MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài: 1 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu: 1 3. Phạm vi, đối tượng nghiên cứu: 1 4. Phương pháp nghiên cứu: 1 5. Bố cục của đề tài: 2 B. PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1: Giới thiệu vài nét về Ủy ban nhân dân phường Ngã tư sở: 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phường Ngã tư sở: 3 1.1.1.Vài nét về quận Đống Đa và Ủy ban nhân dân phường Ngã tư sở 3 1.1.2. Vị trí, chức năng của Uỷ ban nhân dân Phường 4 1.1.3. Cơ cấu tổ chức, hoạt động của Uỷ ban nhân dân phường: 6 1.1.3.1. Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân phường: 6 1.1.3.2. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phường: 6 1.1.3.3. Phó Chủ tịch xã và Thành viên Uỷ ban nhân dân phường: 7 1.1.3.4. Hoạt động của Uỷ ban nhân dân: 8 CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯTẠI UBND PHƯỜNG NGÃ TƯ SỞ: 9 2.1. Hoạt động quản lý: 9 2.2. Hoạt động nghiệp vụ: 10 2.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản: 10 2.2.2. Quản lý văn bản đi: 11 2.2.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến: 14 2.2.4. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu: 16 2.2.5. Quản lý và sử dụng con dấu: 17 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂNTHƯ TẠI UBND PHƯỜNG NGÃ TƯ SỞ 19 3.1. Nhận xét, đánh giá: 19 3.1.1. Ưu điểm: 19 3.1.2. Hạn chế: 19 3.2. Một số đề xuất nâng cao chất lượng công tác văn thư tại UBND phường Ngã tư sở: 20 C. PHẦN KẾT LUẬN 21 PHỤ LỤC
LỜI CẢM ƠN Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt thầy cô khoa Văn thư- Lưu trữ trang bị kiến thưc tạo điều kiện cho đến kiên tập quan, đơn vị nhà trường, hoạt động thiết thực ý nghĩa việc đinh hướng công việc sau sinh viên năm học cuối Đặc biệt giảng viên Ngô Thị Kiều Oanh tận tình hướng dẫn tơi thực đề tài nghiên cứu này.Tôi xin dành lời cảm ơn sâu sắc đến cán UBND phường Ngã Tư Sở tận tình giúp đỡ, hướng dẫn tạo điều kiện tốt giúp hồn thành tốt báo cáo Tơi xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu khoa học riêng tơi Các số liệu sử dụng phân tích tiểu luận có nguồn gốc rõ ràng, cơng bố theo quy định Các kết nghiên cứu tiểu luận tơi tự tìm hiểu, phân tích cách trung thực, khách quan phù hợp với thực tiễn Việt Nam Hà Nội, ngày tháng năm 2017 Sinh viên thực MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN A PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài: Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu: Phạm vi, đối tượng nghiên cứu: Phương pháp nghiên cứu: Bố cục đề tài: B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét Ủy ban nhân dân phường Ngã tư sở: 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phường Ngã tư sở: .3 1.1.1.Vài nét quận Đống Đa Ủy ban nhân dân phường Ngã tư sở 1.1.2 Vị trí, chức Uỷ ban nhân dân Phường 1.1.3 Cơ cấu tổ chức, hoạt động Uỷ ban nhân dân phường: 1.1.3.1 Cơ cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân phường: .6 1.1.3.2 Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phường: 1.1.3.3 Phó Chủ tịch xã Thành viên Uỷ ban nhân dân phường: 1.1.3.4 Hoạt động Uỷ ban nhân dân: CHƯƠNG 2: VAI TRỊ CỦA CƠNG TÁC VĂN THƯTẠI UBND PHƯỜNG NGÃ TƯ SỞ: 2.1 Hoạt động quản lý: .9 2.2 Hoạt động nghiệp vụ: 10 2.2.1 Công tác soạn thảo ban hành văn bản: .10 2.2.2 Quản lý văn đi: 11 2.2.3 Quản lý giải văn đến: 14 2.2.4 Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu: .16 2.2.5 Quản lý sử dụng dấu: 17 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂNTHƯ TẠI UBND PHƯỜNG NGÃ TƯ SỞ 19 3.1 Nhận xét, đánh giá: .19 3.1.1 Ưu điểm: 19 3.1.2 Hạn chế: 19 3.2 Một số đề xuất nâng cao chất lượng công tác văn thư UBND phường Ngã tư sở: 20 C PHẦN KẾT LUẬN .21 PHỤ LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Công tác văn thư phận gắn liền với hoạt động đạo, điều hành công việc quan tổ Cơng tác văn thư nhằm mục đích đảm bảo thơng tin chủ trương, đường lối, sách Đảng, quản lý điều hành Nhà nước Trong thực tế, công tác văn thư nhiều qyan, tổ chức chưa sư quan tâm mức Tuy nhiên, thời gian khảo sát thực tế UBND phường Ngã Tư Sở thấy công tác văn thư tực tốt theo quy định Nhà nước công tác văn thư Làm tốt công tác văn thư sé đảm bảo cung cấp thơng tin, giải nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho UBND phường Ngã Tư Sở Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu: Mục đích đề khảo sát thực tế UBND phường Ngã Tư Sở: - Phân tích thực trạng cơng tác văn thư UBND phường Ngã Tư Sở vai trò thao tác nghiệp vụ - Từ rút đươc ưu điểm, hạn chế tồn công tác văn thư đây, - Đề xuất giải pháp giúp cho công tác văn thư UBND phường Ngã Tư Sở ngày tốt Phạm vi, đối tượng nghiên cứu: Từ lý thuyết trang bị từ thầy cô nhà trường, trình thực tiễn phải nắm nội dung sau: - Nghiên cứu lịch sử hình thành phát triển UBND phường Ngã Tư Sở, - Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ UBND phường Ngã Tư Sở - Vai trò công tác văn thư hoạt động UBND phường Ngã Tư Sở - Nhận xét đưa đề xuất nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu công tác văn thư quan Phương pháp nghiên cứu: Để nghiên cứu thực tốt đề tài này, thực phương pháp nghiên cứu sau: -Phương pháp điều tra quan sát, - Phương pháp phân tích, tổng hợp, - Phương pháp thống kê, - Phương pháp tổng hợp, - Phương pháp phân tích đối chiếu Bố cục đề tài: Chương 1: Giới thiệu khái quát UBND phường Ngã Tư Sở Chương 2: Vai trò công tác văn thư UBND phường Ngã Tư Sở Chương 3: Đề xuất nâng cao suất, chất lượng công tác văn thư UBND phường Ngã Tư Sở B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét Ủy ban nhân dân phường Ngã tư sở: 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phường Ngã tư sở: 1.1.1 Vài nét quận Đống Đa Ủy ban nhân dân phường Ngã tư sở: * Đặc điểm địa hình: Địa hình quận Đống Đa tương đối phẳng Có số hồ lớn Ba Mẫu, Kim Liên, Xã Đàn, Đống Đa, Văn Chương Trước có nhiều ao, đầm với q trình thị hóa bị lấp Quận có hai sơng nhỏ chảy qua sơng Tơ Lịch sơng Lừ Phía đơng có vài gò nhỏ, có gò Đống Đa *Diện tích dân số: Quận Đống Đa rộng 9.96 km², có dân số thường trú 410 nghìn người (năm 2013) nhiều quận, huyện Hà Nội *Lịch sử: Quận nằm đất xưa vốn thuộc tổng Hữu Nghiêm (sau đổi Yên Hòa), Tiền Nghiêm (sau đổi Vĩnh Xương),Tả Nghiêm (sau đổi Kim Liên) huyện Thọ Xương tổng Yên Thành, huyện Vĩnh Thuận Từ năm 1954-1981 khu phố Đống Đa Đến tháng năm 1981 thức gọi quận Đống Đa, gồm 24 phường: Cát Linh, Hàng Bột, Khâm Thiên, Khương Thượng, Kim Liên, Láng Hạ, Láng Thượng, Nam Đồng, Nguyễn Trãi, Ô Chợ Dừa, Phương Liên, Phương Liệt, Phương Mai, Quang Trung, Quốc Tử Giám, Thanh Xuân, Thịnh Quang, Thổ Quan, Thượng Đình, Trung Liệt, Trung Phụng, Trung Tự, Văn Chương, Văn Miếu Ngày 13 tháng 10 năm 1982, thành lập thêm phường Kim Giang (tách từ xã Đại Kim thuộc huyện Thanh Trì) Thanh Xuân Bắc (trên sở điều chỉnh phần diện tích tự nhiên nhân xã Nhân Chính Trung Văn thuộc huyệnTừ Liêm; điều chỉnh phần diện tích tự nhiên nhân xã Tân Triều thuộc huyện Thanh Trì) Đầu năm 1996, quận Đống Đa có 26 phường: Cát Linh, Hàng Bột, Khâm Thiên, Khương Thượng, Kim Giang, Kim Liên, Láng Hạ, Láng Thượng, Nam Đồng, Nguyễn Trãi, Ô Chợ Dừa, Phương Liên, Phương Liệt, Phương Mai, Quang Trung, Quốc Tử Giám, Thanh Xuân, Thanh Xuân Bắc, Thịnh Quang, Thổ Quan, Thượng Đình, Trung Liệt, Trung Phụng, Trung Tự, Văn Chương, Văn Miếu Ngày 22 tháng 11 năm 1996, phường: Thanh Xuân Bắc, Thanh Xuân, Thượng Đình, Kim Giang, Phương Liệt chuyển sang trực thuộc quận Thanh Xuân, đổi tên phường Nguyễn Trãi thành phường Ngã Tư Sở Từ đó, quận Đống Đa lại 21 phường: Cát Linh, Hàng Bột, Khâm Thiên, Khương Thượng, Kim Liên, Láng Hạ, Láng Thượng, Nam Đồng, Ngã Tư Sở, Ô Chợ Dừa, Phương Liên, Phương Mai, Quang Trung, Quốc Tử Giám, Thịnh Quang, Thổ Quan, Trung Liệt, Trung Phụng, Trung Tự, Văn Chương, Văn Miếu 1.1.2 Vị trí, chức Uỷ ban nhân dân Phường - Uỷ ban nhân dân Phường Hội đồng nhân dân Phường bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp - Uỷ ban nhân dân Phường chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế xã hội thực sách khác địa bàn - Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ Trung ương tới sở * Nguyên tắc hoạt động ủy ban nhân dân phường: Uỷ ban nhân dân Phường tổ chức hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ Uỷ ban nhân dân thực nhiệm vụ, quyền hạn theo Hiến pháp, luật văn quan nhà nước cấp trên; phát huy quyền làm chủ nhân dân, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa, ngăn ngừa chống biểu quan liêu, hách dịch, cửa quyền, tham nhũng, lãng phí, vơ trách nhiệm biểu tiêu cực khác cán bộ, công chức máy quyền địa phương Trong hoạt động mình, Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân đại biểu Hội đồng nhân dân phối hợp chặt chẽ với Ban thường trực Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam tổ chức thành viên Mặt trận, tổ chức xã hội khác chăm lo bảo vệ lợi ích nhân dân, vận động nhân dân tham gia vào việc quản lý nhà nước thực nghĩa vụ Nhà nước Khi định vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn mình, Hội đồng nhân dân nghị giám sát việc thực nghị đó; nghị vấn đề mà pháp luật quy định thuộc quyền phê chuẩn cấp trước thi hành phải cấp phê chuẩn Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn pháp luật quy định, Uỷ ban nhân dân định, thị tổ chức thực hiện, kiểm tra việc thi hành văn * Nhiệm kỳ khoá Hội đồng nhân dân, nhiệm kỳ Thường trực Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân Phường - Nhiệm kỳ khoá Hội đồng nhân dân Phường năm năm, kể từ kỳ họp thứ Hội đồng nhân dân khố đến kỳ họp thứ Hội đồng nhân dân khoá sau - Nhiệm kỳ Thường trực Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân theo nhiệm kỳ Hội đồng nhân dân cấp Khi Hội đồng nhân dân hết nhiệm kỳ, Thường trực Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân tiếp tục làm việc Hội đồng nhân dân khoá bầu Thường trực Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân khoá - Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân đơn vị hành khơng giữ chức vụ q hai nhiệm kỳ liên tục * Giám sát hướng dẫn hoạt động Uỷ ban nhân dân: - Hội đồng nhân dân chịu giám sát hướng dẫn hoạt động Uỷ ban thường vụ Quốc hội, chịu hướng dẫn kiểm tra Chính phủ việc thực văn quan nhà nước cấp trêntheo quy định Uỷ ban thường vụ Quốc hội - Uỷ ban nhân dân cấp chịu đạo Uỷ ban nhân dân cấp Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh chịu đạo Chính phủ Theo đó, Uỷ ban nhân dân Phường Ngã Tư Sở chịu đạo Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội 1.1.3 Cơ cấu tổ chức, hoạt động Uỷ ban nhân dân phường: 1.1.3.1 Cơ cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân phường: Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân cấp bầu gồm có Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ viên Chủ tịch Uỷ ban nhân dân đại biểu Hội đồng nhân dân Các thành viên khác Uỷ ban nhân dân không thiết phải đại biểu Hội đồng nhân dân Kết bầu thành viên Uỷ ban nhân dân Phường phải Chủ tịch Uỷ ban nhân dân thành phố Nha Trang phê chuẩn Trong nhiệm kỳ, khuyết Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Chủ tịch Hội đồng nhân dân cấp giới thiệu người ứng cử Chủ tịch Uỷ ban nhân dân để Hội đồng nhân dân bầu Người bầu giữ chức vụ Chủ tịch Uỷ ban nhân dân nhiệm kỳ không thiết đại biểu Hội đồng nhân dân 1.1.3.2 Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phường: * Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản: Văn văn bản, giấy tờ quan soạn thảo gửi tới quan, cá nhân cần gửi - Trình tự quản lý văn đicủa văn thư văn phòng UBND phường tuân thủ theo quy định Nhà nước quy chế UBND phường hướng dẫn cụ thể chi tiết nghiệp vụ quản lý văn Thông tư số07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Trách nhiệm kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn Thư viện tỉnh cán văn thư kiểm tra Các văn lãnh đạo phòng chủ trì soạn thảo phải kiểm tra, chịu trách nhiệm nội dung văn bản, ký nháy vào cuối nội dung kết thúc văn sau dấu chấm Các văn Chủ tịch UBND trực tiếp soạn thảo phải tự kiểm tra, chịu trách nhiệm nội dung văn - Trách nhiệm ghi số, ngày tháng lên văn quan cán văn thư thực + Số văn ghi theo hệ thống số chung quan, cán văn thư thống quản lý + Ngày tháng văn cán văn thư thực theo ngày tháng vào hệ thống số chung quan * Đăng ký văn bản: UBND phường Ngã tư sở sử dụng hình thức đăng ký văn sổ, văn ban hành năm nên việc áp dụng hình thức đăng ký sổ hợp lý Theo số liệu năm 2016 UBND phường ban hành 319 văn bản, số lượng ban hành hàng năm nên tất văn đăng ký chung vào 12 sổ, không phân chia thành nhiều loại sổ Vì thuận tiện cho việc tra tìm văn để giải cơng việc *Nhân bản, đóng dấu quan: Nhân văn theo số lượng mà quan cần gửi, cán lưu trữ đóng dấu quan lên văn để khẳng định tính pháp lí UBND Những văn cần gửi gấp có mức độ mật cơng việc cần đóng thêm dấu mật, dấu khẩn lên văn để công việc giải văn diễn nhanh chóng *Làm thủ tục chuyển phát theo dõi chuyển phát văn đi: Để đảm bảo cơng việc giải nhanh chóng, hiệu quả, văn sau có chữ ký lãnh đạo, làm thủ tục gửi đến nơi nhận Việc gửi văn UBND phường đến quan hay cá nhân quan gửi qua đường bưu điện, Cán văn thư chọ sử dụng hai loại phong bì, loại nhỏ có kích thước 13cm x 20cm loại lớn 15cm x 25cm, phong bì trình bày theo mẫu rõ rang, có hai phần: + Phần nơi gửi: Được trình bày góc trái sát mép phong bì; + Phần nơi nhận: Được trình bày góc phải sát mép phong bì Khi làm thủ tục làm văn bản, cán văn thư tiến hành ghi thông tin vào phần đầy đủ, rõ rang dặc biệt phần nơi nhận ghi rõ tên, địa quan cá nhân nhận văn theo ý kiến phân phối Việc chuyển giao văn UBND phường đãtuân theo số nguyên tắc quản sau: - Các văn sau có chữ ký người có thẩm quyền đóng dấu quan phải chuyển giao nhanh chóng , khơng chậm trễ thời gian gây ách tắc xử lý việc giải công việc - Việc gửi văn phải nơi nhận ghi văn bản, tránh nhầm lẫn - Những văn có dấu mật dấu khẩn ưu tiên hàng đầu, 13 văn có nội dung quan trọng kèm theo phiếu gửi gửi trực tiếp đến người cần gửi *Lưu văn di: Để phục vụ mục đích giải cơng việc hang ngày mục đích lâu dài, văn quan phải lưu lại phải xếp cách khoa học dễ tra tìm - Trong hoạt động Thư viện tỉnh Sơn La ban hành văn để gửi phải lưu lại , cho phân văn thư, lưu đơn vị để giải công việc Bản gốc văn thư phải đóng dấu, xếp theo thứ tự - Cách xếp tập lưu: Văn có số nhỏ, ngày tháng trước xếp trước; văn có số lớn, ngày tháng sau xếp 2.2.3 Quản lý giải văn đến: UBND phường quan quản lý nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm điều hành chấp hành địa phương, trình hoạt động, UBND nhận khối lượng văn đến lớn quan quyền cấp đạo hoạt động Để giải tốt công việc, văn tổ chức quản lý chặt chẽ đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý bảo quản tài liệu phục vụ hoạt động hang ngày quan * Tiếp nhận văn đến: - Tất văn bản, tài liệu quan đơn, thư cá nhân gửi đến quan, đơn vị, cá nhân qua bưu điện, qua mạng, fax, chuyển trực tiếp…, kể bì có ghi tên riêng đồng chí lãnh đạo, cán quan văn thư quan tiếp nhận Những văn đến không đăng ký văn thư quan, đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải - Đối với văn gửi đến ngồi hành chính: Các văn hỏa tốc gửi đến, cán giao trách nhiệm tiếp nhận, ghi lại số văn bản, tên quan gửi báo cáo người đứng đầu quan để xử lý Các loại văn 14 khác, cán giao trách nhiệm tiếp nhận cất vào tủ có khóa để bàn giao cho văn thư quan vào đầu ngày làm việc - Khi nhận văn đến, văn thư quan người giao nhiệm vụ tiếp nhận phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, mối dán, dấu niêm phong (nếu có) đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận Trường hợp bì khơng ngun vẹn văn chuyển đến muộn thời gian ghi bì (đối với bì văn có đóng dấu “hỏa tốc” hẹn giờ) phải báo cáo với người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết phải lập biên với người chuyển văn - Tất văn đến thuộc diện đăng ký Văn thư phải đóng dấu “Đến”; ghi số đến ngày đến Dấu “Đến” dóng rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trống số, ký hiệu (đối với văn có tên loại), phần trích yếu nội dung (đối với công văn) vào khoảng giấy trống ngày, tháng, năm ban hành văn *Đăng ký văn đến: - Khi tiếp nhận văn đến từ nguồn, làm việc, Văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận - Đối với fax, phải chụp lại trước đóng dấu Đến; văn chuyển phát qua mạng, trường hợp cần thiết, in làm thủ tục đóng dấu Đến Sau đó, nhận chính, phải đóng dấu Đến vào làm thủ tục đăng ký(số đến, ngày đến số ngày đăng ký fax, chuyển phát qua mạng) - Văn khẩn đến làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, cán bộ, cơng chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận báo cáo với Chủ tịch UBND phường Ngã Tư Sở - Văn đến phải đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu quản lý văn đến máy tính 15 *Trình, chuyển giao văn đến: - Tất văn đến, sau bóc bì, đóng dấu đến đăng ký vào sổ để quản lý Cán văn thư tập hợp lại trình chánh văn phòng UBND xin ý kiến phân phối đến phận, cá nhân quan - Sau chánh văn phòng ý kiến phân phối cán văn thư tiến hành đăng ký thông tin vào cột nơi nhận trực tiếp chuyển văn đến tất đơn vị theo ý kiến cho - Khi chuyển văn đến cá nhân cán văn thư yêu cầu ký nhận để đảm bảo tính nguyên tắc đẻ quản lý văn chặt chẽ, đòng thời sở làm tốt công tác kiểm tra, theo dõi việc giải văn *Giải theo dõi, đơn đóc việc giải văn đén: - Các văn đén UBND phường đểu giải nhanh chóng, chuyển đến phận có thaamrr quyền, việc chuyển cơng văn đảm bảo quy định, địa đơn vị cá nhân - Việc kiểm tra, theo dõi công tác giải công văn thuộc thẩm quyền chủ tịch với chánh văn phòng cán vă thư Cán văn thư có kiến nghị kịp thời văn chưa giải quyết, đặc biệt văn có dấu mật, khẩn Tuy nhiên, UBND phường Nag tư sở chưa có sổ theo dõi giải văn đến mà nhắc nhở chưa làm tốt ccong tác quản lý chưa sát xao 2.2.4 Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu: - Hồ sơ tập văn có liên quan với vấn đề, việc đối tượng cụ thể, hình thành q trình giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan - Lập hồ sơ trình tập hợp văn bản, tài liệu hình thành q trình giải cơng việc theo nguyên tắc, phương pháp định Lập hồ sơ tôt giúp quan nâng cao hiệu suất chất lượng công việc.Đồng thời điều kiệ để làm tốt công tác lưu trữ 16 - UBND phường quy định: sau công việc dduowwjc giải đơn vị, cá nhân phải lập hồ sơ cơng việc Tuy nhiên có số đơn vị, cá nhân thực chưa tốt công tác - UBND phường Ngã tư sở xây dựng danh mục hồ sơ giúp cho việc lập hồ sơ tiến hành nhanh chóng, quy định Tuy quan có quy định lập hồ sơ công tác chưa thực tốt, môt số tài liệu nộp lưu tình trạng bó gói chưa xếp, biên mục rõ rang Với số hồ sơ lập văn xếp theo thứ tự khoa học, đánh số văn cụ thể, đảm bảo thuận tiện tra tìm, hồ sơ lập cuối năm nộp lưu vào lưu trữ thời hạn quy định 2.2.5 Quản lý sử dụng dấu: Dấu thành phần thể thức thiếu văn để đảm bảo tính hợp pháp tính chân thực văn Mẫu dấu UBND phường Ngã tư sở khắc theo quy định nhà nước Dấu quan phải bảo mật nên việc quản lý sử dụng dấu phải theo quy định Nhà nước Đó trách nhiệm cho cán văn thư cất giữ đóng văn giấy tờ Việc quản lý sử dụng dấu UBND phường quan tâm tuân thủ theo cácvăn quy định Nhà nước Con dấu Văn thư bảo quản sử dụng theo quy định Nhà nước văn sau : - Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001 Chính Phủ quản lý sử dụng dấu - Thông tư 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCPngày 06/05/2002 Bộ Công an Ban tổ chức cán Chính phủ hướng dẫn thực Nghị định số 58/2001/NĐ-CP - Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2003 Chính Phủ công tác văn thư 17 Một nội dung công tác văn thư quan việc quản lý sử dụng dấu theo quy địn dấu yếu tố quan thủ tục hành hành Một văn ban hành đầy đủ yếu tố thể thức có chữ ký người có thẩm quyền phải có dấu đóng có hiệu lực pháp lý Tại UBND phường nơi diễn hoạt động công tác văn thư quản lý đóng đấu Nắm tính chất quan trọng dấu, cán văn thư người chịu trách nhiệm quản lý đóng dấu thực việc sử dụng, bảo quản dấu tố UBND phường sử dụng hai hoại dấu là:Dấu co quan dấu văn phòng như: + Dấu mật; +Dấu khẩn; +Dấu khỏa tốc; + Dấu đến; + Dấu chức danh + Dấu quan đóng khoảng 1/3 chữ ký người ký văn phía bên trái Trường hợp cần thiết, đóng dấu giáp lai vào khoảng mép trái văn trùm lên phần tờ giấy, dấu đóng tối đa tờ giấy, đóng dấu trang văn có trang liền Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên tổ chức tên phụ lục Dấu đóng quy định, đóng lên văn có đầy đủ thơng tin chữ ký hợp lệ, khơng đóng dấu lên giấy trắng hay văn thức Dấu cán văn thư bảo quản cẩn thận, lau chìu sễ, đặt vào ngăn tủ quan, có khóa tủ chắn 18 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂNTHƯ TẠI UBND PHƯỜNG NGÃ TƯ SỞ 3.1 Nhận xét, đánh giá: Sau khoảng thời gian thực tế UBND phường Ngã Tư Sở , kết hợp khảo sát thực tế kiến thức học, xin đưa số nhận xét,đánh giá mặt ưu điểm vấn đề tồn cần tiếp tục hồn thiện cơng tác văn thư UBND phường Ngã Tư Sở sau: 3.1.1 Ưu điểm: - Công tác văn thư UBND phường Ngã Tư Sở giao cho cán văn thư có chun mơn nghiệp vụ, cẩn thận nhanh nhẹn cơng việc, có tinh thần trách nhiệm công việc giao - Điều kiện làm việc tốt, trang bị đầy đủ thiết bị đại nhằm phục vụ công tác văn thư tốt như: máy tính, máy in, máy scan,… Ngồi ra, cung cấp đầy dủ đồ văn phòng phẩm phục vụ cơng tác văn thư như: phong bì gửi cơng văn, giấy in, bút viết, mực dấu, ghim, kẹp,… cặp hộp hồ sơ để lưu văn bản, tài liệu - Trong hoạt động nghiệp vụ: khâu nghiệp vụ văn thư như: soạn thảo văn bản, quản lý văn đi, quản lý văn đến, quản lý sử dụng dấu, thực xác quy trình, đạt hiệu cao Nhờ đó, văn Thư viện phát hành soạn thảo đầy đủ thể thức, quy trình xác nội dung, với thẩm quyền -Việc quản lý sử dụng dấu tiến hành tốt, dấu cán văn thư bảo quản chặt chẽ, cẩn thận, lau chùi đặt vào ngăn tủ sau sử dụng xong; dấu đóng lên tài liệu, văn thể thức, nội dung có chữ ký hợp lệ 3.1.2 Hạn chế: Hiện quan chưa ban hành danh mục hồ sơ cho năm dẫn đến việc số phòng ban quan chưa tiến hành tốt việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan 19 3.2 Một số đề xuất nâng cao chất lượng công tác văn thư UBND phường Ngã tư sở: Qua thực tế tổi thấy để làm tốt công tác văn thư UBND phường Ngã tư sở cần làm tốt số công việc sau: - Lãnh đạo UBND cần quan tâm sát xao đến công tác văn thư quan Ban hành chủ trương, hướng dẫn nghiệp vụ công tác cách cụ thể Tổ chức đưa cán tập huấn cấp trên, trọng đào tạo bồi dưỡng trình độ chun mơn cho cán văn thư - Hàng năm cần tổ chức công tác kiểm tra thực công tác cán văn thư- lưu trữ kiểm tra việc lập hồ sơ đơn vị cần ban hành văn hướng dẫn, đơn đóc xây dựng đề án nhằm đưa công tác văn thư- lưu trữ vào hoạt động có nề nếp hiệu - Thường xuyên tổ chức sơ kết, tổng kết năm, cuối năm công tác văn thư- lưu trữ Để rút kinh nghiệm, đnhá giá việc làm dược, việc chưa làm đẻ có kế hoạch khen thưởng cá nhân, đơn vị có thành tích cao đưa giải pháp khắc phục hành vi sai phạm cá nhân, đơn vị góp phần nâng cao lực trách nhiệm cán - Lãnh đạo UBND phường Ngã tư sở phải thường xun đơn đóc, kiểm tra đơn vị lập hồ sơ công việc giải xong đưa vào lưu trữ Ngoài ra, tiến hành lập kế hoạch ban hành định thu hồi hết số tài liệu đến thời hạn nộp lưu tữ đơn vị 20 C PHẦN KẾT LUẬN Trong thời đại bây giờ, công tác văn thư lưu trữ vơ quan trọng, giúp lưu giữ lại chứng lịch sử, hay trình nghiên cứu đề tài khoa học, thành phần thiếu công tác quản lý quan đơn vị Đây lần tiếp cận với thực tiễn công tác Văn thư quan UBND phường Ngã tư sở nhiều bỡ ngỡ sai sót trình kiến tập Nhưng nhờ hướng dẫn tận tình chú, anh chị nên tơi học hỏi nhiều điều Nhờ có lần kiến tập này, tiếp cận với cơng nghệ thơng tin cơng tác văn thư, em nhận thấy lần kiến tập giúp tơi học tập thêm nhiều điều bổ ích Một lần nữa, xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Ủy Ban Nhân Dân phường Ngã Tư Sở cô chú, anh chị cán nhân viên nhiệt tình giúp đỡ tơi hồn thành tốt báo cáo này.Và cuối cùng, xin cảm ơn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tạo điều kiện giúp cho tơi thực tế để học tập nhiều điều bổ ích Tơi xin chân thành cảm ơn! 21 PHỤ LỤC ... VAI TRỊ CỦA CƠNG TÁC VĂN THƯTẠI UBND PHƯỜNG NGÃ TƯ SỞ: Công tác văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung nội dung quan trọng hoạt động văn phòng Trong văn phòng, cơng tác văn thư thiếu... lượng công tác văn thư UBND phường Ngã tư sở: Qua thực tế tổi thấy để làm tốt công tác văn thư UBND phường Ngã tư sở cần làm tốt số công việc sau: - Lãnh đạo UBND cần quan tâm sát xao đến công tác. .. hồn thiện cơng tác văn thư UBND phường Ngã Tư Sở sau: 3.1.1 Ưu điểm: - Công tác văn thư UBND phường Ngã Tư Sở giao cho cán văn thư có chuyên môn nghiệp vụ, cẩn thận nhanh nhẹn công việc, có tinh