MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục đích và Phương pháp nghiên cứu 2 3. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu 2 4. Ý nghĩa, đóng góp của đề tài 2 5. Kết cấu bài viết 3 B. NỘI DUNG. 4 Chương I: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA ĐỀ TÀI 4 1. Chất lượng 4 1.1 Khái niệm 4 1.2 Đặc điểm 4 2. Quản lý chất lượng 5 2.1 Khái niệm 5 2.2 Mục tiêu, đối tượng, phạm vi, nhiệm vụ, chức năng 5 2.3 Các nguyên tắc 5 3. Hệ thống quản lý chất lượng 6 3.1 Khái niệm 6 3.2 Vai trò 6 4. Hệ thống quan lý chất lượng theo tiêu chuẩn iso 7 4.1 Khái quát về iso 7 4.2 Hệ thống quản lý chất lượng iso 9001: 2008 7 4.2.1 Khái niệm 7 4.2.2 Các yêu cầu 8 4.2.3 Lợi ích 8 CHƯƠNG II: ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ HÀ NỘI HTD 10 1. Tổng quan về công ty cổ phần đào tạo và phát triển công nghệ hà nội HTD 10 1.1 Giới thiệu chung 10 1.2 sơ đồ cơ cấu tổ chức 12 1.3 hệ thống quản lý chất lượng tại công ty 13 2. Đánh giá thực trạng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng iso 9001:2008 13 2.1 Các thủ tục hoạt động của công ty 22 2.2 Chính sách chất lượng 23 2.3 Hệ thống tài liệu 23 2.4 Quản lý nguồn lực 24 2.5 Khắc phục và cải tiến 24 2.6 Lợi ích khi áp dụng tiêu chuẩn iso 9001 25 2.7 Hạn chế khi áp dụng tiêu chuẩn iso 9001:2008 tại công ty 26 CHƯƠNG III: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ HÀ NỘI HTD 27 1. Cải tiến quy trình xây dựng và thực hiện mục tiêu 27 2. Hoàn thành hệ thống tài liệu 28 3. Hoàn thiện nguồn nhân lực công tác huấn luyện đào tạo 29 4. Xây dựng chỉ tiêu theo dõi 29 5. Hoàn thiện các kỹ thuật thống kê 30 6. Thành lập nhóm lượng 30 7. Ứng dụng các hệ thống quản ly tại công ty 31 KẾT LUẬN 32
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG –––––––––––––––––––––– HỌ VÀ TÊN: LÊ THỊ VÂN BÀI TIỂU LUẬN MƠN: QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG DOANH NGHIỆP LỚP LIÊN THƠNG QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA (2014-2016) CHUN ĐỀ: XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CƠNG TÁC HỒN THIỆN TẠI CƠNG TY CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ HÀ NỘI HÀ NỘI -2016 DANH MỤC VIẾT TẮT BGĐ : Ban giám đốc CBCNV : Cán công nhân viên HTQLCL : Hệ thống quản lý chất lượng MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục đích Phương pháp nghiên cứu .2 Phạm vi đối tượng nghiên cứu .2 Ý nghĩa, đóng góp đề tài Kết cấu viết B NỘI DUNG Chương I: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA ĐỀ TÀI Chất lượng 1.1 Khái niệm .4 1.2 Đặc điểm Quản lý chất lượng 2.1 Khái niệm .5 2.2 Mục tiêu, đối tượng, phạm vi, nhiệm vụ, chức 2.3 Các nguyên tắc .5 Hệ thống quản lý chất lượng 3.1 Khái niệm .6 3.2 Vai trò .6 Hệ thống quan lý chất lượng theo tiêu chuẩn iso .7 4.1 Khái quát iso 4.2 Hệ thống quản lý chất lượng iso 9001: 2008 4.2.1 Khái niệm 4.2.2 Các yêu cầu 4.2.3 Lợi ích CHƯƠNG II: ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ HÀ NỘI HTD 10 Tổng quan công ty cổ phần đào tạo phát triển công nghệ hà nội HTD10 1.1 Giới thiệu chung 10 1.2 sơ đồ cấu tổ chức .12 1.3 hệ thống quản lý chất lượng công ty .13 Đánh giá thực trạng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng iso 9001:2008 13 2.1 Các thủ tục hoạt động công ty 22 2.2 Chính sách chất lượng 23 2.3 Hệ thống tài liệu 23 2.4 Quản lý nguồn lực 24 2.5 Khắc phục cải tiến 24 2.6 Lợi ích áp dụng tiêu chuẩn iso 9001 25 2.7 Hạn chế áp dụng tiêu chuẩn iso 9001:2008 công ty 26 CHƯƠNG III: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ HÀ NỘI HTD .27 Cải tiến quy trình xây dựng thực mục tiêu .27 Hoàn thành hệ thống tài liệu 28 Hồn thiện nguồn nhân lực cơng tác huấn luyện đào tạo 29 Xây dựng tiêu theo dõi .29 Hoàn thiện kỹ thuật thống kê 30 Thành lập nhóm lượng 30 Ứng dụng hệ thống quản ly công ty 31 KẾT LUẬN 32 MỞ ĐẦU Trong mơi trường kinh doanh ngày trở nên khó khăn phức tạp nay, để tồn phát triển cách bền vững đòi hỏi cơng ty phải chuẩn hóa tồn q trình sản xuất từ nguyên liệu đầu vào đến sản phẩm đầu đến tay khách hàng Việc xây dựng hệ thống ISO 9001:2008 công ty Cổ phần Đào tạo phát triển cơng nghệ Hà Nội HTD bước cần thiết giúp công ty phát triền trì hệ thống quản lý chất lượng tồn diên tốt nhất, góp phần nâng cao lực cạnh tranh công ty Với việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO, công ty đạt nhiều thành tựu đáng kể thể việc cơng ty có quy trình chuẩn hóa chất lượng cơng đoạn quy trình cơng việc Doanh số lợi nhuận cơng ty liên tục tăng, quy mô không ngừng mở rộng kể từ thành lập Lý chọn đề tài Xu hội nhập kinh tế quốc tế tạo sức ép cạnh tranh to lớn doanh nghiệp nước Để tồn phát triển, doanh nghiệp Việt Nam phải ln chủ động tìm kiếm giải pháp nhằm nâng cao suất khả cạnh tranh, đáp ứng nhu cầu ngày cao thị trường số giải giải pháp việc áp dụng cơng cụ quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, bật việc triển khai áp dụng hệ thống quản lý chât lượng theo tiêu chuẩn Iso Qua nhiều năm áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO tai Việt Nam, bên cạnh thay đổi theo chiều hướng tích cực cịn tồn nhiều bất cập Đa số doanh nghiệp nhận thấy tầm quan trọng việc áp dụng hệ thống quan lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO triển khai có hiệu Tuy nhiên, trước tâm lý ưa chuộng cấp người Việt Nam, khơng doanh nghiệp cố gắng đạt chứng ISO không thực triển khai dẫn đến hiệu không đạt yêu cầu Ngành du học Xuất lao động chất ngành dịch vụ, sản phẩm người thời gian qua có bước phát triển nhanh chóng, Với hướng đắn công tác quản lý chất lượng, công ty không ngừng phát triển năm qua đạt thành tựu xuất sắc Sau q tình học mơn ISO tìm hiểu thực tế công tác công ty Cổ phần đào tạo phát triển công nghệ Hà Nội HTD chọn đề tài “ Thực trạng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công ty Cổ phần đào tạo phát triển công nghệ Hà Nội HTD” Mục đích Phương pháp nghiên cứu Đề tài làm rõ thực trạng triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 công ty ty Cổ phần đào tạo phát triển cơng nghệ Hà Nội HTD, từ đưa giải phát nhằm nâng cao hiệu thực hiện, đồng thời hồn thiện cơng tác quản lý chất lượng doanh nghiệp Bài viết sử dụng phương pháp nghiên cứu lý thuyết, quan sát thực tiễn phân tích số liệu để đánh giá hiệu quản lý chất lượng công ty cổ phần đào tạo phát triển cơng nghệ Hà Nội HTD, từ đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quản lý Phạm vi đối tượng nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu : Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công ty Cổ phần đào tạo phát triển công nghệ Hà Nội HTD; - Phạm vi nghiên cứu: Hoạt động quản lý chất lượng công ty đào tạo phát triển cơng nghệ Hà Nội HTD Ý nghĩa, đóng góp đề tài Đáp ứng yêu câu đạo Chính phủ, quan quản lý Nâng cao ôn định chất lượng công việc Minh bạch công khai hóa quy trình thủ tục xử lý cơng việc Các quy trình làm việc Tổ chức tiêu chuẩn hóa cách làm việc khoa học hợp lý: Giúp cán nhân viên thực từ đầu cơng việc mình, giúp giảm phiền hà, sai sót chậm chễ giải cơng việc, cung cấp phương tiện huấn luyện nhân viên luân chuyển vị trí làm việc Tạo hội hình thành phong cách làm việc có trách nhiệm chất lượng Tạo nề nếp, quy củ, tiến tới xây dựng nên văn hóa Tổ chức Kết cấu viết Gồm phần chính: - Phần 1: Cơ sở lý luận - Phần 2: Thực trạng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công ty đào tạo phát triển công nghệ Hà Nội HTD - Phần 3: Một số đề xuất nhằm nâng cao hiệu quản ly chất lượng công ty Cổ phần đào tạo phát triển công nghệ Hà Nội HTD B NỘI DUNG CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA ĐỀ TÀI Chất lượng 1.1 Khái niệm Các doanh nghiệp toàn giới, lĩnh vực ngành nghề quan tâm đến chất lượng có nhìn nhận đắn chất lượng Mặc dù có nhiều định nghĩa khác chất lượng năm gần khái niệm chất lượng thống sử dụng rộng rãi định nghĩa tiêu chuẩn quốc tế ISO Có thể nói chất lượng thỏa mãn yêu cầu tất mặt: tính kỹ thuật, tính kinh tế, dịch vụ liên quan tính an toàn 1.2 Đặc điểm Chất lượng sản phẩm tổng hợp đặc tính sản phẩm Đặc tính kỹ thuật: đặc tính đặc trưng tiêu kỹ thuật độ tin cậy, độ xác, độ an tồn… Đặc tính kinh tế: Cơ sở đặc tính kinh tế đặc tính kỹ thuật tổ chức Kỹ thuật tốt tạo cho sản phẩm có độ xác cao, độ tin cậy cao, vận hành tốt phí sản xuất tăng lên chi phí sử dụng thấp Một sản phẩm có chất lượng phải sản phẩm làm thỏa mãn yêu cầu người tiêu dùng Nếu sản phẩm lý nao mà khơng đáp ứng nhu cầu thi coi chất lượng trình độ cơng nghệ để chế tạo sản phẩm đại Đây kết luận then chốt sở để nhà chất lượng định sách chiến lược kinh doanh Chất lượng sản phẩm mang tính tương đối: Do chất lượng đo thỏa mãn nhu cầu mà nhu cầu biến động nên chất lượng luôn biến động theo thời gian, không gian điều kiện sử dụng Chất lượng vừa mang tính cụ thể vừa mang tính trừu tượng, Nhu cầu công bố rõ ràng dạng quy định, tiêu chuẩn có nhu cầu khơng thể miêu tả rõ ràng, người sử dụng có thẻ cảm nhận chúng có phát chúng trình sử dụng, Do chất lượng mang đặc tính tương tự Quản lý chất lượng 2.1 Khái niệm Quản lý chất lượng tập hợp hoạt đông chức quản lý chung xác định sách chất lượng, mục đích, trách nhiệm thực thông qua biện pháp : Lập kế hoạch chất lượng, điều khiển chất lương, đảm bảo chất lượng cải tiến chất lượng khuôn khổ hệ thống chất lượng Như thức chất quản lý chất lượng chất lượng hoạt động quản lý không đơn chất lượng hoạt động kỹ thuật 2.2 Mục tiêu, đối tượng, phạm vi, nhiệm vụ, chức Đối tượng quản lý chất lượng trình, hoạt động, sản phẩm dịch vụ Mục tiêu quản lý chất lượng nâng cao mức thảo mãn sở chi phí tối ưu Phạm vi quản lý chất lượng, Mọi khâu từ nghiên cứu thiết kế triển khai sản phẩm đến tổ chức cung ứng nguyên vật liệu đến sản xuất, phân phối tiêu dùng Nhiệm vụ quản lý chất lượng: Xác định mức chất lượng cần đạt tạo sản phẩm dịch vụ theo tiêu chuẩn đề Cải tiến để nâng cao mức phù hợp nhu cầu Các chức quản lý chất lượng: Lập kế hoạch chất lượng, tổ chức thể hiện, kiểm tra kiểm soát chất lượng, điều chỉnh cải tiến chất lượng 2.3 Các nguyên tắc Định hướng khách hàng Cam kết lãnh đạo Sự tham gia người Quan điểm q trình Tính hệ thống Cải tiến liên tục Quyết định dựa kiện Quan hệ hợp tác có lợi với người cung ứng Hệ thống quản lý chất lượng 3.1 Khái niệm Để cạnh tranh điều kiện nay, tổ chức phải đạt trì chất lượng Muốn tổ chức phải có chiến lược, mục tiêu đắn.Từ có sách hợp lý, tổ chức cung cấp nguồn lực phù hợp để xây dựng nên thể thống quản lý tốt vấn đề chất lượng - HTQLCL hệ thống tập hợp tất phận, trình, bao gồm nhiều hoạt động liên quan, tác động lẫn để thực mục tiêu chung tổ chức định hướng kiểm soát chất lượng Hệ thống quản lý chất lượng tổ chức có nhiều phận hợp thành, phận có quan hệ mật thiết tác động qua lại với 3.2 Vai trò Một HTQLCL xây dựng hoạt động tốt mang lại số lợi ích sau: - Kiểm soát tốt hoạt động tổ chức từ đầu vào đến đầu theo mục tiêu chung tổ chức, doanh nghiệp, hay nói cách khác HTQLCL giúp cho việc quản lý doanh nghiệp, tổ chức thống nhất, đồng - Khi HTQLCL kiểm soát hoạt động tốt tạo sản phẩm, dịch vụ có chất lượng với chi phí thấp nhất, an toàn - Mặt khác, HTQLCL giúp doanh nghiệp, tổ chức liên tục cải tiến làm cho sản phẩm, dịch vụ có khả cạnh tranh cao thỏa mãn nhu cầu khách hàng - HTQLCL dựa mục tiêu chung phịng ngừa, kiểm sốt cơng cụ, giúp doanh nghiệp dự báo hạn chế biến động ngồi đơn vị Và đặc biệt lơi người doanh nghiệp tham gia - Ngoài ra, HTQLCL hoạt động tốt biện pháp thúc đẩy kinh tế phát triển, ổn định xã hội góp phần bảo vệ mơi trường bền vững TT Trình tự Trách nhiệm Lập đề nghị tuyển dụng Trưởng phòng/ phận đề nghị Thời Phụ lục/ gian Biểu mẫu BM.HCNS.02.0 ngày Phê duyệt Ban lãnh đạo Tìm kiếm ứng viên Trưởng phòng/ phận đề nghị Phòng HCNS Trưởng phòng/ Phỏng vấn Tiếp nhận, thử việc ngày 10 ngày BM.HCNS.02.0 BM.HCNS.02.0 BM.HCNS.02.0 phận đề nghị 01 Phòng HCNS ngày Ban lãnh đạo (nếu cần) Phòng HCNS BM.HCNS.02.0 Trưởng phòng/ 01 phận đề nghị ngày BM.HCNS.02.0 Ban lãnh đạo Kế hoạch, chương trình thử việc Trưởng phịng/ 01 phận đề nghị ngày Trưởng phòng/ Đánh giá thử việc phận đề nghị 05 Trưởng phòng HCNS ngày Phòng HCNS Trưởng phòng/ phận đề nghị Lưu hồ sơ BM.HCNS.02.0 Ban lãnh đạo Tiếp nhận thức BM.HCNS.02.0 BM.HCNS.02.0 BM.HCNS.02.0 01 ngày BM.HCNS.02.1 Phòng HCNS 19 5.2 Diễn giải: Bước 1: Lập đề nghị tuyển dụng - Căn vào yêu cầu công việc, thay đổi nhân Trưởng phòng/bộ phận xác định đề xuất nhu cầu nhân lập phiếu đề xuất tuyển dụng nhân lực theo biểu mẫu đề nghị tuyển dụng có kế hoạch nhận năm phát sinh định biên nhận Bước 2: Phê duyệt - Trưởng phịng/ phận trình tổng giám đốc xem xét, phê duyệt thơng qua phịng HCNS - Trưởng phịng HCNS đối chiếu định biên nhân số nhân có để tham mưu cho tổng giám đốc đề nghị tuyển dụng vòng 01 ngày kể từ nhận đề nghị tuyển dụng - Tổng giám đốc phê duyệt đề nghị tuyển dụng chậm sau 01 ngày kể từ nhận đề nghị từ phòng HCNS Trường hợp tổng giám đốc không phê duyệt đề nghị phịng HCNS trả lại đề nghị cho Trưởng phòng/ phận đề nghị tuyển dụng có ý kiến tổng giám đốc Bước 3: Tìm kiếm ứng viên Ngay sau đề xuất tuyển dụng nhân tổng giám đốc phê duyệt, phòng HCNS tập hợp thơng báo tuyển dụng để tìm kiếm ứng viên thông qua phương án sau: - Thông báo nội - Đăng tuyển Internet - Qua trung tâm tư vấn giới thiệu việc làm - Hội chợ việc làm - Qua giới thiệu: thư giới thiệu giới thiệu trực tiếp Bước 4: Phỏng vấn - Sau 10 ngày kể từ đăng tuyển, vào hồ sơ ứng viên nhận được, nhân viên HCNS lọc hồ sơ đạt tiêu chí tuyển dụng theo đề nghị Lập danh sách vấn kèm theo hồ sơ ứng viên xếp thời gian vấn gửi cho trưởng phòng/bộ phận liên quan, trưởng phịng HCNS, Ban lãnh đạo thơng báo thời gian vấn cho ứng viên qua điện thoại, email - Đối với vị trí nhân viên, Trưởng phòng/bộ phận trưởng phòng HCNS 20 vấn, cho ứng viên làm kiểm tra chuyên môn, kỹ máy tính (nếu cần), tiếng Nhật (nếu cần) buổi vấn - Tìm hiểu thu nhập ứng viên, phổ biến sách cơng ty với ứng viên, thỏa thuận với ứng viên ghi rõ phiếu đánh vấn - Nhân viên HCNS tập hợp kết vấn báo cáo ban lãnh đạo - Đối với vị trí ban lãnh đạo cần vấn thêm, nhân viên HCNS xếp lịch vấn vòng để ban lãnh đạo vấn đánh giá đưa định cuối - Đối với vị trí quản lý, ban lãnh đạo vấn định tuyển dụng Bước 5: Tiếp nhận thử việc - Chậm 02 ngày sau có kết vấn, Nhân viên HCNS gửi thư mời nhận việc mời ứng viên đến bổ sung đủ hồ sơ theo danh mục hồ sơ nhân - Lập phiếu tiếp nhận nhân trình ký xác nhận việc tuyển dụng ký duyệt đầy đủ theo mẫu phiếu tiếp nhận nhân Phiếu tiếp nhận nhân hợp lệ tổng giám đốc phê duyệt - Sau phiếu tiếp nhận nhân phê duyệt, Nhân viên HCNS liên lạc với ứng viên thông báo ngày bắt đầu làm việc Trực tiếp giới thiệu nhân tới phận thông qua email - Cập nhập thông tin nhân vào danh sách nhân - Trưởng phòng/bộ phận lập đề nghị mua sắm cung cấp trang thiết bị, sở vật chất cho nhân viên tiếp nhận - Ngày nhân đến làm việc, Nhân viên HCNS có trách nhiệm hướng dẫn nội quy quy định công ty, hướng dẫn nhân viên nội dung cần thiết phát sinh trình làm việc Đề nghị nhân viên ký vào danh mục quy định nội dung phổ biến, hướng dẫn - Trưởng phòng/ phận hướng dẫn nhân viên gửi thư chào tới toàn thể CBNV để làm quen cung cấp thông tin liên lạc cần thiết - Thời gian thử việc nhân 01 02 tháng kể từ ngày nhận việc - Nhân viên HNCS phối hợp với phòng ban để xếp, cấp phát trang thiết bị cần thiết cho Nhân viên Lập phiếu bàn giao tài sản cho nhân viên tiếp nhận thử việc Bước 6: Kế hoạch thử việc: 21 - Trưởng/phụ trách phòng ban tiếp nhận nhân mới, lập kế hoạch, nội dung thử việc cho nhân viên tùy theo vị trí cơng việc gửi cho Ban lãnh đạo phịng HCNS để theo dõi có đánh giá thử việc Bước 7: Đánh giá kết thử việc - Trong thời gian thử việc, Trưởng/phụ trách Phòng ban tiếp nhận phối hợp với phòng HCNS để hỗ trợ giám sát nhân viên thử việc, hai bên (Nhân viên công ty) khơng hài lịng cơng việc, có quyền u cầu chấm dứt thử việc trước thời hạn - Trước hết hạn thử việc 05 ngày (Không kể ngày nghỉ), nhân viên thử việc làm báo cáo thử việc theo biểu mẫu gửi trưởng phận - Phòng HC-NS yêu cầu nhân viên làm kiểm tra hiểu biết công ty, nội quy, quy định công ty để có kết đánh giá xác - Trưởng/ phụ trách phòng ban đánh giá kết công việc nhân viên theo biểu mẫu đánh giá kết thử việc gửi phiếu đánh giá báo cáo thử việc nhân viên phòng HCNS trước ngày hết hạn thử việc 02 ngày Nếu trưởng phòng/bộ phận gửi đánh giá nhân viên muộn chịu trách nhiệm với phát sinh liên quan đến việc chậm tiếp nhận thức nhân - Trong trường hợp có đề xuất gia hạn thử việc thời hạn khơng q 30 ngày Hết thời hạn kết thử việc không đạt yêu cầu cơng ty chấm dứt thử việc với nhân viên - Trong trường hợp chấm dứt thử việc Nhân viên thử việc không đáp ứng yêu cầu phịng nhân phải phối hợp với Phịng Kế tốn để tính tốn lương, chế độ khác (nếu có) cho Nhân viên thử việc Bước 8: Tiếp nhận thức - Sau có đánh giá thử việc phê duyệt, trường hợp tiếp nhận thức, phịng HCNS lập hợp đồng lao động, riêng vị trí quản lý phải lập thêm định bổ nhiệm chức vụ - Khi chuyển hợp đồng lao động cho nhân ký, Nhân viên HCNS có trách nhiệm đề nghị nhân đọc kỹ hợp đồng lao động, giải thích rõ nội dung hợp đồng cho nhân hiểu rõ trước ký - Trưởng phận tiếp nhận nhân lập đề nghị cấp đồng phục cho nhân viên Bước 9: Lưu hồ sơ 22 - Kết thúc trình tuyển dụng, Nhân viên HCNS có trách nhiệm hồn tất thủ tục tuyển dụng lưu hồ sơ nhân - Các hồ sơ đưa vào Hồ sơ cá nhân người lao động Phòng HC-NS lưu suốt thời gian người lao động làm việc Công ty HỒ SƠ LƯU ST T Văn lưu Trách nhiệm lưu Thời Hình thức gian lưu lưu Đề nghị tuyển dụng PHỤ LỤC/ BIỂU MẪU TT 10 Mã biểu mẫu BM.HCNS.02.01 BM.HCNS.02.02 BM.HCNS.02.03 BM.HCNS.02.04 BM.HCNS.02.05 BM.HCNS.02.06 BM.HCNS.02.07 BM.HCNS.02.08 BM.HCNS.02.09 BM.HCNS.02.10 Tên Biểu mẫu 2.1 Các thủ tục hoạt động công ty Theo yêu cầu tieu chuẩn xây dựng ISO 9001:2008, công ty ban hành áp dụng tài liệu sau đây: Chính sách chất lượng 23 Mục tiêu chất lượng công ty mục tiêu chất lượng cấp phòng ban Sổ tay chất lượng Thủ tục xử lý khiếu nại Thủ tục hành động khắc phục Thủ tục kiểm soát quy trình sai hỏng Ngồi thủ tục bắt buộc nhu theo yêu cầu cua tiêu chuẩn công ty xây dựng áp dụng thêm thủ tục, hướng dẫn công việc lập hồ sơ cần thiết nhằm đảm bảo hệ thống quản lý có hiệu lực hiệu 2.2 Chính sách chất lượng Công ty Cổ phần Đào tạo phát triển cơng nghệ Hà Nội HTD xây dựng sách chất lượng môi trường theo tiêu chuân 9001: 200 phù hợp với hoạt động công ty Cung cấp sản phẩm dịch vụ tốt đến khách hàng đáp ứng bên liên quan Thường xuyên xem xét nguồn lực, đào tạo nhân viên, sử dụng hiệu quả, tiết kiệm Nỗ lực hoàn thành mục tiêu chất lượng , đồng thời điều chỉnh phù hợp với yêu cầu thực tế Duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế 9001: 2008 2.3 Hệ thống tài liệu Sổ tay chất lượng tài liệu mơ tả tồn hệ thống quản lý chât lượng cong ty, công bố cam kết giá đốc việc đáp ứng yêu cầu khách hàng, tài liệu giới thiệu q trình cơng việc quan hệ chúng toan hệ thống Đối với trình , sổ tay chất lượng giới thiệu sách cơng ty sử dụng, viện dẫn tài liệu liên quan chuẩn mực việc kiể soát hoạt động trinh Đối tượng sử dụng sổ tay chất lượng Ban lãnh đạo cán phòng ban cơng ty Các quy trình sử dụng dạng văn mơ tả cách thức biện pháp trình 24 tự thực , kiểm sốt q trình hoạt động sản xuất kinh doanh có liên quan trục tiếp tới yêu cầu ISO 9001: 2008 Đôi tượng sử dụng tài liệu cán nhân vien người trực tiếp thi hành công việc mà tài liệu quy định Các tài liệu hỗ trợ bao gồm: Các quy định hướng dẫn cách thức làm việc cơng ty Các tài liệu bên ngồi, TCVN, tiêu chuẩn IS, tiêu chuẩn nước ngòi, quy định pháp lý nhà nước liên quan tới hoạt động công ty Các hồ sơ theo yêu cầu tiêu huẩn ISO 9001: 2008 hoạt động khác Các tài liwwuj hệ thốn qunr lý chất lượng người có thâm quyền xem xét phê duyệt trước ban hành, cập nhật vào danh mục tài liệu photo phân phối đến phòng ban sử dụng thông qua sổ phân phối tài liệu Tất hồ sơ theo yêu cầu ISO ghi nhận lưu trữ Hồ trưởng phận liên quan xác nhận thong qua anh mục hồ sơ, nêu rõ phương pháp lập thư mục, thời gian lưu trữ, Người chịu trách nhiệm lưu giữ hồ sơ dduwoj hướng dẫn cách thức quản lý cho truy cập dê dàng nhanh chóng tránh mát hư hỏng 2.4 Quản lý nguồn lực Công ty xem xét , xác định cung cấp nguồn lực cần thiết cho hoạt động Những người thực công việc ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm có lực sở đào tạo có kỹ kinh nghiệm thích hợp Công ty soạn thảo bn hành mô tả công việc, tài liệu liên quan đến trách nhiệm nhân viên với công ty, triển khai khóa huấn luyện đào tạo định hướng, truyền đạt qua phương tiện thông tin mạng xã hội … 2.5 Khắc phục cải tiến Tất khơng phù hợp tìm thấy quy trình yêu cầu khắc phục phòng ngừa để đảm bảo điều khơng lặp lại ngăn 25 ngừa xuất chúng Công ty đề đầy đủ quy trình khắc phục, phịng ngừa cải tiến sản phẩm q trình sản xuất Cơng ty ln tìm hội nâng cao tính hiệu lực hệ thống quản lý chất lượng thông qua việc sử dụng sách chất lượng, mục tiêu chất lượng kết đánh giá, việc phân tích giữ liệu hành động khắc phục va phòng ngừa xem xét kỹ lưỡng lãnh đạo cơng ty 2.6 Lợi ích áp dụng tiêu chuẩn iso 9001 Giúp cho công ty nâng cao hình ảnh y tín khách hàng, đối tác tất bên liên quan, điều góp phần rât lớn vào việc xây dựng cho công ty thương hiệu mạnh Thúc đẩy hiệu làm việc phòng ban, phận cơng ty Khi áp dụng ISO 9001:2008 phịng ban thiêt lập mục tiêu theo định hướng Ban giám đốc công ty, mục tiêu năm sau phải cao năm trước điều buộc phòng ban phận phải nỗ lực làm việc hiệu ngày để đạt mục tiêu Nâng cao tinh thần trách nhiệm nhân viên nhờ hiểu rõ đóng góp mục tiêu chất lượng Mỗi người nhân viên biết tầm quan trọng cơng việc đảm nhận cảm thấy có trách nhiệm cơng việc Trách nhiệm quyền hạn cho nhân viên xác định rõ ràng cơng bố rộng rãi tồn cơng ty giảm nhiều tình trạng đùn đẩy công việc trách nhiệm lẫn Tất vấn đề phát sinh phải ghi nhận lại, sau cơng ty phải phân tích tìm nguyên nhân để đề biện pháp khắc phục để vấn đề không lăp lai lần với nguyên nhân cũ Năng lực nhân viên công ty ngày nâng cao hơn, nhân viên xác định kỹ kinh nghiệm, trình độ tối thiểu cần phải có để đảm nhận cơng việc, nhân viên chưa đạt yêu cầu đào tạo huấn luyện để nhân viên có đủ lực thực tốt công việc Giảm tối đa sai sót cơng việc việc phức tạp có hướng dẫn cơng việc, tất nhân viên tham gia công việc dều phải đọc làm 26 theo quy trình/ hướng dẫn cơng việc đó, nhờ cậy cơng việc có tính chuẩn hóa cao Nhân viên dễ dàng tiếp nhận cơng việc Công ty dễ dàng đào tạo nhân viên thời gian để đào tạo nhờ tất cơng việc dều có quy trình, hướng dẫn cơng việc Tất cơng việc kiểm soát quản lý chặt chẽ, lực nhân viên đồng ngày nâng cao 2.7 Hạn chế áp dụng tiêu chuẩn iso 9001:2008 cơng ty Chính sách chất lượng mục tiêu chất lượng chưa truyền đạt thấu hiểu tất cấp Quy trình xây dụng thực mục tiêu không tốt, chủ yếu dựa vào cảm tính Nhiều tài liệu, biểu mẫu ban hành lâu không sử dụng lỗi thời không hủy bỏ hay câp nhật Chưa áp dụng mạnh kỹ thuật thống kê để phân tích liệu Một số nhân viên đặc biệt nhân viên chưa nhận thức đầy đủ lợi ích hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 27 CHƯƠNG III: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ HÀ NỘI HTD Cải tiến quy trình xây dựng thực mục tiêu Quản lý chất lượng công việc vô quan trọng cần thiết tổ chức, công ty Đặc biệt doanh nghiệp san xuất để tạo uy tín thương hiệu lâu dài mãi Nhằm đảm bảo cam kết sách chất lượng công việc thực thi đồng thời tăng tính hiệu lực hiệu mục tiêu chất lượng, Quá trình xây dựng triển khai thực mục tiêu thực theo quy trình: Từ quy trình nhậ thấy mục tiêu chất lượng công ty xác định hàng năm dựa vào nhiệm vụ giai đoạn kết hoạt động thực tế 28 dựa mục tiêu nà phận xây dựng mục tiêu cho phận đưa kế hoạch thực hàng tháng/quý phận Quá trình triển khai mục tiêu thực phải tuân thủ theo chu trình Deming Hoàn thành hệ thống tài liệu Cần thường xuyên xem xét lại quy trình làm việc thủ tục, biểu mẫu nhằm loại bỏ biểu mẫu, thủ tục lỗi thời, phức tạp rườm rà, không mang lai giá trị cho công ty Thường xuyên liên tục cập nhật quy trình làm việc để kịp thời phát bước thừa, không hiệu Đông thời áp dụng quy trình sản xuất đơn giản nhằm phối hợp hiệu phòng ban để cải tiến đổi cơng viêc cho phù hợp với thời kì Tổ chức huấn luyện đào tạo để đảm bảo cho người cơng ty tn thủ quy trình, thủ tục Duy trì việc cập nhật hệ thống tài liệu website nội công ty để phân phối cho tất phận quy mối đồng thời thông báo thay 29 đổi hệ thống tài liệu buổi họp giao ban đầu quý Lập kê hoạch hỗ trợ giám sát tình hình áp dụng tài liệu phận Hồn thiện nguồn nhân lực cơng tác huấn luyện đào tạo Trong tổ chức, người ln ln đóng vai trị quan trọng tạo nên thành cơng hay thất bại Chính vậ cơng ty cần đào tạo ban lãnh đạo xuất sắc, đội ngũ nhân viên lành nghề tận tâm công viêc, hiểu tầm quan trọng xin đề xuất số ý kiến hoàn thiện nhân lực công ty Cổ phần Đào tạo phát triển công ngệ Hà Nội HTD + Tuyên truyền sâu rộng mạnh mẽ văn hóa cơng ty để truyền lửa tinh thần cho ban lãnh đạo, đội ngũ công nhân + Thường xuyên nâng cao nhận thức toàn công ty việc thiết lập áp dụng hệ thống quản lý chất lượng + Tổ chức hoạt động đánh giá hiệu công việc, làm sở cho hoạt động đào tạo, tuyển dung, khen thưởng, kỉ luật + Thường xuyên có buổi trao đổi, thảo luận sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, tăng cường thông tin, tuyên truyền bảng biểu, băng rôn để người công ty nắm rõ thực mục tiêu sách đề + Thực đào tạo từ đầu giúp nhân viên có nhận thức vấn đề quản lý chất lượng, giúp hạn chế rủi ro xảy từ nâng cao xuất chất lượng công việc + Quản lý trực tiếp việc tổ chức huấn luyện, hướng dẫn nơi làm việc, mô tả công việc cho nhan viên mới, hướng dẫn cách sử dụng phân mềm, công cụ hô trợ cho công việc, phân công người hướng dẫn trực tiếp công việc hàng ngày giúp nâng cao suất công việc + Cần có cách thức đào tạo có quy định mới, đồng thời ln giải đáp thắc mắc cho cơng nhân mục tiêu chung + Sau lần đào tạo cần đánh giá lại để sửa đổi đào tạo lại Xây dựng tiêu theo dõi Một yếu tố nhằm đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng đạt 30 hiệu cao việc đưa chi tiêu cần có hệ thống đánh giá mức độ đạt tiêu Q trình Mục tiêu Chỉ tiêu/ Tần Yêu cầu suất, Thực Kiểm tra đánh giá Bảng theo dõi trình thực mục tiêu Hoàn thiện kỹ thuật thống kê Để đưa định đắn có hiệu lực cần phải dựa tren việc phân tích liệu thông tin Đối với định liên quan tới chất lượng ta cần phải xác định đúng, rõ ràng nguyên nhân yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng, xem xét yếu tố kiểm sốt được, phân tích định có liên quan đến yếu tố đầu vào Quy trình phân tích liệu đề xuất cơng ty gồm có bước + Thu thập số liệu + Sử lý số liệu + Nhận xét kết + Đưa thơng tin xử lý, phân tích Thành lập nhóm lượng Để tìm nguyên nhân đưa biện pháp nhằm nâng cao hiệu công việc, nhóm chất lượng cần phải đào tạo cách sử dụng kỹ thuật công cụ quản lý chất lượng biểu đô Pareto, biểu đồ xương cá, chu trinhg PDCA, lưu đồ…vệc đào tạo ban đầu có thẻ người công ty am hiểu lĩnh vực mời chuyên gia hướng dẫn Cần đua mục tiêu hoạt động rõ ràng cụ thể, liên tục cập nhật kiên thức quản trị chất lượng, giao việc người thời điểm, nhiệm vụ hướng dẫn nhóm nhằm đảm bảo việc thực thi đắn nhóm chất luowngjm nhiên cần tránh lý dẫn đến hoạt động hiệu nhóm chất lượng như: - Thành viên nhóm chất lượng nhiệt tình khơng hiểu rõ đầy đủ nhiệm vụ ki thuật, kỹ thực cong việc - Ban lãnh đạo thiếu quan tâm cởi mở 31 - Nhóm lớn nhỏ - Giao công việc không phù hợp không lúc Nhóm chất lượng hoạt động theo trình tự: - Đưa vấn đề - Ban lãnh đạo chấp nhận xem xét, theo dõi - Báo cáo với lãnh đạo - Phân tích vấn đề, dự án - Triển khai cách giải Ứng dụng hệ thống quản ly công ty Ứng dụng hệ thống công nghệ thô tin vào công tác quản lý như: ERP ( Enterprise Resource Planning) Phát triển chương trình Kaizen… 32 KẾT LUẬN Trong môi trường kinh doanh ngày trở lên khó khăn phức tạp để tồn phát triển bền vững địi hỏi ty cần phải chuẩn hóa tồn quy trình mình, việc xây dựng hệ thống ISO 9001:2008 bước cần thiết giúp cơng ty phát triển trì hệ thống quản lý chất lượng tồn diện tốt nhất, góp phần nâng cao lực cạnh tranh công ty Với việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO, công ty đa đạt nhiều thành tự đáng kể thể chỗ cơng ty có quy trình chuẩn hóa cơng đoạn quy trình làm việc để đạt hiểu tối đa công việc Doanh số lợi nhuận công ty liên tục tăng, quy mô không ngừng mở rộng kể từ thành lập Tuy nhiên bên cạnh thành tựu mà hệ thống quản lý chất lượng ISO mang lại cịn nhiều hạn chế cần phải khắc phục, thơng qua phân tích giai pháp thực trạng thấy việc áp dụng tiêu chuẩn nhiều vấn đề quy trình, thu tục chưa chuyên nghiệp, hồ sơ giấy tờ cịn rườm rà nặng nề, đơi lúc quy trình cịn chồng chéo lên nhau… Do để việc áp dụng tiêu chuẩn cho kết cách hồn hảo cơng ty nên thường xun nâng cao hiệu lực hệ thống 33 ... 9001:2008 công ty 26 CHƯƠNG III: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ HÀ NỘI HTD .27 Cải tiến quy trình xây dựng thực... CHƯƠNG II: ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ HÀ NỘI HTD 10 Tổng quan công ty cổ phần đào tạo phát triển công. .. lượng CHƯƠNG II: ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ HÀ NỘI HTD Tổng quan công ty cổ phần đào tạo phát triển công nghệ