Thực tế phân công công việc trong công ty TNHH sản xuất thực phẩm Thanh HOA

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu 1 3. Bố cục đề tài 1 PHẦN NỘI DUNG 2 Chương 1. MỘT SỐ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC 2 1. Khái niệm Phân công công việc 2 2. Vai trò của Phân công công việc 3 2.1. Đối với nhà quản lý 3 2.2. Đối với tập thể 3 2.3. Đối với nhân viên thực hiện 3 3. Cơ sở phân công công việc 4 3.1. Phân công công việc theo vị trí pháp lý và thẩm quyền của cơ quan, đơn vị đó 4 3.2. Phân công theo khối lượng và tính chất công việc 4 3.3. phân công công việc theo số lượng biên chế và tổ chức bộ máy của cơ quan, tổ chức 5 4. Quy trình phân công công việc 6 4.1. Nhận dạng công việc 6 4.2. Đối chiếu năng lực thực hiện công việc 6 4.3. Ráp nối công việc với con người 7 5. Nguyên tắc phân công công việc 7 5.1. Nguyên tắc ấn định điều kiện cho cho chức năng, nhiệm vụ 7 5.2. Nguyên tắc đúng việc, đúng năng lực 8 5.3. Nguyên tắc phân chia chức năng, nhiệm vụ có tính đồng nhất 8 5.4. Nguyên tắc cân bằng về chức năng và nhiệm vụ 8 5.5. Nguyên tắc tạo ra sự ổn định tránh lãng phí 8 6. Các kiểu phân công công việc 9 6.1. Phân công theo chuyên môn hóa 9 6.2.Phân công công việc theo tiêu chuẩn và định mức cụ thể 9 6.3. Phân công công việc dựa trên trách nhiệm được giao và năng lực của nhân viên 9 Chương 2. LIÊN HỆ THỰC TIỄN CÔNG TÁC PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THỰC PHẨM THANH HOA 10 1. Lịch sử hình thành và phát triển Công ty TNHH sản xuất thực phẩm Thanh Hoa 10 1.1. Giới thiệu về Công ty TNHH sản xuất thực phẩm Thanh Hoa 10 1.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty TNHH sản xuất thực phẩm Thanh Hoa 11 2. Thực trạng công tác phân công công việc tại công ty TNHH sản xuất thực phẩm Thanh Hoa 11 Chương 3. ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC 14 1. Nhận xét 14 2. Một số ý kiến đóng góp nhằm nâng cao công tác phân công công việc đạt hiệu quả 14 KẾT LUẬN 16 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 17

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Phạm vi và đối tượng nghiên cứu 1

3 Bố cục đề tài 1

PHẦN NỘI DUNG 2

Chương 1 MỘT SỐ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC 2

1 Khái niệm Phân công công việc 2

2 Vai trò của Phân công công việc 3

2.1 Đối với nhà quản lý 3

2.2 Đối với tập thể 3

2.3 Đối với nhân viên thực hiện 3

3 Cơ sở phân công công việc 4

3.1 Phân công công việc theo vị trí pháp lý và thẩm quyền của cơ quan, đơn vị đó 4

3.2 Phân công theo khối lượng và tính chất công việc 4

3.3 phân công công việc theo số lượng biên chế và tổ chức bộ máy của cơ quan, tổ chức 5

4 Quy trình phân công công việc 6

4.1 Nhận dạng công việc 6

4.2 Đối chiếu năng lực thực hiện công việc 6

4.3 Ráp nối công việc với con người 7

5 Nguyên tắc phân công công việc 7

5.1 Nguyên tắc ấn định điều kiện cho cho chức năng, nhiệm vụ 7

5.2 Nguyên tắc đúng việc, đúng năng lực 8

5.3 Nguyên tắc phân chia chức năng, nhiệm vụ có tính đồng nhất 8

5.4 Nguyên tắc cân bằng về chức năng và nhiệm vụ 8

5.5 Nguyên tắc tạo ra sự ổn định tránh lãng phí 8

6 Các kiểu phân công công việc 9

6.1 Phân công theo chuyên môn hóa 9 6.2.Phân công công việc theo tiêu chuẩn và định mức cụ thể 9 6.3 Phân công công việc dựa trên trách nhiệm được giao và năng lực của nhân viên 9

Chương 2 LIÊN HỆ THỰC TIỄN CÔNG TÁC PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THỰC PHẨM THANH HOA 10

1 Lịch sử hình thành và phát triển Công ty TNHH sản xuất thực phẩm Thanh Hoa 10 1.1 Giới thiệu về Công ty TNHH sản xuất thực phẩm Thanh Hoa 10 1.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty TNHH sản xuất thực phẩm Thanh Hoa .11

2 Thực trạng công tác phân công công việc tại công ty TNHH sản xuất thực phẩm Thanh Hoa 11

Chương 3 ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC 14

1 Nhận xét 14

2 Một số ý kiến đóng góp nhằm nâng cao công tác phân công công việc đạt hiệu quả 14

KẾT LUẬN 16 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 17

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Quản trị là một trong những hoạt động tất yếu khách quan không thể thiếu được trong xã hội loài người đặc biệt là trong quá trình sản xuất kinh doanh của các tổ chức doanh nghiệp Trong kinh doanh quản trị đóng vai trò quan trọng, bởi không một cơ quan, tổ chức nào hoạt động và phát triển mà không được quản trị một cách khoa học và hợp lý

Với nhịp độ phát triển kinh tế cùng tốc độ phát triển không ngừng của khoa học công nghệ khiến cho hoạt động quản trị tại các cơ quan, tổ chức doanh nghiệp ngày càng quan trọng, và cấp thiết hơn bao giờ hết Để có thể quản trị tốt một tổ chức dù lớn hay nhỏ bao giờ nhà quản trị đều phải có sự phân công công việc một cách khoa học, phân bổ hợp lý các nguồn lực nâng cao năng xuất chất lượng công việc góp thành công chung của tổ chức Với vai trò quan trọng như thế, để tìm hiểu sâu vấn đề này đã đưa em đối với đề tài ''thực tế phân công công việc trong công ty TNHH sản xuất thực phẩm Thanh HOA'' nhằm hiểu rõ hơn vai trò quan trọng của việc phân công công việc nhằm nâng cao năng xuất, hiệu quả, tối ưu hóa các nguồn lực của doanh nghiệp trong việc thực hiện mục tiêu chung của tổ chức

2 Phạm vi và đối tượng nghiên cứu

"Công ty TNHH sản xuất thực phẩm Thanh Hoa"

3 Bố cục đề tài

Đề tài ngoài phần mở đầu và phần kết luận, phần nội dung còn được chia làm 3 chương:

Chương 1: một số cơ sở lý luận về phân công công việc

Chương 2: Liên hệ thực tiễn công tác phân công công việc tại Công ty TNHH sản xuất thực phẩm Thanh Hoa

Chương 3: Đánh giá công tác phân công công việc

PHẦN NỘI DUNG Chương 1 MỘT SỐ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC

1 Khái niệm Phân công công việc

Trong quá trình hoạt động và phân tích và phát triển của các công ty, tổ chức, đặc biệt là các công ty doanh nghiệp càng lớn mạnh, tổ chức càng phức tạp

và phạm vi hoạt động càng lớn thì càng khó xác định rạch ròi nhiệm vụ và trách nhiệm giữa các phòng, ban và nhân viên dễ dẫn đến chồng chéo trong công việc Trong trường hợp này, phân công công việc còn là một chìa khóa giúp các nhà quản lý tổ chức công việc hiệu quả đem lại lợi ích cho mọi người

Vậy phân công công việc là gì? Đó chính là giao cho ai đó trách nhiệm và quyền hạn để thực một công việc nào đó Phân công công việc được thể hiện dưới nhiều hình thức chẳng hạn như bổ nhiệm nhân viên với vị trí mới quan trọng, hoặc yêu cầu những công việc đơn giản, nhỏ lẻ khi quan sát cơ cấu tổng thể tổ chức bạn

sẽ thấy một mang lưới phân cấp phức tạp thường là quản lý theo chuỗi với một cơ

chế báo và kiểm soát thường xuyên, song song với việc phân công công việc

người quản lý cần cung cấp những phương tiện, nguồn lực để người thực hiện nhiệm vụ hoàn thành công việc đã đặt ra

=>> Phân công công việc là một kỹ năng cần thiết trong công tác quản lý

Để thực hiện tốt các kỹ năng này, trước hết nhà quản lý cần nhận thức được lợi ích

mà nó đem lại cũng như có thể dự đoán được những trở ngại có thể phát sinh từ đó

có các biện pháp xử lý kịp thời đảm bảo công việc được hoàn thành với kết quả tốt nhất góp phần thực hiện mục tiêu chung của tổ chức

2 Vai trò của Phân công công việc

2.1 Đối với nhà quản lý

Trong hoạt động quản lý việc phân công công việc có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong công tác quản lý điều hành của một cơ quan, tổ chức đó là:

- Phân công công việc giúp người quản lý điều hòa được công việc của các phòng, ban, đơn vị một cách khoa học, hợp lý, có thêm thời gian trong việc tập trung cho các chiến lược phát triển của tổ chức và kiểm soát các công việc

- Phân công công việc giúp nhà quản lý củng cố được quyền hạn và có trách nhiệm trong việc quản lý quản lý, giám sát và đánh giá công việc

- Giảm bớt gánh nặng công việc cho người quản lý và phân công công việc

rõ ràng, cụ thể, tránh việc chồng chéo, trùng lặp nhiệm vụ giữa các bộ phận, nhân viên trong tổ chức

- Phân công công việc làm tăng sự uy tín của người quản lý đối với mỗi nhân viên;

- Chứng minh được năng lực lãnh đạo điều hành của người quản lý đối với mỗi doanh nghiệp

2.2 Đối với tập thể

- Phân công công việc giúp tăng năng xuât chất lượng công việc, rút ngắn thời gian từ đó tiết kiệm được chi phí cho tổ chức

- Là công cụ kết nối các phòng, ban, đơn vị trong tổ chức với nhau từ đó nâng cao tinh thần đoàn kết, thúc đẩy đội ngũ nhân viên làm việc hiệu quả

- Phân công công việc đào tạo được một tập thể có năng lực đáp ứng yêu cầu của công việc

2.3 Đối với nhân viên thực hiện

- Có cơ hội thể hiện khả năng, năng lực của bản thân từ đó phát triển chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ, linh hoạt trong mọi tình huống: thương lượng, đàm phán,

thuyết trình, quản lý thời gian, giao tiếp và ra quyết định khi xử lý các vấn đề

- Người được phân công công việc biết rõ trách nhiệm, quyền hạn của mình trong việc thực hiện nhiệm vụ để hoàn thành công việc được giao;

- Phân công công việc giúp cho người thực hiện có cơ hội phát triển, trải qua thử thách, chinh phục mọi thử thách bộc lộ hết năng lực của nhân viên từ đó giúp

tổ chức phát hiện nhân tài và có kế hoạch bồi dưỡng và phát triển những nhân viên

có năng lực cống hiến hết mình cho tổ chức

3 Cơ sở phân công công việc

Trong quá trình quản lý phân công công việc cần dựa trên những cơ sở nhất định? Vậy dựa trên những cơ sở nào? Xem xét một cách chung nhất đó chính là: thứ nhất cơ sở pháp lý và thẩm quyền của cơ quan tổ chức đó; thứ hai là dựa trên

cơ sở khối lượng và tính chất công việc của cơ quan, tổ chức đó; thứ ba là theo số lượng biên chế của tổ chức

3.1 Phân công công việc theo vị trí pháp lý và thẩm quyền của cơ quan, đơn vị đó

Mỗi cơ quan nhà nước được thành lập đều có vị trí pháp lý và thẩm quyền nhất định Do vị trí pháp lý và thẩm quyền khác nhau thì đặc điểm hoạt động và nhiệm vụ là khác nhau Vì vậy muốn tổ chức tốt các hoạt động trong các cơ quan

cần phải có căn cứ vị trí pháp lý của các cơ quan đó trong thực tế

3.2 Phân công theo khối lượng và tính chất công việc

Phân công công việc theo khối lượng và tính chất công việc là thực hiện trên

cơ sở kế hoạch công tác được duyệt, dựa trên tính chất của mỗi loại công việc và các yêu cầu thực hiện công việc trong thực tế Phân công công việc theo khối

lượng và tính chất đặt ra yêu cầu đối với người lãnh đạo quản lý.

- Nhà quản lý phải nắm rõ chương trình hoạt động của của các cơ quan, tổ chức

- Phải dựa vào kết quả của quá trình phân tích công việc để phân công công việc hợp lý

- Nhà quản lý phải có sự tính toán khoa học để phân công công việc hợp lý cho các nhóm thậm chí là từng cá nhân trong cơ quan, tổ chức Bởi nếu trong một thời gian ngắn mà phân công quá nhiều việc cho một một người hoặc một nhóm người thì khối lượng công việc sẽ bị quá tải dễ dẫn đến không hoàn thành công việc hoặc hoàn thành nhưng chất lượng hiệu quả công việc không cao

3.3 phân công công việc theo số lượng biên chế và tổ chức bộ máy của

cơ quan, tổ chức

Sự thừa hay thiếu biên chế so với công việc của các cơ quan, tổ chức đều gây ra khó khăn trong việc phân công công việc Bên cạnh đó, nếu cơ cấu tổ chức của cơ quan không khoa học, chức năng nhiệm vụ chồng chéo lẫn nhau thì việc phân công công việc trong quá trình quản lý cũng sẽ khó khăn

Hiện nay có thể thấy nhiều cơ quan hành chính sự nghiệp có tình trạng thừa thiếu cán bộ, công chức, viên chức ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng, hiệu quả công việc Cho nên một yêu cầu tất yếu là phải tính đủ biên chế cho công việc Đồng thời phải tìm những biện pháp để hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy và phân công công việc hiệu quả các nhà quản lý cần chú ý đến

- Mục đích và nhiệm vụ mà các cơ quan, đơn vị cần hoàn thành cần được chỉ qua một cách rõ ràng, cụ thể

- Nhà quản lý cần lựa chọn kỹ cán bộ nhân viên cho cho cơ quan, tổ chức mình Họ cần phải đáp ứng được các điều kiện cần thiết để có thể hoàn thành nhiệm vụ được giao

- Chức vụ và trách nhiệm được giao phải tương đơng với năng lực, trình độ của mỗi người

- Nhà quản lý cần có những cách thức để phát huy hiệu quả năng lực cán bộ, nhân viên trong đơn vị mình, phân công công việc công bằng đối với tất cả cán bộ,

nhân viên trong tổ chức mình.

4 Quy trình phân công công việc

Phân công công việc hiệu quả có nghĩa là Nhà quản trị cần biết cách phân bổ các công việc cho nhân viên có năng lực thực hiện công việc đồng thời tạo điều kiện, hỗ trợ và tạo động lực giúp họ hoàn thành công việc được phân công

Để phân công đúng người, đúng năng lực và yêu cầu của công việc được thực hiện với kết quả cao nhất, nâng cao năng xuất chất lượng công việc của tổ chức Vì vậy chúng ta phải tuân thủ phân công công việc theo quy trình sau:

4.1 Nhận dạng công việc

Để công việc được phân công đạt hiệu quả, các nhà quản lý cần nhận dạng các công việc được phân công thực hiện các công việc sau:

+ Sổ tay công việc : thông qua sổ tay công việc nhà quản trị biết được các công việc cần phải thực hiện các bước sau;

+ Dành thời gian ( 10 đến 15 phút ) để hình dung tất cả công việc cần phải thực hiện;

+ Sắp xếp trình tự thực hiện các công việc theo thứ tự ưu tiên và quan trọng; + Nhóm các công việc theo các tiêu chí đặc thù;

Đây là công việc đầu tiên và quan trọng nhất của nhà quản lý trong quá trình phân công công việc được hiệu quả, trong quá trình này nhà quản lý phải sắp xếp theo thứ tự ưu tiên các công việc một cách khoa học hợp lý để công việc đạt một một cách hiệu quả nhất

4.2 Đối chiếu năng lực thực hiện công việc

Sau khi nhà quản trị nắm rõ các công việc cần phải thực hiện thì nhà quản trị thực hiện đối chiếu năng lực nhân viên để đáp ứng với yêu cầu của công việc đã đặt ra

- Khi thực hiện phân công công việc cho nhân viên thì mỗi nhà quản trị nắm vững thông tin về tình hình nhân sự như : trình độ chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ hay kỹ năng lành nghề, thâm niên công tác

- Nhà quản trị cần nắm vững tính cách, sở trường, tính cách của từng nhân viên trong tổ chức mình

- Nắm rõ từng mảng công việc cũng như vị trí công việc của từng nhân viên đang đảm nhận sao cho phân bổ công việc cho hợp lý

=>> Nhà quản trị cần quan tâm đến số lượng nhân sự cũng như khối lượng công việc trong tổ chức để phân bổ các nguồn lực thực hiện nhiệm vụ sao cho phù hợp, tránh chồng chéo, quá tải hay trùng lặp công việc để họ có thể phát huy hết khả năng của mình đáp ứng mục tiêu công việc đã đề ra

4.3 Ráp nối công việc với con người

Nhà quản trị cần xác định những việc gì cần phải phân công:

- Xác định nhân viên nào đó đủ năng lực và trình độ phù hợp để thực hiện công việc;

- Khi giao việc nhà quản trị cần cung cấp đầy đủ thông tin về công việc và cung cấp trang thiết bị cơ sở vật chất hoàn thành công việc;

- Nêu rõ các yêu cầu mong đợi và thời gian để hoàn thành công việc nên phải nêu rõ các yêu cầu và mong đợi của các nhà quản trị về công việc cũng như

sự tin tưởng của nhà quản trị đối với mỗi nhân viên sẽ giúp hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất

5 Nguyên tắc phân công công việc

5.1 Nguyên tắc ấn định điều kiện cho cho chức năng, nhiệm vụ

Nguyên tắc này đảm bảo công việc cụ thể phải có những phương tiện giải quyết đó là những điều kiện về vị trí của cơ quan, tổ chức, về con người và những

sơ hở về pháp lý, thẩm quyền giải quyết công việc một cách hiệu quả nhất Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan, tổ chức để ấn định điều kiện làm việc

mà phân công hợp lý

Một trong những vấn đề quan trọng của nguyên tắc này là dựa vào chức năng và điều kiện làm việc mà phân công công việc Bên cạnh đó, cũng không thể phán đoán chủ quan mà cho rằng người này có làm được việc hay không? để giao nhiệm vụ khi chưa có cơ sở thực tiễn

=>> Nguyên tắc này đảm bảo cho việc giao đúng người và đảm bảo được sự thành công trong công việc

5.2 Nguyên tắc đúng việc, đúng năng lực

Khi phân công công việc nhà quản lý cần chú ý đến kinh nghiệm, năng lực của từng nhân viên để sắp xếp cho họ vào những công việc thích hợp đồng thời phải chú ý đến cá tính và lòng hay say làm việc của khi thực hiện công việc

Mỗi người luôn có sở trường, sở đoạn vì vậy khi phân công công việc nhà quản lý cần chú ý đến việc tạo điều kiện cho mỗi cấp dưới phát huy sở trường và hạn chế sở đoạn từng bước cải thiện mình trong công việc

5.3 Nguyên tắc phân chia chức năng, nhiệm vụ có tính đồng nhất

Nguyên tắc này có thể hiện các đơn vị được giao nhiệm vụ phù hợp với chuyên môn nhiệm vụ đơn vị của mình

5.4 Nguyên tắc cân bằng về chức năng và nhiệm vụ

- Nguyên tắc này đòi hỏi chất lượng công việc phải được phân phối một

cách chính đáng, thích hợp

- Việc phân công công việc không tạo ra sự chồng chéo nhau, các công việc luôn được phân công một cách cụ thể đến từng nhân viên

- Đảm bảo công bằng về chức năng nhiệm vụ nhằm vận dụng tối đa các nguồn lực của đơn vị Khi phân công công việc phải tính toán đến tiêu chuẩn chất lượng công việc, đồng thời phải đảm bảo công bằng nhiệm vụ và quyền lợi của nhân viên trong quá trình làm việc, khuyến khích các nhân viên phát huy hết khả năng của mình

=>> Nguyên tắc này đòi hỏi tinh thần trách nhiệm của mỗi nhân viên đối với công việc

5.5 Nguyên tắc tạo ra sự ổn định tránh lãng phí

Khi phân công công việc các nhà quản lý cần quan tấm tới hai yếu tố: " Ổn định để phát triển _ Phát triển để ổn định" các cơ quan tổ chức ổn định thì mới có thể phát triển và ngược lại tổ chức phát triển thì mới có thể duy trì được sự ổn định Do đó quá trình bất ổn trong tổ chức có thể làm ảnh hưởng xấu tới tổ chức Nguyên nhân gây ra sự bất ổn trong tổ chức là việc phân công công việc không hợp lý vì vậy khi phân công công việc phải tính tới khả năng ảnh hưởng của sự phân chia tới sự ổn định của tổ chức