Cùng với sự phát triển đi lên của Đất nước, khi xoá bỏ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp chuyển sang nền kinh tế thị trường nhiều thành phần có sự điều tiết vĩ mô của Nhà nước, hoạt động kinh doanh thương mại trở thành mối quan tâm lớn của các doanh nghiệp trong và ngoài nước. Thực hiện chủ trương phát triển ngành kinh doanh dịch vụ thuơng mại của Nhà nước, Công ty Vận tải Đường biển Hà Nội được ra đời nhằm góp phần xây dựng nền kinh tế nước nhà ngày một tốt hơn. Trong sự vận động và phát triển của nền kinh tế thị trường, hạch toán kế toán đóng vai trò là một công cụ quan trọng trong công tác quản lý kinh tế và cũng luôn được đổi mới, hoàn thiện để phù hợp với yêu cầu của quản lý. Qua thời gian học chuyên nghành Tài chính-Kế toán tại trường Đại học Quản lý và Kinh doanh Hà Nội và tìm hiểu thực tế về công tác kế toán tại công ty Vận tải đường biển Hà Nội, trong bản bài viết này, em xin được trình bày một số vấn đề như sau: Phần I: Tổng quan về công ty Vận tải đường biển HN Phần II:Tình hình quản lý công tác tài chính và công tác kế toán của Công ty Vận tải đường biển HN. Phần III:Nhận xét và đề xuất.
Lời nói đầu Cùng với sự phát triển đi lên của Đất nớc, khi xoá bỏ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp chuyển sang nền kinh tế thị trờng nhiều thành phần có sự điều tiết vĩ mô của Nhà nớc, hoạt động kinh doanh thơng mại trở thành mối quan tâm lớn của các doanh nghiệp trong và ngoài nớc. Thực hiện chủ trơng phát triển ngành kinh doanh dịch vụ thuơng mại của Nhà nớc, Công ty Vận tải Đờng biển Hà Nội đợc ra đời nhằm góp phần xây dựng nền kinh tế nớc nhà ngày một tốt hơn. Trong sự vận động và phát triển của nền kinh tế thị trờng, hạch toán kế toán đóng vai trò là một công cụ quan trọng trong công tác quản lý kinh tế và cũng luôn đợc đổi mới, hoàn thiện để phù hợp với yêu cầu của quản lý. Qua thời gian học chuyên nghành Tài chính-Kế toán tại trờng Đại học Quản lý và Kinh doanh Hà Nội và tìm hiểu thực tế về công tác kế toán tại công ty Vận tải đờng biển Hà Nội, trong bản bài viết này, em xin đợc trình bày một số vấn đề nh sau: Phần I: Tổng quan về công ty Vận tải đờng biển HN Phần II:Tình hình quản lý công tác tài chính và công tác kế toán của Công ty Vận tải đờng biển HN. Phần III:Nhận xét và đề xuất. Phần thứ I: Tổng quan về Công ty Vận tải Đờng biển HN. I. Quá trình hình thành và phát triển: Trong sự nghiệp phát triển nền Kinh tế quốc dân, vận tải hàng hoá đóng một vai trò quan trọng, nó đảm bảo cho mối quan hệ Kinh Tế giữa các nghành, các vùng trong nớc, giữa thành thị với nông thôn, góp phần phục vụ đắc lực cho việc cải thiện đới sống của nhân dân. Xuất phát từ nhu cầu thực tế phát triển Kinh tế của thủ đô một cách toàn diện. Năm 1980, thờng vụ thành uỷ và UBND thành phố quyết định thành lập đội tàu biển HN nhằm phục vụ cho sự phát triển Kinh tế toàn diện, đa nghành cùng với các loại hình dịch vụ khac nh: đờng bộ, đờng sắt, đờng hàng không, đờng sông .góp phần làm tăng thu ngoại tệ cho thành phố và nối liền mạch máu giao thông giữa HN với cả nớc, HN với các nớc khác trong khu vực cũng nh trên thế giới. Giao thông vận tải là mạch máu của Kinh tế thủ đô, chủ trơng này đợc thể hiện trong Nghị quyết Hội đồng nhân dân thành phố khoá VIII và đến tháng 12 năm 1980 Công ty Vận tải Đờng biển Hà nội ra đời theo Quyết định 397 QĐ/UB ngày 30/1/1982 của UBND thành phố HN. Phần trích yếu: Trụ sở chính của công ty: Số nhà 56 Bis- Phố Bà Triệu- Koàn Kiếm- HN. Tên giao dịch: Công ty Vận tải Đờng biển Hà nội. Tên tiếng anh: Hanoi Maritime Transportation Company ( Viết tắt là HAMATCO ). Điện thoại:8.240372 8.268402 Fax:84-48.256836 Nguồn vốn kinh doanh của Công ty Vận tải Đờng biển HN: Tài khoản: Tiền Việt nam: 002.1.00.0000.57.6 Ngoại tệ: 002.1.37.0020.43.4 Giao dịch tại Ngân hàng Ngoại thơng Hà nội. -Vốn hiện có của Công ty: 34.827.645.706 đồng. Trong đó: + Vốn cố định:24.769.645.706 đồng. + Vốn lu động:10.058.000.000 đồng. -Nguồn vốn: + Vốn do ngân sách cấp:5.018.000.000 đồng. + Vốn tự bổ sung: 21.266.645.706 đồng. + Vốn vay: 8.543.000.000 đồng. II. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty: Công ty Vận tải đờng biển HN đợc thành lập với chức năng và nhiệm vụ là vận chuyển hàng hoá trong nớc từ Bắc vào Nam và từ Nam ra Bắc nhằm cung ứng hàng hoá vật t cho toàn đất nớc. Mặt khác Công ty còn có nhiệm vụ phát triển đội tàu ngày càng mở rộng, vơn ra để vận chuyển các mặt hàng xuất 2 khẩu, nhập khẩu trong nớc và ngoài nớc, nhằm mở rông giao lu Kinh tế giữa các cảng của Việt nam với các nớc để tăng thu ngoại tệ cho HN, góp phần phát triển thủ đô một cách toàn diện. Công ty vận tải đờng biển HN là một công ty mà nhiệm vụ chủ yếu là vận chuyển bằng đờng biển nên quan hệ với khách hàng (thờng là những khách hàng quen) có khối lợng hàng cần vận chuyển lớn với giá trị cao và thờng phải vận chuyển đến những vùng xa nh Bắc á, Đông á. Ngoài khách hàng t nhân thì chủ yếu phần còn lại là các doanh nghiệp nhà nớc, đây là những khách hàng chính của Công ty mà Công ty thờng xuyên phục vụ công tác vận tải theo các hợp đồng xuất nhập khẩu. Ngoài ra, công ty còn quan hệ với các doanh nghiệp khai thác và buôn bán, chế biến nhiên liệu (VD: xăng, các loại dầu FO, DO )để phục vụ cho việc chạy tàu nh: Công ty Petrolimex, BP, Total . Trong quá trình sản xuất kinh doanh, công ty vận tải đờng biển đã đợc bổ sung thêm nhiệm vụ uỷ thác xuất nhập khẩu hàng hoá cho các đơn vị trong nớc thông qua hoạt động đờng biển, liên doanh, liên kết kinh tế với các thành phần kinh tế và đợc nhà nớc cho phép hoạt động để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và tăng cờng cơ sở vật chất kỹ thuật, vốn đầu t cho Công ty. Ngoài chức năng và nhiệm vụ trên, Công ty còn nhận làm đại lý môi giới hàng hoá và xuất nhập khẩu qua tàu để phục vụ sản xuất cho các đơn vị kinh tế quốc doanh và ngoài quốc doanh của thành phố. Trong những năm gần đây, Nhà nớc đặc biệt chú trọng tới vấn đề giao thông đờng bộ, sửa chữa đờng xá, cầu cống .chính vì vậy, giao thông đờng bộ trở nên nhiều tiềm năng phát triển. Bên cạnh đó do yêu cầu về vận tải ngày càng mang tính cạnh tranh khốc liệt, giao thông vận tải lại chiếm u thế lớn trong lĩnh vực vận tải. Từ năm 1997 công ty quyết định mở rộng đầu t sang giao thông đờng bộ, thành lập Trung tâm taxi Thăng Long và Trung tâm dịch vụ với nhiều tuyến xe chất lợng cao liên tỉnh. Để đáp ứng đợc nhiệm vụ trên, Công ty đã không ngừng tích luỹ để mở rộng sản xuất kinh doanh bằng cách đầu t cả chiều rộng lẫn chiều sâu nhằm phát triển đồng bộ, hiện đại hoá các hình thức dịch vụ của Công ty. Cho đến nay, Công ty đã có đợc một đội tàu, ô tô hoạt động có uy tín với các đơn vị trong và ngoài nớc, có một đội ngũ cán bộ quản lý, nhân viên và lực lợng thuyền viên đủ dày dạn kinh nghiệm về chuyên môn, ngoại ngữ đáp ứng đợc yêu cầu phức tạp của ngành hàng hải cũng nh giao thông đờng bộ. III. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty: 1. Tình hình lao động và tiền lơng: Công ty Vận tải đờng biển HN có số lợng lao động vào khoảng 445 ngời, trong đó: 3 - Cán bộ có trình độ Đại học cao đẳng chiếm 47 %. - Cán bộ có trình độ Trung cấp chiếm 35%. - Cán bộ có trình độ sơ cấp và CNKT chiếm 18%. Bậc lơng của ngời lao động đợc trả theo chức danh do Nhà nớc qui định. Công ty đã áp dụng cách trả lơng: mức lơng của từng ngời lao động dợc phân phối trên cơ sở tổng quĩ tiền lơng chia cho tổng hệ số tiền lơng của toàn bộ công nhân viên. Hàng tháng, quí trích lơng theo phơng pháp ứng tiền lơng theo ngày làm việc. Cuối năm kết toán tiền lơng trên cơ sở kết quả kinh doanh để xác định tổng quĩ tiền lơng. Mức lơng trung bình: Năm 2000 là 700.000đ/ngời/tháng. Năm 2001 là 750.000đ/ngời/tháng. 2.Bộ máy tổ chức của Công ty: - Đứng đầu công ty là Giám đốc: là ngời có toàn quyền quyết định việc điều hành hoạt động sản xuất của Công ty. - Phó giám đốc kinh doanh: là ngời trợ giúp Giám đốc trong các công việc điều hành và thành lập các dự án kinh doanh của Công ty. Tham gia cùng Giám đốc ký kết các hợp đồng kinh tế, thay mặt Giám đốc điều hành các công việc khi Giám đốc đi vắng. - Phó giám đốc kỹ thuật: là ngời giúp Giám đốc phụ trách về các vấn đề kỹ thuật của Công ty và phụ trách Trung tâm thơng mại vận tải ô tô. - Dới ban Giám đốc là các phòng ban nghiệp vụ nh: Phòng tổ chức hành chính, phòng tài vụ kế toán , phòng khai thác, phòng Kỹ thuật vật t. Các phòng ban trực tiếp tham mu Ban Giám đốc, giúp ban Giám đốc điều hành và hớng dẫn kiểm tra nghiệp vụ các xí nghiệp thành viên, đồng thời giúp các xí nghiệp này hoạt động theo kế hoạch thống nhất trong toàn Công ty. + Phòng tổ chức hành chính: tham mu giúp Giám đốc về công tác tổ chức CB CNV, giải quyết các chế độ chính sách. Tổ chức tiếp nhân công văn, tài liệu lu trữ, in ấn, đánh máy ., quản lý và sử dụng con dấu. + Phòng tài vụ kế toán: có trách nhiệm theo dõi, phản ánh tất cả các số liệu và tình hình sử dụng nguồn vốn, sử dụng tài sản, vật t, tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và dịch vụ, kiểm tra kế hoạch thu chi tài chính, kỷ luật thu nộp ngân sách, tổ chức công tác kế toán. + Phòng kỹ thuật vật t: theo dõi và chịu trách nhiệm về những thông số kỹ thuật của tàu biển, chịu tránh nhiện về những qui định đi biển (nh là đăng kiểm, bảo hiểm .) theo dõi và cấp phát vật t sửa chữa tàu, theo dõi các chi phí về sửa chữa, chi phí về cầu cảng, bến bãi. + Phòng khai thác: nghiên cứu thị trờng, quan hệ giao dịch và khai thác nguồn hàng, tham mu cho Giám đốc xây dựng kế hoạch và phơng án sản xuất kinh doanh, phân tích hoạt động kinh tế để giúp cho Giám đốc đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và dịch vụ có hiệu quả. 4 Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty Sơ đồ tổ chức sản xuất của Công ty 5 Giám đốc Phó GĐ Kinh doanh Phó GĐ Kỹ thuật Phòng tổ chức Phòng khai thác Phòng tài vụ kế toán Phòng kỹ thuật Giám đốc Phó GĐ phụ trách KD vận tải biển Phó GĐ phụ trách KD dịch vụ Đội tàu Đông Đô Đội tàu Ba Đình Đội tàu Hoàn Kiếm XN vật t vận tải ô tô XN dịch vụ tổng hợp TT taxi Thăng Long 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy phòng kế toán: Công ty Vận tải đờng biển HN là một đơn vị hạch toán độc lập, bộ máy kế toán đợc tổ chức theo hình thức tập trung, phòng kế toán của Công ty có nhiệm vụ sau: - Tham mu cho Giám đốc để khai thác mọi nguồn lực phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Công ty. - Tổ chức việc quản lý và sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn đã khai thác đ- ợc. - Lập kế hoạch tài chính (ngắn hạn và dài hạn) của Công ty, hình thành hệ thống kế toán thống nhất, định kỳ. - Chỉ đạo quản lý hoạt động tài chính của Công ty theo đúng chế độ Nhà nớc ban hành. Sự phân công công việc ở phòng tài vụ kế toán nh sau: - Kế toán trởng: Phụ trách chung toàn bộ hoạt động của phòng Kế toán tài vụ, đồng thời Kế toán trởng là ngời chịu trách nhiệm trớc toàn Công ty về các lĩnh vực TCKT. - Kế toán thanh toán: Theo dõi tình hình thanh toán của các đơn vị về các khoản phải thu, phải trả và việc thanh toán quyết toán với Bảo hiểm XH. - Kế toán khối dịch vụ: Phụ trách các đơn vị dịch vụ của các dịch vụ của Công ty. - Kế toán xí nghiệp: Làm công tác kế toán tại các xí nghiệp thành viên và hàng tháng lập báo cáo gửi lên Công ty. - Thủ quĩ: Chịu trách nhiệm quản lý, thu chi tiền mặt tại Công ty. Sơ đồ bộ máy phòng Kế toán Trong 2 năm 2000-2001, nhìn chung việc hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty gặp nhiều khó khăn do sự cạnh tranh mạnh mẽ của các chủ tàu độc quyền về luồng. Tuyến của Công ty lại ít khiến nguồn hàng ngày càng khan hiếm. Bên cạnh đó do 2 con tàu Ba Đình và Đông Đô phải sửa chữa định kỳ và sửa chữa lớn nên cha khai thác hết hiệu quả sử dụng. Tuy nhiên ở các đơn vị trực thuộc Công ty làm ăn tơng đối hiệu quả, nh XN DV tổng hợp, XN vật t vận tải ô tô . 6 Kế toán trởng Kế toán thanh toán Kế toán khối DV Kế toán quĩ Kế toán xí nghiệp 4. Chế độ tài chính kế toán đợc sử dụng tại Công ty: Niên độ kế toán: tính theo năm dơng lịch, từ ngày 1/1 đến ngày 31/12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam Đồng. Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thờng xuyên Phơng pháp đánh giá hàng tồn kho: nhập trớc xuất trớc Phơng pháp tính khấu hao TSCĐ: Công ty tiến hành trích khấu hao TSCĐ theo phơng pháp khấu hao đờng thẳng. Căn cứ các qui định trong chế độ về quản lý và sử dụng TSCĐ doanh nghiệp xác định thời gian sử dụng TSCĐ. Từ đó xác định mức khấu hao hàng tháng cho TSCĐ theo công thức sau: Công ty tiến hành nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. 7 Mức trích KH trung bình hàng tháng = Nguyên giá của TSCĐ Thời gian sử dụng x 12 8 Chứng từ gốc Bảng tổng hợp các chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Bảng cân đối tài sản và các báo cáo biểu kế toán Sổ qũi-thẻ kho Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ kế toán chi tiết Ghi chú: + ghi hằng ngày + ghi cuối tháng + quan hệ đối chiếu Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gố, Bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ , sau đó đợc dùng để ghi vào sổ Cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ đợc dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số d của các tài khoản trên sổ Cái. Căn cứ vào sổ Cái lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (đợc lập từ các sổ kế toán chi tiết) đợc dùng để lập báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số d nợ và d có của các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và số d của từng tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng số d của từng tài khoản tơng ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết. 5. Phân tích một số chỉ tiêu: Một trong những vấn đề quyết định sự tồn tại và phát triển của Công ty trong điều kiện cơ chế thị trờng là phải giành đợc thế chủ động trong SXKD trên thị trờng để có thể ký đợc nhiều hợp đồng vận chuyển có khă năng mang lại lợi nhuận cao. Muốn đạt đợc điều đó đòi hỏi Công ty phải kinh doanh đạt hiệu quả, phải thực hiện nghiêm ngặt các chính sách, chế độ kinh tế để đảm bảo lấy thu nhập bù chi phí và có lãi, không ngừng nâng cao đời sống của CB CNV, tăng thu nhập cho ngân sách nhà nớc. Kết quả kinh doanh Đơn vị: nghìn đồng Các chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 So sánh Số tiền % Tổng doanh thu thuần 22.065.794 22.659.347 593.553 2.7 Giá vốn hàng bán 19.628.420 20.050.128 422.308 2.1 Lợi nhuận gộp 2.437.374 2.609.219 171.872 7.1 Chi phí bán hàng 572.120 618.109 45.989 8.0 Chi phí QLDN 1.295.229 1.391.006 95.777 7.4 Lợi nhuận từ hoạt động KD 570.025 600.104 30.079 5.3 Thuế thu nhập 484.136 510.026 25.890 5.3 Lợi nhuận sau thuế 85.889 90.078 4.189 4.8 Do đặc điểm của Công ty là chuyên kinh doanh về dịch vụ vận tải nên vốn đầu t của Công ty là rất lớn từ vài nghìn USD cho đến vài triệu USD cho mỗi con tàu, mỗi ô tô. 9 Với chức năng và nhiệm vụ chính của Công ty là vận tải hàng hoá bằng đờng biển nên doanh thu chủ yếu của Công ty là số tiền cớc phí vận chuyển của đội tàu biển mang lại, sau đó phần còn lại phải kể đến là doanh thu của khối sản xuất kinh doanh dịch vụ góp phần làm cải thiện đời sống, tăng thu nhập cho cán bộ công nhân viên trong Công ty. Khác với các công ty, doanh nghiệp khác, tổng trị giá hàng mua vào để duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Vận tải đờng biển HN là tất cả các chi phí về sửa chữa, chi phí về cầu cảng, bến bãi. Ngoài ra, hàng năm, Công ty phải bỏ ra một chi phí tơng đối lớn để mua bảo hiểm nhằm đảm bảo sự an toàn cho ngời và hàng hoá trên tàu. Qua bảng kết quả kinh doanh ở trên ta thấy Công ty ngày càng phát triển, lợi nhuận năm sau luôn cao hơn năm trớc. Chỉ tiêu tổng doanh thu thuần năm 2001 tăng 539,5tr về số tuyệt đối và tăng 2.7% về số tơng đối so với năm 2000, cụ thể là năm 2000 lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh đạt 570tr Còn năm 2001 đạt 600tr tăng 5.3% so với năm 2000. Thuế nộp ngân sách Nhà nớc cũng đợc thực hiện tốt hơn. Năm 2000 đạt 484tr và năm 2001 là 510tr tăng 5.3% so với năm 2000. Trong 2 năm 2000 và 2001 tuy doanh thu có tăng nhng mức tăng cha rõ rệt do trong 2 năm này Công ty đã gặp không ít khó khăn trớc sự cạnh tranh gay gắt của cơ chế thị trờng. Qua đây ta thấy tỷ lệ chi phí bán hàng tăng rất cao, cao hơn nhiều tỷ lệ tăng doanh thu, nh vậy là rất bất hợp lý. Công ty cần tìm hiểu nguyên nhân để khắc phục, không để thất thoát chi phí. Hay nói cách khác, tổng chi phí bán hàng cần phải tăng với tỷ lệ nhỏ hơn tỷ lệ tăng doanh thu. Có nh vậy tình hình tăng doanh thu mới đạt hiệu quả cao. Tình hình quản lý và sử dụng chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty cũng cha tốt. Vậy để có thể tiết kiệm, giảm chi phí QL đòi hỏi Công ty cần phải xác định các định mức và quản lý theo định mức của từng khoản mục chi phí. Qua đánh giá một số chỉ tiêu, ta thấy chi phí bỏ ra còn rất cao, do đó Công ty cần có thêm những biện pháp mới nhằm hạ thấp chi phí hơn nữa, thông qua đó làm tăng doanh thu, cuối cùng nâng cao lợi nhuận của Công ty. Phần thứ II: tình hình tổ chức thực hiện công tác tài chính và kế toán của Công ty Vận tải đờng biển Hà Nội. 1. Phân cấp tổ chức quản lý của Công ty: Công ty Hamatco là đơn vị kế toán cơ sở, hạch toán kinh tế độc lập. Xí nghiệp thành viên là đơn vị kế toán phụ thuộc đợc Giám đốc Công ty uỷ quyền cho mở các tài khoản cần thiết ở Ngân hàng và hạch toán kinh tế nội bộ theo phân cấp của Công ty. Công ty đợc ngân sách cấp vốn lu động ban đầu một lần theo qui định của Nhà nớc, có quyền chủ động tạo vốn và không ngừng tăng vốn tự bổ sung bằng việc mở rộng sản xuất kinh doanh 10 . công tác tài chính và công tác kế toán của Công ty Vận tải đờng biển HN. Phần III:Nhận xét và đề xuất. Phần thứ I: Tổng quan về Công ty Vận tải Đờng biển. t vận tải ô tô.. . 6 Kế toán trởng Kế toán thanh toán Kế toán khối DV Kế toán quĩ Kế toán xí nghiệp 4. Chế độ tài chính kế toán đợc sử dụng tại Công ty: