Đang tải... (xem toàn văn)
A. PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Với sự phát triển mạnh mẽ của xã hội hiện đại như ngày nay, những đổi thay đang diễn ra ở đời sống xã hội và khoa học công nghệ thì “thông tin” chính là từ khóa để giải thích cho sự phát triển, sự thay đổi đó. Thông tin là nhu cầu và thuộc tính của loài người. Thông tin đáp ứng nhu cầu hiểu biết và tìm hiểu cuộc sống của con người, là động lực để thúc đẩy cho sự phát triển. Bởi vậy, ta thấy rằng “thông tin” đóng vai trò hết sức quan trọng cho sự phát triển của nhân loại và toàn xã hội. “Tổ chức” với nghĩa “sắp xếp mọi thành tố thành một tổng thể hoàn chỉnh của các thành phần tương hỗ lẫn nhau”. Tổ chức để chúng ta hiểu thế giới xung quanh, để có thể tiết kiệm thời gian và để tổ chức để tìm kiếm. Thông tin cũng chính là một trong những đối tượng cần được tổ chức. Việc tổ chức thông tin cho phép chúng ta tiết kiệm các bản sao chép của mọi loại tài liệu kết quả từ những nỗ lực của con người. Với bất cứ lĩnh vực nào thì việc tổ chức hệ thống thông tin là rất cần thiết và luôn được chú trọng. Thông tin chính là sản phẩm, là tài sản mà cơ quan tổ chức đó sản sinh ra trong quá trình hoạt động. Việc tổ chức hệ thống thông tin sẽ giúp cho việc tìm kiếm tài liệu một cách dễ dàng, hình thành thu thập xử lý thông tin một cách đầy đủ nhất. Đối với tài liệu lưu trữ cũng không là ngoại lệ. Tài liệu lưu trữ chính là tài sản, sản phẩm cần được tổ chức để tìm kiếm. Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin hoạt động của các cơ quan tổ chức và có giá trị hết sức quan trọng trong mọi lĩnh vực kinh tế, chính trị xã hội. Bởi vậy, việc tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ là rất cấp thiết hiện nay. Trên thực tế hiện nay, thì việc tổ chức hệ thống thông tin của các cơ quan tổ chức còn khá sơ sài, rời rạc và không được chú trọng. Đặc biệt là ngành lưu trữ, hệ thống thông tin hiện nay không đầy đủ, không liên tục và chưa có hệ thống. Qua thực tế tìm hiểu tài liệu lưu trữ tại Ủy Ban Chứng Khoán Nhà Nước (UBCKNN) chúng tôi thấy hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ đã được xây dựng. Đã hình thành các thông tin truyền thống được bảo quản trong kho lưu trữ; Thông tin dạng số hóa đã được xây dựng; Các thiết bị quản lý, xử lý, lưu trữ, truyền tin đã khá đầy đủ, kho bảo quản, hệ thống tra tìm; bộ máy và nhân lực đã được quan tâm. Nhưng việc tổ chức hệ thống thông tin vẫn chưa hoàn chỉnh và còn nhiều hạn chế. Qua quá trình nghiên cứu thực tiễn về hệ thống thông tin chỉ ra được ưu, nhược điểm để đưa ra được các nguyên nhân và giải pháp để phát huy ưu điểm và khắc phục hạn chế của việc tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ tại Ủy Ban Chứng Khoán Nhà Nước. Vậy, việc tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ là rất cần thiết thế nên chúng tôi đã lựa chọn đề tài “Tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ tại Ủy Ban Chứng Khoán Nhà Nước” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình. 2. Lịch sử nghiên cứu Thông tin là vấn đề được đề cập đến thường xuyên, mọi lúc mọi nơi và trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội nhưng rất ít đề tài nghiên cứu đề cập đến đảm bảo hệ thống thông tin cho một cơ quan, một tổ chức. Hiện nay, đã có một số đề tài nghiên cứu về vấn đề khai thác hồ sơ, quản lý tài liệu lưu trữ cũng như ứng dụng công nghệ thông tin vào các cơ quan tổ chức từ Trung ương đến địa phương để tìm ra cách quản lý tốt nhất, đạt hiệu quả cao giúp giảm chi phí về mặt thời gian và công sức cho các cán bộ trong cơ quan. Qua khảo sát và nghiên cứu tư liệu chúng tôi thấy đã có nhiều đề tài KLTN về ứng dụng công nghệ thông tin như: Thứ nhất là những đề tài nghiên cứu về những hệ thống thông tin trong quản lý nói chung: Trần Thị Trâm: Tổ chức thông tin phục vụ hoạt động điều hành và lãnh đạo của Bộ Nội vụ, Khóa luận tốt nghiệp ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, năm 2004. Phan Thu Quyên: Nghiên cứu xây dựng hệ thống thông tin báo cáo tại Bộ Công Nghiệp, Khóa luận tốt nghiệp ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, năm 2005. Nguyễn Thúy Hà: Tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản phục vụ hoạt động quản lý đào tạo tại Học viện Báo chí và Tuyên truyền, Luận văn Thạc sĩ khoa học chuyên ngành Lưu trữ học và Tư liệu học, năm 2006. Dương Thị Như Quỳnh: Đảm bảo hệ thống thông tin phục vụ hoạt động quản lý tại UBND thành phố Thái Nguyên, Khóa luận tốt nghiệp ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, năm 2008. Thứ hai là những đề tài nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thông tin: Nguyễn Thị Út Trang: Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại Bộ Khoa học và Công nghệ”, Khóa luận tốt nghiệp ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, năm 2004. Đào Xuân Anh, Nghiên cứu tình hình ứng dụng tin học vào công tác quản lý và khai thác hồ sơ tại Quân khu Thủ đô Thứ ba là những đề tài về hệ thống thông tin lưu trữ: Luận văn Thạc sĩ của tác giả Cam Anh Tuấn với đề tài Nghiên cứu xây dựng hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động quản lý nhà nước của các Bộ, năm 2002. Như vậy, qua khảo sát tình hình nghiên cứu, với phạm vi và mục tiêu nghiên cứu đề tài khóa luận của mình, chúng tôi nhận thấy vấn đề Tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ tại Ủy Ban Chứng khoán Nhà nước chưa từng thực hiện. Vì vậy, chúng tôi đã lựa chọn đề tài này không chỉ là nghiên cứu mà còn là khảo sát thực trạng, đưa ra nhận xét và kiến nghị những giải pháp nâng cao hiệu quả của tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ tại Ủy Ban Chứng khoán Nhà nước 3. Mục tiêu nghiên cứu Đề tài “Tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ của Ủy Ban Chứng khoán Nhà nước” nghiên cứu nhằm đạt những mục tiêu sau: Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ tại Ủy Ban Chứng khoán Nhà nước, thấy rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra những vấn đề cần nghiên cứu và giải quyết. Đề xuất một số giải pháp để tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ tại Ủy Ban Chứng khoán Nhà nước một cách hiệu quả và khoa học. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Tìm hiểu những vấn đề lí luận và cơ sở pháp lý về thông tin và hệ thống thông tin Tiến hành khảo sát thực trạng việc tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ tại Ủy Ban Chứng khoán Nhà nước Đưa ra những nhận xét đánh giá về việc tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ. Nghiên cứu, đề xuất một số giải pháp để tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ tại Ủy Ban Chứng khoán Nhà nước một cách hiệu quả và khoa học. 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5.1 Đối tượng nghiên cứu Đối với đề tài này chúng tôi tập trung hướng tới toàn bộ tài liệu lưu trữ của Ủy Ban Chứng khoán Nhà nước. 5.2 Phạm vi nghiên cứu Chúng tôi nghiên cứu việc tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Chứng khoán Nhà nước từ năm 2007 đến năm 2015.
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi A PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Với phát triển mạnh mẽ xã hội đại ngày nay, đổi thay diễn đời sống xã hội khoa học công nghệ “thơng tin” từ khóa để giải thích cho phát triển, thay đổi Thơng tin nhu cầu thuộc tính lồi người Thơng tin đáp ứng nhu cầu hiểu biết tìm hiểu sống người, động lực để thúc đẩy cho phát triển Bởi vậy, ta thấy “thơng tin” đóng vai trò quan trọng cho phát triển nhân loại toàn xã hội “Tổ chức” với nghĩa “sắp xếp thành tố thành tổng thể hoàn chỉnh thành phần tương hỗ lẫn nhau” Tổ chức để hiểu giới xung quanh, để tiết kiệm thời gian để tổ chức để tìm kiếm Thơng tin đối tượng cần tổ chức Việc tổ chức thông tin cho phép tiết kiệm chép loại tài liệu kết từ nỗ lực người Với lĩnh vực việc tổ chức hệ thống thông tin cần thiết ln trọng Thơng tin sản phẩm, tài sản mà quan tổ chức sản sinh trình hoạt động Việc tổ chức hệ thống thơng tin giúp cho việc tìm kiếm tài liệu cách dễ dàng, hình thành thu thập xử lý thông tin cách đầy đủ Đối với tài liệu lưu trữ không ngoại lệ Tài liệu lưu trữ tài sản, sản phẩm cần tổ chức để tìm kiếm Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin hoạt động quan tổ chức có giá trị quan trọng lĩnh vực kinh tế, trị - xã hội Bởi vậy, việc tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ cấp thiết Trên thực tế nay, việc tổ chức hệ thống thông tin quan tổ chức sơ sài, rời rạc khơng trọng Đặc biệt Sinh viên: Phạm Thùy Trang Lớp: ĐH.LTH.13C Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi ngành lưu trữ, hệ thống thông tin không đầy đủ, không liên tục chưa có hệ thống Qua thực tế tìm hiểu tài liệu lưu trữ Ủy Ban Chứng Khoán Nhà Nước (UBCKNN) thấy hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ xây dựng Đã hình thành thông tin truyền thống bảo quản kho lưu trữ; Thơng tin dạng số hóa xây dựng; Các thiết bị quản lý, xử lý, lưu trữ, truyền tin đầy đủ, kho bảo quản, hệ thống tra tìm; máy nhân lực quan tâm Nhưng việc tổ chức hệ thống thông tin chưa hồn chỉnh nhiều hạn chế Qua q trình nghiên cứu thực tiễn hệ thống thơng tin ưu, nhược điểm để đưa nguyên nhân giải pháp để phát huy ưu điểm khắc phục hạn chế việc tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ Ủy Ban Chứng Khoán Nhà Nước Vậy, việc tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ cần thiết nên lựa chọn đề tài “Tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ Ủy Ban Chứng Khoán Nhà Nước” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp Lịch sử nghiên cứu Thông tin vấn đề đề cập đến thường xuyên, lúc nơi tất lĩnh vực đời sống xã hội đề tài nghiên cứu đề cập đến đảm bảo hệ thống thông tin cho quan, tổ chức Hiện nay, có số đề tài nghiên cứu vấn đề khai thác hồ sơ, quản lý tài liệu lưu trữ ứng dụng công nghệ thông tin vào quan tổ chức từ Trung ương đến địa phương để tìm cách quản lý tốt nhất, đạt hiệu cao giúp giảm chi phí mặt thời gian công sức cho cán quan Sinh viên: Phạm Thùy Trang Lớp: ĐH.LTH.13C Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi Qua khảo sát nghiên cứu tư liệu chúng tơi thấy có nhiều đề tài KLTN ứng dụng công nghệ thông tin như: Thứ đề tài nghiên cứu hệ thống thơng tin quản lý nói chung: - Trần Thị Trâm: Tổ chức thông tin phục vụ hoạt động điều hành lãnh đạo Bộ Nội vụ, Khóa luận tốt nghiệp ngành Lưu trữ học Quản trị văn phòng, năm 2004 - Phan Thu Quyên: Nghiên cứu xây dựng hệ thống thông tin báo cáo Bộ Công Nghiệp, Khóa luận tốt nghiệp ngành Lưu trữ học Quản trị văn phòng, năm 2005 - Nguyễn Thúy Hà: Tổ chức quản lý văn khai thác thông tin văn phục vụ hoạt động quản lý đào tạo Học viện Báo chí Tuyên truyền, Luận văn Thạc sĩ khoa học chuyên ngành Lưu trữ học Tư liệu học, năm 2006 Dương Thị Như Quỳnh: Đảm bảo hệ thống thông tin phục vụ hoạt động quản lý UBND thành phố Thái Nguyên, Khóa luận tốt nghiệp ngành Lưu trữ học Quản trị văn phòng, năm 2008 Thứ hai đề tài nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin: - Nguyễn Thị Út Trang: Ứng dụng CNTT công tác văn thư Bộ Khoa học Cơng nghệ”, Khóa luận tốt nghiệp ngành Lưu trữ học Quản trị văn phòng, năm 2004 - Đào Xn Anh, Nghiên cứu tình hình ứng dụng tin học vào cơng tác quản lý khai thác hồ sơ Quân khu Thủ đô Thứ ba đề tài hệ thống thông tin lưu trữ: Sinh viên: Phạm Thùy Trang Lớp: ĐH.LTH.13C Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi - Luận văn Thạc sĩ tác giả Cam Anh Tuấn với đề tài Nghiên cứu xây dựng hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động quản lý nhà nước Bộ, năm 2002 Như vậy, qua khảo sát tình hình nghiên cứu, với phạm vi mục tiêu nghiên cứu đề tài khóa luận mình, chúng tơi nhận thấy vấn đề Tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ Ủy Ban Chứng khoán Nhà nước chưa thực Vì vậy, chúng tơi lựa chọn đề tài khơng nghiên cứu mà khảo sát thực trạng, đưa nhận xét kiến nghị giải pháp nâng cao hiệu tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ Ủy Ban Chứng khoán Nhà nước Mục tiêu nghiên cứu Đề tài “Tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ Ủy Ban Chứng khoán Nhà nước” nghiên cứu nhằm đạt mục tiêu sau: - Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ Ủy Ban Chứng khoán Nhà nước, thấy rõ ưu điểm hạn chế nhằm đưa vấn đề cần nghiên cứu giải - Đề xuất số giải pháp để tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ Ủy Ban Chứng khoán Nhà nước cách hiệu khoa học Nhiệm vụ nghiên cứu - Tìm hiểu vấn đề lí luận sở pháp lý thông tin hệ thống thông tin - Tiến hành khảo sát thực trạng việc tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ Ủy Ban Chứng khoán Nhà nước - Đưa nhận xét đánh giá việc tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ Sinh viên: Phạm Thùy Trang Lớp: ĐH.LTH.13C Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi - Nghiên cứu, đề xuất số giải pháp để tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ Ủy Ban Chứng khoán Nhà nước cách hiệu khoa học Đối tượng phạm vi nghiên cứu 5.1 Đối tượng nghiên cứu Đối với đề tài chúng tơi tập trung hướng tới tồn tài liệu lưu trữ Ủy Ban Chứng khoán Nhà nước 5.2 Phạm vi nghiên cứu Chúng nghiên cứu việc tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ Ủy ban Chứng khoán Nhà nước từ năm 2007 đến năm 2015 Phương pháp nghiên cứu Trong trình thực nghiên cứu khoa học, sử dụng phương pháp luận Chủ nghĩa Mác – Lênin phương pháp chủ đạo xuyên suốt trình nghiên cứu phương pháp luận lưu trữ học nguyên tắc trị, nguyên tắc lịch sử nguyên tắc toàn diện, tổng hợp sở cho việc nghiên cứu Ngồi chúng tơi sử dụng phương pháp hỗ trợ khác phương pháp khảo sát thực tế, vấn trực tiếp phương pháp hệ thống để tìm hiểu cụ thể chi tiết thực trạng việc tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ Bố cục khóa luận Ngồi Lời mở đầu Phần kết luận, Khóa luận chia làm chương: Chương Những vấn đề tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ Sinh viên: Phạm Thùy Trang Lớp: ĐH.LTH.13C Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi Nội dung đề cập đến chương tìm hiểu khái niệm liên quan đến vấn đề “Tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ”, sở pháp lý tổ chức hệ thống thơng tin; vai trò, ngun tắc, phương pháp yêu cầu hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ Chương Thực trạng tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ Ủy Ban Chứng khoán Nhà nước Nội dung chủ yếu chương vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Ủy ban chứng khoán Nhà nước; Tình hình tài liệu bảo quản kho lưu trữ Ủy ban chứng khoán Nhà nước; Các nội dung tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ (Xây dựng danh mục hồ sơ; Xây dựng công cụ tra cứu thống kê; Nguồn nhân sự; Cơ sở vật chất trang thiết bị công nghệ) Chương Đề xuất giải pháp tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ Ủy Ban Chứng khoán Nhà nước Từ ưu điểm nhược điểm việc tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ Ủy ban Chứng khốn Nhà nước chương đưa đề xuất giải pháp để tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ (Hoàn thiện hệ thống văn đạo hướng dẫn; Nâng cao trình độ đội ngũ nhân sự; Tăng cường trang thiết bị, sở vật chất; Hoàn thiện công cụ tra cứu truyền thống; Đẩy mạnh số hóa, sử dụng tài liệu điện tử ứng dụng CNTT giao dịch điện tử) Sinh viên: Phạm Thùy Trang Lớp: ĐH.LTH.13C Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi B PHẦN NỘI DUNG: Chương NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm “Tổ chức” “Hãy cho tổ chức người cách mạng, chúng tơi đảo lộn nước Nga”, câu nói bất Lênin giúp ta hiểu tổ chức vai trò xã hội Trong tiếng việt “tổ chức” danh từ, động từ trạng từ Khi danh từ coi tổ chức thực thể xã hội, lúc tổ chức thể diện quan, nhà máy, trường học… với chức năng, nhiệm vụ rõ ràng, có cấu máy, có sở hạ tầng… hoạt động Khi tổ chức động từ có nghĩa tập hợp hoạt động chuẩn bị thực thời gian định nhằm hoàn thiện mục tiêu Tổ chức động từ thường thông qua tổ chức (danh từ) xã hội đại Khi trạng thái hoạt động “tổ chức” trạng từ thí dụ “lối làm việc vô tổ chức” hay “hoạt động quan có tổ chức” Dù loại “tổ chức” có liên quan đến Sinh viên: Phạm Thùy Trang Lớp: ĐH.LTH.13C Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi Tổ chức thực thể xã hội cá nhân nhóm kết hợp để thực mục tiêu chung có đặc trưng ngang nhau: Tổ chức tạo nhằm thực mục tiêu chung cộng đồng; Có cấu trúc phân công lao động nghĩa người tham gia tổ chức nhận việc mà giao việc phù hợp với yêu cầu tổ chức, trình độ lực cá nhân Tổ chức phát triển phân cơng lao động triệt để; Có ban quản lý Ban quản lý có nhiệm vụ đại diện cho cộng đồng với cơng việc tổ chức Ban quản lý chịu trách nhiệm đảm bảo điều phối thực mục tiêu tổ chức Tổ chức tập hợp thành phần có quan hệ chặt chẽ với nhau, hỗ trợ thúc đẩy lẫn nhằm thực nhiệm vụ chung Tổ chức hoạt động môi trường định chịu tác động mơi trường Tổ chức tạo thành số yếu tố sau: - Con người làm việc - Các phương thức mà họ sử dụng - Các thiết bị mà họ vận hành - Các chất liệu mà họ sử dụng - Ngân sách cần thiết để chi phí cho hoạt động Các thông tin sản sinh sử dụng để điều khiển hoạt động tổ chức coi nguồn lực tổ chức Nguồn lực tạo khai thác để hỗ trợ cho việc thực mục tiêu tổ chức Giáo trình Tổ chức học (Trường Đại học Nội vụ Hà Nội) Sinh viên: Phạm Thùy Trang Lớp: ĐH.LTH.13C Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi Trên quan điểm hệ thống, hoạt động tổ chức coi hoạt động hệ thống có cấp bậc hệ thống con, mà phận có trách nhiệm đóng góp vào việc thực nhiệm vụ chung tổ chức Hình 1: Hệ thống cấp bậc tổ chức Toàn hệ thống Hệ thống A Hệ thống A1 Hệ thống B Hệ thống A2 Hệ thống C Hệ thống A3 Trong tổ chức, hệ thống có chức nhiệm vụ riêng theo phân công tổ chức Hệ thống thu thập, xử lý khai thác liệu gọi hệ thống thông tin Đó thành phần quan trọng nguồn lực tổ chức, sợi dây liên hệ thành viên tổ chức nguồn động lực thúc đẩy việc tổ chức sử dụng nguồn lực khác nhằm hoàn thành mục tiêu tổ chức Sinh viên: Phạm Thùy Trang Lớp: ĐH.LTH.13C Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi Người ta phân biệt loại tổ chức sau: - Tổ chức hành chính, nghiệp: quan quản lý hành chính, quản lý nghiệp… - Tổ chức thương mại: hãng, công ty, tổ chức kinh doanh - Tổ chức sản xuất: nhà máy, xí nghiệp,… - Tổ chức dịch vụ: quan dịch vụ công cộng 1.1.2 Khái niệm “Hệ thống” Hệ thống định nghĩa tập hợp phần tử có liên hệ với để tạo thành tổng thể chung Ta tìm thấy nhiều ví dụ hệ thống vật lý, sinh học, công nghệ đại xã hội lồi người Ví dụ hệ thống mặt trời hành tinh; hệ thống tuần hoàn; hệ thống pháp luật; hệ thống quan nhà nước… Tuy nhiên, định nghĩa tổng quát Ta dùng định nghĩa hẹp hơn, phù hợp với nhu cầu mô tả hệ thống thông tin Hệ thống tập hợp phần tử (các thành phần) có liên hệ với nhau, hoạt động để hướng tới mục đích chung theo cách tiếp nhận yếu tố đầu vào, sinh yếu tố đầu ra, q trình xử lý có tổ chức Như hệ thống có ba thành phần tương tác với nhau: - Đầu vào: bao gồm yếu tố thu thập vào hệ thống để xử lý Ví dụ: vật liệu thô, lượng, liệu, nguồn nhân lực bảo đảm cho trình xử lý - Xử lý: bao gồm trình xử lý, chế biến để biến yếu tố vào thành yếu tố - Đầu ra: bao gồm phần tử tạo từ q trình xử lý cho mục đích cuối Sinh viên: Phạm Thùy Trang 10 Lớp: ĐH.LTH.13C Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi sở liệu xác sở biểu ghi Cần phải tham gia khóa học đào tạo, bồi dưỡng cơng nghệ thơng tin máy tính Có vậy, họ tạo tốn quản lý, khai thác, tra tìm tài liệu thiết kế sở liệu theo mục đích truyền đạt lại ý tưởng cho cán tin học Vấn đề có lẽ khâu yếu người làm công tác cán bộ, họ thao tác vận hành vào mô tả, xâu chuỗi, tổng hợp vấn đề mang tính logic chưa đạt Đây lý để tơi đưa ý kiến nghị với ban lãnh đạo UBCKNN cần có biện pháp ý đến công tác đào tạo, bổ túc cán chuyên ngành phải đạt trình độ tin học định Đảm bảo cho việc làm chủ việc ứng dụng CNTT chuyên môn nghiệp vụ Hiện đại hóa, tự động hóa mặt cơng tác theo chuyên ngành, chuyên môn nghiệp vụ yêu cầu cấp thiết đặt cho chúng ta, ngành, lĩnh vực phải cụ thể hóa bước cho sát, cho với mục tiêu yêu cầu đặt Theo tinh thần đạo Đảng, nhà nước, UBND thành phố Hà Nội, sở Nội vụ mục tiêu ứng dụng CNTT vào mặt cơng tác nói chung ngành lưu trữ nói riêng coi vũ khí mạnh mẽ để đưa cơng tác quản lý nhà nước công tác quản lý, tổ chức khai thác tra tìm tài liệu trở thành nhiệm vụ quan trọng giai đoạn Như vậy, để ứng dụng CNTT vào cơng tác lưu trữ có kết cao khả thi cần thực tốt số nội dung sau: - Khuyến khích hỗ trợ việc phổ cập nâng cao trình độ ngoại ngữ cho phận, cán Những người trực tiếp tiếp xúc, làm việc với trang thiết bị đại tạo điều kiện để họ học hỏi có điều kiện sử dụng, ứng dụng kiến thức ngoại ngữ phục vụ cho ứng dụng CNTT ứng dụng CNTT Sinh viên: Phạm Thùy Trang 52 Lớp: ĐH.LTH.13C Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi - Đẩy mạnh công việc đào tạo sử dụng nguồn nhân lực cho ứng dụng phát triển CNTT Các đơn vị, phòng ban động viên người tích cực học tập, nâng cao trình độ hiểu biết tin học chủ động tham gia buổi tọa đàm nói ứng dụng tin học - Trong q trình ứng dụng tin học vào lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ nói chung; nghiệp vụ ngành cơng tác cán nói riêng cần có kết hợp chặt chẽ cán chun mơn có trình độ tin học cách có hệ thống, có khả thiết kế toán quản lý với chuyên gia tin học giỏi kỹ thuật, am hiểu chuyên ngành lưu trữ Có vậy, sản phẩm phần mềm quản lý có hiệu cao - Hằng năm, Sở cần tổ chức đợt tập huấn chuyên ngành công tác quản lý, khai thác ứng dụng CNTT cho cán đặc biệt cán trực tiếp đảm nhận cơng việc có liên quan đến công tác Cần xây dựng ban hành hệ thống văn quy định việc quản lý, ứng dụng phát triển CNTT theo phương châm quản lý phải theo kịp tốc độ phát triển, hiệu lâu dài khơng lãng phí 3.2.3 Tăng cường trang thiết bị, sở vật chất Như đề cập chương chúng tơi thấy tầm quan trọng trang thiết bị, sở vật chất việc tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ UBCKNN Qua thực tế khảo sát chúng tơi ngồi ưu điểm mà UBCKNN làm thời gian qua, tồn cần phải giải cách kịp thời Để làm chủ hoàn toàn trang thiết bị đại cần phải kiện toàn lại tổ chức cho hợp lý hơn, có phân cơng chun trách cao để cán làm nghiệp vụ lưu trữ hồ sơ có điều kiện nâng cao khả ứng dụng CNTT Mặt khác phải đẩy mạnh cơng tác bồi dưỡng, tự học tập để làm chủ trang thiết bị vận hành, bảo đảm thơng suốt, tốc độ nhanh, hạn chế hỏng hóc trình độ kỹ thuật làm ảnh hưởng đến tuổi thọ máy móc Ngồi với lượng máy móc vậy, quan phải có kế Sinh viên: Phạm Thùy Trang 53 Lớp: ĐH.LTH.13C Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi hoạch bảo đảm kinh phí thường xuyên để tu sửa, bảo dưỡng, sửa chữa kịp thời nâng cấp máy móc theo phát triển chung công nghệ cao Bên cạnh trang thiết bị, máy móc trang bị thời gian qua, để chương trình ứng dụng CNTT công tác quản lý khai thác tài liệu thông suốt, tiện lợi đảm bảo thông tin lưu giữ an tồn có số giải pháp sau: - UBCKNN kết hợp lãnh đạo, quan có liên quan cần sớm hình thành tổ chức ngành dọc CNTT nói chung ứng dụng CNTT mảng hoạt động nói riêng để hoạt động thống công tác quản lý, đạo đảm bảo mặt hoạt động - UBCKNN cần tuyển cán có đủ lực sửa chữa trang thiết bị CNTT UBCKNN phòng ban có liên quan có hỏng hóc xảy Như vậy, công tác bảo mật thông tin tốt Và khắc phục gặp cố, không thời gian công sức nhiều - Các phòng, ban thuộc UBCKNN nên có biện pháp tổ chức nhằm có giao lưu, hợp tác, trao đổi, nghiên cứu tin học với phòng, ban quan khác để học hỏi kinh nghiệm - Đối với máy tính đặc biệt máy chủ - nơi lưu giữ tồn thơng tin hồ sơ, tài liệu cần bảo dưỡng, vệ sinh thường xuyên, thay đổi chuyển liệu máy cũ thường xuyên bị lỗi - Ngồi việc lưu trữ máy chủ cần in bảo quản phương pháp truyền thống lưu trữ tài liệu dạng giấy Chính vậy, tủ giá đựng tài liệu cần phải trang bị đầy đủ vệ sinh thường xun Có công tác ứng dụng CNTT vào mặt hoạt động quản lý đặc biệt công tác lưu trữ nói riêng thực vào nề nếp ngày phát triển đáp ứng hoàn thành tốt yêu cầu, nhiệm vụ mà lãnh đạo giao phó 3.2.4 Xây dựng loại cơng cụ thống kê, tra cứu truyền thống Sinh viên: Phạm Thùy Trang 54 Lớp: ĐH.LTH.13C Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi Từ thực tiễn trạng hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ UBCKNN phân tích trên, chúng tơi thấy rằng: Trước hết, lưu trữ UBCKNN thiếu hệ thống cơng cụ tra cứu khoa học hồn chỉnh Rõ ràng với khối lượng tài liệu lớn, thành phần đa dạng, nội dung phong phú UBCKNN cơng cụ truyền thống mục lục hồ sơ chưa đáp ứng đủ tiêu chuẩn Bởi vậy, cần khắc phục hạn chế tồn mục lục hồ sơ UBCKNN Tuy UBCKNN có ứng dụng CNTT vào mục lục hồ sơ, có phần mềm tra hồ sơ tiện nghi đại, sở liệu nhỏ nên cần mở thêm sở liệu Mục lục hồ sơ vừa công cụ thống kê tài liệu vừa cơng cụ tra tìm tài liệu phòng, kho lưu trữ Nó cơng cụ tra tìm chủ yếu phổ biến lưu trữ Việt Nam Do vậy, mục lục hồ sơ loại công cụ thiếu lưu trữ Thực tế, lưu trữ UBCKNN xây dựng mục lục hồ sơ chưa đầy đủ hiệu Điểm quan trọng công cụ tra cứu chưa phù hợp với đặc điểm tài liệu đặc điểm tổ chức khoa học tài liệu UBCKNN Với khối lượng tài liệu tương đối lớn, gồm nhiều loại khác (tài liệu hồ sơ doanh nghiệp, tài liệu hành chính, tài liệu đặc thù ngành chứng khốn); nội dung phong phú loại mục lục hồ sơ tổng hợp chưa hợp lý Vì vậy, theo kiến nghị cần xây dựng mục lục hồ sơ cách chi tiết chất lượng Mục lục hồ sơ giới thiệu toàn hồ sơ đơn vị tổ chức phông Đây loại mục lục hồ sơ phổ biến lưu trữ quan Khi đó, loại mục lục hồ sơ chi tiết giúp giới thiệu thông tin khái quát khối tài liệu đơn vị tổ chức thuộc cấu tổ chức quan phông lưu trữ Mục lục đơn vị nộp tài liệu nộp kèm theo khối tài liệu hoàn chỉnh, ngăn nắp Hoặc cán Sinh viên: Phạm Thùy Trang 55 Lớp: ĐH.LTH.13C Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi lưu trữ lập trường hợp tài liệu đơn vị thu chưa xếp Đối với loại mục lục có ưu điểm định phương án phân loại tài liệu toàn phông phương án cấu tổ chức – thời gian thời gian – cấu tổ chức Nhiều mục lục hồ sơ loại tập hợp lại tạo thành mục lục hồ sơ tồn phơng lưu trữ Việc lập mục lục hồ sơ theo loại tùy thuộc vào đặc điểm tài liệu phông lưu trữ, tình hình tổ chức chỉnh lý tài liệu đơn vị hình thành phơng hoạt động hay giải thể … Xuất phát từ thực tiễn tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ UBCKNN theo phương án phân loại chung: Cơ cấu tổ chức – thời gian Như vậy, tài liệu kho lưu trữ quản lý theo đơn vị tổ chức thuộc cấu tổ chức UBCKNN Hơn nữa, việc thu thập tài liệu từ phòng ban, đơn vị không thời điểm nên đơn vị tổ chức đơn vị hình phơng cần lập mục lục hồ sơ riêng biệt để thuận lợi cho quản lý tài liệu Về cấu tạo loại mục lục hồ sơ này, theo tiêu chuẩn mục lục hồ sơ thông thường Cục Lưu trữ Nhà nước năm 1997 Tuy nhiên mục lục hồ sơ chi tiết cho khối tài liệu phông nên theo ý kiến chúng tơi đơn giản so với mục lục hồ sơ tồn phơng Cụ thể gồm: Tờ nhan đề: gọi tờ đầu mục lục Nội dung tờ nhan đề gồm: tên đơn vị tổ chức, tên mục lục hồ sơ, tên phông lưu trữ, từ hồ sơ số đến hồ sơ số, số trang, số mục lục, thời hạn bảo quản (nếu có) Bảng kê hồ sơ: phần quan trọng chủ yếu thể nội dung mục lục hồ sơ Phần chia thành nhiều chương, mục theo nội dung tài liệu phương án phân loại Bảng kê hồ sơ bao gồm cột mục sau: Cột 1: Hộp số/cặp số (ghi thứ tự số hộp đựng tài liệu khối tài liệu đơn vị tổ chức) Sinh viên: Phạm Thùy Trang 56 Lớp: ĐH.LTH.13C Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi Cột 2: Hồ sơ số (ghi thứ tự hồ sơ chữ số Ả rập số 01 đến hết Số hồ sơ số lưu trữ số tra tìm hồ sơ phơng, kho lưu trữ Số hồ sơ cần phải đánh theo số thứ tự tồn hồ sơ phơng) Cột 3: Tiêu đề hồ sơ (Ghi theo tên tiêu đề hồ sơ viết bìa hồ sơ phiếu tin Mỗi tiêu đề hồ sơ ứng với số thứ tự hồ sơ đó) Cột 4: Ngày tháng bắt đầu kết thúc (được ghi giống bìa hồ sơ Đó ngày tháng năm tài liệu sớm muộn hồ sơ) Cột 5: Số tờ (ghi tổng số tờ tài liệu bên hồ sơ sau xếp đánh số thứ tự) Cột 6: Thời hạn bảo quản tài liệu (tạm thời, có thời hạn, lâu dài vĩnh viễn) Cột 7: Ghi (ghi đặc điểm đáng ý hình thức nội dung hồ sơ, đặc điểm việc quản lý hồ sơ lưu trữ mức độ tiếp cận hồ sơ, tài liệu – hạn chế hay khơng hạn chế) Ngồi số thành phần khác mà theo quy định quan nhà nước cần phải có tờ bìa, tờ mục lục, lời nói đầu, bảng chữ viết tắt, bảng dẫn hay phần kết thúc cần thiết mục lục hồ sơ toàn phông lưu trữ Với loại mục lục hồ sơ không cần lập Như vậy, lưu trữ UBCKNN xây dựng loại mục lục hồ sơ chi tiết kho lưu trữ có khoảng 15 mục lục hồ sơ tương ứng 15 đơn vị chức thuộc Ủy ban Ví dụ: Mục lục hồ sơ Vụ pháp chế Mục lục hồ sơ Vụ Phát triển thị trường chứng khoán Mục lục hồ sơ Vụ Quản lý chào bán chứng khoán Mục lục hồ sơ Vụ Giám sát cơng ty đại chúng • Mẫu tờ nhan đề (Phụ lục số ) • Mẫu bảng kê hồ sơ (Phụ lục số) Do lưu trữ UBCKNN quản lý tài liệu theo cấu tổ chức nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu chủ yếu theo đơn vị nên việc Sinh viên: Phạm Thùy Trang 57 Lớp: ĐH.LTH.13C Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi xây dựng công cụ tra cứu tạo nhiều điều kiện thuận lợi cho cán lưu trữ tra tìm phục vụ 3.2.5 Đẩy mạnh số hóa tài liệu, sử dụng tài liệu điện tử ứng dụng CNTT giao dịch điện tử 3.2.5.1 Đẩy mạnh số hóa tài liệu lưu trữ, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử UBCKNN Cùng với phát triển khoa học kỹ thuật công nghệ, loại tài liệu đời Nếu trước đây, biết tới loại hình tài liệu truyền thống tài liệu giấy tài liệu điện tử chủ đề xã hội, nhà nghiên cứu, nhà lưu trữ quan tâm Luật Lưu trữ Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 11/11/2011 quy định tài liệu tử Trong tài liệu điện tử hiểu tóm tắt ghi tạo ra, gửi, chuyển giao, nhận, lưu trữ, sử dụng phương tiện điện tử Các liệu số dạng chữ, hình ảnh, âm thanh… sử dụng máy tính phương tiện điện tử khác phương tiện nhận biết nhận biết định dạng Nếu xét nguồn gốc, tài liệu điện tử hiểu là, là, ghi thông điệp liệu khởi tạo từ đầu (bản chất sinh tài liệu điện tử); hai là, ghi liệu số từ tài liệu truyền thống (số hóa từ vật mang tin khác giấy, gỗ, phim, nhựa…) Bởi vậy, với phát triển tài liệu điện tử số hóa tài liệu trở thành xu hướng chuyển dạng thông tin nhằm thực mục tiêu sứ mệnh khác công tác lưu trữ Có nhiều khái niệm số hóa quy định văn luật Cần phải tăng cường cơng tác số hóa tài liệu cơng tác lưu trữ, vì: Sinh viên: Phạm Thùy Trang 58 Lớp: ĐH.LTH.13C Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi Thứ nhất, chuyển đổi tài liệu dạng analog (thông thường, tương tự) sang dạng tài liệu digital (số) để giảm chi phí tối đa cho việc quản lý, không gian bảo quản tài liệu lưu trữ Thứ hai, kéo dài tuổi thọ tài liệu gốc Thứ ba, đồng loại hình tài liệu Thứ tư, quản lý khai thác tập trung, giúp việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thơng tin cách dễ dàng Thứ năm, tăng khả tiếp cận tài liệu nhanh chóng, xác tiện lợi, linh hoạt việc quản lý khai tác sử dụng tài liệu lưu trữ Cơng tác số hóa có nhiều hạn chế cần khắc phục: - Cần đầu tư ban đầu công nghệ, sở hạ tầng công nghệ thông tin, thiết bị khác - Dữ liệu dễ bị chép sửa đổi trái pháp luật - Việc triển khai sử dụng phải đào tạo đồng có hệ thống - Cần có chế độ bảo mật liệu 3.2.5.2 Đẩy mạnh ứng dụng CNTT giao dịch điện tử Trong năm gần đây, để theo kịp với phát triển khoa học kỹ thuật, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước chuyển giao công nghệ công tác văn thư, lưu trữ Ứng dụng công nghệ cụm từ sử dụng phổ biến nhiều ngành khoa học khác hoạt động ứng dụng công nghệ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hiểu hoạt động đưa kết nghiên cứu khoa học công nghệ, thiết bị vào thực tiễn Việc ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý công tác văn thư quan rút ngắn trình chu chuyển văn tất đơn vị thuộc quan, tổ chức Đồng thời đảm bảo việc tiếp cận cách kịp thời theo phân quyền tiếp cận tới nguồn thông tin quan, tổ chức… mang Sinh viên: Phạm Thùy Trang 59 Lớp: ĐH.LTH.13C Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nơi lại nhiều lợi ích như: giảm thiểu chi phí lao động, tiết kiệm thời gian, giảm thiểu chi phí gián tiếp (phơ tơ văn bản, tem thư…), nâng cao chất lượng tính kịp thời quản lý, tạo sở cho việc chuyển đổi quản lý tài liệu điện tử quan… Thứ xây dựng văn bản: Ứng dụng CNTT trình xây dựng văn nâng cao chất lượng tính kịp thời việc soạn thảo văn bản, đồng thời chuẩn hóa mẫu hình thức thể thức văn thống quan tổ chức có nhiều tiến bộ; thể thức văn chuẩn hóa theo mẫu quy định Ngồi ra, việc xin ý kiến, tham gia đóng góp ý kiến qua trình soạn thảo thực qua email phần mềm quản lý văn giúp tiết kiệm thời gian văn phòng quan, tổ chức Thứ hai lập giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử vào lưu trữ quan: Lập hồ sơ công việc thông qua phần mềm giúp cho người giải công việc thực bước như: tạo lập hồ sơ công việc; phê duyệt lãnh đạo cho công việc xử lý; nhận chuyển hồ sơ công việc cần xử lý Các văn bản, vẽ, hình ảnh, ghi âm… đưa vào hồ sơ việc liên kết (link) đính kèm (attchmens) lưu thư mục trình xử lý cơng việc cá nhân sau phân loại quản lý thống hệ thống sở liệu Sử dụng phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc; scan văn đưa vào phần mềm; số hóa hồ sơ, văn hành chính… Thứ ba lãnh đạo UBCKNN nên đầu tư phần mềm phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ quan Thứ tư cần xây dựng sách thủ tục quản lý tài liệu mơi trường điện tử quan mình, phải thống qui trình hoạt động tác nghiệp, hình thức tiếp nhận, lưu trữ, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thơng tin, giải cơng việc; xây dựng hệ thống kho văn Sinh viên: Phạm Thùy Trang 60 Lớp: ĐH.LTH.13C Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi điện tử để cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu lãnh đạo, cán quản lý, cán chuyên môn, cách thuận tiện, xác, đầy đủ kịp thời Thứ năm cán bộ, công chức viên cần nâng cao trình độ sử dụng CNTT, thơng tin điện tử, tạo thói quen làm việc mơi trường mạng nâng cao trình độ quản lý, góp phần thực cải cách hành Do đó, để phát triển ngành lưu trữ nói chung cơng tác lưu trữ UBCKNN nói riêng cần áp dụng CNTT để có hệ thống tài liệu quan Trên đưa nhận xét ưu điểm hạn chế việc tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ Chúng đề xuất giải pháp để tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ Ủy ban Chứng khoán Nhà nước cách hiệu Sinh viên: Phạm Thùy Trang 61 Lớp: ĐH.LTH.13C Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi C PHẦN KẾT LUẬN Trong xu quốc tế hóa hội nhập diễn mạnh mẽ, quốc gia trở thành mắt xích kinh tế giới, khơng có quốc gia dù lớn mạnh đến đâu lại ngược với xu mà phát triển Nếu xét phạm vi quan tồn phát triển quan đòi hỏi máy quản lý phải đầy đủ kiến thức tổng hợp chuyên sâu lĩnh vực Tài liệu lưu trữ tài sản tồn quan tổ chức, muốn phát huy cách hiệu cần tổ chức thơng tin tài liệu lưu trữ cách chất lượng, phát huy giá trị tồn quan Đối với UBCKNN cơng tác lưu trữ làm tốt, tồn UBCKNN không nhiều Nhưng việc tổ chức hệ thống thông tin chưa đạt tiêu chuẩn Bởi vậy, việc nghiên cứu đề tài “Tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ Ủy Ban Chứng Khốn Nhà Nước”, hướng tới mục tiêu hồn thiện phát triển tốt công tác xây dựng lập danh mục hồ sơ, xây dựng công cụ tra cứu truyền thống đại, nguồn nhân sở vật chất trang thiết bị UBCKNN Khuyến nghị đưa số giải pháp triển khai chuyên đề nhằm đóng góp phần vào cơng tác tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ phù hợp với thực tiễn Tuy nhiên, thời gian nghiên cứu có hạn phạm vi nghiên cứu đề tài rộng, nên đề tài chắn số hạn chế định Chúng tơi mong nhận ý kiến đóng góp quý báu Quý thầy cô đông đảo độc giả để kết nghiên cứu hoàn thiện hơn, đóng góp nhiều vào q trình xây dựng, hoàn thiện phát triển thống tài liệu lưu trữ, giúp UBCKNN hoạt động minh bạch, an toàn hiệu quả./ Sinh viên: Phạm Thùy Trang 62 Lớp: ĐH.LTH.13C Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi D DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Báo cáo Ứng dụng Công nghệ thông tin năm 2009, 2010 Bộ thông tin Truyền thông Báo cáo tham luận Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Hội nghị SARABICA tháng 11/2011 vấn đề liên kết, đẩy mạnh hợp tác nâng cao nghiệp vụ quản lý triển khai ứng dụng tài liệu điện tử nước thành viên Công văn số: 1729/BTTTT- ƯDCNTT, ngày 05/7/2012 Bộ Thông tin Truyền thông việc triển khai Quyết định số 1605/QĐ-TTg hướng dẫn xây dựng kế hoạch ứng dụng CNTT năm 2013 PGS.TS Triệu Văn Cường, Tài liệu điện tử - ưu vượt trội thách thức hành cơng tác lưu trữ thời kỳ đại, Kỷ yếu hội thảo khoa học “Quản lý tài liệu điện tử lưu trữ điện tử”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Nxb Lao động, 2013 Triệu Văn Cường, Phân loại mã hóa thơng tin, cơng cụ lưu trữ thơng tin tài liệu điện tử, Tạp chí Văn thư Lưu trữ 4/2013 ThS Nguyễn Thị Chinh, Vài nét đặc điểm tài liệu điện tử, Tạp chí Văn thư Lưu trữ số 11/2011Vũ Văn Chung, Ứng dụng chữ ký số cho toàn văn điện tử Website Bộ Giao thơng Vận tải, Tạp chí Văn thư Lưu trữ 2/2011 Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04 tháng năm 2009 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng Nguyễn Đăng Đào – Trần Quang Kỳ, Quản lý bảo mật thông tin điện tử khoa học nghiệp vụ, Tạp chí Văn thư Lưu trữ 8/2014 Giáo trình đại học, “Lưu trữ học – Lý luận phương pháp” Nhà xuất MEI, Maxcơva – 2012 (tiếng Nga) Sinh viên: Phạm Thùy Trang 63 Lớp: ĐH.LTH.13C Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi 10 Đỗ Văn Học, Lập Hồ sơ điện tử - Xu hướng có tính tất yếu cơng tác văn thư, Tạp chí Văn thư Lưu trữ 12/2013 11 ThS Đỗ Văn Học, Một số kết khuyến nghị từ tọa đàm khoa học “Quản lý văn điện tử chứng thực tài liệu điện, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 7/2014 12 Nguyễn Văn Kết, Văn điện tử, chữ ký số - bước đột phá hoạt động giao dịch điện tử công tác văn thư, lưu trữ, Tạp chí văn thư, lưu trữ số 11/2010 13 Nguyễn Văn Kết, Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, vấn đề thực tế quy định mới, Tạp chí Văn thư Lưu trữ 3/2013 14 Dương Văn Khảm, Số hóa tài liệu lưu trữ - yêu cầu thực tiễn đặt cho ngành lưu trữ, Tạp chí Văn thư Lưu trữ 2/2013 15 ThS Vũ Đình Phong, Giải pháp nâng cao hiệu số hóa tài liệu lưu trữ phim điện ảnh Việt Nam, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 5/2014 16 PGS.TS Nguyễn Minh Phương, Tài liệu lưu trữ điện tử Việt Nam kiến nghị, Kỷ yếu hội thảo khoa học Lưu trữ tài liệu điện tử, Cục Văn thư, lưu trữ, 1998 17 Đinh Hữu Long, Đinh Kim Ngân (tổng hợp), Tính xác thực tài liệu điện tử, Tạp chí Văn thư Lưu trữ số 3/2008 18 Luật Công nghệ thông tin Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam số 67/2006/QH11 ngày 29/6/2006 19 Luật Lưu trữ Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 20 Luật giao dịch điện tử Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005 Sinh viên: Phạm Thùy Trang 64 Lớp: ĐH.LTH.13C Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nơi 21 Nghị định số 26/2007/NĐ-CP Chính phủ quy định chi tiết thi hành luật giao dịch điện tử chữ ký số dịch vụ chứng thực chữ ký số ngày 15/02/2007 22 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ 23 Tài liệu xã hội thông tin: Kinh nghiệm giới quản lý tài liệu Tham luận Hội thảo khoa học quốc tế lần thứ XVII-25-26/10/2010 Xuất tháng 8/2011 Matxcơva (tiếng Nga) 24 Từ điển Bách khoa Việt Nam Nhà xuất Từ điển Bách khoa, HN2003, Tập 2,3,4 25 Hoàng Văn Thanh, Một số đề xuất hoàn thiện pháp luật tài liệu điện tử lưu trữ điện tử Việt Nam nay, Tạp chí Văn thư Lưu trữ 6/2015 26 Trần Vũ Thành, Tài liệu điện tử tính xác thực tài liệu điện tử, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 10/2014 27 Thông tư số 05/2010/TT-BNV ngày 01/7/2010 Bộ Nội vụ hướng dẫn cung cấp, quản lý sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng phục vụ quan thuộc hệ thống trị 28 Tiêu chuẩn ISO 15498: “Thông tin tư liệu – Quản lý văn ghi” 29 Bùi Loan Thùy, Chứng thực điện tử Việt Nam, vấn đề đặt với chứng thực tài liệu lưu trữ điện tử lưu trữ quan, lưu trữ lịch sử, Tạp chí Văn thư Lưu trữ số 8/2014 12-16 30 Adobe A Primer on Electronic Document Security Technical WhitePaper.c 2007 31 CDW Legal Ease: Electronic – Document Management WhitePape 32 Laserfiche Document Management Overview Compulink Management Center, Inc, 2007 Sinh viên: Phạm Thùy Trang 65 Lớp: ĐH.LTH.13C Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi E PHỤ LỤC Phụ lục 1: Quyết định 48/2015/QĐ-TTg ngày 08/10/2015 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ủy ban Chứng khốn Nhà nước thuộc Bộ Tài Thủ tướng Chính phủ Phụ lục 2: Quy chế văn thư – lưu trữ Ủy ban Chứng khoán Nhà nước Phụ lục 3: Giao diện phần mềm Phụ lục 4: Sơ đồ bố trí thiết bị văn phòng Phụ lục 5: Phiếu khảo sát Sinh viên: Phạm Thùy Trang 66 Lớp: ĐH.LTH.13C ... luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi Qua khảo sát nghiên cứu tư liệu thấy có nhiều đề tài KLTN ứng dụng công nghệ thông tin như: Thứ đề tài nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý nói chung: