Tài liệu đào tạo về 5S

TÀI LIỆU VỀ 5S I Khái niệm 5S - Seiri (整整) Sorting – Sàng Lọc Seiton (整整) Straighten or Set in Order – Sắp Xếp Seisō (整整) Sweeping – Sạch Sẽ Seiketsu (整整) Standardising – Săn Sóc Shitsuke (整) Sustaining – Sẵng Sà S1: Sàng lọc = Hiệu - Phân loại thứ cần thiết không cần thiết Loại bỏ thứ không cần thiết Xác định “đúng số lượng” thứ cần thiết S2: Sắp xếp = Ngăn nắp,Thuận tiện - Sắp xếp thứ cần thiết theo thứ tự ngăn nắp có đánh số ký hiệu để dễ tìm, dễ thấy - Sắp xếp vật, chỗ - Sắp xếp vị trí dụng cụ, máy móc, cơng nhân… cho tiến trình làm việc trơi chảy S3: Sạch = Kiểm tra - Giữ gìn nơi làm việc, thiết bị, dụng cụ Hạn chế NGUỒN gây dơ bẩn, bừa bãi Lau chùi có “Ý THỨC” Sau hồn tất 3S… + + - Chụp ảnh trường Cận cảnh Toàn cảnh Dán ảnh lên cạnh ảnh cũ cho người thấy rõ khác biệt Cùng tâm trì trạng thái đạt Việc chụp ảnh phải tạo tâm người hướng tới môi trường làm việc tốt hơn, không quay trở lại bề bộn ban đầu S4: Săn sóc = giảm căng thẳng - Duy trì thành đạt - “Liên tục phát triển” 3S + Sàng Lọc + Sắp Xếp + Sạch Sẽ lúc, nơi - Ngun tắc Khơng: + Khơng có vật vô dụng + Không bừa bãi + Không dơ bẩn S5: Sẵn sàng = Chấp hành quy định + + + - Tự Nguyện, Tự Giác việc thực trì 3S: Sàng Lọc Sắp Xếp Sạch Sẽ Hệ thống “Kiểm Soát Bằng Mắt” – Visual Control System (VCS) II - III Mục tiêu chương trình 5S 5S phương pháp hiệu để huy động người, cải tiến môi trường làm việc nâng cao suất doanh nghiệp, mục tiêu chương trình 5S bao gồm: Xây dựng ý thức cải tiến cho người nơi làm việc; Xây dựng tinh thần đồng đội người; Phát triển vai trò lãnh đạo cán lãnh đạo cán quản lý thông qua hoạt động thực tế; Xây dựng sở để đưa vào kỹ thuật cải tiến Ý nghĩa hoạt động 5S 5S chương trình nâng cao suất phổ biến Nhật Bản trở nên phổ biến nhiều nước khác, Việt Nam doanh nghiệp mà số đơn vị hành sử dụng cơng cụ 5S cải tiến hệ thống quản lý chất lượng tốt 5S xuất phát từ nhu cầu: Đảm bảo sức khỏe nhân viên Dễ dàng, thuận lợi, tiết kiệm thời gian trình làm việc Tạo tinh thần bầu khơng khí làm việc cởi mở Nâng cao chất lượng sống Nâng cao suất Bắt nguồn từ truyền thống Nhật bản, nơi, công việc, người Nhật cố gắng khơi dậy ý thức trách nhiệm, tự nguyện, tính tự giác người thực cơng việc Người Nhật ln tìm cách cho người cơng nhân thực gắn bó với cơng việc IV Lợi ích 5S: Nơi làm việc trở nên ngăn nắp hơn, tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến, người làm việc có kỷ luật Các điều kiện hỗ trợ sẵn sàng cho công việc Chỗ làm việc trở nên thuận tiện an tồn Cán cơng nhân viên tự hào nơi làm việc ngăn nắp, đem lại nhiều hội sản xuất, kinh doanh có hiệu Thực tốt 5S đóng góp cho yếu tố (PQCDSM): Cải tiến Năng suất (P – Productivity), nâng cao Chất lượng (Q – Quality), giảm chi phí (C – Cost), giao hàng hạn (D – Delivery), đảm bảo an toàn (S – Safety), nâng cao tinh thần (M – Morale) Khi thực 5S thành công đơn vị, thứ không cần thiết loại bỏ khỏi nơi làm việc, vật dụng cần thiết xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết bị trở nên sẽ, bảo dưỡng, bảo quản Từ hoạt động 5S nâng cao tinh thần tập thể, tạo hoà đồng người, qua người làm việc có thái độ tích cực, có trách nhiệm ý thức cơng việc Hiện ngày có nhiều đơn vị tham gia thực 5S, vì: - 5S áp dụng loại hình tổ chức qui mơ doanh nghiệp - 5S áp dụng doanh nghiệp lĩnh vực nào: sản xuất, thương mại hay dịch vụ - Triết lý 5S đơn giản, khơng đòi hỏi phải biết thuật ngữ khó - Bản chất người thích sẽ, thoải mái ngăn nắp nơi làm việc Tuy nhiên số vấn đề công ty thường gặp cần phải khắc phục: - Có nhiều thứ khơng cần thiết chúng không xếp gọn gàng - Di chuyển đồ vật nhiều thời gian ảnh hưởng đến hoạt động khác, khơng có dấu hiệu nhận biết rõ ràng khu vực làm việc - Lãng phí thời gian, công sức phần lớn công việc - Tồn nhiều sai sót cơng việc - Nhiều công việc phải làm lại, giao hàng chậm trễ phải làm nhiều - Tồn kho nguyên liệu, bán thành phẩm nhiều nhiều thời gian xếp dỡ - Thiết bị văn phòng, trang thiết bị sản xuất bẩn, diện tích bỏ khơng, tỷ lệ máy móc khơng hoạt động cao - Sàn nhà, tường, cửa sổ, thiết bị chiếu sáng bẩn, bám bụi ảnh hưởng sức khoẻ người lao động - Nơi làm việc khơng an tồn dẫn đến nhiều tai nạn, cố xảy - Những nơi cơng cộng (phòng ăn, tủ đồ đạc, nhà vệ sinh ) không - Tinh thần làm việc công nhân - Người lao động không tự hào công ty công việc V Các yếu tố để thực thành công 5S Lãnh đạo cam kết hỗ trợ: Điều kiện tiên cho thành công thực 5S hiểu biết ủng hộ lãnh đạo việc hình thành nhóm cơng tác đạo thực Bắt đầu đào tạo: Đào tạo cho người nhận thức ý nghĩa 5S, cung cấp cho họ phương pháp thực khởi nguồn chương trình Khi có nhận thức có phương tiện người tự giác tham gia chủ động hoạt động 5S Mọi người tự nguyện tham gia: Bí thành cơng thực 5S tạo môi trường khuyến khích tham gia người Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn: Thực chương trình 5S lặp lại khơng ngừng hoạt động nhằm trì cải tiến cơng tác quản lý VI Các bước áp dụng Bước 1: Chuẩn bị, xem xét thực trạng Bước 2: Phát động chương trình Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh Bước 4: Bắt đầu sàng lọc Bước 5: Thực sàng lọc, xếp hàng ngày Bước 6: Đánh giá định kỳ VII Vấn đề đặt áp dụng 5S nào? Điều kiện bản: - Lãnh đạo quan phải thực tâm đắc với việc thực 5S - Tổ chức đội dự án, ngưới có kiến thức có nhiệt tình - Xây dựng mục tiêu, kế hoạch thực Thực hiện: - Lập đội dự án, đào tạo hạt nhân nòng cốt - Từ mục tiêu,điều kiện cụ thể đơn vị, lập kế hoạch PDCA thực 5S - Đào tạo công nhân cho hiểu biết cách thực - Thực đơn vị thí điểm (cấp phòng ban,phân xưởng nhà máy) => Lợi ích: - Đơn vị nhỏ dễ thực hiện, tạo thành công bước đầu để thuyết phục (khơng thuyết phục hiệu kết thực tế) - Qua thu thập kinh nghiệm để mở rộng - Có thời gian để tuyên truyền rộng rãi - Sơ kết, điều chỉnh, rút kinh nghiệm - Triển khai tồn cơng ty Những điểm cần nhớ trình thực hiện: - Xác định mục tiêu, lập kế hoạch xác, có kiểm tra - đánh giá - Làm cho công nhân hiểu mục tiêu, hướng dẫn cho biết cách làm - Không coi phong trào mà phải coi công việc thường xuyên, hàng ngày - Việc hôm không để ngày mai - Tận dụng kinh nghiệm đơn vị trước - Động viên người: trước tiên làm tốt cơng việc - Thực với tinh thần: để ngày hôm tốt ngày hơm qua - Q trình thực hiện, để khuyến khích người khen nơi làm tốt có hiệu việc chê, trích nơi chưa tốt - Thường xuyên thu thập ý kiến phản hồi công nhân - Cuối đặt câu hỏi: - Có thừa khơng? - Số lượng đủ khơng (khơng thừa hay thiếu) - Có sử dụng không? - Sắp xếp hợp lý chưa (dễ tìm, dễthấy, dễ lấy, dễ sử dụng)? - Cơng nhân có hiểu khơng? Những vấn đề nảy sinh (khó khăn, vướng mắc) thực hiện: - Chưa hiểu rõ (LĐ cơng nhân) mục đích chương trình, cách thực hiện, nội dung 5S: Điều dẫn đến việc: - Thực theo phong trào; - Làm sai, máy móc; (Loại bỏ tất cả, khơng loại bỏ cả, giữ lại vật dụng không dùng được) - Thực chiếu lệ; - Khơng cộng tác; * Khơng có mục tiêu, kế hoạch rõ ràng, gây nên: - Mất phương hướng (khơng biết thực để làm gì, thực 1S lệch lạc) - Không hiệu - Tự thoả mãn,không thực tiếp * Không kiểm tra, đánh giá, dẫn đến: - Làm sai, - Không thuyết phục, - Thực nửa vời * Không triển khai đồng bộ, dẫn đến khơng có hợp tác phận * Khơng có chuẩn mực đánh giá, không hướng dẫn cụ thể, dẫn đến vướng mắc Seiri: loại bỏ tất cả, khơng loại bỏ cả, loại bỏ khơng xác * Tâm lý nảy sinh: Sợ làm sai, nhòm ngó việc người khác, nóng vội muốn xong Để giải quyết, vất đề trọng tâm phải làm cho người hiểu, công việc chung lãnh đạo, đội dự án, vẽ việc khốn trắng cho cơng nhân VIII Các hoạt động kết hợp với 5S: Trên thực tế, hoạt động 5S triển khai lúc với nội dung sau đây: Bảo trì tự quản (Autonomous Maintenance - Jishu-Hozen) Người đứng máy hay vận hành máy (Operator) phải biết sửa chữa bảo trì máy mức độ định thay máy hỏng biết tắt máy chờ đội bảo trì đến sửa Đào tạo đội ngũ công nhân vận hành để giảm thiểu chênh lệch họ đội ngũ bảo trì nhằm tạo điều kiện dễ dàng họ làm việc chung nhóm Cải tiến máy móc để cơng nhân vận hành phát tượng bất thường đo lường xuống cấp thiết bị trước có ảnh hưởng đến trình dẫn đến hư hỏng Chỉ cần Operator làm 30% công việc phận bảo trì suất thiết bị tăng lên thấy rõ Công nhân vận hành thực bước sau để nâng cao kiến thức, tinh thần tham gia trách nhiệm thiết bị họ: - Thực việc lau chùi kiểm tra máy móc, thiết bị - Loại trừ nguyên nhân gây bẩn máy làm cho công việc vệ sinh dễ - Xác lập tiêu chuẩn cho việc vệ sinh bảo dưỡng thiết bị - Đào tạo kỹ kiểm tra, kỹ bảo trì sửa chữa - Thực tự kiểm tra toàn - Tiêu chuẩn hố quy trình nơi làm việc - Tự bảo trì tồn Cải tiến có trọng điểm (Focus Improvement - Kobetsu-Kaizen) Trong thực tế tổ chức luôn nẩy sinh vấn đề, như: chất lượng, chi phí, suất, an tồn lao động v.v tuỳ theo thời điểm tuỳ theo ý nghĩa then chốt xúc việc thời điểm đó, người ta chọn lựa đưa vấn đề thành lập nhóm hay tiểu ban để tập trung cải tiến Bên cạnh khuyến khích sáng kiến cải tiến nhỏ cá nhân phận công ty/nhà máy Tất nằm chiến lược phát triển công ty/nhà máy: cải tiến liên tục muốn nhấn mạnh điểm tập trung tất nguồn lực vào mục tiêu định dễ dẫn đến thành cơng mà khơng lãng phí thời gian công sức Công cụ thường trực sử dụng hoạt động nhóm là: - Tư tập thể (Brainstorming) - Năm vấn đề lớn (Big Five) - Sáu singma (Six Sigma) Chủ đề cải tiến thường số hoạt động then chốt KPIs (Key Performance Indicators) P, Q, C, D, M, S nói 16 tổn thất thường có trình sản xuất sau đây: Tổn thất thiết bị: - Dừng máy bất ngờ cố - Thời gian cài đặt cân chỉnh - Thời gian cài đặt dừng máy - Chạy không tải - Giảm tốc độ - Phế phẩm/Tái chế Tổn thất người: - Quản lý sản xuất - Tổ chức dây chuyền - Tổ chức hậu cần - Đo lường Điều chỉnh Tổn thất nguồn lực khác: - Chủ động dừng máy - Mất nhân lực tai nạn lao động - Thay đổi sản phẩm - Tổn thất năntg lượng - Chi phí sửa chữa thay dụng cụ - Tổn thất sản lượng Bảo trì có kế hoạch (Planned Maintenance) Từ trước đến thường thụ động đối phó với cố máy móc: hỏng đâu sửa (giai đoạn Breakdown Maintenance cách 70 năm) giới đạt đến bảo trì ngăn ngừa (Preventive Maintenance) Nội dung định hướng vào cơng tác lập kế hoạch bảo trì ngăn ngừa (preventive maintenance schedule) dựa sở thời gian chạy máy điều kiện làm việc máy khuyến nghị nhà sản xuất máy, bên cạnh dự phòng vật tư, nhân lực, thời gian để không ảnh hưởng sản xuất Và quan trọng phải thực theo kế hoạch Bảo trì theo kế hoạch tốt giảm thời gian dừng máy đột ngột, tăng tuổi thọ máy, giảm thời gian sửa chữa khắc phục (Corrective Maintenance) chi phí bảo trì Kết hợp chặt chẽ với nội dung bảo trì tự quản Quản lý chất lượng (Quality Management Hinshisu-hozen) Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng sở người (kỹ năng), thiết bị (tự động, độ xác tin cậy cao), vật tư (nguyên liệu, bao bì), phương pháp sản xuất thơng số qúa trình Kiểm sốt chất lượng từ khâu đến khâu phân phối hậu nhằm xác lập trì điều kiện để đạt "khơng lỗi" Có hệ thống khắc phục ngăn ngừa chênh lệch chuẩn sản phẩm trách nhiệm người người huy phận bảo đảm chất lượng đơn vị Tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001 phương pháp cải tiến "6 Sigma" cơng cụ hiệu để trì cải tiến chất lượng Quản lý từ đầu (Early Management) Xác lập hệ thống liệu để đánh giá rút kinh nghiệm khứ chuẩn bị đầu tư mua sắm thiết bị hay trước nghiên cứu phát triển sản phẩm Thiết bị phải có ưu điểm tích cực thiết bị cũ: dễ vận hành, dễ vệ sinh, dễ bảo trì tin cậy, tiếu tốn lượng, tuổi thọ cao v.v Nội dung kết hợp chặt chẽ với bảo trì có kế hoạch Huấn luyện đào tạo (Training & Education) Quản lý chất lượng q trình học tập khơng ngừng Cán bộ, nhân viên phải thường xuyên huấn luyện nâng cao kỹ thái độ làm việc Cán cần đào tạo khả quản lý, làm việc nhóm, giải vấn đề, quản lý chất lượng v.v Nội dung hỗ trợ tích cực cho nội dung nói trên, đặc biệt nội dung bảo trì tự quản Ngược cại, nội dung nói giúp định hướng cho công tác đào tạo doanh nghiệp Quản lý chất lượng hành quản trị phận hỗ trợ (QM for Admin & Supply Chain) Bộ phận hành phận hỗ trợ cung ứng, bán hàng hậu xem phần quy trình nhiệm vụ họ thu thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu khác sản xuất Nội dung áp dụng huấn luyện đào tạo, hoạt động 5S cải tiến có trọng điểm An tồn & sức khoẻ & môi trường (Safety & Health & Environment - viết tắt SHE) Mục tiêu nội dung khơng có tai nạn lao động, khơng có bệnh nghề nghiệp, không tác động đến môi trường Thực tế sản xuất cho thấy đạt suất cao, chất lượng ổn định nơi làm việc bừa bãi, trơn trợt, thiếu ánh sáng, đầy tiếng ồn, bụi bậm, mùi hôi thối dẫn đến bệnh nghề nghiệp mối hiểm nguy chực chờ ngày Ngồi ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp có khiếu nại cộng đồng mơi trường sống họ bị ô nhiễm Đơn vị phải có sách SHE cơng bố rõ ràng, bám chặt quy định luật pháp an tồn, sức khoẻ, mơi trường Có nhân viên chun trách an toàn lao động Xác định hệ thống đánh giá mối nguy hiểm, khía cạnh sản xuất có ảnh hưởng đến mơi trường làm việc môi trường sống cộng đồng để tập trung cải tiến Huấn luyện nhận thức cho người Huấn luyện kỹ PCCC, kỹ tăng cứu thương Có quy trình trường hợp cố khẩn cấp Có hệ thống báo cáo tai nạn báo cáo bị (Near Miss Report) Trang thiết bị an tồn đầy đủ Có hệ thống xử lý chất thải khí thải đạt tiêu chuẩn  ... công 5S Lãnh đạo cam kết hỗ trợ: Điều kiện tiên cho thành công thực 5S hiểu biết ủng hộ lãnh đạo việc hình thành nhóm cơng tác đạo thực Bắt đầu đào tạo: Đào tạo cho người nhận thức ý nghĩa 5S, ... chủ động hoạt động 5S Mọi người tự nguyện tham gia: Bí thành cơng thực 5S tạo mơi trường khuyến khích tham gia người Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn: Thực chương trình 5S lặp lại không ngừng... tiêu, kế hoạch thực Thực hiện: - Lập đội dự án, đào tạo hạt nhân nòng cốt - Từ mục tiêu,điều kiện cụ thể đơn vị, lập kế hoạch PDCA thực 5S - Đào tạo công nhân cho hiểu biết cách thực - Thực đơn