Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần thương mại tổng hợp Nông Cống

Nhìn lại chặng đương gần 20 năm qua kể từ khi nước ta thực hiện đổi mới từ cơ chế kế hoạch tập trung quan lưu bao cấp sang cơ chế thị trường có sự quản lý và định hướng của nhà nước, đó là khoảng thời gian đủ để đất nước ta hồi sinhvà phát triển, cơ chế thị trường đ• làm cho đất nước ta phát triển mạnh và đang trên đà tiến kịp với các nước trong khu vực và thế giới. Nhưng chính cơ chế thị trường đang tạo ra nhưng thách thức khó khăn rất lớn đối với các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp ở Việt Nam nói riêng vốn đ• từ lâu đ• quen với sự bảo hộ, nâng đỡ của nhà nước nay phải tự lập để tồn tại đứng vững để phát triển. Sự đổi mới này đ• tạo ra bước ngoặt lớn cho sự phát triển kinh tế ở Việt Nam. Ngày nay với sự phát triển như vũ bảo của khoa học kỷ thuật các loại hình quản lý kinh tế nhưng kế toán vẫn là một trong những công cụ hữu hiệu nhất trong quản lý kinh tế. Mỗi nhà kinh tế, mỗi nhà đầu tư, hay một cơ sở kinh doanh, cần phải dựa vào thông tin của kế toán để nắm bắt tình hình và kết quả kinh doanh. Kế toán là một công cụ sữ lý và cung cấp các thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính cho bao đối tượng khác nhau bên trong cũng như bên ngoàI doanh nghiệp, vì thế kế toán cũng đ• trải qua nhiều cải biến sâu sắc để phù hợp với nền kế toán trong giai đoạn hiện nay v• đ• có những tác động tích cực đến các hoạt động kinh tế. Sau những năm thưch hiện chuyển đổi cơ chế quản lý kinh tế cũng như các ngành khác, sản xuất và kinh doanh vật liệu đang ngày càng thích nghi và phát triển. Vật liệu là một trong ba yếu tố chi phí cơ bản trong quá trình sản xuất, vật liệu chiếm một tỉ trọng lớn trong số chi phí sản xuất của doanh nghiệp. Bên cạnh đó các hoạt động sản xuất kinh doanh luôn phảI chịu ảnh hưởng của điều kiện thời tiết và môI trường (như mưa nắng, ẩm ướt……….) dễ dẫn tới tình trạng tổn thất hư hỏng. Vì vậy công tác quản lý sữ dụng vật liệu gặp nhiều khó khăn, tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu là điều kiện quan trọng để quản lý vật liệu, thúc đẩycung cấp đầy đủ, kịp thời, đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất và dự trữ sữ dụng một cách hợp lý, tiết kiệm, hiệu quả bảo toàn và phát triển vốn, bảo đảm cho doanh nghiệp ngày càng phát triển mạnh. Qua thời gian thực tập ở công ty em nhận thấy được tầm quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu thực tế tại Công ty cổ phần thương mại tổng hợp Nông Cống vì thế mà em chọn đề tài: Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần thương mại tổng hợp Nông Cống.

Lời mở dầu Nhìn lại chặng đơng gần 20 năm qua kể từ khi nớc ta thực hiện đổi mới từ cơ chế kế hoạch tập trung quan lu bao cấp sang cơ chế thị trờng có sự quản lý và định h- ớng của nhà nớc, đó là khoảng thời gian đủ để đất nớc ta hồi sinhvà phát triển, cơ chế thị trờng đã làm cho đất nớc ta phát triển mạnh và đang trên đà tiến kịp với các nớc trong khu vực và thế giới. Nhng chính cơ chế thị trờng đang tạo ra nhng thách thức khó khăn rất lớn đối với các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp ở Việt Nam nói riêng vốn đã từ lâu đã quen với sự bảo hộ, nâng đỡ của nhà nớc nay phải tự lập để tồn tại đứng vững để phát triển. Sự đổi mới này đã tạo ra bớc ngoặt lớn cho sự phát triển kinh tế ở Việt Nam. Ngày nay với sự phát triển nh vũ bảo của khoa học kỷ thuật các loại hình quản lý kinh tế nhng kế toán vẫn là một trong những công cụ hữu hiệu nhất trong quản lý kinh tế. Mỗi nhà kinh tế, mỗi nhà đầu t, hay một cơ sở kinh doanh, cần phải dựa vào thông tin của kế toán để nắm bắt tình hình và kết quả kinh doanh. Kế toán là một công cụ sữ lý và cung cấp các thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính cho bao đối tợng khác nhau bên trong cũng nh bên ngoàI doanh nghiệp, vì thế kế toán cũng đã trải qua nhiều cải biến sâu sắc để phù hợp với nền kế toán trong giai đoạn hiện nay vã đã có những tác động tích cực đến các hoạt động kinh tế. Sau những năm thch hiện chuyển đổi cơ chế quản lý kinh tế cũng nh các ngành khác, sản xuất và kinh doanh vật liệu đang ngày càng thích nghi và phát triển. Vật liệu là một trong ba yếu tố chi phí cơ bản trong quá trình sản xuất, vật liệu chiếm một tỉ trọng lớn trong số chi phí sản xuất của doanh nghiệp. Bên cạnh đó các hoạt động sản xuất kinh doanh luôn phảI chịu ảnh hởng của điều kiện thời tiết và môI trờng (nh ma nắng, ẩm ớt .) dễ dẫn tới tình trạng tổn thất h hỏng. Vì vậy công tác quản lý sữ dụng vật liệu gặp nhiều khó khăn, tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu là điều kiện quan trọng để quản lý vật liệu, thúc đẩycung cấp đầy đủ, kịp thời, đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất và dự trữ sữ dụng một cách hợp lý, tiết kiệm, hiệu quả bảo toàn và phát triển vốn, bảo đảm cho doanh nghiệp ngày càng phát triển mạnh. 1 Qua thời gian thực tập ở công ty em nhận thấy đợc tầm quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu thực tế tại Công ty cổ phần thơng mại tổng hợp Nông Cống vì thế mà em chọn đề tài: Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần thơng mại tổng hợp Nông Cống. Đề tài ngoài phần mở đầu và kết luận gồm có ba phần chính: PHầN I: cơ sở lý luận về kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Phần ii: thực trạng kế toán vật liệu tại công ty cổ phần thơng mại tổng hợp nông cống. Phần iii: phơng hớng hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần thơng mại tổng hợp nông cống. Do sự hạn chế về mặt thời gian cũng nh trình độ nhận thức nên đề tài không tránh đợc những hạn chế thiếu xót. Em rất mong đựoc sự góp ý của các thầy cô bộ môn cũng nh các cán bộ trong phòng kế toán công ty để chuyên đề của em đợc hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn. 2 Phần i: cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. i. khái niệm, đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu, và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu. 1. Khái niệm. Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tợng lao động. Nguyên liệu là đối tợng lao động trực tiếp cấu thành nên sản phẩm, nguyên liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, thờng chiếm tỉ trọng lớn trong chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm cho nên cần đảm bảo cung ứng kịp thời, chính xác, dữ trữ, bảo quản và tính toán đầy đủ gía trị vật liệu tiêu hao trong sản xuất. Việc sữ dụng vật liệu là yếu tố đảm bảo trực tiếp cho quá trình sản xuất kinh doanh đợc tiến hành thuận lợi và nhanh chóng, nhằm tiết kịp chi phí sản xuất hạ giá thành sản phẩm, không ngừng nâng cao chất lợng sản phẩm và là cơ sở làm tăng lợi nhuận trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì thế vật liệu là những đối tợng lao động đợc thể hiện dới dạng vật hoá, chỉ tham gia vào một quá trình sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu đợc chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. 2. Đặc điểm: - Nguyên vật liệu là những đối tợng lao động đợc thể hiện dới dạng vật hoá nh: cát đá sỏi trong ngành xây dựng, sắt thép . Trong ngành công nghiệp, cơ khí vv Khác với t liệu lao động, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dới tác động của lao động thì chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. 3 - Về mặt chính trị: Khi tham gia vào sản xuất vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất trong kỳ. Do vậy vật liệu thuộc tài sản l- u động,giá trị vật liệu thuộc nhóm lu động dự trữ của doanh nghiệp thơng chiếm tỉ trọng rất lớn trong chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp. Cho nên việc quản lý thu mua, vật liệu, vận chuyển, bảo quản dự trữ và sữ dụng vật liệu tác động đến những chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp nh: Chỉ tiêu sản lợng, chất lợng sản phẩm, chỉ tiêu giá thành, chỉ tiêu lợi nhuận vv. Vì thế mà tổ chức tốt công tác kế toán nguyên vật liệu là điều quan trọng để quản lý vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. 3. Vai trò, ý nghĩa, và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. - Nguyên vật liệu là tài sản lu động của doanh nghiệp, nó thuộc nhóm hàng tồn kho, nó là một trong ba yếu tố chủ yếu của quá trình sản xuất kinh doanh. Để tổ chức tốt công tác quản lý vật liệu nói chung và kế toán vật liệu nói riêng đòi hỏi phải có những điều kiện quan trọng trong các doanh nghiệp nh: Phải có đầy đủ kho để đảm bảo vật liệu, kho phải có đầy đủ các phơng tiện bảo quản, cân đo đong đếm cần thiết, phải bố trí thủ kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp và có khả năng nắm vững và thực hiện gi chép ban đầu cũng nh sổ sách hạch toán kho. Việc bố trí sắp xếp nguyên vật liệu trong kho phải đúng yêu cầu để thuận tiện cho việc bảo quản, cho việc nhập xuất theo dõi kiểm tra cùng với việc xây dựng định mức dự trữ. Xây dựng mức tiêu hao vật liệu là điều kiện quan trọng tổ chức quản lý và hạch toán nguyên vật liệu. Hệ thống các định mức tiêu hao vật liệu phải có đầy đủ từng chi tiết, từng bộ phận sản phẩm sản phẩm và không ngừng cải tiến và hoàn thiện. Cần thúc đẩy quá trình chuyển hoá nguyên vật liệu để tránh tình trạng dữ trữ quá nhiều gây ứa đọng vốn. Phải xác định rõ giới hạn dữ trữ tối thiểu, tối đa để có căn cứ phòng ngừa các trờng thiếu nguyên vật liệu để phục vụ sản xuất, xuất bán vv 4. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu 4 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu là phải phản ánh kịp thời đầy đủ tình hình nhập, xuất, và số hiện có của các loại vật liệu trên các mặt nh: số lợng, cơ cấu giá trị, và thời gian cung cấp. II. Phân loại và tính gía vật liệu 1. Phân loại vật liệu Theo vị trí tác dụng của nguyên vật liệu đối với quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm có thể chia thành các loại nh sau: - Nguyên vật liệu chính: Là những nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, nó cấu tạo nên thực thể chính của sản phẩm. -Vật liệu phụ: Là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất nó kết hợp với nguyên vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, hình dáng bên ngoài của sản phẩm, làm tăng thêm chất lợng sản phẩm, kích thích thị hiếu ngời tiêu dùng hoặc làm cho quá trình sản xuất đợc tiến hành một cách thuận lợi. -Nhiên liệu: Là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh nó tạo ra nhiệt lợng phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh nh than, củi, xăng, dầu . -Phụ tùng thay thế: Là những bộ phận phụ tùng chi tiết máy, doanh nghiệp mua vào để thay thế khi sửa chữa tài sản cố định. -Vật liệu xây dựng và thiết bị cần lắp là những vật liệu thiết bị máy móc doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu t xây dựng cơ bản. -Phế liệu: Là những vật liệu không còn tác dụng đối với quá trình công nghệ sản suất sản phẩm của doanh nghiệp, thu hồi đợc do sản phẩm hỏng, do ngng sản xuất hoặc thanh lý tài sản cố định hoặc các nguyên nhân khác. -Các loại vật liệu khác là những vật liệu mang tính đặc thù riêng có trong một số doanh nghiệp . Ngoài các loại vật liệu kể trên nh bao bì, vật đóng gói, vật liệu sử dụng luân chuyển . Theo nguồn nhập nguyên vật liệu : có thể chia thành các loại sau. 5 - Nguyên vật liệu mua vào - Nguyên vật liệu đợc cấp - Nguyên vật liệu tự sản xuất gia công - Nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh - Nguyên vật liệu đợc viên trợ, biếu tặng Cách phân loại vật liệu nh trên là dựa vào vai trò của chúng trong quá trình sản xuất. Tuy nhiên cũng có trờng hợp cùng một loại vật liệu ở một số doanh nghiệp có lúc đợc sữ dụng nh một vật liệu chính có lúc lại đợc sữ dụng nh một vật liệu phụ( VD xăng, dầu ) Vì thế mà khi phân loại nguyên, vật liệu phải căn cứ vào vai trò, tác dụng chính của loại vật liệu. 2. Tính giá nguyên, vật liệu a. Giá của nguyên vật liệu nhập kho. Theo chế độ kế toán hiện hành nguyên vật liệu phải đợc tính theo giá thực tế, giá thực tế của nguyên vật liệu đợc xác định tuỳ theo nguồn nhập. - Đối với nguyên vật liệu mua vào sử dụng phục vụ cho hoạt động sản suất kinh doanh thuộc đối tợng chịu thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ thuế. Giá thực tế của nguyên vật liệu = giá mua cha có thuế giá trị gia tăng + chi phí khâu mua cha có thuế giá trị gia tăng. -Nguyên vật liệu mua vào phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh không thuộc đối tợng chịu VAT hoặc chịu VAT theo phơng pháp trực tiếp. Giá thực tế của nguyên vật liệu = giá mua theo giá thanh toán + chi phí khâu mua theo giá thanh toán. 6 -Nguyên vật liệu tự sản suất gia công . Giá thực tế của nguyên vật liệu = giá thành thực tế của nguyên vật liệu đã sản xuất gia công. - Nguyên vật liệu đợc cấp. Giá thực tế vật liệu = giá ghi trên hoá đơn của bên cấp. Giá thực tế của nguyên vật liệu = giá ghi trên hoá đơn của bên cấp. - Nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh. Giá thực tế vật liệu = kết quả đánh giá của hội đồng quản trị và sự thoả thuận giữa các bên liên doanh. -Nguyên vật liệu đợc biếu tặng, viện trợ. Giá thực tế vật liệu = giá mua trên thị trờng của nguyên vật liệu cùng loại b. Giá của nguyên vật liệu xuất kho. Tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, và yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, có thể sử dụng một trong các phơng pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hoạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng. Ph ơng pháp giá đơn vị bình quân: theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ đợc tính theo gía trị bình quân. Giá thực tế vật liệu xuất dùng = số lợng vật liệu xuất dùng ì giá đơn vị bình quân. Trong đó: Giá đơn cả kỳ dự trữvị bình quân giá thực tế VL tồn đầu kỳ + giá thực tế VL nhập trong kỳ 7 Số lợng vật liệu tồn đầu kỳ+ Số lợng vật liệu nhập trong kỳ Phơng pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ tuy đơn giản dễ làm nhng độ chính xác không cao. Hơn nữa công việc tính toán dồn vào cuối tháng, ảnh hởng đến công tác quyết toán nói chung. Giá đơn cuối kỳ trớc vị bình quân Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ(hoặc cuối kỳ tr- ớc) Lợng thực tế vật liệu tồn kho đầukỳ(hoặc cuối kỳ tr- ớc) Phơng pháp này khá đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến động VL trong kỳ, tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động giá cả VL kỳ này. Giá đơn vị bình quân Giá thực tế VL tồn kho sau mỗi lần nhập Sau mỗi lần nhập Lợng thực tế VL tồn kho sau mỗi lần nhập Phơng pháp này khắc phục đợc nhợc điểm của hai phơng pháp trên nhng lại tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần. Ph ơng pháp nhập tr ớc xuất tr ớc (FIFO): Theo phơng pháp này vật liệu nào nhập trớc thì xuất trớc hết số nhập trớc mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của vật liệu mua tr- ơc sẽ đợc dùng để làm giá để tính gía thực tế vật liệu xuất trớc và do vậygiá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng. Phơng pháp này thích hợp trong trờng hợp giá cả ổn định và có xu hớng giảm. Ph ơng pháp nhập sau xuất tr ớc(LiFo): Phơng pháp này giả định những vật liệu mua vào sau sẽ đợc xuất trớc tiên, phơng pháp này thích hợp trong trờng hợp lạm phát. Ph ơng pháp trực tiếp: Theo phơng pháp này, vật liệu đợc xác định đơn chiếc hay từng lô hoặc giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng( trừ trờng hợp điều chỉnh). Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo gía thực tế của vật liệu đó. Phơng pháp này 8 còn gọi là phơng pháp giá thực tế đích danh, thờng sử dụng với các vật liệu có giá trị cao và có tính cá biệt. Phơng pháp giá hoạch toán: Theo phơng pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ đợc tính theo giá hoạch toán. Cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hoạch toán sang giá thực tế theo công thức. Giá thực tế VL xuất dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ) = Giá hoạch toán VL xuất dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ) ì Hệ số giá VL Hệ số giá NVL Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ + Nhập kho trong kỳ Giá hạch toán tồn kho đầu kỳ + Giá hạch toán nhập kho rong kỳ Iii . hạch toán chi tiết nguyên, vật liệu Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đòi hỏi phản ánh cả về giá trị, số lợng, chất l- ợng, của từng thứ( Từng danh điểm) theo vật liệu từng kho, từng ngời phụ trách vật chất 1. Tổ chức chứng từ kế toán - Căn cứ vào nội dung các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vật t để xác định các chứng từ mà kế toán cần sữ dụng trong các doanh nghiệp. Thông thờng các doanh nghiệp thờng sữ dụng các chứng từ sau: - Phiếu nhập kho ( Mẫu số 01 VT ) 9 - Phiếu xuất kho ( Mẫu số 02 VT ) Thẻ kho ( Mẫu số 06 VT ) Biên bản kiểm kê vật t ( Mẫu số 08 VT ) Ngoài ra, theo từng doanh nghiệp có thể có các nghiệp vụ phát sinh riêng nh điều chuyển vật t nội bộ thì sữ dụng thêm Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu số 03 VT ). Nếu vật t đợc sữ dụng nhiều lần theo định mức thì có thể sữ dụng Phiếu xuất vật t theo hạn mức ( Mẫu số 04 VT ) vv Khi tổ chức hạch toán ban đầu ở các doanh nghiệp cần phân công trách nhiệm cụ thể cho từng ngời lập chứng từ đối với mổi loại chứng từ. Sự thống nhất giữa các bộ phận liên quan nh vật t, kế hoạch tài vụ . Là rất quan trọng. Từ đó quy định chứng từ vật t cụ thể đợc luân chuyển từ bộ phận phụ trách vật t đến thủ kho. Kế toán và bộ phận lu trữ chứng từ nh thế nào, tổ chức tốt khâu hạch toán ban đầu về vật t tạo thuận lợi cho công tác hạch toán tổng hợp và chi tiết vật liệu 2. Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu - Hạch toán chi tiết vật liệu là một công việc có khối lợng lớn, đòi hỏi phản ánh tình hình biến động vật t cả về số lợng và giá thị trờng theo từng thứ vật t( từng danh điểm) và theo từng kho. Trong thực tế công tác kế toán chi tiết nớc ta hiện nay đang áp dụng 3 phơng pháp hạch toán chi tiết. Tuỳ theo đặc điểm của từng doanh nghiệp cũng nh trình tự kế toán và quản lý mà doanh nghiệp lựa chọn một trong 3 phơng pháp này: Có ba phơng pháp: -Phơng pháp thẻ song song. -Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển. -Phơng pháp sổ số d. A. Phơng pháp thẻ song song Những doanh nghiệp áp dụng phơng pháp hach toán này thờng có những đặc trng nh: Chủng loại vật t ít, mật độ không lớn, có thể tổ chức thờng xuyên, đồng thời hệ thống kho đợc bố trí tập trung tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình kiểm tra và đối chiếu. Nguyên tắc của phơng pháp này: 10