HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM SEED DATABASE pdf

Trước khi bạn bắt đầu Trước khi bạn bắt đầu sử dụng chương trình cơ sở dữ liệu hạt giống Seed Database, bạn nên làm quen với các cửa sổ và các hộp điều khiển được sử dụng trong hệ thống

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM

SEED DATABASE

Biên soạn : 19/ 05/ 2000 Biên tập lại: 29/ 01/ 2000 và 17/ 09/ 2005

© CSIRO Forestry and Forest Products Australian Tree Seed Centre

PO Box E4008 Kingston Canberra ACT 2604 AUSTRALIA

Trước khi bạn bắt đầu

Trước khi bạn bắt đầu sử dụng chương trình cơ sở dữ liệu hạt giống (Seed Database), bạn nên làm quen với các cửa sổ và các hộp điều khiển được sử dụng trong hệ thống này bao gồm phần mô tả các nút bấm, các hộp ký tự…và các chức năng của chúng trong hệ thống

Ngoài những chức năng của các cửa sổ và các hộp điều khiển, còn có một số khái niệm quan trọng về cách thức các hệ thống này làm việc mà người sử dụng phần mềm cần hiểu một các đầy đủ

Các cửa sổ

Có một số dạng mẫu biểu được sử dụng trong hệ thống nhưng có hai dạng chính là các menu và các biểu mẫu nhập dữ liệu

Một số dạng cửa sổ khác được sử dụng là:

Các hộp thông điệp được sử dụng để hiển thị các thông điệp hệ thống

Các hộp thoại được sử dụng để lựa chọn các tiêu chí và thu thập các thông số cho viết báo cáo

Và các trang dữ liệu được sử dụng để hiển thị các thông tin trên trang văn bản excel như định dạng

Một ví dụ của mẫu nhập dữ liệu được chỉ ra dưới đây:

Tên biểu mẫu được hiển thị trên thanh tiêu đề Thanh tiêu đề dưới đây có một vùng bôi đen chứa một số nút, mỗi nút mang một biểu tượng tiêu chuẩn Vùng tiếp theo là phần chính của biểu mẫu mà có một số hộp điểu khiển bao gồm các hộp ký tự, các hộp kết hợp, các nút tuỳ chọn hình tròn (nút radio) và các nút bấm tiêu chuẩn

Một hộp kết hợp là một hộp ký tự với một hộp liệt kê thả đính kèm

Nhấp chuột vào mũi tên và bảng liệt kê thả sẽ hiện ra cho phép bạn chọn lựa một khả năng từ nó

Hộp kết hợp thường sao chép thêm dữ liệu tới biểu mẫu Các dữ liệu thêm này có thể nhìn thấy hoặc không, song nó thường quyết định đến việc thao tác của hệ thống Nên nếu trên biểu mẫu có hộp kết hợp thì sử dụng nó để chọn lựa khả năng bạn cần sẽ tốt hơn là gõ yêu cầu vào hộp

lý tự

Nút Radio:

Nút Radio được sử dụng theo cách chọn lựa hai khả năng “đúng” hoặc

“sai” Khi bạn nhấp chuột vào vòng tròn chuyển thành chấm đen có nghĩa trái ngược với điều được hiện thị trên hộp thoại

Nút Standard:

Một nút ở cuối của biểu mẫu (chẳng hạn như nút Contacts ở phía trái) dẫn đến biểu mẫu liên quan khác Khi bạn thoát ra từ biểu mẫu liên quan bạn

sẽ trở về biểu mẫu ban đầu

Những khái niệm cơ bản

Cơ sở quản lý dữ liệu hạt giống (Seed Database) là một hệ thống máy chủ/khách được thiết kế để trợ giúp cho việc thu hái, cất trữ và phân phối hạt giống Nó có thể được cài đặt như hệ thống sử dụng đơn

lẻ trên một máy tính riêng hay nó có thể được chia ra thành hệ thống nhiều người sử dụng trên mạng cục

bộ

Không cần quan tâm đến bạn sử dụng hệ thống máy tính riêng hay nhiều người sử dụng chỉ cần cấu hình phải như nhau Phần backend là nơi cơ sở dữ liệu của bạn sẽ được lưu trữ và phần frontend tương tác trực tiếp với người sử dụng hay phần ứng dụng khách bao gồm các thanh menu và các biểu mẫu được sử dụng để nhập số liệu hoặc để truy cập thông tin ở phần backend

Sự tương tác giữa phần frontend và phần backend phải được hiểu một cách rõ ràng Khi bạn chọn một tệp thông tin, chẳng hạn như các chi tiết của một lô hạt, dữ liệu về lô hạt đó được gọi ra từ phần backend

và được hiển thị trên màn hình của bạn thông qua phần frontend Bạn có thể nhập dữ liệu mới hay sửa đổi những chi tiết có sẵn trên màn hình, song những thay đổi này sẽ không được lưu vào phần backend cho đến khi bạn nhấn vào nút Save

Khi ứng dụng khách được truy cập chứng tỏ nó thừa nhận bạn đang làm việc chỉ trên dữ liệu đó và nó sẽ

áp dụng tất cả những thay đổi mà bạn tạo ra trên bản dữ liệu đó Nếu bạn quyết định bạn muốn tiến hành một số hoạt động khác như nhập một dữ liệu mới sau khi bạn đã truy cập dữ liệu, sau đó bạn phải nhấn chuột vào nút Clear để phát tín hiệu lên hệ thống rằng bạn đã hoàn thành với dữ liệu bạn đã truy cập Nếu bạn không nhấp chuột vào nút Clear Form trong tình trạng này bạn có thể tạo ra những cập nhật không định trước lên phần dữ liệu gốc của bạn

Ứng dụng khách chủ yếu dựa vào việc sử dụng các hộp điều khiển và các chức năng mặc định để tăng tốc nhiệm vụ nhập số liệu và đảm bảo tính ổn định và tính chính xác cho số liệu của bạn

Phần hộp liệt kê thả luôn được kết nối với một số trường dữ liệu nằm ở phần dữ liệu backend Thông thường khi bạn nhấn chuột vào mũi tên của phần hộp liệt kê thả liệt kê tất cả các trường dữ liệu, các bản ghi dữ liệu của bảng được gọi ra từ phần dữ liệu backend và nhập vào bản ghi dữ liệu của hộp liệt kê thả Việc này thực sự hiệu quả và nhanh nếu chỉ cần gọi ra một vài dữ liệu nhưng nếu cần gọi ra quá nhiều dữ liệu trên bảng thì sau đó nó sẽ ảnh hưởng đến việc thực thi mạng của bạn và tốc độ của các ứng dụng khách

Tốt nhất là gọi ra một số tối thiểu các dữ liệu đáp ứng được những yêu cầu của bạn Để đạt được điều này, nhập một vài ký tự đầu tiên của dữ liệu mà bạn cần tìm kiếm vào hộp ký tự của hộp kết hợp trước

Chiến lược tìm kiếm nhanh

Đánh ký tự “a” ở hộp ký tự Chi (Genus), sau đó nhấn chuột vào hình tam giác của hộp liệt kê thả Hộp này sẽ hiện ra tất các các Genera mang ký tự “a”

Nếu giá trị “Acacia” được chọn ra từ hộp liệt

kê, giá trị này sẽ được đưa tới hộp ký tự Trong hộp ký tự loài (Species) đánh các ký tự

“man”.Khi nhấn chuột vào mũi tên, hợp liệt kê thả sẽ hiện ra “mangium” là loài duy nhất bắt đầu với các ký tự “man” cho chi Acacia Với cả hộp liệt kê của Genus và Species bạn

có thể nhìn thấy một bộ mã phù hợp với tên của Genus và Species đó

Các giá trị mặc định

Khi bạn mở một biểu mẫu hay khi bạn nhấn vào nút Clear Form bạn sẽ được thông báo rằng một số trường có những giá trị đã được nhập rồi Những giá trị này là giá trị mặc định cho trường đó Bạn nên hoặc ghi đè lên trường đó bằng số liệu thực tế của bạn hoặc để nguyên chúng nếu dữ liệu đang thiếu

Số 0 trên trường chỉ ra rằng chương trình yêu cầu một giá trị số Nếu bạn xóa số 0 hiển thị trên hộp ký tự sau đó bạn để trống điều này có thể gây ra những lỗi không mong muốn trong hệ thống

Tóm lại bạn nên đọc kỹ những điều khoản sau:

• Luôn nhấn chuột vào nút Clear trước khi bạn cố gắng nhập thêm một dữ liệu mới vào các dữ liệu

có sẵn

• Nếu có thể, luôn sử dụng các giá trị ở phần liệt kê thả của hộp kết hợp

• Luôn nhập một vài ký tự khi bắt đầu các giá trị bạn đang tìm kiếm trong các hộp kết hợp

• Để các giá trị mặc định riêng nếu dữ liệu của bạn đang thiếu một giá trị cho trường dữ liệu đó

• Nhấn chuột vào nút Clear và chọn lại dữ liệu nếu bạn bắt gặp phần ứng dụng bị khoá đối với một

số người sử dụng khác

• Không nên khoá dữ liệu từ các bảng Seedlot, Individual và Document vì thời gian nhập dữ liệu còn kéo dài

Việc thu hái hạt giống theo từng cây cá thể (Individual) và hỗn hợp (Bulk)

Hạt giống của một loài luôn được thu hái từ các cây riêng rẽ và nó có thể được cất trữ riêng rẽ hoặc trộn với nhau để tạo thành một khối hỗn hợp Việc thu hái thành một khối được ấn định một số Seedlot Nếu hạt được thu từ các cây riêng rẽ và được cất trữ riêng thì khối lượng hạt của mỗi cây được mang một số hiệu riêng và những số này được xem như hạt cây cá thể Nếu hạt từ mỗi cây được trộn vào nhau thì số này được xem như là khối hạt hỗn hợp

Số các cây cá thể được trộn lẫn để tạo thành khối hạt hỗn hợp phải luôn được ghi chép rõ ràng Những hạt từ khối hỗn hợp chỉ được xác định bởi số seedlot, song hạt từ các cây cá thể được xác định bởi số seedlot và số cây cá thể Một seedlot có thể gồm hạt của khối hỗn hợp, của từng cây cá thể hoặc của cả khối hỗn hợp và cây cá thể

Các nhà chọn giống cây rừng nhìn chung thích mua hạt từ cây cá thể hơn hạt từ khối hỗn hợp vì nó xác định rõ ràng được cây mẹ Thông thường hạt từ khối hỗn hợp chỉ được sử dụng ở giai đoạn đầu của quá trình giới thiệu loài khi nghiên cứu về khả năng thích nghi của loài với các điều kiện lập địa

Để bắt đầu

Có 2 bước bạn cần tiến hành khi nhập một cơ sở dữ liệu hạt mới Bước đầu tiên là nhập dữ liệu cho phần bảng thứ cấp nằm trong phần cơ sở dữ liệu Các bảng thứ cấp này cung cấp dữ liệu cho các hộp kết hợp được sử dụng ở các phần khác của hệ thống

Dành thời gian để hoàn thành việc nhập dữ liệu thứ cấp này sẽ mang lại một số lợi ích sau:

Sẽ tăng tốc độ thao tác nhập cơ sở dữ liệu vào các chức năng chính của hệ thống

Sẽ giảm những lỗi có thể có trong quá trình nhập cơ sở

Sẽ áp đặt một mức tiêu tiêu chuẩn hoá vào phần dữ liệu của bạn

Và sẽ tăng cường tính toàn vẹn cho cơ sở dữ liệu của bạn

Khi mà bạn đã nhập dữ liệu vào các bảng thứ cấp, bạn có thể chuyển sang bước tiếp theo đó là thực hiện các chức năng chính của hệ thống như nhập các seedlot, các yêu cầu và các người đặt hàng và cả các dữ liệu về kiểm tra tỷ lệ nảy mầm

Không cần thứ tự đặc biệt cho việc nhập dữ iệu thứ cấp Điều này phụ thuộc lớn vào số liệu bạn có

Những yêu cầu liệt kê dưới dây cho việc nhập dữ liệu vào các phần chính của phần mềm Seed Database được xem như phần hướng dẫn

Trước khi bạn bắt đầu nhập Seedlot, bạn cần:

• Nhập phần phân loại thực vật (Genus & Species)

• Nhập tên người thu hái hạt

• Nhập danh mục giá

• Nhập phần xử lý nẩy mầm hạt giống (tuỳ lựa chọn)

Trước khi bạn bắt đầu nhập phần khách hàng (Customers), bạn cần:

• Nhập hay cập nhật thông tin về nước và vùng

Trước khi bạn bắt đầu nhập phần Yêu cầu (Quotes) hay Đặt hàng (Orders), bạn cần:

• Nhập tên khách hàng, địa chỉ và sự lựa chọn, hợp đồng

• Nhập hình thức vận chuyển

• Nhập người đại diện

• Nhập các chi phí cố định

• Nhập các hình thức chi trả

Trước khi bạn bắt đầu nhập dữ liệu kiểm tra tỷ lệ sống (Viability Tests), bạn cần:

• Nhập số seedlot liên quan

Bắt đầu phần Seeds Database

1 Chọn nút Start , vào Programs sau đó chọn Seeds Database

Microsoft Access sẽ bắt đầu và màn hình Seeds Database như dưới đây sẽ hiển thị

2 Đánh tên và password và nhấn OK

Nếu bạn nhấn nút Cancel trên màn hình Seeds Database sẽ đóng hoàn toàn và trở về bước 1 Nếu bạn

có nhần lẫn bạn chỉ cần trở lại và sửa nó, chứ không cần nhấn nút Cancel

Trước khi bạn bắt đầu truy cập, phần Database Administrator của bạn sẽ phải nhận tên và password của bạn

Tên và password có phân biệt dạng chữ nên cần phải đảm bảo rằng nút Caps Lock và Num Lock đã tắt trước khi bạn đăng nhập Các nút Caps Lock, Num Lock and Scroll Lock nằm ở góc trên phía tay phải bàn phím của bạn

Menu chính của Seeds Database

Menu chính của Seeds Database là phần truy cập vào hệ thống Nó cung cấp những thanh nemu phụ (Sub-menu) theo từng nhóm các chức năng của hệ thống

Menu chính của Seeds Database có 6 menu phụ sau:

• Seed Store Nhập và xem seedlots và các dữ liệu có liên quan

• Contacts Nhập tên khách hàng và các dữ liệu có liên quan

• Order Entry Định giá và cung cấp hạt và các dữ liệu có liên quan

• Query/Report Cung cấp thông tin về cơ sở dữ liệu theo yêu cầu và để viết báo cáo

• Viability Standards Kết quả kiểm tra nảy mầm hạt giống

• Utilities Quản lý cơ sở dữ liệu

Để chọn một menu phụ hãy nhấn vào nút vuông phía trái của từng chủ đề cần lựa chọn

Nhấn nút Exit ở góc phía trên bên tay phải của cửa sổ để thoát khỏi cửa sổ Seeds Database Nhấn

chuột vào nút này sẽ đóng hoàn toàn cửa sổ Seeds Database

Seed Store

Bạn chọn Seed Store để nhập thêm thông tin về thu hái hạt và các dữ liệu có liên quan

Màn hình Seed Store có 6 sự chọn lựa:

• Seedlots Nhập dữ liệu thu hái hạt của khối hốn hợp và từng cây cá thể

• Taxa Nhập tên chi và loài (Genus and Species)

• Treatments Nhập các phương pháp xử lý hạt giống trước khi gieo

• Collectors Nhập tên những người thu hái hạt

• Prices Nhập các mức giá bán hạt

• Costs Nhập các chi phí cố định

Seedslots là sự lựa chọn chính và là phần nhập thêm số liệu hạt thu hái được Các lựa chọn khác như Taxa, Treatments, Collectors, Prices và Costs cho phép bạn nhập dữ liệu thứ cấp là phần không có

nhiều thay đổi qua thời gian

Đối với một phần mền mới bạn phải mất nhiều thời gian để nhập các dữ liệu thứ cấp, đặc biệt là phần

Taxa Khi hệ thống này đã hoàn thiện thì bạn sẽ mất ít thời gian hoặc sẽ không mất thời gian cho việc này và sẽ chỉ còn phải nhập dữ liệu về Seedlots

Seedlot

Màn hình Seedlot là nơi bạn nhập thêm dữ liệu về thu hái hạt giống Nhập thêm các thông tin về loài,

nguồn gốc hạt, nơi thu hái, các chi tiết về nơi thu hái, các chi tiết về việc thử nảy mầm và trọng lượng

khối hạt hỗn hợp và cây cá thể Bạn nhấn nút Individual ở bên trái phía cuối màn hình, bạn sẽ vào một

biểu mẫu khác nơi bạn sẽ nhập số liệu cho từng cây riêng rẽ

Giải thích các mục trên màn hình

Seedlot Là một số 10 ký tự đơn lẻ Nếu bạn đánh một số đã được đăng ý rồi, Database

sẽ không chấp nhận số đó nữa Số Seedlot có thể là con số hoặc là vừa chữ vừa số

Genus Đánh vào một vài ký tự đầu tiên của Chi (genus), sau đó chọn từ danh sách liệt

kê thả Chữ cái ‘a’ là giá trị mặc định, song nó có thể được thay đổi thành bất

kỳ chữ cái hay một tập hợp chữ cái để chọn Chi thích hợp từ hộp liệt kê thả Chú ý rằng những chữ cái phải bắt đầu từ phía bên trái của hộp ký tự nếu

không chương trình sẽ báo lỗi Không thể nhập một Taxa mới vào đây Việc này phải thực hiện phần Taxa trên Seed Store

Species Hộp ký tự này cũng tượng tự như Genus Đánh một số ký tự đầu tiên của loài

(species) và chọn đúng tên loài từ hộp liệt kê thả Hộp liệt kê sẽ chỉ xuất hiện những loài thuộc Chi mà bạn đã chọn

Latitude Vĩ độ (latitude) được nhập vào là một dãy số gồm 6 số Hai số đầu tiên là độ,

hai số tiếp theo là phút và hai số cuối là giây Sau đó chọn N (bắc) hay S (nam) tuỳ theo phần bán cầu nơi thu hái hạt

Longitude Kinh độ (longitude) được nhập vào là một dãy số gồm 7 số Ba số đầu tiên là

độ, hai số tiếp theo là phút và hai số cuối là giây Sau đó chọn E (đông) hay W (tây) tuỳ thuộc vào phần bán cầu nơi thu hái hạt

Altitude Là độ cao nơi thu hái hạt

Location Địa điểm nơi thu hái hạt (gần với thị trấn, con sông, đường, rừng hay vùng địa

lý nào nhất)

Provenance Xuất xứ (provenance) là tên chỉ rõ sự tương đồng về tính di truyền và nó có thể

được sử dụng cho các seedlots khác nhau nhưng có cùng một tập hợp gen (gene pool)

Country Đánh một vài ký tự đầu tiên của tên nước, sau đó chọn từ hộp liệt kê thả State Tên bang hay tên tỉnh

Initial Weight Là khối lượng hạt đã được làm sạch và nhập vào Database Khối lượng này là

không bao giờ thay đổi

Bulk Weight Là khối lượng lô hạt hỗn hợp Giá trị mặc định là số 0

Reserved Bulk Là tổng khối lượng khối hạt đã lấy ra do việc lập bản báo giá bán hạt

Collector Mã tên của người thu hái hay người cung cấp hạt

Date Collected Ngày thu hái hạt Ngày được ghi theo thứ tự 4 số của năm - 2 số của tháng - 2

số của ngày (ví dụ 20050905)

Parents Số lượng các cây cá thể được trộn tạo nên khối hạt hốn hợp

Individuals Số lượng các cây cá thể trong một seedlot

Treatment Mã các phương pháp xử lý hạt trước khi gieo Được đánh máy hay chọn ra từ

hộp liệt kê thả

Viability Số hạt nảy mầm cho 10 g hạt

Year Tested Năm seedlot đã được kiểm tra

Retest Nếu nút tròn đã được nhấn, chứng tỏ seedlot này đã được kiểm tra lại, nếu

không đây sẽ là lần kiểm tra đầu tiên

Store Là mã vị trí nơi seedlot được cất trữ trong kho hạt

Price Là các mức giá đã được chỉ định cho seedlot

Restrict Nếu nút tròn đã được nhấn tức là seedlot này có giá trị đặc biệt hoặc là chỉ

được sử dụng cho những mục đích cụ thể (như phục vụ mục đích nghiên cứu) Seed Orchard Nhấn vào nút tròn nếu như hạt được thu hái từ vườn giống

Màn hình Individual Tree Seed

Màn hình này xuất hiện khi bạn nhấn chuột vào nút Individual Bạn không thể thêm giá trị của các cây cá thể nếu như bạn không nhấn nút Save dữ liệu ở cửa số Seedlot

Giải thích các mục trên màn hình

Seedlot Các cây cá thể và khối hạt hỗn hợp được thu hái từ cùng một nơi sẽ có cùng

một số seedlot Tree Number Là số duy nhất được ghi cho hạt được thu hái từ một cây cụ thể Nếu bạn nhấn

chuột vào hộp liệt kê thả số cây cá thể sẽ hiển thị số cây đã được nhập và trọng lượng tương ứng của chúng

Initial Weight Khối lượng ban đầu của từng cây cá thể được nhập vào Database Giá trị mặc

định là số 0

Stock Weight Khối lượng hiện tại của từng cây cá thể trong Database

Reserved Weight Là khối lượng hạt của mỗi cây cá thể đã lấy ra do việc lập các bản báo giá bán

hạt (Quotation) Giá trị mặc định là số 0

Viability Số hạt nảy mầm trong 10 gam hạt của từng cây cá thể

Taxa

Màn hình Taxa dành cho việc nhập, sắp xếp và hiển thị tên và mã phân loại thực vật

Giải thích các mục trên màn hình

Genus Là chi thực vật, đánh một vài chữ cái đầu tiên của chi, nhấn chuột vào nút mũ

tên, sau đó chọn đúng chi bạn cần từ danh sách liệt kê thả

Genus Id Là mã chi thực vật (ví dụ Acacia là ACA)

Species Là loài thực vật, đánh một vài chữ cái đầu tiên của loài, nhấn chuột vào nút mũi

tên, sau đó chọn đúng loài bạn cần từ danh sách liệt kê thả

Species Id Là mã loài thực vật Các mã loài phải là duy nhất, không được trùng với mã chi

hay mã loài khác Author Là tên tác giả phân loại thực vật được chấp nhận hiện tại

Rotap Code Mã tiêu chuẩn của Australia cho các loài thực vật quý hiếm và đang bị đe doạ

(mã này chỉ được sử dụng riêng cho Australia)

Treatments

Màn hình Treatments dành cho việc nhập, sắp xếp và hiển thị các phương pháp xử lý hạt được áp dụng

để thúc đẩy quá trình nảy mầm

Giải thích các mục trên màn hình

Treatment Là mã các phương pháp xử lý hạt được áp dụng

Treatment Description Mô tả từng phương pháp

Collectors

Màn hình Collectors dành cho việc nhập, sắp xếp và hiển thị tên và mã của những người thu hái hạt

giống

Giải thích các mục trên màn hình

Collector Id Mã được xác định riêng cho người thu hái hạt

Collector name Tên đầy đủ của người thu hái hạt

Prices

Màn hình Prices dành cho việc nhập, sắp xếp và hiển thị các mức giá bán hạt

Bạn có thể định rõ các mức giá khác nhau cho khối hạt phụ thuộc vào số lượng được mua và bạn cũng

có thể đặt một mức giá tối thiểu cho các cây cá thể

Các mức giá được nhập vào đây không bao gồm chi phí của cả quá trình xử lý hạt mà những chi phí này

phải được nhập vào phần Costs

Giải thích các mục trên màn hình

Price Id Mã của một mức giá đặt cho một seedlot

Price Category Khoảng dao động về khối lượng để áp một mức giá

Limit Low Điểm bắt đầu của khoảng dao động về khối lượng

Limit High Điểm giới hạn cuối của khoảng dao động về khối lượng

Price per gm Giá thành của mỗi gram hạt

Costs

Màn hình Costs dành cho việc nhập, sắp xếp và hiển thị các chi phí cố định cho các dịch vụ khác liên

quan

Giải thích các mục trên màn hình

Cost Description Mô tả các hình thức dịch vụ được sử dụng

Cost Giá được trả cho các dịch vụ đó

Bạn phải luôn có một mục nhập cho quá trình xử lý hạt, nó là điều không thể thiếu trong hệ thống Đây là chi phí cho việc chọn lọc, đóng gói và vận chuyển một seedlot

Contacts

Menu phụ Contacts cung cấp các lựa chọn để nhập tên và địa chỉ của khác hàng bao gồm nước, vùng,

nhóm nước…

Menu phụ Contact có 6 sự lựa chọn:

• Customer/Contacts Nhập tên và địa chỉ của khách hàng

• Countries/Regions Nhập nước và các vùng trong nước

• Query Customers Tìm hiểu khách hàng thông qua nước hay vùng

• Query Contacts Tìm hiểu các mối liên hệ của khách hàng

• World Zones Nhập các vùng trên thế giới

• Country Group within Zones Định rõ từng nhóm nước theo các vùng trên thế giới

Customer/Contacts

Màn hình Customer là nơi bạn nhập tên và địa chỉ khách hàng

Giải thích các mục trên màn hình

Country Là tên nước, đánh một vài chữ cái đầu tiên của tên nước bạn cần tim,

sau đó chọn từ danh lục liệt kê thả

Region Là vùng trong một nước, đánh một vài chữ cái đầu tiên của tên vùng bạn

cần tìm, sau đó chọn từ danh mục liệt kê thả Một vùng là một khu vực của một nước, ví dụ như bang/ tỉnh thành Nếu bạn không chia vùng thì chỉ cần nhập lại tên nước

Customer “Khách hàng” để chỉ một tổ chức hay một cá nhân Đánh tên khách hàng

sau đó chọn từ danh mục liệt kê thả nếu tên khách hàng đó đã được nhập rồi (chú ý: sẽ là tốt hơn nếu bạn đánh những từ rất riêng đặc trưng cho khách hàng đó Nếu bạn chọn một thông tin rất chung, chẳng hạn như tên công ty, sau đó bạn sẽ phải chọn từ rất nhiều tên khách hàng trong cùng một công ty tại danh mục liệt kê thả) Nếu tên khách hàng chưa được nhập thì bạn làm, nếu đã có rồi thì bạn thoát ra Điều quan trọng là không được nhập một tên khách hàng hơn 1 lần

Address Đánh địa chỉ mới, còn nếu địa chỉ đã được nhập rồi thì bạn chỉ cần chọn

từ danh mục liệt kê thả

Restrict to region Kiểm tra nút radio nếu bạn muốn tìm khách hàng trong một vùng đặc

biệt Nếu không bạn sẽ có tên khách hàng trong phần chung Phone 1 Số điện thoại chính của khách hàng

Phone 2 Số điện thoại thứ 2 hay số điện thoại di động

Fax Số fax

Xin lưu ý Số điện thoại, số fax và địa chỉ email nhập vào phần customer được liên kết với địa chỉ cho chính khách hàng đó Điều này cho phép bạn thiết lập các số liên hệ khác nhau cho cùng một khách hàng tại các địa chỉ khác nhau

Contacts

Màn hình Contacts là nơi nhập các thông tin chi tiết của một cá nhân từ một tổ chức khách hàng

Giải thích các mục trên màn hình

Contact Name Tên của một cá nhân hay người có trách nhiệm của một tổ chức

Phone 1 Số điện thoại chính của khách hàng

Phone 2 Số điện thoại thứ 2 hoặc số di động

Fax Số fax

Countries/Regions

Màn hình Countries là nơi bạn nhập tên nước và thông tin liên quan đến những yêu cầu cho việc xuất

hạt tới các nước này

Khi Seeds Database được chuyển đi nó sẽ có một Country Table với một danh danh sách gồm 2 ký tự cho mã nước (Country Id) và tên nước theo tiêu chuẩn của tổ chức tiêu chuẩn quốc tế (ISO)

Bạn nên kiểm tra lại những thông tin chi tiết của các nước mà bạn sẽ liên hệ thường xuyên để đảm bảo rằng các thông số được thêm vào là đúng