Đổi mới mô hình quản lý cá nhân và nhóm làm việc tại phòng kinh doanh điện công ty mua bán điện

ĐỔI MỚI MƠ HÌNH QUẢN LÝ CÁ NHÂN VÀ NHĨM LÀM VIỆC TẠI PHỊNG KINH DOANH ĐIỆN CƠNG TY MUA BÁN ĐIỆN Công ty Mua Bán Điện Mỗi doanh nghiệp phát triển hay tồn ngồi việc có người lãnh đạo giỏi mà có đội ngũ nhân viên lành nghề, chuyên nghiệp Nhưng quan trọng cách thức bố trí cơng việc, xếp người vào đội, nhóm làm việc có hiệu quả.Tơi xin trình bày dự án “Đổi mơ hình quản lý cá nhân nhóm làm việc phòng Kinh doanh điện” – nơi làm việc, nội dung cụ thể sau:  Giới thiệu tổng quan Công ty Mua Bán Điện  Vấn đề tổ chức nhóm làm việc biện pháp giải  Kế hoạch thực dự án I GIỚI THIỆU TỔNG QUAN CÔNG TY MUA BÁN ĐIỆN Quyết định thành lập: (Nguồn: Công ty Mua Bán Điện cung cấp) Công ty mua bán điện (EPTC) đơn vị thuộc Tập đoàn Điện Lực Việt Nam (EVN), thành lập theo định số 1182/QĐ – EVN – HĐQT ngày 31/12/2007 HĐQT Tập đoàn Trụ sở giao dịch: Số Đào Duy Anh, Q.Đống Đa, Thành phố Hà Nội Hiện nay, Cơng ty có chức năng: - Mua điện từ công ty, đơn vị phát điện theo hợp đồng có thời hạn theo thời điểm thị trường phát điện có cạnh tranh - Bán bn điện cho tổng công ty công ty, đơn vị kinh doanh phân phối điện - Xuất nhập điện - Kinh doanh ngành khác mà Pháp luật không cấm Cơ cấu tổ chức EPTC: Hiện tại, Cơng ty EPTC chia làm phòng theo tính chất chức nhiệm vụ phòng sau: - Phòng tổ chức hành – P1 - Phòng kế hoạch – P2 - Phòng giao dịch thị trường – P3 - Phòng kế tốn – P4 - Phòng kinh doanh điện – P5 - Phòng kỹ thuật thơng tin – P6 Tình hình nhân sự: Tổng số cán nhân viên lao động tính đến thời điểm (20/08/2011) là: 186 người Trong đó:  Tiến sỹ : 04 người  Thạc sỹ : 31 người  Đại học : 140 người  Cao đẳng : 02 người  Trung cấp : 01 người  Trung học : 05 người II VẤN ĐỀ TỔ CHỨC CÁC NHÓM LÀM VIỆC VÀ BIỆN PHÁP GIẢI QUYẾT Vấn đề tổ chức nhóm làm việc: Hiện nay, phòng kinh doanh có 46 người, chia làm nhóm làm việc theo mảng cơng việc phòng sau: - Nhóm : Đàm phán hợp đồng mua bán điện – người - Nhóm : Thanh toán xác nhận điện – 15 người - Nhóm : Quản lý đo đếm điện – 18 người - Nhóm : Văn thư lưu trữ - người Các thành viên nhóm có cơng việc riêng chịu đạo trực tiếp từ phó Trưởng phòng Trưởng phòng Qua thực tế làm việc quan sát nhận thấy cách thức phân công việc có số vấn đề sau : - Hiện tại, nhân viên làm việc riêng biệt nên chưa có liên kết với tương trợ cơng việc Khi có vấn đề cần giải nhanh mà liên quan tới nhiều mảng nhân viên lúng túng việc phải phối hợp với ai, Tiến độ giải cơng việc chậm hồn thành Đặc biệt khơng tạo cạnh tranh nhân viên, thúc đẩy nhân viên cố gắng học hỏi nâng cao thân - Do chịu điều hành trực tiếp từ lãnh đạo phòng nên nhân viên dễ rơi vào tình trạng thụ động việc giải vấn đề phát sinh.Đồng thời khối lượng cơng việc lãnh đạo phòng lớn khó khăn việc kiểm tra, kiểm sốt tất cơng việc Việc cập nhật, tổng hợp thơng tin để giải có việc khẩn cấp bị chậm chễ - Do khối lượng cơng việc phòng lớn, nhân viên chưa có liên kết với cơng việc nên lưu trữ tài liệu bị chồng chéo nhau, gây lãng phí thời gian vật chất - Mảng quản lý đo đếm điện Trưởng phòng trực tiếp đạo cắt cử nhân viên cơng tác (mảng cơng việc đòi hỏi bám sát địa bàn) mà không phân chia phụ trách khu vực nên thân người nhân viên khó việc theo dõi tình hình biến động điểm đo đếm điện Biện pháp giải Với thực trạng phòng kinh doanh EPTC, chun viên phòng, tơi có số đề xuất sau: a Chia nhỏ nhóm thành đội nhỏ cụ thể : - Với nhóm Đàm phán hợp đồng mua bán điện nên chia làm đội Đội gồm người phụ trách mảng hợp đồng với nhà máy thủy điện; đội gồm người phụ trách mảng hợp đồng với nhà máy nhiệt điện.Cả hai đội có người đội trưởng phân cơng cơng việc, tổng hợp tồn cơng việc thành viên chịu trách nhiệm báo cáo lãnh đạo phòng phụ trách - Nhóm Thanh tốn xác nhận điện chia làm đội: đội gồm người phụ trách toán điện truyền tải , đội gồm người phụ trách tốn điện tổng cơng ty điện lực; đội gồm người phụ trách toán điện với nhà máy điện; đội có người đội trưởng chịu trách nhiệm phân công, giám sát công việc thành viên, tổng hợp báo cáo lãnh đạo phòng - Nhóm Quản lý đo đếm điện chia làm đội quản lý miền Bắc, Trung Nam Mỗi đội cử người làm đội trưởng chịu trách nhiệm phân công, giám sát công việc thành viên, tổng hợp báo cáo lãnh đạo phòng - Trong đội chia cụ thể quản lý phần công việc - Lãnh đạo phòng chia quản lý nhóm cơng việc Việc chia nhỏ nhóm thành đội nhỏ với mục tiêu phân công phân nhiệm cụ thể cho nhân viên để họ dễ dàng việc theo dõi, tổng hợp công việc giao; tạo cạnh tranh đội; nhân viên phụ trách mảng công việc chủ động có vấn đề phát sinh giảm tải khối lượng cơng việc cho lãnh đạo phòng.Theo đó, lãnh đạo phòng dễ dàng việc quản lý nhân viên, công việc, đặc biệt cập nhật thông tin nhanh chóng, đầy đủ, tổng hợp b Ln phiên cơng việc Trong nhóm có đội nhỏ cơng việc đội tương đồng nhau, định kỳ sau năm đảo vị trí công việc đội cho nhau.Mỗi người chuyên trách theo mảng việc nâng cao tính chuyên nghiệp, đẩy nhanh tốc độ giải cơng việc người nghỉ ốm có việc thời gian dài khơng có người làm thay khơng đảm bảo chất lượng cơng việc Do đó, đảo vị trí cơng việc thành viên nhóm nắm bắt tồn cơng việc nhóm làm thay có người nghỉ Khi đảo vị trí cơng việc, giúp cho ban lãnh đạo nhận định xác lực cá nhân.Các cá nhân cố gắng để hồn thành cơng việc tốt nhất.Điều giúp tăng hiệu cơng việc tăng tính cạnh tranh môi trường làm việc c Tạo liên kết nhóm Nhân viên đội giao phần hành công việc cụ thể : - Nhóm : Giao nhân viên phụ trách hợp đồng Nhà máy điện cụ thể - Nhóm : Giao nhân viên phụ trách tốn điện truyền tải, cơng ty điện lực, nhà máy điện cụ thể - Nhóm : Giao nhân viên phụ trách hồ sơ kỹ thuật nhà máy điện, trạm điện cụ thể Phổ biến phân chia cơng việc cho cá nhân phòng để nhân viên biết mảng công việc liên quan tới đồng nghiệp nào, phụ trách mảng gì.Cả mảng việc liên quan chặt chẽ với nhau, thành viên nhóm tham gia với nhóm khác để hồn thành cơng việc.Khi nắm rõ chức nhiệm vụ cá nhân phòng nhân viên tự biết cần phải lưu trữ hồ sơ, văn bản, chứng từ để tránh trùng gây lãng phí vật chất, thời gian, cơng sức Trong q trình phối hợp làm việc với đồng thời kéo người lại gần hơn, đẩy mạnh văn hóa doanh nghiệp phát triển.Khi môi trường làm việc mà cá nhân cảm thấy thoải mái, gắn kết đại gia đình tạo động lực làm việc lớn, người nhiệt tình giúp đỡ hồn thành cơng việc III KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN Việc thực dự án “Đổi mơ hình quản lý cá nhân nhóm làm việc phòng Kinh doanh điện” dựa sở chức nhiệm vụ phòng Để dự án thực phải có đồng thuận lãnh đạo phòng kết hợp với phòng Tổ chức hành Từ ngày 20 – 27/08/2011: Các lãnh đạo phòng phối hợp với phòng Tổ chức hành bàn bạc thống thực dự án Ngày 29/08/2011: Họp phòng kinh doanh, phổ biến dự án cho toàn thể nhân viên phòng Các nhân viên nghiên cứu đóng góp ý kiến sửa đổi, bổ sung dự án từ ngày 29 – 05/09/2011 Sau ngày 05/09 nhân viên văn thư tổng hợp ý kiến cá nhân phòng để tiến hành họp phòng thống thực dự án Ngày 06 – 30/11/2011: Chạy thử dự án thời gian quý để khắc phục bất cập xảy ra, nhân viên làm quen với mơ hình tổ chức phối hợp làm việc.Trong trình thực chạy thử, cá nhân có quyền đóng góp ý kiến để hồn thiện dự án Từ ngày 01 – 05/12/2011: Tổ chức đánh giá q trình chạy thử dự án.Phòng tổ chức họp thức ban hành cơng văn thay đổi mơ hình tổ chức làm việc Dự án “Đổi mơ hình quản lý cá nhân nhóm làm việc phòng Kinh doanh điện” thành cơng hay khơng phần lớn ý chí, nhiệt huyết lãnh đạo phòng tâm thay đổi Từ đó, phổ biến cho nhân viên dự án, họ truyền cho nhân viên nhiệt huyết với công việc, ý chí thay đổi mơ hình Đó sức mạnh tinh thần cho tập thể Để tăng tính hiệu dự án, ban lãnh đạo cần kết hợp với sách khen thưởng, tổ chức lớp nâng cao nghiệp vụ nội bộ, thi nghiệp vụ giỏi để khích lệ tinh thần, tạo động lực mạnh mẽ cho cán nhân viên làm việc KẾT LUẬN Tóm lại, doanh nghiệp nào, việc tổ chức mơ hình làm việc hiệu công việc vô quan trọng Quản trị hành vi tổ chức môn học lấy trọng tâm người, người vừa cấp quản lý vừa đối tượng quản lý mà người lại luôn thay đổi, luôn phát triển Con người không ngừng học hỏi, cải tiến sáng tạo kỹ thuật, công nghệ tiên tiến để làm cho sản xuất ngày hiệu quả, đời sống ngày nâng cao Chính vậy, doanh nghiệp nói chung EPTC nói riêng, người lãnh đạo phải ln thay đổi tư duy, tìm hình thức, phương pháp, chế quản lý nhằm đem lại hiệu cao quản trị quản trị nhân lực Tài liệu tham khảo: - Gooogle.,com - - Yahoo.com - Bing.com HẾT ... ĐỀ TỔ CHỨC CÁC NHÓM LÀM VIỆC VÀ BIỆN PHÁP GIẢI QUYẾT Vấn đề tổ chức nhóm làm việc: Hiện nay, phòng kinh doanh có 46 người, chia làm nhóm làm việc theo mảng cơng việc phòng sau: - Nhóm : Đàm phán... giá q trình chạy thử dự án .Phòng tổ chức họp thức ban hành cơng văn thay đổi mơ hình tổ chức làm việc Dự án Đổi mơ hình quản lý cá nhân nhóm làm việc phòng Kinh doanh điện thành cơng hay khơng... cơng việc III KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN Việc thực dự án Đổi mơ hình quản lý cá nhân nhóm làm việc phòng Kinh doanh điện dựa sở chức nhiệm vụ phòng Để dự án thực phải có đồng thuận lãnh đạo phòng