Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo định hướng ERP tại công ty cổ phần thương mại và vận tải petrolimex đà nẵng (tt)

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ LÊ NGUYỄN HÀ VINH TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TỐN THEO ĐỊNH HƯỚNG ERP TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI PETROLIMEX ĐÀ NẴNG TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Mã số: 60.34.03.01 Đà Nẵng - Năm 2018 Cơng trình hồn thành TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐHĐN Người hướng dẫn khoa học: TS HUỲNH THỊ HỒNG HẠNH Phản biện 1: TS Nguyễn Hữu Cường Phản biện 2: PGS.TS Trần Thị Cẩm Thanh Luận văn bảo vệ Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Kế toán họp Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng vào ngày 27 tháng 01 năm 2018 Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thông tịn - Học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện Trường đại học Kinh tế, ĐHĐN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Hệ thống thông tin kế tốn cơng cụ đắc lực cho việc kiểm sốt, điều hành, định cấp quản lý bên bên ngồi tổ chức mà đóng vai trò ngày quan trọng việc phối hợp hoạt động nâng cao hiệu tác nghiệp phận chức Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp - Enterprise Resource Planning (ERP) phần mềm tích hợp nhiều phân hệ khác Mỗi phân hệ có chức riêng sử dụng sở liệu thông tin thống tồn hoạt động doanh nghiệp Với tính tích hợp, phận khác dễ dàng chia sẻ thông tin, phối hợp công việc với nhằm giảm bớt thời gian việc làm trùng phận kiểm sốt sai sót có đối chiếu, kiểm tra liên tục hệ thống Điều giúp việc tổ chức trao đổi liệu, thông tin cách khoa học phận, giúp nhà quản lý dễ dàng tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy để đưa định Công ty Cổ phần Thương mại Vận tải Petrolimex Đà Nẵng đơn vị kinh doanh bán buôn, bán lẻ xăng dầu kinh doanh vận tải xăng dầu Cơ cấu tổ chức công ty phức tạp gồm nhiều chi nhánh, hệ thống cửa hàng Công ty nằm phân tán nhiều địa bàn, thêm vào với biến động phức tạp giá xăng dầu yêu cầu trao đổi chia sẻ thơng tin kế tốn Cơng ty với chi nhánh, cửa hàng phòng ban nhanh chóng, kịp thời, chuẩn xác cấp thiết Tuy nhiên, việc tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn Cơng ty bất cập, vướng mắc Phần mềm kế tốn ứng dụng Cơng ty triển khai từ lâu tảng công nghệ lạc hậu, tiếp tục nâng cấp, phát triển để phù hợp với yêu cầu quản lý mới, quy định hành nhà nước Các phận phòng kinh doanh, CHXD, phòng tổ chức… sử dụng phần mềm rời rạc, kết nối thông tin hai chiều kế toán đến phận chức chưa kịp thời, nhanh chóng chưa cung cấp đầy đủ, chuẩn xác thông tin cần sử dụng gây lãng phí nguồn lực, làm giảm hiệu hoạt động Trong đó, nhu cầu thơng tin kế toán cần thiết phận, phòng kinh doanh cần thơng tin tình hình cơng nợ khách hàng xác, nhanh chóng để định đơn hàng, hay thông tin hàng tồn kho để cân đối hàng hoá thời điểm thay đổi giá… Để đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin kiểm sốt hiệu hoạt động, cần có phần mềm phù hợp có khả quản lý kết nối nghiệp vụ, phận doanh nghiệp khơng riêng nghiệp vụ phận kế tốn phòng ban riêng lẻ khác vấn đề mà ban lãnh đạo Cơng ty tìm kiếm lâu Giải pháp ERP ưu tiên số để giải tốn cho ban lãnh đạo công ty nay, giúp doanh nghiệp giải tình trạng lập, ngắt qng “nghẽn mạch” phận trình tương tác truyền thơng đồng thời tiếp cận thơng tin quản trị đáng tin cậy hay thể tính hợp doanh nghiệp thống Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn tác giả nghiên cứu chọn đề tài “Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn theo định hướng ERP Công ty Cổ phần Thương mại Vận tải Petrolimex Đà Nẵng” để thực luận văn thạc sĩ Mục tiêu nghiên cứu - Hệ thống hoá sở lý thuyết hệ thống thơng tin kế tốn điều kiện ứng dụng ERP - Đánh giá thực trạng xác định nhu cầu tổ chức thơng tin kế tốn Cơng ty Cổ phần Thương mại Vận tải Petrolimex Đà Nẵng - Đề xuất giải pháp hồn thiện hệ thống thơng tin kế toán theo định hướng ERP Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn điều kiện ứng dụng hệ thống ERP Phạm vi nghiên cứu: Công ty Cổ Phần Thương mại Vận tải Petrolimex Đà Nẵng với liệu nghiên cứu năm 2017 Phƣơng pháp nghiên cứu Khảo cứu, tổng hợp tài liệu, nghiên cứu lý luận tổ chức hệ thống thông tin kế toán điều kiện ứng dụng ERP Bằng phương pháp nghiên cứu định tính: vấn trực tiếp cán công nhân viên công ty nhằm đánh giá thực trạng tổ chức hệ thống thông tin kế tốn Cơng ty Từ đó, thơng tin thu thập tổng hợp, phân tích, đánh giá… nhằm đề xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn theo định hướng ERP cơng ty Ý nghĩa khoa học thực tiễn đề tài Về mặt lý luận Việc ứng dụng ERP lĩnh vực nghiên cứu Hiện nay, chưa có giáo trình tài liệu thống đề cập sâu hệ thống thơng tin kế tốn điều kiện ứng dụng ERP Để góp phần cung cấp thêm thông tin lý luận trên, đề tài hệ thống hố sở lý thuyết hệ thống thơng tin kế toán điều kiện ứng dụng ERP Về mặt thực tiễn Đề tài phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thơng tin kế tốn Cơng ty Cổ phần Thương mại Vận Tải Petrolimex Đà Nẵng, bên cạnh nhận diện cách đầy đủ nhu cầu thơng tin kế tốn tất phận liên quan Cơng ty Từ đề xuất giải pháp hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn theo định hướng ERP Cơng ty Các đề xuất có ý nghĩa thực tiễn Cơng ty q trình chuyển đổi ứng dụng ERP Bố cục luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận tài liệu tham khảo, luận văn gồm ba chương: Chƣơng 1: Cơ sở lý thuyết hệ thống thơng tin kế tốn điều kiện ứng dụng ERP Chƣơng 2: Đánh giá thực trạng hệ thống thơng tin kế tốn Cơng ty Cổ phần Thương mại Vận tải Petrolimex Đà Nẵng Chƣơng 3: Đề xuất giải pháp hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn theo định hướng ERP Cơng ty Cổ phần Thương mại Vận tải Petrolimex Đà Nẵng Tổng quan tài liệu nghiên cứu ERP giải pháp hữu hiệu giúp cho doanh nghiệp đạt nhiều lợi ích xu cạnh tranh hội nhập quốc tế.Nhiều nghiên cứu phân tích chứng minh lợi ích ERP hệ thống thơng tin kế toán từ việc triển khai hệ thống ERP Nghiên cứu Colmeneres, L (2009) cho lợi ích ERP hệ thống thông tin kế tốn báo cáo cung cấp xác Việc triển khai hệ thống ERP thường kéo theo cải tiến trình định liên kết phận chức doanh nghiệp Hơn nữa, ứng dụng ERP làm tăng độ tin cậy hệ thống thơng tin kế tốn thông qua việc bảo mật thông tin theo Alzoubi, A (2011) Khi ứng dụng cơng nghệ thơng tin nói chung ERP nói riêng, cần phải thay đổi cách tiếp cận tổ chức HTTTKT, mà cách tiếp cận HTTTKT theo chu trình cách tiếp cận mới, phù hợp để tăng cường chức phối hợp, trao đổi thông tin phận Cách tiếp cận hướng đến đối tượng sử dụng thơng tin kế tốn khác với việc tổ chức HTTTKT theo phần hành, theo dõi cung cấp thông tin đối tượng kế tốn Điều phân tích làm rõ nghiên cứu “Tiếp cận theo chu trình - Cơ sở để nâng cao hiệu hệ thống thơng tin kế tốn” tác giả Nguyễn Mạnh Tồn (2011) Nghiên cứu tổ chức hoạt động thành bốn chu trình chu trình bán hàng thu tiền, chu trình mua hàng tốn, chu trình sản xuất chu trình tài Nghiên cứu sở để tác giả tổ chức chu trình Cơng ty, định hướng tổ chức thơng tin kế tốn để đáp ứng đầy đủ chức kế tốn chu trình Trong năm gần đây, nghiên cứu hệ thống thông tin kế toán gắn liền với hệ thống ERP quan tâm công bố kết nghiên cứu nhiều Trong nghiên cứu tác giả Trần Thị Thanh Thuý (2011), phương pháp định lượng tác giả thực khảo sát 300 doanh nghiệp, nhận phản hồi từ 204 có 19 doanh nghiệp ứng dụng ERP thành công Thông qua khảo sát này, tác giả cho nhận định phân hệ kế toán tài phân hệ có vai trò quan trọng ERP, thấy tác động mạnh mẽ ERP đến tổ chức HTTTKT Bên cạnh đó, có nhiều tác giả nghiên cứu tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn theo định hướng ERP doanh nghiệp Nghiên cứu tác giả Huỳnh Thị Thanh Nguyên (2013), nghiên cứu đơn vịứng dụng ERP, nêu lên lợi ích mang lại từ việc ứng dụng đồng thời giải pháp hoàn thiện để tăng cường hiệu việc ứng dụng ERP vào tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn tài kế tốn quản trị doanh nghiệp Cũng nghiên cứu tác giả Nguyễn Thị Ngọc Quỳnh (2015) Qua nghiên cứu trên, tác giả nhận thấy tác động ERP đến việc tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn lớn, đòi hỏi hồn thiện HTTTKT nhằm nâng cao hiệu cơng tác kế toán, nâng cao hiệu kinh doanh nhờ khả kiểm sốt tốt chi phí, cơng nợ, tối ưu hố nguồn lực có Kế thừa từ nghiên cứu trước với hạn chế chưa có nghiên cứu tìm hiểu cụ thể nhu cầu thơng tin kế tốn phận chức trước ứng dụng ERP, để triển khai phát huy đầy đủ nhu cầu thông tin cần thiết Mỗi doanh nghiệp có đặc thù kinh doanh, tác giả vận dụng vào thực tiễn Công ty Cổ phần Thương mại Vận tải Petrolimex Đà Nẵng để tìm hiểu thực trạng HTTTKT, bên cạnh nhận diện nhu cầu sử dụng thơng tin kế tốn Từ đề xuất giải pháp hồn thiện HTTTKT theo định hướng ERP Công ty CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP 1.1 KHÁI QT HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN HTTTKT phận cấu thành quan trọng hệ thống thông tin quản lí doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, phương tiện, phương pháp kế toán tổ chức khoa học nhằm thu thập, xử lí cung cấp thơng tin tình hình huy động sử dụng vốn doanh nghiệp kết hoạt động kinh doanh doanh nghiệp thời kì định HTTTKT có mục tiêu, đầu vào, quy trình xử lý liệu đầu 1.2 HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (Enterprise Resource Planning – ERP) 1.2.1 Khái niệm ERP ERP hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp giúp doanh nghiệp quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh Bản chất ERP hệ thống tích hợp chức khác vào hệ thống 1.2.2 Đặc điểm hệ thống ERP Tính linh hoạt , tính tồn diện, tính liên kết 1.2.3 Cấu trúc hệ thống ERP Phân hệ kế toán, phân hệ mua hàng, phân hệ sản xuất, phân hệ bán hàng, phân hệ nhân sự, quản trị hệ thống 1.2.4 Sự cần thiết ứng dụng ERP Với tính chất đặc trưng nêu trên, ứng dụng ERP vào công tác quản lý doanh nghiệp nói chung cơng tác kế tốn nói riêng, ERP thực phát huy tác dụng Lợi ích việc ứng dụng phần mềm ERP tóm lược khía cạnh sau đây: Tiếp cận thông tin quản lý đáng tin cậy, công tác kế tốn xác hơn, cải tiến quản lý hàng tồn kho, tăng hiệu sản xuất, quản lý nhân hiệu hơn, quy trình kinh doanh xác định rõ ràng 1.3 TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP 1.3.1 Hệ thống chứng từ quy trình luân chuyển chứng từ a Hệ thống chứng từ Trong điều kiện ứng dụng ERP, hệ thống chứng từ doanh nghiệp bị ảnh hưởng nhiều phương diện: nội dung lập xét duyệt chứng từ, hình thức chứng từ, số liên lập Ngoài bảy (07) yếu tố bắt buộc chứng từ quy định Luật Kế tốn, nội dung chứng từ có yếu tố phi tài b Quy trình ln chuyển chứng từ Trong môi trường ERP, tất quy trình phải chuẩn hóa nghiệp vụ kinh tế cụ thể Tùy thuộc vào đặc thù yêu cầu nhà quản lý doanh nghiệp mà quy trình luân chuyển chứng từ khác doanh nghiệp khác 1.3.2 Tổ chức sở liệu mã hóa liệu a Cơ sở liệu Hệ thống ERP ghi nhận xử lý thông tin theo nguyên tắc: bước hoạt động trước chưa ghi nhận liệu vào hệ thống khơng có để hệ thống cho phép bước hoạt động sau thực Hệ thống ERP tích hợp tất liệu quy trình tổ chức vào hệ thống hợp 10 thơng tin bán hàng thuộc phòng kinh doanh hệ thống thơng tin kế tốn thuộc phòng kế tốn (Hình 1.3) Chu trình cung ứng Hai chức chu trình cung ứng mua hàng tốn tiền cho nhà cung cấp Chu trình liên quan đến phân hệ: mua hàng, nhận hàng, theo dõi toán chi tiền Mục tiêu chu trình tạo điều kiện thuận lợi cho việc mua hàng toán với nhà cung cấp phát sinh nhu cầu nguyên liệu vật liệu, hàng hóa dịch vụ Để thực tốt chức chu trình, đòi hỏi phải có phối hợp đồng phận như: phận có nhu cầu, phận mua hàng, phận nhận hàng, quản lý kho hàng, kế toán hàng tồn kho, kế toán toán, kế toán vốn tiền kế tốn tổng hợp thơng qua việc chia sẻ thơng tin tồn chu trình (Hình 1.4) Chu trình chuyển đổi Chu trình chuyển đổi trình biến đổi yếu tố đầu vào trở thành đầu doanh nghiệp xem cầu nối chu trình cung ứng chu trình doanh thu Chức chu trình chuyển đổi hạch tốn chi phí phát sinh q trình hoạt động kinh doanh Để thực tốt chức trên, đòi hỏi phận có liên quan phận nhân sự, kế toán tài sản cố định, kế toán toán, kế toán hàng tồn kho, thủ kho phận khác có liên quan phải phối hợp với cách chặt chẽ Chu trình tài Chức chu trình tài huy động vốn sử dụng nguồn vốn cách có hiệu Để thực tốt chu trình tài chính, đòi hỏi phần mềm phải xử lý bút tốn trùng 11 cơng tác kế tốn, tính tốn cập nhật số dư tài khoản đồng thời kết chuyển liệu tài khoản tổng hợp KẾT LUẬN CHƢƠNG Trong chương này, tác giả trình bày lý luận hệ thống thơng tin kế tốn, hệ thống ERP Đặc biệt, tác giả trọng làm rõ việc tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn điều kiện ứng dụng ERP Từ đó, làm rõ tầm quan trọng việc ứng dụng hệ thống ERP vào hệ thống thông tin doanh nghiệp Khi ứng dụng ERP, tổ chức thơng tin kế tốn phải thay đổi, hướng đến việc tổ chức liệu kế tốn, quy trình xử lý cung cấp thơng tin kế tốn theo chu trình sở mối quan hệ thơng tin phận kế toán với phận chức khác Công ty nhằm nâng cao hiệu công tác kế tốn nói riêng cơng tác quản lý nói chung doanh nghiệp Tất vấn đề lý luận chương sở để tác giả phân tích thực trạng Cơng ty đề xuất giải pháp nhằm tổ chức hệ thống thông tin kế tốn theo định hướng ERP Cơng ty Cổ phần Thương mại Vận tải Petrolimex Đà Nẵng chương 12 CHƢƠNG ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI PETROLIMEX ĐÀ NẴNG 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI PETROLIMEX ĐÀ NẴNG 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Tên viết tắc: PETAJICO DANANG Trụ sở: Số 179 Nguyễn Văn Thoại, phường An Hải Đông, quận Sơn Trà, Thành phố Đà Nẵng, Việt Nam Công ty Cổ phần Thương mại Vận tải Petrolimex Đà Nẵng (gọi tắc Cơng ty) trước Xí nghiệp Vận tải xây lắp trực thuộc Công ty xăng dầu khu vực 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ đặc điểm hoạt động kinh doanh a Chức Công ty Cổ phần Thương mại Vận tải Petrolimex Đà Nẵng với chức thực hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ thương mại Kinh doanh vận tải xăng dầu nước đường Kinh doanh bán buôn, bán lẻ xăng dầu sản phẩm hoá dầu Kinh doanh xây lắp, sửa chữa khí, đóng phương tiện vận tải, bồn bể chứa xăng dầu Đào tạo dạy nghề b Nhiệm vụ c Đặc điểm hoạt động kinh doanh Hoạt động kinh doanh Cơng ty kinh doanh xăng dầu dịch vụ vận tải xăng dầu 13 Hoạt động kinh doanh xăng dầu Công ty kinh doanh mặt hàng xăng dầu nhập từ đầu mối cung cấp xăng dầu Tập đoàn loại dầu nhờn thông dụng Thị trường tiêu thụ Công ty hệ thống bán lẻ CHXD nằm địa bàn tỉnh Quảng Trị, Huế, Đà Nẵng, Quảng Nam khách hàng bán buôn Hoạt động dịch vụ vận tải xăng dầu Hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải đường xe tơ sitéc gồm có vận tải nội địa (nội ngành, khách hàng) vận tải Lào Sản phẩm loại hình tính theo đơn vị m3km Tổng số phương tiện Công ty tính đến 30/09/2017 65 xe chun dụng tơ sitec với nhiều loại chuẩn loại khác Tổng dung tích 1.672 m3, bình qn 25 m3/phương tiện để đáp ứng nhu cầu thị trường vận tải nội địa Lào Công ty 2.1.3 Cơ cấu tổ chức máy quản lý: (Xem hình 2.1) 2.1.4 Cơ cấu tổ chức máy kế toán: (Xem hình 2.2) 2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TẠI CƠNG TY 2.2.1 Ứng dụng tin học hố cơng tác quản lý 2.2.2 Hệ thống chứng từ kế tốn q trình ln chuyển chứng từ 2.2.3 Tổ chức sở liệu mã hóa đối tƣợng quản lý Cơng ty 2.2.4 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 2.2.5 Đánh giá chung thực trạng tổ chức HTTTKT Công ty 14 a Ưu điểm Hệ thống chứng từ công ty tổ chức hoàn thiện với đầy đủ chứng từ cần thiết biểu mẫu chứng từ thiết kế theo chế độ kế toán hành kết hợp với đặc điểm riêng có ngành xăng dầu Hệ thống tài khoản công ty tương đối phù hợp, phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đáp ứng yêu cầu thơng tin, kiểm tra q trình tiêu thụ cơng ty b Nhược điểm Các phần mềm ứng dụng VPCT cửa hàng triển khai từ lâu, tảng công nghệ bị lạc hậu, đồng thời với việc phần mềm không tiếp tục nâng cấp, phát triển để phù hợp với yêu cầu quản lý mới, quy định hành nhà nước Công tác quản lý tiền/ hàng cửa hàng chưa ứng dụng tự động hố (cột bơm, đo bể) Phần mềm khơng hỗ trợ chuẩn UNICODE 2.3 TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TỐN TRONG CÁC CHU TRÌNH 2.3.1 Chu trình doanh thu a Hoạt động kinh doanh xăng dầu b Hoạt động dịch vụ vận tải c Nhận xét tổ chức thơng tin kế tốn chu trình doanh thu Đối với hoạt động kinh doanh xăng dầu Thông tin liệu tiền hàng, công nợ không đáp ứng nhu cầu kiểm tra, đối chiếu số liệu phòng tức thời làm cho vốn lưu động bị khách hàng chiếm dụng thường xuyên 15 Tại phòng kế tốn, liệu hàng nhập định kỳ hàng tháng đổ phòng kế tốn, việc tốn theo dõi cơng nợ nhà cung cấp phụ thuộc vào phòng kinh doanh nhập liệu, kế tốn khơng cân đối tiền chuyển để tối đa hạn mức chiếm dụng kỳ cuối tháng Cũng việc theo dõi công nợ CHXD chậm trễ, khơng xác Hiện nay, sách giá xăng dầu thay đổi theo giá giới, 15 ngày điều chỉnh tăng giảm, rủi ro khâu dự trữ cho doanh nghiệp dễ xảy hành vi gian lận theo thay đổi Đối với hoạt động dịch vụ vận tải Khơng có đối chiếu số liệu lái xe, lượng hàng, điểm đổ hay lệ phí đường chuyến XNVT với phòng kế tốn Với phần mềm tại, kế toán vận tải vất vả từ khâu cập nhật lại mã đường phát sinh, cự ly, nhập tay đơn giá cho tuyến đường khách hàng vận tải Hơn nữa, phần mềm không hỗ trợ việc đối chiếu số liệu khách hàng vận tải, kế tốn phải thực đối chiếu thủ cơng, thời gian, hiệu khơng cao 2.3.2 Chu trình cung ứng a Quy trình mua hàng hố xăng dầu tốn b Quy trình mua vật tư, phụ tùng, săm lốp, bình điện tốn c Nhận xét tổ chức thơng tin kế tốn chu trình cung ứng Việc kiểm tra đối chiếu phận có u cầu mua hàng với kế tốn: Vật tư đặt mua nhập kho khơng có đối chiếu với đơn đặt hàng nhằm xác định xác số lượng yêu cầu Dữ liệu phòng ban chồng chéo nhau, khơng hiệu quả, cơng việc phòng kế tốn dồn cuối tháng 16 2.3.3 Chu trình chuyển đổi a Quy trình quản lý nhân tiền lương b Quy trình tập hợp chi phí, tính giá thành dịch vụ vận tải c Nhận xét tổ chức thơng tin kế tốn chu trình chuyển đổi Phòng tổ chức tổng hợp cần thơng tin để toán thuế thu nhập cá nhân từ đầu tư vốn phải lấy thơng tin từ phòng kế tốn để thống kê thủ công lại Hệ thống định mức chi phí xây dựng để phục vụ cho việc tính giá thành vận tải, điều động cung ứng nhiên liệu cho xe, việc xuất nhiên liệu, xuất săm lốp, sửa chữa xe mang tính chủ quan, chưa có phần mềm cập nhật theo dõi ngày Công ty chưa xây dựng ban hành quy chế quản lý thu chi, quy chế kiểm sốt nội bộ, chưa có giải pháp hợp lý để kiểm sốt chi phí để hạn chế rủi ro hoạt động sản xuất kinh doanh 2.3.3 Chu trình tài a Hoạt động huy động vốn b Hoạt động đầu tư mua sắm TSCĐ c Hệ thống báo cáo d Nhận xét tổ chức thơng tin kế tốn chu trình tài Cơng tác đầu tư ln trọng đảm bảo hệ thống thiết bị, phương tiện đồng để thực nhiệm vụ sản xuất làm tăng lực sản xuất Chưa có báo cáo quản trị phân tích chi phí, lợi nhuận theo đối tượng cấu trúc tổ chức theo chiều phân tích để từ hoạch định chiến lược, kế hoạch quản trị tối ưu 17 2.4 NHẬN DIỆN NHU CẦU THÔNG TIN KẾ TỐN TẠI CƠNG TY Với mục tiêu hồn thiện HTTTKT Công ty theo định hướng ERP, bên cạnh việc đánh giá thực trạng HTTTKT Công ty, tác giả thực vấn chuyên sâu phận chức công ty nhằm nhận thức rõ thực trạng HTTTKT, nhu cầu sử dụng thơng tin kế tốn Cơng ty cần thiết cung cấp thơng tin kế tốn xuất phát từ nhu cầu 2.4.1 Mục tiêu đối tƣợng vấn Mục tiêu vấn: Tìm hiểu thực tế nhu cầu sử dụng thơng tin kế tốn phận chức liên quan Công ty nội dung thơng tin kế tốn cần cung cấp mục đích sử dụng thơng tin Đối tượng vấn: Cấp quản lý phận chức nhân viên phòng kế tốn 2.4.2 Phƣơng pháp vấn Bằng phương pháp vấn chuyên sâu thực vào thời điểm thích hợp với người tham gia vấn 2.4.3 Kết vấn Kết vấn cụ thể thể phụ lục 7, a Đánh giá thực trạng HTTTKT Công ty b Nhu cầu sử dụng thông tin phận Nhằm nhận thức rõ hơn, tác giả xin đưa so sánh thực trạng cung cấp thông tin nhu cầu sử dụng thông tin kế tốn Cơng ty (bảng 2.3) từ kết vấn thực trạng tìm hiểu 18 KẾT LUẬN CHƢƠNG Trong nội dung chương 2, tác giả tìm hiểu thực trạng tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn Cơng ty Cổ Phần Thương mại Vận tải Petrlomiex Đà Nẵng, tập trung nghiên cứu thực tế thơng tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền, chu trình mua hàng tốn, chu trình chuyển đổi chu trình tài Từ đó, nhận thấy bất cập tồn HTTTKT Cơng ty Bên cạnh đó, tiến hành vấn chuyên sâu quản lý phận, đơn vị nhân viên phòng kế tốn tài để tìm hiểu mối quan hệ thơng tin phận kế tốn với phận chức khác có nhìn rõ nhu cầu thơng tin kế tốn phận Với thực tế nhu cầu thông tin kế tốn thực trạng hệ thống thơng tin kế tốn Cơng ty với tìm hiểu hệ thống ERP, luận văn đưa giải pháp hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn theo định hướng ERP phần trình bày chương nhằm giúp cho hoạt động then chốt công ty vận hành thực tốt vai trò nhiệm vụ 19 CHƢƠNG ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN THEO ĐỊNH HƢỚNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI PETROLIMEX ĐÀ NẴNG 3.1 SỰ CẦN THIẾT TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN THEO ĐỊNH HƢỚNG ERP TẠI CÔNG TY Qua đánh giá thực trạng HTTTKT kết vấn chương nhận thấy nhu cầu thông tin đơn vị chưa đáp ứng đòi hỏi chi tiết nhanh chóng, xác Với tình hình thực tế nay, thay đổi giá xăng dầu liên tục cạnh tranh thị trường vận tải, đòi hỏi hoạt động phận, phòng ban diễn nhịp nhàng, đồng hiệu công việc cao Do vậy, giải vấn đề cấp bách nay, việc tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn điều kiện ERP giải pháp hữu hiệu Hơn nữa, Tập đoàn áp dụng thành cơng chương trình quản trị nguồn lực doanh ERP Với điều kiện này, bắt đầu năm 2018, Tập đồn có lộ trình triển khai hố đơn điện tử Nằm xu Cơng ty sử dụng hoá đơn điện tử thời gian tới Do vậy, việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo định hướng ERP điều tất yếu 3.2 ĐỊNH HƢỚNG HỒN THIỆN HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TẠI CƠNG TY Tìm kiếm giải pháp ERP phải có khả hồn tồn đáp ứng yêu cầu, hạn chế đề cập nay, cho phép quản trị lĩnh vực hoạt động công ty 20 Đảm bảo đầy đủ sở hạ tầng, máy móc, thiết bị, hệ thống mạng, khả ứng dụng công nghệ thông tin người phải đáp ứng đầy đủ kiến thức để vận hành hệ thống ERP Thay đổi văn hóa doanh nghiệp tư nhân viên Vấn đề chi phí vấn đề Cơng ty cần quan tâm 3.3 ĐỀ XUẤT NHẰM HỒN THIỆN HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TOÁN THEO ĐỊNH HƢỚNG ERP 3.3.1 Thiết kế tập tin danh mục Cơng ty cần hệ thống hóa lại danh mục tập tin để tổng hợp thơng tin, giúp theo dõi quản lý hoạt động kinh doanh dễ dàng, hợp lý theo đặc thù riêng Tác giả đề xuất giải pháp hồn thiện tập tin danh mục chung Công ty qua bảng mơ tả 3.1 Bên cạnh đó, Tác giả đề xuất thiết kế vài mã đối tượng mang tính đặc thù kinh doanh Công ty nhằm giúp người dùng dễ dàng theo dõi quản lý Mã hàng hóa, Mã phí, Mã đường… 3.3.2 Hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn chu trình Tác giả tập trung chuẩn hóa quy trình hai chu trình chu trình doanh thu chu trình cung ứng Đối với chu trình doanh thu Tác giả đưa quy trình khai báo liệu khách hàng quy trình kiểm sốt tín dụng nhằm quản lý tập trung thông tin sở cho quy trình bán hàng * Quy trình khai báo liệu khách hàng, hạn mức tín dụng (Xem hình 3.1) * Quy trình kiểm sốt tín dụng: (Xem hình 3.2) 21 * Quy trình bán bn xăng dầu Tác giả hồn thiện quy trình bán bn, thay phòng kinh doanh xuất hố đơn GTGT chuyển cho phòng kế tốn kiểm tra, xuất cho khách hàng bán bn Trong quy trình này, xác định rõ trách nhiệm phận, ghi nhận giao dịch xuất, bán hàng theo luồng quy trình từ hợp đồng, đặt hàng, xuất hàng, hoá đơn… liệu tích hợp với kế tốn cơng nợ phải thu, quản lý giá, đơn đặt hàng, khách hàng Quy trình bán bn xăng dầu thu tiền thể qua hình 3.3 mô tả bảng 3.2 * Quy trình bán lẻ xăng dầu Trong quy trình bán lẻ, tác giả hoàn thiện khâu nhập hàng, xuất hàng CHXD, sở để CHXD có chứng từ nhập xuất, đồng thời VPCT quản lý lượng hàng, cơng nợ khách hàng cửa hàng, hố đơn Điểm khác so với hệ thống tại, lúc giao hàng cho CHXD có thêm chứng từ lệnh vận chuyển xác nhận việc giao nhận lái xe cửa hàng Trong hoạt động bán lẻ CHXD gồm quy trình bán hàng xuất hố đơn, tốn tiền mặt, quy trình bán hàng cơng nợ, quy trình thu tiền… Quy trình bán hàng xuất hố đơn, thu tiền CHXD (Hình 3.4); Quy trình bán hàng cơng nợ theo định mức Cơng ty (Hình 3.5), quy trình sử dụng khách hàng mua hàng theo định mức cơng nợ ký Các quy trình phần quy trình bán lẻ xăng dầu CHXD (Hình 3.6) * Quy trình kinh doanh dịch vụ vận tải: Trong quy trình này, XNVT tạo lệnh vận chuyển đưa lấy xe mang theo đến đến nhận hàng, để làm nhận hàng chứng từ xác nhận việc giao hàng lái xe bên giao trả hàng, tránh nhầm lẫn việc nhận/giao trả 22 hàng trước tất xác nhận vận đơn (PXKKVCNB) Để VPCT có đối chiếu sản lượng vận chuyển vận đơn nhận với lệnh vận chuyển xuất (Hình 3.7) b Chu trình cung ứng * Quy trình mua hàng hố xăng dầu tốn (Xem hình 3.8 bảng 3.5) * Quy trình mua vật tư, thiết bị tốn (Xem hình 3.9 bảng 3.6) Trong quy trình mua vật tư, thiết bị tốn, tác giả hệ thống hoá bước rõ ràng cho phận theo công việc Để kiểm tra, xác nhận việc giao hàng ngồi biên bàn giao phận kinh doanh kỹ thuật (mua hàng) với nhà cung cấp, có biên bàn giao xác nhận vật tư, thiết bị phòng kinh doanh kỹ thuật với phận có nhu cầu Chứng từ làm để kế toán kiểm tra, quản lý chi phí hợp lý 3.3.3 Tăng cƣờng sở hạ tầng thông tin 3.3.4 Xây dựng cấu nhân 3.3.5 Công tác truyền thông hệ thống ERP 3.3.6 Đề xuất phần mềm ứng dụng ERP 3.4 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ Để việc triển khai ERP hiệu quả, yếu tố sau Công ty cần đảm bảo thực hiện: - Cam kết hỗ trợ ban lãnh đạo công ty - Đảm bảo sở hạ tầng công nghệ thông tin - Đảm bảo chi phí - Đảm bảo đào tạo đội ngũ người dùng - Quản lý thay đổi hiệu 23 KẾT LUẬN CHƢƠNG Trên sở hạn chế tồn công tác tổ chức hệ thống thông tin kế tốn Cơng ty Cổ phần Thương mại Vận tải Petrolimex Đà Nẵng chương Trong chương này, tác giả thấy cần thiết tổ chức HTTTKT theo định hướng ERP định hướng tìm kiếm ứng dụng hệ thống thông tin đại, phù hợp, đáp ứng đầy đủ nhu cầu cần thiết nâng cao lực cạnh tranh ứng dụng ERP Từ đó, tác giả đề xuất giải pháp hồn thiện quy trình chuẩn, thiết lập tập tin danh mục, tăng sở hạ tầng thông tin, đào tạo nhân viên…nhằm hồn thiện hệ thống thơng tin kế toán theo định hướng ERP, giúp hoạt động sản xuất kinh doanh diễn nhịp nhàng, đồng phát huy đầy đủ vai trò phận chức ứng dụng ERP Đồng thời đưa số kiến nghị cho công ty triển khai ERP đảm bảo hiệu Việc có ý nghĩa quan trọng việc ứng dụng ERP thời gian tới 24 KẾT LUẬN Ứng dụng hệ thống quản lý ERP xu tất yếu lợi ích mà ERP đem lại cho doanh nghiệp lớn Bên cạnh ERP cơng cụ quan trọng để giúp doanh nghiệp quản lý nguồn lực cách hiệu quả, cung cấp thơng tin cách xác, kịp thời cho việc quản lý, điều hành, nâng cao lực cạnh tranh doanh nghiệp Đề tài đưa tìm hiểu chung hệ thống thơng tin kế tốn điều kiện ứng dụng ERP đánh giá thực trạng HTTTKT để thấy hạn chế, bất cập tồn Bên cạnh đó, tác giả tiến hành vấn chuyên sâu cấp quản lý phận nhằm nhận thấy cấp thiết nhu cầu thông tin kế tốn Từ có định hướng hữu hiệu ERP nhằm khắc phục hạn chế mặt không gian thời gian nhờ khả chia sẻ liên kết cao phận chức doanh nghiệp Đề xuất giải pháp thiết thực cải tiến quy trình hai chu trình bán hàng thu tiền, mua hàng toán, tăng cường sở hạ tầng, mua phần mềm ERP… nhằm giúp cho việc triển khai hệ thống ERP sau Công ty thuận lợi đạt hiệu Với kiến thức hạn chế, luận văn khơng tránh khỏi thiếu sót, kính mong q thầy, quan tâm đóng góp ý kiến để luận văn hoàn thiện ... Cơng ty đề xuất giải pháp nhằm tổ chức hệ thống thông tin kế tốn theo định hướng ERP Cơng ty Cổ phần Thương mại Vận tải Petrolimex Đà Nẵng chương 12 CHƢƠNG ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THƠNG TIN. .. thực trạng xác định nhu cầu tổ chức thông tin kế tốn Cơng ty Cổ phần Thương mại Vận tải Petrolimex Đà Nẵng - Đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống thơng tin kế tốn theo định hướng ERP Đối tƣợng... THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI PETROLIMEX ĐÀ NẴNG 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI PETROLIMEX ĐÀ NẴNG 2.1.1 Quá trình hình thành