Công tác văn thư đối với hoạt động của UBND phường Ngã Tư Sở

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài: 1 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu: 1 3. Phạm vi, đối tượng nghiên cứu: 1 4. Phương pháp nghiên cứu: 1 5. Bố cục của đề tài: 2 B. PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1: Giới thiệu vài nét về Ủy ban nhân dân phường Ngã tư sở: 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phường Ngã tư sở: 3 1.1.1.Vài nét về quận Đống Đa và Ủy ban nhân dân phường Ngã tư sở 3 1.1.2. Vị trí, chức năng của Uỷ ban nhân dân Phường 4 1.1.3. Cơ cấu tổ chức, hoạt động của Uỷ ban nhân dân phường: 6 1.1.3.1. Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân phường: 6 1.1.3.2. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phường: 6 1.1.3.3. Phó Chủ tịch xã và Thành viên Uỷ ban nhân dân phường: 7 1.1.3.4. Hoạt động của Uỷ ban nhân dân: 8 CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯTẠI UBND PHƯỜNG NGÃ TƯ SỞ: 9 2.1. Hoạt động quản lý: 9 2.2. Hoạt động nghiệp vụ: 10 2.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản: 10 2.2.2. Quản lý văn bản đi: 11 2.2.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến: 14 2.2.4. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu: 16 2.2.5. Quản lý và sử dụng con dấu: 17 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂNTHƯ TẠI UBND PHƯỜNG NGÃ TƯ SỞ 19 3.1. Nhận xét, đánh giá: 19 3.1.1. Ưu điểm: 19 3.1.2. Hạn chế: 19 3.2. Một số đề xuất nâng cao chất lượng công tác văn thư tại UBND phường Ngã tư sở: 20 C. PHẦN KẾT LUẬN 21 PHỤ LỤC

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặcbiệt là các thầy cô tại khoa Văn thư- Lưu trữ đã trang bị kiến thưc cũng như tạođiều kiện cho tôi được đến kiên tập tại các cơ quan, đơn vị ngoài nhà trường,một hoạt động hết sức thiết thực và ý nghĩa trong việc đinh hướng công việc saunày đối với một sinh viên năm học cuối như tôi Đặc biệt là giảng viên Ngô ThịKiều Oanh đã tận tình hướng dẫn tôi thực hiện đề tài nghiên cứu này.Tôi cũngxin dành lời cảm ơn sâu sắc đến các cán bộ tại UBND phường Ngã Tư Sở đã tậntình giúp đỡ, hướng dẫn và tạo những điều kiện tốt nhất giúp tôi hoàn thành tốtbài báo cáo này

Tôi xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học của riêng tôi Các

số liệu sử dụng phân tích trong tiểu luận có nguồn gốc rõ ràng, đã công bố theođúng quy định Các kết quả nghiên cứu trong tiểu luận do tôi tự tìm hiểu, phân tíchmột cách trung thực, khách quan và phù hợp với thực tiễn của Việt Nam

Hà Nội, ngày tháng năm 2017

Sinh viên thực hiện

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài: 1

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu: 1

3 Phạm vi, đối tượng nghiên cứu: 1

4 Phương pháp nghiên cứu: 1

5 Bố cục của đề tài: 2

B PHẦN NỘI DUNG 3

Chương 1: Giới thiệu vài nét về Ủy ban nhân dân phường Ngã tư sở: 3

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phường Ngã tư sở: 3

1.1.1.Vài nét về quận Đống Đa và Ủy ban nhân dân phường Ngã tư sở .3

1.1.2 Vị trí, chức năng của Uỷ ban nhân dân Phường 4

1.1.3 Cơ cấu tổ chức, hoạt động của Uỷ ban nhân dân phường: 6

1.1.3.1 Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân phường: 6

1.1.3.2 Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phường: 6

1.1.3.3 Phó Chủ tịch xã và Thành viên Uỷ ban nhân dân phường: 7

1.1.3.4 Hoạt động của Uỷ ban nhân dân: 8

CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯTẠI UBND PHƯỜNG NGÃ TƯ SỞ: 9

2.1 Hoạt động quản lý: 9

2.2 Hoạt động nghiệp vụ: 10

2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản: 10

2.2.2 Quản lý văn bản đi: 11

2.2.3 Quản lý và giải quyết văn bản đến: 14

2.2.4 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu: 16

2.2.5 Quản lý và sử dụng con dấu: 17

CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂNTHƯ TẠI UBND

PHƯỜNG NGÃ TƯ SỞ 19

3.1 Nhận xét, đánh giá: 19

3.1.1 Ưu điểm: 19

3.1.2 Hạn chế: 19

3.2 Một số đề xuất nâng cao chất lượng công tác văn thư tại UBND phường Ngã tư sở: 20

C PHẦN KẾT LUẬN 21 PHỤ LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài:

Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hànhcông việc của cơ quan tổ chứ Công tác văn thư nhằm mục đích đảm bảo thông tinchủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, quản lý điều hành Nhà nước

Trong thực tế, công tác văn thư tại nhiều cơ qyan, tổ chức vẫn chưa được

sư quan tâm đúng mức Tuy nhiên, trong thời gian khảo sát thực tế tại UBNDphường Ngã Tư Sở tôi thấy rằng công tác văn thư tại đây được tực hiện khá tốt

và theo đúng các quy định của Nhà nước về công tác văn thư

Làm tốt công tác văn thư sé đảm bảo cung cấp thông tin, giải quyết nhanhchóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho UBND phường Ngã Tư Sở

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu:

Mục đích đề ra khi đi khảo sát thực tế tại UBND phường Ngã Tư Sở:

- Phân tích được thực trạng công tác văn thư tại UBND phường Ngã Tư

Sở và vai trò của từng thao tác nghiệp vụ

- Từ đó rút ra đươc những ưu điểm, hạn chế còn tồn tại của công tác vănthư tại đây,

- Đề xuất những giải pháp giúp cho công tác văn thư tại UBND phườngNgã Tư Sở ngày càng tốt hơn

3 Phạm vi, đối tượng nghiên cứu:

Từ lý thuyết đã được trang bị từ các thầy cô và nhà trường, trong quá trình

đi thực tiễn phải nắm được những nội dung như sau:

- Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của UBND phường Ngã Tư Sở,

- Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của UBND phường Ngã Tư Sở

- Vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động của UBND phường Ngã Tư Sở

- Nhận xét và đưa ra những đề xuất nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quảcông tác văn thư tại cơ quan

4 Phương pháp nghiên cứu:

Để nghiên cứu và thực hiện tốt được đề tài này, tôi đã thực hiện những

-Phương pháp điều tra quan sát,

Chương 1: Giới thiệu khái quát về UBND phường Ngã Tư Sở

Chương 2: Vai trò của công tác văn thư tại UBND phường Ngã Tư Sở Chương 3: Đề xuất nâng cao năng suất, chất lượng công tác văn thư tại UBND phường Ngã Tư Sở

B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét về Ủy ban nhân dân phường Ngã tư sở: 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phường Ngã tư sở:

1.1.1 Vài nét về quận Đống Đa và Ủy ban nhân dân phường Ngã tư sở:

* Đặc điểm địa hình:

Địa hình quận Đống Đa tương đối bằng phẳng Có một số hồ lớn như BaMẫu, Kim Liên, Xã Đàn, Đống Đa, Văn Chương Trước có nhiều ao, đầm nhưngcùng với quá trình đô thị hóa đã bị lấp Quận có hai sông nhỏ chảy qua là sông

Tô Lịch và sông Lừ Phía đông có một vài gò nhỏ, trong đó có gò Đống Đa

Từ những năm 1954-1981 là khu phố Đống Đa

Đến tháng 6 năm 1981 mới chính thức gọi là quận Đống Đa, gồm 24phường: Cát Linh, Hàng Bột, Khâm Thiên, Khương Thượng, Kim Liên, Láng

Hạ, Láng Thượng, Nam Đồng, Nguyễn Trãi, Ô Chợ Dừa, Phương Liên, PhươngLiệt, Phương Mai, Quang Trung, Quốc Tử Giám, Thanh Xuân, Thịnh Quang,Thổ Quan, Thượng Đình, Trung Liệt, Trung Phụng, Trung Tự, Văn Chương,Văn Miếu

Ngày 13 tháng 10 năm 1982, thành lập thêm 2 phường Kim Giang (tách

ra từ xã Đại Kim thuộc huyện Thanh Trì) và Thanh Xuân Bắc (trên cơ sở điềuchỉnh một phần diện tích tự nhiên và nhân khẩu của các xã Nhân

Chính và Trung Văn thuộc huyệnTừ Liêm; điều chỉnh một phần diện tích tựnhiên và nhân khẩu của xã Tân Triều thuộc huyện Thanh Trì)

Đầu năm 1996, quận Đống Đa có 26 phường: Cát Linh, Hàng Bột, KhâmThiên, Khương Thượng, Kim Giang, Kim Liên, Láng Hạ, Láng Thượng, NamĐồng, Nguyễn Trãi, Ô Chợ Dừa, Phương Liên, Phương Liệt, Phương Mai,Quang Trung, Quốc Tử Giám, Thanh Xuân, Thanh Xuân Bắc, Thịnh Quang,Thổ Quan, Thượng Đình, Trung Liệt, Trung Phụng, Trung Tự, Văn Chương,Văn Miếu

Ngày 22 tháng 11 năm 1996, 5 phường: Thanh Xuân Bắc, ThanhXuân, Thượng Đình, Kim Giang, Phương Liệt chuyển sang trực thuộc quậnThanh Xuân, đổi tên phường Nguyễn Trãi thành phường Ngã Tư Sở Từ đó,quận Đống Đa còn lại 21 phường: Cát Linh, Hàng Bột, Khâm Thiên, KhươngThượng, Kim Liên, Láng Hạ, Láng Thượng, Nam Đồng, Ngã Tư Sở, Ô ChợDừa, Phương Liên, Phương Mai, Quang Trung, Quốc Tử Giám, Thịnh Quang,Thổ Quan, Trung Liệt, Trung Phụng, Trung Tự, Văn Chương, Văn Miếu

1.1.2 Vị trí, chức năng của Uỷ ban nhân dân Phường

- Uỷ ban nhân dân Phường do Hội đồng nhân dân Phường bầu là cơ quanchấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịutrách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

- Uỷ ban nhân dân Phường chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật,các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhândân cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế -

xã hội và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

- Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhànước từ Trung ương tới cơ sở

* Nguyên tắc hoạt động của ủy ban nhân dân phường:

Uỷ ban nhân dân Phường được tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tậptrung dân chủ.

Uỷ ban nhân dân thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo Hiếnpháp, luật và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên; phát huy quyền làmchủ của nhân dân, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa, ngăn ngừa và chốngcác biểu hiện quan liêu, hách dịch, cửa quyền, tham nhũng, lãng phí, vô tráchnhiệm và các biểu hiện tiêu cực khác của cán bộ, công chức và trong bộ máychính quyền địa phương

Trong hoạt động của mình, Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồngnhân dân, Uỷ ban nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân phối hợp chặt chẽ vớiBan thường trực Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức thành viêncủa Mặt trận, các tổ chức xã hội khác chăm lo và bảo vệ lợi ích của nhân dân,vận động nhân dân tham gia vào việc quản lý nhà nước và thực hiện các nghĩa

vụ đối với Nhà nước

Khi quyết định những vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của mình, Hộiđồng nhân dân ra nghị quyết và giám sát việc thực hiện các nghị quyết đó;những nghị quyết về các vấn đề mà pháp luật quy định thuộc quyền phê chuẩncủa cấp trên thì trước khi thi hành phải được cấp trên phê chuẩn

Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn do pháp luật quy định, Uỷ ban nhândân ra quyết định, chỉ thị và tổ chức thực hiện, kiểm tra việc thi hành các văn

* Nhiệm kỳ mỗi khoá của Hội đồng nhân dân, nhiệm kỳ của Thường trực Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân Phường

- Nhiệm kỳ mỗi khoá của Hội đồng nhân dân Phường là năm năm, kể từ

kỳ họp thứ nhất của Hội đồng nhân dân khoá đó đến kỳ họp thứ nhất của Hộiđồng nhân dân khoá sau

- Nhiệm kỳ của Thường trực Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân theonhiệm kỳ của Hội đồng nhân dân cùng cấp Khi Hội đồng nhân dân hết nhiệm

kỳ, Thường trực Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân tiếp tục làm việc cho đếnkhi Hội đồng nhân dân khoá mới bầu ra Thường trực Hội đồng nhân dân, Uỷban nhân dân khoá mới.

- Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân ở mỗi đơn vịhành chính không giữ chức vụ đó quá hai nhiệm kỳ liên tục

* Giám sát và hướng dẫn hoạt động của Uỷ ban nhân dân:

- Hội đồng nhân dân chịu sự giám sát và hướng dẫn hoạt động của Uỷ banthường vụ Quốc hội, chịu sự hướng dẫn và kiểm tra của Chính phủ trong việcthực hiện các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trêntheo quy định của Uỷ banthường vụ Quốc hội

- Uỷ ban nhân dân cấp dưới chịu sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân cấptrên Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh chịu sự chỉ đạo của Chính phủ Theo đó, Uỷ bannhân dân Phường Ngã Tư Sở chịu sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân thành phố HàNội

1.1.3 Cơ cấu tổ chức, hoạt động của Uỷ ban nhân dân phường:

1.1.3.1 Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân phường:

Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu ra gồm có Chủ tịch,Phó Chủ tịch và Uỷ viên Chủ tịch Uỷ ban nhân dân là đại biểu Hội đồng nhândân Các thành viên khác của Uỷ ban nhân dân không nhất thiết phải là đại biểuHội đồng nhân dân

Kết quả bầu các thành viên của Uỷ ban nhân dân Phường phải được Chủtịch Uỷ ban nhân dân thành phố Nha Trang phê chuẩn

Trong nhiệm kỳ, nếu khuyết Chủ tịch Uỷ ban nhân dân thì Chủ tịch Hộiđồng nhân dân cùng cấp giới thiệu người ứng cử Chủ tịch Uỷ ban nhân dân đểHội đồng nhân dân bầu Người được bầu giữ chức vụ Chủ tịch Uỷ ban nhân dântrong nhiệm kỳ không nhất thiết là đại biểu Hội đồng nhân dân

1.1.3.2 Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phường:

Chủ tịch Uỷ ban nhân dân là người lãnh đạo và điều hành công việc của

Uỷ ban nhân dân, chịu trách nhiệm cá nhân về việc thực hiện nhiệm vụ, quyềnhạn của mình và cùng với tập thể Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm về hoạtđộng của Uỷ ban nhân dân trước Hội đồng nhân dân Phường và trước cơ quannhà nước cấp trên

Chủ tịch Uỷ ban nhân dân có những nhiệm vụ và quyền hạn sau đây:

- Lãnh đạo công tác của Uỷ ban nhân dân, các thành viên của Uỷ bannhân dân, các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân:

+ Áp dụng các biện pháp nhằm cải tiến lề lối làm việc; quản lý và điềuhành bộ máy hành chính hoạt động có hiệu quả; ngăn ngừa và đấu tranh chốngcác biểu hiện quan liêu, vô trách nhiệm, hách dịch, cửa quyền, tham nhũng, lãngphí và các biểu hiện tiêu cực khác của cán bộ, công chức và trong bộ máy chínhquyền địa phương;

+ Tổ chức việc tiếp dân, xét và giải quyết kiến nghị, khiếu nại, tố cáo củanhân dân theo quy định của pháp luật

- Triệu tập và chủ tọa các phiên họp của Uỷ ban nhân dân;

- Chỉ đạo và áp dụng các biện pháp để giải quyết các công việc đột xuất,khẩn cấp trong phòng, chống thiên tai, cháy, nổ, dịch bệnh, an ninh, trật tự vàbáo cáo Uỷ ban nhân dân trong phiên họp gần nhất;

- Ra quyết định, chỉ thị để thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình

1.1.3.3 Phó Chủ tịch xã và Thành viên Uỷ ban nhân dân phường:

Uỷ ban nhân dân phường có 5 thành viên gồm có 1 Chủ tịch, 2 Phó Chủtịch, 2 ủy viên Thành viên Uỷ ban nhân dân được phân công phụ trách các lĩnhvực công việc như sau:

- Chủ tịch phụ trách chung, khối nội chính, quản lý công tác quy hoạch đô thị

- Các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân:

+ Một Phó Chủ tịch phụ trách khối kinh tế - tài chính, xây dựng cơ sở hạtầng, khoa học - công nghệ, nhà đất và tài nguyên - môi trường.+ Một Phó Chủ tịch phụ trách khối văn hóa - xã hội và các lĩnh vực xã hội khác.

- Các ủy viên ủy ban ủy ban nhân dân;

+ Một ủy viên phụ trách công an;

+ Một ủy viên phụ trách quân sự

1.1.3.4 Hoạt động của Uỷ ban nhân dân:

- Uỷ ban nhân dân mỗi tháng họp ít nhất một lần.Các quyết định của Uỷban nhân dân phải được quá nửa tổng số thành viên Uỷ ban nhân dân biểu quyếttán thành

- Uỷ ban nhân dân thảo luận tập thể và quyết định theo đa số các vấn đề sau đây:+ Chương trình làm việc của Uỷ ban nhân dân;

+ Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, dự toán ngân sách, quyết toán ngânsách hàng năm và quỹ dự trữ của địa phương trình Hội đồng nhân dân quyết định;

+ Kế hoạch đầu tư, xây dựng các công trình trọng điểm ở địa phươngtrình Hội đồng nhân dân quyết định;

+ Kế hoạch huy động nhân lực, tài chính để giải quyết các vấn đề cấpbách của địa phương trình Hội đồng nhân dân quyết định;

+ Các biện pháp thực hiện nghị quyết của Hội đồng nhân dân về kinh tế - xãhội; thông qua báo cáo của Uỷ ban nhân dân trước khi trình Hội đồng nhân dân;

+ Đề án thành lập mới, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc

Uỷ ban nhân dân và việc thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hànhchính ở địa phương

CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯTẠI UBND

PHƯỜNG NGÃ TƯ SỞ:

Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản

lý nói chung và là nội dung quan trọng trong hoạt động của văn phòng Trongvăn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được, chiếm một phần lớn tronghoạt động và là một mắt xích quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt độngquản lý của UBND phường Ngã Tư Sở

Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo và quản lý,

nó ghi lại tất cả các hoạt động diễn ra của cơ quan

2.1 Hoạt động quản lý:

Công tác văn thư được đặt dưới sự quản lý của văn phòng với mục đíchnâng cao hiệu quả của công tác văn thư- lưu trữ trong quá trình giải quyết côngviệc, đáp ứng nhu cầu thực tế của UBND phương Ngã tư sở là cơ quan quản lýnhà nước ở địa phương, công tác văn thư đang rất được quan tâm, chỉ đạo, giámsát, đôn đốc của lãnh đạo Cán bộ văn thư đã làm tốt công tác này UBND cũngluôn quan tâm cụ thể đến công việc đưa cán bộ văn thư đi tập huấn chuyên môn,

để nhằm nâng cao chất lượng cán bộ vào cuối mỗi năm hoạt động, UBNDthường tổ chức Hội nghị tổng kết về công tác văn thư- lưu trữ trên địa bànphường, đề ra phương hướng, nhiệm vụ năm tới, tạo điều kiện cho công tác vănthư ngày một đi vào hoạt động có nề nếp và hiệu quả, phục phụ đắc lực cho hoạtđộng của cơ quan

Vì vậy, để thực hiện tốt công tác văn thư UBNDNgã tư sở đã ban hành Quychế về công tác văn thư- lưu trữ trong cơ quan.Nội dung của quy chế đã điềuchỉnh một cách tương đối đầy đủ, t oàn diện và cụ thể về công tác văn thư như:Quy định soạn thảo, ban hành văn bản hành chính về hình thức văn bản hànhchính; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; duyệt bản thảo, sữa chữa, bổ sungbản thảo đã duyệt; đánh máy, nhân bản; kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành;

ký văn bản; bản sao văn bản gồm: bản sao y bản chính, bản trích sao và bản saolục; Quy định về quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi; lập hồ sơ và quản lý hồ

sơ tài liệu lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan UBNDphường Ngã tư sở thực hiện tổ chức công tác văn thư theo hình thức tập trung Tất

cả các văn bản đi, đến của cơ quan phải được quản lý tập trung tại văn thư để làmthủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại được đăng ký riêng theo quy định củapháp luật Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các phòng, cánhân không có trách nhiệm giải quyết

UBND phường Ngã tư sở thực hiện tổ chức công tác văn thư- lưu trữ theoThông tư số01/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướngdẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính để thực hiện việc soạnthảo và ban hành văn bản theo thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hànhchính Áp dụng Nghị định số58/2001/NĐ-CP ngày 24, tháng 8, năm 2001 củaChính phủ về quản lý và sử dụng con dấu và Nghị định số31/2009/NĐ-CP ngày

01, tháng 4, năm 2009 nghị định sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị địnhsố58/2001/NĐ-CP ngày 24, tháng 8, năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sửdụng con dấu

- Hiện nay, cán bộ phụ trách công tác văn thư- lưu trữ tại UBND phườngNgã tư sở là 01 cán bộ làm việc dưới sự điều hành của lãnh đạo và tuân thủ theođúng chức năng, nhiệm vụ của phòng

2.2 Hoạt động nghiệp vụ:

2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản:

- Các loại văn bản do UBND phường Ngã tư sở ban hành như: Quyếtđịnh, chỉ thị, thông báo, báo cáo, tờ trình, nghị quyết, công văn,…

- Soạn thảo văn bản đó là một công việc thường làm ở bất kỳ cơ quan tổchức nào.Như chúng ta đã biết, việc soạn thảo văn bản phải theo quy định chungcho nên công việc này đòi hỏi phải có độ chính xác cao thì văn bản đó mới cóhiệu lực, hơn thế nữa nó mang tính giao dịch cụ thể hóa các văn bản pháp quy

và thực hiện những kế hoạch công tác theo chức năng, nhiệm vụ của UBND

- Để đảm bảo mọi văn bản của văn phòng Ủy ban nhân dân phường đã thựchiện nghiêm túc, có tính khả thi và đúng quy định đề ra, có tính hiệu quả cao Trênthực tế khảo sát, phường đã thực hiện đúng quy định tại Khoản 2, Điều 6, Nghịđịnh số110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư:

“2 Việc soạn thảo văn bản khác được quy định như sau:

a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu

cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo

b) Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

+ Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo;+Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

+ Soạn thảo văn bản;

+ Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổchức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân cóliên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;

+ Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan.”

-Thẩm quyền ban hành các loại văn bản của UBND phường Ngã tư sở doChủ tịch UBND và các phó Chủ tịch ban hành

- Các yếu tố thể thức văn bản do UBND phường Ngã tư sở ban hành đượcthực hiện khá tốt theo Thông tư số01/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của

Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.:

2.2.2 Quản lý văn bản đi:

Văn bản đi là văn bản do cơ quan gửi đi các cơ quan khác Tại UBNDphường Ngã tư sở có các loại văn bản gửi như: quyết định, chỉ thị, công văn,…

Trong hoạt động hang năm của UBND phường, văn bản hình thành chưaphải là nhiều nhưng công tác quản lý văn bản đi được tổ chức khá tốt, đúng quyđịnh của Nhà nước