HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM EFFE EFFECT

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM EFFE EFFECT TM Version 2016.11 LỜI NĨI ĐẦU Phần mềm kế tốn EFFE EFFECT TM kế thừa ưu điểm vượt trội phần mềm kế tốn EFFECT.net - dòng sản phẩm có nhiều cải tiến tiện ích phần mềm so với dòng sản phẩm trước - nhằm mang đến cho doanh nghiệp lĩnh vực thương mại toàn quốc phần mềm hiệu Qua thực tế triển khai nhiều Doanh nghiệp lớn như: Công ty TNHH Đông Hiệp, Công ty CP Nguồn Nhân Lực Siêu Việt, Công ty TNHH Miền Á Đông, … giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, cơng sức cán Kế tốn - Tài mang lại hiệu cao cho doanh nghiệp Phần mềm EFFE EFFECT TM cập nhật theo Thông tư cải tiến không ngừng để sản phẩm ngày hoàn thiện, phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp Để giúp bạn sử dụng phần mềm hiệu quả, EFFECT trân trọng gửi tới bạn tài liệu Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán EFFE EFFECT TM Nội dung tài liệu bao gồm chương: ▪ Chương 1: Chuẩn bị cài đặt phần mềm ▪ Chương 2: Hệ thống danh mục ▪ Chương 3: Quy trình hạch tốn chung ▪ Chương 4: Thao tác cuối kỳ ▪ Chương 5: Tìm kiếm liệu ▪ Chương 6: Sổ sách báo cáo ▪ Chương 7: Phân quyền người dùng ▪ Chương 8: Quản trị hệ thống EFFECT mong muốn hợp tác với Q Doanh nghiệp tồn quốc cơng tác quản lý tài chính, kế tốn Mọi thơng tin chi tiết xin liên hệ: ▪ CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM EFFECT ▪ Địa chỉ: Phòng 502, tòa nhà Viễn Đơng, 36 Hồng Cầu, Phường Ơ Chợ Dừa, Quận Đống Đa, Hà Nội ▪ Điện thoại: 04 3772 1635 ▪ Fax: 04 3772 1636 ▪ Website: http://www.effectsoft.com.vn CHƯƠNG 1: CHUẨN BỊ CÀI ĐẶT PHẦN MỀM Chương giới thiệu bạn yêu cầu phần cứng phần mềm hệ thống máy tính trước cài đặt sử dụng phần mềm 1.1 Yêu cầu cài đặt 1.1.1 Yêu cầu phần cứng hệ điều hành ▪ Máy chủ - Các doanh nghiệp nhỏ (1 - trạm) o Ram: ≥ GB o HDD OS: ≥ 20 GB o HDD DataBase: ≥ 40 GB o Hệ điều hành: ≥ Windows o SQL Server: ≥ SQL Server 2008 R2 SP1 o Địa IP tĩnh o Có thể khơng cần server riêng mà dùng làm trạm trực tiếp - Các doanh nghiệp vừa (4 – 10 trạm) o Chip: ≥ 2.4 GHz (4 CPUs) 1MB L2 Cache, 12MB L3 cache o Ram: ≥ GB o HDD OS: ≥ 20 GB o HDD DataBase: ≥ 40 GB o Card mạng ≥ Gigabit (Server) o Bộ lưu điện UPS, ổ CD rom o Hệ điều hành: ≥ Windows Server 2008 R2 Standard Service Pack o SQL Server: ≥ SQL Server 2008 R2 SP1 o Địa IP tĩnh - Các đơn doanh nghiệp lớn (trên 10 trạm) o Chip: ≥ 2.4 GHz (4 CPUs) 1MB L2 Cache, 12MB L3 cache o Ram: ≥ GB o HDD OS: ≥ 20 GB o HDD DataBase: ≥ 40 GB o Card mạng ≥ Gigabit (Server) o Bộ lưu điện UPS, ổ CD rom o Hệ điều hành: ≥ Windows Server 2008 R2 Standard Service Pack o SQL Server: ≥ SQL Server 2008 R2 SP1 o Địa IP tĩnh ▪ Máy trạm (LAN, Online) o Chip: ≥ Dual core 2.2 o Ram: ≥ 2GB o HDD: ≥ 20 GB o Hệ điều hành: Window XP SP3, Window7, Window8 có hỗ trợ cài đặt Microsoft net Framework 4.0 trở lên 1.1.2 Yêu cầu hạ tầng mạng ▪ Máy chủ: o Nếu hệ thống có dùng chức truyền liệu qua internet, sử dụng trạm Online, trạm Online - Offline qua internet: 01 đường cáp quang 20 Megabyte/s ổn định cho hệ thống phần mềm EFFECT (Tùy số lượng máy lượng trao đổi liệu) o Nếu hệ thống sử dụng mạng LAN: Tốc độ mạng LAN từ máy chủ đến máy trạm ổn định tốc độ tối thiểu Megabyte/s ▪ Máy trạm mạng LAN o Tốc độ mạng LAN từ máy trạm đến máy chủ ổn định tốc độ tối thiểu 0.5-1 Megabyte/s o Máy trạm Online o Tốc độ mạng Internet từ máy trạm đến máy chủ ổn định tốc độ tối thiểu 0.5 Megabyte/s 1.1.3 Yêu cầu phần mềm ▪ Hệ thống máy tính phải cài đặt hệ điều hành Micosoft sau: Windows XP SP3, Windows 7, Windows 8, Windows 10 ▪ Microsoft net Framework 4.0 (hoặc phiên cao hơn) ▪ Crystal Report 10 ▪ Hệ quản trị sở liệu SQL 2008 R2 (hoặc phiên cao hơn) 1.2 Đăng nhập phần mềm ▪ Sau cài đặt chương trình thành cơng xuất biểu tượng chương trình hình Desktop ▪ ▪ ▪ ▪ Để khởi động chương trình người sử dụng nhấn đúp chuột vào biểu tượng chương trình Giao diện đăng nhập phần mềm hiển thị sau: Gõ tên đăng nhập (tên xác hoăc phần tên) để trống ấn Enter để chọn danh sách User Gõ mật sử dụng chương trình CHƯƠNG 2: HỆ THỐNG DANH MỤC Chương giới thiệu hệ thống danh mục, giúp bạn hiểu rõ ý nghĩa cách sử dụng danh mục cách hiệu 2.1 Khái niệm danh mục Danh mục kế toán tập hợp liệu, dùng để quản lý cách có tổ chức khơng nhầm lẫn đối tượng thơng qua việc mã hóa đối tượng Mỗi danh mục gồm nhiều danh điểm Mỗi danh điểm đối tượng cụ thể cần quản lý tài khoản kế toán, khách hàng hay hàng hóa xác định mã ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ 2.2 Đặc điểm danh mục phần mềm Danh mục phần mềm EFFECT quản lý mã theo quy tắc hình với nhóm cành, tương ứng với mã mẹ mã giúp quản lý đối tượng cách chi tiết Khi nhập liệu, phải nhập tới đối tượng chi tiết xem báo cáo hay tìm kiếm liệu, bạn xem chi tiết tổng hợp Nội dung danh mục cần tạo bắt đầu đưa chương trình vào hoạt động Các mục danh mục sử dụng kết hợp với nhiều tài khoản khác hiểu theo ý nghĩa tài khoản (VD: Trong danh mục khách hàng, ơng A vừa người mua - với TK 131, vừa người bán - với TK 331) Nếu quản lý danh mục theo mã, EFFECT không cho phép trùng mã tự động xếp chúng theo nhóm thơng qua chế mã hình 2.3 Một số thao tác dùng chung danh mục Vào danh mục: Bằng cách nhấn chức "Hệ thống" >"Danh mục" Giao diện nhấn vào nút “ ” nằm góc bên phải cửa sổ thời chọn Danh mục Khi hệ thống danh mục EFFECT ra, chọn danh mục cách kích chuột vào tên danh mục Thêm dòng danh mục: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+I Sửa mục danh mục: Khi hình bảng danh mục, sửa tên mục, sau nhấn Tab Enter phím mũi tên, phần mềm hỏi “Bạn có muốn sửa hay khơng?”, nhấn C (có) để sửa, phím khơng sửa (Chú ý: có User có quyền sửa sửa được) Xóa mục danh mục: Đưa trỏ đến dòng cần xóa nhấn F8, chương trình hỏi “Bạn có chắn xóa khơng?” Nhấn C để trả lời có Thoát khỏi danh mục: Nhấn ESC Ctrl+F4 nhấn nút X nằm góc bên phải cửa sổ danh mục thời Cách đặt danh mục hình cây: o Các danh mục có trường "Mã" có dạng hình Các danh mục như: Đối tượng, Đồn, Vlsphh, Tscđ danh mục hình o Các dòng danh mục hình dạng Mẹ (hay cành) Con (hay lá) Khi nhập liệu, chọn mục Khi tìm kiếm liệu xem, in sổ sách, báo cáo chọn mục mẹ o Các báo cáo dạng hình tự động tổng hợp số liệu từ mục lên mục cành o Các mã mà chứa mã khác mã mẹ (tương tự mã tài khoản) Ngoài ra, bảng chọn danh mục đó, bạn xem kỹ hướng dẫn cách bấm phím tiêu đề nút phía cửa sổ (khi đưa chuột tới nút hướng dẫn nhanh - ToolTip), bạn biết phải bấm phím để lọc, gộp mục danh mục Hoặc bạn nhấn Ctrl+F (Find - Tìm kiếm) để tìm đến xâu cột thời danh mục 2.4 Nội dung danh mục 2.4.1 Danh mục tài khoản Phần mềm EFFE EFFECT TM thiết lập sẵn hệ thống tài khoản chuẩn theo QĐ48/2006 Tuy nhiên, doanh nghiệp có đặc thù riêng nhu cầu quản lý tài khoản chi tiết, EFFE EFFECT TM cho phép người sử dụng mở thêm tài khoản chi tiết đến 20 ký tự sở hệ thống tài khoản chuẩn Cách thực hiện: ▪ Trong trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu thêm chi tiết thêm tài khoản cho phù hợp với yêu cầu quản lý, người sử dụng vào Danh mục\Danh mục tài khoản ▪ Đưa trỏ chuột tới vị trí muốn thêm tài khoản chi tiết, nhấn tổ hợp phím Ctrl+I để thêm dòng tài khoản ▪ Sửa đối mã tên tài khoản theo yêu cầu quản lý chi tiết Danh mục tài khoản danh mục giữ vai trò quan trọng, EFFECT xếp tài khoản theo số hiệu cách tự nhiên theo hệ thống tài khoản chuẩn EFFECT tự động hiểu tài khoản mẹ tài khoản Khi nhập liệu (định khoản), bạn chọn tài khoản (tài khoản chi tiết), tìm kiếm in sổ sách, bạn lọc theo tài khoản mẹ tài khoản chi tiết Ý nghĩa cột Danh mục Tài khoản: ▪ Cấp: Nếu cột điền Tài khoản dòng Tài khoản mẹ khơng thể hạch tốn vào Tài khoản Phần mềm cho phép hạch toán vào Tài khoản ▪ Mã, Tên: Chứa Mã Tài khoản Tên Tài khoản ▪ Ntệ (Nguyên tệ): Nếu TK có gốc ngoại tệ cần điền loại tiền tệ (ấn F6 chọn USD, JPY…) ▪ Kho: Nếu TK liên quan đến vật tư, hàng hóa (152,153,156) cần đánh dấu vào để hạch toán bắt buộc tiết đến Kho ▪ Cn: Nếu TK Loại – Thanh tốn cần đánh dấu vào để hạch toán bắt buộc tiết đến Đối tượng công nợ 2.4.2 Danh mục Đơn vị khách hàng Danh mục đơn vị khách hàng sư dụng để quản lý danh sách đối tượng có phát sinh nghiệp vụ (mua bán, vay, tạm ứng ) liên quan tới tài khoản công nợ đối tượng liên quan tới kê khai thuế ▪ ▪ ▪ Với EFFECT, danh mục liên quan đến tài khoản Như danh mục ĐVKH liên quan đến tài khoản phải thu khách hàng (131), tài khoản phải trả người bán (331), tài khoản tạm ứng, phải thu, phải trả (141, 138, 338, 136, 138 ) Một đối tượng danh mục ĐVKH vừa người mua, vừa người bán, vừa người vay tiền, vừa người tạm ứng có nghĩa ĐVKH liên quan đến tài khoản công nợ Điều giúp bạn không cần phải mở thêm nhiều tài khoản chi tiết tương ứng với đối tượng cho tài khoản riêng rẽ Ngồi bạn xem báo cáo cơng nợ không liên quan đến tài khoản công nợ mà liên quan đến vài tài khoản công nợ (như bảng công nợ bù trừ mua bán - để quản trị, bảng số dư phải thu đối tượng không phân biệt tài khoản nợ - để xác định lượng tiền thu nhanh ) Danh mục ĐVKH dùng phổ biến Sau này, EFFECT gộp theo ĐVKH số phát sinh, số dư tài khoản để có sổ tổng hợp số phát sinh, số dư tài khoản công nợ theo đối tượng để đưa cho bạn sổ tổng hợp cơng nợ Các cột danh mục ĐVKH có ý nghĩa sau: o Cột Mã ĐVKH chứa mã ĐVKH Mã ĐVKH xâu chữ số dài đến 10 ký tự Bạn phân cấp ĐVKH chữ, số mã ĐVKH Ví dụ: Chữ quy định loại khách hàng nước hay nước, chữ thứ hai quy định tỉnh (hoặc tên quốc gia nước) Sau EFFECT giúp bạn tổng hợp doanh số bán, số lượng hàng bán theo 1, vài chữ mã ĐVKH Hệ thống mã ĐVKH hình thành tương tự mã tài khoản bao gồm hai dạng: mã nhóm (cành) mã (lá) Mã nhóm tương ứng với nhóm ĐVKH (ví dụ: Nhóm nước, ngồi nước ), mã tương ứng với đối tượng cụ thể (như tên người, tên công ty ) sử dụng nhập liệu Mã mẹ sử dụng in sổ sách, báo cáo, thống kê ) Việc phân cấp theo mã cho phép doanh nghiệp quản lý đối tượng công nợ theo dạng hình có báo cáo, thống kê tổng thể theo nhóm (ví dụ: Doanh số bán hàng, cơng nợ theo nhóm ) ▪ Mã ĐVKH khơng thể trùng với hai ĐVKH khác nhau! o Cột Tên: Chứa thông tin tên ĐVKH o Cột Địa chỉ: Chứa thông tin địa đvkh o Cột Mã số thuế: Chứa thông tin mã số thuế 2.4.3 Danh mục V.liệu, S.phẩm, H.hóa, CCDC Đây danh mục vơ quan trọng, tất vật liệu, sản phẩm, hàng hố, cơng cụ tập trung danh mục ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ Bạn sử dụng danh mục Vlsphh bạn nhập, xuất bán hàng hoá, xuất vật tư cho cơng trình Các Vlsphh ln nằm kho Vlsphh Với danh mục Vlsphh, bạn đặt mã Vlsphh theo hình cây, phân loại Vlsphh theo danh mục loại Vlsphh hoàn toàn tương tự danh mục ĐVKH Nếu cột "Tk kho" (tài khoản kho) có giá trị nhập, xuất Vlsphh tương ứng, bạn không cần định khoản tài khoản kho, khơng có giá trị bạn phải định khoản tay nhập liệu Nếu cột “Giá bán” có giá trị, bán hàng, bạn chọn Vlsphh phần mềm tự động điền giá bán vào ô đơn giá Nếu cột “Tỷ lệ CK”(tỷ lệ chiết khấu) có giá trị bán hàng, chọn Vlsphh phần mềm tự động điền tỷ lệ chiết khấu, bạn không cần phải nhập liệu 2.4.4 Danh mục Kho Sử dụng để khai báo kho V.liệu, S.phẩm, H.hóa, CCDC ▪ Danh sách kho V.liệu, S.phẩm, H.hóa, CCDC (vlsphh) danh sách kho vật lý doanh nghiệp Trong kho, chứa vật liệu, sản phẩm, hàng hố, cơng cụ, dụng cụ Khi xuất kho nhập kho, bạn chọn Vlsphh, chọn kho định khoản, EFFECT định khoản mà xác định Vlsphh vật liệu, hay sản phẩm, hay hàng hố EFFECT tính bảng tồn kho cho kho bất kỳ, cho tổng kho EFFECT cung cấp cho bạn loại chứng từ nhập, xuất, điều chỉnh Vlsphh kho, chuyển hàng nội kho 2.4.5 Danh mục Phòng ban Sử dụng để khai báo danh sách, phòng ban doanh nghiệp EFFECT in tất bảng biểu, sổ sách cho riêng phòng ban doanh nghiệp (tất nhiên nhập liệu, bạn phải tên phận cho chứng từ) Bạn có liệu doanh số, chi phí cho phòng ban 2.5.6 Danh mục Khoản mục chi phí Danh mục sử dụng để khai báo danh sách khoản mục chi phí như: Chi phí bán hàng, chi phí quản lý, chi phí sản xuất (như ngun vật liệu, nhân cơng, chi phí khấu hao ) để tập hợp chi phí theo khoản mục 2.5.7 Danh mục Vụ việc, Hợp đồng, Cơng trình Danh mục dùng để khai báo danh sách vụ việc, hợp đồng, cơng trình, nhằm mục đích tập hợp chi phí, tính lãi lỗ, tổng hợp liệu theo vụ việc, hợp đồng, cơng trình 2.5.8 Danh mục Nhân viên bán hàng Danh mục dùng để khai báo thông tin Nhân viên bán hàng EFFECT cung cấp báo cáo theodõi/thống kê doanh số bán hàng theo nhân viên bán hàng 2.5.9 Danh mục Tài sản cố định Danh mục dùng để quản lý theo dõi tất tài sản cố định doanh nghiệp Tài sản cố định nên theo dõi đơn để thuận tiện cho việc tính hao mòn lý, nhượng bán… Ý nghĩa trường danh mục TSCĐ: ▪ Mã, Tên: Điền Mã tên TSCĐ Mã nên xây dựng theo dạng hình ▪ Đv Tính: Đơn vị tính TSCĐ ▪ Ngày SD: Ngày bắt đầu đưa TS vào sử dụng ▪ Số hiệu, Nước SX: thông tin số hiệu TSCĐ Nước sản xuất Đây thơng tin thêm phục vụ cho việc phân loại, tìm kiếm ▪ Tên Phòng ban: Ấn F6 chọn từ Danh mục Phòng ban để thêm thơng tin TSCĐ sử dụng phận ▪ Các trường khác: Chứa thông tin khác bổ sung thơng tin cho TSCĐ Các cột màu xám trường thông tin read only, lấy thông tin từ bút toán hạch toán ▪ Trong danh mục TSCĐ, cột có ý nghĩa quan trọng là: Tiêu thức KH, Tổng tiêu thức, Tk kh_nợ, Tk kh_có Khi khai báo TSCĐ, bạn phải ý trường phải có số liệu thực việc khấu hao TSCĐ tự động Loại C.từ "Khấu hao TSCĐ" sau Ví dụ Một TSCĐ khấu hao năm, Tiêu thức KH điền ( Mỗi tháng tính khấu hao lần), Tổng tiêu thức KH 60 ( Tổng số tháng khấu hao) 2.5.10 Danh mục Đơn vị sở EFFECT có khả quản lý liệu nhiều ĐVCS ( thuế, nội ) phiên phần mềm 10 ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ o Nút : Cố định điều kiện lọc hình o Nút : Đặt lại yếu tố hình o Nút : Đánh dấu mục lọc liệu thêm o Nút : Xóa điều kiện hình để chọn lại o Nút : Đánh dấu ẩn hiện, xếp thứ tự cột bảng liệu tìm thấy o Nút: : Hiển thị liệu sửa hủy 5.2 Các thao tác với bảng "Dữ liệu tìm thấy" Đối với liệu khơng liên quan đến danh mục ngày, số chứng từ, số phát sinh bạn sửa trực tiếp liệu dòng đó, sau chuyển sang dòng khác phím TAB Enter, bạn hỏi có chấp nhận việc sửa đổi hay khơng, bạn trả lời C (có) liệu ghi lại, bạn trả lời K (khơng) phím liệu lấy lại trạng thái trước sửa Đối với liệu lấy từ danh mục (ví dụ bạn nhầm liệu khách hàng thành khách hàng khác, hàng hoá thành hàng hoá khác ) sửa bạn đưa trỏ đến vị trí cần sửa sửa theo phương pháp xâu lọc nhấn F6, chương trình danh mục tương ứng bạn cần đưa trỏ đến mục cần chọn nhấn Enter để chọn, không muốn chọn nhấn ESC Nếu bạn không quen với dạng bảng ngang (vì khó kiểm sốt dòng) bạn đưa trỏ đến dòng cần sửa nhấn F2, chương trình đưa dòng liệu quay hình nhập liệu để bạn nhìn thấy tồn nội dung chứng từ thời Khi bạn sửa hủy liệu Tuy nhiên, bạn phải lưu ý sửa liệu hình xong phải nhấn nút Lưu để lưu lại liệu sửa Nếu bạn muốn xoá bút tốn bảng tìm kiếm ra, bạn bấm F8 trả lời C (có) để huỷ dòng thời Nếu bạn xóa liệu mà chứng từ có phát sinh bút tốn tự động bạn nên nhấn F2 nhấn Hủy, bút toán kèm theo tự động huỷ F12: Lọc chỗ theo giá trị ô thời Bạn đưa trỏ tới ô nhấn F12 chương trình lọc tất liệu có giá trị giống hồn tồn với bạn vừa đặt trỏ (ơ thời) Ctrl+F2: Lọc loại trừ theo giá trị ô thời Bạn đưa trỏ tới ô nhấn Ctrl+F2 chương trình lọc tất liệu có giá trị khác với bạn vừa đặt trỏ (ô thời) F5: Quay lại lần lọc trước F9: Sửa liệu đồng loạt cột thời Các liệu đồng với ô thời sửa đồng loạt Lưu ý: Khi bạn muốn sửa liệu đồng loạt, bạn nên lọc liệu đồng cách nhần F12, sau nhấn F9 để sửa đồng loại F3: Để xem "Tổng PS" (tổng phát sinh) "Tổng SL" (tổng số lượng) bút toán bảng Ctrl+F3: Cộng lọc theo giá trị ô thời Khi nhấn nút vị trí chương trình cộng tổng tất bút tốn có giá trị cột thời giống vị trí trỏ (tương tự việc bạn dùng kết hợp phím chức F12 F3) Chức giúp bạn 26 kiểm tra tổng phát sinh chứng từ bảng liệu tìm kiếm có nhiều chứng từ phát sinh ▪ F10: Dùng để thực gộp liệu theo mục cột thời, sau gộp chương trình bảng có số gộp là: Số phát sinh, Số lượng Số ghi Ở bảng liệu gộp, bạn nhấn ENTER để xem số liệu chi tiết dòng Trong bảng bạn lại tiếp tục lọc, gộp Nhấn F5 để quay lại trạng thái trước nhấn phím lọc, gộp gần ▪ Ctrl + F10: Sử dụng để gộp liệu theo nhiều yếu tố ▪ F11: Sắp xếp tăng giảm theo cột thời (chỉ sử dụng sau bảng liệu gộp F10) ▪ F7: Xem trang in, in liệu tìm kiếm máy in chuyển chúng Excel hay xem đồ thị Nút đặt trường giúp bạn chọn cột mà muốn in chuyển Excel ▪ F4: Lọc phép tính Đưa trỏ đến cột muốn lọc, nhấn F4, chọn phép tính nhập giá trị lọc, nhấn OK phím ENTER để lọc Sau xem, bạn lại nhấn F5 để quay lại trạng thái trước Chức cho phép bạn tìm kiếm khoảng định tìm kiếm theo xâu ký tự bắt đầu hay vài ký tự Đây phím chức mang tính tổng hợp cao, giúp bạn nhanh chóng tìm liệu mà bạn cần số nhiều bút tốn phát sinh ▪ Ctrl+F4: Thốt hình Nếu bạn kết hợp lọc thông tin cách linh hoạt, bạn có nhiều thơng tin nhanh tìm đến mục cần sửa, huỷ để sửa, huỷ sửa đồng loạt (bằng F9) cách dễ dàng Chức tìm kiếm, sửa huỷ EFFECT giúp cho bạn việc kiểm tra, điều chỉnh liệu cách tối đa, Đây chức mạnh phần mềm EFFECT, giúp bạn nhanh chóng tìm kiếm thơng tin theo ý muốn CHƯƠNG 6: SỔ SÁCH BÁO CÁO Chương hướng dẫn bạn cách xem sổ sách báo cáo dạng bảng trang in 27 6.1 Khái quát chung Việc xem, in sổ sách báo cáo kế toán (kể báo cáo tài chính) tiến hành với liệu kỳ kể liệu kỳ kế toán (kể liệu khoá sổ) tuỳ thuộc vào khoảng thời gian xem báo cáo Có thể vào Màn hình xem sổ sách, báo cáo theo cách sau: ▪ ▪ Nhấn mục "Sổ sách, báo cáo" chức Nhấn nút " " cửa sổ Nhập liệu, Tìm kiếm liệu chọn "Sổ sách, báo ▪ cáo" Nhấn nút có biểu tượng " Báo cáo" hình thao tác cuối tháng như, Lệch ▪ ▪ ▪ tỷ giá, kết chuyển xác định kết kinh doanh… Sau thao tác trên, hình sổ sách, báo cáo Chọn tên bảng biểu cần xem, in (bằng cách nhấn nút " " bên trái phải ô chứa tên báo cáo, chọn theo Nguyên tắc xâu lọc) Chọn liệu lọc hình (nếu cần) 28 ▪ Nhấn vào nút , để xem, in sổ sách, báo cáo (hoặc nút nhỏ bên phải nút này) Báo cáo thực bảng chọn bao gồm danh sách bảng, sổ bạn xem trước Dòng "Tạo báo cáo thời", bạn bấm ENTER đây, bạn xem, in bảng thời Nếu bạn chọn dòng khác xem, in báo cáo cũ (khơng cần phải chờ máy tính tốn số liệu) Khơng chọn dòng mà bấm ESC không xem, in bảng ▪ Nếu sổ sách bạn chọn có liên quan đến đối tượng (danh mục) (như “Sổ chi tiết cơng nợ người mua” chi tiết theo Đv.Khàng, “Sổ chi tiết hàng hoá” chi tiết theo Vlsphh ) : o Trong trường hợp bạn tên đối tượng (ở ô tương ứng hình) phần mềm hiển thị báo cáo o Trong trường hợp bạn không tên đối tượng EFFECT tự động danh mục, bạn dùng phím INS (đánh dấu dòng), F1 F2 (đánh dấu, huỷ đánh dấu tồn bộ) để chọn đối tượng muốn in tên ĐVKH, tên TSCĐ ▪ Xem nhiều báo cáo lúc, trường hợp cần đối chiếu số liệu báo cáo với nhau, bạn xem nhiều báo cáo lúc để thực việc kiểm tra đối chiếu số liệu báo cáo với 6.2 Ý nghĩa cách sử dụng ô, nút hình sổ sách báo cáo Các ô: dùng để đặt điều kiện trước xem sổ sách báo cáo Ví dụ chọn xem sổ khách hàng hàng hóa định… Khi xem sổ sách báo cáo bạn cần ghi nhớ số điểm sau: ▪ Mốc thời gian xem sổ: (ô Từ ngày đến ngày) Đây yếu tố quan trọng xem sổ Chương trình xác định mốc thời gian nằm trước ô Từ ngày coi số dư đầu kỳ, khoảng thời gian nằm ô coi số phát sinh khoảng thời gian nằm sau Đến ngày dù có phát sinh nghiệp vụ không lấy lên sổ Chính bạn cần xác định xác thời điểm cần xem ▪ Các lại ô lấy từ danh mục nên để đặt điều kiện cho ô tuân thủ theo nguyên tắc mà bạn biết liệu lấy từ danh mục F5, xâu lọc nhấn vào nút “…” nằm cạnh ô cần đặt điều kiện để chọn danh mục tương ứng ▪ Mỗi đặt điều kiện Sau đặt xong điều kiện nhấn nút “Xem” chương trình đưa báo cáo mà bạn chọn thỏa mãn đồng thời tất điều kiện mà bạn đặt Các nút hình Sổ sách báo cáo: ▪ Tên báo cáo: Chọn tên sổ sách, bảng biểu theo nguyên tắc xâu lọc từ danh mục báo cáo ô Hoặc nhấn nút dấu ba chấm bên phải bên trái tên báo cáo để chọn báo cáo chuột ▪ Nút " " bên phải Tên báo cáo: Nhấn nút vào hình để chọn báo cáo theo nhóm Ở hình này, bạn Xem mẫu báo cáo 29 ▪ Nút ký… ▪ Nút " " bên cạnh nút : Truy cập tới chức khác chương trình nhập liệu,tìm kiếm liệu, danh mục Nút " " bên cạnh ô ngày: Chọn tháng, quý, năm để xem báo cáo ▪ ▪ ▪ ▪ : Đặt lại phần trình bày báo cáo font chữ, kiểu chữ, khổ giấy, chữ ▪ Nút hình ▪ Nút : Tìm kiếm liệu tổng quát theo điều kiện lọc hình Nhấn nút vào bảng "Dữ liệu tìm thấy" ▪ Nút : Nhấn nút để xem báo cáo (ln tính lại) dạng bảng hình ▪ Nút : Nhấn nút để xem báo cáo dạng trang (Preview) hình ▪ Nút : Nhấn nút để in báo cáo thời ▪ Nút : Đặt lại yếu tố hình ▪ Nút : Cố định điều kiện lọc hình ▪ Nút : Thao tác với yếu tố lọc hình ▪ Nút : Xóa điều kiện hình để chọn lại ▪ Nút : Chọn trường để in ▪ Nút : Đặt ghi cho báo cáo thời ▪ : Khi tích vào nút cột có liệu hiển thị trang in : Dùng để tìm kiếm liệu theo user theo điều kiện ▪ Ô : điền ngày tháng ngày lập báo cáo 6.4 Các bước để xem sổ sách báo cáo Chọn tên bảng biểu cần xem, in (bằng cách nhấn nút " " bên trái phải ô chứa tên báo cáo chọn theo Nguyên tắc xâu lọc nhấn F5 ô này) Chọn liệu lọc hình (nếu cần) Nhấn vào nút , để xem, in sổ sách, báo cáo (hoặc nút nhỏ bên phải nút này) Nếu sổ sách bạn chọn có liên quan đến đối tượng (danh mục) (như “Sổ chi tiết cơng nợ người mua” chi tiết theo Đv.Khàng, “Sổ chi tiết hàng hố” chi tiết theo Vlsphh ) : o Trong trường hợp bạn tên đối tượng (ở ô tương ứng hình) chương trình tạo báo cáo 30 ▪ o Trong trường hợp bạn khơng tên đối tượng sau bạn nhấn vào nút Xem Trang, EFFECT tự động danh mục để bạn chọn Khi danh mục, bạn dùng phím INS (đánh dấu dòng), F1 F2 (đánh dấu, huỷ đánh dấu toàn bộ) để chọn đối tượng muốn in tên ĐVKH, tên TSCĐ (điều tiện bạn muốn in vài sổ chi tiết, tồn sổ có phát sinh) Chương trình mở sổ chi tiết đối tượng đánh dấu, xem xong sổ bạn cần nhấn ESC để xem sổ Khi sổ sách báo cáo chọn bạn xem báo cáo nhiên cần lưu ý số điểm sau: o Các sổ sách báo cáo EFFECT đặt giá trị tổng cộng cột phía để bạn tiện theo dõi trình xem sổ o Khi xem báo cáo bạn hồn tồn sử dụng phím lọc liệu mà bạn nhìn thấy phía bên nội dung báo cáo để lọc liệu cho gọn để kiểm tra số thông tin mà bạn cần o Đối với báo cáo tổng hợp báo cáo gộp theo một vài yếu tố (VD: Bảng tổng hợp phải thu khách hàng, Bảng tổng hợp tạm ứng… ), muốn xem liệu chi tiết dòng bạn cần để trỏ dòng cần chọn nhấn Enter chương trình sổ chi tiết mục vừa chọn Nếu bạn phát thấy có sai sót xem liệu chi tiết nhấn F2 để chương trình tìm đến bút tốn gốc (hiện hình liệu tìm thấy) để sửa liệu Tại bạn sửa liệu, phương pháp gọi cách “sửa liệu từ ngọn” Khi sửa liệu xong bạn nhấn ESC để quay lại hình báo cáo cũ, nhiên bạn cần lưu ý điểm liệu mà bạn nhìn thấy hình báo cáo chưa thay đổi theo liệu mà bạn sửa Để chương trình tính tốn lại báo cáo theo liệu bạn cần thoát khỏi báo cáo thời vào xem báo cáo lần (nhấn trực tiếp vào nút Xem) o Đối với báo cáo chi tiết tức báo cáo liệt kê nghiệp vụ phát sinh (như Sổ chi tiết tài khoản, Sổ chi tiết phải thu khách hàng….) bạn dùng F2 để sửa liệu xem báo cáo theo cách o Đối với báo cáo tài như: Cân đối kế toán, báo cáo kết kinh doanh , bạn xem chọn khoảng thời gian ngày cuối tháng, cuối quý, cuối năm o Ở chế độ xem báo cáo bạn copy khối liệu Excel cách bôi đen vùng liệu sau nhấn tổ hợp phím Ctrl+C, sau bật Excel nhấn tổ hợp phím Ctrl+V liệu đưa sang Excel Trong hình xem báo cáo bạn thực thao tác với liệu linh hoạt thơng qua phím chức phần mềm, ngồi có phím khác: 31 ▪ ▪ ▪ Ctrl+A: Sắp xếp theo thứ tự tăng dần cột hiển thị Ctrl+Z: Sắp xếp theo thứ tự giảm dần cột hiển thị Ctrl+F1: Đặt báo cáo Enter xem chi tiết, chức hay từ báo cáo tổng hợp bạn cần Enter xem báo cáo chi tiết, cụ thể ▪ Nút : Vào hình tìm kiếm liệu ▪ Nút : Xem báo cáo dạng trang in ▪ Nút ▪ Nút : In báo cáo : Bao gồm chức sau: CHƯƠNG 7: PHÂN QUYỀN NGƯỜI DÙNG Chương hướng dẫn tính quản trị người dùng phân quyền, bảo mật… 32 7.1 Khái quát quản trị người dùng: Quản trị người dùng EFFE EFFECT TM giúp cho doanh nghiệp yên tâm tính bảo mật liệu Có thể phân cơng cơng việc chun mơn hố, phân quyền nhập liệu quyền in sổ sách báo cáo cho nhân viên phòng kế tốn Ngồi ra, kế tốn trưởng kiểm tra, quy trách nhiệm cho nhân viên nhập liệu có sai sót o Quyền truy nhập tới chức chức o Quyền nhập số loại chứng từ định o Quyền thêm, sửa, huỷ mục danh mục o Quyền in số sổ sách, báo cáo (khai thác thơng tin) o Bị hạn chế nhập liệu cho số phận o nhiều quyền khác ▪ Nếu Supervisor, User xem liệu liệu người mà User có quyền nhóm 7.2 Các thao tác Quản trị người dùng: Chọn chức "Quản trị người dùng" chức năng, hình quản trị người dùng Bạn chọn tên người dùng giống chọn mục từ danh mục (nguyên tắc xâu lọc tích vào nút … “Chọn tên User cần phân quyền”) 33 Khai báo mật cho User cần phân quyền cách, gõ mật vào ô Mật khẩu, Đánh lại sau nhấn Lưu pwd Đặt quyền cho User bao gồm nhóm phân quyền sau: Quyền chung, Quyền chức năng, Quyền sửa liệu, Hệ thống ▪ Quyền chung: o Quyền nhóm: User có quyền nhóm xem liệu hình tìm kiếm liệu Bấm dấu cách (Spacebar) để đánh dấu huỷ đánh dấu Khi có đánh dấu (cột mã cột tên chuyển thành màu xanh) o Cấm sửa liệu: Đánh dấu User mà User thời khơng có quyền sửa liệu user Bấm dấu cách (Spacebar) để đánh dấu huỷ đánh dấu o Quyền đặt quyền: Có dấu tích User có quyền đặt quyền cho User khác o Cấm User này: User bị cấm không đăng nhập vào phần mềm bị đánh dấu mục o User khai thác: Nếu đánh dấu User thời xem thông tin mà khơng nhập hay sửa liệu o Chỉ nhập liệu không sửa: Nếu đánh dấu User thời phép nhập liệu mà không phép sửa liệu (cả liệu User nhập) o Quyền xóa bảng liệu gộp: Nếu đánh dấu User thời tìm kiếm liệu sử dụng phím F8 để xóa đồng loạt sau sử dụng chức gộp F10 (Khi sử dụng chức khách hàng cần kiểm tra cẩn thận xóa khơng lấy lại liệu xóa) o Cấm sửa liệu từ báo cáo: Nếu đánh dấu User thời khơng có quyền quản trị ngược không sửa liệu từ báo cáo ▪ Quyền chức o Cấm quyền nhập liệu: Mặc định User có quyền nhập liệu tất chứng từ, phân quyền cho User nhập số loại chứng từ cần nhấn dấu cách (Spacebar), để cấm 34 ▪ ▪ o Quyền xem báo cáo: Phân quyền cho User phép xem, in số sổ sách, báo cáo Nhấn nút bảng danh mục sổ sách, báo cáo Bấm dấu cách (Spacebar) để đánh dấu huỷ đánh dấu dòng Khi có đánh dấu, User phép xem, in sổ sách, báo cáo Khi khơng đánh dấu, USER không phép o Cấm quyền chức năng: Phân quyền truy cập vào hệ thống chức chức Nhấn nút bảng chức Đánh dấu mầu đỏ cấm User không sử dụng chức o Cấm quyền theo dòng: Nhấn nút bảng danh mục Chọn danh mục đánh dấu mầu đỏ dòng mà danh mục tương ứng bị cấm o Cấm quyền theo cột: Nhấn nút bảng danh mục Chọn danh mục đánh dấu mầu đỏ cột cấm danh mục vừa chọn Trong sử dụng chương trình User đặt quyền bảng danh mục tương ứng cột bị cấm xem khơng ra, bị cấm sửa không sửa o Đặt quyền theo dòng: Nhấn nút bảng danh mục Chọn danh mục đánh dấu mầu xanh dòng mà User có quyền o Điều kiện lọc cho bảng: đặt điều kiện lọc cho bảng với giá trị trả True o Các nhóm cấm quyền: thêm bớt quyền đặc biệt khác cho User thời o Khóa bút tốn theo ngày: Khóa bút tốn theo tài khoản, điền ngày khóa tài khoản khơng cho hạch tốn vào cột ngày khóa o Xóa cài đặt ngày User: Chức thực xóa phân quyền Khóa bút toán theo ngày tất User Quyền sửa liệu: o Cấm sửa liệu đến ngày: User thời không sửa liệu từ ngày trước Ví dụ kế tốn trưởng chốt số liệu quý I năm 2015 không muốn kế tốn tổng hợp sửa liệu trước nhập ngày 31/03/2015 vào ô cấm sửa liệu đến ngày o Chỉ sửa liệu trong: Chỉ sửa liệu n ngày trước, n số ngày Ví dụ muốn kế tốn tổng hợp sửa liệu ngày hôm nay, liệu từ hôm qua trở trước khơng sửa n=1 o Chỉ đăng nhập trạm có mã số là: Chương trình EFFECT quản lý trạm theo mã số, trạm có mã số khác Nếu User thời đăng nhập số trạm điền số trạm vào phía Hệ Thống: Có số chức như: Xem nhật ký User đăng nhập vào phần mềm, User login, khóa trạm làm việc… CHƯƠNG 8: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG Chương hướng dẫn bạn thao tác cần biết liên quan đến cài đặt cấu hình, lưu liệu, chép liệu cách để hỗ trợ có phát sinh vấn đề… 35 8.1 Back up liệu chương trình Sử dụng để lưu (Backup) toàn liệu (Database) chương trình phần mềm file thư mục máy chủ Bạn lưu liệu tay bạn muốn ▪ ▪ ▪ Thư mục backup: lựa chọn ổ đĩa để lưu máy chủ thiết lập EFFECT Đường dẫn tới chương trình nén có Nén liệu: lưu hệ thống tự động nén file liệu thành file *.rar chương trình nén Winrar (nếu có) ▪ Backup nhanh: Sử dụng chức backup nhanh EFFECT giúp giảm dung lương file liệu giảm thiểu thời gian lưu liệu ▪ Lưu liệu: thực lưu liệu tay 8.2 Hỗ trợ từ xa Sử dụng để bật tính hỗ trợ từ xa qua Teamviewer QS, truy cập vào website http://effectsoft.com.vn, điện thoại (04) 3772 1635 để hỗ trợ Nếu cần hỗ trợ qua Teamviewer, bạn thông báo Your ID Password đến Nhân viên kỹ thuật EFFECT để hướng dẫn 36 8.3 Cấu hình ▪ Trong phần cấu hình, cần khai báo thơng tin doanh nghiệp cách ấn vào nút chữ [i] cạnh ô Tên công ty Bảng khai báo thơng tin hình ▪ Trong phần Hệ thống kế toán, khai báo thơng tin Tài khoản kho liên quan đến tính giá vốn Tài khoản liên quan đến TSCĐ, giá vốn hàng bán Phần khai báo sẵn, thay đổi doanh nghiệp có thay đổi tài khoản 37 ▪ Các tham số khác: Phần dùng để khai báo hình thức ghi sổ kế tốn, kỳ kế tốn theo Q/hay năm, thay đổi ngơn ngữ giao diện phần mềm sang Tiếng Anh Tiếng Việt LỜI NÓI ĐẦU 38 CHƯƠNG 1: CHUẨN BỊ CÀI ĐẶT PHẦN MỀM 1.1 Yêu cầu cài đặt 1.1.1 Yêu cầu phần cứng hệ điều hành 1.1.2 Yêu cầu hạ tầng mạng .3 1.1.3 Yêu cầu phần mềm .4 1.2 Đăng nhập phần mềm CHƯƠNG 2: HỆ THỐNG DANH MỤC 2.1 Khái niệm danh mục 2.2 Đặc điểm danh mục phần mềm .5 2.3 Một số thao tác dùng chung danh mục 2.4 Nội dung danh mục 2.4.1 Danh mục tài khoản .6 2.4.2 Danh mục Đơn vị khách hàng .7 2.4.3 Danh mục V.liệu, S.phẩm, H.hóa, CCDC .8 2.4.4 Danh mục Kho .9 2.4.5 Danh mục Phòng ban 2.5.6 Danh mục Khoản mục chi phí .9 2.5.7 Danh mục Vụ việc, Hợp đồng, Cơng trình 2.5.8 Danh mục Nhân viên bán hàng 10 2.5.9 Danh mục Tài sản cố định 10 2.5.10 Danh mục Đơn vị sở .10 CHƯƠNG 3: QUY TRÌNH HẠCH TỐN CHUNG 11 3.1 Thao tác chung 11 3.1.1 Cách nhập chứng từ 11 3.1.2 Ý nghĩa cách sử dụng Ô hình .12 3.1.3 Ý nghĩa nút chức hình nhập liệu 13 3.1.3 Cách chọn liệu từ danh mục 14 3.2 Nhập liệu .15 3.2.1 Cập nhật số dư ban đầu .15 3.2.2 Tiền mặt .17 3.2.3 Tiền gửi ngân hàng 17 3.2.4 Nhập xuất kho vật tư, hàng hóa 17 3.2.5 Hóa đơn bán hàng 18 3.2.6 Tài sản cố định 19 3.2.6 Bút toán tổng hợp 20 3.2.7 Bút toán định kỳ 20 CHƯƠNG 4: THAO TÁC CUỐI KỲ 21 4.1 Tính giá vốn 21 4.2 Chênh lệch tỷ giá 22 39 4.3 Kết chuyển xác định kết kinh doanh 23 CHƯƠNG 5: TÌM KIẾM DỮ LIỆU 24 5.1 Cách tìm kiếm liệu nhập (bảng liệu tìm thấy) .25 5.2 Các thao tác với bảng "Dữ liệu tìm thấy" 26 CHƯƠNG 6: SỔ SÁCH BÁO CÁO 27 6.1 Khái quát chung 28 6.2 Ý nghĩa cách sử dụng ô, nút hình sổ sách báo cáo .29 6.4 Các bước để xem sổ sách báo cáo .30 CHƯƠNG 7: PHÂN QUYỀN NGƯỜI DÙNG 32 7.1 Khái quát quản trị người dùng: 33 7.2 Các thao tác Quản trị người dùng: 33 CHƯƠNG 8: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG 35 8.1 Back up liệu chương trình 36 8.2 Hỗ trợ từ xa .36 8.3 Cấu hình .37 40 ... http://www.effectsoft.com.vn CHƯƠNG 1: CHUẨN BỊ CÀI ĐẶT PHẦN MỀM Chương giới thiệu bạn yêu cầu phần cứng phần mềm hệ thống máy tính trước cài đặt sử dụng phần mềm 1.1 Yêu cầu cài đặt 1.1.1 Yêu cầu phần. .. doanh nghiệp Phần mềm EFFE EFFECT TM cập nhật theo Thông tư cải tiến không ngừng để sản phẩm ngày hoàn thiện, phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp Để giúp bạn sử dụng phần mềm hiệu quả, EFFECT trân... EFFECT trân trọng gửi tới bạn tài liệu Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán EFFE EFFECT TM Nội dung tài liệu bao gồm chương: ▪ Chương 1: Chuẩn bị cài đặt phần mềm ▪ Chương 2: Hệ thống danh mục ▪ Chương