Những kĩ năng giao tiếp

Quan sát Giao tiếp là một quá trình hoạt động hai chiều liên quan đến việc gửi đi và nhận về những dấu hiệu. Những người được giao trách nhiệm truyền đạt thông tin phải học

Những kĩ năng giao tiếp

Quan sát

Giao tiếp là một quá trình hoạt động hai chiều liên quan đến việc gửi đi và nhận về những dấu hiệu Những người được giao trách nhiệm truyền đạt thông tin phải học cách tiếp nhận những dấu hiệu nhờ đó họ có thể là người tiên phong thực hiện việc giao tiếp chứ không phải chỉ là người phản ứng trở lại những gì họ được nhận Trong khi giao tiếp, hãy đi vào thế giới của người đối thoại Hãy đọc ngôn ngữ của

cơ thể, âm thanh của giọng nói, những lời nói và cả những sự im lặng

Hỏi những câu hỏi mở

Hãy nhớ rằng, mục đích của bạn là nhận đủ thông tin để bạn có thể làm việc với người khác nhằm giải quyết các vấn đề và tăng cường năng suất làm việc Một câu hỏi Có/ Không (hay một câu hỏi đóng) sẽ chỉ đem lại cho bạn một câu trả lời Có hay Không mà thôi Một câu hỏi được bắt đầu với từ „Tại sao” có thể đặt người khác vào thế phòng thủ Hãy nghĩ về phản ứng của bạn sẽ như thế nào khi được hỏi câu hỏi như „Tại sao bạn lại đến muộn? Tại sao bạn lại hành động như vậy?”

Tích cực lắng nghe và tránh xen vào những vấn đề của người khác

Khá thường xuyên những ý định tốt khiến chúng ta đưa ra cách giải quyết cho những vấn đề của người khác trong khi họ thực sự không muốn nhận lời khuyên, nhưng thay vào đó đơn giản là họ muốn được lắng nghe Những lời bình phẩm như

„Thật đau khổ cho anh Anh trông có vẻ giận dữ Hình như là anh đang cảm thấy chán nản” dường như khá yếu ớt và không mấy hiệu quả nếu bạn quen với việc nói chuyện trực tiếp và đưa ra những mệnh lệnh Nhưng sự đầu tư trước đó sẽ thật đáng giá bởi những kết quả thu được từ việc lắng nghe theo kiểu này Một khi người ta cảm thấy được lắng nghe một cách thực sự, họ sẽ trao cho bạn nhiều thông tin hơn, đó là những gì mà bạn muốn bởi vì nó đem lại cho bạn quyền điều khiển

Điều chỉnh những câu trả lời của bạn bằng việc sử dụng kĩ thuật ngôn ngữ

Bạn cần thiết phải chịu trách nhiệm về những cảm giác của mình Bạn không nên, tôi nhắc lại là không nên, khiển trách nhân viên của bạn chỉ vì những hành động của họ, nhưng bạn sẽ chỉ ra cho họ thấy hành vi của họ ảnh hưởng như thế nào đến cảm giác của bạn Để bắt đầu, hãy nhận xét về những hành động bạn thực sự quan sát được và nói rõ những hậu quả Kết thúc với việc gắn kết nhân viên của bạn với một cách giải quyết vấn đề mang tính hợp tác

Đây là một ví dụ: „Khi anh đưa cho tôi bản báo cáo vào phút cuối cùng (sự thực), tôi cảm thấy rất nản lòng bởi vì tôi phải làm việc một cách vội vã và tôi băn khoăn liệu mình có bỏ qua những lỗi lầm và có kết thúc bằng việc quát mắng anh hay không (đưa ra những hậu quả có tính chất quan trọng với những vấn đề đó) Tôi mong sao anh đưa nó cho tôi sớm hơn một chút (nói rằng bạn muốn hành vi đó thay đổi theo cách „bắt đầu thực hiện a” không cùng với „ngừng làm b” do đó cả hai chúng ta sẽ bớt căng thẳng hơn (khẳng định những lợi ích) Anh nghĩ sao về điều này?”…

Nối kết những câu nói của bạn với ngôn ngữ của cơ thể

Nếu bạn là một người chân thật, ngôn ngữ của cơ thể bạn sẽ khẳng định điều đó Nếu bạn cảm thấy giận dữ và phủ nhận nó, âm thanh giọng nói của bạn có thể đưa bạn đi xa Là một người chân thật, sau đó thực hiện một cuộc kiểm tra cơ thể để chắc chắn rằng những lời nói của bạn phù hợp với những cử chỉ phi lời nói của bạn

Đảm bảo được việc những lời nói của bạn được hiểu đúng

Khi chúng ta nói về những yếu tố được đưa vào nhằm đảm bảo những lời nói ra của bạn được hiểu đúng trong phần trước (Giao tiếp trong nhóm của bạn), có rất nhiều những điều khác mà bạn nên làm để đảm bảo những thông điệp nói của bạn được hiểu đúng hết lần này đến lần khác

Mặc dù có vể như rất rõ ràng và rất đơn giản nhưng những điều này bao gồm:

• Thông điệp của bạn phải rõ ràng

• Có sự chuẩn bị

• Thông điệp của bạn phải đơn giản

• Khi truyền thông điệp cần phải sống động

• Hãy tự nhiên

• Thông điệp phải chính xác

Sự chuẩn bị không được coi trọng Trong thực tế, đó là một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định thành công trong giao tiếp của bạn Nếu có thể hãy chuẩn bị trước thời gian gặp, thời gian nói và diễn thuyết, do vậy hãy cho chính bản thân bạn thời gian cần thiết để chuẩn bị cho việc giao tiếp, hãy để ý đến toàn

bộ quá trình giao tiếp (người truyền đạt thông điệp, nội dung thông điệp, kênh

truyền đạt thông điệp, người tiếp nhận thông điệp, những phản hồi và bối cảnh) Bằng cách chú ý đến từng bước của quá trình và chuẩn bị trên cơ sở đó, bạn sẽ đảm bảo được việc giao tiếp của mình có hiệu quả hơn, được hiểu đúng hơn

Tất nhiên, không phải tất cả việc giao tiếp đều có thể được chuẩn bị trước Trong tình huống này, việc chuẩn bị có nghĩa là bạn hiểu rõ được những gì đang diễn ra

để bạn có thể giao tiếp hiệu quả với nguồn hiểu biết bạn có, cả bằng lời nói và viết

Chuẩn bị: Những gợi ý cho việc suy nghĩ trước:

Hãy tự hỏi những câu hỏi: Ai? Cái gì? Như thế nào? Khi nào? Ở đâu? Tại sao? Bạn đang nói với ai? Niềm hứng thú, những phỏng đoán trước và giá trị của họ là như thế nào? Họ có gì chung với những người khác; họ khác ở điểm nào?

Bạn muốn giao tiếp cái gì? Một trong những cách để trả lời câu hỏi này là tự hỏi chính bạn về “tiêu chuẩn thành công” Làm sao để bạn biết rằng liệu bạn đã giao tiếp thành công cái bạn nghĩ chưa và khi nào thì bạn làm được điều đó?

Bạn làm như thế nào để truyền đạt được tốt nhất thông điệp của mình? Trong

trường hợp này yếu tố ngôn ngữ là rất quan trọng, cũng giống như những yếu tố khác đã nói ở trước Hãy lựa chọn ngôn từ và những yếu tố phi ngôn ngữ khác bạn

có thể sẽ phải sử dụng với người tiếp nhận thông điệp của bạn Hãy chuẩn bị phần

mở đầu, phần thân và phần kết thúc Nếu có thời gian, hãy chuẩn bị cả các dụng cụ

hỗ trợ về nghe nhìn

Khi nào? Vấn đề thời gian là rất quan trọng ở đây Hãy tự rèn luyện cảm giác về thời gian để mọi việc được diễn ra theo đúng sắp xếp của bạn Có những lúc cần phải nói nhưng cũng có những lúc cần phải im lặng “Im lặng đôi khi còn tốt hơn là

nói nhăng nói quậy”

Ở đâu? Bối cảnh tự nhiên của việc giao tiếp trong đầu bạn là gì? Bạn có thể cần có thời gian để thăm quan trước nơi mình sẽ nói và có thể cần phải sắp xếp lại đồ đạc

ở đó Hãy kiểm tra cả khả năng sử dụng các phương tiện nghe nhìn ở đó

Tại sao? Để có thể biến những người nghe thành những người nghe và hiểu, bạn phải biết lý do tại sao họ nên nghe bạn nói - và nếu có thể thì hãy nói điều đó cho

họ Cái gì đã thuyết phục họ nghe bạn Điều này cho người khác thấy được là bạn biết chính bạn cũng hiểu được lý do bạn muốn có sự giao tiếp này - giá trị hay niềm hứng thú mà bạn chuẩn bị nói ra vói họ Hãy luôn chính xác Ngắn gọn Dùng những câu từ ngắn gọn Nếu có thể hãy dùng thêm những ví dụ minh họa ngắn gọn, dễ hiểu

Một cái nhìn sâu hơn về quá trình giao tiếp

Tại sao các kỹ năng giao tiếp lại quan trọng như vậy:

Mục đích của giao tiếp là truyển tải được những thông điệp Đây là quá trình liên quan đến cả người gửi và người nhận thông điệp Quá trình này có khả năng bị mắc lỗi do thông điệp thường được hiểu hoặc dịch sai đi bởi 1 hay nhiều hơn những thành phần khác tham gia vào quá trình này Điều này tạo nên những rối loạn không cần thiết và giảm hiệu quả

Thực tế thì một thông điệp chỉ thật sự thành công khi cả người gửi và người nhận điều lĩnh hội nó theo cùng một cách

Bằng cách truyền đạt được thông điệp của mình đi một cách thành công, bạn đã truyền đi được suy nghĩ cũng như ý tưởng của mình một cách hiệu quả Khi không thành công, những suy nghĩ, ý tưởng của bạn sẽ không phản ánh được những cái

đó của chính bạn, gây nên sự sụp đổ trong giao tiếp và những dào cản trên con đường đạt tới mục tiêu của bạn - cả trong đời tư và trong sự nghiệp

Trong một cuộc điều tra mới đây về những thành viên mới của một công ty với hơn 50000 nhân viên, người ta đã cho rằng kỹ năng giao tiếp là yếu tố mang tính quyết định trong việc tuyển chọn một người quản lý Cuộc điều tra do trường Đại học Thương mại Pittsburgh của đã chỉ ra rằng các kỹ năng giao tiếp bao gồm cả việc trình bày nói và viết cũng như khả năng lam việc với người khác là những yếu

tố chính tạo nên thành công trong nghề nghiệp

Mặc dù càng ngày người ta càng nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của các kỹ năng giao tiếp, nhiều cá nhân vẫn đang chật vật vì điều này, họ không thể trao đổi những suy nghĩ và ý tưởng của họ một cách hiệu quả - cả ở dạng nói hay viết Sự hạn chế này khiến họ gần như không thể thể hiện được hết khả năng của mình trong công việc cũng như không tiến thân được

Truyền đạt được thông điệp của mình là yếu tố tối quan trọng để phát triển Để làm được điều này, bạn phải hiểu thông điệp của mình là gì, đối tượng của thông điệp

đó là ai, và thông điệp đó sẽ được lĩnh hội như thế nào Bạn cũng cần phải cân nhắc bối cảnh xung quanh có thể ảnh hưởng đến việc giao tiếp của mình ví dụ như tình huống thực tế hay bối cảnh văn hóa

Các kỹ năng giao tiếp - Tầm quan trọng của việc loại bỏ những rào cản:

Những rào cản trong giao tiếp có thể phát sinh trong bất kỳ giai đoạn nào của quá

trình giao tiếp (bao gồm người gửi thông điệp, nội dung thông điệp, kênh truyền thông điệp, người nhận thông điệp, và những phản hồi lại thông điệp - xem biểu đồ bên dưới) và có nguy cơ gây nên sự hiểu lầm và lẫn lộn

Chú giải: The Communications Process: Quá trình giao tiếp

Sender: Người gửi thông điệp

Message: Thông điệp

Channel: Kênh truyền thông điệp

Receiver: Người nhận thông điệp

Feedback: Những phản hồi

Context: Bối cảnh

Để giao tiếp có hiệu quả và truyền đạt được thông điệp của mình mà không bị hiểu lầm hay lúng túng, bạn phải cố gắng hạn chế những ảnh hưởng của các rào cản ngay trong mỗi bước của quá trình bằng cách giao tiếp một cách rõ ràng, mạch lạc, chính xác trên cơ sở có chuẩn bị chu đáo Chúng tôi tuân theo các bước sau:

Người gửi

Để trở thành một người giao tiếp tốt, trước tiên bạn phải tạo được cho mình sự tin tưởng Trong lĩnh vực kinh doanh, điều này bao gồm việc thể hiện những hiểu biết của bạn về chủ đề, người tiếp nhận và bối cảnh truyền đạt thồn điệp

Bạn cũng phải biết được người tiếp nhận của mình (những cá nhân hay nhóm người mà bạn muốn truyền đạt thông điệp của mình tới) Việc không hiểu người

mà mình sẽ truyền đạt thông điệp tới sẽ dẫn đến việc thông điệp của bạn có thể bị

hiểu sai

Thông điệp

Tiếp theo, hãy để tâm đến thông điệp của bạn Các hình thức giao tiếp qua viết, nói hay các hình thức khác đều bị chi phối bởi giọng điệu của người truyền đạt thông điệp, tính căn cứ của lý luận, những gì được giao tiếp và những gì không nên được đưa vào, cũng như phong cách giao tiếp riêng của bạn Thông điệp luôn luôn có cả yếu tố trí tuệ và tình cảm trong đó, yếu tố trí tuệ để chúng ta có thể xem xét tính hợp lý của nó và yếu tố tình cảm để chúng ta có thể có những cuốn hút tình cảm, qua đó thay đổi được suy nghĩ và hành động

Kênh truyền đạt thông điệp

Các thông điệp được truyền đạt qua nhiều kênh, nói thì bằng cách gặp mặt đối mặt, gọi điện thoại, gặp qua video; viết thì bằng thư từ, email, bản ghi nhớ hay báo cáo

Người nhận thông điệp

Những thông điệp sau được truyền đạt đến người nhận Không nghi ngờ gì là bạn

sẽ trông chờ ở họ những phản hồi Hãy luôn nhớ là bản thân người nhận thông điệp cũng tham gia vào quá trình này với những ý tưởng và tình cảm có thể làm ảnh hưởng đến cách họ hiểu thông điệp của bạn cũng như cách họ phản hồi lại thông điệp đó Để thành công, bạn cũng nên nghiên cứu trước những yếu tố này để hành động một cách hợp lý

Những phản hồi

Người tiếp nhận sẽ có những phản hồi, bằng lời hay các hình thức khác đối với thông điệp của bạn Hãy chú ý sát sao đến những phản hồi này bởi nó thể hiện rõ ràng nhất việc người tiếp nhận thông điệp có hiểu chính xác thông điệp của bạn hay không

Bối cảnh

Tình huống mà thông điệp của bạn được truyền đi chính là bối cảnh Nó có thể bao gồm yếu tố môi trường xung quanh hay rộng hơn là nền văn hóa (ví dụ như văn hóa nơi làm việc, văn hóa quốc tế, vv.)

Loại bỏ các rào cản trong mỗi bước của quá trình

Để truyền đạt thông tin có hiệu quả, bạn phải cố phá bỏ những rào cản tồn tại trong mỗi bước của quá trình giao tiếp

Hãy bắt đầu với chính thông điệp của bạn Nếu thông điệp của bạn quá dài dòng, không có tổ chức chặt chẽ, hoặc có những thiếu sót thì nó có thể bị hiểu sai hoặc dịch sai Việc sử dụng không tốt ngôn ngữ khi nói cũng như các cử chỉ khi nói cũng có thể gây nên điều tương tự

Những rào cản trong bối cảnh có thể phát sinh do người tiếp nhận đưa ra quá nhiều thông tin trong thời gian quá ngắn Khi có cảm giác như vậy, ít thưòng tốt hơn là nhiều Tốt nhất là hãy chú ý đến yêu cầu về thời gian của người khác, đặc biệt là trong xã hội bận rộn ngày nay Một khi bạn hiểu điều này, bạn phải làm quen để hiểu được nền văn hóa của người tiếp nhận thông điệp, hãy đảm bảo bạn có thể

chuyển đổi và truyền đạt thông điệp của mình tới những người có nền tảng khác nhau, từ những nền văn hóa khác nhau