Hoạt động trong cơ chế thị trường có điều tiết vĩ mô của nhà nước, đồng thời chịu nhiều sự chi phối của nhiều quy luật khách quan của nền kinh tế thị trường các doanh nghiệp phải tự lấy thu bù chi và có l•i. Để đạt được những yêu cầu đó cần phải nâng cao công tác quản lý và hạch toán kế toán là một trong những công cụ có hiệu quả nhất. Nó giám sát và quản lý chặt chẽ, phản ánh khách quan quá trình sản xuất và giúp cho doanh nghiệp đạt mục tiêu đ• đề ra: giảm chi phí, hạ giá thành, nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Trong đó chi phí NVL là yếu tố cơ bản và chiếm tỷ trọng lớn trong quá trình sản xuất kinh doanh. Sự biến động về nguyên vật liệu có ảnh hưởng lớn đến các chỉ tiêu trên. Do đó quản lý, hạch toán tốt nguyên vật liệu cũng là một yếu tố chính trong công tác tổ chức hạch toán và quản lý chung của đơn vị để đạt được yêu cầu đ• đề ra. Cùng với những kiến thức bổ ích tiếp thu ở khoá học tôi viết chuyên đề này hy vọng sẽ vận dụng được cơ sở lý luận vào thực tiễn, mong rằng sẽ góp phần nhỏ bé trong ý kiến của mình để hệ thống kế toán ngày càng hoàn thiện hơn và phát huy tác dụng to lớn của nó trong thực tiễn.
Lời nói đầu Hoạt động trong cơ chế thị trờng có điều tiết vĩ mô của nhà nớc, đồng thời chịu nhiều sự chi phối của nhiều quy luật khách quan của nền kinh tế thị trờng các doanh nghiệp phải tự lấy thu bù chi và có lãi. Để đạt đợc những yêu cầu đó cần phải nâng cao công tác quản lý và hạch toán kế toán là một trong những công cụ có hiệu quả nhất. Nó giám sát và quản lý chặt chẽ, phản ánh khách quan quá trình sản xuất và giúp cho doanh nghiệp đạt mục tiêu đã đề ra: giảm chi phí, hạ giá thành, nâng cao chất lợng sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Trong đó chi phí NVL là yếu tố cơ bản và chiếm tỷ trọng lớn trong quá trình sản xuất kinh doanh. Sự biến động về nguyên vật liệu có ảnh hởng lớn đến các chỉ tiêu trên. Do đó quản lý, hạch toán tốt nguyên vật liệu cũng là một yếu tố chính trong công tác tổ chức hạch toán và quản lý chung của đơn vị để đạt đợc yêu cầu đã đề ra. Cùng với những kiến thức bổ ích tiếp thu ở khoá học tôi viết chuyên đề này hy vọng sẽ vận dụng đợc cơ sở lý luận vào thực tiễn, mong rằng sẽ góp phần nhỏ bé trong ý kiến của mình để hệ thống kế toán ngày càng hoàn thiện hơn và phát huy tác dụng to lớn của nó trong thực tiễn. Ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề gồm có 3 phần: Phần I: Những lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh. Phần II: Thực tiễn công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty xây lắp số 12. Phần III: Một số nhận xét và giải pháp hoàn thiện. Tuy nhiên với thời gian và trình độ còn hạn chế nên quá trình nghiên cứu sẽ không tránh khỏi những sai sót về lý luận cũng nh kiến thức. Tôi rất mong đ- ợc sự góp ý của thầy giáo để bài viết đợc hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn! 1 Phần I Lý luận chung về kế toán vật liệu trong quá trình sản xuất 1. Sự cần thiết phải tổ chức kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. a. Vị trí của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Là một trong 3 yếu tố chủ yếu của quá trình sản xuất và là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm mới. Do đó nếu thiếu vật t không thể tiến hành đợc các hoạt động sản xuất vật chất nói chung và xây dựng nói riêng. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và chuyển giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Do vậy việc cung cấp nguyên vật liệu có đầy đủ kịp thời hay không có ảnh hởng to lớn đến kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp. Sản xuất sẽ bị đình trệ nếu không có nguyên vật liệu, nhng khi có rồi thì nguyên vật liệu đó phải đảm bảo quy cách, phẩm chất thì sản phẩm tạo nên mới đáp ứng đợc yêu cầu đặt ra. Trong doanh nghiệp sản xuất chi phí về nguyên vật liệu thì chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất để tạo ra sản phẩm bởi vậy cần tập trung quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu ở tất cả các khâu: thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu nếu hạ thấp chi phí sản xuất sản phẩm trong chừng mực nhất định giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu trong sản xuất còn là cơ sở để tăng thêm sản phẩm xã hội. Có thể nói rằng nguyên vật liệu giữ vị trí quan trọng không thể thiếu đợc trong quá trình sản xuất. b. Yêu cầu quản lý: Quản lý vật liệu là yếu tố khách quan của mòi nền sản xuất xã hội. Tuy nhiên do trình độ sản xuất khác nhau cho nên phạm vi mức độ và phơng pháp quản lý cũng khác nhau. Dới chế độ XHCN nền sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển trên cơ sở thoả mãn không ngừng những nhu cầu vật chất và văn hoá của mọi tầng lớp trong xã hội. Việc sử dụng vật liệu một cách hợp lý, tiết kiệm có kế hoạch ngày càng đợc coi trọng. Công tác quản lý vật liệu là nhiệm vụ của 2 tất cả mọi ngời nhằm với sự hao phí ít nhất nhng lại thu đợc hiệu quả kinh tế cao nhất. Công tác hạch toán nguyên vật liệu ảnh hởng quyết định đến việc hạch toán giá thành, cho nên để đảm bảo tính chính xác việc hạch toán giá thành thì trớc hết hạch toán vật liệu cũng phải chính xác. Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ vật liệu ở mọi khâu từ thu mua, bảo quản tới khâu dự trữ và sử dụng. Đó là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý doanh nghiệp, luôn đợc các nhà quảnlý doanh nghiệp quan tâm. Để đáp ứng đợc yêu cầu quản lý, xuất phát từ chức năng của kế toán, kế toán trong doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt các khâu sau: - Tổ chức đánh giá phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nớc và yêu cầu quan trọng của doanh nghiệp. - Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp hạch toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong qúa trình sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. 2. Phân loại và đánh giá vật liệu. a. Phân loại vật liệu: Để sản xuất ra sản phẩm các doanh nghiệp thờng phải sử dụng nhiều nguyên vật liệu khác nhau, mỗi loại có vai trò công dụng và tính năng lý hoá học khác nhau. Để có thể quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu, đảm bảo cung cấp đủ nguyên vật liệu phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và hạch toán chính xác nguyên vật liệu đòi hỏi phải nhận biết đợc từng thứ từng loại nguyên vật liệu. Tuỳ thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp cụ thể thuộc các ngành sản xuất khác nhau mà nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp có sự phân chia khác nhau. Song nhìn chung trong doanh nghiệp sản xuất căn cứ vào 3 nội dung kinh tế vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, nguyên vật liệu đợc dựa thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm ) - Vật liệu phụ - Nhiên liệu - Phụ tùng thay thế - Thiết bị xây dựng cơ bản - Phế liệu b. Đánh giá vật liệu Đánh giá vật liệu là xác định quá trình của chúng theo phơng pháp nhất định. Về nguyên tắc kế toán nhập xuất tồn kho vật liệu phải phản án theo giá trị vốn thực tế. * Giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho: - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài thì giá thực tế là giá mua trên hoá đơn (cha có VAT) + thuế nhập khẩu (nếu có) + chi phí thu mua thực tế (bao gồm chi phí vật chất, bốc xếp bảo quản, bảo hiểm, thuê kho, thuê bãi, tiền phạt tiền bồi thờng, chi phí nhân viên) - các khoản chiết khấu, giảm giá (nếu có). - Đối với vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến thì giá thực tế gồm: giá thực tế vật liệu xuất kho gia công chế biến và các chi phí gia công chế biến. - Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến thì giá thực tế là giá thực tế vật liệu xuất thuê chế biến cộng các chi phí vận chuyển bốc dỡ đến nơi thuê chế biến và từ đó về doanh nghiệp cùng với số tiền phải trả cho đơn vị nhận gia công chế biến. - Trờng hợp đơn vị khác góp vốn liên doanh bằng vật liệu thì giá thực tế vật liệu nhận vốn góp liên doanh là giá do hội đồng liên doanh đánh giá và công nhận. - Phế liệu đợc đánh giá theo ớc tính (giá thực tế có thể sử dụng đợc hoặc bán đợc). * Giá vốn thực tế xuất kho. 4 Khi xuất dụng vật liệu kế toán phải tính toán chính xác giá, vốn thực tế của vật liệu xuất cho các nhu cầu, đối tợng sử dụng khác nhau. Việc tính giá thực tế của vật liệu xuất kho có thể tính theo một trong các phơng pháp sau: - Tính theo giá của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ: Giá thực tế xuất kho = số lợng xuất kho x đơn giá vật liệu tồn đầu kỳ Đơn giá vật liệu giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ tồn đầu kỳ số lợng vật liệu tồn đầu kỳ - Tính theo đơn giá bình quân gia quyền của vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ: về cơ bản phơng pháp này giống phơng pháp trên nhng đơn giá vật liệu đợc tính bình quân cho cả số tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ. Giá thực tế vật liệu + giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ tồn đầu kỳ Số lợng vật liệu số lợng vật liệu tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Giá thực tế xuất kho = Số lợng x đơn giá bình quân - Tính theo giá thực tế đích danh: phơng pháp này áp dụng cho những loại vật liệu có giá trị cao, các loại vật t đặc chủng. Giá thực tế vật liệu xuất kho đợc căn cứ vào đơn giá thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô, từng lần nhập xuất và số lợng xuất kho theo từng lần nhập đó. - Tính theo giá thực tế nhập trớc xuất trớc: Theo phơng pháp này ta phải xác định đợc đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập. Sau đó căn cứ vào số lợng xuất tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: tính theo đơn giá thực tế nhập trớc với lợng xuất kho lần nhập trớc, số còn lại (tổng số xuất kho - số xuất thuộc lần nhập trớc), đợc tính theo đơn giá thực tế các lần nhập sau. Nh vậy giá vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của vật liệu nhập kho thuộc các lần mua sau cùng. - Tính theo giá nhập sau xuất trớc: Ta cũng phải xác định đơn giá thực tế của từng lần nhập nhng khi xuất sẽ căn cứ vào số lợng xuất và đơn giá thực tế nhập kho lần cuối hiện có trong 5 = + Đơn giá bình quân gia quyền = kho vào lúc xuất sau đó mới lần lợt đến các lần nhập trớc để tính giá thành thực tế xuất kho. - Phơng pháp giá hạch toán: Giá hạch toán đợc sử dụng trong suốt cả kỳ hạch toán của doanh nghiệp. Cuối tháng điều chỉnh giá thực tế của số vật liệu xuât kho trong kỳ trên cơ sở hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán: Giá thực tế nguyên vật liệu Giá hạch toán Hệ số xuất trong kỳ XNL xuất trong kỳ chênh lệch Giá thực tế NVL Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Giá hạch toán NVL Giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ nhập trong kỳ tuỳ thuộc vào đặc điểm quản lý của doanh nghiệp mà hệ số giá của NVL có thể tính riêng cho từng thứ, từng nhóm hoặc cho cả loại vật liệu. 3. Tổ chức về kế toán chi tiết vật liệu a. Chứng từ sử dụng: Theo quy định 114/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/95 thì các chứng từ về kế toán vật liệu bao gồm: Phiếu nhập kho (mẫu 01 - VT) Phiếu xuất kho (mẫu 02 - VT) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03 - VT) Phiếu xuất vật t theo hạn mức (mẫu 04 - VT) Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 05 - VT) Thẻ kho (mẫu 06 - VT) Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02 - BH) Hoá đơn cớc vận chuyển (mẫu 03 - BH) 6 = x + + Hệ số chênh lệch = b. Sổ chi tiết vật liệu Tuỳ thuộc vào phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu áp dụng trong doanh nghiệp mà kế toán chi tiết vật liệu sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau: - Thẻ kho - Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu - Sổ đối chiếu luân chuyển - Số số d c. Các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu *Phơng pháp thẻ song song Nội dung của phơng pháp này hạch toán chi tiết giữa kho và phòng kế toán. - ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lợng. - ở phòng kế toán:Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập xuất tồn theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Phơng pháp này ghi chép đơn giản nhng lại trùng lắp quá nhiều giữa thủ kho và phòng kế toán. Nó đợc áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu các nghiệp vụ phát sinh ít và trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. * Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển: -ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập xuất tồn giống nh phơng pháp trên. - ởphòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho của từng thứ vật liêụ theo từng kho, trên cơ sở các chứng từ nhập xuất do thủ kho định kỳ gửi lên. Phơng pháp này giảm đợc khối lợng ghi chép nhng việc ghi sổ vẫn còn trùng lắp và nó chỉ thích hợp cho những doanh nghiệp có ít nghiệp vụ nhập xuất phát sinh, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu. * Phơng pháp sổ số d: 7 - ởkho: Thủ kho vẫn dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất tồn về mặt số lợng, đồng thời cuối tháng phải ghi số tồn kho đã tính đợc trên thẻ kho và số d theo chỉ tiêu số lợng. - ởphòng kế toán: Kế toán mở sổ số d theo từng kho sử dụng cho cả năm để ghi sổ tồn kho cuối tháng của từng thứ, từng nhóm, loại vật liệu theo chỉ tiêu số lợng và chỉ tiêu giá trị. Phơng pháp này có nhiều u điểm: giảm bớt khối lợng công việc để kiểm tra giám sát thờng xuyên. Tuy nhiên do chỉ ghi sổ theo chỉ tiêu giá trị nên khó kiểm tra về mặt số lợng mà phải xem số liệu trên thẻ kho. Do đó nó đợc áp dụng ở các doanh nghiệp có các nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thờng xuyên, nhiều chủng loại, yêu cầu quản lý cao và trình độ chuyên môn của cán bộ tơng đối cao. 4. Kế toán tổng hợp vật liệu. Tuỳ theo quy mô của doanh nghiệp và yêu cầu quản lý mà sử dụng một trong hai phơng pháp sau: a. Phơng pháp kê khai thờng xuyên: Phơng pháp này ghi chép một cách thờng xuyên liên tục, nó đợc áp dụng ở phần lớn các doanh nghiệp sản xuất và thơng mại kinh doanh những mặt hàng có giá trị lớn. * TK sử dụng: 152 - nguyên vật liệu Bên nợ: Giá thực tế NVL nhập kho và các nghiệp vụ làm tăng giá trị Giá thực tế NVL tồn cuối kỳ (theo phơng pháp kiểm kê định kỳ) Bên có: Giá thực tế NVL xuất kho Chiết khấu hàng mua giảm giá và hàng mua trả lại Các nghiệp vụ làm giảm giá trị NVL Kết chuyển giá thực tế NVL tồn đầu kỳ (phơng pháp kiểm kê định kỳ) D nợ: giá thực tế NVL tồn kho Ngoài ra tuỳ theo yêu cầu quản lý mà mở TK cấp 2 chi tiết theo từng đối t- ợng khác nhau: 8 TK 331 - Phải trả ngời bán Bên nợ: + Số tiền đã thanh toán cho ngời bán + Số tiền ngời bán chấp nhận giảm giá số hàng theo hợp đồng + Giá trị vật t hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại ngời bán. + Chiết khấu mua hàng đợc ngời bán chấp nhận cho doanh nghiệp giảm trừ vào nợ phải trả. + Số tiền ứng trả trớc cho ngời bán, nhng cha nhận đợc hàng hoá lao vụ. Bên có: + Số tiền phải trả cho ngời bán + Điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế của số hàng về khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức. D có: Số tiền còn phải trả cho ngời bán D nợ (nếu có) : số tiền đã ứng hoặc trả thừa cho ngời bán TK 331 đợc mở theo dõi cho từng đối tợng cụ thể, từng ngời bán. TK 151 - Hàng mua đang đi trên đờng. Bên nợ: + Giá trị hàng đang đi trên đờng. + Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đờng cuối kỳ (theo phơng pháp kiểm kê định kỳ) Bên có: + Giá trị hàng đi đờng đã về nhập kho hoặc chuyển giao cho các đối tợng sử dụng hay khách hàng. + Kết chuyển giá trị thực tế hàng đang đi đờng đầu kỳ (theo phơng pháp kiểm kê định kỳ) D nợ: Giá trị hàng đang đi đờng cha nhập kho Ngoài ra còn có các TK liên quan nh: 111 - tiền mặt 112 - tiền gửi ngân hàng 141 - tạm ứng 222 - góp vốn liên doanh 241 - XDCB dở dang 411 - vốn kinh doanh 9 621 - chi phí NVL trực tiếp 627 - Chi phí sản xuất chung 642 - Chi phí quản lý DN 641 - Chi phí bán hàng 133 - Thuế VAT đợc khấu trừ * Kế toán tổng hợp tăng - Mua NVL hàng đã nhập kho (hoá đơn và hàng cùng về) Nợ TK 133 Nợ TK 152 Có 111, 112, 141, 331, 311, 341,333 - Nếu trong tháng nhận đợc hoá đơn mà cuối tháng hàng vẫn cha về: Nợ 151 Nợ 133 Có 111, 112, 141, 331 Khi hàng về (nhập kho, hoặc chuyển thẳng cho các bộ phận sản xuất, khách hàng). Nợ 621, 627, 641, 642 Nợ 632 Nợ 157 Có 151 - Các chi phí liên quan đến mua vật liệu Nợ 152 Nợ 133 Có 11, 112, 331 . - Khi thanh toán số chiết khấu,giảm giá mua hàng đợc hởngvà giá trị hàng trả lại do không đúng chất lợng qui cách . theo hợp đồng: Nợ 331, 111, 112, 1388 Có 152 Có 133 - NVL tăng do tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến 10