnh Cao Bằngv/v ban hành quy chế sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng
- Quyết định 429/QĐ-SNV ngày 15/10/ 2014 v/v ban hành nội quy khai thác
sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng
Cùng với các văn bản chỉ đạo hướng dẫn của cục lưu trữ nhà nước Cán bộlưu trữ của chi cục đã tham gia mở các lớp học bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộlưu trữ của các cơ quan các sở, ban ngành, các huyện thị và thành phố
3 Công tác lưu trữ của cơ quan
3.1.Công tác thu thập, bổ sung tài liệu:
Theo quy định của Nhà nước, tài liệu của các đơn vị tổ chức trong cơ quan,sau khi giải quyết xong công việc thì phải lập hồ sơ công việc, được giữ lại tại các
bộ phận chuyên môn và một năm sau phải nộp vào lưu trữ cơ quan
Mặc dù những năm gần đây công tác thu thập tài liệu hiện hành đã đượcquan tâm chú ý, Chi cục đã ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn việc thuthập hồ sơ, tài liệu để các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu chuẩn bị tàiliệu để nộp lưu vào Kho lưu trữ của Chi cục.Tuy nhiên, một số cán bộ còn giữ tàiliệu tại bộ phận của mình để phục vụ cho công việc nghiên cứu hoặc nộp lưu lẻ tẻkhông đồng bộ và thống nhất, gây khó khăn cho công tác chỉnh lý và khai thác sửdụng tài liệu
Chi cục đã thực hiện tốt chế độ nộp lưu những tài liệu có giá trị vào Lưu trữlịch sử
Thủ tục giao nhận tài liệu khi nộp lưu tài liệu vào Chi cục phải có biên bảnbàn giao giữa Lưu trữ hiện hành và Lưu trữ lịch sử
3.2 Công tác xác định giá trị tài liệu
- Dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp của Lưu trữ học để
Trang 14quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu Trước khi giao nộp tài liệu vàolưu trữ lịch sử thì các cơ quan đều phải xác định giá trị tài liệu
- Chi cục là một đơn vị sự nghiệp, có nhiệm vụ thu thập, chỉnh lý, xác địnhgiá trị, bảo quản tài liệu Do vậy, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mụcnguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử đều được Chi cục thành lập Hội đồng xác địnhgiá trị tài liệu Đây là một tổ chức tư vấn ở các cơ quan, được lập bằng Quyết địnhcủa thủ trưởng cơ quan mỗi khi xác định giá trị tài liệu
- Xác định giá trị tài liệu đề lựa chọn những tài liệu có giá trị cần bảo quản,thì sẽ có một khối lượng không nhỏ tài liệu hết giá trị được loại ra để tiêu huỷ ỞChi cục, việc thống kê tài liệu loại cũng được thực hiện rất tốt, theo đúng quy trìnhnghiệp vụ và được thống kê theo mẫu sau, gồm 05 cột:
+ Tờ trình về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;
+ Danh mục tài liệu hết giá trị;
+ Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;
+ Mục lục hồ sơ tài liệu giữ lại;
+ Quyết định về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu;
+ Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu;
+ Văn bản của cấp có thẩm quyền vể việc thẩm tra tài liệu hết giá trị;
+ Quyết định của người có thẩm quyền cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;+ Biên bản về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị và các tài liệu liên quan
Trang 153.3 Công tác chỉnh lý:
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một khâu nghiệp vụ trong quan trọng trong côngtác lưu trữ nhằm phân loại, sắp xếp tài liệu theo phương án khoa học đã chọn phùhợp với tình hình thực tế của cơ quan Toàn bộ tài liệu của Chi cục hiện đã đượcchỉnh lý và lập hồ sơ hoàn chỉnh, không có tình trạng tài liệu bó gói, rời lẻ Nhữngtài liệu được giữ lại trong quá trình chỉnh lý chủ yếu là khối tài liệu đang trongquá trình quản lý của Chi cục, những tài liệu loại ra (trùng thừa, hết giá trị…) thì được lập bảng thống kê và làm thủ tục tiêu hủy
Công tác chỉnh lý tài liệu của cơ quan đều được thực hiện theo đúng các vănbản quy định, hướng dẫn về công tác chỉnh lý của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhànước Tuy nhiên, tùy thuộc vào tình hình tài liệu, cán bộ lưu trữ của Chi cục có thểkết hợp các bước trong khâu chỉnh lý lại với nhau nhằm rút ngắn thời gian chỉnh lý
mà vẫn chính xác và hiệu quả và ngoài khối tài liệu của các Sở, ban, ngành củatỉnh đã và đang được lưu trữ, ở Chi cục văn thư-lưu trữ tỉnh Cao Bằng còn tiếnhành chỉnh lý tài liệu lưu trữ của các huyện trên địa bàn tỉnh
Trong quá trình thực tập tại Chi cục em thấy rằng, công việc chỉnh lý tàiliệu được thực hiện rất tốt với hiệu quả cao Được thực hiện theo Công văn số
283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhànước về việc hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính, với ba giai đoạn: Chuẩn bịchỉnh lý, Thực hiện chỉnh lý và Tổng kết chỉnh lý
Những tài liệu được giữ lại trong quá trình chỉnh lý chủ yếu là khối tài liệu đang trong quá trình quản lý của Chi cục
Ví dụ: Tài liệu của Phòng Kế toán trong quá trình chỉnh lý sẽ giữ lại những sổ sách kế toán, chứng từ kế toán còn trong niên độ sử dụng Ngoài ra trong quá trình chỉnh lý cũng loại ra các tài liệu là những văn bản hình thành trong hoạt động phục vụ tạm thời của các cá nhân như: Giấy đi đường, giấy giới thiệu, đơn xin nghỉ phép…
Những tài liệu loại ra (trùng thừa, hết giá trị…) thì được lập bảng thống