MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 2 1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan, phòng hành chính 2 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Thư viện tỉnh Bắc Ninh 2 1.1.1. Chức năng 2 1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 2 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 4 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính 4 2. Soạn thảo và ban hành văn bản 6 2.1. Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành 6 2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản 7 2.2.1. Thẩm quyền ban hành văn bản của cơ quan 7 2.2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản của Thủ trưởng cơ quan, các chức danh trong cơ quan 7 2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 8 2.3.1. Quốc hiệu 8 2.3.2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 9 2.3.3. Số, ký hiệu của văn bản 9 2.3.4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản 10 2.3.5. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản 11 2.3.6. Nội dung văn bản 12 2.3.7. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 14 2.3.8. Dấu của cơ quan, tổ chức 16 2.3.9. Nơi nhận 16 2.4. Quy trình soạn thảo văn bản 17 3. Quản lý văn bản đi 19 3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản 19 3.2. Đăng ký văn bản 20 3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn 21 3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 22 3.5. Lưu văn bản đi 24 4. Quản lý và giải quyết văn bản đến 25 4.1. Tiếp nhận văn bản đến 25 4.2. Đăng ký văn bản đến 27 4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến 28 4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 29 5. Quản lý và sử dụng con dấu 30 5.1. Các loại dấu cơ quan 30 5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 30 6. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 31 6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức 31 6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 31 6.3. Phương pháp lập hồ sơ 32 6.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 33 7. Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp 34 7.1. Các quy định hiện hành của cơ quan về nghi thức nhà nước, giao tiếp trong công sở 34 7.2. Nhận xét, đánh giá chung 36 8. Tìm hiểu thiết bi văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 36 8.1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức 36 8.2. Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng 37 8.3. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 37 PHẦN KẾT LUẬN 39 PHẦN PHỤ LỤC
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÁO CÁO KIẾN TẬP Sinh viên : Nguyễn Thị Hà Mã số sinh viên : 1405QTVC011 Lớp : Đại học Quản trị Văn phòng 14C Cơ quan kiến tập : Thư viện tỉnh Bắc Ninh Cán hướng dẫn : Đặng Thị Thu Hà Giảng viên hướng dẫn : ThS Lâm Thu Hằng Hà Nội, tháng năm 2017 LỜI CẢM ƠN Em xin chân thành cảm ơn Nhà trường, khoa Quản trị Văn phòng tồn thể thầy mơn trường tận tình giảng dạy tạo điều kiện cho em tham gia đợt kiến tập ngành nghề lần Em xin gửi lời cảm ơn tới giảng viên Lâm Thu Hằng người hướng dẫn giúp em hoàn thành báo cáo Em xin gửi lời cảm ơn tới đồng chí lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên Thư viện tỉnh Bắc Ninh nhiệt tình giúp đỡ, hướng dẫn em làm quen thực công việc Thư viện suốt thời gian em kiến tập Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn Đặng Thị Thu Hà – Trưởng phòng hành người trực tiếp hướng dẫn em Thư viện cung cấp tài liệu cho em hoàn thành báo cáo kiến tập Do thời gian kiến tập không nhiều, thời gian kiến tập em vừa thực hành công việc vừa viết báo cáo nên báo cáo em khơng tránh khỏi có thiếu xót Dưới tổng hợp kết trình kiến tập Thư viện tỉnh Bắc Ninh Em mong nhận ý kiến đóng góp quý Thầy, Cô để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn./ Hà Nội, ngày 23 tháng 06 năm 2017 SINH VIÊN Nguyễn Thị Hà MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU PHẦN NỘI DUNG Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức quan, phòng hành 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Thư viện tỉnh Bắc Ninh 1.1.1 Chức 1.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn 1.1.3 Cơ cấu tổ chức 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Hành Soạn thảo ban hành văn 2.1 Các loại văn quan tổ chức ban hành .6 2.2 Thẩm quyền ban hành văn 2.2.1 Thẩm quyền ban hành văn quan 2.2.2 Thẩm quyền ban hành văn Thủ trưởng quan, chức danh quan 2.3 Thể thức kỹ thuật trình bày văn .7 2.3.1 Quốc hiệu 2.3.2 Tên quan, tổ chức ban hành văn 2.3.3 Số, ký hiệu văn 2.3.4 Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn 10 2.3.5 Tên loại trích yếu nội dung văn 11 2.3.6 Nội dung văn 12 2.3.7 Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền 14 2.3.8 Dấu quan, tổ chức .15 2.3.9 Nơi nhận 16 2.4 Quy trình soạn thảo văn 17 Quản lý văn 19 3.1 Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn .19 3.2 Đăng ký văn .20 3.3 Nhân bản, đóng dấu quan dấu mật, dấu khẩn 21 3.4 Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn .22 3.5 Lưu văn 24 Quản lý giải văn đến 25 4.1 Tiếp nhận văn đến 25 4.2 Đăng ký văn đến 27 4.3 Trình, chuyển giao văn đến .28 4.4 Giải theo dõi, đôn đốc giải văn đến 29 Quản lý sử dụng dấu 30 5.1 Các loại dấu quan 30 5.2 Nguyên tắc quản lý sử dụng dấu 30 Lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 31 6.1 Các loại hồ sơ hình thành quan, tổ chức .31 6.2 Xây dựng ban hành danh mục hồ sơ 31 6.3 Phương pháp lập hồ sơ 32 6.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 33 Tìm hiểu nghi thức nhà nước, kỹ giao tiếp 34 7.1 Các quy định hành quan nghi thức nhà nước, giao tiếp công sở 34 7.2 Nhận xét, đánh giá chung 35 Tìm hiểu thiết bi văn phòng, phần mềm ứng dụng cơng tác văn phòng 36 8.1 Các loại thiết bị văn phòng sử dụng hoạt động quan, tổ chức .36 8.2 Quản lý sử dụng thiết bị văn phòng .37 8.3 Các phần mềm ứng dụng cơng tác văn phòng 37 PHẦN KẾT LUẬN 39 PHẦN PHỤ LỤC .1 LỜI MỞ ĐẦU Tình hình giới vào kỷ XXI, cơng nghệ thông tin việc sử dụng thông tin vào hoạt động kinh tế trở nên cấp thiết xã hội Chính ứng dụng làm thay đổi tận gốc rễ hoạt động kinh tế - xã hội nhiều quốc gia giới Nó đưa nhân loại sang kỷ nguyên mới, kỷ nguyên xã hội – thơng tin, kinh tế tri thức giữ vai trò chủ đạo, thơng tin trở thành yếu tố cần thiết lĩnh vực đời sống xã hội Đó chìa khóa hoạt động sáng tạo, kỷ nguyên với thách thức kỳ vọng Trong lĩnh vực hoạt động thông tin thư viện (TT-TV) nguồn nhân lực thông tin yếu tố quan trọng công tác quản lý nghiên cứu khoa học Bao gồm (nguồn lực thông tin, sở vật chất kỹ thuật, cán thư viện, người tin dùng) cấu thành lên thư viện quan thông tin Để phát triển kinh tế - xã hội, nguồn tài nguyên thông tin khoa học công nghệ nguồn tài nguyên đặc biệt, thúc đẩy tiến xã hội Ở quốc gia phát triển nói chung Việt Nam nói riêng, nguyên nhân thiếu hụt thơng tin nắm bắt thơng tin hạn chế, kịp thời Do để hòa nhập vào xu tồn cầu hóa nay, Việt Nam có sách lớn đầu tư cho cơng phát triển thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu ngày cao tầng lớp nhân dân xã hội chủ nghĩa PHẦN NỘI DUNG Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức quan, phòng hành 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Thư viện tỉnh Bắc Ninh 1.1.1 Chức Thư viện tỉnh Bắc Ninh có trụ sở đặt số 01 đường Lý Thái Tổ, phường Suối Hoa, thành phố Bắc Ninh thành lập từ tháng 4/1997 Trải qua 20 năm xây dựng trưởng thành, Thư viện cố gắng mang lửa tri thức phục vụ đông đảo quần chúng nhân dân địa phương Với hệ thống vốn tài liệu tương đối phong phú, đội ngũ cán nhân viên tận tình, có trình độ ấn tượng tốt đẹp Thư viện tỉnh có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng theo quy định pháp luật Thư viện tỉnh Bắc Ninh đơn vị nghiệp trực thuộc Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch Bắc Ninh có chức thu thập, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng chung tài liệu xuất địa phương nói địa phương, tài liệu nước nước ngoài, phù hợp với đặc điểm, yêu cầu xây dựng phát triển địa phương trị, kinh tế văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng thời kỳ cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước 1.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn - Xây dựng quy hoạch phát triển, kế hoạch hoạt động dài hạn ngắn hạn Thư viện trình Giám đốc Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch tổ chức thực sau phê duyệt - Tổ chức phục vụ tạo điều kiện thuận lợi cho người đọc sử dụng vốn tài liệu Thư viện thơng qua hình thức đọc chỗ, mượn nhà phục vụ Thư viện phù hợp với nội quy Thư viện Phục vụ miến phí tài liệu Thư viện nhà cho người đọc cao tuổi, tàn tật hình thức gửi qua bưu điện Thư viện lưu động theo quy định Pháp lệnh thư viện - Xây dựng phát triển vốn tài liệu phù hợp với đặc điểm tự nhiện – kinh tế văn hóa địa phương đối tượng phục vụ Thư viện Thu thập, tàng trữ bảo quản lâu dài tài liệu xuất địa phương viết địa phương + Nhận xuất phẩm lưu chiểu địa phương Sở Thông tin Truyền thông chuyển giao, khóa luận, luận văn tốt nghiệp sinh viên trường đại học mở địa phương + Xây dựng phận tài liệu dành cho trẻ em, người khiếm thị + Tăng cường nguồn lực thông tin thông qua việc mở rộng liên thông Thư viện với Thư viện nước ngồi nước hình thức cho mượn trao đổi tài liệu kết nối mạng máy tính + Thực việc lọc khỏi tài liệu không giá trị sử dụng theo quy định Bộ Văn hóa, Thể thao Du lịch - Tổ chức thực công tác tuyên truyền giới thiệu kịp thời, rộng rãi vốn tài liệu thư viện đến người, đặc biệt tài liệu phục vụ công phát triển kinh tế - văn hóa – xã hội địa phương; xây dựng phong trào đọc sách, báo nhân dân địa phương - Biên soạn xuất ấn phẩm thông tin – thư mục, thông tin có chọn lọc phù hợp với chức năng, nhiệm vụ đối tượng phục vụ Thư viện - Thực ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động Thư viện; tham gia xây dựng phát triển mạng thông tin – thư viện hệ thống Thư viện công cộng - Hướng dẫn, tư vấn tổ chức thư viện; tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho người làm công tác thư viện; tổ chức luân chuyển sách, báo; chủ trì phối hợp hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ với thư viện khác địa phương - Tổ chức hoạt động, dịch vụ có phù hợp với chức năng, nhiệm vụ giao Theo quy định pháp luật - Thực báo cáo định kỳ, quý, tháng, năm báo cáo đột xuất tình hình hoạt động Thư viện với Giám đốc Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch cấp có thẩm quyền - Chịu trách nhiệm toàn diện trước Giám đốc Sở pháp luật quản lý, sử dụng giải chế độ sách đội ngũ viên chức, lao động thư viện theo quy định pháp luật phân cấp UBND tỉnh - Quản lý, sử dụng, tài sản, tài Thư viện theo quy định pháp luật - Được tiếp nhận, sử dụng nguồn tài trợ, ủng hộ tổ chức, cá nhân nước theo quy định pháp luật - Thực nhiệm vụ khác Giám đốc Sở cấp có thẩm quyền giao 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức máy Thư viện tỉnh Bắc Ninh bao gồm 01 Giám đốc; 01 Phó Giám đốc, Phòng Hành chính, Phòng Nghiệp vụ, Phòng Thơng tin thư mục Phòng Phục vụ bạn đọc *Sơ đồ cấu tổ chức Thư viện tỉnh (Phụ lục số 1) 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Hành Phòng Hành gồm: 01Trưởng phòng, 01 chun viên văn phòng, 01 văn thư, 01 chuyên viên hành nhân sự, 01 kế tốn, 01 nhân viên tạp vụ Trưởng phòng Hành người đứng đầu có trách nhiệm quy định chức năng, nhiệm vụ phòng, đơn vị trực thuộc, xây dựng quy chế làm việc văn phòng, đề án tổ chức hoạt động quan * Chức năng, nhiệm vụ Phòng Hành - Trong cơng tác tổ chức: + Tham mưu cho Giám đốc việc xây dựng mơ hình tổ chức quan đơn vị trực thuộc cho khoa học hiệu + Nghiên cứu xây dựng quy trình, quy chế theo phân công Giám đốc phê duyệt + Tổ chức thực kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, bố trí sử dụng lao động theo phân cơng Giám đốc + Thực công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật người lao động; giải cơng việc có liên quan đến quyền lợi nghĩa vụ người lao động quan theo chế độ sách Nhà nước quy định quan; + Soạn thảo, trình Giám đốc ký hợp đồng với người lao động theo dõi, quản lý tình hình thực hợp đồng lao động + Theo dõi, kiểm tra việc chấp hành nội quy, quy chế phòng ban cán công nhân viên quan, kiến nghị Ban Giám đốc áp dụng biện pháp khen thưởng, kỷ luật nhằm nâng cao tinh thần, trách nhiệm cán công nhân viên + Phối hợp với phòng ban, đơn vị trực thuộc để giám sát, đánh giá chất lượng công việc cán công nhân viên hàng tháng, quý, năm để làm sở tính lương, thưởng đánh giá lực người lao động + Thay mặt quan làm việc với quan Bảo hiểm xã hội, quan quản lý lao động có thẩm quyền báo cáo cơng việc để Ban Giám đốc giải -Trong công tác hành chính, tổng hợp: + Thực cơng tác văn thư, lưu trữ theo quy định quan + Soạn thảo, trình duyệt, ban hành, hướng dẫn kiểm tra, đơn đốc báo cáo việc thực văn có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ phòng + Cung cấp tài liệu cho phòng ban, đơn vị trực thuộc liên quan phục vụ công tác giải công việc đề xuất duyệt + Lập kế hoạch dự trù mua sắm quản lý trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm trình Ban Giám đốc duyệt thực việc mua sắm theo kế hoạch duyệt + Chuẩn bị điều kiện, sở vật chất phục vụ công tác hội họp, tiếp khách + Quan tâm đến đời sống cho cán công nhân viên, thăm hỏi dịp lễ tết, hiếu, hỉ, đảm bảo thực chế độ ngày theo quy định pháp luật quan + Điều động phương tiện vận chuyển, lại phục vụ theo yêu cầu công tác theo quy định + Đảm bảo công tác an ninh, trật tự, tham gia xây dựng phương án phòng chống cháy nổ, lụt bão an toàn vệ sinh lao động Thực lệnh Nghĩa vụ quân sách xã hội địa phương nơi đơn vị đăng ký hoạt động + Quản lý phân công nhiệm vụ cho tổ bổ trợ trực thuộc phòng + Tổng hợp yêu cầu, kiến nghị phòng ban, đơn vị trực thuộc trình Ban giám đốc phòng ban liên quan giải * Quyền hạn Phòng HC - Được quyền tham mưu, đề xuất với Giám đốc/Phó Giám đốc vướng mắc, bất hợp lý trình thực nhiệm vụ giao - Chủ động tổ chức triển khai thực nhiệm vụ giao theo quy định quan Luật lao động - Đề nghị phòng nghiệp vụ chuyên môn phối hợp thực tốt công việc theo chức nhiệm vụ - Yêu cầu phòng nghiệp vụ cung cấp số liệu phục vụ công tác liên quan đến cơng tác tổ chức hành tổng hợp quan - Có quyền đề xuất với lãnh đạo cơng ty việc điều động phòng, ban khác hỗ trợ giải cơng việc nhằm hồn thành tốt nhiệm vụ chung công ty - Đề nghị với Giám đốc/Phó Giám đốc cơng tác tuyển dụng, đào tạo, nâng lương, nâng bậc, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật lao động theo luật hành quy chế quan * Sơ đồ cấu tổ chức Phòng Hành (Phụ lục số 2) Soạn thảo ban hành văn 2.1 Các loại văn quan tổ chức ban hành Trong năm từ năm 2014- 2016 Thư viện tỉnh Bắc Ninh ban hành với tổng số lượn 13069 văn bản, đó: - Quyết định: 3521 văn Công văn: 2423 văn Báo cáo: 957 văn Thơng báo: 1295 văn Tờ trình: 857 văn Biên bản: 626 văn 4.2 Đăng ký văn đến Văn đến đăng ký Sổ đăng ký văn đến Cơ sở liệu quản lý văn đến máy vi tính * Đăng ký văn đến sổ - Đối với văn thông thường Ngày Số đến Tác Số ký Ngày Tên Đơn vị Ký Ghi giả hiệu tháng loại nhận văn văn văn trích cá bản yếu nhân nội nhận đến dung văn - Đối với văn đến có dấu “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” cần lập sổ đăng ký riêng theo mẫu sau Ngày Số Tác Số ký Ngày đến đến giả hiệu Tên tháng loại Mức Đơn Ký Ghi độ vị nhận mật 10 văn văn trích bản yếu nội cá dung nhân văn nhận * Đăng ký văn đến Cơ sở liệu quản lý văn đến máy vi tính - Việc đăng ký (cập nhật) văn đến vào Cơ sở liệu quản lý văn đến thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm 27 - Văn đến đăng ký vào Cơ sở liệu quản lý văn đến phải in giấy để ký nhận đóng sổ để quản lý - Khơng sử dụng máy vi tính nối mạng nội mạng diện rộng để đăng ký văn mật đến 4.3 Trình, chuyển giao văn đến * Trình văn đến - Sau đăng ký văn đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu quan, tổ chức người người đứng đầu quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau gọi chung người có thẩm quyền) xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận - Căn nội dung văn đến; Quy chế làm việc quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác giao cho đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền phân phối văn cho ý kiến đạo giải thời hạn giải văn (nếu cần) Đối với văn đến liên quan đến nhiều đơn vị nhiều cá nhân cần ghi rõ đơn vị cá nhân chủ trì, đơn vị cá nhân phối hợp thời hạn giải đơn vị, cá nhân (nếu cần) - Ý kiến phân phối văn ghi vào mục “Chuyển” dấu “Đến” Ý kiến đạo giải (nếu có) thời hạn giải văn đến (nếu có) cần ghi vào phiếu riêng - Sau có ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải (nếu có) người có thẩm quyền, văn đến chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào Sổ đăng ký văn đến vào trường tương ứng Cơ sở liệu quản lý văn đến * Chuyển giao văn đến - Căn vào ý kiến phân phối người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giao văn đến cho đơn vị cá nhân giải Việc chuyển giao văn phải bảo đảm kịp thời, xác, đối tượng, chặt chẽ giữ gìn bí mật nội dung văn 28 - Sau tiếp nhận văn đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký, trình người đứng đầu đơn vị xem xét cho ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải (nếu có) Căn vào ý kiến người đứng đầu đơn vị Văn thư đơn vị chuyển văn đến cho cá nhân trực dõi, giải - Khi nhận Fax văn chuyển qua mạng, Văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến số đến ngày đến Fax, văn chuyển qua mạng đăng ký trước chuyển cho đơn vị cá nhân nhận Fax, văn chuyển qua mạng - Căn số lượng văn đến hàng năm, quan, tổ chức lập Sổ chuyển giao văn đến cho phù hợp; 2000 văn đến dùng Sổ đăng ký văn đến để chuyển giao văn bản; 2000 văn đến lặp Sổ chuyển giao văn đến 4.4 Giải theo dõi, đôn đốc giải văn đến * Giải văn đến - Khi nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định quan, tổ chức Những văn đến có dấu mức độ khẩn phải giải trước - Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức xem xét, định phương án giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải văn đến có ý kiến đề xuất đơn vị, cá nhân - Đối với văn đến có liên quan đến đơn vị cá nhân khác, đơn vị cá nhân chủ trì giải phải gửi văn văn (kèm theo phiếu giải văn đến có ý kiến đạo giải người có thẩm quyền) để lấy ý kiến đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức xem xét, định, đơn vị cá nhân chủ trì phải trình kèm văn tham gia ý kiến đơn vị, cá nhân có liên quan * Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến - Tất văn đến có ấn định thời hạn giải phải theo dõi, đôn đốc thời hạn giải 29 - Người đứng đầu quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành người giao trách nhiệm thực theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến - Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải văn đến Trường hợp quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn Văn thư cần lập Sổ theo dõi việc giải văn đến - Đối với văn đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định Nhận xét: * Ưu điểm: quy trình quản lý giải văn đến Thư viện thực theo quy định Nhà nước quan; đảm bảo thực đầy đủ bước Lãnh đạo Thư viện có kiểm tra, giám sát quy trình, thủ tục giải văn * Nhược điểm: Lãnh đạo Thư viện chưa kiểm soát chặt chẽ việc quản lý giải văn đến; nhiều văn đến chưa đăng ký phận văn thư từ gây thất lạc tài liệu Việc làm thủ tục chuyển phát văn cán văn thư chậm chạp Cơ sở vật chất chưa đáp ứng cho công việc Quản lý sử dụng dấu 5.1 Các loại dấu quan - Dấu có hình quốc huy - Dấu khơng có hình quốc huy - Các loại dấu khác: Dấu mức độ mật, khẩn; dấu chức danh; dấu họ tên; dấu đến; dấu tài liệu thu hồi… 5.2 Nguyên tắc quản lý sử dụng dấu - Con dấu quan, tổ chức phải giao cho nhân viên văn thư giữ đóng dấu quan, tổ chức Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực quy định sau: + Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền; 30 + Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ quan, tổ chức; + Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền; + Khơng đóng dấu khống - Việc sử dụng dấu quan, tổ chức dấu văn phòng hay đơn vị quan, tổ chức quy định sau: + Những văn quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu quan, tổ chức; + Những văn văn phòng hay đơn vị ban hành phạm vi quyền hạn giao phải đóng dấu văn phòng hay dấu đơn vị Nhận xét * Ưu điểm: Con dấu văn thư quan bảo mật kĩ càng, thông tin giữ kín * Nhược điểm: Mỗi lần cơng tác việc mang dấu để nhằm giải công việc phải trải qua nhiều thủ tục phức tạp Lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 6.1 Các loại hồ sơ hình thành quan, tổ chức - Hồ sơ công việc - Hồ sơ nguyên tắc - Hồ sơ nhân 6.2 Xây dựng ban hành danh mục hồ sơ * Xây dựng danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ lập theo hai cách sau: - Cách thứ nhất: Văn thư xây dựng dự thảo danh mục hồ sơ quan, tổ chức; lấy ý kiến đóng góp đơn vị, cá nhân liên quan; hồn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phòng Phòng Hành để trình người đứng đầu quan, tổ chức ký ban hành - Cách thứ hai: Các đơn vị dự kiến danh mục hồ sơ đơn vị theo hướng dẫn nghiệp vụ Văn thư; Văn thư tổng hợp thành danh mục hồ sơ quan, tổ chức, bổ sung, chỉnh sửa (nếu cần); hồn thiện dự thảo, trình lãnh 31 đạo Văn phòng Phòng Hành để trình người đứng đầu quan, tổ chức ký ban hành * Ban hành danh mục hồ sơ - Văn thư chụp danh mục hồ sơ ban hành gửi đơn vị, cá nhân liên quan để thực lập hồ sơ theo danh mục - Trong q trình thực hiện, có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế có cơng việc giải phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ đơn vị cá nhân đơn vị cá nhân cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần danh mục hồ sơ để Văn thư tổng hợp, bổ sung vào danh mục hồ sơ quan, tổ chức 6.3 Phương pháp lập hồ sơ - Bước 1: Mở hồ sơ + Mở hồ sơ việc lấy tờ bìa hồ sơ ghi thông tin ban đầu hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ + Mỗi cá nhân giải công việc giao có trách nhiệm mở hồ sơ cơng việc - Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ + Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ tương ứng mở, kể tài liệu phim, ảnh, ghi âm + Cần thu thập kịp thời văn bản, tài liệu phát biểu lãnh đạo, tham luận đại biểu hội nghị, hội thảo… bảo đảm toàn vẹn, đầy đủ hồ sơ, tránh bị thất lạc - Bước 3: Kết thúc hồ sơ + Kiểm tra mức độ đầy đủ văn bản, tài liệu có hồ sơ, thiếu cần bổ sung cho đủ + Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ theo trình tự giải cơng việc theo thời gian, tên loại, tác giả văn Trường hợp hồ sơ có tài liệu phim, ảnh bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình bỏ vào hộp xếp vào cuối hồ sơ 32 + Nếu hồ sơ dày cm tách thành đơn vị bảo quản khác (không nên tách 01 cm) để thuận tiện cho việc quản lý sử dụng 6.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ quan quy định thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; hồ sơ, tài liệu xây dựng thời hạn 03 tháng, kể từ ngày cơng trình toán - Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan gồm toàn hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ loại hồ sơ, tài liệu sau: + Các hồ sơ nguyên tắc dùng làm để theo dõi, giải công việc thuộc trách nhiệm cá nhân, cá nhân giữ tự loại hủy văn hết hiệu lực thi hành + Hồ sơ công việc chưa giải xong + Hồ sơ phối hợp giải công việc (trường hợp trùng với hồ sơ đơn vị chủ trì) + Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo - Thủ tục nộp lưu Khi nộp lưu tài liệu phải lập hai “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” hai “Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu” Đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu Lưu trữ quan giữ loại Nhận xét * Ưu điểm: Đối với việc lập hồ sơ cán phụ trách đơn vị tham mưu cho lãnh đạo Thư viện việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành đơn vị, phòng ban thuộc Thư viện; tổ chức thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan * Nhược điểm: Cán văn thư chưa nắm vững quy trình chưa biết cách lập hồ sơ Lãnh đạo Thư viện chưa quan tâm đến công tác lập hồ sơ, việc kiểm tra, giám sát qua loa dẫn đến cán lưu trữ làm việc cẩu thả, sai 33 xót nhiều Các đơn vị, phòng ban giao nộp tài liệu chậm chễ gây khó khăn cho cán văn thư lưu trữ Cơ sở vật chất, trang thiết bị chưa đáp ứng yêu cầu cơng việc Tìm hiểu nghi thức nhà nước, kỹ giao tiếp 7.1 Các quy định hành quan nghi thức nhà nước, giao tiếp công sở * Quy định nghi thức nhà nước quan - Treo Quốc huy + Quốc huy treo trang trọng phía tòa nhà Thư viện Kích cỡ Quốc huy phải phù hợp với không gian treo Không treo Quốc huy cũ bị hư hỏng - Treo Quốc kỳ + Quốc kỳ treo nơi trang trọng trước cổng quan Quốc kỳ phải tiêu chuẩn kích thước, màu sắc Nhà nước quy định + Việc treo Quốc kỳ buổi lễ, đón tiếp đại biểu lễ tang tuân theo quy định nghi lễ Nhà nước quy định - Bài trí khuôn viên công sở + Biển tên quan: Cơ quan phải có biển tên đặt tòa nhà Thư viện, ghi rõ tên gọi đầy đủ tiếng Việt + Phòng làm việc: Phòng làm việc phải có biển tên ghi rõ tên đơn vị, họ tên, chức danh cán bộ, công chức, viên chức Việc xếp, trí phòng làm việc phải bảo đảm gọn gàng, ngăn nắp, khoa học, hợp lý Không lập bàn thờ, thắp hương, không đun, nấu phòng làm việc + Khu vực để phương tiện giao thơng: Cơ quan có trách nhiệm bố trí khu vực để phương tiện giao thông cán bộ, công chức, viên chức người đến giao dịch, làm việc Khơng thu phí gửi phương tiện giao thơng người đến giao dịch, làm việc - Trang phục cán bộ, công chức, viên chức +Trang phục Khi thực nhiệm vụ, cán bộ, công chức, viên chức phải ăn mặc gọn 34 gàng, lịch Cán bộ, công chức, viên chức có trang phục riêng thực theo quy định pháp luật + Lễ phục Lễ phục cán bộ, công chức, viên chức trang phục thức sử dụng buổi lễ, họp trọng thể, tiếp đại biểu Lễ phục nam cán bộ, công chức, viên chức: comple, áo sơ mi, cravat Lễ phục nữ cán bộ, công chức, viên chức: áo dài truyền thống, comple nữ - Thẻ cán bộ, công chức, viên chức Cán bộ, công chức, viên chức phải đeo thẻ thực nhiệm vụ Thẻ cán bộ, công chức, viên chức phải có tên quan, ảnh, họ tên, chức danh, số hiệu cán bộ, công chức, viên chức * Quy định giao tiếp công sở Trong giao tiếp ứng xử, cán bộ, công chức, viên chức phải có thái độ lịch sự, tơn trọng Ngôn ngữ giao tiếp phải rõ ràng, mạch lạc; không nói tục, nói tiếng lóng, quát nạt - Giao tiếp ứng xử với nhân dân: + Trong giao tiếp ứng xử với nhân dân, cán bộ, công chức, viên chức phải nhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giải thích, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể quy định liên quan đến giải công việc + Cán bộ, cơng chức, viên chức khơng có thái độ hách dịch, nhũng nhiễu, gây khó khăn, phiền hà thực nhiệm vụ - Giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp: Trong giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp, cán bộ, cơng chức, viên chức phải có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác - Giao tiếp qua điện thoại: Khi giao tiếp qua điện thoại, cán bộ, công chức, viên chức phải xưng tên, quan, đơn vị nơi công tác; trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nội dung công việc; không ngắt điện thoại đột ngột 7.2 Nhận xét, đánh giá chung 35 * Ưu điểm: Các cán bộ, công chức, viên chức Thư viện chấp hành nghiêm chỉnh nghi thức nhà nước văn hóa cơng sở * Nhược điểm: Bên cạnh vấn đề trang phục lỏng lẻo, lãnh đạo quan chưa thắt chặt vấn đề này, người tự mặc trang phục theo sở thích cá nhân Tìm hiểu thiết bi văn phòng, phần mềm ứng dụng cơng tác văn phòng 8.1 Các loại thiết bị văn phòng sử dụng hoạt động quan, tổ chức - Cũng hầu hết văn phòng khác Phòng Hành Thư viện trang bị thiết bị văn phòng, sở vật chất thiết yếu để phục vụ cho q trình làm việc như: máy tính có nối mạng, máy photo, điện thoại để bàn, máy in, máy fax, máy scan - Ngồi ra, Phòng Hành trang bị đầy đủ số đồ dùng nội thất văn phòng như: bàn làm việc có kèm theo máy tính để tiện lợi cho q trình làm việc tiết kiệm diện tích phòng, từ ghế cố định chuyển sang sử dụng ghế xoay để tạo thoải mái cho người dùng, bàn ghế dành cho tiếp khách, quạt trần, quạt tường, điều hòa, tủ đựng tài liệu, tủ đựng đồ dùng cá nhân - Các phòng làm việc quan ghi rõ tên đơn vị, họ tên, chức danh cán bộ, cơng chức, viên chức Bài chí phòng làm việc gọn gàng, ngăn nắp, phòng làm việc có đầy đủ bảng nội quy, quy định quan, có treo đồng hồ, quốc huy, quốc hiệu Ngồi ra, phòng làm việc trang trí có tranh ảnh kiện lớn quan khen thành tích làm việc hay đợt thi đấu thể thao, giao lưu văn nghệ, công tác từ thiện - Nhìn chung, sở vật chất, trang thiết bị Phòng Hành trang bị đầy đủ mua sắm từ lâu nên có tượng xuống cấp, cũ hỏng Tuy nhiên, điều kiện chưa cho phép nên Thư viện thay dần trang thiết bị đại đầu tư cơi nới sở vật chất để đáp ứng nhu cầu giải công việc Nhận xét: 36 * Ưu điểm: Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng Thư viện nhìn chung đầy đủ, tiện nghi * Nhược điểm: Trang thiết bị, sở vật chất Thư viện mua sắm từ lâu nên đến xuống cấp hư hỏng nhiều, đầu tư nhỏ lẻ nên khơng đồng Trang thiết bị văn phòng hầu hết lỗi thời, cũ hỏng, nhiều thứ chưa mua để thay Nguồn kinh phí quan hạn hẹp nên khó khăn việc đầu tư cho sở vật chất thiết bị văn phòng 8.2 Quản lý sử dụng thiết bị văn phòng - Do tài sản chung quan Nhà nước nên người có ý thức việc giữ gìn sở vật chất, trang thiết bị văn phòng - Mọi người tự thiết bị văn phòng để giải cơng việc chung - Phòng Hành phận trực tiếp quản lý toàn sở vật chất Thư viện 8.3 Các phần mềm ứng dụng cơng tác văn phòng Hiện Phòng Hành Thư viện tỉnh Bắc Ninh sử dụng số phần mềm cho cơng tác văn phòng phần mềm quản lý văn – đến, phần mềm kế toán * Phần mềm quản lý văn – đến sử dụng - Edoc với chức quản lý công văn, văn bản; quản lý tài liệu, hồ sơ, hợp đồng; lưu trữ - Lizard với chức quản lý văn bản; - Online Office với chức quản lý văn * Phần mềm kế toán chủ yếu sử dụng chủ yếu là: - Excel sử dụng nhiều nhất, chủ yếu để lập chứng từ, bảng biểu; - Ngồi có phần mềm Ecount Fast Accounting 37 Nhận xét: * Ưu điểm: - Đối với cơng việc có sử dụng phần mềm hỗ trợ thấy hiệu hẳn so với công việc thực thủ công, khoa học hơn, chuyên nghiệp hơn, nhanh xác hơn, tiết kiệm thời gian hơn, người dùng phần mềm hỗ trợ làm khối lượng cơng việc nhiều người với thời gian rút ngắn - Sử dụng phần mềm hỗ trợ giải công việc cho thấy chuyên nghiệp, đại văn phòng quan * Nhược điểm: Một số tính phần mềm chưa phù hợp với phương pháp làm việc Thư viện tỉnh Bắc Ninh, việc sử dụng phần mềm hỗ trợ phòng ban chưa phổ biến 38 PHẦN KẾT LUẬN Trong thời gian có tuần kiến tập giúp em tìm hiểu sâu cơng tác hành Thư viện tỉnh Bắc Ninh công việc ngành Quản trị văn phòng Qua giúp em học hỏi tác phong làm việc ý thức trách nhiệm thân công việc “Môi trường làm việc yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tư người” câu mà em tâm đắc qua đợt kiến tập Thư viện tỉnh Bắc Ninh không cung cấp vốn tri thức cho người đọc mà giáo dục phẩm chất đạo đức người Do dù sống nơi đâu người dân Bắc Ninh giữ nét truyền thống tốt đẹp đức tài 39 PHẦN PHỤ LỤC Phụ lục số Sơ đồ cấu tổ chức máy Thư viện tỉnh Bắc Ninh Ban Giám đốc Báo, Tạp chí (Giám đốc, Phó Giám đốc) Mượn Tổng hợp Phòng Hành Phòng Nghiệp vụ Phòng Thơng tin Thư mục Phòng Phục vụ bạn đọc Thiếu nhi Đọc Tổng hợp Tự chọn Phụ lục số Sơ đồ cấu tổ chức Phòng Hành Thư viện tỉnh Bắc Ninh Trưởng phòng HC Chuyên viên văn phòng Văn thư Chuyên viên hành nhân Kế tốn Nhân viên tạp vụ ... nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Thư viện tỉnh Bắc Ninh 1.1.1 Chức Thư viện tỉnh Bắc Ninh có trụ sở đặt số 01 đường Lý Thái Tổ, phường Suối Hoa, thành phố Bắc Ninh thành lập từ tháng 4/1997 Trải... tượng tốt đẹp Thư viện tỉnh có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng theo quy định pháp luật Thư viện tỉnh Bắc Ninh đơn vị nghiệp trực thuộc Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch Bắc Ninh có chức thu... tổ chức máy Thư viện tỉnh Bắc Ninh bao gồm 01 Giám đốc; 01 Phó Giám đốc, Phòng Hành chính, Phòng Nghiệp vụ, Phòng Thơng tin thư mục Phòng Phục vụ bạn đọc *Sơ đồ cấu tổ chức Thư viện tỉnh (Phụ lục