“Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học”

Trong nền kinh tế thị trường, mục tiêu hàng đầu của các doanh nghiệp là tối đa hoá lợi nhuận, đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất. Để đạt được điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, hạ giá thành, đồng thời các doanh nghiệp phải luôn đổi mới phương thức phục vụ, thực hiện nghiêm túc chế độ hạch toán kinh tế, luôn cải tiến bộ máy kinh doanh cho phù hợp với sự phát triển kinh tế và sự mở rộng quy mô kinh doanh của doanh nghiệp. Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng giữ vai trò hết sức quan trọng là phần hành kế toán chủ yếu trong toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp, góp phần phục vụ đắc lực trong hoạt động bán hàng của mỗi doanh nghiệp. Bán hàng giúp cho doanh nghiệp có khả năng thu hồi vốn nhanh, trang trải được các chi phí, kịp thời tổ chức quá trình kinh doanh tiếp theo, góp phần thúc đẩy người sử dụng các đòn bẩy kinh tế trong công tác quản lý nhằm không ngừng làm tăng doanh lợi cho doanh nghiệp. Do đó, việc tổ chức kế toán bán hàng cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý doanh nghiệp để từ đó doanh nghiệp phân tích, đánh giá lựa chọn các phương án kinh doanh, đầu tư có hiệu quả. Sau một thời gian nghiên cứu, tìm hiểu có hạn, nên em xin trình bày những nội dung cơ bản nhất về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Đồng thời trình bày những hiểu biết của em về việc “Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học”

Lời nói đầu Trong nền kinh tế thị trờng, mục tiêu hàng đầu của các doanh nghiệp là tối đa hoá lợi nhuận, đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất. Để đạt đợc điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao chất lợng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, hạ giá thành, đồng thời các doanh nghiệp phải luôn đổi mới phơng thức phục vụ, thực hiện nghiêm túc chế độ hạch toán kinh tế, luôn cải tiến bộ máy kinh doanh cho phù hợp với sự phát triển kinh tế và sự mở rộng quy mô kinh doanh của doanh nghiệp. Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng giữ vai trò hết sức quan trọng là phần hành kế toán chủ yếu trong toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp, góp phần phục vụ đắc lực trong hoạt động bán hàng của mỗi doanh nghiệp. Bán hàng giúp cho doanh nghiệp có khả năng thu hồi vốn nhanh, trang trải đợc các chi phí, kịp thời tổ chức quá trình kinh doanh tiếp theo, góp phần thúc đẩy ngời sử dụng các đòn bẩy kinh tế trong công tác quản lý nhằm không ngừng làm tăng doanh lợi cho doanh nghiệp. Do đó, việc tổ chức kế toán bán hàng cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý doanh nghiệp để từ đó doanh nghiệp phân tích, đánh giá lựa chọn các phơng án kinh doanh, đầu t có hiệu quả. Sau một thời gian nghiên cứu, tìm hiểu có hạn, nên em xin trình bày những nội dung cơ bản nhất về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Đồng thời trình bày những hiểu biết của em về việc Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học Cùng với sự cố gắng của bản thân, luôn nhận đợc sự hớng dẫn nhiệt tình của thầy giáo PGS.TS Lê Thế Tờng và sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ phòng kế toán tại Công ty em đã hoàn thành luận văn này, nhng do thời gian và trình độ còn nhiều hạn chế nên luận văn không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong 1 đợc sự góp ý bổ sung nhằm khắc phục những thiếu sót của chuyên đề để hoàn thiện hơn nữa đề tài nghiên cứu và củng cố kiến thức của bản thân. Ngoài lời nói đầu và kết luận, nội dung của luận văn bao gồm ba phần chính: Chơng I: Những vấn đề về lý luận chung về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp thơng mại. Chơng II: Tình hình thực tế về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HIPT) Chơng III: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học. 2 Chơng I Những vấn đề lý luận chung về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thơng mại I. Đặc điểm hoạt động bán hàng ảnh hởng tới công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. 1. Đặc điểm hoạt động bán hàng Trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, hàng hoá bán đợc là yếu tố quan trọng cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Hàng hoá đạt tiêu chuẩn chất lợng cao, giá thành hạ thì hàng hoá của doanh nghiệp tiêu thụ nhanh mang lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp, đảm bảo cho doanh nghiệp một vị trí vững chắc trên thị trờng. Đặc điểm của hoạt động bán hàng là quá trình thực hiện trao đổi thông qua phơng tiện thanh toán để thực hiện giá trị của hàng hoá tức là chuyển hoá vốn của doanh nghiệp từ hình thái hiện vật hàng hoá sang hình thái tiền. Số tiền doanh nghiệp thu đợc từ việc cung cấp hàng hoá cho khách hàng gọi là doanh thu bán hàng. Bán hàng là khâu quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp, hàng hoá tiêu thụ đợc giúp doanh nghiệp đững vững trên con đờng cạnh tranh trong nền kinh tế thị trờng. Tất cả quá trình hoạt động kinh doanh đều nhằm mục đích bán đợc hàng hoá, tăng lợi nhuận. Do đó bán hàng là hoạt động rất cần đợc chú trọng, các doanh nghiệp phải xác định đợc vai trò, đặc điểm vị trí của công tác bán hàng trong toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của mình 3 trên cơ sở đã vạch ra hớng đi đúng đắn dựa trên cơ sở khoa học để đảm bảo cho sự thành công của đơn vị. Hàng hoá đợc tiêu thụ nhanh chóng sẽ làm tăng vòng quay của vốn lu động đảm bảo thu hồi vốn nhanh, trang trải đợc chi phí lợi nhuận đợc đảm bảo. Đối với toàn bộ nền kinh tế quốc dân bán hàng góp phần đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của xã hội, giữ vững quan hệ cân đối tiền hàng làm cho nền kinh tế quốc dân ổn định và phát triển đất nớc trên trờng quốc tế và góp phần tạo nên sự cân đối của cán cân kinh tế. 2. Yêu cầu quản lý công tác bán hàng, xác định kết quả bán hàng ở doanh nghiệp kinh doanh thơng mại. Quá trình bán hàng có vai trò quan trọng nên đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ vấn đề này. Yêu cầu đặt ra của quản lý công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở đơn vị kinh doanh thơng mại là phải nắm bắt, theo dõi chặt chẽ từng phơng thức bán hàng, từng thể thức thanh toán, từng đối tợng khách hàng để theo dõi thu hồi đầy đủ tiền bán hàng, tính toán xác định đúng kết quả tiêu thụ từng loại hàng hoá, dịch vụ. Điều đó đòi hỏi quá trình hạch toán bán hàng phải chính xác, phải phân tích và đánh giá thờng xuyên các hoạt động bán hàng để tìm ra các nguyên nhân chủ quan hay khách quan ảnh h- ởng đến quá trình bán hàng và xác định kết quả. Có nh vậy thì việc bán hàng và xác định kết quả bán hàng mới đạt đợc hiệu quả cao nhất. Công tác bán h àng và xác định kết quả bán hàng nhất thiết phải có sự quản lý chặt chẽ có tính khoa học và kế toán là công cụ đặc lực hữu hiệu đáp ứng đợc các yêu cầu quản lý của hoạt động đó. 3. Nhiệm vụ của kế toán trong công tác bán hàng, xác định kết quả bán hàng. Bán hàng và xác định kết quả bán hàng là hoạt động rất quan trọng trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Để đáp ứng kịp thời những yêu cầu đó kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cần thực hiện tốt những nhiệm vụ sau: 4 - Phản ánh và giám đốc kịp thời chi tiết khối lợng hàng hoá dịch vụ bán ra, tính toán đúng đắn giá vốn của hàng hoá và dịch vụ đã cung cấp, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các chi phí khác nhằm xác định chính xác kết quả bán hàng. - Kiểm tra giám sát tình hình thực hiện chỉ tiêu kế hoạch bán hàng, doanh thu bán hàng của đơn vị. - Phản ánh kịp thời doanh thu bán hàng để xác định kết quả bán hàng, đôn đốc, kiểm tra đảm bảo thu đủ và kịp thời tiền bán hàng, tránh bị chiếm dụng vốn bất hợp lý. - Cung cấp thông tin chính xác trung thực, lập quyết toán đầy đủ kịp thời để đánh giá đúng hiệu quả kinh doanh cũng nh tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nớc phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và quản lý đơn vị. * Để thực hiện tốt nhiệm vụ trên kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cần thực hiện một số yêu cầu sau: + Xác định thời điểm hàng hoá đợc coi là tiêu thụ để kịp thời lập báo cáo hàng và xác định kết quả bán hàng. Báo cáo thờng xuyên, kịp thời tình hình bán hàng và thanh toán với khách hàng nhằm giám sát chặt chẽ hàng hoá bán ra về số lợng và chủng loại. + Tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu và trình tự luân chuyển chứng từ khoa học hợp lý tránh trùng lặp hay bỏ sót, không quá phức tạp mà vẫm đảm bảo yêu cầu quản lý, nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Đơn vị lựa chọn hình thức sổ sách kế toán để phát huy đợc u điểm và phù hợp với đặc điểm kinh doanh của đơn vị. + Xác định đúng và tập hợp đầy đủ chi phí phát sinh ở các khâu. Từ những vấn đề ở trên ta thấy rằng nhiệm vụ kinh doanh quan trọng của doanh nghiệp hoạt động kinh doanh thơng mại là phải nâng cao số lợng hàng hoá dịch vụ bán ra, đồng thời thực hiện tốt công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng xác định 5 nghiệp vụ bán hàng trong kỳ nhằm bảo toàn nguồn vốn của doanh nghiệp và nâng cao hiệu quả trong kinh doanh. II. Nội dung công tác kế toán bán hàng ở doanh nghiệp kinh doanh thơng mại. 1. Các phơng thức bán hàng. Hiện nay trong doanh nghiệp thơng mại có các phơng thức bán sau: - Phơng thức bán buôn: Bán buôn hàng hoá là phơng thức bán hàng cho các đơn vị thơng mại, các doanh nghiệp sản xuất để thực hiện bán hoặc để gia công, chế biến bán ra. Đặc điểm của hàng hoá bán buôn là hàng hoá vẫn nằm trong lĩnh vực lu thông, cha đi vào lĩnh vực tiêu dùng do vậy giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá cha đợc thực hiện. Hàng thờng đợc bán theo lô hàng hoặc bán với số lợng lớn. Giá phụ thuộc vào khối lợng và phơng thức thanh toán. Trong bán buôn bao gồm 2 phơng thức: a. Ph ơng thức bán buôn hàng hoá qua kho : là phơng thức bán buôn mà trong đó hàng hoá phải đợc xuất từ kho của bảo quản của doanh nghiệp. b. Ph ơng thức bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng: theo phơng thức này doanh nghiệp thơng mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua, không đa về nhập kho mà chuyển bán cho bên mua. - Phơng thức bán lẻ: bán lẻ hàng hoá là phơng thức bán hàng trực tiếp cho ngời tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế, đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ. Bán hàng theo phơng thức này thờng bán đơn chiếc hoặc số lợng nhỏ, giá bán thờng ổn định. - Phơng thức bán hàng đại lý, ký gửi: là phơng thức bán hàng trong đó doanh nghiệp thơng mại giao cho cơ sở đại lý, ký gửi để các cơ sở này trực tiếp bán hàng. Bên nhận làm đại lý, ký gửi sẽ trực tiếp bán hàng, thanh toán tiền hàng và đợc hởng hoa hồng đại lý. Số hàng chuyển giao cho các cơ sở đại lý, ký 6 gửi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thơng mại cho đến khi doanh nghiệp thơng mại đợc cơ sở đại lý, ký gửi thanh toán tiền hàng hay chấp nhận thanh toán hoặc thông báo về số hàng đã bán đợc, doanh nghiệp mới mất quyền sở hữu về số hàng này. - Ngoài ra một số trờng hợp cũng đợc coi là bán hàng; + Hàng hoá xuất để đổi hàng + Hàng hoá xuất để thanh toán tiền lơng, tiền thởng cho công nhân viên. - Phơng thức bán hàng đổi hàng. 2. Phơng thức thanh toán trong kinh doanh thơng mại. - Đối với mỗi lần tiêu thụ hàng hoá khác nhau và đối với từng khách hàng cụ thể mà mỗi doanh nghiệp lựa chọn phơng thức thanh toán sao cho phù hợp, thuận tiện cho cả doanh nghiệp và khách hàng mua hàng hoá. Những phơng thức thanh toán chủ yếu đợc sử dụng nh: - Thanh toán bằng tiền mặt - Thanh toán không dùng tiền mặt thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi, thanh toán bù trừ L/C 3. Nội dung một số khái niệm chủ yếu liên quan kế toán bán hàng - Doanh thu bán hàng: là tổng giá trị đợc thực hiện do việc bán hàng hoá, sản phẩm, cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng. - Doanh thu thuần là số chênh lệch giữa tổng số doanh thu bán hàng với các khoản chi giảm, doanh thu (chiết khấu thơng mại, giảm giá hàng bán, doanh thu của số hàng bán bị trả lại, thuế và các khoả phải nộp) - Giá vốn hàng bán: là giá trị vốn của sản phẩm, vật t, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đi tiêu thụ. - Chiết khấu bán hàng: là số tiền tính trên tổng số doanh thu trả cho khách hàng. Chiết khấu bán hàng gồm: + Chiết khấu thanh toán: là số tiền mà ngời bán thởng cho khách hàng do đã thanh toán tiền hàng trớc thời hạn qui định. 7 + Chiết khấu thơng mại là khoảng tiền giảm trừ cho khách hàng do trong một thời gian nhất định đã thanh toán tiền mua một khối lợng lớn hàng hoá. - Giảm giá hàng bán là số tiền giảm trừ cho khách hàng ngoài hoá đơn hay hợp đồng bán hàng do các nguyên nhân đặc biệt: hàng kém phẩm chất, không đúng qui cách giao hàng không đúng thời gian điểm ghi trong hợp đồng. - Hàng bán bị trả lại: Là số hàng đã đợc coi là tiêu thụ nhng bị ngời mua từ chối, trả lại do không tôn trọng hợp đồng đã đợc ký kết. - Lãi gộp: là tổng số lãi bán hàng sau khi lấy doanh thu thuần trừ đi giá vốn hàng bán. - Lãi thuần: là chênh lệch giữa lãi gộp với các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. 4. Tổ chức kế toán giá vốn hàng bán 4.1. Khái niệm giá vốn hàng bán Giá vốn hàng bán là giá trị của sản phẩm, hàng hoá,lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ. Bao gồm: - Giá vốn hàng xuất kho - Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng xuất bán - Chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng xuất bán 4.2. Nguyên tắc tính giá vốn Về nguyên tắc sản phẩm hàng hoá phải đợc đánh giá theo giá thực tế - nguyên tắc giá phí. Sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất chế biến đợc đánh giá theo giá thành sản xuất thực tế bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Đối với những sản phẩm thuê ngoài gia công chế biến thì giá thực tế của chúng là giá thành thực tế gia công bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (thuê gia công) và các chi phí liên quan khác. 8 4.3. Các phơng pháp tính giá: Do sản phẩm và hàng hoá sản xuất ra, mua về nhập kho hoặc xuất bán ngay, gửi bán đợc sản xuất và mua từ những nguồn khác nhau, hoàn thành ở những thời điểm khác nhau nên giá thực tế của chúng (sản xuất hay mua ngoài) ở những thời điểm khác nhau có thể không hoàn toàn giống nhau, do vậy khi xuất kho cần phải tính ra giá thực tế theo một trong các phơng pháp sau: - Phơng pháp đơn giá đầu kỳ. - Phơng pháp bình quân gia quyền - Phơng pháp nhập trớc - xuất trớc - Phơng pháp nhập sau - xuất trớc - Phơng pháp đơn giá đích danh Ngoài ra trong trờng hợp nếu doanh nghiệp dùng giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập - xuất sản phẩm, hàng hoá thì cuối kỳ hạch toán phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế để phản ánh trên các tài khoản. 4.4. Trình tự kế toán giá vốn hàng bán a. Tài khoản sử dụng: Để xác định đúng kết quả tiêu thụ sản phẩm hàng hoá cần xác định đúng trị giá vốn của sản phẩm hàng hoá tiêu thụ. Để phản ánh giá vốn hàng bán và việc kết chuyển giá vốn hàng bán để xác định kết quả tiêu thụ kế toán sử dụng TK 632 Giá vốn hàng bán Trong phần này chỉ đề cập đến giá vốn hàng bán theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. b. Trình tự kế toán giá vốn hàng bán (Theo ph ơng pháp kê khai th ờng xuyên) TK 154 TK 632 TK 911 Bán thành phẩm không qua kho Kết chuyển giá vốn hàng bán để xác định kết quả 9 TK 155 TK 157 Gửi bán hoặc Giá vốn hàng bán giao đại lý gửi bán hoặc giao đại lý đã tiêu thụ Bán thành phẩm qua nhập kho 5. Tổ chức kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. 5.1. Kế toán chi phí bán hàng 5.1.1. Khái niệm chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá, sản phẩm, dịch vụ. Bao gồm chi phí cho nhân viên bán hàng, vật liệu, công cụ dụng cụ, bao bì, bảo qảun, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác 5.1.2. Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng TK 641 Chi phí bán hàng. Dùng để tập hợp, phân bổ và kết chuyển CPBH để xác định kết quả kinh doanh. Tài khoản 641 có 7 TK cấp 2 tơng ứng với từng nội dung chi phí. - TK 641.1 Chi phí nhân viên bán hàng - TK 641.2 Chi phí vật liệu bao bì - TK 641.3 Chi phí dụng cụ đồ dùng - TK 641.4 Chi phí khấu hao TSCĐ - TK 641.5 Chi phí bảo hành sản phẩm - TK 641.7 Chi phí dịch vụ mua ngoài 10 . trình bán hàng và xác định kết quả. Có nh vậy thì việc bán hàng và xác định kết quả bán hàng mới đạt đợc hiệu quả cao nhất. Công tác bán h àng và xác định kết. và xác định kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học. 2 Chơng I Những vấn đề lý luận chung về công tác kế toán bán hàng và xác định