1. Các phơng thức bán hàng
Từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trờng hàng hoá có tiêu thụ đợc không là vấn đề sống còn của Công ty. Bên cạnh việc tạo dựng uy tín với khách hàng Công ty đã không ngừng cải tiến phơng thức bán hàng và thể thức thanh toán nhằm nâng cao lợi nhuận. Hiện tại Công ty áp dụng hai phơng thức bán hàng là bán buôn và bán lẻ. Tuỳ thuộc vào phơng thức bán hàng và khách hàng mà công ty áp dụng thể thức thanh toán thích hợp.
1.1 Trình tự kế toán trờng hợp bán buôn theo hình thức trực tiếp
Bán buôn là bán hàng với số lợng lớn khi có yêu cầu mua hàng. Phòng kế hoạch tiến hành xác định số hàng tồn kho tại thời điểm mua hàng và viết phiếu xuất kho. Phiếu này đợc lập làm 3 liên, phòng kinh doanh giữ 1 liên gốc làm căn cứ theo dõi số hàng xuất kho, còn hai liên làm căn cứ để phòng kế toán viết hoá đơn bán hàng. Thủ kho giữ 1 phiếu xuất kho làm chứng từ gốc để lên thẻ kho. Hoá đơn bán hàng đợc lập thành 3 liên trong đó 1 liên phòng kế toán lu làm chứng từ gốc vào sổ chi tiết TK511,2 liên còn lại giao cho khách hàng để thanh toán. Hoá đơn GTGT đợc lập thành 3 liên tơng ứng với hoá đơn bán hàng. Căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 632 sau đó phản ánh trên NKC sổ 1 và sổ chi tiết TK 511.
1.2 Trình tự kế toán theo trờng hợp bán lẻ
Theo trờng hợp này khi có yêu cầu mua hàng với số lợng nhỏ hoặc đơn chiếc thì nhân viên bán hàng sẽ ghi ‘hoá đơn bán hàng’kế toán sẽ ghi mỗi chứng từ 1 dòng theo thứ tự vào bảng kê chi tiết bán hàng khi nhận kèm phiếu thu tiền (trờng hợp khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt) kế toán phản ánh doanh
phiếu thu tiền(Trờng hợp khách hàng thanh toán) thì kế toán ghi có TK511, ghi nợ TK131 đồng thời phản ánh trên NKC số 1 các trờng hợp sau tơng tự nh trờng hợp bán buôn.
1.3 Các phơng thức thanh toán tiền hàng
Sau khi đã bán hàng bên mua chấp nhận thanh toán. Công ty nhận tiền hàng theo nhiều phơng thức khác nhau theo sự thoả thuận giữa hai bên và lựa chọn phơng thức thanh toán cho phù hợp và thuận tiện cho cả hai bên. Hiện nay Công ty đã áp dụng các phơng thức thanh toán sau.
- Thanh toán bằng tiền mặt
- Thanh toán không dùng tiền mặt:
Thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi, thanh toán bù trừ, L/C. 1.4 Các phơng thức giao hàng
Hiện nay, hầu hết khách hàng đến Công ty mua hàng đều tự lo phơng tiện vận chuyển. Việc giao hàng diễn ra ngay tại kho hàng. Tuy nhiên nếu khách hàng có nhu cầu vận chuyển Công ty sẽ kịp thời đáp ứng và chi phí vận chuyển sẽ hạch toán vào chi phí bán hàng.
1.5 Phơng pháp tính giá vốn hàng hoá xuất bán
Công ty sử dụng phơng pháp bình quân gia quyền cho từng loại hàng hoá để xác định giá vốn hàng xuất bán. Khi áp dụng phơng pháp này, kế toán phải tính đợc giá mua bình quân của từng loại hàng hoá luân chuyển trong kỳ theo công thức:
Đơn giá mua Trị giá mua hàng + Trị giá mua hàng
bình quân của hoá tồn đầu kỳ hoá nhập trong kỳ
hàng hoá =
Trị giá thực tế Số lợng hàng đơn giá
= *
hàng hoá xuất kho hoá xuất kho bình quân
Trị giá thực tế hàng tồn cuối tháng 2.378.923.611 Số lợng hàng hoá nhập kho trong tháng 1236 chiếc Trị giá hàng nhập kho trong tháng 7.647.832.911 Số lợng hàng xuất kho trong tháng 762 chiếc Trị giá thực tế 2378923611 + 7647832911
của hàng xuất = = 5018396,658
kho trong tháng 1236 +762
Sau khi tính đợc giá thực tế hàng hoá xuất kho của từng loại, kế toán bán hàng sẽ tổng hợp giá trị thực tế của từng loại hàng hoá xuất kho để ghi vào NKC số 8 (bảng số 4)
Nợ TK 632 12.478.332.124
Có TK 156 12.478.332.124
Cuối kỳ kế toán lập bảng kê số 8 ‘tổng hợp N-X-T’ sau khi đã xác định giá thực tế của hàng hoá xuất kho. Bảng kê này đợc mở chi tiết theo từng loại hàng hoá, mỗi dòng trên bảng kê phản ánh về tình hình N-X-T về mặt giá trị của mỗi loại hàng hoá.
1.6 Kế toán các khoản giảm giá và chiết khấu, hàng bán bị trả lại 1.6.1 Kế toán bán hàng có giảm giá và chiết khấu
*Để khuyến khích việc bán hàng, công ty có áp dụng phơng thức chiết khấu hoặc giảm giá đối với từng khách hàng cụ thể.
*Đối với những khách hàng không thờng xuyên, mua hàng hoá trên 30 triệu đồng sẽ đợc giảm 100.000 ngìn đồng căn cứ vào bảng giảm giá hàng bán. Số tiền giảm sẽ đợc ghi vào (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bên Nợ TK 532
Bên Có TK 131, TK 111, TK 112
Ví dụ: Trong tháng 4 số tiền giảm giá cho khách hàng đợc ghi vào NKCT số 8 là
Nợ TK 532 11.000.000
Có TK 111 11.000.000
*Đối với những khách hàng thờng xuyên của công ty thì sẽ đợc chiết khấu các loại hàng hoá ở mức chiết khấu 2%
Căn cứ vào bảng chiết khấu hàng bán. Số tiền chiết khấu sẽ đợc ghi vào bên nợ TK 811 và bên có TK 131, TK 111, TK 112
Trong tháng 4 số tiền chiết khấu cho khách hàng đợc ghi vào nhật ký chứng từ số 8 là:
Nợ TK 811 4.327.622
Có TK 112 4.327.622 1.6.2 Kế toán về hàng bán bị trả lại
Khi hàng hoá bị trả lại đợc Công ty chấp nhận thì kế toán phản ánh trị giá vốn hàng bán bị trả lại vào bên nợ TK 156 và bên có TK 632. Sau đó phản ánh doanh thu của hàng bị trả lại vào bên nợ TK 511 và bên nợ TK 333.1, đối ứng bên có TK 111,TK 112 hoặc TK 131.
VD: Ngày 25-4 anh minh đại diện cho công ty hoa mai mua số lợng hàng hoá có tổng giá trị thanh toán (bao gồm cả thuế VAT) là 36.300.000
Ngày 27-4 anh minh trả hết nợ bằng tiền mặt
Ngày 29-4 Qua dùng thử phát hiện một chiếc máy vi tính bị loang màu nên đã trả lại cho công ty, trị giá của máy vi tính là 10.110.000 công ty đã kiểm tra lại
- Phản ánh trị giá vốn hàng bán bị trả lại vào sổ chi tiết TK632
Nợ TK 156 10.110.000
Có TK 632 10.110.000
- Phản ánh doanh thu của hàng bị trả lại
Nợ TK 531 11.000.000
Nợ TK 333.1 1.100.000 Có TK 632 12.100.000
- Cuối tháng kết chuyển trị giá tất cả các loại hàng bị trả lại trong tháng, kế toán ghi vào NKC số 8
Nợ TK 511 40.237.623
Có TK 531 40.237.623
1.6.3 Phơng pháp tính thuế GTGT ở Công ty
Kể từ ngày 01/01/99 tất cả các nhân viên, tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh phải thực hiện luật thuế GTGT là khoản thuế tính trên khoản giá trị tăng thêm của hàng hoá, dịch vụ phát sinh trong quá trình từ sản xuất, lu thông đến tiêu dùng.
Công ty (HIPT) áp dụng thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ và đợc thực hiện hàng tháng, cơ sở để hạch toán thuế GTGT là các hoá đơn GTGT, hàng ngày căn cứ vào các hoá đơn GTGT đợc phân loại theo từng mức thuế kế toán tiến hành nhập vào “Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra”, ở các cột chứng từ gốc, tên khách hàng, doanh số bán ra cha có thuế, thuế GTGT, cuối tháng kế toán tiến hành cộng dồn kết quả hàng ngày để vào tờ khai thuế GTGT.
Theo phơng pháp khấu trừ thuế thì số thuế GTGT mà công ty phải nộp hàng tháng đợc xác định bằng thuế GTGT đầu ra (-) thuế GTGT đâùu vào trong đó:
- Thuế GTGT Giá tính thuế của hàng Thuế suất thuế GTGT
= *
đầu vào hoá dịch vụ bán ra của hàng hoá dịch vụ đó (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Thuế GTG đầu ra = Tổng số thuế GTGT ghi trên hoá đơn GTGT mua hàng hoá dịch vụ
Khi hạch toán thuế GTGT, đối với thuế đầu vào Công ty sử dụng
TK 133, để hạch toán thuế đầu ra, kế toán sử dụng TK 333.1 “thuế GTGT phải nộp”. Mức thuế suất đối với loại hàng hoá bán ra của Công ty đều là 10%.
* Phơng pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho ở công ty
Công ty áp dụng phơng pháp tổng hợp hàng tồn kho ở Công ty theo ph- ơng pháp kê khai thờng xuyên. Theo phơng pháp này kế toán ghi chép, phản ánh thờng xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn các loại hàng hoá trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất, thể hiện trên bảng kê số 8 (Bảng số 13) về tình hình nhập, xuất, tồn về mặt giá trị của mỗi loại hàng hoá.
2. Kế toán doanh thu bán hàng
Để phản ánh doanh thu bán hàng, công ty sử dụng các tài khoản sau: TK 511, TK 333.1 và các tài khoản có liên quan khác nh: TK 111, TK 112, TK 131.
VD: Trong tháng 4-2002 công ty bán hàng cho ông hải diệp ở cầu giấy theo hoá đơn số 1237 ngày 6 tháng 4 ông này đã thanh toán bằng tiền mặt kế toán ghi sổ chi tiết bán hàng theo định khoản
Nợ TK 111 7.894.998
Có TK 511 7.177.271 Có TK 333.1 717.727
Nợ Tk 131 22.917.400 Có TK 511 20.834.000 Có Tk 333.1 2.083.400 3. Kế toán chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng ở đơn vị kinh doanh là tất cả các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng và chi phí cho việc phục vụ bán hàng nhanh, hiệu quả.
Để hạch toán chi phí bán hàng kế toán sử dụng TK 641-Chi phí bán hàng Bên nợ: Chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ
Bên có: Kết chuyển toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ cho số hàng hoá tiêu thụ vào bên nợ TK 911 hoặc TK 1422 và kết chuyển phần phân bổ. TK 641 không có số d cuối kỳ
Đợc mở chi tiết theo các tài khoản cấp 2 bao gồm: +TK 6411- Chi phí nhân viên bán hàng
+TK 6413- Chi phí dụng cụ, đồ dùng +TK 6414- Chi phí khấu hao TSCĐ +TK 6417- Chi phí dịch vụ mua ngoài +TK 6418- Chi phí bằng tiền khác
Tơng ứng với các tài khoản cấp 2, kế toán tập hợp chi phí bán hàng căn cứ vào bảng phân bổ tiền lơng, bảng phân bổ công cụ, dụng cụ, bảng khấu hao TSCĐ và các NKC có liên quan.
Cuối tháng kế toán căn cứ vào dòng cộng tơng ứng với TK 641 để lập bảng kê số 5 sau đó ghi vào NKC để xác định kết quả kinh doanh.
Nợ TK 911 Có TK 641
VD: Trong tháng 4-2002 căn cứ vào bảng thanh toán lơng phải trả cho nhân viên bán hàng của công ty là:20.330.000
Nợ TK 641.1 20.330.000 Có TK 334 20.330.000
Căn cứ vào bảng tính khấu hao TSCĐ dùng cho công tác bán hàng trong tháng 4-2002 kế toán ghi vào bảng kê số 5 dòng TK641.4 cột TK214 kế toán ghi:
Nợ TK 641.1 92.234.345
Có TK 214 92.234.345
Ngoài ra công ty có các chi phí lien quan đến chi phí bán hàng phát sinh trong tháng khác
Tổng số chi phí bán hàng phát sinh trong tháng của công ty là 34.225.000
Cuối tháng kế toán căn cứ vào dòng cộng tơng ứng với TK 641 ở các chứng từ liên quan và sổ chi tiết TK 641(bảng số 11) để lập bảng kê số 5( bảng số10) sau đó ghi vào NKC số 8(bảng số4) để xác định kết quả kinh doanh
Nợ TK 911 34.225.000
Có TK 641 34.225.000
4. Kế toán chi phí quản lý Doanh nghiệp (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Để hạch toán chi phí bán hàng kế toán sử dụng TK 642-Chi phí quản lý Doanh nghiệp
Bên nợ: Chi phí quản lý Doanh nghiệp phát sinh trong kỳ
Bên có: Các khoản ghi giảm chi phí kết chuyển sang TK 911 hoặcTK 1422 TK 642 không có số d cuối kỳ
Đợc mở chi tiết theo các tài khoản cấp 2 bao gồm: +TK 6421- Chi phí nhân viên quản lý
+TK 6422- Chi phí vật liệu quản lý +TK 6423- Chi phí đồ dùng văn phòng +TK 6424- Chi phí khấu hao TSCĐ +TK 6425- Thuế, phí và lệ phí +TK 6426- Chi phí dự phòng
+TK 6428- Chi phí bằng tiền khác
Tơng ứng với các tài khoản cấp 2, kế toán cũng căn cứ vào các bảng phân bổ nh ở TK 641.
Cuối tháng kế toán lấy tổng chi phí QLDN trên bảng kê số 5 ghi vào NKC để xác định kết quả.
Nợ TK 911 Có TK 642
VD: Căn cứ vào bảng thanh toán lơng phải trả cho nhân viên quản lý của công ty trong tháng 4-2002 là 125.789.387 kế toán ghi vào bảng kê số 5 dòng TK642.1 cột TK334 kế toán phản ánh nghiệp vụ trên:
Nợ TK 642.1 125.789.387
Có TK 334 125.789.387
Căn cứ vào bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ phục vụ cho công tác quản lý văn phòng kế toán ghi vào bảng kê số 5 dòng TK 642.4 cột TK 214
Nợ TK 642.4 13.287.893
Có Tk 214 13.287.893
Các chi phí QLDN phát sinh bằng tiền mặt (Điện thoại, máy fax…) trong tháng kế toán ghi:
Nợ TK 642.8 27.687.227
Có 111 27.687.227
Các chi phí liên quan đến QLDN phát sinh trong tháng khác Tổng chi phí QLDN phát sinh trong tháng 4-2002là:179.432.728
Cuối tháng kế toán lấy tổng chi phí QLDN trong bảng kê số 5 (bảng số10) ghi vào nhật ký chung số 8 để xác định kết quả
Nợ TK 911 179.432.728
5. Kế toán xác định kết quả kinh doanh
Để hạch toán nghiệp vụ xác định kết quả kinh doanh. Công ty sử dụng TK911-Tài khoản xác định kết quả kinh doanh.
Cuối tháng căn cứ vào các sổ chi tiết, các bảng kê, NKC liên quan và các chứng từ về hoạt động tài chính và hoạt động bất thờng tiến hành xác định kết quả kinh doanh.
- Kết chuyển giá vốn hàng bán trong tháng Nợ TK 911
Có TK 632
- Kết chuyển doanh thu bán hàng thuần Nợ TK 511 Có TK 911 - Kết chuyển chi phí bán hàng Nợ TK 911 Có TK 641 - Kết chuyển chi phí QLDN Nợ TK 911 Có TK 642
- Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính, hoạt động bất thờng +Nợ TK 711
Có TK 911 +Nợ TK 721
Có TK 911 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Kết chuyển chi phí hoạt độnh tài chính, hoạt động bất thờng +Nợ TK 811
Có TK 911 +Nợ TK 821
- Kết chuyển lãi Nợ TK 911
Có TK 421
- Kết quả lãi trên là tổng hợp kết quả của các hoạt động kinh doanh.
VD:Trích số liệu trong tháng 4-2002 của công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HIPT) 79-Bà triệu
- Kết chuyển doanh thu bán hàng thuần
Nợ TK 511 4.432.767.820 Có TK 911 4.432.767.820 -Kết chuyển giá vốn hàng bán Nợ TK 911 4.128.623.470 Có TK 632 4.128.623.470 -Kết chuyển chi phí bán hàng Nợ TK 911 34.225.000 Có TK 641 34.225.000 -Kết chuyển chi phí QLDN Nợ TK 911 179.432.728 Có TK 42 179.432.728 - Kết chuyển lãi về tiêu thụ hàng hoá
Nợ TK 911 90.486.622
Có TK 421 90.486.622
Kết quả lãi trên là tổng hợp kết quả của các hoạt động kinh doanh số liệu này đợc thể hiện trên NKC số 8 còn kết quả của hoạt động sản xuất kinh doanh trong tháng ở công ty là
Lãi hoạt động sản xuất kinh doanh
4.432.767.820 – (4128623470 + 34225000 + 179432728) = 90486622 Kết chuyển lãi hoạt động sản xuất kinh doanh
Có Tk 421 90.486.622
Chơng III
Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HIPT)
I. Nhận xét chung về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty.
Trong nền kinh tế hiện nay, công tác bán hàng có ý nghĩa quan trọng trong sự phát triển của mỗi doanh nghiệp. Tối đa hoá lợi nhuận đã trở thành mục tiêu hàng đầu của mỗi doanh nghiệp.
Mặc dù chỉ là 1 Công ty cổ phần mới đợc chuyển đổi phát triển, Công ty HIPT đã và đang chứng tỏ đợc những bớc đi dúng đắn của mình trên con đờng phát triển. Tuy nhiên, sự tác động khách quan và những quy luật ngặt nghèo của nền kinh tế thị trờng luôn tồn tại và tác động đến môi trờng kinh doanh của doanh nghiệp.
1. Những u điểm
Cùng với sự phát triển của đất nớc trong môi trờng cạnh tranh gay gắt