Đổi mới mô hình quản lý cá nhân và nhóm làm làm việc cho công ty TNHH MTV thương mại và dịch vụ ABC

ĐỔI MỚI MƠ HÌNH QUẢN LÝ CÁ NHÂN VÀ NHĨM LÀM LÀM VIỆC CHO CÔNG TY TNHH MTV THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ ABC 1.1 Giới thiệu tổng quan công ty Là doanh nghiệp tiên phong dịch vụ ô tô tỉnh Bắc Giang, kể từ thành lập, Công ty TNHH MTV Thương mại Dịch vụ ABC nỗ lực khơng ngừng để có tăng trưởng liên tục với thành tích kinh doanh ấn tượng Đến nay, công ty thực trở thành nhà phân phối ô tô du lịch thương mại hàng đầu tỉnh có uy tín người khách hàng khu vực phía Bắc Bắc giang Mục tiêu trọng tâm công ty xây dựng hệ thống phân phối, bán hàng lớn mạnh bền vững tảng “Làm hài lòng khách hàng, làm hài lòng đối tác” Do với khách hàng, nỗ lực tận tâm với hiệu phục vụ “Khách hàng hết” Với đối tác, chúng tơi ln cam kết hồn thành tốt nhiệm vụ để phát triển Với nhân viên, ghi nhận tôn vinh nỗ lực, cống hiến cá nhân thành công Cơng ty chúng tơi xác định: Sản phẩm mua bán sản phẩm cao cấp, đối tượng khách hàng người có tài địa vị xã hội Do cơng ty chúng tơi đề cao mối quan hệ công ty với khách hàng, hình ảnh tốt đẹp cơng ty mắt khách hàng định lớn đến kết kinh doanh Chúng hiểu rằng, để xây dựng hình ảnh tốt đẹp với khách hàng, ngồi việc xây dựng sở hạ tầng tốt, sản phẩm tin cậy, chúng tơi cần phải có đội ngũ nhân viên chun nghiệp, tinh tế ln với khách hàng Muốn làm điều này, việc đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên, yếu tố quan trọng định tới thái độ nhân viên mối quan hệ với đồng nghiệp, lãnh đạo điều kiện làm việc công ty Mối quan hệ điều kiện làm việc định lớn đến hài lòng nhân viên, tới cống hiến nhiệt tình nhân viên Căn vào kiến thức thu thập từ môn học Quản lý tổ chức hành vi nhân sự, xin đề xuất đề án “Đổi mơ hình quản lý cá nhân nhóm làm làm việc cho cơng ty TNHH MTV Thương mại Dịch vụ ABC” 1.2 Sự cần thiết dự án Chiến lược phát triển công ty xây dựng thương hiệu dựa hình ảnh cơng ty chất lượng sản phẩm Do vậy, mơ hình quản lý tập trung có công ty không đáp ứng nhu cầu quản lý doanh nghiệp, không phát huy hết lực nhân viên Đặc thù sản phẩm kinh doanh công ty làm nhân viên phải giao tiếp với khách hàng tinh thần cởi mở thân thiện, q gò bó cá nhân gây ức chế cho nhân viên, gây ảnh hưởng tới tâm lý suất lao động nhân viên Bởi vậy, đề án đổi mơ hình quản lý cá nhân làm việc nhóm giúp cơng tác quản lý nhân công ty minh bạch hiệu quả, phân định rõ trách nhiệm ngĩa vụ cá nhân công việc họ Tạo nên môi trường làm việc thoải mái, tự nguyện dựa lực cá nhân Từ xây dựng hình ảnh đội ngũ nhân viên động, chuyên nghiệp mắt khách hàng, xây dựng hình ảnh cơng ty động, tin cậy chun nghiệp MƠ HÌNH ĐỔI MỚI QUẢN LÝ CÁ NHÂN 2.1 Đổi phong cách lãnh đạo: Trước đề xuất vấn đề này, xem xét số khái niệm lãnh đạo phong cách lãnh đạo Lãnh đạo tác động, thúc đẩy tạo khả để người khác đóng góp cho hiệu thành cơng tổ chức mà họ thành viên Đây q trình ảnh hưởng mang tính xã hội lãnh đạo tìm kiếm tham gia tự nguyện cấp nhằm đạt mục tiêu tổ chức Phong cách lãnh đạo nhìn chung dựa kết hợp yếu tố bao gồm niềm tin, giá trị tiêu chuẩn cá nhân liên quan Ở mức độ cao hơn, yếu tố văn hóa doanh nghiệp chuẩn mực chung doanh nghiệp Có thể phân loại thành phong cách lãnh đạo:  Phong cách lãnh đạo độc đoán: Được đặc trưng áp đặt nhà quản trị nhân viên Các nhân viên túy người nhận thi hành mệnh lệnh Các thông tin nhà lãnh đạo cung cấp cho thuộc cấp mức tối thiểu cần thiết để thực nhiệm vụ, thông tin chiều từ xuống Khơng tính đến ý kiến tập thể mà dựa vào thân Chỉ thị, mệnh lệnh nghiêm ngặt; kiểm tra chặt chẽ, nghiêm khắc  Phong cách lãnh đạo dân chủ: Nhà lãnh đạo thường tham khảo, bàn bạc, lắng nghe ý kiến cấp trước định Người lãnh đạo ủy quyền cho cấp dưới, sử dụng thông tin hai chiều  Phong cách lãnh đạo tự do: Nhà lãnh đạo sử dụng quyền lực, ủy quyền nhiều cho cấp để tự giải vấn đề Nhà lãnh đạo chủ yếu tạo điều kiện cho cấp hồn thành nhiệm vụ Thơng tin sử dụng theo chiều ngang Để phát huy tối đa lực nhân viên, người lãnh đạo cần học tập trau dồi phẩm chất lãnh đạo, sử dụng linh hoạt phong cách lãnh đạo dân chủ tự để nhân viên có tâm trạng thoải mái tham gia công việc, quan hệ với khách hàng, lãnh đạo công ty Việc báo cáo nhân viên với công ty dựa tinh thần trao đổi học hỏi, tránh giáo điều, mệnh lệnh gây áp lực Tuy nhiên phải sử dụng phong cách độc đoán số trường hợp cụ thể nhân viên có kết kinh doanh khơng tốt Đặc biệt, cấu tổ chức, cần phân biệt nhận thức rõ vai trò người quản lý người lãnh đạo Người quản lý người lãnh đạo khác nhau, khác biệt lớn lãnh đạo quản lý nằm biện pháp thúc đẩy nhân viên quyền Rất nhiều người lãnh đạo nhà quản lý ngược lại, song hai vị trí khơng phải lúc song hành Người quản lý có nhân viên thuộc cấp, họ trao quyền giao việc cho nhân viên Phương pháp quản lý trao đổi, giao việc nhân viên thực Nhân viên trả cơng khoản lương họ Người quản lý trả lương để hoàn thành sứ mạng cụ thể, với nguồn nhân lực nguồn vốn hữu hạn Theo nghiên cứu cho thấy nhà quản lý thường khơng chấp nhận mạo hiểm ln tìm kiếm biện pháp để tránh xung đột Người lãnh đạo không giao việc mà truyền cảm hứng cho người thừa hành Phương pháp quản lý cảm hóa, rõ việc thực theo yêu cầu đem lại lợi ích người thừa hành Người lãnh đạo phải có sức lơi tập thể, ln đối xử tốt với người Tuy nhiên, việc thiếu thân thiện với người thừa hành tạo nghiêm nghị cần thiết Người lãnh đạo phải tập trung vào kết quả, nhận tầm quan trọng việc khuyến khích người khác làm việc theo định hướng họ Cần kiếm tìm mạo hiểm, khơng q liều lĩnh, biết chấp nhận rủi ro coi khó khăn hội tốt 2.2 Xây dựng Văn hóa doanh nghiệp Văn hố doanh nghiệp tồn giá trị văn hoá gây dựng nên suốt trình tồn phát triển doanh nghiệp, trở thành giá trị, quan niệm tập quán, truyền thống ăn sâu vào hoạt động doanh nghiệp chi phối tình cảm, nếp suy nghĩ hành vi thành viên doanh nghiệp việc theo đuổi thực mục đích Văn hóa doanh nghiệp định trường tồn doanh nghiệp Văn hoá doanh nghiệp coi tài sản doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp:  Giảm xung đột  Điều phối kiểm soát  Tạo động lực làm việc  Tăng lợi cạnh tranh Cấp độ xây dựng văn hóa doanh nghiệp Xây dựng Văn hóa hữu hình o Đồ vật: báo cáo, bàn ghế, máy móc, thiết bị, cần xếp gọn gàng, có quy tắc Mọi người cần phải hiểu rõ tuân thủ theo quy tắc o Ngơn ngữ: Nói chuyện, giao tiếp, cười, hiệu cần tế nhị, lịch nhẹ nhàng Khơng khách hàng mà lãnh đạo, đồng nghiệp đối tác o Chuẩn mực hành vi: nghi thức, lễ nghi, liên hoan cần có văn hóa riêng biệt o Các nguyên tắc, hệ thống, thủ tục, chương trình cần có thống nhất, quán triệt tránh xảy tranh luận Xây dựng văn hóa vơ hình Đây việc xây dựng phát triển giá trị doanh nghiệp Ngoài việc chọn lọc giá trị tồn sẵn doanh nghiệp cách khách quan hình thành tự phát, phải xây dựng tưng bước văn hóa mà lãnh đạo mong muốn, xây dựng niềm tin, nhận thức, suy nghĩ xúc cảm coi đương nhiên ăn sâu tiềm thức cá nhân doanh nghiệp Các ngầm định tảng tảng cho giá trị hành động thành viên Đề xuất mơ hình xây dựng văn hóa doanh nghiệp: [Theo tác giả Julie Heifetz & Richard Hagberg] Tìm hiểu mơi trường yếu tố ảnh hưởng đến chiến lược doanh nghiệp tương lai Xác định giá trị cốt lõi làm sở cho thành cơng Xây dựng tầm nhìn mà doanh nghiệp vươn tới Đánh giá văn hóa xác định yếu tố văn hoá cần thay đổi Thu hẹp khoảng cách giá trị có giá trị mong muốn Các khoảng cách nên đánh giá theo tiêu chí: phong cách làm việc, định, giao tiếp, đối xử Xác định vai trò lãnh đạo việc dẫn dắt thay đổi văn hóa Soạn thảo kế hoạch hành động bao gồm mục tiêu, hoạt động, thời gian, điểm mốc trách nhiệm cụ thể Phổ biến nhu cầu thay đổi, kế hoạch hành động động viên tinh thần, tạo động lực cho thay đổi Nhận biết trở ngại nguyên nhân từ chối thay đổi xây dựng chiến lược để đối phó 10.Thể chế hóa, mơ hình hóa củng cố thay đổi văn hóa 11.Tiếp tục đánh giá văn hóa doanh nghiệp thiết lập chuẩn mực không ngừng học tập thay đổi 2.3 Giải vấn đề quyền lực xung đột Đây hai yếu tố gắn liền tổ chức hữu ích phá hủy tổ chức 2.3.1 Quyền lực phân quyền Quyền lực tổ chức mức độ độc lập hoạt động giành cho người để tạo khả sử dụng đốn họ thơng qua việc trao cho họ quyền định hay đưa thị Trong mơ hình cơng ty, việc phân quyền liền với phân chia trách nhiệm Kết kinh doanh công ty phụ thuộc lớn việc định sách bán hàng, sách đãi ngộ, cần phân định rõ trách nhiệm người định Phân quyền xu hướng tất yếu Phân quyền xu hướng phân tán quyền định cấu tổ chức Khơng thể có tập quyền hay phân quyền tuyệt đối Mức độ phân quyền lớn số lượng định đề cấp ngày nhiều quan trọng, có nhiều hoạt động chịu tác động định cấp thấp tổ chức phân quyền gia tăng nhà quản lý phải kiểm tra định với nguời khác Do đó, cần có mơ hình phân quyền trách nhiệm cụ thể công ty 2.3.2 Giải xung đột Xung đột trình bên nhận quyền lợi bị đối lập bị ảnh hưởng tiêu cực bên khác Xung đột nảy sinh công việc điều tự nhiên Những người khác với mục đích nhu cầu hồn tồn khác dễ dẫn đến xung đột Kết xung đột thường kết xấu Tuy nhiên xung đột động lực phát triển Nếu biết giải chúng cách khoa học chúng động lực mang tính đột phá cho doanh nghiệp Để giải thành công xung đột nảy sinh cơng việc cần nhận biết xác nguồn gốc nảy sinh xung đột đưa hướng giải hợp lý Giải tốt xung đột dẫn đến kết sau: o Tăng cường hiểu biết o Tăng cường liên kết o Nâng cao kiến thức thân Các bước giải xung đột Bước 1: Thiết lập tranh tổng quát: Bạn phải bảo đảm bạn hiểu chất xung đột vấn để liên quan đến chúng, mẫu thuẫn giải tốt thông qua thảo luận, đối thoại tranh chấp nóng nảy Bước 2: Tập hợp thơng tin có: Lắng nghe hiếu quan điểm người xung quanh Nhận dạng vấn đề rõ ràng xác, trì tính linh hoạt phân biệt luồng tư tưởng Bước 3: Kiểm định lại vấn đề: Nhìn lại vấn đề xác định kiểm định xem chúng có thật xác chưa Bước 4: Phát thảo hướng giải có: Phát thảo giải pháp có phương pháp hiệu tạo điều kiện cho người tham gia đóng góp giải pháp Bước 5: Thương lượng để tìm giải pháp: Xung đột thật giải hai bên hiểu mong muốn đối phương giải pháp thật thỏa mãn đòi hỏi hai phía Có ngun tắc thương lượng là: nhẫn nại, bình tĩnh tơn trọng đối phương Xung đột làm tính đồn kết hiệu cơng việc nhóm hay cơng ty Quản lý khơng cách sinh xung đột cơng ty Nó mau chóng lớn nhanh khơng giải thỏa mãn Và tính đồn kết bị đi, cơng việc đòi hỏi cộng tác trở thành nỗi ám ảnh nhân viên Trong tình này, phải làm cho xung đột dịu xuống Thảo luận cách bình tĩnh với thái độ xây dựng tập trung vào thẳng vấn đề không vào cá nhân 2.4 Động viên, khuyến khích nhân viên: Thay điều khiển, khuyến khích nhân viên tự nguyện cống hiến, đề án đề xuất số giải pháp để khuyến khích, động viên nhân viên: 10 2.4.1 Đảm bảo cho nhân viên môi trường làm việc thoải mái, dễ chịu Vị trí, địa điểm làm việc phải thoải mái mặt không gian mà cần phải đáp ứng nhu cầu tối thiểu người lao động, chẳng hạn gần nhà ăn ca, căng tin, nhà vệ sinh, … Những thứ tưởng khơng liên quan trực tiếp đến cơng việc lại ảnh hưởng nhiều đến tinh thần làm việc suất lao động nhân viên Người lãnh đạo cần ý đến môi trường làm việc người lao động qua việc thăm dò ý kiến họ Nếu họ cho mơi trường làm việc chưa tốt phải tìm hiểu nguyên nhân cải thiện tình trạng 2.4.2 Xác định rõ cần khuyến khích người lao động Khi định đưa chiến lược khuyến khích nhân viên, cơng ty cần cân nhắc xem nên khuyến khích họ Dành thời gian nói chuyện với nhân viên cho họ biết bạn mong muốn điều họ Sẵn sàng gặp gỡ, giúp đỡ nhân viên cảm thấy khó khăn cơng việc 2.4.3 Khuyến khích tinh thần trách nhiệm nhân viên Thể cho nhân viên thấy tầm quan trọng họ cơng ty, từ khẳng định trách nhiệm nghĩa vụ họ Hãy cho họ thấy cơng ty tập thể đồng đồn kết mà thành viên sẵn sàng gánh chịu hậu gây Nói với họ thành cơng nhóm có nhờ vào thành công cá nhân, ngược lại 2.4.4 Động viên, khen thưởng cách phù hợp, sáng tạo 11 Tiền phương tiện để động viên nhân viên làm việc hăng say hiệu Một nhân viên bán hàng sẵn sàng làm việc mà chả cần tăng lương Một nhân viên IT sẵn lòng thức suốt đêm cho dự án cong dang dở dù không nhận lời hứa hẹn từ giám đốc Với lòng nhiệt tình vậy,người lãnh đạo cần quan tâm đến họ theo cách khác Đối với họ, tiền phần sống MƠ HÌNH LÀM VIỆC NHĨM 3.1 Lợi ích làm việc theo nhóm o Mọi thành viên tổ chức đồng lòng hướng tới mục tiêu dốc sức cho thành công chung tập thể họ xác định vạch phương pháp đạt chúng o Là thành viên nhóm, họ có cảm giác kiểm sốt sống tốt chịu đựng chuyên quyền người lãnh đạo o Khi thành viên góp sức giải vấn đề chung, họ học hỏi cách xử lý nhiệm vụ đơn giản hay khó khăn; họ học hỏi từ thành viên khác người lãnh đạo Thúc đẩy quản lý theo nhóm cách tốt để phát huy lực nhân viên (một hình thức đào tạo chức) o Hoạt động theo nhóm mang lại hội cho thành viên thoả mãn nhu cầu ngã, đón nhận thể tiềm 12 o Quản lý theo nhóm giúp phá vỡ tường ngăn cách, tạo cởi mở thân thiện thành viên người lãnh đạo o Thơng qua việc quản lý theo nhóm, thành viên học hỏi vận dụng phong cách lãnh đạo từ cấp Điều tạo thống cách quản lý tổ chức o Hoạt động theo nhóm giúp phát huy khả phối hợp óc sáng tạo để đưa định đắn 3.2 Tổ chức nhóm Để nhóm làm việc tốt việc diễn theo kế hoạch mang lại hiệu cần có tổ chức nhóm: Phân cơng vai trò, nhiệm vụ cụ thể để chun mơn hóa khâu, phát huy ưu điểm cá nhân Người lãnh đạo nhóm có nhiệm vụ tìm kiếm thành viên nâng cao tinh thần làm việc, có khả phán đốn tuyệt vời lực cá tính thành viên nhóm, giỏi tìm cách vượt qua điểm yếu, có khả thơng tri hai chiều biết tạo bầu khơng khí hưng phấn lạc quan nhóm Người góp ý có nhiệm vụ giám sát phân tích hiệu lâu dài nhóm, khơng thoả mãn với phương sách hiệu quả, chuyên viên phân tích giải pháp để thấy mặt yếu đó, ln đòi hỏi chỉnh lý khuyết điểm tạo phương sách chỉnh lý khả thi Người bở sung có nhiệm vụ đảm bảo nhóm hoạt động trơi chảy, suy nghĩ có phương pháp nhằm thiết lập biểu thời gian, lường trước trì trệ nguy hại 13 lịch trình làm việc nhằm tránh chúng đi, có trí lực mong muốn việc chỉnh đốn việc có khả hỗ trợ thắng vượt tính chủ bại Người giao dịch có nhiệm vụ tạo mối quan hệ bên ngồi cho nhóm, ngoại giao phán đốn nhu cầu người khác Người giao dịch cần gây an tâm am hiểu, nắm bắt mức tồn cảnh hoạt động nhóm chín chắn xử lý thông tin, đáng tin cậy Người điều phối có nhiệm vụ lơi kéo người làm việc chung với theo phương án liên kết, hiểu nhiệm vụ khó khăn liên quan tới nội bộ, cảm nhận ưu tiên, có khả nắm bắt vấn đề lúc có tài giải rắc rối Người tham gia ý kiến có nhiệm vụ giữ vững khích lệ sinh lực đổi tồn nhóm, có ý kiến lạc quan, sinh động, thú vị, mong muốn lắng nghe ý kiến người khác, nhìn vấn đề hội cách tân đầy triển vọng không tai hoạ 3.3 Phát triển nhóm Người lãnh đạo nhóm cần hiểu rõ thành đạt nhóm phụ thuộc hồn tồn vào việc phát triển thành viên Phát triển nhóm : Quan tâm đến việc bồi dưỡng đào tạo thành viên nhóm Giúp họ thăng tiến tay nghề cách phát triển tài tự nhiên tăng cường việc đào tạo, đưa thử thách, mục tiêu thiết thực 14 Phát triển người : Nhóm lớn dễ hốn chuyển, thành viên có nhiều hội phát triển nghề nghiệp việc thay đổi vai trò tăng tiến Mặc dù tăng tiến thường theo chiều thẳng, tay nghề nhóm lại thường tăng tiến theo chiều ngang, nghĩa học hỏi lẫn Cần để thành viên quyền tìm hướng phát triển đừng cản trở họ Xây dựng nghiệp: Dù bạn hay đồng nghiệp việc đến đâu vấn đề thành viên phải biết họ có trách nhiệm hồn tồn nghiệp họ Cần khuyến khích thành viên coi việc làm việc nhóm phần việc thăng tiến, lúc mở hội để học hỏi, giúp họ tiến tới đường nghiệp KẾT LUẬN Kết hợp mơ hình quản lý cá nhân mơ hình làm việc nhóm hiệu đem lại cho doanh nghiệp môi trường làm việc thoải mái, động Qua tạo động lực giúp nhân viên làm việc hiệu quả, tự tin dám tự chịu trách nhiệm với việc làm họ Qua mơ hình này, cơng ty TNHH MTV TM&DV ABC xây dựng đội ngũ nhân viên, chuyên nghiệp, làm việc hiệu Không vây, mô hình giúp cải thiện mối quan hệ nhân viên với lãnh đạo, nhân viên với khách hàng nhân viên với nhân viên Mơ hình xây dựng mối quan hệ thoải mái , tin cậy người với người 15 Hà Nội, tháng - 2012 16 ... án Đổi mơ hình quản lý cá nhân nhóm làm làm việc cho cơng ty TNHH MTV Thương mại Dịch vụ ABC 1.2 Sự cần thiết dự án Chiến lược phát triển công ty xây dựng thương hiệu dựa hình ảnh cơng ty chất... thiện, q gò bó cá nhân gây ức chế cho nhân viên, gây ảnh hưởng tới tâm lý suất lao động nhân viên Bởi vậy, đề án đổi mơ hình quản lý cá nhân làm việc nhóm giúp cơng tác quản lý nhân công ty minh bạch... nghiệp KẾT LUẬN Kết hợp mơ hình quản lý cá nhân mơ hình làm việc nhóm hiệu đem lại cho doanh nghiệp môi trường làm việc thoải mái, động Qua tạo động lực giúp nhân viên làm việc hiệu quả, tự tin dám