MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu 1 4. Mục đích nghiên cứu của đề tài 2 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2 7. Cấu trúc của đề tài 3 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND HUYỆN BẢO LÂM 4 1.1. Lịch sử hình thành của UBND huyện Bảo Lâm 4 1.1.1.Vị trí địa lý 4 1.1.2. Khí hậu 4 1.1.3. Các xã trong huyện 4 1.1.4. Dân số 5 1.2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Bảo Lâm 5 1.3. Chức năng nhiệm vụ văn phòng UBND huyện Bảo Lâm 8 1.3.1. Vị trí, chức năng 8 3.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 8 CHƯƠNG 2: VAI TRÒ, THỰC TRẠNG CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI VĂN PHÒNG UBND HUYỆN BẢO LÂM 10 2.1. Một số vấn đề chung về lý luận văn phòng 10 2.1.1. Khái niệm văn phòng 10 2.1.2. Chức năng của văn phòng 10 2.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng 11 2.1.4. Khái niệm hoạch định 11 2.2. Các căn cứ hoạch định trong văn phòng cơ quan 12 2.2.1. Căn cứ vào chủ trương, đường lối chính sách của Đảng, Nhà nước và cơ quan 12 2.2.2. Căn cứ vào chương trình kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn của cơ quan 12 2.2.3. Căn cứ vào yêu cầu thực tế đặt ra trong từng giai đoạn lịch sử tương ứng với chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan 13 2.2.4. Căn cứ vào các nguồn lực thực tế của cơ quan 13 2.2.5. Căn cứ vào các yếu tố bên ngoài 14 2.3. Vai trò của văn phòng trong quá trình hoạch định 14 2.3.1. Vai trò trong việc tìm kiếm thông tin 14 2.3.2. Vai trò của văn phòng trong công tác xác định mục tiêu 16 2.3.3. Theo dõi, kiểm tra, thực hiện quá trình hoạch định của cơ quan. 17 2.5. Đề xuất những giải pháp nâng cao hiệu quả công tác hoạch định 19 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH 21 3.1. Nhận xét, đánh giá về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định 21 3.1. 1. Ưu điểm 22 3.1.2. Nhược điểm 22 3.1.3. Nguyên nhân 23 3.2. Các giải pháp nâng cao hiệu quả cho văn phòng trong công tác hoạch định tại UBND huyện Bảo Lâm 23 KẾT LUẬN 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO 27 DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT UBND Ủy ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài này, trình khảo sát, đánh giá thu thập, tổng hợp thông tin nhận giúp đỡ tận tình Thạc sĩ Nguyễn Hữu Danh, giảng viên môn lãnh đạo cán UBND huyện Bảo Lâm Nhân cho phép bày tỏ lòng biết ơn chân thành với Thạc Sĩ Nguyễn Hữu Danh lãnh đạo cán huyện Bảo Lâm hướng dẫn giúp đỡ tận tình bảo tơi suốt q trình tìm kiếm nghiên cứu tài liệu Mặc dù có nhiều cố gắng để thực đề tài cách hoàn chỉnh khơng tránh khỏi hạn chế thiếu sót Vì tơi mong nhận góp ý thầy cô Hội đồng bảo vệ đề tài bạn sinh viên Những ý kiến đóng góp người giúp nhận hạn chế qua tơi có thêm nguồn tài liệu đường học tập nghiên cứu sau Tôi xin chân thành cảm ơn ! LỜI CAM ĐOAN Tơi hồn thành tiểu luận với tên đề tài: “Khảo sát, đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phòng cơng tác hoạch định” Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu tơi thời gian qua Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng tập MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu Mục đích nghiên cứu đề tài Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Cấu trúc đề tài CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND HUYỆN BẢO LÂM .4 1.1 Lịch sử hình thành UBND huyện Bảo Lâm 1.1.1.Vị trí địa lý 1.1.2 Khí hậu .4 1.1.3 Các xã huyện 1.1.4 Dân số 1.2 Cơ cấu tổ chức văn phòng UBND huyện Bảo Lâm .5 1.3 Chức nhiệm vụ văn phòng UBND huyện Bảo Lâm 1.3.1 Vị trí, chức 3.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn CHƯƠNG 2: VAI TRÒ, THỰC TRẠNG CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI VĂN PHÒNG UBND HUYỆN BẢO LÂM 10 2.1 Một số vấn đề chung lý luận văn phòng 10 2.1.1 Khái niệm văn phòng 10 2.1.2 Chức văn phòng .10 2.1.3 Nhiệm vụ văn phòng 11 2.1.4 Khái niệm hoạch định .11 2.2 Các hoạch định văn phòng quan .12 2.2.1 Căn vào chủ trương, đường lối sách Đảng, Nhà nước quan 12 2.2.2 Căn vào chương trình kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn quan 12 2.2.3 Căn vào yêu cầu thực tế đặt giai đoạn lịch sử tương ứng với chức , nhiệm vụ, quyền hạn quan 13 2.2.4 Căn vào nguồn lực thực tế quan .13 2.2.5 Căn vào yếu tố bên .14 2.3 Vai trò văn phòng q trình hoạch định 14 2.3.1 Vai trò việc tìm kiếm thơng tin .14 2.3.2 Vai trò văn phòng cơng tác xác định mục tiêu 16 2.3.3 Theo dõi, kiểm tra, thực trình hoạch định quan 17 2.5 Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu công tác hoạch định .19 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH 21 3.1 Nhận xét, đánh giá vai trò văn phòng cơng tác hoạch định.21 3.1 Ưu điểm 22 3.1.2 Nhược điểm .22 3.1.3 Nguyên nhân 23 3.2 Các giải pháp nâng cao hiệu cho văn phòng cơng tác hoạch định UBND huyện Bảo Lâm 23 KẾT LUẬN 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO 27 DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT UBND HĐND Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong giai đoạn nay, Việt Nam phát triển theo hướng cơng nghiệp hóa, đại hóa, bước hội nhập với khu vực giới Đứng trước hội thách thức mới, lực quản lý hành nhà nước đóng vai trò quan trọng Vấn đề đổi để nâng cao lực quản lý hành nhà nước yêu cầu mang tính khách quan, thường xuyên cần thực chiều rộng chiều sâu Cùng với nghiệp đổi tổ chức hoạt động nhà nước vấn đề nâng cao lực quản lý nhà nước UBND cấp huyện quan hành nhà nước địa phương tất yếu khách quan Văn phòng phận quan trọng thiếu tổ chức, quan Văn phòng trung tâm quản lý, điều hành quan, cánh tay phải đắc lực lãnh đạo Trong tổ chức máy nhà Nước, văn phòng dù cấp lĩnh vực đóng vai trò quan trọng việc nâng cao hiệu lực quản lý Nhà Nước, góp phần thúc đẩy đổi mới, hoàn thiện đất nước phù hợp với xu hướng chung thời đại Từ vấn đề em nhận thấy hoạt động văn phòng văn phòng HĐND&UBND huyện Bảo Lâm, tỉnh Cao Bằng, đồng thời nhận thức tầm quan trọng công tác văn phòng Chính lý tơi lựa chọn đề tài: “Khảo sát, đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phòng cơng tác hoạch định.” Lịch sử nghiên cứu Đề tài nghiên cứu nhiều trong: + Tập giảng “ Kỹ hoạch định cơng tác văn phòng” + Sách giáo trình Quản trị học Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu + Đối tượng nghiên cứu: Cơng tác văn phòng hoạch định nhân UBND Huyện Bảo Lâm + Phạm vi nghiên cứu: UBND huyện Bảo Lâm + Mục tiêu nghiên cứu: Tìm hiểu vai trò văn phòng công tác hoạch định, đồng thời đưa giải p háp để nâng cao vai trò văn phòng công tác hoạch định UBND Huyện Bảo Lâm Mục đích nghiên cứu đề tài - Giúp sinh viên nắm bắt hiểu rõ vai trò văn phòng cơng tác hoạch định UBND Huyện Bảo Lâm - Nêu ưu điểm, nhược điểm công tác hoạch định nhà quản trị văn phòng - Đề tài nguồn tham khảo cho học sinh,sinh viên ngành quản trị văn phòng ngành khác - Đóng góp cho UBND Huyện Bảo Lâm đánh giá, ý kiến có ích ưu điểm, nhược điểm giải pháp nâng cao vai trò văn phòng cơng tác hoạch định Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Để hoàn thành đề tài sử dụng số phương pháp như: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa thông tin, tài liệu có Phương pháp điều tra khảo sát, vấn - Phương pháp phân tích tổng hợp: phương pháp dược sử dụng suốt trình làm đề tài Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài + Ý nghĩa lý luận: - Đóng góp đề tài góp phần quan trọng vào hệ thống lý thuyết môn học - Hiểu vai trò văn phòng quan công tác hoạch định UBND Huyện Bảo Lâm + Ý nghĩa thực tiễn: - Góp phần cho quan giải hạn chế, khuyết điểm tồn đọng Giúp UBND Huyện bảo Lâm đề giải pháp nâng cao vai trò văn phòng công tác hoạch định - Nâng cao chất lượng công tác hoạch định: nâng cao chất lượng đội ngũ, ứng dụng công nghệ thông tin - Nêu ưu nhược điểm công tác hoạch định nhà quản trị văn phòng - Đề tài nguồn tham khảo cho học sinh, sinh viên ngành quản trị văn phòng ngành khác Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở dầu phần kết bài, tài liệu tham khảo, phụ lục đề tài có cấu trúc chia làm chương: Chương 1: Khái quát chung tổ chức hoạt động UBND huyện Bảo Lâm Chương 2: Vai trò, thực trạng văn phòng cơng tác hoạch định UBND huyện Bảo Lâm Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò văn phòng cơng tác hoạch định CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND HUYỆN BẢO LÂM 1.1 Lịch sử hình thành UBND huyện Bảo Lâm Huyện Bảo Lâm thành lập ngày 25-9-2000 sở tách 10 xã: Đức Hạnh, Lý Bôn, Mông Ân, Nam Quang, Quảng Lâm, Tân Việt, Thái Học, Vĩnh Phong, Vĩnh Quang, Yên Thổ thuộc huyện Bảo Lạc Huyện Bảo Lâm chia tách từ huyện Bảo Lạc theo Nghị định 52/2000/NĐ-CP ngày 25 tháng năm 2000 Bảo Lâm huyện vùng cao biên giới nằm phía Tây bắc tỉnh Cao Bằng, cách trung tâm thị thành phố Cao Bằng 172 km theo Quốc lộ 34 Cao Bằng - Bảo Lạc - Hà Giang Huyện có vị trí quan trọng kinh tế, trị, quốc phòng, an ninh 1.1.1.Vị trí địa lý Bảo Lâm huyện đặc biệt khó khăn tổng số 62 huyện nghèo nước theo Nghị 30a/NQ - CP Chính phủ; có 14 đơn vị hành có 13 xã thuộc Chương trình 135, có 6,5 km đường biên giới, với vị trí địa lý sau: Phía Đơng giáp huyện Bảo Lạc; phía Tây giáp tỉnh Hà Giang; phía Nam giáp tỉnh Tuyên Quang tỉnh Bắc Kạn; phía Bắc giáp tỉnh Hà Giang Cộng hòa nhân dân Trung Hoa Là huyện có địa hình phức tạp, chủ yếu đồi, núi đá cao, độ cao trung bình so với mặt biển khoảng 800m, bị chia cắt nhiều thung lũng, suối, sơng ảnh hưởng lớn đến q trình khai thác sử dụng đất đai, đất nơng nghiệp 1.1.2 Khí hậu Nhiệt đới gió mùa, chia thành mùa rõ rệt: mùa đơng khơ lạnh, mùa hè nóng ẩm Diện tích đất tự nhiên có 91.206,44 1.1.3 Các xã huyện Huyện Bảo Lâm có 14 đơn vị hành chính, bao gồm thị trấn Pác Miầu 13 xã: Đức Hạnh, Lý Bôn, Vĩnh Quang, Vĩnh Phong, Nam Cao, Nam Quang, Tân Việt, Mông Ân, Quảng Lâm, Thạch Lâm, Thái Học, Thái Sơn Yên Thổ Căn vào mục tiêu mà chương trình, kế hoạch dài hạn quan đề ra.Căn vào công việc cụ thể giai đoạn mà chương trình, kế hoạch dài hạn đưa Ví dụ: Kế hoạch năm quan công tác nhân 2.2.3 Căn vào yêu cầu thực tế đặt giai đoạn lịch sử tương ứng với chức , nhiệm vụ, quyền hạn quan Trên sở xác định mục tiêu, để đạt mục tiêu phải có kết hợp tổng thể đơn vị quan Vì vậy, để đạt mục tiêu lãnh đạo UBND huyện Bảo Lâm Hoạch định cần vào chức năng, nhiệm vụ phận quan để phân phối, phối hợp công việc phận quan cách tốt 2.2.4 Căn vào nguồn lực thực tế quan Lãnh đạo UBND huyện Bảo Lâm hoạch định, tổ chức thực cần vào nguồn lực thực tế quan để xác định nguồn nhân sự, nguồn tài chính, nguồn vật chất, nguồn thông tin, kinh nghiệm làm việc quan Giúp quan đạt mục tiêu sách đặt ra, sẵn sàng ứng phó với thay đổi môi trường + Căn vào nguồn nhân quan Trong quan người yếu tố trung tâm, vào nguồn nhân có quan, lãnh đạo quan cần phân tích nguồn nhân để Hoạch định công việc người, đối tượng, đáp ứng yêu cầu công việc giao Nâng cao chất lượng văn phòng, lãnh đạo cần quan tâm đến việc nâng cao trình độ chun mơn cho đội ngũ cán văn phòng Được thể giải pháp cụ thể tuyển dụng đào tạo cán văn phòng Có kế hoạch đào tạo trang bị kiến thức chun mơn nghiệp vụ hành văn phòng lĩnh vực chun mơn có liên quan + Căn vào nguồn tài quan + Căn vào nguồn vật chất quan 13 UBND huyện Bảo Lâm giống quan, tổ chức khác, thiếu sở vật chất phục vụ cho hoạt động quan, cơng việc có đạt chất lượng hiệu hay không phần trang thiết bị quan có đầy đủ khơng, có đáp ứng công việc quan hay không Khoa học kỹ thuật ngày phát triển, khối lượng công việc ngày nhiều Chính mà sở vật chất trở nên quan trọng Đảm bảo sở vật chất phương tiện, điều kiện làm việc quan tạo điều kiện cho phòng ban, phận UBND huyện Bảo Lâm thuận lợi để giải cơng việc nhanh chóng hiệu + Căn vào kinh nghiệm làm việc, lao động sản xuất quan + Căn vào mối quan hệ, nguồn thông tin quan 2.2.5 Căn vào yếu tố bên Căn vào kinh tế, trị, văn hóa, xã hội, thị trường Ngồi vào tiêu Nhà nước, định cấp trực tiếp; Tình hình giao dịch với quan khác; Sự trưởng thành, phát triển tổ chức cơng sở có tác động đến hoạt động quan Nguồn thơng tin nơi cung cấp cho kế hoạch, định quan Mà văn phòng nơi thu thập, xử lý, tổng hợp cung cấp nguồn thơng tin Từ đó, nhìn thấy tầm quan trọng văn phòng cơng tác thu thập theo lĩnh vực quan Vì vậy, cơng tác thu thập thơng tin văn phòng cần dựa vào Chỉ thực tốt việc thu thập thông tin đầy đủ, xác, cung cấp kịp thời nguồn phục vụ cho hoạt động quan đầy đủ hồn chỉnh 2.3 Vai trò văn phòng q trình hoạch định 2.3.1 Vai trò việc tìm kiếm thơng tin Văn phòng quan nơi tìm kiếm, thu thập, xử lý cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý làm công tác hậu cần, đảm bảo điều kiện cần thiết phục vụ cho hoạt động quan Văn phòng phải tuân theo quy định văn thư, lưu trữ thực nhiệm vụ thu thập, xử lý, giải bảo quản, chuyển phát thơng tin 14 Văn phòng trung tâm dịch vụ hỗ trợ cho việc hoàn thành chức quan phòng, ban, phận khác đảm nhiệm Nghiên cứu, phân tích xử lý thơng tin: Tập hợp hệ thống hóa thơng tin theo vấn đề lĩnh vực Phân tích, kiểm tra độ xác thơng tin, tính pháp lý tài liệu, số liệu, xác định độ tin cậy nguồn tin, chỉnh lý xác tài liệu, số liệu lựa chọn thông tin đầy đủ nhất, có dộ tin cậy cao Thơng tin trình trao đổi người gửi người nhận, truyền tín hiệu, truyền tin tức kiện, hoạt động đã, xảy cho nhiều người biết Để xử lý tốt thông tin cần phải nắm vững kỹ thuật phân loại thông tin cách khoa học * Hiểu, biết xác nhu cầu thơng tin phục vụ hoạt động quan Xác định nguồn thơng tin, sau xác định nhu cầu lãnh đạo quan sử dụng thông tin Thông tin cung cấp cho thân, cho lãnh đạo quan, cho phòng ban quan quan bên ngoài, đối tác, khách hàng Nhu cầu thông tin đối tượng khác nhau: thơng tin pháp lý, thơng tin thực tế (tình hình triển khai, thực định quản lý quan), thông tin phản hồi ( tâm tư, nguyện vọng) * Đánh giá ý nghĩa thơng tin mà thu thập để xử lý Để thu thập thơng tin tốt cán văn phòng cần nắm vững phương pháp để tìm tòi, lựa chọn phương pháp bản: Đọc ghi chép thông tin, phương pháp chụp tài liệu, phương pháp nghe báo cáo, phương pháp tra cứu qua mạng,… Tuy nhiên, dù áp dụng phương pháp thơng tin phải có ghi rõ xuất xứ để tiện cho lãnh đạo phòng, ban, phận quản lý xác minh, tra tìm cần thiết + Nghiên cứu, phân tích xử lý thơng tin: 15 Tập hợp hệ thống hố thơng tin theo vấn đề, lĩnh vực: - Có khả tóm tắt tin phân loại thơng tin theo nhóm thơng tin kinh tế, thơng tin trị - xã hội, thơng tin q khứ, tại, dự đóan - Tóm tắt thơng tin bản, thơng tin mới, thơng tin có điểm khác biệt với thơng tin trước - Phân tích kiểm tra độ xác thơng tin, tính hợp lý tài liệu, số liệu: xác định độ tin cậy nguồn tin, chọn thông tin đầy đủ, có độ tin cậy cao hơn, chỉnh lý xác tài liệu, số liệu + Cung cấp, phổ biến thơng tin Thơng tin phải cung cấp nhanh chóng, kịp thời, đối tượng hình thức thích hợp như: phổ biến hội nghị, văn bản, qua kênh thông tin đại chúng + Bảo quản, lưu trữ thông tin: Việc bảo quản lưu trữ thông nhằm đảm bảo cho tài liệu thông tin không bị hư hỏng phục vụ cho công tác hàng ngày lâu dài * Nắm xác nguồn thơng tin để khai thác, thu thập, cung cấp hợp lý, lúc, mục đích, với luật Cán văn phòng khai thác thu thập thơng tin cần nắm xác nguồn gốc thơng tin, khơng phải thơng tin có giá trị Cung cấp thông tin đến người sử dụng, cần phải lựa chọn hình thức cung cấp thơng tin hiệu cao Có thể cung cấp thơng tin văn bản, văn cung cấp thơng tin lời nói Mỗi hình thức cung cấp thơng tin có ưu nhược điểm Vì vậy, cần lựa chọn hình thức mục đích, lúc quy định pháp luật Văn phòng quan chuyên môn, đầu mối công việc, quan ủy quyền số giải số thủ tục hành thơng thường triển khai thực nhiệm vụ Chính vậy, văn phòng phải nắm tình hình để tham mưu, phục vụ tốt cho hoạt động quan theo lĩnh vực cụ thể 16 2.3.2 Vai trò văn phòng cơng tác xác định mục tiêu Văn phòng có vai trò quan trọng việc tham mưu tổng hợp đảm bảo công tác hậu cần cho lãnh đạo quan việc xác lập mục tiêu Để thực tốt công tác tham mưu đòi hỏi người quản lý phải tinh thơng nhiều lĩnh vực, kết nối hoạt động cách nhịp nhàng, khoa học Chính cần phải có người trợ giúp lãnh đạo quan công tác tham mưu tổng hợp Văn phòng UBND huyện Bảo Lâm thực chức tham mưu thực vai trò cơng tác hoạch định, đầu mối tiếp nhận phương án tham mưu từ phận tham mưu, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất, trình đề xuất với lãnh đạo phương án hành động tổng hợp sở phương án riêng biệt phận nghiệp vụ Giúp giảm thiểu lãng phí cơng sức,tiền bạc, thời gian, giúp người thực thấy rõ mục tiêu, hướng quan Xây dựng thực kế hoạch hoạt động vào kế hoạch, chương trình, mục tiêu cá nhân, lãnh đạo quan nhằm đạt hiệu cơng việc xác, rõ ràng, tránh trùng lập, mâu thuẫn phòng ban, cá nhân Thu thập, xử lý, quản lý tổ chức sử dụng thông tin để tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động quan Phục vụ đạo, điều hành Thủ trưởng Góp phần cho việc xác định mục tiêu quan đạt hiệu quả, phù hợp với lĩnh vực Việc tham mưu, phục vụ hoạt động giám sát bám sát yêu cầu thực tiễn, kịp thời phát bất cập, kiến nghị giải pháp phù hợp để khắc phục (tham mưu cho Đồn ĐBQH khóa XII thực 10 giám sát chuyên đề; phối hợp với quan Quốc hội thực giám sát địa bàn huyện; đưa 121 kiến nghị) Việc tham mưu định vấn đề quan trọng ngày thực chất, phản ánh ý chí nguyện vọng nhân dân, đáp ứng yêu cầu thực nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội đất nước địa phương 17 2.3.3 Theo dõi, kiểm tra, thực trình hoạch định quan Trong trình tổ chức thực chương trình, mục tiêu, kế hoạch văn phòng cần phải thường xuyên xây dựng kế hoạch, lịch làm việc theo dõi, tổ chức kiểm tra, giám sát việc thực hoạt động tổ chức cá nhân quan có theo kế hoach, mục tiêu quan để thực mục tiêu đề Văn phòng có chức tham mưu tổng hợp cho phòng ban, cho lãnh đạo quan thực mục tiêu đề Để đảm bảo cho nguyên tắc thực tế thực nghiêm chỉnh, vai trò huy người đứng đầu quan quan trọng Người lãnh đạo phải kịp thời phát sai sót, trục trặc q trình vận hành để điều chỉnh cho công việc quan ổn định phát triển định hướng Văn phòng có vai trò đặc biệt khơng thể thiếu việc tổ chức thực mục tiêu hoạch định quan Vì văn phòng đảm bảo hài hồ hỗ trợ cho khuôn khổ mục tiêu chung quan, giúp tránh vi phạm thẩm quyền Văn phòng nơi đưa cứ, tham mưu việc xác lập mục tiêu, có vai trò cơng tác tổ chức thực mục tiêu quan Để từ đề giải pháp phù hợp để sửa chữa khuyết điểm phát huy ưu điểm Quy chế làm việc văn quy định cụ thể quyền nghĩa vụ người giữ chức vụ, trách nhiệm chức vụ, phận quan phối hợp để hoạt động có hiệu quả, tiêu chuẩn để đánh giá công việc Xây dựng quy chế thực tốt quy chế làm việc quan việc quan trọng, nhằm nâng cao chất lượng hoạt động quan, phát huy tốt trách nhiệm cá nhân, đảm bảo vai trò lãnh đạo tập thể Để thực mục tiêu văn phòng có vai trò việc: Thiết kế phân tích cơng việc cơng sở theo nhóm cá nhân nhằm mang lại hiệu quản lý cho hoạt động quan thông qua lực 18 làm việc Tạo khả sáng tạo cho cán bộ, công chức tạo thuận lợi cho trình kiểm tra việc thực mục tiêu Phân công công việc dựa vào sở thực tế, theo vị trí pháp lý thẩm quyền quan, theo khối lượng tính chất cơng việc mà phân cơng cơng việc theo chuyên môn, theo tiêu chuẩn sở trách nhiệm giao lực nhân viên Tổ chức điều hành công việc đảm bảo cho nhân viên thực tốt nhiệm vụ giao để hoàn thiện mục tiêu chung tổ chức Điều hành thống nhất, phù hợp với thực tế, theo kế hoạch đề 2.5 Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu công tác hoạch định Văn phòng có vai trò đặc biệt thiếu công tác xây dựng giải pháp thực mục tiêu đề quan + Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu công tác hoạch định: - Tiếp tục đạo, tổ chức thực kế hoạch đề nhằm đạt mục tiêu chung tổ chức - Tiếp tục đổi mới, nâng cao chất lượng công tác tham mưu, xây dựng tổ chức thực chương trình cơng tác - Nâng cao chất lượng cơng tác thông tin phục vụ hoạt động UBND - Phát huy tốt vai trò, trách nhiệm, nâng cao chất lượng cơng tác, hiệu cơng việc - Phát huy tính chủ động phối hợp cá nhân, phận, phòng ban quan với quan, tổ chức liên quan - Thường xuyên đổi tác phong, lề lối làm việc, tự xây dựng chương trình làm việc - Chú trọng thực thị, quy định quan, Nhà nước quy định pháp luật Lựa chọn giải pháp tối ưu để xử lý, giải công việc - Hoạch định, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, nhân viên quan đảm bảo chất lượng, nâng cao lực thực tiễn, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ tình hình 19 - Xây dựng, củng cố tổ chức, máy văn phòng đảm bảo tiêu chuẩn, số lượng theo quy định theo hướng chun mơn hóa Ln chuyển cơng chức văn phòng ln đảm bảo tính kế thừa, ổn định, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ giao - Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin công tác để nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp hậu cần Qua việc tìm hiểu vai trò hoạch định họat động máy văn phòng UBND Huyện Bảo Lâm: Vai trò việc tìm kiếm thơng tin; vai trò cơng tác xác định mục tiêu; vai trò cơng tác theo dõi, kiểm tra, tổ chức thực mục tiêu đề xuất giải pháp nâng cao hiệu công tác hoạch Từ đó, đưa thực tế việc đổi tổ chức hoạt động áp dụng cách rộng rãi thành tựu tiên tiến khoa học công nghệ mang lại hiệu to lớn cơng tác văn phòng Góp phần nâng cao hiệu quả, hiệu lực pháp lý lãnh đạo UBND Huyện Bảo Lâm nói riêng văn phòng quan, tổ chức nói chung Việc tổ chức hoạt động đảm bảo thi hành quy định Nhà nước, phản ánh mối quan hệ ngang, dọc, trên, làm cho máy UBND Huyện Bảo Lâm trở thành chủ thể thống 20 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRỊ CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH 3.1 Nhận xét, đánh giá vai trò văn phòng cơng tác hoạch định Văn phòng quan, đơn vị từ bắt đầu vào hoạt động chịu ảnh hưởng nhiều yếu tố: việc xếp nhân sự, công nghệ thông tin, tổ chức lao động + Việc xếp nhân sự: Đây yếu tố có ý nghĩa lớn đến hoạt động hoạch định quan Nếu việc xếp nhân văn phòng khơng khoa học, mối quan hệ khơng xác định rõ ràng, rành mạch khơng đem lại hiệu cơng việc Vì vậy, tùy theo tính chất loại cơng việc mà quan lựa chọn, bố trí, xếp nguồn nhân lực khác cho phù hợp với mục tiêu tổ chức dựa sở cấu chất lượng nguồn nhân lực + Công nghệ thông tin: Do phát triển không ngừng khoa học kỹ thuật ngày nhiều nên quan, đơn vị áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng quan Nếu cơng việc văn phòng thực theo phương pháp thủ cơng, đơn giản hiệu cơng tác văn phòng khơng cao, tiến độ thực cơng việc chậm, xác Chính yếu tố cơng nghệ thơng tin cho hoạt động văn phòng có ý nghĩa lớn, ảnh hưởng đến hiệu hoạt động văn phòng, cần quan, đơn vị xem xét, áp dụng kịp thời + Tổ chức lao động Tổ chức lao động việc áp dụng biện pháp tổng hợp, kỹ thuật, tổ chức, kinh tế, tâm sinh lý xã hội vào thực cơng việc văn phòng nhằm khai thác cách có hiệu nguồn vật chất lao động, đảm bảo sử 21 dụng tiết kiệm lao động giữ gìn sức khỏe cho cán cơng nhân viên Do người lao động yếu tố trung tâm mục đích sản xuất nên trình tổ chức lao động biện pháp nhằm làm cho người lao động làm việc có hiệu cao, làm cho thân người lao động ngày hoàn thiện phát triển 3.1 Ưu điểm - Phát huy mạnh vai trò văn phòng cách tối đa - Xác định đắn mục tiêu phương pháp, kế hoạch cụ thể - Ln nâng cao vai trò văn phòng quan - Hạn chế rủi ro cơng tác văn phòng - Phát kịp thời nhanh chóng có giải pháp phù hợp để khắc phục - Thể ý chí nguyện vọng nhân dân, đáp ứng yêu cầu thực nhiệm vụ vào phát triển kinh tế - xã hội đất nước - Công tác phục vụ hoạt động tiếp công dân, tiếp nhận xử lý đơn thư tiến hành thường xuyên, đặn theo kế hoạch đề - Bảo đảm điều kiện sở vật chất, kinh phí, hành chính, văn thư, lưu trữ triển khai chu đáo, đáp ứng yêu cầu phục vụ mục tiêu quan - Chất lượng hiệu hoạt động Văn phòng nâng lên đáng kể, có thay đổi tích cực lượng chất 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm khơng tránh khỏi nhược điểm q trình hoạt động: - Thơng tin thu thập đơi chưa hợp lý, chưa xác có tượng nhiễu thơng tin - Đề phương pháp thực mục tiêu thiếu thực tế, khó thực hiệu thấp - Địa vị pháp lý Văn phòng chưa rõ ràng chưa tương xứng với yêu 22 cầu nhiệm vụ - Cơng chức làm cơng tác văn phòng lực hạn chế, thiếu kinh nghiệm, khả phân tích, dự báo, xử lý thông tin chưa tốt, chưa thực nỗ lực, tự nghiên cứu - Công tác phục vụ thiếu kinh nghiệm, xử lý tình đơi lúc thiếu linh hoạt - Đội ngũ cán bộ, cơng chức hạn chế số lượng chất lượng; chế độ, sách thiếu đồng - Cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật, điều kiện hoạt động chưa bảo đảm 3.1.3 Nguyên nhân - Trình độ chuyên mơn đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phòng chưa cao, chưa đáp ứng nhu cầu công viêc - Nhiều ý kiến trái chiều nhân viên, khó xác định phương hướng, gây nhiễu thơng tin - Cơng tác phối hợp văn phòng với phòng ban, đơn vị liên quan chưa thật chặt chẽ, đồng bộ, hiệu thấp - Vị trí,vai trò văn phòng chưa nâng cao - Đội ngũ cán nhân viên hạn chế 3.2 Các giải pháp nâng cao hiệu cho văn phòng cơng tác hoạch định UBND huyện Bảo Lâm + Nâng cao chất lượng nhân Nâng cao chất lượng nhân phải thực đồng quan từ lãnh đạo tới nhân viên Bồi dưỡng, đào tạo nâng cao trình độ nhân viên Nhân viên văn phòng nắm vững nghiệp vụ văn phòng có khả áp dụng có hiệu tác nghiệp nghiệp vụ hành văn phòng, giúp quan, tổ chức đảm bảo tính liên tục, đại hóa hoạt động cơng vụ + Định hướng đại hóa văn phòng 23 Ngày nay, khoa học cơng nghệ ngày phát triển, xu hướng cơng nghiệp hóa, đại hố cơng tác văn phòng quan nói chung với UBND huyện Bảo Lâm nói riêng Xây dựng văn phòng mạnh yếu tố quan trọng để quan tổ chức đổi phương thức lãnh đạo lề lối làm việc, nâng cao chất lượng, hi ệu công tác lãnh đạo Từ đặt vấn đề cơng tác văn phòng xuất văn phòng đại Văn phòng đại văn phòng quan thực chức thu thập xử lí thơng tin phục vụ phương tiện kỹ thuật nghiệp vụ hành đại, mặt khác đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung quan nhà nước cách tiết kiệm, kịp thời, hợp lý hiệu cao + Văn phòng đại có đặc trưng bản: - Xây dựng định mức cụ thể hợp lý - Chức máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ - Lao động văn phòng tổ chức khoa học - Tăng cường áp dụng phương tiện kỹ thuật mới, phương pháp điều hành - Linh hoạt hiệu Việc ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào công tác văn phòng nhằm đại hóa cơng tác văn phòng nâng cao suất lao động, giảm bớt khối lượng cơng việc cho nhân viên mà làm tăng khả hội nhập văn phòng với xu hướng chung thời đại Cơ quan cần trau dồi kiến thức cho cán phòng hơn, tin học ngoại ngữ nên thường xuyên cử cán học thêm để nâng cao trình độ lực làm việc cán Cơ quan cần thường xuyên họp để đánh giá lực, phẩm chất cơng việc cán phòng Từ khen thưởng người có thành tích cao phê bình cán khơng hồn thành tốt nhiệm vụ giao Cơ quan cần sửa chữa mua sắm kịp thời trang thiết bị phục vụ nhu cầu làm việc cán phòng 24 Do nhu cầu cơng việc nhiều mà số lượng nhân lực quan lại thiếu nên cần bổ sung thêm nguồn nhân lực để hồn thành tốt cơng việc quan Các lãnh đạo nên phân công công việc cụ thể, bàn giao trách nhiệm cho phận, cá nhân để thống quy trình làm việc UBND huyện Bảo Lâm cần phát huy thành tựu đạt được, đồng thời lựa chọn giải pháp phù hợp tùy vào lĩnh vực cụ thể để kịp thời khắc phục khuyết điểm, yếu nhân viên lãnh đạo quan, phát huy để quan ngày hoàn thiện phát triển Nhận xét đánh giá ưu điểm, nhược điểm nguyên nhân ưu nhược điểm Từ đưa giải pháp nhằm phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm Vai trò văn phòng cơng tác hoạch định quan trọng hoạt động hành quan, tổ chức Nếu văn phòng làm việc theo quy chế, có nếp, cán bộ, nhân viên văn phòng có trình độ, có lực, làm việc có trách nhiệm, động, sáng tạo, cơng việc quan, đơn vị hoạt động đều, lãnh đạo điều hành thơng suốt, có hiệu Do đó, văn phòng phải tổ chức cách khoa học, văn minh; cán văn phòng phải giỏi việc, biết nhiều việc, có nhiệt tình, trách nhiệm cao 25 KẾT LUẬN Hoạch định trình xác định mục tiêu, lựa chọn giải pháp, cơng cụ, hình thành kế hoạch chương trình hành động để thực có hiệu mục tiêu đề Hoạch định chức trình quản trị, ảnh hưởng đến chức khác vai trò nhà quản trị cơng tác văn phòng hêt sức quan trọng Trong đề tài “Khảo sát, đánh giá vai trò văn phòng cơng tác hoạch định UBND huyện Bảo Lâm” tập trung nghiên cứu phạm vi hoạt động văn phòng UBND huyện Bài viết tập trung phân tích, đánh giá kết vai trò văn phòng cơng tác hoạch định quan, rõ thành tựu, kết chủ yếu đạt mặt hạn chế, bất cập, nguyên nhân hạn chế cơng tác văn phòng cơng tác hoạch định Từ đó, đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng, hiệu cao hoạt động quan UBND huyện Bảo Lâm dần khẳng định mình, tạo chỗ đứng hệ thống quan nhà nước Việt Nam niềm tin người dân Cơ quan đà phát triển, hoàn thiện, đổi cải cách thủ tục hành tạo thuận lời giải công việc cho người dân đến liên hệ cơng việc Hoạch định q trình xác định mục tiêu, lựa chọn giải pháp, công cụ, hình thành kế hoạch chương trình hành động để thực có hiệu mục tiêu đề Hoạch định chức trình quản trị, ảnh hưởng đến chức khác vai trò nhà quản trị cơng tác văn phòng quan trọng 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu môn học Kỹ hoạch định cơng tác văn phòng Quản trị hành văn phòng - Vương Thị Kim Thanh - NXB Thống kê Một số viết văn phòng Sách giáo trình Quản trị học http://sotailieu.com/san-pham/khao-sat-danh-gia-ve vai-trò-cua-nha- quan-tri-van-phong-trong-cong-tac-hoach-dinh-nhan-su-tai-hdnd-ubnd-quan-badinh/ http://luanvan.co/luan-van/tieu-luan-chuc-nang-hoach-dinh-trong-hoat- dong-quan-tri-62015/ http://thuvienluanvanviet.com/hoan-thien-cong-tac-hoach-dinh-taicong-ty-tnhh-xnk-tan-binh-an.html Các tài liệu khác từ nguồn internet 27 ... Khái niệm hoạch định Hoạch định là trình ấn định mục tiêu xác định biện pháp, phương án tốt để thực mục tiêu khoảng thời gian định ( 1-3 ) Hoạch định chức quản trị bao gồm hoạt động xác định mục... cơng tác hoạch định - Nâng cao chất lượng công tác hoạch định: nâng cao chất lượng đội ngũ, ứng dụng công nghệ thông tin - Nêu ưu nhược điểm công tác hoạch định nhà quản trị văn phòng - Đề tài... tác hoạch định UBND Huyện Bảo Lâm Mục đích nghiên cứu đề tài - Giúp sinh viên nắm bắt hiểu rõ vai trò văn phòng cơng tác hoạch định UBND Huyện Bảo Lâm - Nêu ưu điểm, nhược điểm công tác hoạch định