Hoà cùng tiến trình công nghiệp hoá - hiện đại hoá đang diễn ra mạnh mẽ, tài sản cố định đ• và đang ngày càng khẳng định vai trò đặc biệt quan trọng của mình. Nó chính là điều kiện vật chất kỹ thuật có liên quan mật thiết tới việc phán xét, lựa chọn một phương thức kinh doanh tối ưu nhất cho doanh nghiệp. Vấn đề đặt ra là phải có cái nhìn khoa học và đúng đắn về vị trí của tài sản cố định để từ đó tổ chức tốt công tác hạch toán cũng như quản lý sử dụng tài sản cố định một cách hiệu quả nhất nhằm tạo động lực trợ giúp tối ưu cho chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Công ty Xăng dầu Tỉnh Hưng Yên là một doanh nghiệp thương mại quốc doanh, với nhiệm vụ kinh doanh là: Tổ chức tiếp nhận cung ứng từ Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam và bán, thoả m•n nhu cầu tiêu dùng xăng dầu trên địa bàn Tỉnh Hưng Yên và một số vùng lân cận của các tỉnh bạn như Thái Bình, Nam Định, Hà Nam và Hải Dương... Do đặc thù kinh doanh của Công ty mà tài sản cố định chiếm giữ một khối lượng vốn lớn và có tác động trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của Công ty. Chính vì thế kế toán tài sản cố định có một vị thế hết sức quan trọng trong công tác quản lý của Công ty. Với lý do đó tôi đ• đi sâu tìm hiểu và hoàn thành chuyên đề kế toán trưởng của mình với đề tài: "Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán toán tài sản cố định tại Công ty Xăng dầu Tỉnh Hưng Yên"
Lời nói đầu Hoà cùng tiến trình công nghiệp hoá - hiện đại hoá đang diễn ra mạnh mẽ, tài sản cố định đã và đang ngày càng khẳng định vai trò đặc biệt quan trọng của mình. Nó chính là điều kiện vật chất kỹ thuật có liên quan mật thiết tới việc phán xét, lựa chọn một phơng thức kinh doanh tối u nhất cho doanh nghiệp. Vấn đề đặt ra là phải có cái nhìn khoa học và đúng đắn về vị trí của tài sản cố định để từ đó tổ chức tốt công tác hạch toán cũng nh quản lý sử dụng tài sản cố định một cách hiệu quả nhất nhằm tạo động lực trợ giúp tối u cho chiến lợc kinh doanh của doanh nghiệp. Công ty Xăng dầu Tỉnh Hng Yên là một doanh nghiệp thơng mại quốc doanh, với nhiệm vụ kinh doanh là: Tổ chức tiếp nhận cung ứng từ Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam và bán, thoả mãn nhu cầu tiêu dùng xăng dầu trên địa bàn Tỉnh Hng Yên và một số vùng lân cận của các tỉnh bạn nh Thái Bình, Nam Định, Hà Nam và Hải Dơng . Do đặc thù kinh doanh của Công ty mà tài sản cố định chiếm giữ một khối lợng vốn lớn và có tác động trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của Công ty. Chính vì thế kế toán tài sản cố định có một vị thế hết sức quan trọng trong công tác quản lý của Công ty. Với lý do đó tôi đã đi sâu tìm hiểu và hoàn thành chuyên đề kế toán trởng của mình với đề tài: "Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán toán tài sản cố định tại Công ty Xăng dầu Tỉnh Hng Yên" Ngoài phần mở đầu và kết luận,chuyên đề đợc chia thành 3 phần nh sau: 1 Phần I: Lý luận chung về kế toán tài sản cố định. Phần II: Thực tế công tác kế toán tài sản cố định tại Công ty Xăng dầu Tỉnh Hng Yên. Phần III: Một số ý kiến đề xuất góp ý nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tài sản cố định tại Công ty xăng dầu Tỉnh Hng Yên. 2 Phần I lý luận chung về kế toán tài sản cố định I. Sự cần thiết phải tổ chức hạch toán tài sản cố định 1. Khái niệm, đặc điểm, vai trò của tài sản cố định (TSCĐ) Với t cách là một t liệu sản xuất hiện đại, một bộ phận cấu thành chi phí (dới hình thức trích khấu hao), "TSCĐ đợc xem là một nhân tố đặc biệt" không thể thiếu để các doanh nghiệp thực hiện đợc mục tiêu lợi nhuận, vị thế và cạnh tranh. Nó chính là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất - kinh doanh (T liệu lao động; đối tợng lao động ; sức lao động). Đó là những t liệu lao động thoả mãn đồng thời 2 tiêu chuẩn: Có giá trị lớn và thời gian sử dụng dài. Hiện nay tiêu chuẩn này đợc quy định là: -Về mặt giá trị : Từ 5 triệu đồng trở lên - Về thời gian sử dụng : Từ 1 năm trở lên Tài sản cố định ở doanh nghiệp có nhiều loại, có loại có hình thái vật chất cụ thể nh nhà cửa, máy móc thiết bị, có những loại không có hình thái vật chất, thể hiện một lợng giá trị đã đợc đầu t chi trả, một loại có đặc điểm và yêu cầu quản lý khác nhau nhng chúng đều giống nhau ở giá trị ban đầu lớn và thời gian thu hồi vốn (thờng là trên 1năm). Cũng tuỳ đặc thù kinh doanh của mỗi doanh nghiệp cụ thể mà TSCĐ có sự khác nhau về cơ cấu, số lợng, cũng nh công dụng để đáp ứng cho mỗi mục đích kinh doanh cụ thể. Do đó đòi hỏi các doanh nghiệp cần linh động tìm ra phơng tức quản lý TSCĐ hữu hiệu, thiết thực nhất cho đơn vị mình Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp tài sản cố định tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh trong quá trình đó tài sản cố định bị 3 hao mòn dần và giá trị của nó đợc chuyển dịch từng phần vào chi phí kinh doanh trong khi hình thái vật chất ban đầu của nó không bị thay đổi. Mặt khác, cơ cấu và số lợng, chất lợng của TSCĐ sẽ cho chúng ta biết nguồn vốn cố định của doanh nghiệp đợc hình thành ra sao? Cần làm gì để nó có thể đáp ứng tốt hơn nữa yêu cầu kinh doanh đề ra? Xét về mặt giá trị, tài sản cố định là những tài sản có giá trị lớn. Xét về mặt tham gia vào quá trình sản xuất - kinh doanh chúng là cơ sở vật chất kỹ thuật của quá trình kinh doanh, là điều kiện quan trọng để tăng năng suất lao động xã hội - nhất là trong điều kiện khoa học - kỹ thuật ngày càng phát triển nh ngày nay. 2. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán tài sản cố định Từ những đặc điểm của tài sản cố định đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ tài sản cố định cả về mặt hiện vật lẫn giá trị; phải phản ảnh đợc tình hình biến động của tài sản cố định theo từng loại, từng nhóm và từng đối tợng ghi tài sản, phải quản lý đợc nguyên giá và giá trị hiện còn của tài sản cố định nhằm hạn chế một cách tối đa sự mất mát cũng nh lãng phí tài sản cố định. Với chức năng thông tin và kiểm tra và là một công cụ hữu hiệu của công tác quản lý, xuất phát từ đặc điểm và vai trò của tài sản cố định, hạch toán tài sản cố định trong các doanh nghiệp thơng mại phải đảm bảo các nhiệm vụ chủ yếu sau: - Ghi chép, phản ánh tổng hợp, chính xác, kịp thời tình hình hiện có của tài sản cố định, tình hình tăng, giảm của tài sản cố định và hiện trạng tài sản cố định trong phạm vi toàn đơn vị, cũng nh tại từng bộ phận sử dụng tài sản cố định - Tính toán, phân bổ một cách chính xác mức khấu hao tài sản cố định vào chi phí kinh doanh 4 - Tham gia lập kế hoạch sửa chữa và dự toán chi phí sửa chữa tài sản cố định - Tính toán và phản ảnh kịp thời, chính xác tình hình xây dựng trang bị thêm, đổi mới, nâng cấp hoặc tháo dỡ bớt làm tăng giảm nguyên giá tài sản cố định cũng nh tình hình thanh lý, nhợng bán tài sản cố định . - Hớng dẫn, kiểm tra các đơn vị, các bộ phận phụ thuộc trong doanh nghiệp thực hiện một cách đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu về tài sản cố định, mở các sổ, thẻ kế toán cần thiết và hạch toán theo quy định tài sản cố định . -Tham gia kiểm tra, đánh giá giá trị tài sản cố định theo quy định của Nhà nớc và yêu cầu bảo toàn vốn và tiến hành phân tích tình hình trang bị, huy động bảo quản, sử dụng tài sản cố định tại đơn vị. II. Phân loại và đánh giá tài sản cố định 1. Phân loại tài sản cố định Trong các doanh nghiệp thơng mại tài sản cố định có nhiều loại, nhiều thứ với đặc điểm và yêu cầu quản lý rất khác nhau, đợc sử dụng trong nhiều lĩnh vực hoạt động khác nhau. Do đó để thuận lợi cho công tác quản lý cũng nh hạch toán tài sản cố định, ta cần phải tiến hành phân loại tài sản cố định. Phân loại tài sản cố định là việc hệ thống, sắp xếp những tài sản cố định của doanh nghiệp theo những tiêu thức, những đặc trng nhất định nhằm tạo thuận lợi cho công tác quản lý. Mỗi doanh nghiệp căn cứ vào đặc điểm kinh doanh và đặc tính kỹ thuật của mình có thể lựa chọn một trong các cách phân loaị sau đây ứng với mỗi giác độ, yêu cầu quản lý nhất định: 1.1. Phân loại tài sản cố định theo hình thái biểu hiện 5 Theo cách này, ngời ta căn cứ vào sự biểu hiện cụ thể của tài sản cố định để đa chúng vào hai nhóm chính là: - Tài sản cố định hữu hình: Đó là những tài sản cố định có hình thái vật chất cụ thể. Nó có thể đợc phân loại theo kết cấu bao gồm: Đất, nhà cửa vật kiến trúc, máy móc thiết bị, thiết bị phơng tiện vận tải truyền dẫn, thiết bị dụng cụ dùng cho quản lý, cây lâu năm súc vật làm việc và cho sản phẩm và những loại khác. - Tài sản cố định vô hình: Là những tài sản cố định không có hình thái vật chất nhng có giá trị kinh tế lớn. Thuộc loại này gồm: Quyền sử dụng đất; chi phí thành lập, chuẩn bị kinh doanh; bằng sáng chế phát minh; chi phí nghiên cứu, phát triển; lợi thế thơng mại và những loại khác (quyền đặc nhợng, quyền thuê nhà, bản quyền tác giả, quyền sử dụng hợp đồng, độc quyền nhãn hiệu .) Phân loại tài sản cố định theo hình thái biểu hiện của chúng giúp cho doanh nghiệp nắm bắt đợc tài sản cố định một cách tổng thể nhất, từ đó có biện pháp quản lý phù hợp. 1.2. Phân loại tài sản cố định theo quyền sở hữu Theo cách này, tài sản cố định đợc phân thành tài sản cố định tự có và tài sản cố định thuê ngoài: - Tài sản cố định tự có : Là những tài sản cố định thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, do doanh nghiệp xây dựng , mua sắm hoặc chế tạo bằng nguồn vốn của doanh nghiệp . Nh vậy, đối với TSCĐ tự có doanh nghiệp vừa có quyền sở hữu vừa có quyền sử dụng cho nên nó đợc theo dõi một cách chặt chẽ trên bảng cân đối kế toán. - Tài sản cố định đi thuê : Đối với những TSCĐ này doanh nghiệp chỉ có quyền sử dụng (theo hợp đồng thuê) chứ không có quyền sở hữu. 6 Căn cứ theo tính chất thuê mà TSCĐ thuê ngoài lại đợc chia thành TSCĐ thuê hoạt động; TSCĐ thuê tài chính - Tài sản cố định bảo quản hộ, giữ hộ, cất giữ hộ Nhà nớc Phân loại tài sản cố định theo quyền sở hữu giúp cho doanh nghiệp nắm bắt đợc tài sản cố định nào mới thực chất là tài sản, là nguồn vốn cố định của doanh nghiệp, từ đó giúp cho việc tổ chức hạch toán và quản lý chặt chẽ tài sản cố định nhằm thúc đẩy việc sử dụng tài sản cố định có hiệu quả hơn. 1.3. Phân loại tài sản cố định theo nguồn hình thành Căn cứ vào nguồn gốc hình thành nên TSCĐ, ta chia thành: - TSCĐ mua sắm, xây dựng bằng vốn đợc cấp; bằng vốn vay; bằng vốn tự bổ sung hay do nhận vốn liên doanh bằng TSCĐ. Cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp có đợc sự chủ động từ đó quản lý chặt chẽ hơn việc đầu t mua sắm tài sản cố định. Hơn nữa, nó giúp cho việc điều tiết cân đối nguồn tài chính hình thành TSCĐ. 1.4. Phân loại tài sản cố định theo công dụng và tình hình sử dụng Theo cách này, TSCĐ đợc chia thành: TSCĐ dùng cho hoạt động kinh doanh; TSCĐ hành chính sự nghiệp; TSCĐ phúc lợi; TSCĐ chờ xử lý. Cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về đóng góp của tài sản cố định vào hoạt động kinh doanh chung của đơn vị. Từ đó có kế hoạch cũng nh chiến lợc đổi mới tài sản cố định . 2. Đánh giá tài sản cố định Dù đợc hình thành từ bất kỳ nguồn nào thì để có đợc tài sản cố định các doanh nghiệp đều phải bỏ ra các khoản phí nhất định. Tập hợp 7 các chi phí này cấu thành nên trị giá thực tế của tài sản. Đánh giá tài sản cố định chính là biểu hiện giá trị thực tế tài sản cố định bằng tiền theo những nguyên tắc nhất định, là việc xác định giá trị ghi sổ của tài sản cố định . Đánh giá tài sản cố định là điều kiện cần thiết để kế toán tài sản cố định tính khấu hao và phân tích hiệu quả sử dụng tài sản cố định trong doanh nghiệp, nó đảm bảo cho việc tính đúng, đủ vốn chính xác giá trị thực tế của tài sản cố định. Xuất phát từ yêu cầu cũng nh đặc điểm của quản lý TSCĐ trong hoạt động kinh doanh, TSCĐ trong doanh nghiệp đợc đánh giá theo nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại. 2.1. Nguyên giá của tài sản cố định Nguyên giá TSCĐ là toàn bộ các chi phí liên quan tới việc xây dựng hoặc mua sắm tài sản cố định, kể cả các chi phí vận chuyển lắp đặt, chạy thử trớc khi sử dụng. Tuy nhiên trong từng trờng hợp cụ thể nguyên giá TSCĐ đợc quy định riêng cho TSCĐ hữu hình và vô hình. Đánh giá tài sản cố định theo nguyên giá có tác dụng là biết đợc tổng số vốn đầu t mua sắm, xây dựng , biết đợc tình hình trang bị kỹ thuật của doanh nghiệp làm căn cứ để tính khấu hao tài sản cố định 2.2. Giá trị hao mòn của tài sản cố định Đây là phần giá trị của tài sản cố định mà trong quá trình kinh doanh đã chuyển dần vào chi phí kinh doanh. Khi giá trị hao mòn càng lớn thì cũng có nghĩa là thời gian sử dụng hữu ích của tài sản cố định bị rút ngắn lại và điều mà doanh nghiệp nghĩ đến là phải có kế hoạch đầu t cải tạo, nâng cấp, hiện đại hoá hay đổi mới hoàn toàn trang thiết bị. Điều này dẫn đến việc phải trích lập khấu hao và hình thành nên các 8 nguồn vốn hình thành tài sản cố định; quỹ phúc lợi dành cho tài sản cố định . 2.3. Giá trị còn lại của tài sản cố định Đây là phần giá trị cha thu hồi của tài sản cố định, nó đợc xác định theo công thức: Giá trị còn lại của TSCĐ = Nguyên giá TSCĐ - Giá trị hao mòn TSCĐ (khấu hao luỹ kế ) Việc xác định giá trị còn lại của TSCĐ có tác dụng giúp cho doanh nghiệp biết đợc số vốn cố định thực có của doanh nghiệp và biết đợc hiện trạng của tài sản cố định cũ hay mới để có phơng thức đầu t, bổ sung, hiện đại hoá TSCĐ. III. Nội dung tổ chức hạch toán tài sản cố định trong doanh nghiệp Trong quá trình kinh doanh của công ty, nhân viên kế toán tài sản cố định với t cách là ngời quản lý có trách nhiệm lớn lao trong việc thu thập và sử lý số liệu về TSCĐ, biểu diễn chúng dới hình thức có ý nghĩa, giải thích những số liệu này và nhanh chóng truyền thông tin cho các cấp quản lý của Công ty để phục vụ việc ra quyết định. Vậy làm thế nào để kế toán TSCĐ phát huy hiệu quả cao nhất? Trớc hết việc tổ chức hạch toán TSCĐ phải tuân thủ các điều đã quy định theo quyết định số 1062/TC/QĐ/CSTC ngày 14/11/1996 của Bộ trởng Bộ Tài chính đồng thời vận dụng một cách linh hoạt phù hợp với đặc thù kinh doanh của đơn vị để đáp ứng tốt nhất yêu cầu đặt ra. Theo đó công việc hạch toán TSCĐ trong doanh nghiệp đợc tiến hành theo các nội dung sau: - Thủ tục chứng từ và kế toán ban đầu TSCĐ. - Kế toán tổng hợp tăng giảm TSCĐ - Kế toán chi tiết tăng giảm TSCĐ. 9 - Kế toán khấu hao TSCĐ. - Kế toán sửa chữa TSCĐ. 1 . Thủ tục chứng từ và hạch toán ban đầu TSCĐ Hạch toán ban đầu là nhằm tạo ra đợc một bộ hồ sơ hoàn chỉnh nhất với đầy đủ các giấy tờ, chứng từ liên quan tới biến động TSCĐ và đảm bảo đ- ợc các yêu cầu phù hợp với chế độ, thể lệ quy định; chính xác; kịp thời; ngắn gọn nhng dễ hiểu, trung thực và phù hợp với đặc điểm riêng của Công ty. Đối với trờng hợp tăng TSCĐ: để tạo cơ sở ban đầu cho việc tăng một TSCĐ thì đơn vị phải căn cứ vào nhu cầu kinh doanh, xem xét thực tế doanh nghiệp, cân đối với nguồn vốn rồi lập kế hoạch trình lên cơ quan chủ quản cấp trên đề nghị xin bổ sung để mua sắm, xây dựng . khi TSCĐ đợc đa về doanh nghiệp thì doanh nghiệp phải lập ban nghiệm thu tiến hành kiểm tra TSCĐ. Ban này có nhiệm vụ nghiệm thu và cùng với đại diện bên giao TSCĐ lập "Biên bản giao nhận TSCĐ". Biên bản giao nhận TSCĐ đợc lập ra để xác nhận việc giao nhận một hoặc một vài TSCĐ (đối với những TSCĐ cùng loại). Sau khi đã hoàn thành từ mua sắm, xây dựng, biếu tặng . và đợc đa vào danh mục TSCĐ của đơn vị. Nó đợc lập cho mọi đối tợng ghi TSCĐ, phòng kế toán sẽ sao cho mỗi đơn vị, mỗi đối tợng liên quan một bản để lu vào hồ sơ riêng. Hồ sơ này bao gồm biên bản giao nhận TSCĐ, bản sao số liệu kỹ thuật (công suất thiết kế, thời gian sử dụng hữu ích ) cùng các hoá đơn giấy tờ khác liên quan. Đối với trờng hợp giảm TSCĐ: Do thanh lý, nhợng bán, góp vốn, mất mát . Khi tiến hành chuyển giao TSCĐ, đơn vị cũng phải lập biên bản giao nhận TSCĐ (theo mẫu số 01 - TSCĐ). Trờng hợp TSCĐ đã h hỏng, hết năng lực sử dụng hoặc không cần dùng công ty muốn thanh lý, nh- 10