TÀILIỆUVỀKAIZEN I Giới thiệu Kaizen thuật ngữ tiếng Nhật, thịnh hành xứ Phù Tang Nó hình thành từ kết hợp từ “Kai” “Zen” “Kai” có nghĩa thay đổI điều chỉnh “Zen” có nghĩa cải tiến hay làm cho tốt Nói cách khác: Kaizen cảI tiến liên tục Trong tiếng Trung Quốc, Kaizen phát âm Gansai, hiểu hành động liên tục cải tiến (“gan”) hành động mang lại lợi ích cho xã hội cho lợi ích cá nhân (“sai”) Chiến lược Kaizen kêu gọi nỗ lực cải tiến liên tục không ngừng cá nhân tổ chức, không phân biệt nhà quản lý hay cơng nhân tổ chức Vậy kaizen hoạt động cải tiến liên tục với tham gia người nhằm cải thiện không ngừng môi trường làm việc, sống cá nhân, gia đình Khi áp dụng nơi làm việc, Kaizen nghĩa cải tiến liên tục đòi hỏi cam kết nỗ lực liên tục người, cán quản lý cán công nhân viên Kaizen cải tiến nhỏ thực bước thời gian dài Thực tế, công ty Nhật thường trọng thực Kaizen chương trình có tham gia nhân viên chương trình nằm tầm kiểm sốt cán quản lý Kaizen tốn đầu tư mới, nâng cao chất lượng cơng việc, ghi nhận tham gia nhà quản lý, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ giảm chi phí hoạt động II.Kaizen gì? Một số tác giả giải thích thành cơng Nhật Bản việc cạnh tranh thị trường giới kết việc thực khái niệm Kaizen công ty Trong cách mạng thay đổi mang tính đổi thường mâu thuẫn với không thường xuyên Kaizen hướng tới thay đổi liên tục mang lại lợi ích lớn dần Nói cách khác Kaizen luôn nâng cao chất lượng lĩnh vực tiếp tục cố gắng để trở nên tốt Trong thực tế, Kaizen triển khai thực công ty cách cải tiến khía cạnh cơng ty q trình tiếp cận bước một, đồng thời phát triển kĩ nhân viên thông qua việc tham gia huấn luyện đàotạo tăng cường Sự tồn triết lý Kaizen có hỗ trợ vài công cụ Những chiến binh Nhật Bản sử dụng cơng cụ chiến tranh Vì tư tưởng Kaizen triển khai thực với giúp đỡ công cụ đặc biệt Đó là: - Biểu đồ phân bố/ Biểu đồ hình chng (Histogram) - Biểu đồ nhân ( Cause & Effect Diagram) Phiếu kiểm soát ( Check sheets) Biểu đồ Pareto Các loại đồ thị ( Graphs) Biểu đồ kiểm soát ( Control Chart) Biểu đồ phân tán ( Scatter Diagram) Phiếu kiểm soát: Làm để thu thập số liệu sử dụng chúng cách có hiệu Có nhiều dạng phiếu kiểm tra, tuỳ theo mục đích bạn cần kiểm sốt thơng số thiết kế biểu mẫu cho phù hợp với mục đích cần kiểm sốt Dưới ví dụ phiếu kiểm sốt: CHECK SHEET: thu thập số liệu Các nguyên nhân giao trễ Biểu đồ Pareto Để tìm nguyên nhân cho vấn đề chất lượng sản phẩm (lỗi), giao hàng trễ hẹn, thơng thường dùng biều đổ Pareto để phân tích tìm nguyên nhân Pareto chart Biểu đồ mật độ phân bố (Histogram) HISTOGRAM Biểu đồ nguyên nhân kết (Cause & Effect Diagram) BIỂU ĐỒ NGUYÊN NHÂN VÀ KẾT QUẢ Biểu đồ phân tán (Scatter Diagram) BIỂU ĐỒ PHÂN TÁN N=24 Biểu đồ kiểm soát (Control Chart) Các loại đồ thị (Graphs) Biểu đồ hình cột Biểu đồ hình quạt Biểu đồ đường thẳng gấp khúc Kaizen công nhận cải tiến từ nhỏ đến lớn Rất nhiều cải tiến nhỏ mang lại thay đổi lớn Ví dụ kinh nghiệm Nissan với kỹ thuật hàn Robots Lần Kaizen giới thiệu vào năm 1973, thập kỹ thời gian làm việc nhóm người giảm xuống 60% hiệu sản xuất tăng thêm 20% Đạt điều nhờ hàng loạt chương trình Kaizen tìm kiếm giải pháp cải tiến cắt giảm thời gian đámg kể Do ta thấy Kaizen áp dụng cặn kẽ cấp độ công việc III Những nguyên tắc thực Kaizen Nguồn nhân lực tài sản quan trọng cơng ty Những q trình phải phát triển từ cải tiến thay đổi hoàn toàn lạ Cải tiến phải dựa kết đánh giá qua liệu thống kê hay định lượng Hỗ trợ xuyên suốt toàn cấu cần thiết để việc hoạt động Kaizen thành công lớn mạnh Từ công nhân đến cấp quản lí cần tin tưởng vào ý tưởng Kaizen cố gắng để giành mục tiêu nhỏ để vươn tới thành cơng tồn diện Vì thành viên tổ chức cần phải hướng dẫn nhận thức nhằm hỗ trợ cho hoạt động Nguồn nhân lực, hoạt động đánh giá, khen thưởng tất sách ưu đãi khác cần phải thống với cấu trúc hoạt động Kaizen Đó việc nhỏ mang lại lợi ích lớn IV Các bước thực Kaizen nơi làm việc Các bước thực Kaizen tiêu chuẩn hoá sau: Bước 1: Lựa chọn chủ đề Bước 2: Tìm hiểu tình trạng xác định mục tiêu Bước 3: Phân tích kiệu thu thập để xác định nguyên nhân gốc rễ Bước 4: Xác định biện pháp thực dựa sở phân tích liệu Bước 5: Thực biện pháp Bước 6: Xác nhận kết thực biện pháp Bước 7: Xây dựng sửa đổi tiêu chuẩn để phòng ngừa tái diễn Bước 8: Xem xét trình xác định dự án Các bước thực Kaizen tuân thủ theo vòng PDCA, từ bước đến bước P (kế hoạch), bước D (thực hiện), bước C (kiểm tra) bước 7, A (hành động khắc phục cải tiến) Các bước thực Kaizen giúp giải vấn đề dựa việc phân tích liệu V Bí quyết định thành công hoạt động KAIZEN Những nguyên tắc quản lý đại Kaizen ứng dụng rộng rãi phương Tây Kaizen đặc biệt coi trọng vai trò nhà lãnh đạo phải tập trung hướng tới khuynh hướng cơng ty như: xu hướng làm việc theo nhóm, tập thể coi trọng cá nhân; xu hướng quản lý theo mạng lưới, cấu quản lý theo mệnh lệnh, cấp bậc; xu hướng đầu tư vào chất xám đàotạo nhân viên, coi trọng vốn; xu hướng khuyến khích linh hoạt liên tục cải tiến Quản lý có hai thành phần trì cải tiến Cụ thể, nhà quản lý cần trì chuẩn mực công nghệ, điều hành sản xuất hoạt động quản lý khác; cần liên tục cải tiến chuẩn mực để đạt suất lao động cao hơn, hiệu kinh doanh lớn Để đạt chức trì , nhà quản lý trước hết phải thiết lập sách, quy định, định hướng quy trình quản lý chuẩn mực Sau nhà quản lý phải có nhiệm vụ đảm bảo tất người tuân thủ quy trình chuẩn mực thơng qua biện pháp đo lường thường xuyên việc thực quy định đo lường số phát triển nguồn nhân lực Để đạt chức cải tiến, nhà quản lý phải nỗ lực liên tục đánh giá lại chuẩn mực tại, quy định mà có vấn đề thiết lập chuẩn mực cao Cải tiến chia thành đổi Kaizen Đổi đòi hỏi nhà quản lý phải cải tiến mạnh mẽ kiên trình sản xuất kinh doanh cần phải có khoản đầu tư lớn để thực đổi mới, Kaizen cần hành động cải tiến nhỏ tất nhân viên nỗ lực phối hợp thực - Bí quyết: Loại bỏ ý tưởng cứng nhắc theo thói quen Suy nghĩ làm để làm không làm Không viện lý do, bắt đầu đặt câu hỏi theo cách ngược lại Không tìm kiếm hồn hảo Hãy bắt đầu làm có 50% đạt mục tiêu Nếu bạn làm sai, bạn sửa chữa Hãy sử dụng khôn ngoan bạn (chứ tiền bạc) để giải vấn đề Cái khó ló khôn Đặt câu hỏi “Tại sao?” lần để tìm ngun nhân Tìm kiếm khơn ngoan 10 người hiểu biết người V Lợi ích việc áp dụng KAIZEN Tích luỹ cải tiến nhỏ trở thành kết lớn (góp gió thành bão); giảm lãng phí, tăng suất; tạo động lực thúc đẩy cá nhân có ý tưởng cải tiến; tạo tinh htần làm việc tập thể, đoàn kết; tạo ý thức hướng tới giảm thiểu lãng phí; xây dựng văn hố cơng ty - Khi nhận thức tầm quan trọng Kaizen, không phân biệt nhà quản lý hay nhân viên việc thiết lập hệ thống tư xây dựng môi trường kinh doanh hướng Mỗi cá nhân tâm niệm điều để xây dựng văn hố cơng ty theo chiến lược Kaizen: Không để ngày trôi qua khơng có số cải tiến thực cơng ty Kaizen áp dụng chiến lược định hướng khách hàng, đảm bảo hoạt động quản lý dẫn tới tăng hài lòng cho khách hàng Chất lượng hàng đầu, lợi nhuận; doanh nghiệp trở nên thịnh vượng khách hàng mua sản phẩm dịch vụ mà họ hài lòng Thừa nhận cơng ty có điểm sai sót cần thiết lập văn hố cơng ty để nhân viên tự nhận thức cách thoải mái sai sót, sau sẵn sàng đưa ý kiến cải tiến Giải công việc theo hướng phối hợp theo hệ thống chức chéo Nhấn mạnh vào trình thiết lập phương pháp tư định hướng vào cải tiến trình, thiết lập hệ thống quản VI Kaizen khuyến khích ngày cho ý tưởng Cách hay để có ý tưởng có nhiều ý tưởng Đây ứng dụng Kaizen việc mở rộng đầu óc cho ý tưởng tn trào Bạn người khơng có khả sáng tạo? Ai có khả có lẽ bạn sợ ý tưởng q nhỏ khơng hay nên chẳng phát biểu hay thực Người Nhật ứng dụng triết lý Kaizen cách khuyến khích ý tưởng nhỏ, dù nhỏ nữa, kết mang lại nhiều tạo thành lớn Tại ngóc ngách nhà máy sản xuất Toyota, dù Nhật hay Mỹ, ngườI ta nhìn thấy ý tưởng Kaizen áp dụng cách nghiêm túc, triệt để Trước Toyota chi khoản tiền lớn để sắm xe chuyên chở nội nhà máy Sau họ từ chế tạo loại xe từ phận có sẵn dây chuyền sản xuất lắp thêm động Thế tiết kiệm gần 3.000 USD/xe Hay theo phát kiến anh cơng nhân, thay bụi mạt sắt sàn phải phận vệ sinh quét dọn, gom lại bán tiết kiệm khoản lớn cho cơng ty Ví dụ khác người có thói quen viết lại cho sáng kiến có lợi cho thân Danh sách anh ghi ngày cho việc tiết kiệm tiền bạc: Thay mua báo tạp chí sạp báo, anh đặt dài hạn Mỗi tháng tiết kiệm khoảng 20.000 đồng mà lại giao báo vào sáng sớm Một năm, anh tiết kiệm khoảng 240.000 đồng Đó ý tưởng nhỏ người bình thường dành cho ngày, áp dụng Triết lý Kaizen đề ý tưởng nhỏ Việc tạo ý tưởng mang tính đột phá điều không tưởng với nhiều người Nhưng văn hóa Kaizen ủng hộ ý tưởng nhỏ Nhiều ý tưởng nhỏ tạo bước lớn Trong đó, người bình thường ngày nghĩ vài ý tưởng nhỏ chuyện khơng có khó Thử tưởng tượng, bạn ứng dụng doanh nghiệp này: Mỗi tháng, ngườI đề xuất ý tưởng 12 ý tưởng năm Cơng ty có 700 người, năm có tổng cộng 8400 ý tưởng Chỉ cần biến khoảng 5% ý tưởng người thành thực điều tuyệt vời Triết lý Kaizen áp dụng cho thân bạn như: Mỗi tuần, bạn đề ba ý tưởng nhỏ Mỗi tháng bạn có 12 ý tưởng Một năm có 144 ý tưởng Bạn cần có khoảng 10% ý tưởng trở thành thực tuyệt vời Triết lý Kaizen hữu với tất có niềm tin vào sống Bạn trở nên yêu đời lạc quan kho ứng dụng triết lý cho thân Đây chìa khóa mở cửa cho sáng tạo người ... tiến) Các bước thực Kaizen giúp giải vấn đề dựa việc phân tích liệu V Bí quyết định thành công hoạt động KAIZEN Những nguyên tắc quản lý đại Kaizen ứng dụng rộng rãi phương Tây Kaizen đặc biệt coi... loạt chương trình Kaizen tìm kiếm giải pháp cải tiến cắt giảm thời gian đámg kể Do ta thấy Kaizen áp dụng cặn kẽ cấp độ công việc III Những nguyên tắc thực Kaizen Nguồn nhân lực tài sản quan trọng... dụng KAIZEN Tích luỹ cải tiến nhỏ trở thành kết lớn (góp gió thành bão); giảm lãng phí, tăng suất; tạo động lực thúc đẩy cá nhân có ý tưởng cải tiến; tạo tinh htần làm việc tập thể, đoàn kết; tạo