Giới thiệu Quy trình 10 công đoạn quản lý dự án KS Nguyễn Thế Anh Viện Kinh tế xây dựng Nghiên cứu hon thiện kỹ thuật quản lý dự án, t vấn quản lý dự án hay nâng cao lực cán quản lý dự án, giám đốc quản lý dự án l vấn đề đợc quan tâm Việt Nam Trong tìm kiếm liệu mạng tình cờ tìm đợc trang web TenStep.com, website Mỹ quản lý dự án Tại trang ny có đề cập Quy trình 10 bớc để quản lý dự án (The TenStep Project Management Process) Theo giíi thiƯu trªn website, TenStep giúp cho nh quản lý dự án hon thnh đợc công việc loại dự án Quy trình TenStep cung cấp thông tin m nh quản lý dự án cần thiết để hon thnh công việc mình, phơng pháp v tác nghiệp quản lý dự án đợc giới thiệu bớc chi tiết (step-by-step), bắt đầu với vấn đề v phát triển dần tới vấn đề phức tạp theo đặc thù dự án riêng biệt Trong khuôn khổ bi ny xin tổng hợp khái quát v giới thiệu bạn đọc để tham khảo Hy vọng qua phần no có nhìn tổng quan quy trình, kiến thức, kỹ cần tìm hiểu v công việc phải lm công việc quản lý dự án theo cách nhìn v phơng pháp từ nớc có quản lý sản xuất phát triển Quy trình quản lý dự án đợc đa gồm 10 công đoạn (The TenStep Project Management Process): 1.0 Xác định công việc - Define the Work 2.0 Xây dựng kế hoạch tiến độ v kế hoạch vốn (kế hoạch ngân sách dnh cho dự án) - Build the Schedule and Budget 3.0 Quản lý kế hoạch tiến độ vμ qu¶n lý vèn (qu¶n lý chi phÝ) - Manage the Schedule and Budget 4.0 Qu¶n lý theo lÜnh vùc - Manage Issues 5.0 Quản lý phát sinh, thay đổi Manage Change 6.0 Quản lý phối hợp, kết nối, giao tiếp bên tham gia dự án - Manage Communication 7.0 Qu¶n lý rđi ro - Manage Risk 8.0 Quản lý nguồn nhân lực - Manage Human Resources 9.0 Quản lý chất lợng - Manage Quality 10.0 Quản lý thớc đo (sử dụng hệ tiêu, công cụ quản lý) Manage Metrics Trong công đoạn bao gồm 23 www.giaxaydung.vn công việc, kỹ nhỏ Với công đoạn ngời quản lý dự án cần nắm đợc vấn đề chính: Quy trình (Process), kỹ thuật (Techniques), tham khảo nhanh (Quick Reference) Công đoạn 2.0 - Xây dựng kế hoạch tiến độ v kế hoạch vốn Công đoạn 1.0 - Xác định công việc 2.0.1 Quy trình xây dựng kế hoạch tiến độ vμ kÕ ho¹ch vèn - Build the Schedule and Budget / Process 2.0.2 Kỹ thuật xây dựng kế hoạch tiến ®é vμ kÕ ho¹ch vèn - Build the Schedule and Budget / Techniques 2.0.3 Xây dựng kế hoạch tiến độ v kế hoạch vốn / Tham khảo nhanh Build the Schedule and Budget / Quick Reference Yêu cầu tiến hnh công việc, ngời quản lý dự án phải hiểu đợc: 1.0.1 Dự án l gì? - What is a Project? 1.0.2 Thời điểm bắt đầu v kết thóc cđa dù ¸n - Project Start and End Dates 1.0.3 Quản lý dự án l quản lý vòng ®êi dù ¸n - Project Management vs Project Life Cycle 1.0.4 Quản lý dự án l quản lý sản phÈm - Project Management vs Product Management 1.0.5 Vai trß Giám đốc quản lý dự án - The Role of a Project Manager Sau tìm hiểu kiến thức trên, bắt đầu tiến hnh tiếp cận nguồn thông tin xác định công việc (xếp hạng dự án: Dù ¸n cì lín, dù ¸n cì võa, dù ¸n cì nhá) Tμi liƯu h−íng dÉn TenStep sÏ giíi thiƯu theo phần: 1.1 Quy trình xác định công việc - Define the Work / Process 1.2 Kü thuËt x¸c định công việc - Define the Work / Techniques 1.3 Xác định công việc / Tham khảo nhanh - Define the Work / Quick Reference 24 www.giaxaydung.vn Công đoạn ny đợc hình thnh v có mối liên hệ với công đoạn 1.0 Công đoạn 1.0 v 2.0 giai đoạn thông tin cha nhiều, sơ Vì vậy, nên đặt yêu cầu l cố gắng lm tốt đến mức có thể, đừng kỳ vọng hon hảo Công đoạn 3.0 - Quản lý kế hoạch tiến độ v quản lý vốn Ngời quản lý dự án phải nắm đợc vấn đề Khởi ®éng vμ kÕt thóc Dù ¸n (Kicking Off and Closing the Project) 3.0.1 Quy trình quản lý kế hoạch tiến ®é vμ kÕ ho¹ch vèn - Manage the Schedule and Budget / Process 3.0.2 Kỹ thuật quản lý kế hoạch tiến độ v kế hoạch vốn - Manage the Schedule and Budget / Techniques 3.0.3 Quản lý kế hoạch tiến độ v kế hoạch vốn / Tham khảo nhanh Manage the Schedule and Budget / Quick Reference Công đoạn 4.0 - Quản lý theo lĩnh vực Chia vấn đề đợc xác định trớc l cản trở việc đảm bảo tiến độ dự án m Giám đốc quản lý dự án với đội ngũ cán giải quyết, phân bổ vấn đề theo lĩnh vực v yêu cầu trợ giúp tổ chức, cá nhân bên ngoi (chuyên gia, t vấn, nh thầu, nh cung cấp chí l công nhân lnh nghề, sáng tạo nhiỊu kinh nghiƯm…) Qu¶n lý theo lÜnh vùc lμ mét phần tảng 10 bớc quản lý dự án m ngời Giám đốc quản lý dự án cần phải quan tâm v phải lm chủ Rất nhiều dự án phải giải cố, vấn đề ngoi dự kiến Chúng bị lờ v đùn lại cho giai đoạn sau Những vấn đề (đợc đặt xảy ra) phải đợc giải nhanh, cng sớm cng tốt v biện pháp giải đề phải có hiệu 4.0.1 Quy trình quản lý theo lĩnh vực Manage Issues / Process 4.0.2 Kü thuËt qu¶n lý theo lÜnh vùc Manage Issues / Techniques 4.0.3 Qu¶n lý theo lÜnh vùc / Tham kh¶o nhanh - Manage Issues / Quick Reference Công đoạn 5.0 - Quản lý phát sinh, thay đổi Có thuật ngữ (một từ) đợc nhấn mạnh, nhắc nhắc lại v xuất dự án: CHANGE phát sinh, thay đổi Đề án đợc viết, dự án đợc lập l hon hảo, nhng dự kiến cho tất phát sinh hay yếu tố không lờng trớc xảy Dự án cng di, phát sinh v thay đổi cng lớn (nếu hiểu đợc điều ny ta thấy xác định ban đầu (công đoạn 1.0) v lên kế hoạch (công đoạn 2.0) không cần thiết phải đòi hỏi đến mức hon hảo (ở công đoạn lập dự án, thiết kế sở) 5.0.1 Quy trình quản lý theo phát sinh Manage Change / Process 5.0.2 Kỹ thuật quản lý theo phát sinh Manage Change / Techniques 5.0.3 Quản lý theo phát sinh / Tham kh¶o nhanh - Manage Change / Quick Reference Công đoạn 6.0 - Quản lý phối hợp Kết nối, giao tiếp bên tham gia dự án Sự phối hợp nhịp nhng, đồng v phù hợp bên dự án l nhân tè quan träng dÉn tíi sù thμnh c«ng cđa c«ng tác quản lý để dự án đạt đợc kỳ vọng chủ đầu t / nh đầu t Nếu phối hợp, hợp tác đơn vị tham gia dự án rời rạc, lỏng lẻo nhiều khả ngời lm quản lý dự án phải đối mặt với rắc rối không xuất từ thực tế thực dự án, m vấn đề nảy sinh ngoi ý muốn từ việc Chủ đầu t, ngời quản lý dự án v bên tham gia dự án không hiểu trình thực công việc 6.0.1 Quy trình quản lý sù phèi hỵp Manage Communication / Process 25 www.giaxaydung.vn 6.0.2 Kỹ thuật quản lý phối hợp / Kỹ thuật - Manage Communication / Techniques 6.0.3 Qu¶n lý sù phèi hợp / Tham khảo nhanh - Manage Communication / Quick Reference Công đoạn 7.0 - Quản lý rủi ro Rủi ro l vấn đề, điều kiện hoản cảnh không thuận lợi, không mong đợi xảy v tác động xấu tới dự án nhiều bên ngoi kiểm soát ngời quản lý dự án Một giám đốc dự án không động (kém cỏi) cố giải vấn đề chúng xuất Một giám đốc dự án động biết lờng trớc v giải vấn đề rủi ro trớc chúng xuất Đây l nghệ thuật quản lý rủi ro 7.0.1 Quy trình quản lý rủi ro Manage Risk / Process 7.0.2 Kü thuËt qu¶n lý rđi ro Manage Risk / Techniques 7.0.3 Qu¶n lý rđi ro / Tham kh¶o nhanh Manage Risk / Quick Reference Công đoạn 8.0 - Quản lý nguồn nhân lực Giám đốc dự án l ngời chịu trách nhiệm 100% cho công đoạn quản lý dự án Giám đốc dự án có trách nhiệm quản lý nhân sự, trách nhiệm ny đợc đảm trách giám đốc đơn vị chức Một số ngời có nói việc quản lý nhân lực dự án l vấn đề thách thøc nhÊt vμ quan träng nhÊt mäi tr¸ch nhiƯm quản lý dự án 26 www.giaxaydung.vn 8.0.1 Quy trình quản lý nguån nh©n lùc Manage Human Resources / Processes 8.0.2 Kỹ thuật quản lý nguồn nhân lực Manage Human Resources / Techniques 8.0.3 Quản lý nguồn nhân lực / Tham khảo nhanh Manage Human Resources / Quick Reference Công đoạn 9.0 - Quản lý chất lợng Chất lợng sau dự án đợc Chủ đầu t (khách hng) v đại diện cho dự án xác nhận Chất lợng không dừng mức kiểm soát chất lợng loại vật liệu, cấu kiện, máy móc thiết bị đa vo dự án, công trình m chất lợng phải đợc hiểu rộng hơn: Chất lợng thể việc quản lý dự án hiểu đợc yêu cầu khách hng (chủ đầu t), kỳ vọng v sau đạt dợc mong đợi, kỳ vọng ®ã ChÊt l−ỵng lμ viƯc khëi ®éng vμ kÕt thóc dự án phù hợp (hoặc vợt) yêu cầu v tiến độ đề Quy trình quản lý chất lợng Manage Quality / Process 9.0.2 Kỹ thuật quản lý chất lợng Manage Quality / Techniques 9.0.3 Quản lý chất lợng / Tham kh¶o nhanh - Manage Quality / Quick Reference 9.0.1 10 Công đoạn 10.0 - Quản lý thớc đo Việc thu thập thớc đo về: chi phí, dẫn kỹ thuật, tiêu chuẩn, quy trình, quy phạm dự án l trình quản lý dự án phức tạp v nói l khó Vì thực tế thờng khó để xác định v thu thập thớc đo nên vấn đề ny thờng bị lờ v cho qua Mọi dự án cần phải thu thập thông tin nh chi phí, kết đạt đợc v thời gian thực Công đoạn 10.0 tập trung vo thu thập thớc đo để xác định khả tháo gỡ an ton vấn đề, thỏa mãn kỳ vọng Chủ đầu t v đánh giá công đoạn đợc phân chia nội dự án đợc thực tốt đến mức no Phụ thuộc vo kết quả, hnh động phù hợp hay hoạt động cải tiến công đoạn để đảm nhận thực công đoạn suất v hiệu Công đoạn ny có ý nghĩa lớn cung cấp thông tin để tham khảo cho dự án sau ny 10.0.1 Quy trình quản lý thớc đo Manage Metrics / Process 10.0.2 Kỹ thuật quản lý thớc đo Manage Metrics / Techniques 10.0.3 Quản lý thớc đo / Tham khảo nhanh - Manage Metrics / Quick Reference Hầu hết bi viết chủ đề quy trình quản lý dự án 10 bớc đợc truy cập miễn phí website có địa TenStep.com Có số bi viết vấn đề quan trọng phải phí để đợc tiếp cận Nhng thiết nghĩ họ cung cÊp miƠn phÝ còng ®· lμ nhiỊu cho chóng ta nghiên cứu v tham khảo Trên tổng hợp v giới thiệu tổng quan quy trình 10 bớc quản lý dự án đầu t xây dựng Các nội dung chi tiết tham khảo thêm website Xin giới thiệu bạn đọc / 27 www.giaxaydung.vn ... thông tin để tham khảo cho dự án sau ny 10. 0.1 Quy trình quản lý thớc đo Manage Metrics / Process 10. 0.2 Kü tht qu¶n lý th−íc ®o Manage Metrics / Techniques 10. 0.3 Qu¶n lý th−íc ®o / Tham kh¶o nhanh... Techniques 9.0.3 Quản lý chất lợng / Tham khảo nhanh - Manage Quality / Quick Reference 9.0.1 10 Công đoạn 10. 0 - Quản lý thớc đo Việc thu thập thớc đo vỊ: chi phÝ, chØ dÉn kü tht, tiªu chn, quy trình,... cung cấp chí l công nhân lnh nghề, sáng tạo nhiều kinh nghiệm) Quản lý theo lĩnh vực l phần tảng 10 bớc quản lý dự án m ngời Giám đốc quản lý dự án cần phải quan tâm v phải lm chủ Rất nhiều dự